agn trd 2014
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Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestión Documental © República de Colombia - Derechos Reservados
Bogotá, DC., Diciembre de 2014
Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
VERSIÓN
1.0
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE
19/11/2014
Grupo de Archivo y
Gestión Documental.
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
DESCRIPCIÓN
Actualización del documento
2 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Beneficios:
Racionalizar la producción documental.
Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según la Tabla de
Retención Documental - TRD.
2. Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Según el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como “la Estructura que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales” .
INTRODUCCIÓN
La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la
disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.
Facilita la recuperación de la información.
Facilita el control y acceso de los documentos.
Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.
Definición:
Componentes
1. Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado
instrumento archivístico por los siguientes aspectos:
a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y responsable a su vez de
la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y
subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
Nota: Es importante reiterar que la Tabla de Retención Documental – TRD es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere un
permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza la plena
identificación y control de la documentación relevante para la administración.
La organización e identificación se deberá realizar de acuerdo con los códigos numericos establecidos para las Series y subseries
documentales relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, donde aparecen todos las temáticas institucuoinales
administrativas y misionales ordenados numéricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retención Documental -
TRD.
Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y
custodiar, por lo cual su actualización es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestión Documental.
Actualización y organización documental.
Para la actualización de esta versión se tomaron como insumo las siguientes fuentes de información:
1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la última actualización requerida para la TRD y el CCD.
2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las áreas que conforman la estrúctura orgánica.
Antecedentes:
Las Tablas de Retención Documental – TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo - CIDA aprobó mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolución No. 985 del
2014.
Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de
Archivo y Gestión Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la entidad, igualmente se
elaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación mediante él envió de tips o
recordatorios por el correo electrónico.
Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas
en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.
La Tabla de Retención Documental – TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones, manteniendo la
distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificación
de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.
Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que “el ordenamiento jurídico que le rige en
su estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”
Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD
Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las
dependencias que participar en el desarrollo de dicha función y por consiguiente son responsables de su conformación definitiva.
3 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CÓDIGO SIGLA DEPENDENCIAS 2014
200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 100 DIRECCION GENERAL 100 DG DIRECCIÓN GENERAL
210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO 210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO 110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 110 OAP OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO 220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA 120 OAJ OFICINA ASESORA JURÍDICA
230 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS 221 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS UNIDAD DE CONTROL INTERNO 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO 130 OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO
300 SECRETARIA GENERAL 222 GRUPO DE SISTEMAS 300 SECRETARIA GENERAL 200 SECRETARIA GENERAL 200 SG SECRETARIO GENERAL
301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 300 SECRETARIA GENERAL 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL 210 GAGD GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL
302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 220 GRUPO DE GESTION HUMANA 220 GGH GRUPO DE GESTION HUMANA
303 GRUPO DE SISTEMAS 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 230 GRUPO DE RECURSOS FISICOS 230 GRF GRUPO DE RECURSOS FISICOS
310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN 310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN y DESCRIPCIÓN 355
GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICION DE BIENES
Y SERVICIOS 240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES 240 GCA GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 250 250 GGF GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA
312 312 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 260 260 GS GRUPO DE SISTEMAS
313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 340 DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES 300 SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 300 SUBSNA SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SNA 310 GADSNAGRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS -
SNA.
321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA 320 GIV GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS 330 GAEDH GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS
331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 400
SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO 400SUBTIAD
E SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO
340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 410
GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS410 GGDAE
GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
341 GRUPO DE INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA 341 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SNAGRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS
DEL SNA 420 GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS 420 GPDMT GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA 342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA AL SNA 430GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE
INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.430 GIATIA
GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA.
350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 310 DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION 500 SUBDIRECCION DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 500 SUBGPD SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PATRIMONIO DOCUMENTAL
351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO GRUPO DE CONSERVACION Y RESTAURACION 510
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL 510 GCRPD GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 520
GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES
HISTORICOS 520 GIFDH GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES HISTORICOS
353 GRUPO DE CONTABILIDAD 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS 530 GODR GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS
354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 540
GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS 540 GEDTS GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
355GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
600
SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS
ARCHIVISTICOS 600 SUBATPA SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
610 GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS 610 GGPA GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
620 GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA 620 GATA GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA
ESTRUCTURA ÓRGANICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . Jorge Palacios Preciado
ESTRUCTURA 2009
Fecha: 08/09/2008 Versión 1.
Acta de Comité 001 (02 de abril de 2009)
GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE
PROYECTOS
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
ESTRUCTURA 2011
Fecha: 23/02/2011, Versión 4.
Acta de Comité 01 (30 de junio de 2011)
ESTRUCTURA 2012
ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)
MINCULTURA. Decreto 2126 de 2012 (16 de octubre)
AGN. Resolución 469 de 2013 (11 de Septiembre)
4 Grupo de Archivo y Gestión Documental
100 1 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Internas Circular interna 1 10 P CT M/D
Subseries de valor secundario por contener información que
evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
transferidas al AC se sugiere M/D.
Memoria justificativa P
Circular externa P
Proyecto (Resolución, Decreto, Ley) P
Memoria Justificativa P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Certificación publicación en página web P
Acuerdo P
Anexos documentales P
Tarifa postal reducida P
ISBN depósito legal P
Derechos de autor P
Master o películas Pe
Boletín Interno
Boletín Externo P
Diseño de material de difusión P
Diseño papel tapiz P
Diseños estrategias de comunicación
(Externas e internas)P
Seguimiento registro en medios masivos
de comunicaciónP
Notas página web P
Publicaciones en redes sociales P
Invitación P
Oficio P EL
Memorando P EL
Programa del evento P
Comisión P
Informe P
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 Circulares Externas 1 10
CTProyectos de normas
M/D
CT
Boletines institucionales 2
2 18
1100
100
1
3 5PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALESEstrategias de divulgación
1 ACTOS ADMINISTRATIVOS
10
Acuerdos de Consejo Directivo4
4 1EVENTOS
INSTITUCIONALES
Participación en eventos
internacionales
6
1 2
100
3100
Subseries de valor secundario por contener información que
evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
transferidas al AC se sugiere M/D. Decreto 2126 de 2012
10
Se conserva por su carácter relevante para la historia
institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
internas y externas a lo largo del tiempo.
1
10 CT M/D
2
M/DCT
3
CT
Subseries de valor secundario por contener información que
evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
transferidas al AC se sugiere M/D.
M/DACTOS ADMINISTRATIVOS
100 3 4PUBLICACIONES
INSTITUCIONALESPublicaciones seriadas o libros
CT
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
(19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica para el AGN.
ACTOS ADMINISTRATIVOS
19
M/D20100 1
Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte
papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una
verificación visual de sus características físicas y de
contenido con el fin de establecer si poseen valores
secundarios al momento de su eliminación.
Serie documental con valor secundario, el cual debe ser
conservado, microfilmado o digitalizado y posteriormente
publicado en la intranet y extranet de acuerdo a lo
establecido en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y
del Derecho al Acceso a la Información)
Se conserva por su carácter relevante para la historia
institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
internas y externas a lo largo del tiempo.
E M/D
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Actualización TRD y CCD - Nov. 2014
(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Elaborada por:LMRC / OSHG 5 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Invitación P
Comunicación oficial P EL
Programa del evento P
Comisión P
Informe P
Infome de actividades P
Plan de acción P
Informe de avances P
Indicadores de gestión P
Correo electrónico (CEI) P EL
Memorando P EL
Oficio P EL
Proyecto P
Oficio P EL
Reformulación del Proyecto P
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Carta de Compromiso P
Informes de avances o de seguimiento P
Informe Final P
Citación a Comité P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Anexos documentales P
Memorando de entendimiento P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Acta de Comisión mixta de cooperación P
Acta de Comisión de vecindad P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Proyectos archivísticos - copia P
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica para el AGN.
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN
Acuerdos de Cooperación
Nacional 2100 22
M/D
M/D
10100 11 1
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN
22
8100 CT
2 E2 8
PROYECTOS
E
Acuerdos de Cooperación
Internacional
2Actas Comité Editorial
INFORMES
INSTITUCIONALES
CTProyectos de Cooperación
Internacional2
Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte
papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una
verificación visual de sus características físicas y de
contenido con el fin de establecer si poseen valores
secundarios al momento de su eliminación.
Se conserva la totalidad del expediente para conservar la
evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos
con organismos Internacionales. Decreto 2126 de 2012.
Memorando 3-2014-1561 (20 de agosto) Proyectos de
Cooperación
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto
2126 de 2012. Acuerdo 09 de 2013
Se elimina el informe ya que el original se debe conservarse
en la OAP como soporte del informe institucional.
8 E
100
5100 13 Informes internos de gestión 2 0 E
13 17
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto
2126 de 2012. Acuerdo 09 de 2013
3
100 4 2EVENTOS
INSTITUCIONALES
Participación en eventos
Nacionales2 18 M/D
M/D
M/D
Elaborada por:LMRC / OSHG 6 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Invitación- Convocatoria P
Plan de acción modificado P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Acta de Comité P
Anexos documentales P
Proyectos presentados P
100 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
100 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
DependenciaInventario documental 1 0 P DI CT
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Propuestas P
Estudios P
Informe P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Propuestas P
Estudios P
Informe P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Estudio Técnico P
Proyecto de Decreto P
Acto Administrativo de implementación P
10
100
2
1
10
22
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
trazabilidad de la gestión nacional del AGN. Decreto 2126 de
2012. Acuerdo 09 de 2013
REESTRUCTURACIÓN
INSTITUCIONAL
Política de archivos
1100
95
1
10
M/D
CT
Alianzas de Organismos
internacionales
CT
94
CT M/D
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN
Política editorial
100POLÍTICAS
INSTITUCIONALES1
CT100
94
POLÍTICAS
INSTITUCIONALES
Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
trazabilidad de la historia institucionalM/D
Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
trazabilidad de la historia institucional
2
M/DSe conserva por su carácter relevante para visualizar la
trazabilidad de la historia institucional
84
Elaborada por:LMRC / OSHG 7 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
100 96 3MANUALES
INSTITUCIONALESManual de Comunicaciones Manual 1 5 P CT
Se conserva por el valor histórico que representa para la
Entidad ya que en él se establece el manejo de la
comunicación a través de los diferentes medios masivos de
divulgación con que cuenta la Entidad.
100 96 4MANUALES
INSTITUCIONALES
Manual de Imagen e Identidad
Visual CorporativaManual 1 5 P CT
Se conserva por el valor histórico que representa para la
Entidad su imagen. Este manual establece las pautas de
construcción, el uso de las tipografías y las aplicaciones
cromáticas de la marca AGN, garantizando una unidad de
criterios en la comunicación interna y externa, así como de la
difusión pública unificada del símbolo de la Entidad.
Informes de actividades reportada por cada
dependenciaP
Nota interna P
Correo electrónico (CEI) P EL
110 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión Informe de gestión institucional 2 8 P CT M/D Estatuto Anticorrupciòn Ley 1474 de 2011
Seguimiento a los planes de acción P X
Memorando P EL
Registro de reuniones de seguimiento y
acompañamiento.P
Plan de acción modificado
(reprogramaciones)P SIG
Oficio P EL
Nota Interna P
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Plan Estrategico (versiones) P
Propuestas (memorias ) P
Informes, (seguimiento y evaluación) P
Diagnóstico P
Seguimiento P
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
135
828
INFORMES
INSTITUCIONALES
110
Informes internos de gestión E
3
Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere
al archivo central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años, posteriormente se microfilma para su conservación
permanente como evidencia de la gestión de la entidad.
CT M/D
0
Plan Estratégico institucional
5
Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión de
OAP y posteriormente se eliminan, ya que esta información
se consolida para el Informe de Gestión institucional y el
Plan Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación (Repositorio de documentos
electrónicos) y se eliminan en el archivo de gestión.
110
110 OFICINA ASESORA PLANEACIÓN - OAP
Cumplido un tiempo de retención de dos (2) año en el
Archivo de Gestión, se tranfiere al Archivo Central para un
tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
microfilma y se conserva ambos permanentemente ambos
soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad. (SIG -
Carpeta compartida para documentos electrónicos)
110 8 2PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Planes de Acción de Inversión -
PAI 2 8 CT M/D
Elaborada por:LMRC / OSHG 8 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Seguimiento a los planes de acción P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Registros de reuniones de seguimiento y
acompañamientoP
Citación a Comité P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Anexos documentales P
Citación a Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Documentos anexos P
Formatos P
Oficio P EL
Anexos documentales P
Reportes módulos DNP P BD
Marco de Gastos Mediano Plazo P
Justificación del gasto P
Reporte módulo de Minhacienda P BD
Oficio P EL
Ficha de Proyecto P
Estudios P
Registro P
Seguimiento P
110 26 1 INVENTARIOS Inventario Transferencia Primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en el
archivo de gestión por ser instrumento que permite el control
de los expedientes transferidos anualmente al Archivo
Central mediante el FUID.
110 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Oficio P EL
Memorando P EL
Control de Asistencia P
Acta P
Mapa de Riesgo de corrupción P
Estratégia antitrámites P
Estrategia de rendiciòn de cuentas P
Mecanismos para mejorar la antención al
ciudadano. P
Plan de Mejoramiento a la políticas
administrativas - FURAGP
Informes P
27
3
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES8
Actas Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo
Plan de acción (DEPENDENCIA)
110 13 Actas Comité Directivo
1
110
Proyectos de Inversión Nacional
DNP
SIG - Modelo Integrado de
Planeación y Gestión
2
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
110
17
BANCO DE PROYECTOS
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
110ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
8110
24
1
110
13 2
18
28
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia de la Gestión de la entidad.
Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se elimina
posteriormente porque la información se en conserva en los
planes de acción y planes estratégicos de la entidad.
Nota: el SIG se lleva en una carpeta compartida que incluye
varios tipos documentales en medio magnético.
E
CT
2
CT M/D
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años, posteriormente se elimina
por carecer de valores administrativos.
M/D
M/D8
CT
2
M/D
8
M/D8
2 8
8
CT
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia de la Gestión de la Entidad.
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia de la gestión de la Entidad.
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia de la Gestión de la Entidad.
2
CT
2
Elaborada por:LMRC / OSHG 9 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Informe de gestión del SIG P DI
Informe de la relacion de Acciones
correctivas, preventivas y de mejora que
haya lugar en la OAP
P
Acta de reunión P
Registro asistencia a reuniones P
Registros de asistencia de capacitaciones
en temas SIG.P
Manual SIG P DI
Mapa de Procesos del SIG. P DI
Política y Objetivos SIG. P DI
Documentos obsoletos. P DI
Alerta SIG (Correo electronico para la
divulgacion de los documentos elaborados,
modificados o eliminados).
P
Determinacion de NO control operación. P
Listado maestro de documentos interno y
externos (incluye el control de cambios).X
Correo Electronico (CEI) en la cual se
solicita la inclusion de un registro dentro
del Listado Maestro de Registros
(Comunicación).
P EL
Listado maestro de registros X
Tratamiento Acciones Correctivas,
Preventivas y de MejoraP
Comunicación externa P
Oficio P EL
Memorando P EL
Tramites publicados P
Encuesta audiencia rendiciòn de cuenta P X
Pantallazo Convocatoria Pùblica
Encuesta evaluaciòn del evento
Acta del evento
Oficio P EL
Memorando P EL
Rendición de cuentas
Acta de reunión de grupos y registros
Informe de resultados
110 28 4SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
SIG - Producto o servicio no
conformeProducto o servicio no conforme 2 8 P CT
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
al archivo central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia institucional del proceso de Calidad.
4RENDICIÓN PÚBLICA DE
CUENTAS
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
SIG -Trámites atención al
ciudadano
110
28 2110SIG -Sistema Integrado de
Gestión
28 M/D
CT M/D
CT2
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archio Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes.
CT M/D
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
al archivo central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia institucional.
2
110 28 3SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años, posteriormente se
microfilma para la conservación permanente de ambos
soportes como evidencia de los procesos de rendición de
cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y OCI).
8
8
Elaborada por:LMRC / OSHG 10 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
110 28 5SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
SIG - Acciones correctiva,
preventivas y de mejora
Acciones correctiva, preventivas y de
mejora2 8 P CT
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
al archivo central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia institucional del proceso de Calidad.
Acta derivadas de la planificacion del SGA P
Informes de Gestión derivados del
diagnóstico ambiental.P DI
Objetivos y metas ambientales. P DI
Listas de verificación derivadas del
diagnóstico ambiental.P DI
Informe de medición de indicadores
(incluye la medición de los indicadores de
acuerdo a la frecuencia establecida).
P DI
Conceptos ambientales para compra de
bienes y servicios de la Entidad.P DI
Matriz de identificacion y valoración de
aspectos e impactos ambientales.P DI
Matriz de identificación y evaluación de
requisitos legales y otros.P DI
Registro asistencia a reuniones P
Registros de asistencia de capacitaciones
asociadas a la gestion ambiental.P
Informes de gestión - Programa ambiental
ahorro y uso eficiente del agua.P DI
Informes de gestión - Programa ambiental
ahorro y uso eficiente de la energía.P DI
Informes de gestión - Programa ambiental
de gestión integral de residuos.P DI
Informes de gestión - Programa ambiental
de implementación de prácticas
sostenibles.
P DI
Comunicación externa P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Oficios derivados de la determinación de
No Control OperacionalP EL
Informes de realización de simulacros en
emergencias ambientales.P DI
Inspecciones ambientales realizadas sobre
las actividades críticas de la Entidad.P DI
Informes de seguimiento a los controles
operacionales de la Entidad.P DI
Informes derivados de la realización de
auditorías internas del SGAP DI
Tratamiento Acciones Correctivas,
Preventivas y de MejoraP
Informes de gestión asociados a la
implementación de buenas prácticas y
tecnologías verdes para la iniciativa Cero
Papel
P DI
Acta derivada de la gestión realizada para
las buenas prácticas y tecnologías verdes.P
M/DCTSISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG110 28 6
Sistema de Gestión Ambiental -
implementación
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva
totalmente en ambos soportes.
82
Elaborada por:LMRC / OSHG 11 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Caracterización del proceso P
Procedimientos del proceso P
Instructivos del procedimiento P
Formatos P
Indicadores de gestión P
Mapas de riesgo P
Normograma P
Elaboración, modificación o eliminación de
documentos SIG.P
Registro asistencia a reuniones P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Acta de reunión P
Trámites publicados SUIT P
Base de datos BD
Caracterización P
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta de reunión P
Servicos publicados SUIT P
Base de datos BD
Caraterización P
Oficio P EL
Memorando P EL
Estadìsticas P BD
Capacitaciones P
Plan de acción P
Seguimiento P
Comunicación oficial P
Acta P
registro asistencia a reuniones P
Solicitud P
Concepto P
Plan de acción, metas y actividades P BD
Informes de avances P
Indicadores de gestión P
Oficio P
Memorando P
Acta P
Oficio P EL
Memorando P EL
Informe externo BD
120 5 13
SIG - Procesos institucionalesSISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
23
99
110
120
CONCEPTOS Conceptos Jurídicos
GOBIERNO EN LÍNEA
13
EInformes internos de gestión
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO0
Se conservan por 10 años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona por cada año teniendo como
criterio su aporte para el desarrollo de las actividades
misionales de la Entidad y el resto de la documentación se
elimina.
Pasados cinco (5) años en el archivo de gestión, se elimina
ya que el expediente es propio del juzgado que conocio y
tramitó el proceso. CCA. Artículo 25, Ley 1437 de 2011.
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes.
Actas de Comité de Defensa
Judicial y Conciliación del AGN
1 E S
0
E
99
M/D
10
Trámites atención a Entidades1
2
28
8
8
2
2110
9
INFORMES
INSTITUCIONALES
8
ESTADÍSTICAS
93
110 2
110
120
134
110 8 2
SISTEMA ÚNICO DE
INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
SUIT
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia d ela Gestión de la Entidad .
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión, se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años, posteriormente se microfilma para la conservación
permanente de ambos soportes.
Normas: MANUAL GEL, Decreto 2693 de 2012
CT
CT
SISTEMA ÚNICO DE
INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
SUIT
5
1
2
2
M/D
8
Servicios de Atención al
Ciudadano
Se elimina porque el original se conserva en la Oficina
Asesora de Planeación (OAP) como soporte del informe
institucional.
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia de la Gestión de la Entidad .
CT M/D
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión, se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de conservación de nueve
(9) años, posteriormente se microfilma para la conservación
permanente de ambos soportes.
NOTA: la serie es de permanente actualización en la base de
datos , para efectos de conservación en soporte papel, cada
año se imprimirá el reporte consolidado, el cuál se transfiere
al Archivo Central para su conservación permanente.
M/D
CT
120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ
Elaborada por:LMRC / OSHG 12 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Comunicación externa P
Oficio
Memorando
Documentos de existencia y representación
legal del comodatarioP
Contrato P
Pólizas de seguro P
Memorando Supervisión P
Acta de entrega del bien P
Prorroga del contrato P
Ampliación póliza P
Acta de liquidación P
Acta de entrega o restitución del bien P
Ficha técnica P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
CDPP
Aviso Convocatoria P
Pre-Pliegos y observaciones prepliego P
Pliego definitivo P
Observaciones Pliegos Definitivos P
Manifestación de Interés P
Acta de conformación de lista P
Propuestas (anexos) P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica
y TécnicaP
Acta junta socializar propuesta P
Observaciones a evaluaciones P
Acta de audiencia adjudicación contrato P
Resolución de adjudicación P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
jurídica y anexosP
Formato de información tributaria RUT -
RITP
Oficio ARL P
Contrato P
Registro presupuestal P
Garantia Única P
Memorando Supervisión P
Acta de Inicio P
Informes de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P
Contratos de Compraventa y
suministros
Contrato de Comodato 1 20 S
20
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y el resto de la documentación se elimina
CONTRATOS ESTATALES S
Según lo establece la Ley 80 de 1993, se conservan 20 años
en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y
microfilma por cada año un contrato de comodato de equipo
y de licencia, teniendo como criterio su aporte a los procesos
misionales y el resto de la documentación se elimina. E
120
CONTRATOS ESTATALES
21
120 21 1
2 E1 M/D
M/D
Elaborada por:LMRC / OSHG 13 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Ficha técnica P
Ofertas y Cotizaciones P
Estudios de mercado P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal. P
Aviso Convocatoria P
Pre-Pliegos y observaciones prepliego P
Resolucion de apertura P
Observaciones pliegos definitivos P
Manifestación de Interes P
Acta de conformación de lista P
Propuestas P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Juridica
y TécnicaP
Observaciones a Evaluaciónes P
Resolución Adjudicación Contrato P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
jurídica y anexosP
Formato Información Tributaria RUT-RIT P
Oficio Arl P
Contrato P
Registro presupuestal P
Comunicación a contratista P
Garantía única P
Memorando Supervisión P
Acta de Inicio P
Informes de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de terminación anticipada
Acta de Liquidación P
Fciha técnica P
Comunicación externa P
Ofertas y/o Cotizaciones
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
CDPP
Aviso Convocatoria P
Pre-Pliegos P
Resolucion de apertura P
Pliego definitivo P
Observaciones Pliegos Definitivos P
Manifestación de Interés P
Acta de conformación de lista P
Propuestas P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica
y TécnicaP
Observaciones a evaluaciones P
Resolución adjudicación contrato P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
jurídica y anexosP
Formato Información Tributaria RUT-RIT P
Oficio ARL P
Contrato P
Registro presupuestal P
1
Contratos de Prestación de
servicios120
Contratos de Obra
Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
archivo central se elimina la documentación (Acta de
reunión de trabajo, 25 de julio de 2013)
E S
S
20
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y el resto de la documentación se elimina
M/D
M/D21 CONTRATOS ESTATALES
CONTRATOS ESTATALES
20
120 21
3
4
1
Elaborada por:LMRC / OSHG 14 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Oficio contratista P
Garantia Única P
Memorando Supervisión P
Acta de Inicio P
Informes de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P
Ofertas y/o cotizaciones P
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
CDPP
Aviso Convocatoria P
Pre-Pliegos P
Resolucion de apertura P
Pliego definitivo P
Observaciones Pliegos Definitivos P
Manifestación de Interes P
Acta de conformación de lista P
Propuestas P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Juridica
y TécnicaP
Observaciones a Evaluaciones P
Resolución Adjudicación Contrato P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
jurídica y anexosP
Formatos información tributaria RUT-RIT P
Oficio ARL P EL
Contrato P
Registro presupuestal P
Comunicación a contratista P
Garantia Única P
Memorando Supervisión P EL
Acta de Inicio P
Informes de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P
Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
archivo central se elimina la documentación
1Contratos de Obra E S20
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y el resto de la documentación se elimina
CONTRATOS ESTATALES
M/D
E2021
CONTRATOS ESTATALES
Contratos de Arrendamiento 1120
120 21 4
6
Elaborada por:LMRC / OSHG 15 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Ficha técnica de bien o servicio P
Ofertas y/o cotizaciones P
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal. P
Aviso Convocatoria P
Pre-Pliegos P
Resolución de apertura P
Pliego definitivo P
Observaciones Pliegos Definitivos P
Manifestación de Interés P
Acta de conformación de lista P
Propuestas P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Juridica
y TécnicaP
Observaciones a evaluaciones P
Resolución Adjudicación Contrato P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
jurídica y anexosP
Formato Información Tributaria RUT-RIT P
Oficio ARL P EL
Contrato P
Registro presupuestal P
Comunicación a contratista P EL
Garantia Única P
Memorando Supervisión P EL
Acta de inicio P
Informes de supervisión P
Acta de terminación y recibo a satisfacción P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P
Comunicación oficial P
Propuesta técnica P
Contratos P
Memorando P EL
Acta de inicio P
Informes de supervisión P
Acta de inicio P
Informes de supervisión P
Acta de Liquidación P
10 S
CONTRATOS ESTATALES Contratos por venta de servicios 1 M/D
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y su aporte en la función archivística del país, el resto de la
documentación se elimina (Acta de reunión de trabajo, 25 de
julio de 2013)
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y su aporte en la función archivística del país, el resto de la
documentación se elimina.
