analisis y diagnostico archivo central
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Diagnóstico
Para el
Sistema informático degestión documental
CASO: ARCHIVO CENTRAL – UNIDAD DE
RECAUDACIONES - GMLP
Version 1.0
Preparada por Rodolfo Daniel Flores Salguero
DEFENSA DE GRADO
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Fecha de creación: 26/10/2011
DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO
I. INTRODUCCIÓN
Mediante el presente documento se pretende realizar un análisis y
diagnostico de cada uno de los procesos con los que cuenta el área de Archivo
Central de la Unidad Especial de Recaudaciones, además de describir cada
proceso, identificar a los actores que intervienen en cada proceso, detectar los
problemas, identificar los sistema y equipos informáticos existentes que tengan
relación a cada proceso, con el objetivo de extraer posibles soluciones para
cumplir con los requerimientos del responsable del área de Archivo Central.
II. DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO
1. Proceso “Recepción de documentos”
1.1.Análisis y diagnostico
• Estructura Organizacional
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• Problemas en el proceso “Recepción de documentos”
Las listas Excel elaboradas por el área remitente donde se
detallan los documentos físicos que se entregan al área de
Archivo Central pueden ser modificadas o alteradas sin ningún
control, además que las lista puede contener información errónea.
El funcionario de archivo central elabora otra lista Excel para el
registro de la recepción de documentos. Existe la posibilidad de
que los datos de la lista de documentos que elabora el área
remitente no sean iguales a la lista que elabora el funcionario de
Archivo Central, pese a que ambas deberían ser iguales.
No existe un documento en el cual ambas partes firmen la
conformidad de lo entregado.
El funcionario de Archivo Central revisa o verifica los requisitos
que debe cumplir el área remitente para el envió de documentos
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(organización de documentos, Nota de entrega, Lista Excel de
documentos físicos). Si existen errores o falta algún requisito, se
efectúa la devolución de documentos al área remitente, esto
ocasiona una pérdida de tiempo en el proceso de recepción de
documentos teniendo en cuenta que puede ser realizada más de
una vez.
• Requerimientos del proceso
Eliminar Hojas Excel
• Posibles formas de solución del proceso
El área que envía documentos al Archivo Central debe organizar los
documentos clasificándolos por tipo, ordenándolos secuencialmente y
agruparlos como paquetes:
El funcionario de dicha área accederá al sistema de gestión documental
(Login), dentro del sistema podrá ingresar a la ficha “Elaborar requisitos
ExpedienteExpediente
Formularios 401
Inmuebles
1
2
3
1 2
34 5
6
Paquete 1 Paquete 2
Expediente
12
3
Paquete 3
Formularios 402
Inmuebles
Formularios 402
Patentes
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para envío”, registrara los siguientes datos generales en el formulario del
sistema
Responsable del área que envía documentos
Funcionario quien envía los documentos
Área
Gestión
Tipo de documentos, Ej: Formularios 401, tramites de
inmuebles
Paquete
Cantidad de Expedientes
En el listado se registraran los siguientes datos por cada expediente
Numero de orden
Numero identificador de tipo de documento, Ej (N° de
inmueble)
Fecha del documento
Fojas
PMC
Estado
Observaciones
Después de haber registrado en detalle cada paquete, el sistema
emitirá automáticamente una caratula impresa por cada paquete
como también una nota de entrega que los funcionarios de ambas
áreas deben firmar (Quien envía y quien recibe)
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Los datos guardados en el sistema no podrán ser modificados o
eliminados por personal no autorizado.
Una vez que la documentación se encuentra en manos del Archivo
Central, se revisara en el sistema el listado de documentos en detalle,después de haber efectuado la revisión de los documentos físicos en
relación a la lista del sistema se procede a digitalizar la
documentación. Cada expediente digitalizado se identificara por el
número de orden y el numero identificador del tipo de documento y
será registrado en el sistema clasificándolo como “Documentos
digitalizados”. Finalmente el sistema
Sistematizar la elaboración de los siguientes documentos para
el área remitente: Nota de entrega, caratula, lista Excel de
documentos
Automatizar el registro de recepción de documentos
Automatizar el registro de devoluciones por observaciones al
área remitente
Automatizar el registro de ubicación física de todos los
documentos ingresados al área de Archivo Central
• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
No existe ningún sistema informático que se utilice en este proceso,
solamente el uso de la herramienta de Microsoft “Excel” para la
elaboración de las listas de documentos y el registro de recepción de
documentos.
