access equipos
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENAREGIONAL ANTIOQUIA
CENTRO TECNOLOGICO DE GESTION INDUSTRIALTECNICO EN SISTEMAS
FICHA N°905989
ACTIVIDAD DE OFIMATICA
ELABORADO POR:MARCELA LONDOÑOPAVAS –YESICA GUTIERREZLINA MARCELA LEZCANO – CRISTIAN LONDOÑO
ALEXANDRA RESTREPO
INSTRUCTOR:OSCAR IVAN MENESES
BELMIRA ANTIOQUIAJUNIO 2 DE 2015
QUE ES MICROSOFT ACCESS
es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular.
PARA QUE SIRVE ACCESS
Sirve para crear base de datos las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos , se pueden hacer programaciones para facturar, para liquidar sueldos, cuentas. corrientes, etc
QUE ES UNA BASE DE DATOS
Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.
PASO N°2aparecerá la ventana de introducción a Microsoft
office access.
selecciona la opción base de datos en blanco.
PASO N°3
en la parte inferior también podrá seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos
basada en ella.
PASO N°4a continuación aparecerá el panel a la derecha de la pantalla el
siguiente cuadro.
aquí deberás indicar el nombre del archivo de la base de datos para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puede hacer
clic en botón buscar ubicación
PASO N°5
automáticamente se creara nuestra nueva base de datos a la cual access asignara la estencion .ACCDB.
QUE ES UNA TABLA DE DATOS
Es el componente básico o elemental de la base de datos.
Una tabla de datos contiene información sobre algo o alguien, datos personales, calificaciones, compras etc.
COMO CREAR UNA TABLA
PASO N°1Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para
una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la
Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.
PASO N°2Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de
navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula
donde podremos crear los campos de la tabla.
PASO N°3Definir el campo primario de la tabla
Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de una empresa con la siguiente
información:
El campo primario de esta tabla será el campo empleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera
única a cada empleado.
PASO N°4Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente
PASO N°5Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás
cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.
PASO N°6Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de
acuerdo a mi diseño debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se
encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto
PASO N°7Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro
cuadro de texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.
PASO N°8DEFINIR LOS CAMPOS
RESTANTES DE LA TABLAEn primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que
tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles
PASO N°9
Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre del campo en el encabezado.
PASO N°10Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la
misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto
Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.
PASO N°11Nunca olvides presionar el botón Guardar (en la barra de acceso rápido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo
para salvar la nueva tabla
PASO N°12Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un
nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar
verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.
Texto: cuando en el campo vamos a introducir
texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por
defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de
255 caracteres
MEMOse utiliza para textos extensos como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
MONEDApara valores de moneda y datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de
hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4
dígitos a la derecha del mismo.
AUTONUMERICOnúmero secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden
actualizar.
OBJETO OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
RELACIONES EN ACCESS
RELACIÓN DE UNO A MUCHOSLa relación de uno a muchos es el tipo de relación más común que
podemos encontrarnos.
En las relaciones de este tipo cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla padre", puede tener mas de un registro enlazado en
otra tabla, a la que llamaremos "tabla hija".
Pero cada registro de la tabla hija solo puede tener un registro enlazado en la "Tabla padre".
Por ejemplo en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada pedido solo puede haber sido realizado por un solo
cliente. Este es un ejemplo de la relación uno a muchos.
RELACION DE MUCHO A MUCHOSEn las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre",
puede tener mas de un registro enlazado en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener enlazado mas de un
registro de la tabla padre
En nuestra base de datos por ejemplo, mas adelante, deberemos tener una tabla con los distribuidores y otra tabla con los productos. Si queremos poder escoger la mejor oferta de
nuestros proveedores, deberemos poder cotejar las distintas ofertas de los mismos productos. Este es un ejemplo de relación muchos a muchos, en el que tenemos varios distribuidores para
cada producto y cada distribuidor puede ofertarnos varios productos
RELACIÓN UNO A UNOEn las relaciones de este tipo cada registro de la "Tabla
padre" solo puede tener un registro enlazado en la "tabla hija", y cada registro de la "tabla hija" solo puede tener como máximo un registro enlazado con la "tabla padre".