E M/D
E
CONTRATOS ESTATALES
S
20
20
Contratos de Consultoría e
Interventoria
11
21
120
120
21
1
Elaborada por:LMRC / OSHG 16 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Ficha técnica de bien o servicio P
Ofertas y/o cotizaciones P
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
CDPP
Aviso Convocatoria P
Pre-pliegos P
Resolucion de apertura P
Pliego definitivo P
Observaciones pliegos definitivos P
Manifestación de Interes P
Acta de conformación de lista P
Propuestas P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Juridica
y TécnicaP
Observaciones a Evaluaciónes P
Acta de Juntas y Licitaciones y
Adquisiciones -para Adjudicar Contrato P
Resolución Adjudicación Contrato P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
jurídica y anexosP
Contrato P
Registro presupuestal P
Comunicación a contratista P EL
Garantía única P
Memorando de supervisión P EL
Acta de inicio P
Informes de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P
Comunicación externa P
Documentos de representación legal P
Convenio P
Memorando de supervisión P
Acta de inicio P
Informe de supervisión P
Acta de terminación y/o liquidación P
120 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
120 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
120 30 3 REGISTRO Y CONTROLRegistro de contratos y
conveniosRegistro CP 0 P
Se conserva permanentemente (CP) en el archivo de gestión
para consulta de los contratos y convenios vigentes.
Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y
posteriormente se selecciona y micofilma un 10% teniendo
como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los
procesos misionales de la entidad y su aporte a la función
archivística del país. el resto de la documentación se
elimina.
E
Convenios interadministrativos
CONTRATOS ESTATALES
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN1
1
S
Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
archivo central se elimina la documentación
CTE
20
M/D
21
22 1
12 Contratos de Corretaje y Seguros
120
120
20
Elaborada por:LMRC / OSHG 17 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Poder P
Demanda P
Demanda de repetición P
Contestación de la demanda P
Estado P
Recursos P
Memoriales P
Ejecutoria de sentencias P
Requerimientos judiciales P
Sentencia P
Ficha técnica de bien o servicio P
Ofertas y/o cotizaciones P
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
CDPP
Aviso Convocatoria P
Pre-pliegos P
Resolucion de apertura P
Pliego definitivo P
Observaciones pliegos definitivos P
Manifestación de Interes P
Acta de conformación de lista P
Propuestas P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Juridica
y TécnicaP
Comunicación externa P
Acto administrativo P
Documentos de notificación P
Soportes de Pago P
Resolución P
informe de actividades P
Plan de acción, metas y actividades P
Indicadores de gestión P
Comunicación oficial P EL
Solicitud P
Informe de auditoría y seguimiento a
procesos
formatos P
plan de mejoramiento P
Observaciones y recomendaciones P
Solicitud P
formatos P
Plan de mejoramiento P
Oficio P EL
Informe de avances P
Informe de Auditorías gubernamentales
con Enfoque Integral P
Plan de mejoramiento
informe de avances P
Informe Final P
Comunicación oficial P
Citación a Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Se elimina porque el original se conserva en la Oficina
Asesora de Planeación - OAP como soporte del informe
institucional.
Se elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo de
Gestión ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los
cinco (5) años. Un (1) año precaucional.
Se conserva como parte de la memoria institucional en el
desarrollo de la gestión fiscal y administrativa.
10
5
2
120 93
120 76
13
120
0
10
2Informe a Organismos del Estado
Actas Comité de Coordinación de
Control Interno
Informes internos de gestiónINFORMES
INSTITUCIONALES
PROCESOS JUDICIALES
CT
CT
E
2
Se conserva para la historia institucional y se microfilmara
par la consulta. (Acta reunión de trabajo TRD 23 de julio de
2013)
20
Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se
eliminan. El expediente es propio del juzgado que conoció y
tramitó el proceso. Código Contencioso Administrativo. Art.
25 Ley 1437 de 2011
Se elimina por perdida de vigencia administrativa
Cumplidos los veinte (20) años en el Archivo Central se
elimina por prescribir toda acción penal.
CT
10
2 0
E
E
10
0
M/D
M/D1
1
INFORMES
INSTITUCIONALES5 Informe a Organismos del Estado
5
130
13 Informes internos de gestión
9
5
75
13
E
5
PROCESOS DECLARADOS
DESIERTOS O NO
ADJUDICADOS
INFORMES
INSTITUCIONALES130
COBROS COACTIVOS
130
130
130
2ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
5
E9INFORMES
INSTITUCIONALES
Se conserva como parte de la memoria institucional en el
desarrolllo de gestión administrativa.
130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI
Elaborada por:LMRC / OSHG 18 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
130 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
130 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Acuerdo P
Memoria Justificativa P
Comunicación oficial
Certificación publicación en página web
para control social P
Publicación P
Resolución P
Oficio Citación Notificación Personal P EL
Constancia de Notificación Personal
Aviso de Notificación
Informe administrativo P
Plan de acción, metas y actividades P BD
Informes de avances P
Indicadores de gestión P
Oficio P
Memorando P
Informe P
Comunicación externa P
Oficio P EL
Memorando P EL
Informe de gestión al plan de acción por
dependenciaP EL
Oficio P
Memorando P X
Citación a Comité P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Oficio P EL
Memorando P EL
Anexos documentales P
Traslado P
200 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
(19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica para el AGN.
19
1
220 5 0
5INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión
5
200
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
(19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica para el AGN.
CT
DERECHOS DE PETICIÓN,
QUEJAS, RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
19
M/D
M/D
Resoluciones
Informes de Derechos de
Petición, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Denuncias.
ACTOS ADMINISTRATIVOS 19
1ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos de Consejo Directivo1
1
200
200
200 13 4ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
23
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
(19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica para el AGN.
13
5 13
200 5
4
200
INFORMES
INSTITUCIONALES
CT
1
6
Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación.
200 SECRETARIA GENERAL - SG
CT
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
(19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de
valores administrativos, fiscal,legal e histórico. (Ojo cuando
un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte
de la historia laboral)
13INFORMES
INSTITUCIONALES
1
M/D
Se elimina porque el original se conserva en la Oficina
Asesora de Planeación (OAP) como soporte del informe
institucional. E2 0Informes internos de gestión
E
Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se elimina porque sólo sirve de apoyo para la
gestión y por carecer de valores administrativos, fiscal, legal
e históricos.
1Actas Consejo Directivo 19
Elaborada por:LMRC / OSHG 19 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
200 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
Dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Queja P
Ratificación de queja P
Auto apertura de diligencias preliminares
de oficio o a solicitud de parte
P
Auto archivo diligencias preliminares P
Auto apertura de investigación disciplinariaP
Auto de impedimento P
Auto de cargos P
Memorial de descargos P
Auto resolviendo sobre pruebas solicitadas
por el acusadoP
Recurso contra el Auto Anterior P
Pronunciamiento sobre el Recurso P
Fallo de Primera instancia P
Fallo de Segunda Instancia P
Informe administrativo P
Plan de acción, metas y actividades P BD
Informes de avances P
Indicadores de gestión P
Oficio P
Memorando P
Oficio P EL
Memorando P EL
Cronograma P
Diagnóstico en gestión documental y
administración de archivos.P
Mapa de procesos P
Matriz de presupuesto P
Normograma P
Programa de Gestión Documental P
Plan institucional de archivos de la entidad P
Cronograma P
Oficio P EL
Memorando P EL
Documentos especiales P
Documetos descentralizados P
Reprografía P
Documentos electrónicos P
Documentos vitales P
Capacitación P
Auditoría y Control P
Cronograma de trabajo anual P
Matriz de calidad P
Matriz de gestión de riesgos P
Matriz de influencia e impacto P
Matriz de recursos humanos P
Matriz de registros de interesados P
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para su
conservación por ser documentos de importancia histórica
en el proceso de implementación del PINAR
Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas
Específicos)2 8
8 CT M/D
M/D
Plan Institucional de Archivos de
la Entidad - PINAR
E
2
210 8 25PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas Específicos de
Gestión Documental -PEGD.
Documentos especiales
CT2
S
Programa de Gestión
Documental - PGD
210 8 23PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
1 19
1PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES8
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
210
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica en la implementación
del PGD.
8
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD
200
Se elimina porque el original se conserva en la Oficina
Asesora de Planeación (OAP) como soporte del informe
institucional. 210 5 13
INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0 E
36
Cumplido su período de conservación en el Archivo Central
los "Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso
de Selección, eligiendo conservar en forma permanente los
de interés nacional. Artículo 8 Función 8 del Decreto 2126 de
2012. (Acta de reunión TRD, 17 de junio y 02 de julio de
2014)
Elaborada por:LMRC / OSHG 20 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Matriz de Riesgos del programa especifico P
Matriz de comunicaciones P
Matriz RACI P
Project Charter anual del programa
especificoP
Oficio P EL
Memorando P EL
Cronograma P
Programa del sistema integrado de
conservación documentalP
Plan de aseguramiento documental P
Cronograma P
Oficio P EL
Memorando P EL
Cronograma de trabajo anual P
Matriz de calidad P
Matriz de gestión de riesgos P
Matriz de influencia e impacto P
Matriz de recursos humanos P
Matriz de registros de interesados P
Matriz de riesgos del programa especifico P
Matriz de comunicaciones P
Matriz RACI P
Project Charter anual del programa
especificoP
Pruebas de archivamiento Web P
Pruebas de migración P
Pruebas de refreshing (actualización de
formatos) P
Pruebas de emulación P
Comunicación oficial P
Solicitud internaP X
Acta P
Acta de cierre anual del consecutivo P
Comunicación oficial P EL
Comunicación oficial X
Listado de números de radicado anulados P
Acta de cierre anual del consecutivo P
Planilla de control
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta de cierre anual del consecutivo P
Comunicación oficial P EL
Listado de números de radicado anulados P
210 25 4COMUNICACIONES
OFICIALES
Certificación en la administración
de comunicaciones oficiales
Certificación de actividad en la
administración de comunicaciones oficiales1 10 P E
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transferira por diez (10) años al Archivo Central, se
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
210 25 5COMUNICACIONES
OFICIALES
Certificación en la administración
de documentos en el Archivo
Central
Certificación de actividad en la
administración de comunicaciones oficiales1 10 P E
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transferira por diez (10) años al Archivo Central, se
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
COMUNICACIONES
OFICIALES3
210
Proyecto sistema de gestión de
documentos electrónicos de
archivo- SGDEA
2 ASISTENCIA TÉCNICA
7
Proyecto de estrategías de
preservación a largo plazo
PROYECTOS
PROYECTOS
Consecutivo de comunicaciones
oficiales recibidas
25 1
Asistencia técnica Interna
M/D
CT M/D
2
M/D
S
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta
serie se selecciona el 10% la cual se microfilma y se
conserva el original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por
ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo
060 de 2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo
Central, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el
soporte papel.
8
4
2
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para su
conservación por ser documentos que permiten garantizar la
trazabilidad en su implementación.
M/D
Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas
Específicos)2 8 M/D
1
Programa del sistema integrado
de conservación documental
E
E
2
Plan de aseguramiento
documental - PADM/D
5
2
M/D
CTPLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
5
1
E
1
8
E
210 8 25PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas Específicos de
Gestión Documental -PEGD.
Documentos especiales
210 14
8
25
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
26
M/D
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por
ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo
060 de 2000. Se trabsferira por cinco (5) años al Archivo
Central, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el
soporte papel.
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por
ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo
060 de 2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo
Central, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el
soporte papel.
E
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para su
conservación por ser documentos de importancia histórica y
de trazabilidad.
2 8
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para su
conservación por ser documentos que permiten garantizar la
trazabilidad en su implementación.
8
8PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
28
210
210
11
COMUNICACIONES
OFICIALES
2
210
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para su
conservación en ambos soportes por ser documentos de
importancia histórica y de trazabilidad.
11
8
Consecutivo de comunicaciones
oficiales enviadas 210
210
210
5
Consecutivo de comunicaciones
oficiales internas
Elaborada por:LMRC / OSHG 21 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Acta de aplicación del procedimiento de
eliminaciónP
Acta de aprobación de eliminación
documentalP
Acta evidencia de despublicación del
inventarió documental para eliminaciónP
Acta evidencia de publicación del inventario
documental para eliminaciónP
Comunicación oficial con observaciones de
interés público a la doc. objeto de
eliminación
P X
Instrucciones de interés público al
procedimiento de eliminación doumental
Inventario documental para eliminación
documentalP
210 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 2 5 P DI CT
Se debe conservar por dos (2) años en Gestión por ser
instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
transferencia al Archivo Central mediante el FUID. Se
conservaran cinco (5) años hasta tanto se verifique el
inventario general del archivo central.
210 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
DependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
210 26 8 INVENTARIOSInventario General de
Documentos Archivo CentralInventario documental 1 10 P BD CT M/D
Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su
importancia para consulta de la documentación transferida al
Archivo Central. Generar copia de seguridad (BK)
Memorando P EL
CCD P DI
TRD P
SIG P
Normograma P DI
Informes P DI
Préstamo de Documentos AG P
Préstamo de Documentos AC P
Registro de comunicaciones oficiales
enviadas P
Publicaciones recibidas sin comunicación
oficialP
Comunicación enviada - fax P
Comunicación oficial recibida P
Calidad al Procedimiento Diario P
Comunicación recibidas GAGD P
Comunicaciones Recibidas y radicadas por
Correo ElectrónicoP
Control entrega documentos de salida del
AGNP
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta
Cronograma de transferencias
documentales primariasP
Inventario documental P
Acta de entrega de transferencia
documental secundariaP
Memorando P EL
Inventario documental P
210 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
CT
1 1
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por
ser instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
eliminación documental. Se conservaran cinco (5) años en el
Archivo Central, se microfilmara.
Inventario de Eliminación
Documental
5
S
1
Registro de comunicaciones
oficiales
INVENTARIOS
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL AGN
Se conserva la totalidad de la serie documental, porque
evidencia el envío de documentos al Archivo Histórico del
AGN.
La Serie se considera de valor secundario ya que permite
evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico -
funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y
microfilmarla para consulta (Artículo 19, Ley General de
Archivos).
M/D
Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia
administrativa
1 5
E
M/D
3 0 E
CT
1 REGISTRO Y CONTROL
Se conserva la totalidad de Los soportes de la serie
documental, porque evidencian el ingreso de documentos al
Archivo Central mediante transferencia documental (FUID)
para su custodia.
210
Transferencias Primarias (
Dependencias para AC AGN)
30
27
20210
210
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
210
12
70
70
210
26
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES20
10
Transferencias Secundarias
Elaborada por:LMRC / OSHG 22 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Caracterización del proceso P
Formatos P
Formularios P
Guías P
Instructivos P
Manuales de uso P
Mapa de procesos institucional P
Políticas de los procedimientos de la
dependenciaP
Procedimientos de la dependencia P
Guía para la organización y manejo de
archivos de Gestión P
Reglamento Interno de Archivo y Gestión
Documental del AGNP
Manuales del SGDEA P
Política de conservación y preservación
documental a largo plazoP
Política de gestión documental P
Registro de Solicitud P
Acuerdo del Suscriptor P
Fotocopia de la cédula P
Acta de posesión P
Certificado laboral vigente P
Decreto de la entidad P
Rut P
210 96 1MANUALES
INSTITUCIONALESManual de servicio al ciudadano Manual de servicio al ciudadano 1 5 P E
Plan de acción, metas y actividades P
Informes administrativos P
Informe técnicos P
Oficio P EL
220 1 7 ACTOS ADMINISTRATIVOS Actas de posesión Acta de posesión 1 10 P CT
Memorando P EL
Oficio P EL
Programa de inducción P
Programa de reinducción P
Proyecto de aprendizaje en equipo P
Plan y evidencias P
Evidencias P
Programa de Bienestar Social y Plan de
IncentivosP
Resolución P
Relación de actividades P
Memorando P EL
Oficio P EL
Evidencias P
Sistema de Gestión de la salud y
Seguridad en el trabajoP
Comunicación oficial P
Sistema de vigilancia y epidemológico P
Resolución P
Pautas Activas P
Base de datos de capacitación P BD
Ficha de inducción P
Ficha de reinducción P
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años.
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
16
Proceso de Gestión Documental -
GDO
2
E
8
8
0
2
E
1
6
Sistema de estímulos
Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestión y
se procede a remitir cada expediente al Archivo Central por
contar con valores primarios y secundarios en la gestión
electrónica de los expedientes en el sistema de información
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
información queda registrada en el informe de gestión. (Acta
de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
2014)
E
E
3 E
21
8
8
2
8
210
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
99
13
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la
información queda registrada en el informe de gestión. (Acta
de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
5
8PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Plan Institucional de Capacitación
- PIC
28210
220
0La documentación que conforma la Serie corresponden a
copias que reposan en la Oficina Asesora de Planeación
(SIG) (DOCUMENTOS DE APOYO) Serie 110.28.08
220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA - GGH
8220
85
INFORMES
INSTITUCIONALES
2
Informes internos de gestión E
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
información queda registrada en el informe de gestión.(Acta
de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
CT
CERTIFICADOS DIGITALES
2
M/D
Sistema de Gestión de la salud y
Seguridad en el trabajo
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programa de Inducción y
Reinducción institucional
220
17
8
220 8
220
Elaborada por:LMRC / OSHG 23 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Reporte de entrega de dotación industrial a
funcionarios P
Reporte de entrega de dotación industrial a
contratistas consolidadoP
Permiso trabajo en alturas P
Ficha técnica P
Cronograma de actividades P
Inspecciones P
Reglamento de higiene y seguridad
industrialP
Citación a Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Comunicación oficial P
Citación a Comisión P
Acta de Comisión P
Recursos de reposición P
Acto administrativo de conformación P
Memorando
Oficio P
Impresión fecha de reportes de la comisión
de personal ante la CNSCP
Listas de elegibles P
Reclamaciones 2 8 P
Respuesta recurso Circular No. 5 P
Reglamento comisión de personal P
Proceso de selección del comité P
Acto administrativo de conformación y
reorganizaciónP
Reporte de accidentes de trabajo P
Investigaciones de accidente de trabajo P
Cronograma de actividades P
Inspecciones P
Relación de actividades P
Acta de Comité P
Citación a Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Comunicación oficial P
Acta de Comité P
Reclamaciones o quejas P
Pruebas P
Informes P
Citación a Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Cronograma de actividades P
Planes de mejoramiento P
Reclamaciones o quejas P
Pruebas testimoniales o documentales P
Informes P
Memorando P EL
Oficio P EL
Cronograma de actividades P
CT M/D
La Subserie se considera de valor histórico, ya que permite
realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos
para evidenciar el desarrollo institucional. Una vez sea
transferida al Archivo Central se debe microfilmar o
digitalizar. (OHSG, julio 2014)
M/D2 8
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Comité de convivencia
2 8
8
M/D
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
materia de administracion del talento humano. (Acta de
Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
materia de administracion del talento humano. (OHSG. julio
2014)
CT
Comité Paritario de la Salud y la
Salud en el Trabajo - COPA-SST
(Actas Comité Paritario Salud y
Seguridad en el Trabajo)
13 7
2
CT
8
22
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO13
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
E
13
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
220
220
8220
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la
información queda registrada en el informe de gestión (Acta
de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
materia de administracion del talento humano
220
Actas Comisión de personal
16
Programa de Seguridad Industrial
13 M/D
2
Actas Comité de evaluación de
desempeño laboral
15
25 CT
220
8
2
Elaborada por:LMRC / OSHG 24 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Acto administrativo de conformación P
Inspecciones P
Acta P
Ficha técnica P
Plan de emergencia institucional P
Informes P
Cronograma de actividades P
220 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
220 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Convocatorias P
Lista de elegibles CNSC P
Estudios de verificación P
Comunicación oficial P
Plan anual de vacantes P
Análisis cumplimiento de requisitos P
220 51 3 CARRERA ADMINISTRATIVA Nombramientos provisionales Análisis cumplimiento de requisitos 2 8 P CT M/D
Hoja de control P
Formato Único Hoja de Vida P
Actualización de Datos Personales P
Acta de Posesión - encargo y/o
nombramiento.P
Certificaciones de Estudio P
Experiencia Laboral P
Pasado Judicial P
Libreta Militar P
Cédula de Ciudadanía P
Declaración de Bienes y Rentas P
Notificación de Nombramiento P
Afiliaciones a EPS P
Afiliación a Fondo de Pensiones P
Afiliación a Caja de Compensación P
Afiliación FNA P
Afiliación ARP P
Afiliación a Sindicatos P
Bono pensional P
Resolución de nombramiento, encargo,
comisión, vacaciones, licencias,
incapacidad, asignación de funciones,
encargos.
P
Formato solicitud de autorización de
ausencia temporalP
Notificaciones P
Laborales P
De Cesantías P
Inscripciones P
Resolución de elegibles P
Resolución nombramiento en periodo de
pruebaP
Notificación de Nombramiento P
Solicitud de Inscripción en Carrera
AdministrativaP
Acta de Posesión P
Evaluación del desempeño Laboral P
Resolución de Inscripción en Carrera
AdministrativaP
HISTORIAS LABORALES
E
Encargos2
1
2
Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues
del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al
Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y
ocho (98) años, para un tiempo total de cien (100) años
donde se realizará el proceso de selección cuando se haya
cumplido dicho tiempo en el Archivo central.
220 2 98
26220
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
materia de administracion del talento humano
8
S
220
51
13
M/D
CARRERA ADMINISTRATIVA
2 8
2
52
8
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la
información queda registrada en el informe de gestión. (Acta
de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
M/D
CT M/D51
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
Convocatorias CNSC220 CARRERA ADMINISTRATIVA CT
Brigadas de emergencia
Elaborada por:LMRC / OSHG 25 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Llamados de atención P
Investigaciones P
Informe de gestión P
Embargos varios P
Cuota alimentaria P
Notificación de retiro P
Beneficios madres y/o padres cabeza de
familiaP
Actualización hoja de vida P
Actualización de bienes y rentas P
Extracto hoja de vida P
Certificaciones laborales sin funciones P
Certificaciones laborales con funciones P
Certificados laborales tiempo de servicio P
Certificados bonos pensiones P
Certificaciones institucionales P
p
Plan de acción P
Informes de avances P
Indicadores de gestión
Memorando P EL
Oficio P EL
230 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
230 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
DependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Comprobantes de traslado P
comprobante de reintegro P
inventario dependencias por código P
inventario documental anual P
Acta general de inventario P
Comunicación oficial P
listados P
Reporte Saldo activos por cuenta contable P
Informe de Depreciación y amortización P
Reporte depreciación del periodo P
Reporte Activos por cuenta contable P
inventario documental anual P
Acta general de inventario P
Documentos de adquisición P
Certificado de matricula P
Tarjeta de propiedad P
Pólizas de seguro P
copia de recibo de pago de impuestos P
Acta de entrega de inventario P
documentos judiciales P
reporte de mantenimiento P
cronograma mensual P
formato de control de limpieza P
registro mantenimiento sistema de
ventilaciónP
HISTORIAS LABORALES Decreto 1313 de 2014 (por el cual se reglamenta el Decreto
4057 de 2011)
2
HISTORIAS LABORALES
CT
2 E
Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues
del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al
Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y
ocho (98) años, para un tiempo total de cien (100) años
donde se realizará el proceso de selección cuando se haya
cumplido dicho tiempo en el Archivo central.
2
12
220 2 98
INVENTARIOS
Certificaciones DAS52
230
230
E
S
Inventario general anual de
bienes devolutivos y de consumo 16
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
2
2
Depósitos, Zonas de trabajo y
mobiliario
5
EXPEDIENTES DE
VEHICULOS230
63
42
E
INVENTARIOS15Activos fijos, depreciación,
amortización y ajustes.
Inventario general anual de
bienes de almacén INVENTARIOS
26
230
M/D
5
10230
1
26
E
18
INVENTARIOS230
52
230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF
E
2
10
26
Inventario general semestral de
bienes devolutivos por
dependencia
26
220
3 1
INFORMES
INSTITUCIONALES230 5 13 Informes internos de gestión
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
2014)
E0
Elaborada por:LMRC / OSHG 26 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
escritura publica P
certificado de tradición P
avalúos P
impuestos P
licencias P
entrada de almacén P
salida de almacén P
soportes de baja P
Reintegros al almacén P
Devoluciones P
Boletín mensual de almacén P
Plan Anual de Adquisiciones P
Informes de Avances P
Base de datos de Necesidades BD
Base de datos de Proveedores BD
Memorando P EL
Oficio P EL
240 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
240 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Plan de Acción p
Informes de Avances p
Indicadores de Gestión p
Correo p
Informe Contable P
Informe Financiero P
Propuesta PAC - Nación 1 0 P BD ESe elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73
Acuerdo PAC- Propios 1 0 P E
Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73
Acta conciliaciones Contables y
Financieras1 10 P CT M/D
Se conservan por poseer valores administrativa y se
eliminan despues de microfilmarsen o digitalizarsen.
Acta de Titulos de Tesorería TES 1 10 P CT M/D
Se conservan por poseer valores administrativa y se
eliminan despues de microfilmarsen o digitalizarsen.
(Decreto 1525 de 2008)
250 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
250 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia y el cual debe actualizar y conservar
permanentemente en Gestión.
Informes a Organismos del
Estado2 20
Se conservan por poseer valores administrativos,
microfilmandose a los cinco (5) años y conservandose en
papel hasta cumplir los veinte (20) años establecidos.
Régimen de Contabilidad Pública - Marco conceptual 9.3.1;
Plan General y Regimen Contable; Decreto 1525 de 2008,
Capitulo II art. 13 al 48.
CT M/D
Programa Anual de Caja - PAC
0
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
2014)
M/D
INFORMACIÓN FINANCIERA
9
240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES - GCA
18
8
5
250
250 5
230
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - GGF
E
Acta de Titulos de Tesorería TES
2
2
1
Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema
de compras y contratación pública.