• Equipamiento informático instalado
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Cada funcionario que efectúa la recepción de documentos cuenta con
una computadora con la cual realiza sus operaciones
• Costos que involucra la recepción de documentos
No se realiza ningún gasto al efectuar la recepción de documentos, pero
al automatizar los puntos descritos en las posibles soluciones se puede
reducir el consumo de papel al minimizar la cantidad de veces en que se
realice la devolución de documentos por observaciones al área
remitente, es decir que si no existe una devolución por observaciones
evitaríamos volver a imprimir la nota de entrega, caratula y demás
anexos para efectuar el envío de documentos al área de Archivo Central
• Tiempos que consume la recepción de documentos
El tiempo que demora la recepción de documentos en general inicia
desde el momento que el área remitente empieza a reunir los requisitos
para el envío de documentos (Organizar los documentos, Elaborar nota
de entrega, Elaborar lista de documentos en Excel), este tiempo puede
variar dependiendo de la cantidad de documentos que se enviaran. Una
vez reunidos los requisitos y enviados al área de Archivo Central, seprocede a verificar la documentación, de igual manera, de acuerdo a la
cantidad de documentos el tiempo de verificar puede variar, pero se
tiene un promedio de 4 hrs. Si existen observaciones el tiempo se
alarga, puesto que se efectua la devolución de documentos al area
remitente para corregir las observaciones y que la documentacion pueda
ser enviada nuevamente.
La recepción de documentos puede durar hasta 2 dias hábiles si existendevoluciones.
En este proceso en particular se puede reducir la probabilidad de que
exista una devolución de documentos al area remitente por
observaciones puesto que dicha area contara con un modulo en el
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sistema de gestion documental que le permita elaborar los requisitos
para el envio de documentos (Nota de entrega, Lista de documentos).
Esto ayudara a reducir los errores contando con controles de verificación
de datos en el sistema y solo existirá una devolución en casos mucho
más complejos Ej: Documentos físicos equivocados en relación a la lista
digital.
También se reducirá el tiempo en el proceso ya que la lista de
documentos físicos que el área remitente elabore en el sistema será la
misma que utilice el área de Archivo Central para registrar la recepción
de documentos en el sistema, mitigando el riesgo de que exista
ambigüedad en los datos de los documentos.
2. Proceso “Registro de datos de documentos”
2.1. Análisis y diagnostico
• Estructura organizacional
• Personal y sus funciones
• Problemas en el proceso “Registro de datos de documentos”
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Solo se registra la ubicación física de los formularios 401 y
402, los demás documentos no pasan por esta operación.
Las hojas Excel permanecen guardadas en el computador del
funcionario hasta que termine de registrar todo el paquete dedocumentos, los registros pueden ser modificados o borrados sin
ningún control.
Se transfiere los datos de Excel a un Base de datos sin filtrar
errores en los campos o espacios en blanco.
• Requerimientos del proceso “Registro de datos de documentos”
Sistematizar la planilla de registro de documentos
• Posibles formas de solución del proceso
Sistematizar las planillas de registro de datos de todos los
documentos que ingresan al área de Archivo Central por la
recepción de documentos
Contar con controles de verificación de datos en el formulario
de registro de datos de documentos para evitar errores, como
también tener la opción de modificar la ubicación física de los
documentos si son trasladados para contar con información
confiable y actualizada.
Diseñar una Base de Datos para efectuar consultas y extraer
reportes de la documentación resguardada por el área de Archivo
Central
• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
Paralelamente a la herramienta de Microsoft Excel para el registro de
datos de documentos y una vez efectuada la transferencia a una
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Base de Datos, se utiliza una aplicación desarrollada en PHP para
realizar las búsquedas de los documentos.
