6a clase
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“EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO”
¿Cómo resultó la experiencia de autodirigirse y autoregularse a
distacia?
¿Qué fue lo más complicado, lo más fácil o lo mas recurrente?
Al final el producto terminado que realizaron TODOS,
¿que valor agregado tiene?, ¿te quedas satisfecho?,
¿te sientes incluido?, ¿valió la pena?
UNIDAD 3.- FUNCIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO. (TRES CLASES)Objetivo particular: Al terminar le unidad el estudiante:
Aplicará las funciones de los equipos de trabajo autodirigidos a través del estudio de su proceso y beneficios en la solución de problemas, y la adecuada toma de decisiones.
SUBTEMAS: Manejo de reuniones. Cómo preparar una reunión. Actividades antes durante y al final de las juntas de trabajo. Ventajas y desventajas de las reuniones de trabajo.Cierre de la reunión.Beneficios de la solución de problemas en grupo. Proceso de la toma de decisiones.
Manejo de reuniones.
Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para:* elaborar planes, * diseñar estrategias, * evaluar desempeños, * fomentar la participación de los empleados, * resolver problemas.
Concepto.-
Toma de
decisiones
Análisis y solución de problemas para la
toma de decisiones
IDENTIFICACIÓNY
DEFINICIÓNDEL
PROBLEMA
¿EFECTO?0
¿CAUSA?
ESTABLECER
DISCREPANCIAS
IDENTIFICAR
VARIABLES
ESTABLECER
PLAN
DE
ACCIÓN
MEDIR
CONTRA
UN
INDICADOR
2023
Durante 2011 la Misión de “Marsone”, se ha trabajado en secreto diseñando lo que requerirá, contactando;
diseñadores y fabricantes para producir las partes, herramientas y componentes .
2011
Todo lo que hagan los astronautas será televisado en vivo y en línea las 24 horas, para
que los interesados “sigan” paso a paso los avances de la Misión
2012Se iniciará la selección de los 4 primeros
astronautas, de los 40 que requiere la Misión, Se ha construido una réplica de Mars One en el
desierto para que los astronautas se preparen y entrenen.
2014
Este será el año de preparación para la Misión y su lanzamiento en 2016. Se está produciendo el primer satélite para la comunicación de Marte a la Tierra.
2016
El abastecimiento de suministros para la misión, aterrizarán en el planeta rojo en Octubre del 2016. Con 2500 kg. de equipo, robots y herramientas
para depositarlas en el área que se desarrollará el complejo.
2018
En el 2018 un vehículo robótico de exploración aterrizara en Marte para ubicar el mejor sitio, y construir la base de operaciones, todo esto será
transmitido en vivo y en directo para la Tierra
2021Para el 2021 se terminarán las construcciones que
albergarán a los astronautas que llegarán a poblar y preparar el complejo humano.
2021El agua, el oxígeno y la atmosfera deberán estar listos
para inicios del 2022 que llegará la primera tripulación. Cada paso de esta GRAN AVENTURA estará a la
disposición para ser vista a través de su website 24/7
2023Los astronautas amarizarán en el 2023. Iniciarán las
primeras tareas “humanas” de ésta Épica Misión. Desarrollando los inicios de supervivencia en Marte,
como son: “El cultivo de las plantas”, “La crianza de los animales” o “ La síntesis y ciclo del agua”, etc.
2023Para Junio del 2023, el segundo grupo llegará y será
recibido por sus antecesores, quienes habrán terminado la construcción de sus viviendas e iniciado y el
acondicionamiento de diferentes ciclos y procesos que faciliten su supervivencia
AÑO CERO 100 AÑO S 200 AÑO S 600 AÑO S
¿Qué posibilidad REAL encuentras de que se logre esta Misión?
¿Cuál es la prioridad # 1?y
¿Cómo lo resolverías?
AÑO CERO 100 AÑO S 200 AÑO S 600 AÑO S
* Formen dos grupos de igual número de personas.* Definan los roles que consideren son necesarios para
trabajar* Usando los modelos de Solución de problemas, los
roles de Belbin o cualquier otro que consideren apropiado
¿Qué son las reuniones efectivas?