2
E
250 5
29
CTTITULOS DE BIENES
INMUEBLES
BOLETIN MENSUAL DE
ALMACEN
Plan Anual de Adquisiciones
280
21
8
250 2
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
13
230
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN O GRUPO
84
INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
S240
Elaborada por:LMRC / OSHG 27 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Boletin diario de caja P
Recibo de caja P
Facturas P
Consignaciones P
Obligaciones SIIF P
Nota Debito P
Nota Credito P
Depreciaciones P
Amortizaciones P
Valoracion TES P
Movimiento de Almacen e inventarios P
Nomina P
Soportes Parafiscales P
Extracto P
Formato de Conciliación P
Certificados de Disponibilidad Presupuestal
(Contracreditos, Adiciones)1 P
Compromiso Presupuestal de Gasto
(Contracreditos, Adiciones)1 P
Modificaciones Presupuestales
(Resoluciones, Acuerdos, Decretos,
Solicitudes de Traslado, Justificación
Económica)
1 P
Vigencias Futuras ( Justificación - Solicitud 2 5 P
Relación de Reservas Presupuestales 1 P
Relación de Cuentas por Pagar 1 P
Libros Presupuestales P PF
libro de Bancos P PC M/D
Ingresos por venta de servicios P PC M/D
Caja P PC M/D
libro Mayor y Balance P PC CTLibro Diario P PC CTLibros Auxiliares (caja y bancos) P PF CTFactura P
Entrada Almacen o recibo de pago P
Informe de supervisión P
pago parafiscales P
Declaración juramentada (UVT) P
Solicitud de Comisión de Viaticos P
Resolución de Comisio de Viaticos P
Orden Pago P BD
Factura P
Entrada Almacen o recibo de pago P
Informe de supervisión P
pago parafiscales P
Declaración juramentada (UVT) P
Solicitud de Comisión de Viaticos P
Resolución de Comisio de Viaticos P
Orden Pago P BD
Impuesto Valor agregado - IVA P
Impuesto Industria y Comercio - ICA P
Certificados de ingresos y retenciones P
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
soporte papel.
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.
Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012
10
M
1
E
10
20
250
Libros presupuestales
Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la
información se encuentra en los libros contables.
Regimen de Contabilidad Pública, Seccion 8. Principios de
Contabilidad Pública
INFORMACIÓN
PRESUPUESTAL
INFORMACIÓN FINANCIERA
CT
Ejecución Presupuestal anual
250
55
250 48 1
250
1
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
soporte papel.
Estatuto Tributario. Capítulo II Declaraciones Tributarias Art.
574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.
S
1
44INFORMACIÓN FINANCIERA
(CD)
3
45
48 INFORMACIÓN FINANCIERA
INFORMACIÓN FINANCIERA
E
Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al
cesar la responsabilidad civil o fiscal.
Regimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.
Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012. (Acta de
Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
soporte papel.
Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y
Decreto 2674 de 2012
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
soporte papel.
Ley 962 de 2005 Artículo 28. Racionalización de la
conservación de libros y papeles de comercio.
48 2
250
250
Conciliaciones Bancarias SIIF
CT
1
Orden de Pago SIIF DAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
10
E
1
250
1 10
Declaraciones Tributarias
Comprobantes de Diario
Orden de Pago SIIF AGN
47
10
1
CT
Decreto 111 de 1996 Art. 71,72 , 73, 76, Art. 23 (Acta de
Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)
Elaborada por:LMRC / OSHG 28 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Informe administrativo P
Plan de acción, metas y actividades P BD
Informes de avances P
Indicadores de gestión P
Oficio P
Memorando P
Plan de renovación de equipos P DI
Plan estratégico informático P DI
Manual de componentes tecnológicos P DI
Citación a Comité 2 5 P
Acta de Comité 2 5 P DI
Comunicación oficial 2 5 P DI
260 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
260 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Mantenimiento de equipos por mesa de
ayudaP EL
Planilla de manteniminento preventivo P
Solicitud de servicios informaticos P
Cronograma X
260 74 LICENCIAS DE SOFTWARE Licencias de Software Licencias 1 20 P CT
260CONTROL DE REGISTRO DE
BACK UPBack up - Copias de seguridad
Registros del Back up de los sistemas de
informacion1 8 P CT Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A
Politicas de seguridad de la informacion P X
Manual de politicas de la seguridad de la
infrmacionP X
Acta de Comité P X
260 SERVICIOS INFORMATICOS Solicitudes informaticasSolicitud de tecnologias de la informacion y
comunicación1 5 P X E
Informe administrativo de actividades P
Plan de acción, metas y actividades P BD
Informes de avances P
Indicadores de gestión P
Oficio P
Memorando P
Ficha técnica P X
Agenda P X
Memorando P EL
Oficio P EL
Pre - Inscripciones P
Listado Oficial de inscripciones P
Control de Asistencia P
Registro de control de recaudo por venta
de bienes y serviciosP
Informe final de capacitacion P
300 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
CT
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea -Elementos
Transversales -Actividad 32
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NAL. DE ARCHIVOS - SUBSNA
1
94
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP.
39 E
CT
10
260 GRUPO DE SISTEMAS - GS
Programa de Capacitación
Archivística
260
8
3
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
12
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS
ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES El
Sistema Nacional de Archivos Se microfilma y se conserva
la totalidad de la serie por ser documentos que reflejan la
misión del AGN.
260
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
260 13
300
POLÍTICAS
INSTITUCIONALES
8
MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS1
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Plan anual de renovación de
equipos
1
E
2260
11
13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0
5Mantenimiento de equipos de
sistemas
Políticas de Seguridad de la
información
Actas Comité de optimización
Archiges
Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A
1 5
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea
Norma IEC/ISO 27001
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea
Norma IEC/ISO 27002
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
2014)
M/D
260
300 5
5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0 E
Elaborada por:LMRC / OSHG 29 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
300 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental CP 0 P DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Informe administrativos P
Plan de acción, metas y actividades P
Informe de avance P
Indicadores de gestión
Comunicación oficial P X
Brochure P X
Agenda P X
Memorando P EL
Oficio P EL
Pre - Inscripciones P
Listado Oficial de inscripciones P
Control de Asistencia P
Registro de control de recaudo por venta
de bienes y serviciosP
Informe final de capacitacion P
Presentaciones de cursos P
310 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
310 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Memorando P
Oficio P
Agenda P
Informe de la Reunion P
Listado de Asistentes P
Memorando P
Oficio P
Bases de Datos BD
Listado de integrantes
Informes P
Convocatorias de Reunion P
Acta P
Informe anual P
Registro asistencia a reuniones P
Memorando P
Oficio P
Bases de Datos BD
Plan Anual de Auditoría P X
Informe de seguimiento mensual P
Actualizacion de Plan Anual de Auditoria P
Plan de acción P
Informes administrativos de avances P
Indicadores de gestión P
Memorando P EL
Oficio P EL
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - GADSNA
E2
1
310
320
CT
Relacionar las normas asociadas a la Serie
CT
1
1
S
1
8
10
10
INFORMES
INSTITUCIONALES
10
40
40
310 13
CT
3COORDINACIÓN
ESTRUCTURA DEL SNA
Comités Técnicos Asesores del
SNA - Coordinación
1
Consejos Territoriales de
Archivos - Reunión Nacional
COORDINACIÓN
ESTRUCTURA DEL SNA
1
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - GIV
5
2
Informes internos de gestión
12
10
M/D
Programa de Capacitación
Archivística
COORDINACIÓN
ESTRUCTURA DEL SNA
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
M/D
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. . Decreto 2578 de
2012 . En el expediente del Grupo reposa un copia del Acto
Administrativo teniendo en cuenta que el documento es
generado por cada ente territorial. Se conserva base de
datos que contienen los actos administrativos de creación
de los CTA, y demas datos de contactos por cada regional.
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS
ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES El
Sistema Nacional de Archivos Se microfilma y se conserva
la totalidad de la serie por ser documentos que reflejan la
misión del AGN.
24
Informes internos de gestión5
310 40
4 Red Nacional de Archivos
Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan
otras disposiciones relativas a la administración de los
archivos del Estado"
310
Plan anual de auditorías
archivísticas
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
2014)
8
5
2
COORDINACIÓN
ESTRUCTURA DEL SNA
40
310
310 10
0
320
8 M/D
M/D
13
Consejos Departamentales de
Archivos - Coordinación
INFORMES
INSTITUCIONALES
CT
Elaborada por:LMRC / OSHG 30 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
320 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
320 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
320 26 17 INVENTARIOSInventario transferencia
secundariaInventario documental 10 P EL E
Se elimina por que el original se encuentra en archivo central
y la información esta registrada en el inventario general
Solicitud de inspección P EL
Notificación de visita P
Memorando P EL
Oficio P EL
Acta de visita de inspección P
Plan de mejoramiento archivístico PMA P
informes de avances PMA P
informes a organismos de control P
Solicitud de Informe preliminar de la
gestion documetal territorial (IPGDT)P
Comunicación interna P
Memorando P EL
Oficio P EL
Conceptos P
Plan de acción, metas y actividades P
Informes administrativos P
Informe de Avances P
Indicadores de gestión P
Memorando P EL
Oficio P EL
Memorando P EL
Oficio P EL
informes (CD) P
propuesta y modificaciones de norma P
Acta de trabajo P
330 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental CP 0 P
Se debe conservar permanentemente (CP) en Gestión por
ser instrumento para la verificación y consulta de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
330 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e
incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de
la dependencia.
Estudios preliminares P X
Comunicación oficial P
Acta de reunión P
Proyecto de Norma P
Concepto técnico P
Comunicación interna P
Memorando P
Oficio P
Concepto P
400 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión Informe administrativo 2 0 P E
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP.
330
Cumplidos los cinco años en el archivo central se microfilma
y se selecciona un 5% de cada tema requerido como
concepto.
4
3
CT11
S
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS y DERECHOS HUMANOS - GAEDH
2
320 S
2
Informes internos de gestión
Proyectos técnicos
Se elimina porque el original se conserva en la Oficina
Asesora de Planeación - OAP como soporte del informe
institucional.
Se conserva por que es testimonio de la actividad misional
del grupo. (Acta de reunión TRD, 06 de agosto 2014. Correo
Electrónico institucional)
Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es
elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de
Gestión se cuenta a partir de la finalización del proyecto.
2
2
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO.
2
3
E
E
18
M/D
330
5
330 5
PROYECTOS
2
5 0
0
Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se
microfilma o digitaliza. 400
5
INFORMES
INSTITUCIONALES
VISITAS DE INSPECCION,
CONTROL Y VIGILANCIA 90
400 1 3 PROYECTOS DE NORMA
M/D
1CONCEPTOS 2
Conceptos técnicos ECONCEPTOS
Conceptos Técnicos
13
Elaborada por:LMRC / OSHG 31 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
400 8 5PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas de Difusión de
EstandaresPrograma 2 8 P DI CT M/D
Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el
tiempo en el archivo central, tomando como criterio su
contribución a los procesos misionales de la Entidad y su
aporte en la función archivística del país.
Comunicación oficial P EL
Informes (CD) DI
Propuesta y modificaciones
Acta de reunión P
Solicitud (Memorando) P EL
Acta P
Comunicación externa P EL
Acta P
400 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
400 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
DependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e
incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de
la dependencia.
Estudios Archivísticos Estudio P X
Estudios de Preservación a
Largo plazoEstudio P X
Estudios de Conservación a
Largo plazoEstudio P X
Estudios preliminares P X
Comunicación oficial P
Acta de reunión P
Proyecto de Norma P
Concepto técnico P
410 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos Concepto técnico 3 5 E
Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central, se
elimina por que pierde vigencia y no posee valores
secundarios.
410 3 PUBLICACIONES Propuesta de publicación
Informe de Gestión P
Comunicación oficial P X
Informe P
Programa P X
Comunicación oficial P X
Informes (CD) P
Propuesta y modificaciones P
Acta de reunión P
Comunicación externa P EL EActa P
410 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta
serie se selecciona el 10% la cual se microfilma y se
conserva el original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
ASISTENCIA TÉCNICA Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se elimina
porque no tiene valores secundarios.
E
5
E
Asistencia Técnica Externa
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas de Difusión de
Estandares
5
E
M/D
410
Proyectos técnicos 2
2
14
4
CT
M/DS
M/D
2 4
4
E
2 5
ASISTENCIA TÉCNICA
CT
2
M/D
PROYECTOS Proyectos técnicos
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de
Gestión se Elimina, puesto que no tiene valores secundarios
CT
Asistencia Técnica Externa
De esta serie documental, se selecciona el 10% de los
estudios más representativos, los demás se eliminan
teniendo en cuenta los tiempos de retención en el archivo
central.
1INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS 5 5
410
Esta serie documental se conserva totalmente porque es
testimonio de la actividad misional del grupo.
Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es
elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de
Gestión se cuenta a partir de la finalización del proyecto.
Esta serie documental se elimina despúes de cumplido el
tiempo en el Archivo Central, pues carece de valores
secundarios.
400 35
400 11
2Asistencia técnica Interna
8
410
4 PROYECTOS
410 14
5
2
2
Informes internos de gestión
400 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA
400
11
410 1 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS Proyectos de normas 5 0
Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el
Plan Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación.
3
4
13INFORMES
INSTITUCIONALES0
Esta serie documental se conserva totalmente porque es
testimonio de la actividad misional del grupo.
Elaborada por:LMRC / OSHG 32 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
410 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
DependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
410 35 1INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS Estudios Archivísticos Estudio 5 5 P X S M/D
De esta serie documental, se selecciona el 10% de los
estudios mas representativos, los demás se eliminan
teniendo en cuenta los tiempos de retención en el archivo
central. La DISPOSICIÓN FINAL de los expedientes se debe
realizar con el apoyo de la dependencia productora por los
posibles cambios normativos o técnicos que se presenten.
Manual de usuario
Manual de administrador
Manual Técnico
Comunicación externa P EL
Acta P
Comunicación externa P EL
Ayuda de memoria
Acta
Proyectos P DI
Informe Técnico P DI
Análisis y pruebas de laboratorio P DI
420 98COORDINACIÓN
ESTRUCTURA SINAEComunicación oficial (En verificación)
Plan de acción, metas y actividades P
Plan Anual de Visitas de Inspección,
Control y VigilanciaP
Informe administrativo de avances P
Indicadores de Gestión P
Oficio P EL
Memorando P EL
420 8 13PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas de Microfilmación y
DigitalizaciónPrograma 2 8 P X CT M/D
Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el
tiempo en el archivo central, tomando como criterio su
contribución a los procesos misionales de la Entidad y su
aporte en la función archivística del país.
Estudios preliminares P X
Comunicación oficial P
Acta de reunión P
Proyecto de Norma P
Concepto técnico P
Comunicación oficial P X
Informes (CD) P
Propuesta y modificaciones P
Acta de reunión P
420 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
420 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la
dependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
420Esta serie se conserva totalmente,puesto que es parte
misional del grupo
420 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión
420 1
35
M/D
CT
CT
M/D
Esta serie documental se conserva totalmente porque es
testimonio de la actividad misional del grupo.
Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es
elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de
Gestión se cuenta a partir de la finalización del proyecto.
2 4
E
CT
M/D
CT
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS.
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS 35
Es una web encargada de administrar los contenidos,
referidos a la política e implementación del documento
electrónico de archivos. Esta en permanente actualización410 53
SISTEMA INTEGRAL
NACIONAL DE ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS (SINAE)
CP
420
2 4
S
CT
420 14 1 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna
420 11 4 PROYECTOS Proyectos técnicos 2 5
420 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna
5
2 0
ACTOS ADMINISTRATIVOS Proyectos de normas M/D
Estudios de Preservación a
Largo plazo5
CT
Estudios de Conservación a
Largo plazo5
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
3
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta
serie se selecciona el 10% la cual se microfilma y se
conserva el original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
De esta serie documental, se selecciona el 10% de los
estudios más representativos, los demás se eliminan
teniendo en cuenta los tiempos de retención en el archivo
central
M/D
5 0
5
2
3
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta
serie se selecciona el 10% la cual se microfilma y se
conserva el original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP.
Elaborada por:LMRC / OSHG 33 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
430 2 2 CONCEPTOS Conceptos técnicos Concepto técnico
Informe de gestiónP
Memorando P EL
Oficio P EL
Solicitud P X
Acta P
Comunicación externa P X
Acta P
430 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
430 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la
dependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Memorando P EL
Oficio P EL
Memorando P EL
Oficio P EL
Informe
Comunicación interna P
Memorando P EL
Oficio P EL
Conceptos P
500 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
500 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la
dependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Comunicación externa P
Memorando P EL
Oficio P EL
ConceptosP
Plan de acción P
Informe de actividades P
Informes de avances P
Indicadores de gestión P
Memorando P EL
Oficio P EL
4
430 GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA
M/D
Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro
(4) años; Al ingresar al Archivo Central se reproduce para
facilitar su conservación permanente de ambos soportes por
su contribución a los procesos misionales de la Entidad.
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD
5
430
430 88
4
E
Informes internos de gestión
CT
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta
serie se selecciona el 10% la cual se microfilma y se
conserva el original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP.
Esta serie se conserva totalmente, por que es testimonio
misional del grupo. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
ASISTENCIA TÉCNICA
1 PROYECTOS Proyectos de Innovación 2 3
13INFORMES
INSTITUCIONALES
CT M/D
1
2
M/D
S M/D
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta
serie se selecciona el 10% la cual se microfilma y se
conserva el original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP.
S23 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia Técnica Externa 4
5
14 2
430 35 4
Asistencia técnica Interna
430 14
4
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se
conserva totalmente teniendo en cuenta que son
investigaciones y estudios realizados por el Grupo de
Innovación.
Despúes de cumplido el tiempo en el archivo central se
transfiere al archivo central. (Acta de Reunión TRD, 08 de
julio de 2013)
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOSEstudios técnicos 2
0 E
S
2
CT
430
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - GCRPD
510 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos
500 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 S M/D
Cumplidos los cinco años en el archivo central se microfilma
y se selecciona un 5% de cada tema requerido como
concepto.
510 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0
Elaborada por:LMRC / OSHG 34 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Certificado de calibración P
registro de mantenimiento P
Hoja de vida equipos P
Solicitud interna P EL
Informe técnico P X
Solicitud interna
Documento P
Legajo
Libros
Obra plana
Control de documentación Intervenida P X
Análisis y pruebas de laboratorio P
Informes P
Solicitud P
Cotización P
Documento
Legajo
Libros
Obra plana P
Informes
Acta de recibo y entrega P
510 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
510 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la
dependenciaInventario documental 1 0 P DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Proyectos P DI
informes técnicos P DI
Análisis y pruebas de laboratorio P DI
Detalles particulados DI
Consolidado DI
informes P DI
Detalles ambientales DI
Consolidado DI
informes P DI
Detalles biológicos DI
Consolidado
informes P DI
Detalles quimicos DI
Consolidado DI
cronograma de limpieza en depósitos,
zonas de trabajo y mobiliario P
informes P DI
510 63 02 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN Acervo documental Reporte de ejecución 2 10 P E
Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de
2000, Resolución 073 de 2013,de acuerdo a los manuales
técnicos de conservación y restauración, establecidos por la
Entidad
Documento P
Legajo P
Libros P
Obra plana P BD
informes P
510 15 2
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
conservación total y M/D para consulta.
Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de
2000, Resolución 073 de 2013.
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
conservación total y M/D para consulta.
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
conservación total y M/D para consulta.
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
conservación total y M/D para consulta.
2
SEGUIMIENTO Y CONTROL
AMBIENTAL
SEGUIMIENTO Y CONTROL
AMBIENTAL
SEGUIMIENTO Y CONTROL
AMBIENTAL
510
0
SEGUIMIENTO Y CONTROL
AMBIENTAL 62 4
510
510
Condiciones Ambientales
Contaminantes Biológicos
Se conservan permanentemente en el Grupo como soporte
técnico y trazabilidad del uso del equipo. Los originales
correspondientes deben ser remitidos a la Oficina Asesora
Jurídica (serie Contratos)
2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna 2
M/D
Se digitalizan y posteriormente eliminan en soporte papel tan
pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo
Central.
3
CT
CT
CT
CT
Mantenimiento y Calibración de
Equipos
4 E
510 35INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS 2 10
510 14
Material Particulado 2
2
62
62
62
510
2
INTERVENCIONES Intervenciones Documentos
externos 2 10 E
10
10
10
510 39 2MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS
M/D
Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan
pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo
Central. Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo
048 de 2000, Resolución 073 de 2013.
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
conservación total y M/D para consulta.
1
2
10Contaminantes Químicos
510 64 DIAGNÓSTICOS FÍSICOS 2 10 CT
2
M/D
Se conserva para evidenciar procesos de investigación en
diagnósticos, para posteriores intervenciones se toma como
referente y como referente histórico institucional.Acuerdo 07
de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de 2000,
Resolución 073 de 2013.
CT M/D
INTERVENCIONES Intervenciones Documentos AGN
510 15 3
E M/D102
Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan
pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo
Central. Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo
048 de 2000, Resolución 073 de 2013.
Elaborada por:LMRC / OSHG 35 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Comunicación externa P
MemorandoP EL
OficioP EL
ConceptosP
Informe de actividades P
Comunicación oficial P
Cronograma P
Invitaciones P
Material de apoyo P
Memorando P
Oficio P X
InventarioP
Orden de requerimiento a almacenP
Soporte de ventaP
520 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI
Se debe conservar permanentemente (P1) en Gestión por
ser instrumento para la verificación y consulta de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
520 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la
dependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
520 26 5 INVENTARIOSInventario de material
bibliográficoFormato captura de datos 1 0 BD CT
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina el
soporte físico denominado Formato de Captura de Datos,
porque la información queda registrada en la Base de Datos
para su conservación permanente en el archivo de gestión la
cual es consultada en la Biblioteca Especializada.
520 26 6 INVENTARIOS Inventario Acervo Documental Registro base de datos 2 3 P CT
Cumplido dos (2) años en el archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central los inventarios para un tiempo de
conservación de tres (3) años, los cuales se conservan
permanentemente para su consulta.
Solicitud material P
Respuesta P
Formato solicitud de consulta
Formato de prestamo interbibliotecario
Memorando P EL
Oficio P EL
Comunicación externa P
Correo electrónico (CEI) P EL
Oficio P EL
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina
porque el reporte queda registrado en Informe de Actividades
que se remite a Oficina Asesora de Planeación - OAP.
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años y posteriormente se elimina por carecer de valores
administrativos, legales, fiscales e históricos.
Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina
productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurídica para
su conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de
retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al
Archivo Central para su microfilmación y conservación total
de ambos soportes por su contribución a los procesos
misionales de la Entidad.
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el
Plan Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación.
CT M/D
E
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina
porque el reporte queda registrado en Informe de Actividades
que se remite a OPA e igualmente la evaluación del servicio
se remite a dicha oficina. (Nota: Se toma como base la
actualización realizada por LCPA en septiembre de 2013)
520
Venta de publicaciones 2
2
2
1 0
2 8
8
2SERVICIOS BIBLIOTECA
ESPECIALIZADA
33
520
520
3
520 GRUPO DE INVESTIGACIONES Y FONDOS DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH
CT
0
0
33
Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el
tiempo en el archivo central, tomando como criterio su
contribución a los procesos misionales de la Entidad y su
aporte en la función archivística del país.
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
E
8
2 CONCEPTOS
8
33 3
520
Adquisición y entrega material
bibliográfico
E
E
520 2
Conceptos Técnicos
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALESProgramas culturales
5 13
SERVICIOS BIBLIOTECA
ESPECIALIZADAVisitas guiadas
520 12
1SERVICIOS BIBLIOTECA
ESPECIALIZADA
2
Registros de Préstamo de
Material Bibliográfico
INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el
soporte físico denominado Formato de Solicitud de
Consulta, porque la información queda registra en la base de
datos para su conservación permanente en el archivo de
gestión la cual es consultada en la Biblioteca Especializada
por parte de los usuarios.
M/D520 2
2 0
Elaborada por:LMRC / OSHG 36 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
520 58 1SERVICIOS DE CONSULTA
FONDOS DOCUMENTALESServicio de Consulta en Sala Formato de solicitud de consulta 2 0 P E
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el
soporte físico denominado Formato de Solicitud de
Consulta, porque la información queda registra en la base de
datos para su conservación permanente en el archivo de
gestión la cual es consultada en la Sala de Consulta por
parte de los usuarios. (Nota: Se toma como base la
actualización realizada por LCP en septiembre de 2013)
Comunicación externa P EL
Memorando P EL
Oficio P EL
Formato de registro P
carta de presentación P
Documentos de identificación - fotocopia P
Comunicación externa P
Memorando P EL
Oficio P EL
Consulta protocolos notariales
Entrega carnet de investigador
Fichas descriptivas P
Formato salida temporal de documentos P
Polizas por retiro de documentos P
Comunicación externa P
Memorando P
Oficio P
Comunicación externa P
Memorando P EL
Oficio P
Concepto técnicoP EL
Plan de acción P
Informes de actividades P X
Indicadores de gestión P X
Reprogramación de plan de acción P X
Plan de trabajo P
Informe de avance P
Cargue de información y validación en
archidocP
Entrega al Servicio del público P
Inventario y Catálogo P EL
Plan de trabajo P
Informe de avance P
Cargue de información y validación en
archidocP
Memorando de Entrega para el servicio al
público.P EL
Duplicados en microfilm o validación de
imágenes en archidoc al servicio del
público
P EL
Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina
productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurídica para
su conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de
retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al
Archivo Central para su microfilmación y conservación total
de ambos soportes por su contribución a los procesos
misionales de la Entidad.
Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente.
(Nota: Se toma como base la actualización realizada por
LCP en septiembre de 2013)
M/D
M/D
Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente
como referente histórico del servicio de consulta e
investigadores que han pasado por el AGN. (Nota: Se toma
como base la actualización realizada por LCPA en
septiembre de 2013)
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de conservación de tres
(3) años y posteriormente se microfilma y conserva
permanentemente ambos soportes como referente histórico
de las exposiciones de documetnos fuera del AGN. (Nota: Se
toma como base la actualización realizada por LCPA en
septiembre de 2013)
1 8
E
CT
INTERVENCIONES
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP.
(En verificación)
13
3
CONCEPTOS Conceptos Técnicos
M/D
15
530
520 58
1
20 CT
5
SERVICIOS DE CONSULTA
FONDOS DOCUMENTALESRegistro de investigadores
LIBROS DE REGISTRO
15
520 73
CT
SERVICIOS DE CONSULTA
FONDOS DOCUMENTALES
CT
(En verificación)
E
530
INFORMES
INSTITUCIONALES
2520 58
87
5
2
82
530
2
SALIDA TEMPORAL DE
DOCUMENTOS520
Organización de fondos
documentalesINTERVENCIONES 4
Servicio de Consulta por escrito
1
2 8
2 3
2
Informes internos de gestión
Se elimina cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión
por carecer de valores administrativos, legales, fiscales e
históricos.