• Equipamiento informático instalado
Cada funcionario que efectúa el registro de datos de documentos
cuenta con una computadora con la cual realiza sus operaciones
• Costo que involucra el proceso
La Unidad Especial de Recaudaciones no efectúa ningún gasto
económico al realizar el registro de datos de documentos.
• Tiempo que consume el proceso
El tiempo depende de la cantidad de documentos que existen en un
paquete, visualmente se detecto que un funcionario tarda hasta 2
días hábiles en registrar los datos de documentos de un paquete,
pero puede ser en menos tiempo.
Todas las áreas de la Unidad Especial de Recaudaciones que envía
documentos al Área de Archivo Central elabora una lista electrónica
detallando los documentos físicos; en el proceso de recepción de
documentos se propuso como una posible solución el desarrollo de
un modulo que permita al área remitente elaborar la lista de
documentos en el sistema de gestión documental eliminando las
hojas Excel. El funcionario que realice el registro utilizara esta lista
como referencia de los datos de cada y agregara la ubicación física
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donde se archivaran los mismos. De esta manera se agilizara el
registro y acomodo de documentos.
3. Proceso “Organización física de documentos - Acomodo”
• Estructura Organizacional
• Personal y sus funciones
• Problemas en el proceso “Organización Física de documentos ”
Si existe poco espacio físico para un determinado tipo de
documento Ej: Formularios 402, se cambia temporalmente la
ubicación física de algunos paquetes de documentos. No se
modifica la Base de Datos donde se registro la ubicación
dejándola desactualizada e inservible para futuras consultas.
• Requerimientos del proceso “Organización Física de documentos”
El responsable del área de Archivo Central anuncio ningún
requerimiento respecto a este proceso
• Posibles formas de solución
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Cada movimiento de documentos físicos debe ser registrado y
actualizado de acuerdo a su nueva ubicación.
Visualizar gráficamente mediante el sistema los espacios libres y
llenos de los vagones del área de Archivo Central
• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
No existe ningún sistema o aplicación en relación al proceso de
organización física de documentos
• Equipamiento informático instalado
Los funcionarios que realizan el acomodo de documentos en losvagones no cuentan con ningún equipo informático para cumplir con
sus operaciones.
• Costo que involucra el proceso
La organización física de documentos no requiere de ningún gasto
económico que el área de Archivo Central o la Unidad Especial de
Recaudaciones deba cubrir.
• Tiempos que consume el proceso
El acomodo de documentos es inmediato, la ventaja de optimizar
este proceso es de mantener actualizada la Base de datos respecto
a la ubicación física de los documentos y de esta manera agilizar las
futuras búsquedas y consultas en general.
4. Proceso “Prestamos y devoluciones”
• Estructura organizacional
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• Personal y sus funciones
• Problemas en el proceso “Prestamos y devoluciones”
No se tiene un registro en sistema de los prestamos efectuados
Las devoluciones no son controladas y son efectuadas en
cualquier momento
No se actualiza el registro de datos si el documento físico ha sido
modificado o si se incrementaron el numero de hojas de la
documentación durante el préstamo
Las celdas de los vagones que se encuentran libres por
préstamos son utilizados sin ninguna verificación y la
documentación que es devuelta es acomodada en otra ubicación
física, dejando al registro de datos de documentos desactualizada
• Requerimientos del proceso “Prestamos y devoluciones”
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Realizar un seguimiento a los movimientos de documentos físicos
• Posibles formas de solución
Sistematizar el proceso de préstamo y devolución de documentos
Controlar mediante el sistema los documentos que tengan
demora para realizar la devolución de los mismos al área de
Archivo Central
Al realizar el préstamo puede incrementar el número de hojas que
contiene un documento, o pudo haber sido modificado, estos
cambios deben ser actualizados cuando retornen al área de
Archivo Central
Cada movimiento de documentos en los vagones del área de
Archivo Central debe ser registrado en el sistema
• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
No existe ningún sistema o aplicación que se relacione con el
proceso de préstamo y devolución de documentos
• Equipamiento informático instalado
Los funcionarios que efectúan la búsqueda de documentos en el
sistema cuentan con una computadora que les permite realizar las
operaciones asignadas
• Costo que involucra el proceso
El préstamo y devolución de documentos no requiere de ningúngasto económico que el área de Archivo Central o la Unidad Especial
de Recaudaciones deba cubrir.
