autogestion del trabajo
Post on 08-Jul-2015
184 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
AUTOGESTION DEL TRABAJO
Autora / Capacitadora: Dra. Julieta Mercado Beer
Escuela de Capacitación del Poder Judicial de San Juan
¿Por qué es necesaria la auto-gestión del trabajo?
SEA EFICIENTE… ¿Cómo? …
DESVENTAJAS DE LA INEFICIENCIA:
Horas extras de trabajo = menos horas de tiempo libre
Desgaste de las relaciones humanas Desprestigio de la imagen personal Imposibilidad de planificar =
mantiene el “statu quo” A nivel institucional: problemas para
alcanzar la Misión del Poder Judicial ¿Recuerda los sentimientos que
tenía hacia el trabajo antes de ingresar al Poder Judicial?
1. AUTOMOTIVACIÓN …
Causas de baja motivación: Inseguridad
. Problemas
familiares. Nivel del
salario. Malas
condiciones.
Problemas de. interrelaciones humanas.
Síntomas: Ausentismo. Traslados. Quejas de
compañeros. Quejas de
justiciables. Baja en el
rendimiento.
..técnicas de automotivación
Soluciones: Concéntrese en las tareas que están a
su alcance Piense en positivo Adopte los errores como oportunidades
de mejora Produzca sinergia Convénzase de que Ud. puede hacer
un trabajo eficiente Diferencia de trabajar
motivado: Alta calidad Cumplimiento de un
cronograma Enfermedades menos
frecuentes
Disfrute de su trabajo !!!.
2. ADMINISTRACION DEL TIEMPO
PREMISA: “nuestro tiempo nos
pertenece” ESTILOS:
Adicto al trabajo “Burro de carga” “Experto en eficiencia” “El indeciso” “Administrador de crisis” “Sociable”
..administración del tiempo
Técnicas de planificación y control del tiempo.. Registre en un diario como
invierte su tiempo. Utilice la agenda. Distinga entre lo urgente y lo
importante. Organice bloques de tiempo. Detecte el horario de mayor
rendimiento personal.
…administración del tiempo..
Beneficios: Detecta los momentos
críticos. Urgente / importante. Desencadena cursos de
acción.
CUIDADO: Si las mediciones no
se convierten en cursos de acción ….
3. ORGANIZACIÓN PERSONAL
Mostrador / Escritorio: lleno de papeles…?? Uso del teléfono …?? Recomendaciones:
Haga diagramas de flujo del papeleo. Detecte los puntos de congestión o
demora. Encuentre un sistema eficaz de
recordatorios. Haga una buena limpieza periódicamente. Aproveche la tecnología a su disposición. Valore a conciencia la importancia de su
trabajo …Ud. No solamente pasa expedientes ….
…organización personal… trabaje por objetivos…
¿Qué es un objetivo? Formulación de intención que indica
una exigencia de cambio en una situación o en una persona.
“Acción para lograr algo” Cualidades implícitas en su formulación:
Precisión, Claridad (no ambigüedades), Define el resultado final
(cuantitativamente, si es posible), Que sea posible, Mensurable, Apunta a los resultados.
…organización personal…
trabaje por objetivos…
Ventajas: Se concentrará en lo
importante. Evitará perder tiempo. Se evidenciarán los
beneficios de concluir las tareas.
Se anticipará a los resultados, entonces…
Conviértalo en un habito y podrá planificar !!!!
4. PLANIFICACION
Definición: “Plan de acción para lograr sus objetivos
laborales” Etapas:
Análisis de la situación actual. Revisión de los procedimientos. Evaluación de los distintos caminos a
seguir para alcanzar los objetivos.
4. …planificación…
Tareas menores Tareas mayores VentajasAgenda Técnicas más
elaboradasAutomotivaciónCoordinación
grupal.Mejor
comunicación.Sentimiento de
realización personal.Evitará el papeleo.