20
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y REPROGRAFÍA - GODR
2
0
E
530 0
Repografía de fondos
documentales
Elaborada por:LMRC / OSHG 37 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Propuesta técnica P
Informes P
Memorando P EL
Oficio P EL
Documento de inventigación P
Memorando P EL
Oficio P EL
Diagnóstico P
Propuesta de intervención P
Informe P
Planes de trabajo P
530 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
530 26 4 INVENTARIOSInventario documental de la
dependenciaInventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Plan de trabajo P
Lista preliminar archivos históricos para
registroP EL
Memorando P EL
Oficio P EL
Registro Bienes de Interés Cultural -
Solicitud y declaratoriaP EL
Informes P
Plan de trabajo P
Registro en el Censo Nacional de ArchivosP EL
Informes P
Memorando P EL
Oficio P EL
Concepto técnico
P X
Informe administrativo P
Memorando P EL
Oficio P EL
Citación a Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Comunicación oficial P
Citación a Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Memorando P EL
Oficio P EL
540 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
540 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Pendiente elaboración de un procedimiento general para la
subdirección
M/D
M/D
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,
posteriormente se eliminan, ya que estos informes se
consolida en la Oficina de Planeación y en la plataforma
SIG.
Se conservan por ser documentos misionales que
testimonian los temas relacionados con la TRD y TVD
Se conservan por ser documentos misionales que
testimonian los temas relacionados con la TRD y TVD 27
Actas Comité Evaluador de
Documentos
Actas Precomité y Evaluación
Documental
6 PROYECTOS
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES - GEDTD
540INFORMES
INSTITUCIONALES
13
540
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO1 9
0
1
86
CONCEPTOS
5
540
540
2
CT530 89
8
E
2
CT
Proyecto del manejo del
patrimonio documental
CT
E
Conceptos Técnicos
530
8
13
13
530 11
Informes internos de gestión
22
11 5
Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina
productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurídica para
su conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de
retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al
Archivo Central para su microfilmación y conservación total
de ambos soportes por su contribución a los procesos
misionales de la Entidad.
CT M/D9
CENSO NACIONAL DE
ARCHIVOS2 18
Proyectos de investigación de
Organización y ReprografíaPROYECTOS
REGISTRO DE ARCHIVOS
HISTÓRICOS y BIENES DE
INTERÉS CULTURAL - BIC
530
(En verificación)
1
(En verificación)
2 18 CT (En verificación)
Elaborada por:LMRC / OSHG 38 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Comunicación oficial P
Inventario P
Acta de Reunión P
Autorización de usoP
Memorando P EL
Oficio P EL
InventarioP
Acta de ReuniónP
Autorización de usoP
Comunicación oficial P
InventarioP
Acta de ReuniónP
Bases de DatosP BD
Comunicación oficial P
InventarioP
Acta P
Comunicación oficial P
InventarioP
Acta P
540 70 3TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Registro General de Ingresos
DocumentalesRegistro General 2 8 P CT M/D
Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad.
Comunicación oficial P
Concepto técnico P
Acta de Reunión P
Acta Pre-comité P
Acta de Comité P
Certificaciones P
Comunicación oficial P
Acto administrativos de aprobación P
Acta de Aprobación P
Certificacion de Convalidacion P
Concepto técnico P
Registro P
Comunicación oficial P
Concepto técnico P
Acta de Reunión P
Acta Pre-comité P
Acta de Comité P
Certificaciones P
Convalidación TRD nacionales
29 5
29 Ingreso por Donación o Legado
Ingreso por Transferencias
Regulares
72
Registro Único de Series
documentales TRD
29
1
Convalidación TVD nacionales
Ingreso por Compra
540 29
540
1
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
540 72 2
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL -TRD
NACIONALES
540
540
TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL - TVD
NACIONALES
3
540
179
4
Ingreso por Deposito Voluntario
2
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL -TRD
NACIONALES
Ingreso por Comodato
540 29INGRESOS DE
DOCUMENTOS
2 8
2
2
CT
CT
540
Son documentos de conservación total misionales sobre los
temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013
Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
cumplimiento al Decreto 1515 del 2013, Acuerdo No.007 de
1994 y la Ley 594 de 2000
Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de
2000
M/DCT
2 8
8
8
2
2
2 8
Son documentos de conservación total misionales sobre los
temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013
Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de
2000
8
CT
8
M/D
M/D
M/D
M/D
M/D
M/D
M/D8
2
CT
CT
Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por
ser un documento de carácter misional, testimonia las TRD y
TVD registradas, se constituye por su informacion en
documento de conservacion total.
CT
CT
Cumplidos los dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad en
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de
2000
Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de
2000
Elaborada por:LMRC / OSHG 39 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Comunicación oficial P
Acto administrativos de aprobación P
Acta de Aprobación P
Certificacion de Convalidacion P
Concepto técnico P
Registro P
Comunicación externa P
OficioP EL
ConceptoP
Plan de acción
Informes de administrativos P
Indicadores de gestión
Memorandos P EL
Oficios P EL
Estándares de metas P X
Estándares de actividades P X
Matriz de control de Calidad P DI
Acta de Reunión P
Memorando P EL
Oficio P EL
600 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
600 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
informe caracterización de mercado
potencialP
Plan estrategico, anexos y actualizaciones P
Memorando
Oficio
Comunicación P
Comunicación externa P
Concepto técnicoP X
MemorandoP EL
Oficio P EL
Informe de actividades P
Comunicación externa P
Oficio P EL
Comunicaciones enviadas y recibidas en
relación con el asuntoP DI
Informe financiero por proyecto y anexos P DI
Oficio
Comunicaciones enviadas y recibidas en
relación con el asuntoP DI
Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por
ser un documento de carácter misional, testimonia las TRD y
TVD registradas, se constituye por su informacion en
documento de conservacion total.
Registro Único de Series
documentales TVD540 79 2
TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL - TVD
NACIONALES
CT M/D2 8
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
600 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4 CT
Finalizado el período de retención en gestión, será
transferido al archivo central para su conservación. Emitido
el concepto el soporte electrónico debe estar disponible en
la intranet institucional.
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,
posteriormente se eliminan, ya que estos informes se
consolidan en la Oficina Asesora de Planeación y se registra
en la plataforma Sistema Integrado de Gestión.
600 12
METODOLOGÍA PARA LA
EJECUCIÓN DE
PROYECTOS
1 4 CT M/D
Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro
(4) años; cumplido este tiempo se tiempo microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por su
contribución a los procesos misionales de la Entidad.
600 13 28ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
Comité de Proyectos y Asistencia
Técnica.1 5 CT M/D
Una vez cumplido su tiempo de gestión se procede a su
digitalización y almacenamiento en el repositorio del GGPA y
se conservaran en soporte papel.
600 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión
CT
Se microfilmaran para garantizar su conservación y difusión
al ingresar al Archivo Central, por registrar en parte un
proceso misional de la entidad y el desarrollo de la función
archivistica del pais, esta serie se considera de conservación
permanente.
610 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 1 19 E
Cumplido un (1) año en gestión se transfiere al A. Central
por diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina el
soporte papel a los cinco (5) años por carecer de valores,
administrativos, fiscal, legal e histórico y por prescribir toda
acción legal. Salvo que existan acciones legales o fiscales en
curso. Igualmente se remiten a financiero y contabilidad para
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - GGPA
610 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4
13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2 0 E
CT M/D
Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro
(4) años; Al ingresar al Archivo Central se reproduce para
facilitar su conservación permanente de ambos soportes por
su contribución a los procesos misionales de la Entidad.
610 5
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina
Asesora de Planeacion.
600 8 29PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Plan estrategico para la gestión
de proyectos y asistencias
técnicas
1 4 E
2 0 E
Elaborada por:LMRC / OSHG 40 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gesti
ón
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)Dep. Serie Subserie EL
Cen
tral
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
610 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 2 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
610 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
MemorandoP EL
OficioP EL
Cotización P
Propuesta técnica P
Ficha de Viabilidad P
Informes de calidad por proyecto
Fichas técnicas de avance de los proyectos P DI
Registros de Producción de calidad P
Copia acta consejo directivo en la que se
apruebe la ejecución del proyectoP EL
Plan de trabajo o cronograma P EL
Informe de gestión P
Comunicación externa P
Oficio P EL
Comunicaciones enviadas y recibidas en
relación con el asuntoP EL
Registro asistencia a reuniones P EL
Acta de reunión P EL
concepto de viabilidad y factibilidad de
Proyecto P
Oficio P
620 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
620 26 4 INVENTARIOSInventario Documental de la
dependencia Inventario documental 1 0 DI CT
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
NOMBRE Y FIRMA JEFE GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD.
610 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 1 19 E
Son documentos soportes sobre la gestión realizada para el
aseguramiento de la calidad de los contratos suscritos por
venta de servicios. Una vez culminado y vencido los
términos contractuales se eliminan.
610 92 1 GESTIÓN DE PROYECTOS
Proyectos Archivísticos -
Propuestas Técnicas sin tramite
contractual
1 4 E
Cuando el proyecto se formaliza mediante un contrato, la
propuesta técnica se integra al expediente del mismo, cuya
Disposición Final es de Conservación Total en la Oficina
Asesora Jurídica.
Las demás Propuestas Técnicas de Proyectos Archivísticos
que no se consolidaron como contrato son una fuente de
información referencial, una vez gestionadas deben ser
digitalizadas y almacenadas en el repositorio GGAP y se
conservan por un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro
(4) años para su posterior eliminación.
Se selecciona un cinco (5) % de cada tema requerido como
concepto.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA - GATA
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
anual de Inversión y deben reposar en los archivos tanto en
la Subdirección 600 SUBATPA.como en la Oficina Asesora
de Planeacion.
620 14 3 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Externa 2 4 E S Se conservan unicamente las asistencias de las cuales se
genero informe (regional, sectorial, temas.
620 5 13INFORMES
INSTITUCIONALESInformes internos de gestión 2
620 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4 S
0 E
P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO u OTRO SOPORTE.
CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN M/D: MICROFILMACIÓN S: SELECCIÓN
Fecha actualización: 19 NOVIEMBRE DE 2014
Elaborada por:LMRC / OSHG 41 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.01 Circulares Internas 2014 ACTIVA
100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.02 Circulares Externas 2014 ACTIVA
100, 330, 400, 410, 420 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.03 Proyectos normativos (resoluciones. Decretos, leyes) 2014 ACTIVA
100 200 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.04 Acuerdo de Consejo Directivo 2014 ACTIVA
100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.05 Acuerdos de cooperación internacional 2014 ACTIVA
100 200 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.06 Resoluciones 2014 ACTIVA
200 220 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.07 Actas de Posesión 2014 ACTIVA
100 120 2 CONCEPTOS 2.01 Conceptos Jurídicos 2014 ACTIVA
300
330, 400, 410, 420, 430,
530, 5402 CONCEPTOS 2.02 Conceptos Técnicos 2014 ACTIVA
410 3 PUBLICACIONES N/A INACTIVA
100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 4.01 Participación en Eventos Internacionales 2014 ACTIVA
100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 4.02 Participación en Eventos nacionales 2014 ACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.01 Informe de Control Interno INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.02 Informe Institucional 2012 INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.03 Informes a Entidades del Estado 2012 INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.04 Informes de Actividades (de OPA) 2012 INACTIVA
100
200
300
110,120,130, 200,210,
230,240,250, 300,310,
320,330,400,410,420,500,
510, 530, 540, 600, 610,
620
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.04 Informes de Actividades 2014 INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.05 Informe de Audiencia Pública 2012 INACTIVA
100 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.05 Informes de Auditoría y Seguimiento a los procesos 2014 INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.06 Informes de Asistencia Técnica 2012 INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.07 Informe Trimestral Sobre peticiones y consultas INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.08 Informes Individuales de Trabajo 2012 INACTIVA
100 120, 250 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a organismos del Estado 2014 ACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a Entidades del Estado 2010 INACTIVA
300 320 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a Entidades de Control 2012 INACTIVA
200 250 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes Presupuestales a Organismos de Control 2012 INACTIVA
100 2005 INFORMES INSTITUCIONALES 5.10 Informes de Derechos de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias 2014 INACTIVA
6 INFORMES INSTITUCIONALES 5.10 Informes Sobre Desarrollo de Convenios Tipo Cultural INACTIVA
100 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.11 Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral 2014 INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.12 Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral 2010 INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.13 Informes internos de gestión 2014 ACTIVA
100 500 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.13 Informes Individuales de Gestión 2012 INACTIVA
100 500 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.14 Informes de Gestión del Comité Evaluador de Documentos 2012 INACTIVA
100 600 6 INFORMES INSTITUCIONALES 5.15 Informes otros organismos 2014 ACTIVA
7 PARTICIPACIÓN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS 7.01 Organismos internacionales 1999 INACTIVA
7 PARTICIPACIÓN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS 7.02 Organismos nacionales 1999 INACTIVA
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
42 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
400 420 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.0 Programas de Microfilmación y Digitalización 2012 INACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.01 Programa de Gestión Documental - PGD 2010 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.01 Programas de Cooperación 1999 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.02Programas Culturales (1. Exposiciones, 2. Programas de difusión
didactico cultural, 3. visitas guiadas y 4. visitas especiales1999 INACTIVA
500 520 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.02 Programas Culturales (exposiciones, talleres) 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.03 Plan Estratégico institucional 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.03 Exposiciones INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.04 Plan indicativo 1999 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.04 Programas de Difusión Didactico Cultural INACTIVA
100 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de difusión e Imágen Corporativa 2010 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Plan de Acción Institucional 2010 INACTIVA
100 400 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de Modernización de Archivos 2012 INACTIVA
400 410 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de Difusión de Estandares 2012 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Plan de Capacitación 2012 INACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Plan Institucional de Capacitación 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Coordinación de programas de capacitación 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.07 Plan de Desarrollo Administrativo – SISTEDA 2012 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.07 Programas de capacitación en el AGN 1999 INACTIVA
100 1108 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.08
Plan Implementacion y mantenimiento del Sistema Integrado de
Gestión - SIG 2012 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.08 Programas de capacitación fuera de AGN 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.09 Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA 2012 ACTIVA
200 240 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.09 2012 INACTIVA
200 250 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.10 Programa Anual de Caja 2012 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.11 Pasantías en el AGN 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.11 Programa de Gestión Ambiental 2012 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Pasantias funcionarios AGN 1999 INACTIVA
300 310 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Capacitación en materia archivística 2012 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Programa de Capacitación Archivística 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.13 Planes y programas organizacionales 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.13 Programas de Microfilmación y Digitalización 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.14 Programa de reprografía 1999 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.14 Pasantías en el AGN ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.15 Programa automatización AH 1999 INACTIVA
300 320 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.15 Plan de Mejoramiento 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.16 Programa de Bienestar Social e Incentivos 2012 INACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.16 Sistema de Estimulos 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.17 Programa de Salud Ocupacional 2012 INACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.17 Sistema de Gestión de la Salud y la Seguridad en el Trabajo 2014 ACTIVA
300 310 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.19 Programa de difusión - Expoarchivo 2014 ACTIVA
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43 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.19 Plan de reestructuración 2010 ACTIVA
200 240 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.21 Programa de inducción y reinducción 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.22 Programa de Seguridad Industrial 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.23 Plan Institucional de Archivos - PINAR 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.24 Plan Anual de Auditorías Archivísticas 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.25 Programas Específicos de Gestión Documental - PEGD 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.26 Programa del sistema integrado de conservación documental 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.27 Plan de acción de la dependencia 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.28 Plan de aseguramiento documental - PAD 2014 ACTIVA
200 2108 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.29 Plan estratégico para la gestión de proyectos y asistencias técnicas 2014 ACTIVA
100 200 9 N/A 1999 INACTIVA
10 DIAGNÓSTICOS Y ESTADISTICAS 10.01 Distribución de espacios fisícos 1999 INACTIVA
10 DIAGNÓSTICOS Y ESTADISTICAS 10.02 Recursos de personal 1999 INACTIVA
200
230
30011 PROYECTOS N/A 2012 INACTIVA
11 PROYECTOS 11.01 Proyectos Automatización de Archivos 1999 ACTIVA
100 600 11 PROYECTOS 11.01 Proyectos de Cooperación Internacional 2012 ACTIVA
11 PROYECTOS 11.01 Proyectos con Financiación GAI ACTIVA
11 PROYECTOS 11.02 Proyectos de Digitalización 1999 ACTIVA
11 PROYECTOS 11.02 Proyectos de Cooperación Nacional ACTIVA
300 330 11 PROYECTOS 11.03 Proyectos de Normas 1999 INACTIVA
300
400
500
330, 400, 410, 420, 500,
510, 53011 PROYECTOS 11.04 Proyectos Técnicos 2014 ACTIVA
530 11 PROYECTOS 11.05 Proyectos de investigación de Organización y Reprografía 2014 ACTIVA
530 11 PROYECTOS 11.06 Proyecto del manejo del patrimonio documental 2014 ACTIVA
200 21011 PROYECTOS 11.07
Proyecto Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-
SGDEA2014 ACTIVA
200 210 11 PROYECTOS 11.08 Proyecto de estrategías de preservación a largo plazo 2014 ACTIVA
12 VENTA DE PUBLICACIONES E IMPRESOS N/A 2010 ACTIVA
12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.01 Propuesta de publicaciones 1999 INACTIVA
12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.02 Boletín informativo 1999 INACTIVA
12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.03 Venta de publicaciones 2014 ACTIVA
100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.04 Publicaciones seriadas 2014 ACTIVA
100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.05 Boletines institucionales 2014 ACTIVA
100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.06 Estrategias de divulgación 2014 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.01 Actas Comité de Cultura 1999 INACTIVA
100 130 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.02 Actas Comité de Coordinación de Control Interno 2014 ACTIVA
100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.03 Actas Comité Directivo 2014 ACTIVA
100 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.04 Actas Consejo Directivo 2014 ACTIVA
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44 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
200 210 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.05 Actas Comité de Archivo 2012 INACTIVA
100, 500, 600 120, 500, 510, 620 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.06 Actas Reuniones de Trabajo 2014 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.07 Actas Comité de Clasificación y Descripción 1999 INACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.07 Actas Comité de Evaluación del desempeño laboral 2014 ACTIVA
100 500 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.08 Actas Comité Evaluador de Documentos 2012 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.09 Actas Comité de Transferencias 1999 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.09 Actas Posesión 2014 ACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.10 Actas Comité de Conservación y Restauración 1999 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.11 Actas Digitalización 1999 INACTIVA
200 230 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.11 Actas Comité de Optimización Sistema Archiges - Archidoc. 2012 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.12 Actas Comité de Reprografía y Automatización INACTIVA
100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.12 Actas Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión - SIG 2012 ACTIVA
200 220
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.13 Actas Comité de Capacitación, Bienestar social e incentivos 2012 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.14 Actas Comité de Bienestar Social ACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.15 Actas Comisión de Personal 2014 ACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.16 Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el trabajo 2014 ACTIVA
100 200 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.17 Actas Comité Editorial 2014 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.18 Actas Comité de Incentivos 1999 INACTIVA
100 120 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.19 Actas Juntas de Adquisiciones y Licitaciones 2012 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.20 Acuerdos Junta Directiva. INACTIVA
100 250 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.21 Actas Conciliación Contable 2014 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.22 Actas Comité de Patrimonio 2010 INACTIVA
100 120 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.23 Actas Comité de Defensa Judicial y Conciliación 2014 ACTIVA
100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24 Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 2014 ACTIVA
200 230 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24 Actas Comité de Espacios y Mantenimiento del Edificio 2013 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24Actas Comité de Atención y Prevención de Desastres para material
Documental INACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.25 Actas de Comité de Convivencia 2014 ACTIVA
200 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.26 Actas de Brigadas de Emergencia 2014 ACTIVA
500 540 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.27 Actas de PreComité de Evaluador de documentos 2014 ACTIVA
600 600 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.28 Actas Comité de Proyectos y Asistencia Técnica 2014 ACTIVA
600 620 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.01 Asistencia Técnica Externa TRD 1999 INACTIVA
200 210 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.02 Asistencia Técnica Interna 2014 ACTIVA
100 400 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.03 Asistencia Técnica Externa 2014 ACTIVA
15 INTERVENCIONES 15.01 Planilla de registro de obra 1999 INACTIVA
500 510 15 INTERVENCIONES 15.02 Intervenciones Documentos AGN 2014 ACTIVA
500 510 15 INTERVENCIONES 15.03 Intervenciones Documentos Externos 2014 ACTIVA
530 15 INTERVENCIONES 15.04 Organización de fondos documentales 2014 ACTIVA
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FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
530 15 INTERVENCIONES 15.05 Reprografía fondos documentales 2014 ACTIVA
16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.01 Servicio de Préstamo de Salas 1999 INACTIVA
16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.02 Servicios bibliotecarios 1999 INACTIVA
100 200 16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.02Permisos Especiales (Toma de fotografías, videos, y otros en
instalaciones AGN)2012 INACTIVA
16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.03 Servicios Archivísticos 1999 INACTIVA
16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.03 Préstamo de Salas 2012 ACTIVA
100 110 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.01 Anteproyecto de Inversión 2014 ACTIVA
100 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.02 Anteproyecto de Funcionamiento 2012 INACTIVA
100 110 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.02 Anteproyecto de Presupuesto 2014 ACTIVA
100 110 18 BANCO DE PROYECTOS 18.01 Proyectos de Inversión Nacional DNP 2014 ACTIVA
100 18 BANCO DE PROYECTOS 18.02 Proyectos de Cooperación Internacional 1999 ACTIVA
18 BANCO DE PROYECTOS 18.03 Proyectos de Cooperación nacional 1999 ACTIVA
18 BANCO DE PROYECTOS 18.04 Proyectos Financiados con otros recursos 2010 ACTIVA
19 N/E N/A 1999 N/E