• Tiempos que consume el proceso
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El tiempo de préstamo depende de la rapidez con que se realiza la
búsqueda de documentos, hay casos en que los documentos
solicitados tardan hasta 3 meses para ser prestados.
Se optimizara el proceso contando con un registro de documentosactualizados que permita agilizar las búsquedas, contar con reportes
que listen los documentos que han sido prestados, como también los
que se encuentran en mora para su devolución, brindando al área
solicitante información inmediata del estado o la ubicación del
documento.
5. Proceso “Digitalización de documentos”
• Estructura Organizacional
• Personal y sus funciones
• Problemas en el proceso “Digitalización de documentos”
No todos los documentos son digitalizados (Inventarios de
documentos digitalizados incompleta)
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El sistema de solicitudes permite a cualquier funcionario de la Unidad
Especial de Recaudaciones, pedir documentos digitalizados para
continuar con sus trámites. El problema radica en que el funcionario
del área de Archivo Central puede revisar las solicitudes en el
sistema pero el envió de documentos digitalizados lo realiza por
medio de correo electrónico
Los documentos digitalizados se encuentran guardados en la
computadora manejada por el encargado de sistemas sin ningún
control de seguridad, y el envió de documentos digitalizados no son
registrados
El sistema de solicitudes actual emite un listado de todas lassolicitudes efectuadas, pero no tiene ningún propósito excepto el de
saber cuántas solicitudes se realizaron hasta la fecha
• Requerimientos del proceso “Digitalización de documentos”
Automatizar el proceso de búsqueda de documentos digitalizados
directamente desde el área solicitante
• Posibles formas de solución
Digitalizar los documentos en el proceso de recepción
Los documentos ya archivados en los vagones deberán ser
digitalizados de forma ordenada desde la gestión vigente
descendiendo hasta las gestiones pasadas sucesivamente
El área solicitante contara con un modulo en el sistema que le
permitirá efectuar la búsqueda de documentos digitalizados
directamente; el sistema registrara automáticamente la operación
brindando al área de Archivo Central la información necesaria para
futuras consultas.
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El sistema contara con un modulo para digitalizar documentos
• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
Sistema de solicitudes
o OBJETIVO
Solicitar mediante el sistema documentos digitalizados
o ALCANCE
El sistema es capaz de acumular las solicitudes hasta su
respuesta. El envío de documentos no es realizado mediante el
sistema
o DESCRIPCION GENERAL
El sistema de solicitudes del Área de Archivo central está
desarrollado para reducir el tiempo de respuesta al solicitar
documentación, los funcionarios de las áreas solicitantes pueden
realizar tantas solicitudes como se requieran al día y serán
respondidas por el funcionario encargado de realizar búsquedasen el área el Archivo Central.
o PLATAFORMA
El SISTEMA DE SOLICITUDES opera bajo una plataforma
WINDOWS, el desarrollo del sistema se hizo con el lenguaje de
programación PHP, y con el motor de Base de Datos MySQL
• Equipamiento informático instalado
SERVIDOR (Cantidad = 1)
Caracteristicas ObservacionesProcesador Core 2 QUAD 2.66 GhzChipSet Intel Q9400
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Memoria RAM 2 GBDisco Duro 1 TB No RAIDTarjeta de Video 512 MB Integrada
• Costo que involucra el proceso
La solicitud y digitalización de documentos no requiere de ningún gasto
económico que el área de Archivo Central o la Unidad Especial de
Recaudaciones deba cubrir.
• Tiempos que consume el proceso
El área de Archivo Central solo cuenta con 2 escanners para realizar la
digitalización de documentos, es por esta razón que se opto por
digitalizar los documentos solamente cuando son solicitados por otras
áreas.
Si contamos con más escanners agilizaríamos el proceso de
digitalización de documentos y se podría realizar durante la recepción de
documentos, contando con un registro en el sistema actualizado.
