archivo general de la nacion · archivo general de la nación a excepción del heredero. artículo...
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ARCHIVO
GENERAL
DE LA
NACION
Aplicación de la Norma
para la Administración
de Archivos en la
Entidad PúblicaDirectiva Nº 009-2019-
AGN/DDPA
Que es la Administración Pública
La Administración pública es la organización que tiene a su cargo la dirección y la gestiónde los asuntos estatales ordinarios dentro del marco de derecho, las exigencias de latécnica y una orientación política.
- La Administración Pública tiene como cometido primordial la gestión del trabajo estatal o de las diversas empresas e instituciones que componen al Estado, de manera de garantizar el cumplimiento eficaz de:
1. La satisfacción de las necesidades mínimas de la ciudadanía.2. La salvaguarda del orden interno de la nación.3. Garantizar las relaciones burocráticas, jerárquicas e informativas que mantengan un
sistema social, político y ciudadano operando.
Fuente: https://concepto.de/administracion-publica/#ixzz67pPlh8cs
¿Que es un sistema?
Es el conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediantelos cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren serrealizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los OrganismosConstitucionales y los niveles de Gobierno. Son de dos tipos:a. Funcionales.b. Administrativos.Solo por ley se crea un Sistema. Para su creación se debe contar con la opinión favorablede la Presidencia del Consejo de Ministros.
Título V SistemasArtículo 43.- Definición
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo (Ley N° 29158)
Artículo 44.- Entes RectoresLos Sistemas están a cargo de un Ente Rector quese constituye en su autoridad técnico-normativaa nivel nacional; dicta las normas y establece losProcedimientos relacionados con su ámbito;coordina su operación técnica y es responsablede su correcto funcionamiento en el marco de lapresente Ley, sus leyes especiales y disposicionescomplementarias.
Artículo 45.- Sistemas FuncionalesLos Sistemas Funcionales tienen por finalidadasegurar el cumplimiento de políticas públicasque requieren la participación de todas ovarias entidades del Estado. El Poder Ejecutivoes responsable de reglamentar y operar losSistemas Funcionales. Las normas del Sistemaestablecen las atribuciones del Ente Rectordel Sistema.
Sistema Nacional de Archivos
Se constituye el año 1991
Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional de
Archivos
Protección del Patrimonio Documental de la Nación
EntidadesPúblicas
Compuesto por
Archivo General de la Nación Los Archivos Regionales
Archivos Públicos“Entidades Públicas”
Cumplimiento de Normas y Directivas que emite el ente rector
Proteger y defender el "Patrimonio
Documental de la Nación
Contribuir a la eficiente gestión pública y
privada en apoyo al desarrollo nacional
Cautelar y difundir los valores de la identidad
nacional
Fomentar la investigación científica y tecnológica a través
del servicio de losfondos documentales
Asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos archivísticos en la
República.
Políticas de Desarrollo
Archivístico
Constitución Política del Perú.
• Ley de Defensa, Conservación e Incremento al Patrimonio Documental de la Nación y su reglamento, el Decreto Supremo Nº 022-75-ED.
Decreto Ley Nº 19414,
• Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, el Decreto Supremo Nº 008-92-JUS.
Ley Nº 25323,
• Ley de Modernización de la Gestión del Estado.
Ley Nº 27658,
• Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación y modifica diversos artículos del Decreto Supremo Nº 008-92-JUS y el artículo 2°del Decreto Supremo Nº 005-93-JUS.
Decreto Supremo Nº 005-2018-MC,
Base Legal:
• Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y su reglamento aprobado mediante D.S. N° 011-2006-ED
Ley N° 28296
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Ley N° 27806
• Ley del Sistema Nacional de Control y la Contraloría General de la República
Ley Nº 27785
• Ley del Procedimiento Administrativo General y la Contraloría General de la República
Ley Nº 27658,
• Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación y modifica diversos artículos del Decreto Supremo Nº 008-92-JUS y el artículo 2°del Decreto Supremo Nº 005-93-JUS.