100 20 ACUERDOS DE CONSEJO DIRECTIVO N/A 2012 INACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.01 Contratos de Comodato 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.02 Contratos de Compraventa y suministros 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.03 Contratos de Prestación de Servicios 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.04 Contratos de obra 2014 ACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.05 Contratos de consignación 1999 INACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.05 Contratos sin proceso Licitatorio GAF INACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.06 Contratos de Derecho de Autor 1999 INACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.06 Contratos de Arrendamiento 2014 ACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.07 Contratos de Consultoría - GAF 1999 INACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.08 Contratos de Cesión - GAF. INACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.09 Contratos de Interventoria - GAF. INACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.10 Contratos de Consultoría e Interventoria 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.11 Contratos por venta de servicios 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.12 Contratos de Seguros 2014 ACTIVA
100 120 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.01 Convenios Interadministrativos 2014 ACTIVA
100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.02 Acuerdos de cooperación internacional 2014 ACTIVA
100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.03 Acuerdos de cooperación nacional 2015 ACTIVA
100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.04 Alianzas con organismos internacional 2014 ACTIVA
100 20023
DERECHOS DE PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIASN/A 2014 ACTIVA
100 200 24 QUEJAS, RECLAMOS , SUGERENCIAS N/A 2012 INACTIVA
200 210 25 COMUNICACIONES OFICIALES N/A 2012 INACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.01 Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas 2014 ACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.02 Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas 2014 ACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.03 Consecutivo de comunicaciones oficiales internas 2014 ACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.04 Certificación en administración de comunicaciones oficiales 2014 ACTIVA
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46 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
20025 COMUNICACIONES OFICIALES 25.05
Certificación en la administración de documentos en el Archivo
Central2014 ACTIVA
TODOS 26 INVENTARIOS 26.01 Inventario de Transferencias Primarias 2014 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.02 Inventario de material bibliográfico 1999 INACTIVA
26 INVENTARIOS 26.02 Inventarios Documentales por dependencia (formato) - OPA INACTIVA
26 INVENTARIOS 26.03 Inventario general de bienes AGN 1999 INACTIVA
200 23026
INVENTARIOS 26.03 Inventario General Semestral de Bienes Devolutivos por dependencia 2012 ACTIVA
TODOS 26 INVENTARIOS 26.04 Inventarios Documentales de la Dependencia 2014 ACTIVA
500 520 26 INVENTARIOS 26.05 Inventario Material Bibliográfico 2014 ACTIVA
500 520 26 INVENTARIOS 26.06 Inventario Acervo Documental 2014 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.07 Inventario de Material Audiovisual - DRA INACTIVA
200 210 26 INVENTARIOS 26.08 Inventario General de Documentos A.C. 2014 ACTIVA
200 260 26 INVENTARIOS 26.09 Inventario de Software - Grupo de Sistemas ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.10 Inventario de eliminación documental 2014 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.11 INACTIVA
200 230 26 INVENTARIOS 26.12 Inventario General Anual de Bienes en Almacén 2012 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.13 Inventario de material documental digitalizada 2010 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.14 Inventario de material microfilmado 2010 ACTIVA
200 230 26 INVENTARIOS 26.15 Activos fijos, depreciación, amortizaciones y ajustes 2012 ACTIVA
200 230 26 INVENTARIOS 26.16 Inventario General Anual de bienes devolutivos 2012 ACTIVA
300 320 26 INVENTARIOS 26.17 Inventario de transferencias Secundarias 2014 ACTIVA
200 210 27 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL AGN 27 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Plan de Desarrollo Administrativo – SISTEDA 2010 INACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Metodología para Plan de acción institucional 1999 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Indicadores de Gestión 2012 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Modelo Integrado de Planeación y Gestión 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Metodología para Plan de acción por dependencia 1999 INACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Administración del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI 2010 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Administración de Riesgos 2012 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Sistema de Gestión de Calidad - SGC INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Sistema Integrado de Gestión - SIG 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.03 Metodología para informe institucional 1999 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.03 Trámites Atención al Ciudadano 2012 INACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Metodología para valoración económica 1999 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Producto o Servicio No Conforme 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Audiencia Pública 2010 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Rendición Pública de Cuentas 2014 ACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora 2014 ACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.06 Administración del Sistema de Gestión Ambiental 2012 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.06 Sistema de Gestión Ambiental - implementación 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.07 N/E INACTIVA
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47 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
100 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.08 Procesos Institucionales 2014 ACTIVA
29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.01 Transferencias regulares INACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.01 Ingreso por Depósito Voluntario 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.02 Ingreso por Donación o Legado 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.03 Ingreso por Transferencias Regulares 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.04 Ingreso por Compra 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.05 Ingreso por Comodato 2014 ACTIVA
200 210 30 REGISTRO Y CONTROL 30.01 Registro de Comunicaciones Oficiales 2012 ACTIVA
30 REGISTRO Y CONTROL 30.01 Registro de Correspondencia 2010 INACTIVA
200 210 30 REGISTRO Y CONTROL 30.02 Registro de préstamo y consulta de documentos 2012 ACTIVA
30 REGISTRO Y CONTROL 30.03 Registro de Contratos y Convenios 2014 ACTIVA
31EVALUACIÓN TRD ENTIDADES DEL ORDEN
NACIONALN/A 1999 INACTIVA
32 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL N/A 1999 INACTIVA
33 ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO N/A 1999 INACTIVA
500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.01 Adquisición y entrega material bibliográfico 2014 ACTIVA
500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.02 Control de préstamo de material bibliográfico 2014 ACTIVA
500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.03 Visitas Guiadas 2014 ACTIVA
34 ESTADÍSTICAS 34.01 Estadísticas de consulta 1999 INACTIVA
34 ESTADÍSTICAS 34.02 Estadísticas de usuarios 1999 INACTIVA
34 ESTADÍSTICAS 34.03 Estadísticas solicitud de escrituras 1999 INACTIVA
35 INSCRIPCIÓN INVESTIGADORES N/A 1999 INACTIVA
400 410, 420, 510, 530 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.01 Estudios archivísticos 2012 ACTIVA
420 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.02 Estudios de preservación a largo plazo 2014 ACTIVA
420 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.03 Estudios de conservación a largo plazo 2014 ACTIVA
35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.04 Estudios técnicos 2014 ACTIVA
100 200 36 PROCESOS DISCIPLINARIOS N/A 2014 ACTIVA
100 36 PROCESOS INTERNOS DISCIPLINARIOS N/A 2012 INACTIVA
37 MEDIOS AUDIOVIDUALES N/A 1999 INACTIVA
38 REGISTRO DE FOTOCOPIADO N/A 2010 INACTIVA
200 230 39 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 39.01 Mantenimiento de Equipos de Sistemas 2012 ACTIVA
500 510 39 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 39.02 Mantenimientos y calibración de equipos 2014 ACTIVA
300 310 40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.01 Consejos Territoriales de Archivo - Reunión nacional. 2014 ACTIVA
40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.01 Consejos Departamentales de Archivos 1999 INACTIVA
300 310 40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.02 Consejos Territoriales de Archivo - Coordinación 2014 ACTIVA
40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.02 Comités Técnicos Asesores por funciones 1999 INACTIVA
300 310 40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.03 Comités Técnicos Asesores del SNA - Coordinación 2014 ACTIVA
40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.03 Comités Técnicos Asesores por sectores 1999 INACTIVA
40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.04 Red Nacional de Archivos 2014 ACTIVA
200 240 41 CAJA MENOR N/A 2014 ACTIVA
42 HOJA DE VIDA DE VEHICULOS N/A 1999 INACTIVA
200 230 42 EXPEDIENTE DE VEHICULOS N/A 2012 ACTIVA
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48 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
43RELACIÓN MENSUAL DE CONTRATOS SIN
FORMALIDADES PLEINACTIVASN/A 1999 INACTIVA
200 250 44 INFORMACIÓN FINANCIERA 44.01 Comprobantes de Diario 2014 ACTIVA
200 250 45 CONCILIACIONES BANCARIAS N/A 2014 ACTIVA
200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.01 Libro Diario 2012 INACTIVA
200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.02 Libro Mayor 2012 INACTIVA
200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.03 Libros Auxiliares 2012 INACTIVA
200 250 47 INFORMACIÓN PRESUPUESTAL CDP 47.01 Ejecución Presupuestal Anual 2014 ACTIVA
200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.01 Libros Presupuestales 2014 ACTIVA
200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.02 Orden de Pago SIIF AGN 2014 ACTIVA
200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.03 Orden de Pago SIIF DAS 2014 ACTIVA
49 MODIFICACIONES PRESUPUESTAL N/A 1999 INACTIVA
50 COORDINACIÓN EVENTOS DE DIFUSIÓN 50.01 Control de entregas de publicaciones 1999 INACTIVA
50 COORDINACIÓN EVENTOS DE DIFUSIÓN 50.02 Expoarchivo 1999 INACTIVA
51 CONCURSOS N/A 1999 INACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO N/A 2012 INACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.01 Convocatorias CNSC 2014 ACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.02 Encargos 2014 ACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.03 Nombramientos provisionales 2014 ACTIVA
200 220 52 HISTORIAS LABORALES N/A 2014 ACTIVA
200 220 52 HISTORIAS LABORALES 52.01 Certificaciones DAS 2014 ACTIVA
53 KARDEX DE PERSONAL N/A 1999 INACTIVA
200 230, 41053
PROYECCIÓN E IMPLEMENTACION DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓNN/A 2012 ACTIVA
54 LIBROS DE VACACIONES N/A 1999 INACTIVA
200 250 55 DECLARACIONES TRIBUTARIAS N/A 2012 ACTIVA
200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.01 Libro Auxiliar de Caja 2012 INACTIVA
200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.02 Libro Auxiliar de Bancos 2012 INACTIVA
200 25056 LIBROS DE TESORERIA 56.03 Libro registro de cuentas por pagar (Inversión y Funcionamiento) 2012 INACTIVA
200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.04 Libro Registro de Ingresos 2012 INACTIVA
200 250 57 ORDENES DE PAGO N/A 2012 INACTIVA
200 250 57 ORDENES DE PAGO 57.01 Nóminas 2012 INACTIVA
57 ORDENES DE PAGO 57.02 Transferencias de fondos de tesoreria 1999 INACTIVA
200 25057 ORDENES DE PAGO 57.02 Contribuciones inherentes a la nómina al sector privado y/o público 2012 INACTIVA
58 SEGUROS DE RIESGOS PROFESIONALES 58.01 Panorama de riesgos 1999 INACTIVA
500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.01 Servicio de consulta en sala 2012 ACTIVA
500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.02 Servicio de consulta por escrito 2012 ACTIVA
500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.03 Registro de Investigadores 2012 ACTIVA
59 BOLETÍN DIARIO DE ALMACEN N/A 1999 INACTIVA
200 250 60 BOLETIN DIARIO DE CAJA y BANCOS N/A 2012 ACTIVA
200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.01 Cuentas Autorizadas 2012 INACTIVA
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49 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.02 Cuenta de Recursos Propios 2012 INACTIVA
200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.03 Situado de Fondos 2012 INACTIVA
62 CONDICIONES AMBIENTALES N/A 1999 INACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.01 Material Particulado 2014 ACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.02 Condiciones ambientales 2014 ACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.03 Contaminantes biológicos 2014 ACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.04 Contaminantes químicos 2014 ACTIVA
63 CRONOGRAMA LIMPIEZA DEPOSITOS N/A 1999 INACTIVA
200 230 63 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 63.01 Depósitos, zonas de trabajo y mobiliario 2012 ACTIVA
500 510 63 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 63.02 Acervo Documental 2012 ACTIVA
500 510 64 DIAGNÓSTICOS FÍSICOS N/A 2012 ACTIVA
65 MANTENIMIENTO ACERVO DOCUMENTAL N/A 1999 INACTIVA
66 POLIZAS DE SEGUROS 66.01 Polizas de manejo 2012 ACTIVA
66 POLIZAS DE SEGUROS 66.02 Polizas de bíenes muebles e inmuebles 2012 ACTIVA
67 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES N/A 1999 INACTIVA
68 HISTORIAS LABORALES OCUPACIONALES N/A 1999 INACTIVA
100 120 69 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES N/A 2012 ACTIVA
200 210 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.01 Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN) 2014 ACTIVA
200 210 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.02 Transferencias Secundarias (Entidades para AGN) 2014 ACTIVA
500 540 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.03 Registro general de ingresos documentales 2014 ACTIVA
500 540 71 REGISTRO N/A 2012 INACTIVA
500 540 72 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NACIONALES 72.01 Convalidación TRD entidades nacionales 2014 ACTIVA
500 540 72TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NACIONALES
72.02 Registro único de series documentales TRD 2014 ACTIVA
500 520 73 LIBROS DE REGISTRO N/A 2012 ACTIVA
200 230 74 LICENCIAS DE SOFTWARE N/A 2012 ACTIVA
100 120 75 PROCESOS JUDICIALES N/A 2012 ACTIVA
76 N/E N/A N/E
500 530 77 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION N/A 2012 ACTIVA
78 N/E N/A N/E
500 540 79TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
NACIONALES79.01 Convalidación TVD entidades nacionales 2014 ACTIVA
500 540 79TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
NACIONALES79.02 Registro único de series documentales TVD 2014 ACTIVA
200 230 80 TÍTULOS DE BIENES INMUEBLES N/A 2012 ACTIVA
100 81 PARTICIPACION EN ORGANISMOS 81.01 Participación en Organismos Internacionales 2012 ACTIVA
100 81 PARTICIPACION EN ORGANISMOS 81.02 Participación en Organismos nacionales 2012 ACTIVA
200 25082 INVERSIONES TES N/A 2012 INACTIVA
83 N/E N/A N/E
200 230 84 BOLETIN MENSUAL DE ALMACÉN N/A 2012 ACTIVA
200 210 85 CERTIFICADOS DIGITALES N/A 2014 ACTIVA
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50 Grupo de Archivo y Gestión Documental
FONDO Sección Subsección Serie SERIE NOVIEMBRE 2014 SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL 2014 TRD 2014 ESTADO
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
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OCUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
500 530 86 REGISTRO DE ARCHIVOS HISTÓRICOS y BIC N/A 2012 ACTIVA
500 520 87 SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS N/A 2012 ACTIVA
300 330, 400, 410, 420 88 PROYECTOS NORMATIVOS N/A 2012 INACTIVA
500 530 89 CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS N/A 2014 ACTIVA
300 320 90 VISITAS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL N/A 2014 ACTIVA
300 32091
VISITAS DE VIGILANCIA A CONSEJOS
TERRITORIALES DE ARCHIVOS N/A 2012 ACTIVA
600 61092 GESTIÓN DE PROYECTOS 92.01 Proyectos Archivísticos - Propuestas Técnicas sin trámite contractual 2014 ACTIVA
100 120 93 COBROS COACTIVOS N/A 2014 ACTIVA
100 110 93 GOBIERNO EN LINEA N/A 2014 ACTIVA
94 COSTOS Y TARIFAS N/A INACTIVA
100 94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.01 Política de Archivos 2014 ACTIVA
100 94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.02 Política editorial 2014 ACTIVA
94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.03 Política de seguridad de la información 2014 ACTIVA
100 95 REESTRUCTURACIÓN INSTITUCIONAL N/A 2014 ACTIVA
200 210 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.01 Manual de Servicio al Ciudadano 2014 ACTIVA
100 110 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.02 Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG 2012 ACTIVA
100 110 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.03 Manual de Procesos y Procedimientos 2012 ACTIVA
100 97 MANUALES INSTITUCIONALES 96.04 Manual de comunicaciones 2014 ACTIVA
100 98 MANUALES INSTITUCIONALES 96.05 Manual de Imagen e Identidad Visual Corporativa 2014 ACTIVA
400 410 97 COORDINACIÓN ESTRUCTURA SGDEA N/A 2012 INACTIVA
400 420 98 COORDINACIÓN ESTRUCTURA SINAE N/A ACTIVA
99SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
SUIT99.01 Trámite de atención de entidades 2014 ACTIVA
99SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
SUIT99.02 Servicios de atención de ciudadanos 2014 ACTIVA
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51 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
1 100 5 9
AGN. Rendición de Cuentas (Dirección
General)
AGN. Rendición de Cuentas
(Subdirecciones)
EXTERNO
Documento Conpes 3654 de
2010; Ley 489 de 1998; Art.78 -
Ley 1474 /2011; Estrategia
Anticorrupción AGN 2014
Director General DG Ciudadanía SI OAP
2 100 5 9 SIRECI (Rendición de Cuentas) EXTERNO
CGR. Res. Orgánica 6289 de
2011; CGR Res. Orgánica 6445
de 2012
Director General DG
Contraloría General
de la República -
CGR
SIRECI SI (Grupo de Sistemas)
3 100 5 9 Ley de Cuotas EXTERNO
Ley 581 de 2000
Circular conjunta No 03 de 2011
PGR, DAFP y Alta Consejeria
Presidencial para la equidad de la
mujer
Director General
Grupo de Gestión
Humana
DG
GGH
Procuraduría General
de la Nación - PGNNO GGH
1 110 5 9 Zar Anticorrupción EXTERNO Art. 72 Ley 1474 de 2011
Oficina Asesora de
Planeación OAP
Secretaria de
Transparencia
Presidencia de la
República
SI OCI
2 110 5 9 Plan Anticorrupción EXTERNOArt. 73- Ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción.
Oficina Asesora de
Planeación
Oficina de Control Interno
OAP
OCI
Ciudadanía; Organos
de ControlSI OAP
3 130 5 9Gestión de la Vigencia (Acta de
Informe de Gestión)EXTERNO
Ley 951 de 2005; Circular 11 de
2006 CGR; Res. Org-5674
Art. 74 Ley 1474 Anticorrupción
Director General
Oficina de Control Interno
OAP
OCICiudadanía SI OAP
4 110 5 9 Proyectos de Inversión EXTERNOArt. 77 - Ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción
Oficina Asesora de
PlaneaciónOAP Ciudadanía SI OAP
5 110 5 9Seguimiento a proyectos de inversión -
BPIN EXTERNO
Art. 77 ley 1474 de 2011
Decreto 2844 de 2010
Manual Gel 3.1 Anexo 2
Oficina Asesora de
PlaneaciónOAP
Dirección Nacional de
Planeación -DNPNO OAP
6 110 5 9 SIG -Sistema Integrado de Gestión EXTERNO
Norma Técnica de Calidad
NTCGP-1000-2009
Decreto 1599 del 20 de mayo de
2005
Director General
Cómite Directivo
Oficina Asesora de
Planeación
DG
OAP
Comité Directivo -
MinCultura cuando lo
solicita
SI OAP
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
52 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
7 110 5 9
SIRECI (Varios) 1. Plan de Acción y
Ejecución y ejecución del plan
estratégico (F4); 2. Indicadores de
gestión (F6); 3. Compromisos
presupuestales de la vigencia para
actividades ambientales (F8.1); 4.
Proyectos o actividades que han
solicitado trámite ambiental (F8.3); 5.
Política de gestión ambiental
institucional (F8.5); 6. Estudios de
valoración de costos ambientales
(F8.7); 7. Plan de inversión y ejecución
del plan de desarrollo nacional (F11).
EXTERNOCGR. Res. Orgánica 6289 de 2011
y 6445 de 2012.
Oficina Asesora de
Planeación OAP
Contraloría General
de la República -
CGR
SIRECI NO OAP
8 110 5 9 Plan de Accion próxima vigencia EXTERNO Art.74 Ley 1474 de 2011
Oficina Asesora de
Planeación OAP Ciudadanía SI OAP
9 110 5 9GEL - Plan de Acción para el año de
Gobierno en Linea.EXTERNO Decreto 2693 de 2012
Oficina Asesora de
Planeación SUBTIADE Ciudadanía SI SUBTIADE
10 110 5 9Registro de Generadores de Residuos
y Desechos Peligrosos EXTERNO Resolución Nacional 1362 de 2007
Oficina Asesora de
Planeación OAP IDEAM NO OAP
11 110 5 9SUIT-Sistema Unico de Informacion de
TramitesEXTERNO
DAFP - Constitutcion Politica; Ley
962 de 2005-Decreto 019 de 2012
Oficina Asesora de
Planeación OAP DAFP; Ciudadania SI OAP
12 110 5 9
Registro del anteproyecto de
presupuesto de inversión y
funcionamiento en el SIIF Nación
EXTERNO Art.93 Dereto 111 de 1996
Oficina Asesora de
Planeación OAP
SIIF NACION / e-mail
Proyecto presupuesto
Minhacienda
SIIF
NACIÓNNO OAP
13 110 5 9FURAG (Formato Unico de Registro
de Avance de Gestión)EXTERNO Art. 2 Decreto 2482 de 2012
Oficina Asesora de
Planeación OAP Ciudadanía; DAFPWEB
MINTICNO OAP
1 120 5 9 Gestión Comité de Conciliación EXTERNO
Decreto 1716 de 2009; Ley 446
de 1998 ; Capítulo V - Ley 640 de
2001
Circular No.04 de 2014
Presidente y Secretario
TécnicoOAJ
Agencia para la
Defensa Jurídica del
Estado
NO OAJ
2 120 5 9 SIRECI - Contratación EXTERNOCGR. Res. Orgánica 6289 de 2011
Res. Orgánica 6445 de 2012 Oficina Asesora Jurídica OAJ
Contraloría General
de la República -
CGR
SIRECI NO OAJ
53 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
3 120 5 9 Reporte Camará de Comercio EXTERNO Art. 6 - Ley 1150 de 2007 Oficina Asesora Jurídica OAJ Cámara de Comercio NO OAJ
4 120 5 9 SIGEP - Contratación EXTERNOLey 190 de 1995
Decreto 1945 de 1995Oficina Asesora Jurídica OAJ DAFP
SIGEP
HOJA DE
VIDANO OAJ
5 120 5 9 LITIGOB EXTERNO Art. 3 - Decreto 1795 de 2007 Oficina Asesora Jurídica OAJ
Agencia para la
Defensa Jurídica del
Estado
NO OAJ
6 120 5 9 SECOP - Contratación EXTERNO
Decreto Ley 019 de 2012
Ley 1474 de 2011.
Ley 1150 de 2007
Oficina Asesora Jurídica OAJColombia Compra
EficienteSECOP NO OAJ
7 120 5 9 Reportes Contratación EXTERNO
Cronograma establecido por la
CGR, Oficio 2013EE0081557 de
fecha 12082013
Oficina Asesora Jurídica OAJ
MinCultura consolida
información para la
CGR
MIN
CULTUR
A
NO OAJ
1 130 5 9Pormenorizado del Estado del Control
InternoEXTERNO
Ley 87 de 1993
Art. 9 Ley 1474 de 2011Oficina de Control Interno OCI
Organos de Control y
CiudadaníaSI OCI
2 130 5 9Peticiones, Quejas, Reclamos,
Solicitudes y DenunciasEXTERNO Art. 76 Ley 1474 de 2011 Oficina de Control Interno OCI
Representante Legal
y CiudadaniaSI OCI
3 130 5 13Mapa de Riesgos de Corrupción
(Seguimiento)EXTERNO
Art. 3 y 4 Decreto 1537 de 2001;
Art. 73 Ley 1474 de 2011
elaboracion estrategia
Oficina de Control Interno OCI Web AGN SI OCI
4 120 5 9 Zar Anticorrupción EXTERNO Art. 72 Ley 1474 de 2011
Oficina Asesora de
Planeación (elabora)
Oficina de Control Interno
(envía)
OPA
OCI
Zar Secretaría
TransparenciaNO OCI
5 130 5 9 Sistema de Control Interno Contable EXTERNO Resolución 357 de 2008 Oficina de Control Interno OCIContaduría General
de la Nación - CGNSI OCI
6 130 5 9 Sistema de Control Interno (MECI) EXTERNO
Ley 87 de 1993 y Decretos
Reglamentarios
Ley 1474 de 2011
Oficina de Control Interno OCI DAFP SI OCI
7 130 5 9 Austeridad en el Gasto EXTERNO
Decreto 1737-2209 de 1998
Decreto 2445 de 2000
Decreto 984 de mayo de 2012Oficina de Control Interno OCI
Director; Entes
FiscalizadoresSI OCI
8 130 5 9 Derechos de Autor EXTERNO
Directiva Presidencial No. 02 de
2002, Circular No. 1000 de junio
de 2004, Circular No. 07 de
diciembre 28 de 2005. Circular No
04 del 22 de Diciembre de 2006.
Oficina de Control Interno OCI
Dirección Nal de
Derechos de Autor de
la Unidad
Administrativa
Especial del
MinInterior
SI OCI
54 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
9 130 5 9 SIRECI - Informe Anual Consolidado EXTERNO
Resolución orgánica 6289 de 2011
y 6445 de 2012 de la Contraloría
General de la República
Oficina de Control Interno
(Verifica)
Grupo de Sistema
OCI
GS
Contraloría General
de la República -
CGR
SIRECI NO OCI
10 130 5 9 Cámara de Representantes EXTERNO
Constitución Política de Colombia
Art.352
Art. 310 Ley 5 de 1992
Oficina de Control Interno OCICámara de
RepresentantesNO OCI
11 130 5 9 SIRECI - Plan de Mejoramiento EXTERNO
Resolución orgánica 6289 de 2011
y 6445 de 2012 de la Contraloría
General de la República
Oficina de Control Interno OCI
Contraloría General
de la República -
CGR
SIRECI NO OCI
12 130 5 9 LITIGOB EXTERNOArt. 3. Paragrafo. Decreto 1795 de
2007 Oficina de Control Interno OCI
Agencia de Defensa
Jurídica del Estado OCI
1 300 5 9Resultados Indice de Gobierno Abierto
(IGA)EXTERNO
Medición Procuraduría General de
la Nación
Subdirección del Sistema
Nacional de ArchivosSUBSNA
Procuraduría General
de la Nación - PGNIGA NO SUBSNA
2 330 5 9
Sistema Nacional de Atención y
Reparación Integral a Victimas.
SNARIV
EXTERNO Ley 1448 de 2012Grupo de Archivos Etnicos
y Derechos HumanosGAEDH
Unidad Nal. de
Victimas; Congreso
de la República;
Comités Entes de
Control PGN-CGR-DP
GAEDDHH
1 260 5 9 Derechos de Autor EXTERNO
Directiva Presidencial No. 02 de
2002, Circular No. 1000 de junio
de 2004, Circular No. 07 de
diciembre 28 de 2005. Circular No
04 del 22 de Diciembre de 2006.
Grupo de Sistemas GS
Oficina de Control
Interno - OCI;
Dirección Nal de
Derechos de Autor;
MinInterior
NO GS
1 220 5 9SIGEP - Gestión del Recurso Humano
Novedades EXTERNO
Ley 190/95- D-1945/95; Circular
Externa DAFP 100-004 de 2013;
Decreto 1463 de 2013
Grupo de Gestion
Humana; Servidores de
Carrera; Contratistas
Prestacion de Servicios.
GGH DAFP SIGEP NO GGH
2 220 5 9SIRECI - Economía y Finanzas;
Personal y CostosEXTERNO
Resolución Orgánica 6289 de
2011 Resolución Orgánica 6445
de 2012 Contraloría General de la
República
Grupo de Gestión
HumanaGGH
Contraloría General
de la República -
CGR
SIRECI NO GGH
3 220 5 9 Comisión de Personal EXTERNO Ley 909 de 2004Grupo de Gestión
HumanaGGH CNSC NO GGH
55 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
1 250 5 9 Contaduría General de la Nación EXTERNO
Ley 298 de 1996
Resoluciónes 247/248 de 2007
Plan General de la Contabilidad
Publica, Regimen de Contabilidad
Pública
Grupo de Gestión
Financiera.- ContabilidadGGF
Contaduría General
de la Nación - CGNCHIP NO GGF
2 250 5 9 Exogenas de la DIAN EXTERNO Resolucion DIANGrupo de Gestión
Financiera- ContabilidadGGF DIAN MUISCA NO GGF
3 250 5 9 Secretaría de Hacienda Distrital EXTERNO Resolucion SHDGrupo de Gestion
Financiera- ContabilidadGGF
Secretaria de
Hacienda DistritalNO GGF
4 250 5 9
TES - Promedio Mensual de Depósitos
e Inversiones y Saldos y el Estado de
Cumplimiento de la Inversión.
EXTERNO Decreto 1525 DE 2008Director General
TesoreríaDG
GGF
MinHacienda-Grupo
de Mercado de
Capitales Interno-
Subdirección
Financiamiento
Nación
NO GGF
5 250 5 9TES - Reporte Trimestral de Saldos de
Inversión EXTERNO Decreto 1525 de 2008 Director General
Tesorería
DG
GGF
MinHacienda-Grupo
de Mercado de
Capitales Interno-
Subdirección
Financiamiento
Nación
NO GGF
6 250 5 9 SIRECI - rendición de cuentas anual EXTERNO Contraloría General de la RepúblicaPresupuesto
ContabilidadGGF
Contraloría General
de la República -
CGR
SIRECI NO GGF
1 240 5 9 Plan Anual de Adquisiciones EXTERNO Ley 80 de 1993Grupo de Compras y
AdquisicionesGCA OAJ / SECOP SECOP SI GCA
250 5 9 Ejecución Presupuestal EXTERNO Como cabeza de Sector CulturaGrupo de Gestión
FinancieraGGF Ministerio de Cultura NO GGF
400 5 9 GEL - Gobierno en Linea EXTERNO
Subdirección de
Tecnologías de la
Información archivístico
SUBTIADE
1 320 5 13 PGD Territorial INTERNO Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33) Entidades vigiladas GIVGrupo Inspección y
Vigilancia - GIV NO GIV
2 320 5 13Plan de Mejoramiento Archivístico -
PMAINTERNO Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33) Entidades vigiladas GIV
Grupo Inspección y
Vigilancia - GIV NO GIV
1 110 5 13 SIG - Auditorías internas INTERNO NTC 1000: 2009Oficina Asesora de
PlaneaciónOAP
Oficina de Control
Interno - OCINO OCI (procedimiento)
1 200 5 13Derechos de Petición, Quejas,
ReclamosINTERNO
Art. 24 Ley 1437 de 2011
Art. 76 Ley 1474 de 2011Secretaria General SG
Oficina de Control
Interno - OCINO SG
56 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
1 220 5 13 Bienestar Social e Incentivos INTERNO
De conformidad con la
metodología para la elaboración
del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión numeral
2.4.4 El programa de bienestar
Social e incentivos harán parte
integral del Plan estratégico de
recursos humanos y su
elaboración debe efectuarse con la
participación de la comisión de
personal.