Por otra parte, el funcionario del área solicitante que requieradocumentos digitalizados podrá consultar directamente al sistema y lo
descargara inmediatamente, reduciendo el tiempo en que el funcionario
del área de Archivo Central recibe solicitudes y va respondiendo a cada
funcionario individualmente
6. Proceso “Transferencia de documentos”
• Estructura organizacional
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• Personal y sus funciones
• Problemas en el proceso “Transferencia de documentos”
No existe un registro de los documentos que son trasladados al
almacén FAMTUL
Los documentos que son trasladados a FAMTUL dejan un espacio
libre en los vagones del área de Archivo Central, estos mismos
espacios son ocupados por documentos que requieren ser
archivados con urgencia sin registrar dicha operación de ninguna
manera
Los documentos que se encuentran en FAMTUL pueden ser
solicitados por cualquier área al Archivo Central de la Unidad
Especial de Recaudaciones, sin embargo el tiempo de traslado de
estos documentos solicitados pueden demorar hasta 3 meses,
provocando molestias y quejas por parte de los contribuyentes y las
áreas solicitantes de la Unidad Especial de Recaudaciones.
No se efectúa un registro de los documentos que son trasladados de
FAMTUL al área de Archivo Central de la UER
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• Requerimientos del proceso “Transferencia de documentos”
El responsable del área de Archivo Central no informo ningun
requerimiento referente a este proceso
• Posibles formas de solución
Desarrollar un modulo en el sistema que permita al funcionario de
Archivo Central, registrar el traslado y actualizando el registro de
datos de documentos.
Automatizar el envió de informes tanto al responsable del área de
Archivo Central como también al Jefe de la Unidad de
Recaudaciones sobre los traslados efectuados
Visualizar gráficamente en el sistema los vagones que están
quedando sin espacio físico y efectuar el proceso de traslado de
documentos
• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
No existe ningún sistema ni aplicación que se relacionen con el
proceso de traslado de documentos
• Equipamiento informático instalado
Los actores que forman parte de este proceso cuentan con una
computadora para realizar tareas asignadas (Emitir listados de
documentos para traslados, Emitir informes de documentos
trasladados, etc.)
• Costo que involucra el proceso
La Unidad Especial de Recaudaciones cubre los gastos de combustible
cuando se efectúa el traslado de documentos de un Archivo a otro.
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Se pueden minimizar los gastos de combustibles si se definen fechas
únicas en que se realizan traslados, eliminando por completo trasladar
pocos documentos en cualquier momento.
• Tiempos que consume el proceso
El traslado de documentos del Archivo Central a FAMTUL se realiza
cualquier momento, en cambio el traslado de FAMTUL al área de
Archivo Central es mucho más prolongado, la razón de esta demora es
porque la búsqueda de documentos en FAMTUL es muy complicada, la
Ubicación Física de la documentación se encuentran en saquillos y no
en vagones como en el área de Archivo Central
Se agilizara el proceso de traslado de documentos registrando la
Ubicación Fisica en FAMTUL de los documentos que son trasladados a
dicho almacén, guardando en el sistema el número identificador del
saquillo donde se resguarda la documentación, esto permitirá al
funcionario del área de Archivo Central extraer los documentos del
saquillo correspondiente rápidamente gracias a un reporte emitido por elsistema
7. Proceso “Destrucción de documentos”
• Estructura organizacional
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• Personal y sus funciones
• Problemas en el proceso “Destrucción de documentos”
No se cuenta con un registro de documentos destruidos, mucho
menos de una copia digitalizada de los mismos
Información inexistente de formularios con más de 17 años de
antigüedad
• Requerimientos del proceso “Destrucción de documentos”
El responsable del área de Archivo Central no informo ningun
requerimiento referente a este proceso
• Posibles formas de solución
Registrar los datos de documentos y la fecha de su destrucción en el
sistema
Digitalizar todos los documentos que serán destruidos para contar
con una copia digitalizada de los mismos
Registrar en el sistema quienes efectuaron la destrucción
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• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
No existe ningún sistema ni aplicación que se relacione con el
proceso de destrucción de documentos
• Costo que involucra el proceso
El gasto económico de la UER al realizar la destrucción de documentos
es incierto, la información solo la maneja el Jefe de la Unidad
• Tiempo que consume el proceso
El tiempo del proceso de destrucción oscila entre 1 semana
aproximadamente. Implementando en el sistema un modulo que permitaregistrar los datos de documentos y digitalizarlos quizá demora un poco
más de lo descrito, pero la ventaja es que el área de Archivo Central
tendrá un registro y una copia digital de los documentos destruidos,
permitiendo a los funcionarios efectuar consultas futuras.
