administración del tiempo

Sergio F. Sosa Sánchez

Administración del Tiempo

Para empezar...

¿Qué conocimientos espero “pescar” en esta experiencia de aprendizaje?

¿Qué puede impedir nuestro aprendizaje?

¿Cómo voy a contribuir con el desarrollo de esta experiencia de

aprendizaje?

Objetivos

Identificar tu estilo organizacional

Ayudarte a establecer metas

Identificar desperdiciadores de tiempo

Organizar el día de trabajo de una forma más eficiente

Mantener tu agenda

Estilos Organizacionales

El Saltón

El Ultraperfeccionista

El Alérgico a los detalles

El Indeciso

El Desidioso

El Todo a la Vista

El Nada a la Vista

El Perfecto Ordenador

El Guardoso

El Descuidado

¡Escribe esto!

El secreto para organizarme en cualquier circunstancia y en

cualquier situación es dominar mi estilo organizacional en lugar de

dejarme dominar por él.

Usted será más eficaz si se fija metas

Fijarse metas potentes y estimulantes le incitarán a trabajar con disciplina y a concentrarse en

lo que hace, sin caer en la rutina ni en la divagación.

Usted será más eficaz si se fija metas

Las metas le ayudan a concentrarse y a imprimirle una

dirección cierta a sus actividades, y lo estimulan a esforzarse más allá de su nivel de comodidad.

Usted será más eficaz si se fija metas

Fijarse metas es el mecanismo que lo impulsa a dar lo mejor de sí y a

concentrar sus esfuerzos.

Usted será más eficaz si se fija metas

Fijarse metas es la manera de empezar a ejercer control sobre su

trabajo.

Sobre las agendas...

Uno no puede ser proactivo y trabajar una agenda si primero no

tiene una agenda.

Una agenda es un plan para alcanzar cierto fin.

Una agenda empieza con un potente conjunto de metas.

¡Escribe tus metas!

Empleo

Carrera

Desarrollo Personal

Relaciones

Salud

Recreación

Comunidad

Material

Finanzas

Espiritual

¿Tus metas son específicas?

¿Dice cada meta, en detalle, exactamente lo que usted quiere

lograr?

¿Puede especificarlas más?

¿Tus metas pueden medirse?

¿Puede alguna otra persona comprobar si usted logró su meta?

¿Las ha escrito en términos que se pueden medir?

¿Son realistas tus metas?

Sus metas deben requerir que usted dé lo mejor de sí, pero no deben ser tan optimistas que no

haya posibilidad de lograrlas.

¿Fijaste un plazo para cada una de tus metas?

Toda meta debe tener un plazo.

Una meta sin plazo no estimula.

Para cada meta, especifique la fecha en que debe ser alcanzada.

¿Valen la pena tus metas?

¿Es una meta meritoria que aplaudirán otros si la logras?

¿Es algo de lo que estarás orgulloso?

Divide cada meta en:

Actividades

Obstáculos

Formas de vencer los obstáculos

Matriz de la Administración del TiempoStephen R. Covey

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE CrisisProblemas

apremiantesProyectos cuyas

fechas vencen

PrevenciónConstruir relacionesPlanificaciónRecreaciónReconocer

oportunidades

NO IMPORTANTE InterrupcionesAlgunas llamadasCorreoAlgunos informesAlgunas reunionesActividades

populares

TrivialidadesAjetreo inútilAlgunas cartasAlgunas llamadasPérdidas de tiempoActividades

agradables

•Dibuje una matriz de la

administración del tiempo y haga

una estimación del porcentaje de su

tiempo que usted destina a cada

cuadrante. ¿Está satisfecho con el

modo en que utiliza el tiempo? ¿Qué

necesita para cambiar?

•¿Qué puede hacer usted, que no esté

haciendo ahora y que si lo hiciera

regularmente, representaría una tremenda

diferencia en su vida personal?