¿Por qué tener
reuniones efectivas?
¿Cómo dirigir
reuniones efectivas?
Fase 1: Planificar la reunión.
Fase 2: Organizar la reunión.
Fase 3: Dirigir la reunión.
Fase 4: Darle seguimiento a la reunión.
¿Qué son las reuniones efectivas?
¿A cuántas reuniones asistes cada semana?
¿Qué conclusiones, decisiones o acuerdos EFECTIVOS y que son IMPLEMENTADOS hasta el final y SE VERIFICAN los resultados esperados?
En ¿cuántas de ellas TODOS (la mayoría), salieron satisfechos y convencidos?
¿Qué son las reuniones efectivas?
Las reuniones realmente?
¿pueden ayudar para la toma de decisiones y planificación?.
Las reuniones no tienen por qué ser dolorosas, se puede aprender cómo hacer las reuniones tanto útiles como agradables para todos los participantes.
Las reuniones efectivas ayudan al grupo a alcanzar sus metas.
¿Por qué tener reuniones efectivas?
¿Sabía usted que la manera en que se dirigen y facilitan las reuniones es uno de los mayores “factores de riesgo” para la participación y la inversión de los miembros de la organización?
¿Por qué tener reuniones efectivas?
TODAS las partes de una reunión son importantes:
1.- La planificación (particularmente enfocada en agendas de trabajo y metas)
2.- La logística
3.- Los principios y habilidades para presidir la reunión.
¿Por qué tener reuniones efectivas?
A cada “fase” se le debe prestar atención y se debe tomar seriamente porque el manejo de una buena reunión está críticamente ligado a la participación.
Las reuniones determinan que el grupo pueda o no realizar las cosas, resolver problemas, manejarse de manera que promueva un sentimiento de inclusión y seguridad en los participantes y que cree un sentido de comunidad.
¿Cómo dirigir reuniones efectivas?
Dirigir o presidir una reunión significa más que sólo hacer que el grupo cubra los temas de la agenda de trabajo programada.
Cuando se preside una reunión, la persona al frente de ella es responsable del bienestar del grupo y los miembros que lo conforman.
Esto requiere que se preste la debida atención a las “dinámicas del grupo” y otros aspectos del proceso.
¡Incluso todas esas cosas difíciles de abordar son importantes!
¿Cómo dirigir reuniones efectivas?
Dirigir reuniones es una HABILIDAD, no es algo que nacemos sabiendo.
Al igual que con cualquier otra habilidad, se mejora con la práctica.
Cuando alguien dice “Buen trabajo. Fue una buena reunión”, ¿qué quieren decir realmente?
¿Cómo dirigir reuniones efectivas?
Una reunión verdaderamente buena ocurre cuando se presta atención a las cuatro fases de su manejo:
Planificación (agenda y metas).
Organizar la reunión (logística).
Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
Seguimiento (después de que termina la reunión).
FASE I: PLANIFICAR LA REUNION
Si se le presta atención a la planificación, se pueden evitar los elementos que afectan negativamente la reunión, tales como:
Desperdiciar el tiempo de reunión.
Desperdiciar el tiempo de las personas.
Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.
Reuniones sólo por el hecho de reunirse..
FASE I: PLANIFICAR LA REUNION
1. Decidir el objetivo de la reunión.
¿Tiene la reunión como objetivo la revisión de las disposiciones legales, hacer un plan de reclutamiento de voluntarios o a alguna otra cosa?
¿La meta no está clara?
El resultado podría ser una reunión aburrida y desenfocada.
Es necesario presentarse con una meta clara y la agenda se convertirá en una especie de guía de viaje para llegar ahí.
FASE I: PLANIFICAR LA REUNION
2. Hacer la tarea.
Si se necesita información o investigar para la reunión, es mejor hacerlo antes de que ésta empiece.
¿Qué sucede cuando nos presentamos a una reunión donde falta información importante?
¡Es una gran pérdida de tiempo!
3. Decidir quién necesita estar presente.
Si se está trabajando en una campaña publicitaria, ¿Todos los participantes necesitan ir o solamente los del comité de publicidad?