8. Servicios al contribuyente (Certificación, legalización, Desarchivo
documental)
• Estructura organizacional
• Personal y sus funciones
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• Problemas en el proceso “Servicios al Contribuyente”
• Requerimientos del proceso “Servicios al Contribuyente”
• Posibles formas de solución
• Sistemas informáticos en actual funcionamiento
• Equipo informático instalado
• Costo que involucra el proceso
• Tiempo que consume el proceso
III.CONCLUSIONES
En conclusión debemos rediseñar los procesos del área de Archivo Central,de manera en que se los pueda agrupar en procesos generales y que losmismos cuenten con subprocesos.
Los procesos de registro, digitalización y organización física debenrealizarse dentro del proceso de recepción de documentos, de igual maneralos procesos de traslado y destrucción de documentos se convertirán en
subprocesos pertenecientes al proceso Gestión de documentos físicos. Seañadirá un nuevo proceso que será el de gestión de personal que nospermitirán relacionar a los funcionarios con los diferentes procesos del áreade Archivo Central.
IV.RECOMENDACIONES
Se recomienda al área de Archivo Central definir un cronograma para elregistro y digitalización de documentos que ya se encuentran resguardadosen los vagones del Archivo, para así contar con un inventario actualizado yque el sistema pueda realizar consultas a todos los documentos sin temor
de que el registro no exista.
Se recomienda realizar una capacitación al personal informándoles loscambios en los procesos del área de Archivo Central, para mitigarinconformidades en el uso del sistema una vez finalizado
V. ANEXOS
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1. Modelado de Procesos del negocio (Como es ahora “AS IS”)
ARCHIVOCENTRAL
RECEPCION DEDOCUMENTOS
REGISTRO DEDATOS DE
DOCUMENTOSDIGITALIZACION
PRESTAMOS YDEVOLUCIONES
PRESTAMOS DEVOLUCIONES
TRASLADO DEDOCUMENTOS
DESTRUCCIONDE
DOCUMENTOS
SERVICIOS ACONTRIBUYEN
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2. Modelado de Procesos del negocio (Como quisiéramos que sea “TO BE”)
GESTIÓNDOCUMENTAL
RECEPCIÓN DEDOCUMENTOS
PRÉSTAMOS YDEVOLUCIONES
GESTIONDOCUMENTOS
FISICOS
Recepción
Registro de datos
Digitalización
Archivo deDocumentación
Prestamos
Devoluciones
SERVICIOS
Traslado de ladocumentación
Destrucción dedocumentación
inservible
Certificaciones
Legalizaciones
Desarchivo
GESTIONPERSO
Registro de datosdel personal
Control deasistencia
Permisos
Bajas
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3. Actores que intervienen en los procesos del negocio
• Proceso “Recepción de documentos”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
Responsable ArchivoCentral
Carlos Otondo • Recibir informes derecepcionesefectuadassatisfactoriamente
• Autorizar ladevolución dedocumentos al árearemitente en caso deque existanobservaciones
• Elaborar lista deobservaciones
Funcionario ArchivoCentral
Rolando CoronelRoxana Muñoz
• Recibir documentosfísicos de las áreas dela Unidad Especial deRecaudaciones
• Registrar RecepciónFuncionario ArchivoCentral
Hugo QuirozClaudina OchoaAna EliasLuana
• Verificar y revisar losrequisitoscorrespondientes a larecepción de
documentación de lasáreas de la UER• Informar al
responsable si existenobservaciones
Funcionario ArchivoCentral
Celestino ApazaUbaldo
• Acomodo dedocumentos envagones
Funcionario AreaRemitente
• Organizar documentos• Elaborar Notas de
entrega• Elaborar lista Excel de
documentos físicosentregados al área deArchivo Central
• Corregir errores encaso de que el área deArchivo Centraldevuelva losdocumentos
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• Proceso “Registro de datos de documentos”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
Funcionario ArchivoCentral
Hugo QuirozClaudina OchoaAna EliasLuana
• Clasificar y separardocumentos de tipo“Formularios 401 y402” de la recepciónde documentos
• Registrar en una hojaExcel los datosidentificadores deldocumentos y laubicación física dondeserá resguardado
• Enviar al encargadode sistemas el archivoExcel de los registros.