Decreto Supremo Nº 005-2018-MC,
Base Legal:
• que aprueba el Reglamento del Sistema Administrativo de la Gestión Pública.
Decreto Supremo Nº 123-2018-PCM,
• que aprueba la “Norma Técnica para la Implementación de la Gestión por procesos en la Entidades de la Administración Pública”.
Resolución N°006-2018-PCM/SGP,
Sistema Nacional de Archivos
Entidades Públicas (Archivos Públicos)
• Técnico Normativo, asesoramiento, supervisión y Control
Art. 28° del D.S. N° 008-92-JUS Reglamento de la Ley N°
25323
Los Archivos integrantes del Sistema Nacional de
Archivos estánobligados a cumplir las
directivas, normas, disposiciones y
lineamientos de políticadictados por el Órgano
Rector del Sistema
Los funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel no podrán conservar en su poder documentos generados en el ejercicio
de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo respectivo
Los Archivos Públicos
están integrados por
los archivos pertenecientes alos poderes del
Estado
entes autónomos
ministerios
Archivo General de la NaciónEs el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos de carácter multisectorial;
goza de autonomía técnica y Administrativa.
instituciones públicasdescentralizadas
empresas estatales de derecho público y privado
empresas mixtascon participación accionaría del Estado
Gobiernos Regionales
Gobiernos Locales
Notarías
Ley de creación del Ministerio de CulturaLEY Nº 29565
j) Organizar técnica y sistemáticamente el Patrimonio Documental de la Nación, ysupervisar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del SistemaNacional de Archivos.
Artículo 7.- Funciones exclusivasEl Ministerio de Cultura cumple las siguientes funciones exclusivas respecto de otros niveles de gobierno:
¿Qué es un documento público?
• Es el otorgado o extendido por instituciones o personas enel ejercicio de una actividad o función pública con el quese afirma, prueba o justifica algún hecho y que sirven parala defensa de los derechos.
Artículo 3º.- D.S. N° 008-92-JUSReglamento de la Ley N° 25323
1. El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones;
2. La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia;
3. Todo aquel al que las leyes especiales le otorguen dicha condición.
Artículo 235º del Código Procesal Civil
¿Que es documento archivístico?
Artículo 5º.- D.S. N° 008-92-JUSReglamento de la Ley N° 25323
Es aquel que
información
de cualquier
fecha forma soporte
producido por
persona
natural jurídica
entidad
actividad avance tecnológico.
contiene una
pública privada
en el ejercicio de su
que se genere
Como resultado del
¿Qué es el Patrimonio Documental de la Nación?
• Es el conjunto de documentos de valorpermanente
• Forma parte del Patrimonio Cultural de laNación
• Es conservado en los Archivos Públicos yprivados del ámbito nacional que sirven comofuente de información para la investigación enlos aspectos históricos, sociales, económicos,políticos y legales.
• No es materia de transferencia a ningún título sin conocimiento y autorización expresa del Archivo General de la Nación a excepción del heredero.
Artículo 4º.- D.S. N° 008-92-JUSReglamento de la Ley N° 25323
ARCHIVO
Conjunto ORGANIZADO
de documentos
producidos (emitidos y recibidos)
entidad (institución o persona)
en ejercicio de sus
funciones
como resultado de una actividad
Ó a través de un Procedimiento
que se agrupan de acuerdo a sistemas de clasificación definidos.
Es el
Por una
Entiéndase Clasificación“División” en distintas
clases
Funciones del Archivo
Brindar acceso a los documentos de gestión.
Custodia del Patrimonio Documental (Cultural Archivístico) de la Región (Nación).
Asumir responsabilidad en el préstamo y consulta (servicio archivístico).
Implementar procesos técnicos en su desarrollo y gestión.
