administracion de documentos electronicos - modelo de gestión documental mgd-rta

Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 1

Modelo de Gestión Documental

Administración de Documentos Electrónicos

12/11/2015

Hiriam Eduardo Pérez Vidal

Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 212/11/2015

Contexto

3. Administración Electrónica

6. Control de Acceso

7. Control Físico y Conservación

1. Política de

Gestión2. Gobierno

Abierto y Transparencia

5. Valoración

5. Control intelectual y

de representació

n

Modelo de Gestión

Documental

4. Control Intelectual y

Representación

G03/D01/G. INTEROPERABILIDAD

G03/D02/G. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

G03/D03/G. ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La administración electrónica consiste en la utilización de las TIC en las organizaciones para mejorar la información y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y la eficiencia de la gestión publica e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación de los ciudadanos.

Cubre a los documentos generados en el ámbito electrónico como a los que originalmente tenían un soporte físico pero que han sufrido un proceso de digitalización

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El documento electrónico

DatosContenido e identificación

Autenticidad

Metadatos

Fiabilidad Integridad

Disponibilidad

EstructuraCaracterísticas

Criterios

Equivalencia

Validez

Conservación

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1. Captura documento electrónicoControl, conversión de formato, en su caso firma, y la captura de los metadatos del documento,

garantizando su accesabilidad

Descripción documental

ISAD(G)

Cuadro de clasificación archivística Metadatos mínimos

(Lineamientos) FormatosPDF TIFF Otros

Proceso

1. Diseño -> Planeación tecnologías y métodos2. Captura3. Mantenimiento, durante su vigencia

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2. DigitalizaciónGeneración y posterior tratamiento de una imagen digital a partir del soporte no digital del original

PDF PDF/A TIFF

Resolución 300 dpi

Formatos

OCR

Finalidad

Difusión: Soporte

+ AccesoMejores serviciosColaboraciónEconomía

Tratamiento integral: Metadatos + Firma Electrónica

Proceso

1. Planificación2. Conversión -> Directrices ICA3. Validación -> Garantías4. Confirmación -> Metadatos

Metadatos (Lineamientos)

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3. Firma electrónicaAquella que, realizada mediante medios tecnológicos, cumple todas o algunas de las funciones desarrolladas por la

firma tradicional, en concreto una función identificativa

Ley Federal de Firma Electrónica Avanzada

FIEL (Llave Pública + Llave Privada + Contraseña)

Usos

Autenticación

Sellos, cadenas

Encriptación, ensobretado vía firmado

Actualización de Firma por caducidad

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4. Metadatos para gestión documentalDatos que describen el contexto, el contenido y la estructura delos documentos y su gestión a lo largo del tiempo

1. Modelo de metadatos (estructura)

2. Esquema (semántica, sintáxis, gestión, taxonomías)

3. Implementación metadatos (¿donde? ¿cuándo?)

Sistema centralizado

Sistemas sustantivosControl de gestión

EquipoMultidisciplinario

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Niveles de madurez

Inicial

• Documentos asociados a Cuadro de Clasificación

• Metadatos mínimos (descripción documental)

• Proyectos de Digitalización

Intermedio

• Implementación de la FIEL

Avanzado

• Equipos multidisplinarios• Metadatos para preservación a

largo plazo• Metadatos para

Interoperabilidad• Metadatos de gestión (ciclo de

vida)

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Contexto

Ley de TransparenciaLey de Archivos

Manuales Administrativos de Aplicación GeneralLey de Firma Electrónica Avanzada

Datos AbiertosInteroperabilidad

EIDA

Documentos técnicos

Ley de Protección de Datos Personales

El reto: digitalización adecuada, firma electrónica, muchos metadatos

UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación

ISAD (G) Moreq

LINEAMIENTOS para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos

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Ejemplos

OCSP

¿Revocado?

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Ejemplos

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<expediente><unitid>1265/09</unitid><unittitle>Recurso de Revisión 1265/09 JPM</unittitle><unitdateini>2009/03/17</unitdateini><unitdateend>2009/03/17</unitdateend><physfacet>15</physfacet><origination>JPM</origination><scopecontent>Recurso de Revisión 1265/09 interpuesto por … en contra del Instituto Mexicano del Seguro Social</scopecontent><filename>1265-09.pdf</filename><pathname>\MX09003IFAI\FO01\SC002S\SE01\SS07\UCAC1265-09\MR</pathname>

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Metadatos

EquipoMultidisciplinario

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