Encargado de sistemas Karla Loayza • Transferir datos deExcel a base de datos(MySQL)
• Proceso “Organización física de documentos”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
Funcionario ArchivoCentral Hugo QuirozClaudina OchoaAna EliasLuana
•
Clasificar documentospor tipo y gestión
Funcionario ArchivoCentral
Celestino ApazaUbaldo
• Acomodar documentosfísicos en vagones
• Proceso “Préstamo y devolución de documentos”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
Responsable ArchivoCentral Carlos Otondo • Autorizar préstamo• Confirmar devolución
Funcionario ArchivoCentral
Rolando CoronelRoxana Muñoz
• Realizar el préstamode documentos
• Informar alresponsable sobre elpréstamo
Funcionario Archivo Aldo Quispia • Realizar la búsqueda
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Central Romulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal
en sistema dedocumentos
• Verificar el tipo depréstamo a realizar(Total o Parcial)
• Elaborar Acta dePréstamo
• Revisar la totalidad delos documentoscuando son devueltos
Funcionario ArchivoCentral
Celestino ApazaUbaldo
• Extraer documentosfísicos de vagonespara préstamo
• Acomodo dedocumentos envagones cuando sondevueltos
Funcionario ÁreaRemitente• Solicitar préstamo Total o Parcial al Área
de Archivo Central• Devolver documentos
Contribuyente • Solicitar a cualquierárea excepto ArchivoCentral DocumentosFísicos para continuarcon su tramite
• Proceso “Digitalización de documentos”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
Funcionario ArchivoCentral
Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal
• Revisar solicitud deformularios en sistema
• Realizar la búsquedade documentosdigitalizados
• Digitalizar documentos• Enviar documento
digitalizado
Funcionario ArchivoCentral Celestino ApazaUbaldo•
Extraer documentosfísicos de vagonesFuncionario ÁreaRemitente
• Solicitar documentodigitalizado
• Proceso “Traslado de documentos”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
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Jefe de la UnidadEspecial deRecaudaciones
Lic. RonaldCortez
• Recibir informe detraslado
Responsable Archivo
Central
Carlos Otondo • Autorizar traslado de
documentos aFAMTUL por pocoespacio físico envagones
• Autorizar traslado dedocumentos deFAMTUL por solicitudde otras áreas
• Informar al jefe de laUnidad sobre eltraslado efectuado
Funcionario ArchivoCentral Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal
•
Clasificar documentosde gestiones pasadas osin movimiento paratraslado de ArchivoCentral a FAMTUL
• Elaborar lista dedocumentos solicitadospara trasladar deFAMTUL al área deArchivo Central
Funcionario ArchivoCentral
Celestino ApazaUbaldo
• Informar alresponsable para
efectuar un traslado• Trasladar documentos
de Archivo Central aFAMTUL
• Clasificar y trasladardocumentos deFAMTUL al área deArchivo Central de laUER
Funcionario Área UER • Solicitar documentos
• Proceso “Destrucción de documentos”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
Jefe de la UnidadEspecial deRecaudaciones
Lic. RonaldCortez
• Autorizar destrucciónde documentos
• Enviar personal parala destrucción de
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documentosResponsable ArchivoCentral
Carlos Otondo • Informar al jefe de laUnidad sobre ladestrucción dedocumentos
• Supervisarclasificación dedocumentos paradestrucción
• Enviar al Jefe de laUnidad la lista dedocumentos
Funcionario ArchivoCentral
Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos PeñaMirtha Villareal
• Clasificar documentosde gestiones pasadaspara destrucción
• Elaborar lista dedocumentos destruidos
Funcionario ArchivoCentral Celestino ApazaUbaldo• Informar al sobre pocoespacio en FAMTUL
• Proceso “Servicios al contribuyente”