Área de Investigación y Normas ArchivísticasCalle José Pezet y Monet 1882 - Lince
Es el responsable
de la
organización
conservación
uso
y de los
documentos producidos (recibidos y emitidos)
en cada
unidad de organización
De toda entidad
transferirlos
Archivo Central
al concluir su gestión o trámite
vencidos los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos Archivísticos de la entidad.
6.1 Administración de Archivos Directiva N° 003-2019-AGN/DDPA , aprobada mediante RJ N° 023-2019-AGN/J
El Titular de la Unidad de Organización asume o designa a un encargado del archivo
de gestión (notifica al A. Central).
Al asumir el encargado de archivo de gestión elabora un informe técnico que refleja el
estado situacional del archivo
El Archivo Central asesora al Encargado del Archivo de Gestión entregándole un
ejemplar de la norma interna sobre archivos correspondiente
¿Qué entendemos por Archivo de Gestión?
Responsabilidad de los Servidores Públicos para con sus Archivos de Gestión
Disponer de un inventario de los documentos que
custodian (producen)
Mantener accesible el archivo o acervo
documentario producido por la oficina
Separar los documentos de archivo de los
archivadores de palanca y ubicarlos en cajas
archiveras
Elaborar la entrega de cargo formal adjuntando un original de inventario
de los documentos de las oficinas
De las faltas y sanciones
La salida ilegal del país de documentos de valor
permanente;
La extracción no autorizada de documentos de los
archivos conformantes del Sistema Nacional
Los daños al Patrimonio Documental por
negligencia o por acción u omisión deliberadaLa apropiación ilícita de
documentos por parte de funcionarios y servidores
públicos
La eliminación de documentos sin observar las disposiciones legales
vigentesEl incumplimiento de los
plazos de transferencia de los documentos que por ley
debe pasar al Archivo General de la Nación o
Archivo Regional
La transferencia del Patrimonio Documental de
la Nación a terceros sin observar los dispositivos
legales vigentes
El procedimiento se establecerá de acuerdo a las normas dadas por el
Sistema Nacional de Archivos.
Todos los documentos que custodian losarchivos integrantes del Sistema Nacional sonaccesibles al público en general de acuerdo alas normas administrativas vigentes sobre elparticular
excepción de aquellos que puedan atentarcontra los intereses y la seguridad nacional y ala privacidad o intimidad personal.
• Desde el año 2018, se ha propuesta la actualizaciónde normas archivísticas teniendo como objetivo:• Actualizar los procedimientos técnicos y definiciones de
la práctica archivística
• Establecer mecanismos de control de la labor que realizael propio AGN y AR que permita identificar fallas ofalencias en su aplicación
• Recoger las expectativas de los gestores documentales yarchiveros para fortalecer los lazos e integrar el SNAhacia objetivos concretos
Acción Normativa
1972
• Ley que crea de utilidad pública la Defensa Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación
1975
• Reglamento del D.LeyN° 19414
1985
• RJ N° 073-85-AGN/J que aprueba las normas generales del Sistema Nacional de archivos
1986
• RJ N° 173-86-AGN/J que aprueba las directivas de elaboración del PCD, transferencia, eliminación y conservación del PDN
1991• Ley N°
25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos
AEI02.02Investigar sobre la necesidad de nuevas normas referidas a
los procesos técnicos archivísticos y actualización de
la legislación archivística existente
RESOLUCIÓN JEFATURAL N°242-2018-AGN/J
Directiva N°001-2018-AGN/DAI "Norma para la
eliminación de documentos de archivo del Sector
Público“
RESOLUCIÓN JEFATURAL N°342-2018-AGN/J
Reglamento Interno de la Comisión Técnica de Archivos
RESOLUCIÓN JEFATURAL N°021-2019-AGN/J
Directiva N° 001-2019-AGN/ DDPA, “Normas para la
Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las
Entidades Públicas”
RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 026-2019-AGN/J
Directiva N° 006-2019-AGN/ DDPA: “Lineamientos para la foliación de
documentos archivísticos de las entidades públicas”
Administración de Archivos
Norma S.N.A. 01 Administración de Archivos, aprobada con Resolución Jefatural N° 073-85-
AGN/J, de fecha 31 de mayo de 1985, que aprobó las Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.