Se debe pensar en esto antes de enviar las notificaciones para estas reuniones.
Cuando las personas van a reuniones cuya agenda no les interesa, por lo general nunca vuelven.
4. Planificar con otros.
Ésta es una muy buena manera de desarrollar nuevos líderes y de comprometer a más personas en el trabajo del grupo.
Se puede reunir sólo a tres o cuatro personas interesadas y discutir la agenda –
¡no tomará más de una hora! Y lo más importante…
5. Las agendas bien hechas valen la pena
Se debe hacer lista de cuánto tiempo se planea discutir cada punto de la agenda.
Si alguna persona, además del facilitador va a presentar información, se debe tomar en cuenta eso también, y ENVIAR EL PLAN AL MENOS CON UNA SEMANA DE ANTICIPACIÓN.
Los miembros de cualquier grupo, deberán saber qué es lo que van a hacer.
5. Las agendas bien hechas valen la pena
Si pensamos en la agenda de la reunión como es una especie de guía de viaje, entonces, se deben tener previstas todas las paradas, sin tener tampoco muchos desvíos innecesarios.
Se les debe hacer saber a todos lo que se va a discutir; ¡no hay por qué mantenerlo en secreto!
5. Las agendas bien hechas valen la pena
Se debe hacer lista de cuánto tiempo se planea discutir cada punto de la agenda.
Si alguna persona, además del facilitador va a presentar información, se debe tomar en cuenta eso también, y ENVIAR EL PLAN AL MENOS CON UNA SEMANA DE ANTICIPACIÓN.
Los miembros de cualquier grupo, deberán saber qué es lo que van a hacer.
FASE II: ORGANIZAR LA REUNION
1. Empezar y finalizar a tiempo.
Es irrespetuoso abusar del tiempo de los asistentes y es ahí donde se podría decir que se encuentra la mayor desmotivación que pueda haber.
Si se debe iniciar tarde porque sólo tres personas están en la sala cuando se supone que la reunión debe empezar, al menos, hay que disculparse.
FASE II: ORGANIZAR LA REUNION
1. Empezar y finalizar a tiempo.
Es todavía mejor, sin embargo, hacerse el hábito de iniciar a tiempo, AUN cuando solo haya tres personas en la sala.
Se correrá la voz y posteriormente, las personas llegarán a tiempo o de plano no llegarán.
Si las personas siguen llegando tarde o no se presentan del todo, esto puede ser un indicio para cambiar la hora o el patrón de las reuniones, o ambos.
FASE II: ORGANIZAR LA REUNION
2. Apuntar a los asistentes.
Las listas de asistencia pueden indicar mucho acerca de quienes llegaron.
Además pueden ayudar a actualizar la lista de asistentes regulares y proporcionar nombres para una cadena de números telefónicos.
Se podría incluir en la lista de asistencia el nombre, la organización, la dirección y el número telefónico de los participantes.
FASE II: ORGANIZAR LA REUNION
3. “Disculpe, ¿podría mover su codo?”
Los espacios para las reuniones deberían ser confortables y apropiados.
La sala de reuniones debería estar localizada en un lugar céntrico y ser de un tamaño adecuado para el grupo de personas.
Es necesario llegar temprano para organizar el material y/o equipos que se van a utilizar y tratar de usar un espacio en donde se pueda hacer un círculo, para que las personas no queden sentadas en hileras como en un auditorio.
FASE II: ORGANIZAR LA REUNION
4. ¡Sólo trabajar sin divertirse no es bueno!
Se debe reservar un tiempo antes y después de la reunión para que las personas hablen y socialicen.
Ésta es una de las principales razones por las que las personas se unieron a L grupo en primer lugar y es donde se puede reclutar voluntarios.
Algunas veces “la reunión después de la reunión” es donde las personas pueden involucrarse realmente con el grupo – ¡y también donde se les ocurren las mejores ideas para la próxima reunión!
5. Un ciclo regular.
Si se tiene un ciclo regular de reuniones, las personas empezarán a reservar la fecha (por ejemplo, el primer lunes de cada mes): pero ¡NO SE DEBE REALIZAR UNA REUNION SÓLO POR HACERLA!