CARGO NOMBRE FUNCIONES
Plataforma Alvaro VargasRossio FerreiraAngel Lima
• Solicitar búsquedade documentos
• Sacar copia del
documento• Solicitar firma alresponsable del áreade Archivo Central
• Finalizar elservicio
Responsable ArchivoCentral
Carlos Otondo • Firmar y sellardocumento solicitado
Funcionario ArchivoCentral
Aldo QuispiaRomulo Jimenez Juan Carlos Peña
Mirtha Villareal
• Búsqueda dedocumentosdigitalizados
Contribuyente • Solicitar Servicio
4. Procesos que se requieren automatizar por proceso del negocio.
PROCESOS FUNCIONALIDADES
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Recepción de documentos • Registrar recepción• Registrar datos dedocumentos• Verificar ubicación Física
Préstamo y devoluciones • Registrar préstamo• Efectuar seguimiento al
préstamo• Emitir notificaciones para
devolución• Registrar devolución
Gestión de documentos físicos • Registrar traslado dedocumentos
• Registrar destrucción dedocumentos
Servicios • Realizar la legalización de
documentos• Realizar la certificación de
documentos• Realizar el desarchivo de
documentosGestión de personal • Registrar datos personales de
los funcionarios• Realizar el control de asistencia• Solicitudes de permisos• Bajas de personal
5. Requisitos Funcionales por proceso del negocio
• Recepción de documentos
o Efectuar el registro, digitalización y ubicación física por medio del
sistema
o Sistematizar las hojas electrónicas Excel para el registro
o Verificar en el sistema la ubicación física de los documentosmediante la búsqueda de documentos
• Prestamos y devoluciones
o Automatizar prestamos y efectuar un seguimiento a la devolución de
documentos
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o Generar Acta de préstamo
o Generar reportes de los prestamos
• Gestión de documentos físicos
o Registrar los traslados de documentos
o Emitir el inventario del almacén FAMTUL
o Registrar la destrucción de documentos
o Generar reportes de los documentos trasladados y/o destruidos
• Servicios
o Solicitar servicios de legalización, certificación o desarchivo por
medio del sistema
o Registrar los servicios
o Generar reportes de los servicios
•
Gestión de personal
o Registrar datos personales de los funcionarios del área de Archivo
Central
o Controlar la asistencia de los funcionarios externos del área de
Archivo Central
o Solicitar y efectuar permisos
o Registrar las bajas del personal
6. Requisitos No Funcionales
• Recepción de documentos
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o La lista electrónica de documentos que serán enviados al área de
Archivo Central debe ser elaborada tanto en el área remitente como
en el Archivo Central, para realizar una doble verificación de los
datos
o Cada expediente debe ser digitalizado totalmente
o La ubicación física debe ser generada por el sistema
• Prestamos y devoluciones
o Notificar verbalmente la fecha de devolución, al área que solito el
préstamo de documentos
o El acta generada por el sistema al efectuar el préstamo debe ser
firmada por ambas partes (Quien entrega - Quien recibe)
• Gestión de documentos Físicos
o El traslado de documentos debe realizarse en fechas fijas, por
ejemplo: Todos los viernes
o La destrucción de documentos debe ser supervisada por elresponsable del area de Archivo Central
• Servicios
o Para efectuar el servicio el contribuyente debe presentar la boleta de
depósito al banco por el servicio solicitado
o El contribuyente puede realizar el desarchivo de documentos en
cualquier lugar que se encuentre mediante internet
• Gestión de personal
o Todos los funcionarios del área de Archivo Central deben ser
registrados en el sistemas
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7. Documento de Relevamiento de Información
Por su gran volumen el documento de Relevamiento de Información no puede ser
visible en el anexo
CONCLUSIONES
La implementación de un sistema de gestion documental entre todas sus ventajas
permite reducir los tiempos en los procesos de la institucion, puesto que se
automatizan varios procedimientos manuales y ayudan a cumplir con mayor
efectividad los objetivos del area de Archivo Central.
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