El programa de bienestar social de
conformidad con los artículos 70 y
75 del Decreto 1227 de 2004,
comprende dos áreas, que son la
Calidad de vida laboral y la
protección y servicios Sociales. En
desarrollo de estos programas las
entidades deberán medir por lo
menos cada dos años el clima
laboral y definir estrategias de
intervención.
El programa de incentivos tiene
como objetivo crear un ambiente
laboral propicio al interior de las
entidades, así como reconocer el
desempeño de los servidores
púbicos y de los equipos de
trabajo. Es por ello que se hace
necesario contar con un informe
ya que el mismo permitira la toma
de decisiones.
Grupo de Gestión
HumanaGGH
Comisión de Personal
como insumo para la
elaboración del
Programa de
Bienestar y el Plan de
formación y
capacitación
NO GGH
57 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
2 220 5 13 Informe de capacitación INTERNO
De conformidad con la
metodología para la elaboración
del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión numeral
2.4.3, con el propósito de
organizar la capacitación
internamente, se formulará con
una periodicidad mínima de un
año el plan institucional de
capacitación, de acuerdo con lo
previsto en la Ley y en el Plan
Nacional de Formación y
Capacitación y debe estar
articulado con el Plan Estratégico
de Recursos Humanos.
El Plan Institucional de
Capacitación - PIC incluye los
Proyectos de Aprendizaje en
Equipo (PAE) que formulen los
empleados según sus
necesidades, la planeación
institucional y las prioridades de la
entidad Las orientaciones para
formular los PIC están contenidas
en la guía metodológica que se
encuentra en la página web de la
ESAP y el DAFP. Por lo anterior
se hace necesario contar con un
informe que permita la
estructuración del Plan de
Formación y Capacitación.
Grupo de Gestión
HumanaGGH
Comisión de Personal
como insumo para la
elaboración del
Programa de
Bienestar y el Plan de
formación y
capacitación
NO GGH
58 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
3 220 5 13 Informe Historias Laborales INTERNO
Este informe puede ser eliminado
dado que el mismo se generó por
una necesidad coyuntural y la
dependencia meneja un FUID, el
cual se constituye en el informe de
entrega de la transferencia y de
encuentra debidamente
reglamentado para el proceso de
transferencia.
Grupo de Gestión
HumanaGGH
Se elabora para
efectuar la
transferencia y
manejar el inventario
documental
NO GGH
4 220 5
Cumplimiento del Plan de actividades
del Sistema de Seguridad y la Salud
en el Trabajo
INTERNO
Decreto 1562 de 2012, solicita la
aplicación de indicadores de
gestión frente al sistema razón por
la cual es necesario la generación
de informes para la generacion de
estadisticas.
Grupo de Gestión
HumanaGGH NO GGH
6 220 5 13 Certificaciones laborales INTERNO
Se requiere en aplicación del
PHVA, que permite mejorar la
prestación del servicio incorporar
un informe de medición que
permita evaluar la emisión de
certificaciones laborales con y sin
funciones así como la pertinencia
de la implementación de un
software.
Grupo de Gestión
HumanaGGH NO GGH
7 220 5 13 Actas de posesión INTERNO
Se requiere la generación de
informe que detalle el consecutivo
de las actas el cual debe ser
generado actualmente y por
solicitud de la CGR- Auditoría
2013
Grupo de Gestión
HumanaGGH NO GGH
8 220 5 13 De Gestión INTERNO
Se genera al interior de todas las
dependencias a efecto de que
sirva como insumo para la
elaboracion de los informes que
deba rendir la Dirección General
Secretaría General GGH NO GGH
9 220 5 13 Evaluación funcionarios provisionales INTERNO
Se hace necesario generar
informe de conformidad con lo
establecido en la Resolución No.
386 de 2014.
Grupo de Gestión
HumanaGGH NO GGH
59 Grupo de Archivo y Gestión Documental
Dep.
item DEP. SERIE SUBSERIENOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
11 220 5 13 Entrega de carnés INTERNO
Se requiere en aplicación del
PHVA, en aras de permitir mejorar
la prestación del servicio
incorporar un informe de medición
que permita evaluar la emisión y
recepción de carne.
Grupo de Gestión
HumanaGGH NO GGH
Fecha actualización: NOVIEMBRE 2014
60 Grupo de Archivo y Gestión Documental
CN. Constitución Política de Colombia.
Ley 527 de 1999Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
Ley 872 de 2003Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras
de servicios.
Reglamentada el Decreto 4110 de 2004 y
parcialmente por el Decreto 4295 de 2007
Ley 962 de 2005por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y
entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos
Ley 1221 de 2008 Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones. Decreto 884 de 2012
“Por medio del cual se reglamenta la Ley
1221 de 2008 y se dictan otras
disposiciones.” (Teletrabajo)
Ley 1273 de 2009
Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la
información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.
Ley 1341 de 2009
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposicionesDecreto 2693 de 2012
Por el cual se establecen los lineamientos
generales de la Estrategia de Gobierno en
Línea de la República de Colombia, se
reglamentan parcialmente las Leyes 1341
de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1437 de 2011Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo. (Capítulo IV Utilización de
Medios electrónicos en el procedimiento administrativo.)
Decreto Ley 019 de 2012
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
administración pública, establece en los artículos 4° y 14° el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y
en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la
administración pública.
Ley 1564 de 2012
Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las
tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y los trámites de los procesos
judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes.
NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma
NORMOGRAMA
OHSG 2014 61 Grupo de Archivo y Gestión Documental
NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma
NORMOGRAMA
Ley Estatutaria 1581 de
2012
Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.Reglamentada parcialmente por el Decreto
1377 de 2013.
Ley 1712 de 2014Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2150 de 1995Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.
Decreto 1747 de 2000por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los
certificados y las firmas digitales.Decreto 333 de 2014
"Por el cual se reglamenta el artículo 160
del Decreto-ley 19 de 2012"
Decreto 019 de 2012Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
Reglamentado por los Decretos 734 y
1450 de 2012.
Decreto 884 de 2012 Por medio del cual se reglamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan otras disposiciones. (Teletrabajo)
Decreto 2126 de 2012MinCultura. Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias.
Decreto 2482 de 2012 DAFP. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y control.
Decreto 2578 de 2012MinCultura. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga
el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.
Decreto 2609 de 2012MinCultura. Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”
Decreto 2693 de 2012MinTIC. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de
Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones"
Decreto 1515 de 2013
MinCultura. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de
documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan
los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones".
Resolución 126 de 2012AGN. Por medio de la cual se establecen los lineamientos para la implementación de la Directiva Presidencial No. 004 de
2012
Resolución 648 de 2012AGN. Por medio del cual modifica parcialmente la Res. 352 de 2011, mediante la cual se adopta el Reglamento Interno de
Archivo y Gestión Documental del AGN”Resolución 089 de 2013
AGN. Por medio del cual se adopta el
nuevo Reglamento Interno de Archivo y de
Gestión Documental del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Resolución 073 de 2013
OHSG 2014 62 Grupo de Archivo y Gestión Documental
NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma
NORMOGRAMA
Resolución 089 de 2013 AGN. Por medio del cual se adopta el nuevo Reglamento Interno de Archivo y de Gestión Documental del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado.
Resolución 149 de 2013 AGN. Por el cual se conforma el Comité de Convivencia 2013 - 2015
Resolución 323 de 2013 AGN. Por el cual se crea el PreComité evaluador de documentos del AGN
Resolución 352 de 2013AGN. Por la cual se regulan las políticas de seguridad informática y el uso adecuada de la tecnología para el procesamiento
de información en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Resolución 469 de 2013AGN. Por la Cual se aprueba la modificación del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las
funciones de sus dependencias.
Resolución 582 de 2013 AGN. Por la cual se conforma la Comisión de Personal del Archivo General de la Nación para el período 2013-2015"
Resolución 773 de 2013AGN. Por la cual se crea la Brigada de Emergencias del Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado y se deroga
la Resolución 381 de 2010.
Resolución 012 de 2014 AGN. Constitución de Caja Menor y responsables de su manejo.
Resolución 364 de 2014 AGN. Programa de Inducción y reinducción de funcionarios
Resolución 376 de 2014AGN. Por la cual se actualizan los códigos y siglas asignadas a las dependencias del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Resolución 473 de 2014 AGN. Reglamento para la admón y gestión del correo electrónico.
Acuerdo 007 de 1994 AGN. Reglamento General de Archivos (Glosario)
Acuerdo 047 de 2000Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general
de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación
Acuerdo 048 de 2000
Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración documental".
Acuerdo 049 de 2000AGN. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos
sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo 050 de 2000AGN. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
Acuerdo 060 de 2001AGN. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 037 de 2002
AGN. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 008 de 2014
Acuerdo 038 de 2002 AGN. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 039 de 2002AGN. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 004 de 2013
Derogado por el AGN. Acuerdo 004 de
2013.
OHSG 2014 63 Grupo de Archivo y Gestión Documental
NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma
NORMOGRAMA
Acuerdo 042 de 2002
AGN. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 027 de 2006 AGN. Modifica el Acuerdo 07 de 1994 “Reglamento General de Archivos” actualiza Artículo 67 – Glosario.
Acuerdo 003 de 2013AGN. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 25 78 de 2012, se adoptan y reglamenta el Comité Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 004 de 2013
AGN. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental.
Acuerdo 005 de 2013AGN. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación de los archivos en las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 002 de 2014AGN. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta
de los expedientes de archivo y se establecen otras disposiciones.
Acuerdo 006 de 2014AGN. Por medio de la cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de documentos" de la Ley 594
de 2000.
Acuerdo 007 de 2014AGN. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras
disposiciones"
Circular 012 de 2004 AGN – DAFP Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales).
Circular Externa 002 de
2009AGN. Tablas de Retención Documental – TRD.
Circular Externa 002 de
2012AGN. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
Circular Externa 005 de
2012
AGN. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de
la iniciativa Cero Papel.
Circular Externa 001 de
2013AGN. Directrices para el cumplimiento e implementación del Decreto 2578 de 2012
Circular Externa 001 de
2014AGN. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.
DP 004 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamiento de la política de cero papel en la administración pública.
Circular 002 de 2010 COINFO. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO.
Circular 004 de 2010COINFO. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. (Incluye
Anexo técnico)
NTC-ISO 15489-1 Información y Documentación - Gestión de Documentos. Parte. Generalidades.
NTCGP 1000 : 2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – primera Actualización.
OHSG 2014 64 Grupo de Archivo y Gestión Documental
NORMA DESCRIPCIÓN Derogada / VigenteNorma
NORMOGRAMA
NTC 3723Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de
operación.
NTC 4080Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de
Microfilmes.
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística
NTC 4436 Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.
NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238 Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
NTC 5421 Micrografía medición de densidad de microfilmes.
NTC ISO 27000
ISO 30300 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos – Fundamentos y vocabulario
ISO 30301 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos – Requisitos
ISO 30302 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Guía de Implementación.
ISO 30303 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Requisitos para auditores y certificadores.
ISO 30304 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Guía de Evaluación.
Documento Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Moreq). 2001
Guía AGN. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. 2005.
OHSG 2014 65 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 1
Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y
su conformidad con las políticas del Sector Cultura.
Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 2
Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la
Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos
estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de éstos, al
Plan Nacional de Desarrollo.
Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 3
Verificar la ejecución de la política archivística, en el marco de la Ley General de
Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas
pertinentes.
Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 4
Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo
de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo
administrativo.
Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 5Conocer de las evaluaciones del resultado de la gestión institucional presentadas
por la Administración de la entidad.Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 6
Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que
consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier
reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de
creación o reestructuración.
Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 7 Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del respectivo organismo. Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 8 Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados. Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 9
Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función
archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre
aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo
archivístico a nivel nacional y territorial.
Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 10 Expedir su propio reglamento. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 11 Las demás que les señalen la ley, el acto de creación y los estatutos internos. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 1
Dirigir el diseño de la Política Nacional de Gestión Documental y Archivos, para
facilitar la gestión administrativa del Estado y la conservación del patrimonio
documental.
Dec. 2126
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 2
Dirigir procesos de investigación a partir de la información contenida en los distintos
archivos de la Nación, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con
fines culturales, científicos, históricos o técnicos.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 3Dirigir, coordinar y controlar la gestión de los archivos públicos, promoviendo el
desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías para su adecuado funcionamiento. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 4Dirigir y orientar las políticas de fortalecimiento de la cultura archivística y promover
y definir los espacios de desarrollo en esta materia.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 5
Dirigir, orientar y coordinar las acciones referentes a la imposición de multas y
sanciones a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas por
incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias vigentes.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Actualizado por LMRC / OHSG 66 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 6
Aprobar la publicación de obras de interés archivístico, impresas y digitales que
contribuyan a difundir los avances de la archivística, las actividades de la Entidad y
su patrimonio documental o de otros archivos de interés cultural.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 7Establecer las tarifas a cobrar por concepto de venta de bienes y servicios
prestados por la Entidad.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 8Cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes y ejecutar las disposiciones
del Consejo Directivo.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 9 Ejercer la representación legal de la Entidad. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 10 Someter a consideración del Consejo Directivo los asuntos de su competencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 11Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de su personal.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 12
Expedir los actos administrativos y celebrar los contratos necesarios para la gestión
administrativa, los convenios de cooperación financiera o técnica nacional e
internacional, estableciendo relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones
educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Dec. 2126 100 DG 1 Actos Administrativos
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 13
Promover y gestionar las relaciones y convenios interinstitucionales, las alianzas
estratégicas para el fortalecimiento de las funciones archivísticas en general y de
cooperación nacional o internacional, en materias técnicas o financieras.
Dec. 2126 100 DG 22 Convenios de Cooperación
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 14Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,
culturales, de investigación y con archivos extranjeros.Dec. 2126 100 DG 22 Convenios de Cooperación
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 15
Presentar un informe anual de resultados de la gestión institucional al Presidente de
la República, por intermedio del Ministerio de Cultura. Así mismo, presentar
informes semestrales de los resultados de la gestión institucional al Consejo
Directivo.
Dec. 2126 100 DG 5
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 16Ejercer la función de control disciplinario en segunda instancia, en los términos de la
Ley 734 de 2002 o de las normas que la modifiquen.Dec. 2126 100 DG 36
Investigaciones disciplinarias
2da. Instancia
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 17
Crear, conformar, asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así
como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los
objetivos y funciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
mediante acto administrativo, dentro del marco de su competencia.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 18
Garantizar en la entidad la aplicación de la Ley 87 de 1993 y del Sistema Integrado
de Gestión, sus normas reglamentarias y demás disposiciones que las modifiquen y
adicionen.
Dec. 2126 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 19
Establecer los parámetros y orientaciones a las dependencias de la entidad, en la
formulación, diseño y determinación de las políticas, orientaciones estratégicas,
planes, programas y proyectos,promoviendo y apoyando la implementación de una
cultura de la gestión orientada por resultados.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 20
Formular el anteproyecto de presupuesto de la entidad para cada vigencia y los
proyectos de modificación presupuestal, para presentarlos a consideración del
Consejo Directivo y tramitarlos ante las autoridades competentes.
Dec. 2126 110 17 2 Anteproyecto de Presupuesto
Actualizado por LMRC / OHSG 67 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 21Dirigir, coordinar y controlar la recuperación, preservación y custodia del acervo
documental propio y el de la Nación. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 22 Dirigir el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos. Dec. 2126 310 Red Nacional de Archivos
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 23Las demás que le señalen la Ley, los estatutos internos y las demás normas legales
vigentes.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP1
Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado en los aspectos técnicos, económicos y administrativos. Dec. 2126
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP2
Asesorar al Director General en la formulación, orientación, coordinación, control y
evaluación de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de
desarrollo y los aspectos sociales, económicos, culturales, científicos y tecnológicos
de la actividad archivística del país.
Dec. 2126 110 OAP
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP3
Asesorar al Director General, coordinar y asistir a las demás dependencias, en el
diseño, formulación y ejecución de los planes, programas y proyectos para el
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Dec. 2126 110 OAP
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP4
Realizar seguimiento a la gestión y resultados de la entidad y llevar las estadísticas
e indicadores, reportando periódicamente dicha información a la Dirección General y
a otras entidades de la administración pública.
Dec. 2126 110 OAP
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP5
Orientar la preparación, formulación, ejecución y seguimiento del plan estratégico de
la Entidad y proponer la implementación de herramientas de gestión y mejoramiento
continuo.
Dec. 2126 110 OAP 8 13 Plan Estratégico
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP6
Estructurar, definir, priorizar y administrar el banco de planes, programas y
proyectos de la entidad, tramitando el registro y viabilidad de los proyectos por
vigencias.
Dec. 2126
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP7
Brindar apoyo a la Dirección General y a las demás dependencias de la entidad en
la formulación de los proyectos de inversión y realizar el seguimiento y evaluación a
su ejecución.
Dec. 2126 110 OAP 18 1 Proyecto de Inversión Nacional - DNP
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP8
Preparar los planes y programas de la entidad y elaborar el anteproyecto de
presupuesto en cada vigencia fiscal que se requiera para su ejecución, atendiendo
para tal efecto las directrices del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del
Departamento Nacional de Planeación.
Dec. 2126 110 OAP 17 2 Anteproyecto de Presupuesto
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP9
Programar las modificaciones al presupuesto de inversión y darle el trámite
correspondiente.Dec. 2126
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP10
Asesorar, orientar y asistir la formulación de los objetivos, los procesos y el plan de
acción, necesarios para el diseño del Sistema Integrado de Gestión, coordinando su
desarrollo y actualizando permanentemente los procesos y procedimientos de la
entidad con las demás dependencias.
Dec. 2126 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP11
Fomentar la elaboración de estudios e investigaciones que permitan mejorar la
formulación y orientación de los programas institucionales. Dec. 2126
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP12
Preparar los informes de gestión y de rendición de cuentas de la entidad y coordinar
las audiencias públicas, así como asistir y supervisar la elaboración de los informes
de gestión de las demás dependencias que se deben presentar al Director General
y a los organismos competentes.
Dec. 2126 110 OAP 5 13 Informe de Gestión Institucional
Actualizado por LMRC / OHSG 68 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP12
Preparar los informes de gestión y de rendición de cuentas de la entidad y coordinar
las audiencias públicas, así como asistir y supervisar la elaboración de los informes
de gestión de las demás dependencias que se deben presentar al Director General
y a los organismos competentes.
Dec. 2126 110 OAP 28 4 Rendición Pública de Cuentas
110110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
OAP13
Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 1
Asesorar a la Dirección General y a las diferentes dependencias y grupos internos
de trabajo de la entidad en los asuntos jurídicos relacionados con las competencias
asignadas a cada una de ellas.
Dec. 2126 120 OAJ
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 2
Asesorar a la Dirección General y coordinar con las demás dependencias de la
Entidad el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico, así como
conceptuar sobre la interpretación de normas legales inherentes a las funciones de
la entidad y mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la
administración.
Dec. 2126 120 OAJ
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 3Dirigir y coordinar los procesos contractuales que adelante la Entidad y apoyar a las
dependencias en el desarrollo de los mismos. Dec. 2126 120 - OAJ 21 1 Contratos estatales
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 4
Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios que deba suscribir el
Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
teniendo en cuenta su pertinencia, la normatividad vigente y los procedimientos
internos.
Dec. 2126 120 2 1
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 5Elaborar los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.Dec. 2126 120 - OAJ 21 1 Contratos estatales
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 6
Revisar los proyectos de normas internas, los convenios nacionales e
internacionales, los contratos y demás actos administrativos que deba suscribir el
Director General.
Dec. 2126
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 7Coordinar y tramitar los actos administrativos que deban ser sometidos para
aprobación de la Dirección General de la Entidad.Dec. 2126 120 - OAJ Actos Administrativos
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 8Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.Dec. 2126
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 9
Elaborar los conceptos técnicos que soliciten los particulares y las entidades
públicas y privadas, relacionados con la normatividad colombiana en materia de
archivos y gestión documental, así como sobre su interpretación y aplicación.
Dec. 2126 120 - OAJ 2 2 Conceptos Técnicos
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 10Asesorar a la Dirección General en la formulación de normas que deba expedir el
Consejo Directivo o el Director General.Dec. 2126 120 OAJ
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 11
Dirigir la recopilación y actualización de las disposiciones legales y jurisprudenciales
relativas a las actividades y funciones administrativas, facilitar su consulta y
divulgación.
Dec. 2126
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 12Coordinar y apoyar la respuesta y trámite de los recursos que se interpongan a los
actos administrativos que expida la entidad y realizar su seguimiento.Dec. 2126 120 - OAJ Recursos Administrativos
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 13
Representar legal, judicial y extrajudicialmente al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, en los procesos y actuaciones que se instauren en su
contra o que éste deba promover, mediante poder otorgado por el Director General
y supervisar el trámite de los mismos.
Dec. 2126
Actualizado por LMRC / OHSG 69 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 14Analizar y proyectar para la firma del Director General, los actos administrativos que
deba suscribir conforme a la Constitución Política y la ley. Dec. 2126
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 15Asistir a la Dirección General en la sustanciación y proyección de los fallos de
segunda instancia en los procesos disciplinarios que se adelanten en la Entidad. Dec. 2126 100 DG 36 Procesos internos Disciplinarios. 2da. Instancia
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 16Velar por el cumplimiento de todos los Sistemas de Información que establezca el
Estado para la vigilancia de la contratación estatal.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 17
Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de Policía, del Ministerio Público, al igual que las presentadas por
particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la
Oficina.
Dec. 2126
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 18
Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdicción
coactiva y efectuar el cobro de las multas impuestas a favor del Tesoro Nacional o
del Archivo General de la Nación por parte de las autoridades competentes.
Dec. 2126 120 - OAJ 93 Cobros coactivos
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 19
Coordinar y tramitar los recursos, revocatorias directas y en general las actuaciones
jurídicas relacionadas con las funciones del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, que no correspondan a otras dependecias de la entidad.
Dec. 2126 120 - OAJ Recursos Administrativos / Revocatorias Directas
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 20Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 1Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del
Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad. Dec. 2126 130 OAJ
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 2
Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura
de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los
servicios de competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 3
Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar
recomendaciones al Director General, haciendo énfasis en los indicadores de
gestión diseñados y reportados periódicamente.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 4
Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, así como recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a
su implementación.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 5
Asesorar, acompañar y apoyar a los servidores del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control
Interno y mantener informado al Director General sobre la marcha del Sistema.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 6
Preparar y consolidar el Informe de Rendición de Cuenta Fiscal que debe
presentarse anualmente a la Contraloría General de la República al comienzo de
cada vigencia.
Dec. 2126 130 - OCI 5 9Informes a Organismos de Control
(Informe de Rendición de cuenta fiscal)
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 7
Coordinar y consolidar las respuestas a los requerimientos presentados por los
organismos de control respecto de la gestión del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Dec. 2126 130 - OCI 5 9 Informes a Organismos de Control
Actualizado por LMRC / OHSG 70 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 8
Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado
de Gestión Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus
recomendaciones.
Dec. 2126 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 9
Actuar como interlocutor frente a la Contraloría General de la República en
desarrollo de las auditorías regulares y en la recepción, coordinación, preparación y
entrega de cualquier información que requieran de esta entidad en el nivel nacional
o en el nivel territorial.
Dec. 2126
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 10Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora continua del
Sistema de Gestión Integral en la dependencia. Dec. 2126 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 11Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 1
Asesorar al Director General y a las demás dependencias en la formulación y
aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la
administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la
entidad.
Dec. 2126 230 GRFGRUPO GESTION HUMANA
GRUPO RECURSOS FÍSICOS
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 2
Desarrollar las políticas y programas de administración del talento humano,
bienestar social, selección, registro y control, capacitación e incentivos de
conformidad con las normas legales vigentes.
Dec. 2126 220 - GGH
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 3
Velar porque la contabilidad general, la ejecución presupuestal y el registro de
contratos, se cumplan de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y
preparar y presentar los informes relacionados.
Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 4
Dirigir la prestación de los servicios de archivo y gestión documental del Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado y la atención de peticiones, quejas y
reclamos que presenten los ciudadanos.
Dec. 2126 210 GAGD NA NA
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 5
Propender por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo,
relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de
carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos
técnicos, materiales, físicos y financieros del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Dec. 2126 110 - OAP
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 6
Dirigir, coordinar y controlar los procesos para garantizar la adecuada y oportuna
prestación de los servicios de transporte, vigilancia y demás servicios generales
necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad
con las normas legales vigentes.
Dec. 2126 230
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 7
Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores,
la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los
elementos, equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento del Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, velando especialmente porque se
cumplan las normas vigentes sobre estas materias.
Dec. 2126 120 / 240
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 8
Coordinar las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contra los
funcionarios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y resolverlas
en primera instancia de conformidad con la Ley 734 de 2002 y demás normas
complementarias.
Dec. 2126 200 - SG 36 Procesos Internos Disciplinarios (1a. Instancia)
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 9Ejercer las funciones de Secretaría Técnica del Consejo Directivo y refrendar los
actos expedidos por el mismo.Dec. 2126 200 - SG 13 4 Actas Consejo Directivo
Actualizado por LMRC / OHSG 71 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 10Elaborar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y el Plan Anual
Mensualizado de Caja de la Entidad en coordinación con las dependencias.Dec. 2126 120 / 250
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 11
Dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Compras del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, en coordinación con los planes de acción de las
dependencias.
Dec. 2126 240 8 20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 12Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD1
Coordinar y administrar la recepción, radicación, distribución de las comunicaciones
oficiales internas y externas de la Entidad, propendiendo por la oportunidad y
eficienciencia en el servicio.
Res. 469 210 GAGD NA NAla recepción, radicación, distribución de las comunicaciones oficiales
internas y externas de la Entidad
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD2 Adelantar las actividades relacionadas con la gestión documental de la Entidad. Res. 469 210 GAGD 8 19 Programa de Gestión Documental - PGD.