OBJETIVO
Disponer de un documento técnico normativo que permita reconocer el
ámbito de competencia, mejoramiento, implementación y administración
del sistema de archivos en la entidad pública.
La autoridad administrativa ejerce única yexclusivamente las competencias atribuidas para lafinalidad prevista en las normas que le otorganfacultades o potestades, evitándose especialmente elabuso del poder, bien sea para objetivos distintos delos establecidos en las disposiciones generales o encontra del interés general.
TUO Ley 27444D.S. N° 004-2019-JUS
1.17. Principio del ejercicio legítimo delpoder.-
artículo 2° del Reglamento de la Ley N°25323, de creación del Sistema Nacional deArchivos, aprobado mediante DecretoSupremo N° 008-92-JUS, en concordanciacon lo establecido en los numerales del 1 al 7del artículo I del Título Preliminar del TextoÚnico Ordenado de la Ley N° 27444 deProcedimiento Administrativo General,aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y sus modificatorias
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD
• responsable del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva y la aprobación del Plan de Implementación y Mejoramiento de Archivos del Sistema de Archivos en la entidad (PIMA).
El/la titular de la Entidad Pública
• Se conforma mediante Resolución de Alta Dirección que se remite al Archivo General de la Nación o Archivo Regional.
El Comité de Implementación y Mejoramiento (CIM)
• coordina la elaboración del PIMA con las unidades de organización, la oficina de planeamiento y presupuesto o la que haga sus veces a nivel regional y el archivo central de la entidad pública.
El Archivo desconcentrado
• Es responsable de brindar las condiciones necesarias para el funcionamiento de su Archivo de Gestión u oficina, de acuerdo a lo señalado en la presente directiva.
El titular de cada unidad de organización
integra a sus archivos en un sistema que adapte los
preceptos o normas del Sistema Nacional de Archivos en el
ámbito institucional (Archivos Públicos).
AG
AG
AD
AC AG
La entidad debe contar conun Archivo Central comounidad de organización ofuncional específica,siguiendo los lineamientosde gestión de la estructuradel Estado Peruano y delpresupuesto que se le debeasignar.
D.S. N° 054-2017-PCM
La entidad pública
1. La Alta Dirección de la entidad,2. El órgano de Planeamiento y Presupuesto,3. El archivo central4. La unidad de organización que produce o
custodia los documentos de acuerdo a sus funciones
COMITÉ DE IMPLEMENTACIÓN Y MEJORA ARCHIVÍSTICA (CIM)
El enfoque de trabajo para la implementación de un sistema de archivos, es el de procesos transversales a la gestión operativa, funcional y administrativa de la entidad pública.
El Archivo de Gestión
1. Es el archivo de oficina2. Se forma con los
documentosproducidos en cadaunidad de organización(órgano, unidadorgánica, área odependencia),
3. Custodia losdocumentosarchivísticos,conformando seriesdocumentales, deacuerdo a los periodosde retenciónestablecidos en elPCDA vigente.
4. Se encuentra a cargode un titularresponsable
Identificación
Descripción
Conservación
acceso (préstamos y consultas)
separación del material no archivístico
remisión de los documentos archivísticos
(transferencia) al siguiente archivo de
acuerdo a su ciclo vital (Archivo Central).
Responsabilidad
Archivo Central
Conservación y uso de los documentos proveniente de los archivos de gestión;
Ejecutar la transferencia
Ejecutar la eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación o el Archivo Regional.
Planificar Organizar, Dirigir, Normar, Coordinar Ejecutar Controlar archivísticas
procesos
procedimientos
actividades
El Archivo Central, de acuerdo a su naturaleza, funciones y
competencias, asume los roles en aplicación de las políticas de gestión
pública, tomando en cuenta las siguientes materias:
El Archivo Central, es el encargado de conservar y custodiar unicamente documentos archivísticos que han
cumplido su vigencia administrativa o el trámite que les dio origen (inactivo).