Un ejemplo de este tipo de relaciones podría ser por ejemplo una tabla que relacionara cada trabajador con otra tabla en la que guardara su "Curriculum Vitae", es
decir que cada trabajador solo tiene un currículo y cada currículo solo tiene hace referencia a un trabajador.
¿QUÉ SON LAS CONSULTAS?
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de
una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para
encontrar, exactamente, la información que deseas.
COMO SE UTILIZAN LAS CONSULTAS
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes
para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a
determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar
examinado cada uno de los registros de la tabla de datos
COMO CREAR UNA CONSULTA
Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de vista
para las consultas.
Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño,
te permitirá modificar o configurar la consulta.
BOTÓN EJECUTAR CONSULTADespués de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que
puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.
PANEL DE RELACIÓN DE OBJETOTodas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán
como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de
objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.
TABLA PARA CRITERIOS DE BUSQUEDAEn esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda.
Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También
podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás
buscando.
FORMULARIOS ACCESS
Los Formularios básicamente permite diseñar los datos para visualizarse por pantalla. Pero no sólo muestran
datos informativos de las tablas, también son interactivos, por tanto
permiten introducir nuevos registros en las tablas, modificar e incluso
borrar registros de las de una o varias tablas relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados o controles de cuadros de texto) con los datos de las tablas. Los campos
que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos,
etc.) necesitan ser mostrados en un formulario para que se vean y/o
escuchen...
EJEMPLOSupongamos un conjuntos de entidades de modelos de
coches que se que desea trasladar al modelo de tablas relacioles. Se definen en la tabla PRODUCTOS de la imagen
inferior. El atributo (campo) Descripción que describe el nombre del modelo de un coche. el campo foto es una
imagen (foto) del modelo de coche en un campo OLE que necesitar ser visualizado en un formulario.
El formulario permite ver la fotografía y una lista desplegable como se ve en la imagen siguiente. En la tabla sólo puede verse
los registros como filas, en la que la foto es un campo con un contenido de tipo Imagen
COMO CREAR UN FORMULARIOCrear este formulario es sumamente fácil. Pulsamos el
botón Diseño del formulario, establecemos la propiedad de formulario Origen del registro a la tabla PRUDUCTOS. Obtenemos la lista de campos que ves en la imagen
siguiente. Arrastramos el campo foto al área de diseño de la sección Detalla como ves en la imagen sin olvidar ajustar las propiedades del campo OLE foto, por último insertamos un
control lista. Si se ejecuta el asistente debes saber que responder a las preguntas del asistente.
INFORMES EN ACCESSSirven para presentar los datos de una tabla o consulta
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe solo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los
informes se puede agrupar mas fácilmente la información y sacar totales por grupos.
COMO CREAR INFORMES EN ACCESS
PASO N°1Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En
este caso, abriremos la tabla de nuestros clientes
PASO N°3Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es
probable que algunos de tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer
clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede
ajustada|1234567890’
PASON°4
para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de herramientas de
acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar
CINTA DE OPCIONESLa cinta de opciones, que es la banda situada en la parte
superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos, es un componente de la nueva interfaz de usuario
de Microsoft Office Fluent.
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO
barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access
como Guardar o Deshacer
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos
cómo más adelante.
BARRA DE TITULOLa barra de título contiene el nombre del programa y del archivo
con el que estamos trabajando en el momento actual
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar
maximizar/restaura y cerrar
PANEL DE NAVEGACIONes una ubicación central desde la que puede ver con facilidad y tener acceso a todos los objetos de base de datos, ejecutar
informes, o escribir los datos directamente en las tablas
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