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD3
Administrar los archivos administrativos de la Entidad durante la fase de gestión y
central.Res. 469 210 GAGD NA NA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD4 Coordinar, preservar, mantener y custodiar el archivo central institucional. Res. 469 210 GAGD NA NA Custodia del Archivo Central
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD5 Actualizar las Tablas de Retención Documental del AGN. Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental - TRD
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD6
Prestar asistencia técnica sobre el manejo de los archivos de gestión en las
diferentes dependencias. Res. 469 210 GAGD 14 2 Asistencia Técnica Interna
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD7
Establecer y controlar el cronograma de transferencias primarias de las diferentes
dependencias al archivo central y propender por su cumplimiento. Res. 469 210 GAGD 70 1 Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN)
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD8
Revisar, aprobar y recibir las transferencias primarias de las diferentes
dependencias al archivo central. Res. 469
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD9
Verificar que las dependencias de la Entidad cuenten con inventarios de
documentos actualizados durante la etapa de archivo de gestión.Res. 469 210 GAGD 26 4 Inventario de documentos de dependencia
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD10
Administrar el Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo de la
entidad (SGDEA)Res. 469 210 GAGD 11 7
Proyecto sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo -
SGDEA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD11
Velar por el cumplimiento de las disposiciones del Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo en lo de su competencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD12
Velar por el cumplimiento del reglamento Interno de Archivo y Gestión Documental
de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD13 Participar en el proceso de planeación de los documentos de la Entidad. Res. 469
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD14
Diseñar, implementar, hacer seguimiento y actualizar el Programa de Gestión de
Documentos del AGN.Res. 469 210 GAGD 8 19 Programa de Gestión de Documentos
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD15
Administrar y ejecutar los procesos de microfilmación y digitalización de los
documentos durante su etapa de gestión y central.Res. 469 210 GAGD NA NA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD16
Coordinar con los Grupos de Gestión Humana y de Sistemas, así como con la
Oficina Asesora Jurídica cuando a ello hubiere lugar, la verificación de las
comunicaciones pendientes en el sistema de gestión de documentos electrónicos
cuando los funcionarios se ausenten por alguna situación administrativa o cuando
los contratistas finalicen su relación contractual con la Entidad y tengan asignado
usuario en el sistema.
Res. 469 210 GAGD NA NAverificación de las comunicaciones pendientes en el sistema de
gestión de documentos electrónicos usuario en el sistema.
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD17 Presentar los informes que le sean solicitados de acuerdo con sus funciones. Res. 469 210 GAGD NA NA Presentación de informes
Actualizado por LMRC / OHSG 72 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD19
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño, entre
otras).
Res. 469 220 - GGH NA NA
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD20
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD21
Participar en el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo, ambiental y seguir las directrices que sobre el particular se
impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD22 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD23
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD24
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD25
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 210 GAGD 26 1 Inventario de transferencias primarias
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD26
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD27
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento a
dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de
Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD28
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar
oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de
la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
210210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL - GAGD29 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 1
Planear, organizar, controlar y velar por el despliegue de las diferentes actividades
tendientes al cumplimiento y aplicación de las normas relacionadas con el empleo
público, la carrera administrativa y la gerencia pública.
Res. 469
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 2Elaborar y controlar el cumplimiento del plan estratégico de recursos humanos, el
plan anual de vacantes y los proyectos de planta de personal.Res. 469
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 3
Someter a consideración de la Dirección General, las actualizaciones o
modificaciones del Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias
Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 4 Elaborar el programa bianual de inducción y re inducción de la Entidad. Res. 469
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 5Elaborar el reglamento de Higiene y seguridad industrial y velar por su estricto
cumplimiento.Res. 469 220 - GGH 8 22 Seguridad Industrial
Actualizado por LMRC / OHSG 73 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 6Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante el
proceso de selección por méritos.Res. 469 220 - GGH NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 7
Proponer a la Dirección General y a la Secretaría General las acciones
encaminadas a la realización de los procesos de selección o concurso y adelantar
las actividades necesarias para tal fin.
Res. 469 220 - GGH NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 8
Coordinar, verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, para el ingreso al
empleo público; así como para los procesos de encargo, comisión para desempeñar
un cargo de libre nombramiento y remoción, de acuerdo con lo establecido en la
normatividad vigente.
Res. 469 220 - GGH NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 9
Solicitar y tramitar ante la Entidad Certificadora, la emisión, revocación, suspensión
y renovación de los Certificados Digitales de los funcionarios del AGN habilitados
para el uso de los mismos, atendiendo el procedimiento interno que se adopte para
tal efecto.
Res. 469 210 GAGD NA NA Certificados digitales
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 10Coordinar y adelantar las acciones necesarias para la suscripción de los acuerdos
de gestión y velar porque se realice la respectiva evaluación.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 11
Elaborar los actos administrativos referentes a nombramientos, retiros, encargos,
asignación de primas, comisiones, así como procesar oportunamente las
novedades de personal y realizar las respectivas comunicaciones.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 12Elaborar las actas de posesión, llevar el consecutivo de las mismas, verificar y
certificar el cumplimiento de los requisitos para desempeño de un cargo.Res. 469 220 - GGH 13 9 Actas de Posesión
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 13Responder por el proceso de identificación corporativa (carné) de los funcionarios,
practicantes y contratistas de prestación de servicios de apoyo de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 14 Participar en el diseño y conformación de los diferentes grupos internos de trabajo. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 15Emitir certificaciones relacionadas con tiempo de servicio y funciones realizadas por
los servidores públicos activos e inactivos, cuando le sean requeridas. Res. 469 220 - GGH NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitación, Sistema
de estímulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.Res. 469 220 - GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitación, Sistema
de estímulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.Res. 469 220 - GGH 8 16 Sistema de Estimulos
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitación, Sistema
de estímulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.Res. 469 220 - GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 17
Implementar y coordinar el desarrollo del Sistema de Evaluación del Desempeño
para los funcionarios de la Entidad, acorde con los criterios legalmente establecidos
y los procedimientos adoptados por la Comisión Nacional del Servicio Civil y velar
por su correcta aplicación.
Res. 469
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 18Mantener actualizado el plan de salud ocupacional y velar por su estricto
cumplimiento.Res. 469
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 19 Preparar los proyectos de actos administrativos de su competencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Actualizado por LMRC / OHSG 74 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 20Coordinar, verificar y aprobar la liquidación mensual de la nómina de la planta de
personal para su correspondiente ordenación por parte del Director General.Res. 469 220 - GGH liquidación mensual de la nómina
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 21
Coordinar con los Grupos de Archivo y Gestión Documental y de Sistemas, así
como con la Oficina Asesora Jurídica cuando a ello hubiere lugar, la verificación de
las comunicaciones pendientes en el sistema de gestión de documentos
electrónicos cuando los funcioarios se ausenten por alguna situación administrativa
o cuando los contratistas finalicen su relación contractual con la Entidad y tengan
asignado usuario en el sistema.
Res. 469
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 22
Responder por el manejo, organización guarda y mantenimiento de los expedientes
de historias laborales y demás documentos de archivo relacionados con los
servidores públicos de la Entidad.
Res. 469
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 23 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 24
Atender oportunamente las situaciones administrativas que las dependencias
reporten al Grupo de Gestión Humana, tales como vacaciones, licencias,
incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del
desempeño entre otras.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 25Apoyar la elaboración y presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en
equipo de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin.Res. 469 220 - GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 26Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 27Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 28Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 220 - GGH 26 1 Inventario de transferencias primarias
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 29Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 30
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del grupo, así como dar cumplimiento a
dichos planes y reportar oportunamente su ejecución en la Oficina Asesora de
Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 31
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar los
avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en
coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 32Aportar la información de su competencia para rendir el informe a la Cámara de
Representantes de conformidad con el artículo 310 de la Ley 5 de 1992.Res. 469 130 - OCI 5 9 Informes a organismos de control
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 33Supervisar la ejecución de los contratos que se celebren con ocasión del desarrollo
de los planes y programas de la dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA Supervisión de contratos
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 34Participar en la elaboración de los trámites y diligencias previas a la elaboración de
los contratos que sean de su competencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 35 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 1Organizar la prestación de los servicios relacionados con almacén, inventarios,
servicios administrativos y administración del parque automotor.Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 2Garantizar el suministro de bienes y servicios a las dependencias para un mejor
desempeño y logro de sus objetivos institucionales.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Actualizado por LMRC / OHSG 75 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 3
Exigir, verificar y hacer seguimiento de las pólizas de seguro y las garantías
otorgadas para amparar el funcionamiento de equipos y la prestación de los
servicios de mantenimiento, vigilancia, aseo y cafetería, así como la utilización
adecuada de las instalaciones, muebles y equipos destinados al servicio de la
Entidad.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 4
Coordinar las actividades relacionadas con el levantamiento, actualización y toma
física de los inventarios individuales, por dependencias y en bodegas, así como de
baja de elementos y comunicar a la Secretaría General, los faltantes en los mismos,
con el fin de que se adopten las medidas pertinentes.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 5Tramitar los siniestros a que haya lugar, en caso de pérdida de bienes de propiedad
del AGN.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 6
Atender las solicitudes de servicio de mantenimiento, en lo referente a electricidad,
plomería, pintura, carpintería, instalaciones de equipos y otras reparaciones
locativas del AGN.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 7Elaborar y ejecutar las actividades del Plan de Acción de los proyectos de
presupuesto de inversión y solicitar las reprogramaciones a que haya lugar.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 8Elaborar el Plan de Mantenimiento Preventivo y corrrectivo de los bienes de la
Entidad.Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 9 Verificar y controlar el pago de servicios públicos e impuestos (predios y vehículos). Res. 469 250 44 Comprobantes de Diario
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 10Coordinar y controlar las labores del personal destinado a las actividades de
mantenimiento, aseo, cafetería, vigilancia y servicio de transporte de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 11Supervisar la ejecución de los contratos de que se requieran para el óptimo
funcionamiento de la Entidad de acuerdo con su competencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA Supervisión de contratos
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 12Participar en la elaboración de los trámites y diligencias previas a la elaboración de
los contratos que sean de su competencia.Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 13Coordinar las adecuaciones de espacio y apoyar las actividades logísticas
requeridas para los eventos en la Entidad.Res. 469 230 Coordinar
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 14 Controlar los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad. Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 15 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 16
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 17
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 18
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 19 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la Entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
Actualizado por LMRC / OHSG 76 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 20Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 21Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 22Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 230 26 1 Inventario de transferencias primarias
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 23Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 24
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 25
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar los
avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en
coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 26
Elaborar y mantener actualizado un procedimiento de seguridad de la entidad,
efectuando la divulgación del mismo y su aplicación por parte de funcionarios y
contratistas de la Entidad.
Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 27Aportar la información de su competencia para rendir el informe a la Cámara de
Representantes, de conformidad con el artículo 310 de la Ley 5 de 1992.Res. 469 130 - OCI 5 9 Informes a organismos de control
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 28 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA1
Elaborar conjuntamente con las dependencias el Plan General de Compras de
funcionamiento para la vigencia fiscal siguiente. Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA2
Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, a partir del Plan de Acción Institucional, de
los Planes de Acción de Proyectos de Inversión y de Venta de Servicios, teniendo
en cuenta la distribución presupuestal según el Decreto de Liquidación de
Presupuesto y la Resolución Interna de Desagregación.
Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA3
Realizar el tramite para publicación en la página web de la Entidad del Plan General
de Compras, una vez sea aprobado por el Director General y actualizarlo cada vez
que se requiera.
Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA4
Elaborar y actualizar el Plan de Contratación de Bienes y Servicios, cada vez que se
requiera con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, a partir del Plan General de
Compras aprobado.
Res. 469 240 8 20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA5
Recibir de las Dependencias las solicitudes de Estudios de Mercado, junto con la
totalidad de los anexos, incluyendo las fichas técnicas de los bienes y servicios
requeridos con toda la información necesaria de acuerdo con los procedimientos de
la Entidad.
Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA6
Tramitar las solicitudes de información de precios incorporando en ellas los posibles
costos indirectos e indicando los riesgos asociados a cada proceso, lo anterior
teniendo en cuenta las disposiciones legales.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 77 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA7
Elaborar los Estudios de Mercado, de acuerdo con el procedimiento establecido y
efectuar el análisis que soporta el valor estimado del contrato, variables utilizadas
para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el
de posibles costos asociados al mismo con base en la información allegada por los
posibles proveedores.
Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA8
Brindar acompañamiento a las dependencias, en la elaboración de los Estudios de
Conveniencia y Oportunidad. Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA9
Ajustar y actualizar la base de datos de proveedores teniendo en cuenta los bienes
y servicios del Plan Anual de Adquisiciones y registrar la evaluación que asignen los
supervisores a los proveedores de conformidad con los procedimientos que se
establezcan.
Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA10
Crear, ajustar y/o actualizar los procedimientos necesarios para adelantar las
actuaciones administrativas asociadas a la adquisición de bienes y servicios y
asegurar el cabal desarrollo de los estudios previos para la contratación.
Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA11
Preparar los informes para los entes de control y autoridades judiciales y o
administrativas que le sean requeridos.Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA12 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA13
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño, entre
otras).
Res. 469 220 - GGH NA NA
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA14
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación de
aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA15
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA16 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA17
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA18
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA19
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 240 26 1 Inventario de transferencias primarias
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA20
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA21
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA22
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar los
avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en
coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 78 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
240240 GRUPO DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES - GCA23 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF1
Participar en la programación integral y en la elaboración del anteproyecto anual de
presupuesto.Res. 469 OAP - Oficina Asesora de Planeación
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF2
Llevar en los libros establecidos por las normas presupuestales los registros de
carácter presupuestal.Res. 469 250 48 1 Libros presupuestales (SIIF)
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF3
Registrar y realizar las modificaciones presupuestales que se den en el transcurso
de la vigencia, por Decretos, Acuerdos y Resoluciones. Res. 469 250 48 3 SECRETARIA GRAL/SIIF
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF4 Controlar que la ejecución del presupuesto se cumpla con sujeción a la Ley. Res. 469 250 47 1 Ejecución Presupuestal Anual (SIIF)
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF5
Solicitar la incorporación en el presupuesto de la Entidad, los recursos que se
generen durante el año fiscal, derivados del cobro de las tarifas por la prestación de
los servicios archivísticos.
Res. 469 250 5 8 SIIF
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF6
Poner a consideración de la Dirección General, los estudios y documentos que
legalmente se requieran para hacer modificaciones al presupuesto y al programa
anual de caja.
Res. 469 250 48 3 SIIF
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF7
Expedir los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, de conformidad
con la Ley Anual de Presupuesto y demás disposiciones legales vigentes.Res. 469 250 47 SIIF
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF8
Preparar conjuntamente con la Oficina de Planeación, el programa anual de caja y
controlar que su ejecución se ajuste a los planes de acción de la entidad.Res. 469 250 5 OPA
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF9
Elaborar los informes periódicos de ejecución presupuestal para los Organismos de
Control y demás Entidades que lo requieran.Res. 469 250 5 9 Informes a Organismos de Gestión
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF10
Constituir al cierre de la vigencia fiscal las cuentas por pagar y las reservas
presupuestales y suscribir las respectivas actas de cancelación a que haya lugar
durante la ejecución.
Res. 469 SIIF
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF11
Ingresar los dineros que por cualquier concepto reciba el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, con base en los actos administrativos que los
autoricen, consignándolos diariamente y elaborando los respectivos soportes.
Res. 469 250 44 1 Comprobantes de Diario SIIF
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF12
Clasificar las obligaciones de acuerdo con el rubro de financiación que le fue
asignada y realizar los pagos respectivos.Res. 469 250 44 1 Comprobantes de Diario SIIF
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF13
Abrir y llevar los libros auxiliares de caja, bancos, ingresos, y los demás que se
requieran, para el cumplimiento de las funciones del Grupo.Res. 469 250 48 1 Libros presupuestales (SIIF)
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF14
Administrar, controlar, y custodiar las correctas operaciones de cada una de las
cuentas corrientes, y de ahorro, en las cuales se ha autorizado su manejo.Res. 469 250 61 Cuentas Corrientes
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF15 Coordinar las actividades relacionadas con la gestión y el recaudo de cartera. Res. 469 250 NOVASOFT
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF16 Realizar el seguimiento y control de las comisiones pendientes de legalizar. Res. 469 250
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF17
Efectuar la inversión forzosa y redención en TES, según las normas establecidas
por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la redención de los mismos.Res. 469 250 82
Actualizado por LMRC / OHSG 79 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF18
Solicitar los recursos ante la DTN de acuerdo con las instrucciones y procedimientos
establecidos por la misma.Res. 469 250 05.61 9
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF19
Analizar mensualmente las conciliaciones bancarias y realizar las gestiones
pertinentes para tener registrada la información de manera confiable y oportuna.Res. 469 250 45
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF20
Efectuar de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la
Contaduría General de la Nación, el proceso contable de los hechos financieros,
económicos y sociales de la Entidad.
Res. 469 250 5 9
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF21
Manejar los libros y documentos de contabilidad de acuerdo con el Régimen de
Contabilidad Pública. Res. 469 250 GGF 48 1 Libros presupuestales (SIIF)
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF22 Revisar la elaboración mensual de las conciliaciones bancarias. Res. 469 250 45
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF23
Realizar la conciliación mensual con las dependencias que alimentan el módulo de
contabilidad y dejar como constancia un acta de conciliación. Res. 469 250 13
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF24
Elaborar los estados contables e informes complementarios, con base en el registro
de las operaciones financieras, económicas y sociales planeadas y presupuestadas
por la Entidad.
Res. 469 250 5 9 Informes a Organismos de Gestión
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF25
Responder por la conservación, custodia y tenencia de los libros de contabilidad y
los comprobantes de diario que hacen parte del sistema y ponerlos a disposición de
las autoridades encargadas de ejercer el control, inspección y vigilancia.
Res. 469 SIIF NACION
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF26
Liquidar los impuestos y retenciones y verificar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias a cargo de la Entidad. Res. 469 250 55 Declaraciones tributarias
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF27
Realizar las evaluaciones financieras de los procesos de contratación que adelante
la entidad. Res. 469 OAJ - Oficina Asesora Jurídica
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF28
Elaborar los respectivos inventarios de la documentación que produce durante su
gestiónRes. 469 250 4
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF29
Asistir y participar, en representación de la entidad, en las Reuniones, Consejos,
Juntas o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo,
cuando sea delegado para tal efecto.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF30
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF31
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF32
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a la normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF33 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF34
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
Actualizado por LMRC / OHSG 80 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF35
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF36
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 250 26 1 Inventario de transferencias primarias
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF37
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 GAGD
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF38
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA) OAP - Oficina Asesora de Planeación
250250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
GGF39 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA1
Coordinar la adopción, ejecución y evaluación de la política archivística y promover
el uso de las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental
archivístico.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA2
Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación de las
acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman, garantizando la
organización y fortalecimiento de los archivos de la administración pública.
Dec. 2126 300 Coordinar
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA3
Asesorar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la
formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos
para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.
Dec. 2126 300 SUBSNA
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA4
Brindar asesoría técnica a las diferentes entidades, archivos e instituciones que
conformar el Sistema Nacional de Archivos para la consolidación de la Red
Nacional de Archivos.
Dec. 2126 300 14 3 Asistencia Técnica Externa
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA5
Adelantar las acciones que garanticen la implementación de las iniciativas que en
materia de política archivística formule el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA6
Recomendar a la Dirección General los planes, programas y proyectos para el
desarrollo de la política archivística.Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA7 Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país. Dec. 2126 320 - GIV 90 Visita de Inspección, Vigilancia y Control.
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA8
Formular programas de modernización de la función archivística del Estado y la Red
Nacional de Archivos. Dec. 2126 300 Red nacional de Archivos
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA9
Diseñar y desarrollar la política archivística en materia de archivos relacionados con
los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las víctimas de conflicto
interno, así como de otros archivos especiales, sonoros, gráficos, orales y
audiovisuales.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA10
Dirigir y coordinar las actividades de los consejos territoriales y articular y controlar
el funcionamiento de los archivos generales territoriales así como velar por el
desarrollo y funcionamiento de los comités técnicos asesores del Sistema Nacional
del Archivos.
Dec. 2126 COMITÉS TÉCNICOS
Actualizado por LMRC / OHSG 81 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA11
Elaborar y ejecutar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores
que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá celebrar los
convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.
Dec. 2126 300 8 12 Programa de Capacitación Archivística
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA12
Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de
formación técnica, profesional y especializada en temas relacionados con la función
archivística, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA13
Implementar estrategias de promoción, comunicación y divulgación para informar al
ciudadano la misión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de
las demás instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA14
Gestionar acuerdos de cooperación con los organismos de control y otras entidades
públicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general
de toda la normatividad archivística.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA15
Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen
funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la
modernización de la función archivística del Estado.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA16
Acompañar a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas
cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y
documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas o
por catástrofes naturales.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA17
Prestar servicios de capacitación, asesoría y asistencia técnica en materia de
conformación, administración y operación de archivos a otras entidades u
organizaciones diferentes al sector público.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA18
Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el
control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional
de Archivos.
Dec. 2126
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA19
Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas de acuerdo con su competencia.Dec. 2126 300 2 2 Conceptos Técnicos
300300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA20
Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA1
Apoyar la coordinación del Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación
de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman.Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA2
Acompañar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la
formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos
para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.
Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA3
Brindar capacitación, asesoría y asistencia técnica de las diferentes entidades,
archivos e instituciones que conforman el SNA para la consolidación de la Red
Nacional de Archivos.
Res. 469 310 14 3 Asistencia Técnica Externa
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA4
Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos para el desarrollo
de la política archivística y del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 82 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA5
Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen
funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la
modernización de la función archivística del Estado.
Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA6
Promover la creación y el funcionamiento adecuado de las instancias asesoras del
Sistema Nacional de Archivos.Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA7 Consolidar, desarrollar y dinamizar la Red Nacional de Archivos. Res. 469 310 40 4 Red Nacional de Archivos
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA8
Coordinar las actividades de los consejos territoriales de archivos y articular
acciones con los archivos generales territoriales, así como velar por el desarrollo y
funcionamiento de los comités técnicos asesores del SNA.
Res. 469 310 Coordinar
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA9
Diseñar y desarrollar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores
que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá proponer la
celebración de convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.
Res. 469 310 8 12 programa de Capacitación Archivística
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA10
Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de
formación técnica, profesional y especializada en temas relacionados con la función
archivística, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA11 Proponer estrategias de divulgación del Sistema Nacional de Archivos. Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA12
Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el
control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional
de Archivos.
Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA13
Mantener actualizada y visualizada por página Web la información de las instancias
asesoras del SNA, en lo relacionado con comités Técnicos y Consejos Territoriales
de Archivos.
Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA14
Promover la creación de nuevos comités cuando la temática lo amerite y proponer a
la Dirección General la disolución de los mismos cuando el tema haya sido agotado
y no se requiera la continuidad del mismo.
Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA15
Presentar a la Subdirección, propuestas de Convenios de Cooperación Inter-
Institucional nacional o Internacional conducentes a aunar esfuerzos para el
desarrollo de la misión del AGN.
Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA16
Diseñar y/o ajustar los indicadores de gestión y de impacto de los planes y
programas que se adelanten en el ámbito del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA17
Realizar el seguimiento técnico de los convenios suscritos con las demás entidades
en relación con las actividades de Capacitación y Asistencia Técnica. Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA19
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 310 2 2 Conceptos Técnicos
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA20
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
Actualizado por LMRC / OHSG 83 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA21
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA22
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA23 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA24
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA25
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA26
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 310 26 1 Inventario de transferencias primarias
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA27
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA28
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
310310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA29 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV1
Adelantar las acciones que garanticen la implementación de la política archivística
que formule el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV2
Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos para el desarrollo
de la política archivística.Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV3 Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país. Res. 469 320 90 Visita de Inspección, Vigilancia y Control.
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV4
Gestionar acuerdos de cooperación con los organismos de control y otras entidades
públicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general
de toda la normatividad archivística.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV5
Acompañar a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas
cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y
documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas o
por catástrofes naturales.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV6
Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el
control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional
de Archivos.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV7
Llevar a cabo el monitoreo, evaluación y control de los resultados del reporte de
avances de la gestión de las entidades en el componente de gestión documental de
la política de desarrollo administrtativo y eficiencia administrativa.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 84 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV8
Realizar de oficio o a solicitud de parte, visitas de inspección a los archivos de la
administración pública en sus diferentes niveles, de las entidades privadas que
cumplen funciones públicas o archivos privados declarados de interés cultural o
archivo privados que cumplen funciones públicas, donde se advierta posible peligro
de deterioro, vulneración o pérdida de los mismos.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV9
Orientar y apoyar a los organismos de la administración pública en sus diferentes
niveles, y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, o archivos
privados declarados de interés cultural, en la fijación de un plan de mejoramiento
archivístico encaminados a resolver en el corto y mediano plazo los problemas
identificados para garantizar el aseguramiento archivístico y la salvaguarda del
patrimonio documental del país.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV10
Vigilar el cumplimiento de las funciones correspondientes a los consejos territoriales
de archivos del SNA.Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV11
Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los organismos de la
administración pública en sus diferentes niveles, establecido por la Ley 594 de 2000
y demás normatividad vigente.
Res. 469 320 Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los
organismos de la administración pública en sus diferentes niveles
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV12
Planear, programar y desarrollar procesos de auditorías archivísticas tendientes a
asegurar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en la Ley General de
Archivos y las demás normas reglamentarias.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV13
Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento archivístico implementados por los
organismos del sector público y privado que cumplan funciones públicas
relacionadas con el ejercicio de la función Archivística, objeto de la Ley 594 de
2000.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV14
Impartir las órdenes necesarias para que suspendan de inmediato las prácticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV15
Determinar las faltas en contra de los documentos y archivos públicos y los que
constituyen el patrimonio documental, las cuales serán tenidas como faltas
gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, conforme a lo
dispuesto, en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002 y demás normas que regulen
sobre el particular
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV16
Atender de manera inmediata denuncias o requerimientos sobre deterioro, pérdida,
tráfico, negligencia administrativa, etc. y demás situaciones que amenacen o
vulneren la integridad de los archivos públicos y los privados de interés cultural.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV17 Realizar de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspeccion Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV
Dar cumplimiento al Artículo 10 de la Resolución 089 del 29 de abril de 2009,
realizando de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspección, control y
vigilancia a los responsables de los proyectos beneficiados por el programa ADAI.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV17
Presentar a consideración de la Dirección General, la imposición de las sanciones
que por incumplimiento de la Ley General de Archivos, incurran las entidades
vigiladas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 85 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV18
Asistir y participar, en representación de la entidad, a Reuniones, Consejos, Juntas
o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo, cuando
sea delegado para tal efecto.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV19
Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 320 2 2 Conceptos Técnicos
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV20
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV21
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV22
Participar en el desarrollo e implementación del programa de salud ocupacional,
ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud
ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17
Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV23
Participar activamente en el diseño de los programas de bienestar social e
incentivos. Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV24
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV25
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV26
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 320 26 1 Inventario de transferencias primarias
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV27
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV28
Participar activamente en el diseño del Plan General de Compras, el Plan de Acción
y el plan de presupuesto del grupo, así como dar cumplimiento oportuno a dicho
planes.