Archivo Central
Archivo Desconcentrado
Conservación y uso de los documentos proveniente de los archivos de gestión;
Ejecutar la transferencia
Ejecutar la eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación o el Archivo Regional.
Planificar
Organizar,
Dirigir,
Normar,
Coordinar
Ejecutar
Controlar
archivísticas
procesos
procedimientos
actividades
En las dependencias regionales, agencias, direcciones regionales, unidades de organización o funcionales desconcentradas, se pueden constituir
archivos desconcentrados al:
No formar parte de un solo núcleo
administrativo o sede.
Tener independencia administrativa
de la sede central
Cada Archivo Desconcentrado puede contar con un ComitéEvaluador de Documentos (CED), debiendo la entidad pública
velar porque tenga representatividad y funcionamiento.
coordinar con el Comité Evaluador de Documentos
Elaboración del PCDA
la eliminación de
documentos
implementación de Tecnologías de Información en la Gestión Documental,
conforme a la normativa vigente.
conducir elaborar
coordinar
Plan Anual de Trabajo
Archivístico de la entidad
unidades de organización
que producen documentos
Es responsable de
Archivo Central
Elabora el Cronograma Anual de Eliminación de documentos
Remite al Archivo General de la Nación o Archivo Regional.
Orienta
supervisa
Identificaproblemas
Archivos de la entidad
Propone soluciones
Archivo Central
Rol en la Implementación del Gobierno Digital.
Decreto Legislativo N°1412
Ley del Gobierno Digital
Rol en la Transparencia y Acceso a la Información Pública en los Archivos.
Archivo Central
participa
procesos de digitalización de
información
uso de nuevas tecnologías
enfocadas al tratamiento de los documentos de archivo durante todo su
ciclo de vida.
La entidad pública velará porque los documentos que se custodien en los archivos de la Entidad sean accesibles
De esta forma el documento archivístico es un activo y patrimonio de la entidad.
El documento archivístico deberá ser valorado de acuerdo a su serie documental, tomando en cuenta su importancia, utilidad, factores internos de conservación, frecuencia de consulta y marco legal vigente.
1. Estrategias de transiciónhacia un desarrollosostenible;
1. Reducción gradual de laproducción de documentosinnecesarios
El Archivo Central participa en la elaboración del informe anual de
Ecoeficiencia de acuerdo a la normatividad vigente
El Archivo Central
participa
elaboración coordinación
aplicación
documentos archivísticos
El Archivo Central apoya en la elaboración del Plan Anual de Capacitaciones y Desarrollo de las Personas en materia de archivos, en atención a las disposiciones que al respecto establezca la
oficina de Recursos Humanos oquien haga sus veces.
El Archivo Central desarrolla sus actividades en
cumplimiento de los principios éticos y valores en aplicación del
Código de Ética de la Función Pública.
La entidad pública brindará los medios necesarios para la
incorporación del personal que labora en los archivos de
acuerdo a los estándares de meritocracia.
I. INTRODUCCIÓN
• Elaborar una presentación de la realidad problema, relevando la importancia de la implementación y Mejoramiento del Archivo.
II. ESTADO SITUACIONAL
• Datos Generales de la Entidad
• Personal
• Mobiliario
• Infraestructura
• Metros lineales del acervo documentario del Archivo de Gestión, o Central a implementar
• Principales series documentales
• Estado de Conservación
PIMA
III. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
• Se consignará un cronograma mensual y las etapas de implementación del archivo central.
IV. PRESUPUESTO REQUERIDO
• Consignar información detallada del presupuesto requerido para la implementación o mejora del archivo.
V. INFORMACIÓN TÉCNICA
• De ser necesario se adjuntan las especificaciones técnicas del trabajo a realizar detallando los aspectos más relevantes.
PIMA
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