•¿Qué produciría resultados similares en

su vida profesional o en su empresa?

•¿En qué cuadrante encajan sus

respuestas?

•Identifique una actividad del

cuadrante 2 que usted sabe que ha

descuidado en su vida, una actividad

que bien realizada tendrá un efecto

significativo en su vida, personal o

profesionalmente. Póngala por

escrito y comprométase a realizarla.

Siempre le estamos diciendo “no” a algo.

Si no lo decimos a lo aparente y urgente,

probablemente se lo estemos diciendo a

cosas más fundamentales y altamente

importantes.

APRENDER A DECIR “NO”

•Delegación en mandaderos.

•Delegación en encargados.

TIPOS DE DELEGACIÓN

•Resultados deseados

•Directrices

•Recursos

•Rendición de cuentas

•Consecuencias

La delegación en encargados supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio, acerca de las

expectativas en las siguientes áreas:

•Haga una lista de las actividades

que podría delegar y de las personas

que podrían hacerse cargo de ellas,

o que podrían adiestrarse para

asumirlas. Determine lo necesario

para iniciar el proceso de delegación

o adiestramiento.

•Reconocer dificultades.

•Desarrollar mejores posibilidades para

realizar los objetivos.

•Ser consecuente al establecer las

nuevas costumbres.

•Comunicar los proyectos a las personas

cercanas.

•Aprovechar cada oportunidad para

practicar y afianzar las nuevas

costumbres.

Cómo hacer que una buena organización del tiempo se convierta en una costumbre

Principales desperdiciadores de tiempo

Reactividad versus Proactividad

Cortoplacismo

Preparación inadecuada

Atención excesiva a los detalles

Fallas en la delegación

Principales desperdiciadores de tiempo (cont.)

Comunicación defectuosa

Falta de claridad en los objetivos

Sobrecompromisos

Indecisión

Mala organización

10 mandamientos:

Planifique con precisión el uso de su tiempo

Haga planes para aprovechar el tiempo que le hacen perder

Establezca prioridades diariamente

Evalúe constantemente su efectividad

10 mandamientos:

Agrupe las actividades similares

Cree un sistema para manejar los asuntos de rutina

Utilice la estrategia apropiada al tamaño y potencial de cada

proyecto

10 mandamientos:

Tome en cuenta las cosas que le hacen perder tiempo y haga un

esfuerzo por eliminarlas

No caiga en la trampa de la reacción inmediata

Planificadores y Organizadores

Mantenga una agenda “maestra” en su oficina

Transfiera esa información a una agenda de bolsillo

Siempre lleve consigo su agenda

Tome notas

Actualice su agenda constantemente

Establecer prioridades

Coloque sus tareas en función de su importancia y urgencia

Reserve tiempo para los imprevistos

Deje espacio para el pensamiento y la planificación

Mantenga la flexibilidad

Asuma que no puede hacerlo todo y que no puede estar en todas partes

Interrupciones

Establece límites

Ir al grano

No dejes conversaciones pendientes

Usa el correo de voz

Encuentra un lugar tranquilo fuera de la oficina

Papeleo

Bota

Toma acciones

Hazlo a un lado

Archiva

Gestionando a las personas que controlan tu tiempo

Jefe

Colaboradores

Colegas

Clientes

Manejando las Emergencias...

No hagas todo a un lado para atender la emergencia

Sólo usa el tiempo necesario

Regresa a tu agenda lo más pronto posible

Haga un uso constructivo de sus tiempos de espera

Pensar

Planificar

Para terminar, una Reflexión...

La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre el reloj y la brújula, cuando lo que

hacemos no contribuye a lo que es más importante en nuestras vidas.

Stephen R. Covey

“Sólo podremos ocuparnos de lo

fundamental si descartamos el resto y

dedicamos nuestro tiempo y nuestros

esfuerzos a lo que verdaderamente

importa”

Stephen Covey

Primero, lo primero.