Motiva al grupo
Anotaciones personales
Coordine diversas
actividades.Divida el trabajo
en etapas, asignando
tareas en cada etapa
Control periódico Control Individual (por
etapas)
Alcanza una relativa armonía entre intereses personales y
laborales
…Programación y control del trabajo
Estime un tiempo necesario para cada etapa
Elabore un plan Haga participar a los agentes involucrados Ej.: “Planificación de Hito” (Los hitos
permiten definir las etapas principales o fechas de entrega del proyecto y compartirlas con los demás miembros del proyecto)
5. MEJORE SU PRODUCTIVIDAD
“OUT-PUT” = VALOR DE PRODUCCIÓN Servicios: volumen y calidad de
respuestas /soluciones brindadas (Se diferencia del volumen de trabajo)
“INPUT” = VALOR DE INVERSION Servicios: recursos utilizados
(equipamiento, materiales, experiencia profesional)
…mejore su productividad…
Factores involucrados: Operación administrativa Equipamiento de la oficina Papeleo : “Guerra de papeles”
Factor que hace la diferencia: INFORMACION
Revisar los modos en que se hace la transferencia
Sustituir papeleo por registraciones digitales
…mejore su productividad…
En JAPON: PRODUCTIVIDAD = CALIDAD Baja calidad:
Oportunidades desperdiciadas.
Recursos malgastados. Medición de la calidad: encuestas,
nivel de quejas, nivel de reclamos no solucionados.
Atender las necesidades del “cliente” interno-externo: Cuida do !!! Estas necesidades cambian.
La satisfacción del justiciable, porque hace a la reputación del Servicio.
Responsabilidad de toda la organización.
…mejore su productividad…
Productividad Personal: “Hacer el uso más eficaz de
los recursos disponibles, en vistas a brindar el mejor de los servicios en el tiempo disponible”
Recursos personales: capacidad, inteligencia, salud, resistencia, flexibilidad, tiempo.
…mejore su productividad…
PRODUCTIVIDAD PERSONAL ELEVADA:
No es solo una cuestión de trabajo duro.
Interrelación física entre salud física/rendimiento intelectual.
La adicción al trabajo no mejora la productividad.
Dependerá de: estabilidad
emocional equilibrio entre
trabajo y ocio capacidad para
relajarse
PRODUCTIVIDAD GRUPAL ELEVADA:
Ventaja: para las organizaciones vinculadas por la tecnología (redes de información)
Modo de trabajo: Analizan
problemas Toman
decisiones Recolecta
n datos Programa
ción
…mejore su productividad…
¿Cómo mejorar la calidad del servicio? Etapas:
a) seleccione un sistema u operación b) Decida los objetivos del sistema,
conforme pautas comunes. c) Registre el procedimiento utilizado d) Realice un examen crítico del sistema
(porqué, quién, qué, dónde, cuándo, cómo)
e) Desarrolle maneras alternativas de alcanzar el objetivo
f) Elija un método para la tarea: pruébelo, y discútalo
g) Haga las modificaciones necesarias y comprométase
6. Adquiera Habilidades Interpersonales
Base fundamental: EMPATÍA Definición “capacidad para ponerse en
el lugar del otro, percibiendo reacciones y sentimientos”
Requerimientos: capacidad de atención, comunicación, escucha activa, mente abierta, conocimientos técnicos, información general
…habilidades interpersonales…
Atención al lenguaje corporal: Sostener la mirada No hacer movimientos bruscos hacia
delante Retroceder o alejarse= cierre El cambio de posición = modificación
en la postura del interlocutor Manejo de actitudes negativas:
Mantener la calma No dejarse provocar Evite la ira y el enojo Disposición a escuchar Desvíe la conversación hacia puntos
de encuentro Manifieste interés por la otra persona
7. Manténgase al día con los cambios tecnológicos
Ventajas: Mejora la calidad. Aumenta productividad. Aumenta la satisfacción. Reduce costos materiales
y humanos.
…manténgase al día ...
Programa de gestión: LEX-DOCTOR Muchos Beneficios: salidas de letra,
historial de providencias, agenda (general y del proceso), gestiones, justiciables, estados procesales, listados, vencimientos, impresión de providencias, y muchos más….
Investigue, pruebe, equivóquese y vuelva a intentarlo…seguro encontrará una solución.
…manténgase al día ...
Consejo: “No adopte cualquier tecnología por el solo hecho de ser novedosa”.
“Mantenga una perspectiva equilibrada entre la necesidad de actualizarse y los cambios”
Supere los pensamientos negativos en relación a la tecnología: “ya lo intentamos y fracasamos”, “no hay tiempo para aprender”, “por qué cambiar si siempre se hizo así..?”
Cuidado: …el pensamiento negativo es contagioso….y es el gran obstáculo para el cambio progresista….
…ENTONCES...
¡piense en positivo !!! … y garantizamos que usted tiene
un 80% de posibilidades de hacer su trabajo más eficiente….
y disfrutará su trabajo
top related