Res. 469
320320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
GIV29 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH1
Diseñar, proponer y desarrollar la política archivística en materia de archivos
relacionados con los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las
víctimas del conflicto interno, así como de otros archivos especiales, sonoros,
gráficos, orales y audiovisuales.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH2
Recomendar a la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos los planes,
programas y proyectos para el desarrollo de la política archivística en esta materia.Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH3
Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el
control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional
de Archivos.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH4
Participar y promover la construcción de los lineamientos de política sobre la
conservación y difusión del patrimonio documental étnico del país y de archivos
relacionados con la ley de víctimas y derechos humanos.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 86 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH5
Diseñar y desarrollar el registro de Archivos Étnicos de interes y de archivos
relacionados con la ley de victimas y derechos humanos del Sistema Nacional de
Archivos.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH6
Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperación, preservación,
conservacion y custodia del patrimonio documental étnico y de archivos
relacionados con la ley de víctimas y derechos humanos, para garantizar su
consulta por los usuarios y/o partes interesadas.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH7
Diseñar y desarrollar el registro de archivos étnicos de interés y de archivos
relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos del Sistema Nacional de
Archivos.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH8
Participar e implementar las metodologías para garantizar la publicación y
actualización permanente del registro de archivos étnicos de interés y de archivos
relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH9
Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la
protección utilización adecuada de los archivos étnicos de interés y de archivos
relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH10
Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos étnicos
de interés y de archivos relacionados con Ley de Víctimas y Derechos Humanos.
Promover o llevar a cabo trabajos de investigación sobre archivos étnicos y archivos
relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos.
Res. 469 330 2 2 Conceptos Técnicos
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH11
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 330 2 2 Conceptos Técnicos
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH12
Asistir y participar, en representación de la entidad, en las Reuniones, Consejos,
Juntas o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo,
cuando sea delegado para tal efecto.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH13
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH14
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH15
Participar en el desarrollo e implementación del programa de salud ocupacional,
ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud
ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17
Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH16
Participar activamente en el diseño de los programas de bienestar social e
incentivos. Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH17
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH18
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH19
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 330 26 1 Inventario de transferencias primarias
Actualizado por LMRC / OHSG 87 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH20
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH21
Participar activamente en el diseño del Plan General de Compras, el Plan de Acción
y el plan de presupuesto del grupo, así como dar cumplimiento oportuno a dicho
planes.
Res. 469
330330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH22 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
1
Asesorar a las dependencias de la entidad y a las instituciones públicas y privadas
que cumplen funciones públicas en la formulación y aplicación de políticas, normas,
planes, programas y procedimientos para la modernización de los archivos públicos
del país y la gestión documental, a través del uso de tecnologías de la información y
las comunicaciones.
Res. 469 SUBTIADE
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
2
Prestar servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en la formulación y
aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la
modernización de archivos y la gestión documental a través del uso de tecnologías
de la información y las comunicaciones.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
3
Proponer a la Dirección General la formulación de los lineamientos de la política
archivística en materia del documento electrónico y en la aplicación de las
tecnologías de la información en la gestión documental de las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas, en los diferentes niveles de la
administración.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
4
Fomentar la adopción de estándares que contribuyan al trabajo interinstitucional en
gestión documental electrónica, gestión de archivos electrónicos y en la distribución
e intercambio de documentos electrónicos entre los diferentes sistemas de
información del Estado.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
5
Dirigir y controlar el desarrollo de directrices, lineamientos, políticas, parámetros,
normas y estándares para la automatización, digitalización y microfilmación segura
de los archivos administrativos y patrimoniales del país.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
6Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías encaminadas a
la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos.Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
7
Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservación a largo
plazo de documentos electrónicos y la conversión digital de soportes impresos,
sonoros, audiovisuales, fílmicos, magnéticos y en otros soportes.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
8Promover el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías en la gestión documental
del Estado. Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
9
Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la
utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos y de gestión
documental.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
10Formular lineamientos relacionados con el documento electrónico y su aplicación en
todas las entidades del Estado.Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 88 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
11
Apoyar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la
adopción de las políticas de tecnologías de la información y comunicación que
permitan la modernización de la gestión documental del Estado.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
12
Administrar la plataforma gubernamental para la gestión de documentos
electrónicos de archivo y prestar asistencia técnica a las entidades en materia de
gestión de documentos y archivos electrónicos.
Res. 469 400 14 3 Asistencia Técnica Externa
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
13Fomentar la investigación en materia de gestión de documentos electrónicos y
conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en esta materia. Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
14Dirigir el observatorio de tecnologías de la información en materia de gestión de
información y documentos electrónicos.Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
15
Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo
del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional
Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
16Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 400 2 2 Conceptos Técnicos
400
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
17Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE1
Recomendar a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas,
planes, programas y procedimientos para la modernización de archivos y gestión
documental a través del uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE2
Proponer la formulación de los lineamientos de la política archivística en materia del
documento electrónico en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, en los diferentes niveles de la administración.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE3
Fomentar la adopción de estándares que contribuyan al trabajo interinstitucional en
gestión documental electrónica, gestión de archivos electrónicos y en la distribución
e intercambio de documentos electrónicos entre los diferentes sistemas de
información del Estado.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE4
Realizar estudios técnicos e investigaciones relativas a la implementación sistemas
de gestión de documentos electrónicos en las diferentes entidades del Estado.Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE5
Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en la
utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos y de gestión
documental.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE6
Formular lineamientos relacionados con la seguridad, interoperabilidad y migración
de documentos electrónicos en las diferentes entidades del Estado.Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE7
Apoyar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la
adopción de las políticas de Seguridad, Interoperabilidad y Migración de
Documentos Electrónicos del Estado.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 89 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE8
Proponer los procesos de Seguridad, Interoperabilidad y Migración de Documentos
Electrónicos declarados patrimonio documental, de acuerdo con la normatividad
legal vigente.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE9
Apoyar al Grupo de Sistemas en la administración de la página WEB aplicando las
directrices de gobierno en línea.Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE10
Fomentar la investigación en materia de gestión de documentos electrónicos y
conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en esta materia. Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE11
Administrar la plataforma gubernamental para la gestión de documentos
electrónicos de archivo y prestar asistencia técnica a las entidades en esta materia. Res. 469 410 14 3 Asistencia Técnica Externa
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE12
Proponer mecanismos tecnológicos para la conversión o migración de documentos
electrónicos textuales, sonoros, audiovisuales, filmicos, magnéticos y entre otros
soportes.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE13
Llevar a cabo procesos de investigación acerca de las directrices, lineamientos,
poiíticas, parámetros, normas y estándares para seguridad, interoperabilidad y
migración de documentos electrónicos.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE14
Apoyar los convenios y contratos de asistencia técnica que suscriba el Archivo
General de la Nación con entidades públicas y privadas, relacionados con las
funciones del grupo.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE15
Apoyar procesos de inspección, vigilancia y control que adelante el Archivo General
de la Nación a través de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos
relacionados con las funciones del grupo.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE16
Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo
del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional
Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE17
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas de acuerdo con su competencia.Res. 469 410 2 2 Conceptos Técnicos
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE19
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias,
incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del
desempeño entre otras).
Res. 469 220 - GGH NA NA
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE20
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE21
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE22
Apoyar las capacitaciones que que adelante la Subdirección del Sistema Nacional
de Archivos.Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE23 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
Actualizado por LMRC / OHSG 90 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE24
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE25
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE26
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 410 26 1 Inventario de transferencias primarias
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE27
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE28
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción de Grupo, así como dar cumplimiento a
dichos planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de
Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE29
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar
oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de
la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
410410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT1
Proponer a la Dirección General los lineamientos relacionados con los sistemas de
reprografía y su aplicación en todas las entidades del Estado.Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT2
Proponer a la Dirección General el desarrollo de directrices, lineamientos, políticas,
parámetros, normas y estándares para la automatización, digitalización y
microfilmación segura de los archivos administrativos y patrimoniales del país.
Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT3
Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservación a largo
plazo de documentos electrónicos y la conversión digital de soportes impresos,
sonoros, audiovisuales, fílmicos, magnéticos y en otros soportes.
Res. 469 GODR
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT4
Promover el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías en la gestión documental
del Estado. Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT5
Proponer los procesos de Reprografía y Automatización del patrimonio documental
de acuerdo con normas nacionales e internacionales.Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT6
Promover y apoyar la investigación en materia de gestión de documentos
electrónicos y conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en
esta materia.
Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT7
Apoyar la implementación y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos
Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional Digital. Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT8
Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia. Res. 469 420 2 2 Conceptos Técnicos
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT9
Apoyar en los procesos de asistencia técnica y asesoría en materia de reprografía y
automatización dirigida a las instituciones del estado y ciudadanía en general que lo
solicite.
Res. 469 420 14 3 Asistencia Técnica Externa
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT10
Brindar las asesorías que sobre microfilmación y digitalización requieran las
instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469 420
14 3Asistencia Técnica Externa
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT11 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Actualizado por LMRC / OHSG 91 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT12
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño entre
otras).
Res. 469 220 - GGH NA NA
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT13
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT14
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT15 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la Entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT16
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT17
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT18
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 420 26 1 Inventario de transferencias primarias
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT19
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT20
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT21
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar
oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de
la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
420420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT22 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
1
Acompañar a las instituciones públicas y privadas que cumplen funciones públicas,
en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y
procedimientos para la modernización de los archivos públicos del país a través del
uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
2
Prestar asistencia técnica a las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas en la formulación de proyectos de innovación para la
modernización de la función archivística del Estado.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
3Generar conocimientos metodológicos y promover iniciativas innovadoras en
materia de gestión documental en las entidades del Estado. Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
4
Brindar asesoría y asistencia técnica a instituciones públicas en la formulación y
ejecución de proyectos de innovación para la modernización de los archivos
públicos y la gestión documental.
Res. 469 430 14 3 Asistencia Técnica Externa
Actualizado por LMRC / OHSG 92 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
5
Llevar a cabo traducciones, así como investigaciones sobre estándares, normas
técnicas y mejores prácticas que contribuyan a modernizar la gestión documental en
el Estado.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
6Conceptuar sobre las implicaciones que tiene adoptar nuevas tecnologías de la
información en las entidades del Estado en materia de gestión documental. Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
7
Promover entre las diferentes entidades que conforman el Sistema Nacional de
Archivos, la formulación de proyectos de innovación tecnológica en los diferentes
aspectos de la función archivística.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
8
Investigar sobre el impacto que tienen las tecnologías de la información y las
comunicaciones en la gestión documental y proponer metodologías que faciliten la
apropiación tecnológica en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
9Fomentar la adopción de proyectos de innovación que contribuyan al trabajo
interinstitucional en gestión documental.Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
10Evaluar el desarrollo de modelos de innovación y apropiación de tecnologías de la
información en los archivos administrativos e históricos.Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
11
Estudiar diferentes alternativas de software de código abierto que puedan ser
utilizadas por entidades del Estado y desarrollar versiones que puedan distribuirse a
las entidades que las soliciten.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
12Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías encaminadas a
su implementación en archivos públicos.Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
13
Promover el desarrollo y aplicación de modelos de innovación y apropiación de
tecnologías en materia la gestión documental en las diferentes entidades del
Estado.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
14Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas acerca
de la utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos.Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
15Formular lineamientos sobre apropiación de tecnologías de la información en los
procesos archivísticos en las entidades del Estado.Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
16Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 430 2 2 Conceptos Técnicos
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
17
Apoyar los convenios y contratos de asistencia técnica que suscriba el Archivo
General de la Nación con entidades públicas y privadas relacionados con las
funciones del grupo.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA Asistir a reuniones
Actualizado por LMRC / OHSG 93 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
19
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
20
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
21
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
22Dirigir el observatorio de tecnologías de la información en materia de gestión
documental.Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
23
Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo
del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos -SINAE y del Archivo Nacional Digital
en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
24 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
25Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
26Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada. Res. 469 430
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
27Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 430 26 1 Inventario de transferencias primarias
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
28
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento a
dichos planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de
Planeación.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
29
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar
oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de
la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD1
Proponer a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas,
planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger,
recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de
la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 94 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD2
Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador
de Documentos.
Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos TRD - TVD
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD3
Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD4
Diseñar estrategias y programas en materia de protección, conservación,
recuperación y divulgación del patrimonio documental del país, conservado en
archivos públicos y privados.
Res. 469
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD5
Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperación, preservación y
custodia del patrimonio documental de la Nación.Res. 469
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD6
Desarrollar los diferentes procesos técnicos tendientes a la organización,
descripción, conservación, reproducción, divulgación y servicio de los documentos
que conserva el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469 530 GODR
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD7
Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos
públicos y privados. Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD8
Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados
declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que
hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de
Archivos.
Res. 469 530
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD9
Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que
reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
Res. 469
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD10
Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las
transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades
públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como
sobre las donaciones y legados de archivos privados.
Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD11
Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados
de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial
susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Res. 469
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD12
Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en
el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos
públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como
desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
Res. 469 SALA
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD13
Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos
documentales de valor patrimonial para facilitar su preservación, conservación,
recuperación, divulgación y custodia.
Res. 469
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD14
Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469 SALA
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD15
Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos
Actualizado por LMRC / OHSG 95 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
500500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD16
Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
1
Proponer a la Subdirección y al Dirección General políticas, normas, planes,
programas, proyectos y procedimientos para recuperar y conservar el patrimonio
archivístico y documental de la Nación y el que conserva el AGN.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
2Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469 SUBGPD
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
3Diseñar estrategias y programas en materia de conservación y recuperación del
patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados.Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
4
Desarrollar los parámetros, normas y estándares a seguir para la preservación,
conservación preventiva, restauración y protección de los archivos administrativos y
patrimoniales del país en todos los formatos y soportes.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
5
Establecer mediante diagnósticos periódicos, los criterios, niveles y prioridades de
intervención, así como diseñar de programas específicos y los requerimientos para
su implementación sobre el acervo documental del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado .
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
6
Adelantar las acciones de preservación, conservación y restauración que requieran
el acervo documental del Archivo General de la Nación y aquellos documentos o
fondos que le sean entregados en custodia.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
7
Formular y diseñar el Sistema Integrado de Conservación del AGN articulado con el
Plan Archivístico Institucionale y trabajar coordinadamente en este propósito con el
Grupo de Archivo y Gestión documental.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
8Proponer los lineamientos de la política archivística para la protección del
patrimonio documental y los archivos históricos públicos y privados.Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
9
Coordinar, dirigir, asesorar y verificar los trabajos técnicos de restauración y
conservación documental que se lleven a cabo en los diferentes proyectos
archivísticos que le sean encomendados.
Res. 469 510 COORDINAR
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
10Formular, gestionar y ejecutar planes y proyectos de intervención e investigación
que contribuyan a la recuperación integral del patrimonio documental de la Nación.Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
11
Proponer, elaborar e implementar nuevos métodos y técnicas científicas que
contribuyan al desarrollo y fortalecimiento del trabajo interdisciplinario relacionado
con la conservación y la restauración del patrimonio documental.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
12Proponer e implementar nuevas metodologías para los tratamientos de diagnóstico,
restauración, conservación y preservación de los documentos archivísticos. Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
13Apoyar las labores de asistencia técnica que sean solicitadas al AGN en materia de
preservación, conservación y restauración.Res. 469 510 14 3 Asistencia Técnica Externa
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
14Emitir los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 510 2 2 Conceptos Técnicos
Actualizado por LMRC / OHSG 96 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
15Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos públicos
y privados. Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
16
Supervisar las labores de tratamiento de las unidades de conservación en depósitos
del AGN y tomar las medidas preventivas y correctivas que se consideren
necesarias, al igual que formular planes de contingencia.
Res. 469 No aplica (NA) NA NA
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
17
Proponer e implantar lineas de investigación que deban ser ejecutadas en los
diferentes campos de la disciplina, con miras a desarrollar procesos de innovación
en la recuperación y protección del patrimonio documental.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
18Proponer y participar en la elaboración de publicaciones y material didáctico
relacionados con el adecuado manejo de los documentos archivísticos.Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
19
Diseñar e implementar programas de sensibilización, difusión y capacitación en
conservación del material documental interno y externo para funcionarios y
entidades públicas o privadas.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
20 Asistir y participar en las reuniones que le sean requeriidas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
21
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
22
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
23
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
24 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
25Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
26Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
27Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 510 26 1 Inventario de transferencias primarias
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
28Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 97 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
29
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
510
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH1
Prestar los servicios al público y facilitar el acceso a la información y documentos
que hacen parte del patrimonio documental del país conservados en el Archivo
General de la Nación.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH2
Administrar la Biblioteca especializada de la Entidad, controlar el inventario de las
colecciones y mantener actualizado el catálogo automatizado de esta unidad de
información.
Res. 469 520 26 5 Inventario de material bibliográfico
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH3
Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,
programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger y divulgar el
patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el servicio
de la comunidad.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH4
Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH5
Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos
públicos y privados. Res. 469 520 2 2 Conceptos Técnicos
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH6
Adelantar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados
declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que
hacen parte del Sistema Nacional de Archivo en coordinación con el Grupo de
Organización, Descripción y Reprografía.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH7
Proponer los lineamientos de la política Archivística para la protección del
patrimonio documental y los archivos historícos públicos y privados.Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH8
Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que
reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH9
Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en
el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos
públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como
desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH10
Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos
documentales de valor patrimonial para facilitar su divulgación y custodia.Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH11
Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 98 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH12
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 520 2 2 Conceptos Técnicos
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH13
Planear y coordinar la custodia del acervo documental que conforma al patrimonio
documental del país, conservado en el Archivo General de la Nación.Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH14
Desarrollar todas las actividades tendientes a la elaboración y actualización de los
instrumentos de consulta y generación de catálogos e índices para los fondos
documentales transferidos y aquellos en custodia que carecen de descripción,
garantizando la disposición de los instrumentos de consulta y el almacenamiento de
los mismos.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH15
Promover entre los usuarios e investigadores el uso adecuado de los fondos
documentales del Archivo General de la Nación.Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH16
Desarrollar y mantener actualizada una red de investigadores de archivos históricos
y las bases de datos que conserven la información del carné único de Investigador,
así como expedir los mismos.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH17
Proponer temas para las Muestras y Exposiciones Documentales a realizar por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de documentos de los
fondos y adelantar su búsqueda y localización.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH18 Coordinar la atención de visitas guiadas a las instalaciones del AGN. Res. 469 520 33 3 VISITAS GUIADAS
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH19 Asistir y participar las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH20
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH21
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH22
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH23 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH24
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH25
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
Actualizado por LMRC / OHSG 99 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH26
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 520 26 1 Inventario de transferencias primarias
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH27
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH28
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH29
Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeación y Gestión y reportar
oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de
la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
520520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR1
Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,
programas, proyectos, estrategias y procedimientos para recuperar, sostener y
divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad
para el servicio de la comunidad.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR2
Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR3
Participar y promover la construcción de los lineamientos de política sobre la
organización, descripción y reprografía del patrimonio documental del país.Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR4
Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperación, preservación y
custodia del patrimonio documental electrónico de la nación, para garantizar su
consulta por los usuarios y/o partes interesadas.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR5
Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados
declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que
hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR6 Coordinar el desarrollo del Censo Nacional de Archivos Res. 469 530 Censo Nacional de Archivos
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR7
Participar e implementar las metodologías para garantizar la publicación y
actualización permanente del registro de archivos tanto públicos como privados de
interés cultural.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR8
Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la
utilización adecuada de los recursos archivísticos, la preservación, conservación,
rehabilitación y optimización de los documentos en custodia, así como de la calidad
y su oferta, previniendo y mitigando el impacto de las labores operacionales y de
servicios.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR9
Proyectar y emitir los conceptos los conceptos técnicos que le sean requeridos en
cumplimiento de las funciones de la dependencia.Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR10
Promover o llevar a cabo trabajos de investigación a partir de los documentos que
se conservan en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 100 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR11
Promover a la dirección General el programa de microfilmación y digitalización de
los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, para determinar los recursos materiales y fisicos necesarios.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR12
Administrar los procesos de microfilmación, automatización de archivos, producción
de audiovisuales y prestación de los servicios reprográficos, del Archivo General de
la Nación.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR13
Apoyar los procesos de microfilmación y digitalización que requiera el Grupo de
Archivo y Gestión documental y la Subdirección de asistencia Técnica y Proyectos
Archivísticosen desarrollo de los contratos o conveniosinteradministrativos.
Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR14
Desarrollar la microfilmación y la digitalización de archivos históricos regionales que
se realicencon el apoyo del Archivo General de la Nación.Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR15
Administrar los procesos de reprografía del Patrimonio Documental que custodia el
AGN.Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR16 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR17
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR18
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación de
aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR19
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR20 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR21
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR22
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR23
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 530 26 1 Inventario de transferencias primarias
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR24
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR25
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
530530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR26 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Actualizado por LMRC / OHSG 101 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN
DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS - GEDTS
1
Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,
programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar,
conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
2
Emitir conceptos acerca de las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador
de Documentos.
Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos TRD - TVD
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
3Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
4Proponer los lineamientos de la política archivística para la protección del
patrimonio documental y los archivos históricos públicos y privados.Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
5
Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y estándares a
seguir para la evaluación y transferencia de los acervos documentales que hagan
parte del patrimonio documental del país.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
6
Gestionar el acompañamiento en la elaboración de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental de conformidad con las
disposiciones legales vigentes.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
7
Planear y coordinar la transferencia y custodia del patrimonio documental de la
nación de acuerdo con las TRD y TVD aprobadas por el AGN, los Consejos
Territoriales de Archivos y Comités Internos de Archivo.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
8Promover la recuperación de archivos y conceptuar sobre la adquisición,
duplicación, valoración y selección de archivos privados.Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
9Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos públicos
y privados. Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
10
Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las
transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades
públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como
sobre las donaciones y legados de archivos privados.
Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
11
Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados
de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial
susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
12
Analizar y conceptuar sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Interés
Cultural para bienes archivísticos, de acuerdo con la Ley de Patrimonio y demás
normas reglamentarias.
Res. 469
FUNCION REPETIDA
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
13
Analizar y conceptuar sobre los PEMP (Planes Especiales de manejo y Protección
de documentos) presentados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Cultura.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
14Administrar el Registro Único de Series Documentales que reporten todas las
entidades públicas a nivel nacional y territorial.Res. 469 540 72 / 79 2 Registro Único de Series Documentales TRD TVD
Actualizado por LMRC / OHSG 102 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
15
Informar al AGN sobre el incumplimiento de los plazos para realizar las
transferencias documentales secundarias tanto al AGN como a los demás archivos
generales territoriales para establecer las sanciones a que haya lugar.
Res. 469 REVISAR SI ES A LA SUBGPD Y/O A LA DG QUE SE LE DEBE
INFORMAR, O A OTRO GRUPO
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
16Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
17 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
18
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
19
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
20
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
21 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
22Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
23Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
24Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 610 26 1 Inventario de transferencias primarias
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
25Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
26
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
27
Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeación y Gestión y reportar
oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de
la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS -
GEDTS
28 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Actualizado por LMRC / OHSG 103 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
1
Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación
de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de
proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.
Res. 469 No aplica (NA)
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
2
Brindar asesoría técnica a las entidades públicas en los procesos de administración
integral, gestión documental, organización, automatización, digitalización,
microfilmación y conservación de sus documentos físico y electrónicos y demás
procesos de la función archivística.
Res. 469 600 14 3 Asistencia Técnica Externa
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
3
Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier
parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
4Adelantar actividades de asistencia técnica que permitan contribuir al mejoramiento
de la función archivística del país. Res. 469 No aplica (NA)
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
5
Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o
contratos para el desarrollo de proyectos archivísticos que permitan fortalecer los
ingresos propios de la Entidad.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
6
Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la
sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y
privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
7Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y
someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo.Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
8
Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e
internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la
consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
9
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean
solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar
sobre su factibilidad y viabilidad.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
10Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 600 2 2 Conceptos Técnicos
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS -
SUBATPA
11Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.Res. 469 No aplica (NA) NA NA
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA1
Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación
de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de
proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.
Res. 469 No aplica (NA)
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA2
Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier
parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
Actualizado por LMRC / OHSG 104 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA3
Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o
contratos para el desarrollo de proyectos archivísticos que permitan fortalecer los
ingresos propios de la Entidad.
Res. 469
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA4
Desarrollar los proyectos archivísticos que sean contratados al Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado.Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA5
Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la
sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y
privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.
Res. 469
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA6
Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y
someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo.Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA7
Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e
internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la
consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA8
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean
solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar
sobre su factibilidad y viabilidad.
Res. 469
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA9
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 610 2 2 Conceptos Técnicos
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA10 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA11
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA12
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA13
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA14 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA15
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA16
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA17
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 610 26 1 Inventario de transferencias primarias
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA18
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA)
Actualizado por LMRC / OHSG 105 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA19
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
610610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA20 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA1
Brindar asistencia técnica a las entidades públicas en los procesos de
administración integral, gestión documental, organización, automatización,
digitalización, microfilmación y conservación de sus documentos físicos y
electrónicos y demás procesos de la función archivística.
Res. 469 620 14 3 Asistencia Técnica Externa
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA2
Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen
funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la
modernización de la función archivística del Estado.
Res. 469 ????
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA3
Adelantar cuando sea requerido actividades relacionadas con el desarrollo de
proyectos archivísticos adelantados por la entidad.Res. 469 GGPA
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA4
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean
solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar
sobre su factibilidad y viabilidad.
Res. 469
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA5
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia.Res. 469 610 2 2 Conceptos Técnicos
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA6 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA7
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA8
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA9
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA10 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA11
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión.Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA12
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada.Res. 469 210 GAGD 27
Tablas de Retención Documental Institucional
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA13
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.Res. 469 620 26 1 Inventario de transferencias primarias
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA14
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.Res. 469 No aplica (NA)
Actualizado por LMRC / OHSG 106 Grupo de Archivo y Gestión Documental
DEPENDENCIA
CUSTODIASERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMADESCRIPCION DE FUNCIONESN°
FUNCION
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORASCÓDIGO
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA15
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Res. 469 No aplica (NA)
620620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA16 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Actualizado por LMRC / OHSG 107 Grupo de Archivo y Gestión Documental
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