Siempre se debe tener un objetivo claro o mejor no realizarla.
Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno.
Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere:
1. Hacer presentaciones.
Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador..
No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones.
“Romper el hielo” significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o interesante.
Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros asistentes.
2. Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.
No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda.
Se les puede pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión.
Algunas reglas, tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta hacerlo.
3. Mantener la discusión en su cauce.
No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo.
Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
4. Vigilar el tiempo.
No se debe olvidar la hora de inicio y final.
Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo.
Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto.
Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el grupo en el asunto.
5. Resumir lo que escuchado.
Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo.
6. Fomentar la participación.
Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación.
Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.
7. Usar el poder del rol prudentemente.
Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice.
El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.
8. Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.
Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión.
La única forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo ellos mismos.
Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:
Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.
Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.
Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho.
Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc.
Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
2. Hacer llamadas de seguimiento.
La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento.
Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
3. Resumir la reunión.
Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos.
Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
• FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
• Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
• 1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
• Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
• 2. Hacer llamadas de seguimiento.
• La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
• 3. Resumir la reunión.
• Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
• Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
• Algunas alternativas pueden incluir:
• Tener un voluntario que haga un resumen de la reunión, además de las minutas (ver la sección de herramientas).
• Hacer que las minutas sean leídas más como un “cuento”, en vez de como un reporte formal enumerado. Además se deben anotar las decisiones tomadas en negrita o en MAYUSCULAS, para que resalten. Y lo mismo, para los puntos a los que hay que darles seguimiento.
• A continuación, le ofrecemos algunos consejos adicionales para que una reunión se desarrolle sin inconvenientes:
• Consejos para manejar participantes difíciles.
• FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
• Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
• 1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
• Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
• 2. Hacer llamadas de seguimiento.
• La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
• 3. Resumir la reunión.
• Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
• Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
• Algunas alternativas pueden incluir:
• Tener un voluntario que haga un resumen de la reunión, además de las minutas (ver la sección de herramientas).
• Hacer que las minutas sean leídas más como un “cuento”, en vez de como un reporte formal enumerado. Además se deben anotar las decisiones tomadas en negrita o en MAYUSCULAS, para que resalten. Y lo mismo, para los puntos a los que hay que darles seguimiento.
• A continuación, le ofrecemos algunos consejos adicionales para que una reunión se desarrolle sin inconvenientes:
• Consejos para manejar participantes difíciles.
• FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
• Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
• 1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
• Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
• 2. Hacer llamadas de seguimiento.
• La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
• 3. Resumir la reunión.
• Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
• Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
• Algunas alternativas pueden incluir:
• Tener un voluntario que haga un resumen de la reunión, además de las minutas (ver la sección de herramientas).
• Hacer que las minutas sean leídas más como un “cuento”, en vez de como un reporte formal enumerado. Además se deben anotar las decisiones tomadas en negrita o en MAYUSCULAS, para que resalten. Y lo mismo, para los puntos a los que hay que darles seguimiento.
• A continuación, le ofrecemos algunos consejos adicionales para que una reunión se desarrolle sin inconvenientes:
• Consejos para manejar participantes difíciles.
• INTERVENCIONES
• Las intervenciones son técnicas usadas cuando se enfrentan oposiciones o problemas durante las reuniones. Pueden usarse separadamente, pero normalmente son más efectivas cuando son se usan en combinación. Las intervenciones intentan bajar el tono en la escala de confrontación, pero son lo suficientemente efectivas para mantener bajo control a quienes gustan o buscan discrepar.
• A. Dejar que el grupo decida.
• …si alguien se rehúsa a apegarse a la agenda, se mantiene sacando un mismo tema una y otra vez, desafía el manejo de la reunión, etc.
• B. Usar la agenda y establecer las reglas del juego
• …si alguien se sigue desviando de los temas de la agenda, mantiene conversaciones con otro durante toda la reunión, ataca a otros verbalmente, etc.
• C. Ser honesto: Decir lo que está sucediendo
• …si alguien trata de intimidar al facilitador, éste se siente molesto y cuestionado y necesita conseguir la ayuda del grupo, etc.
• D. Usar el humor
• ...si hay mucha tensión en la sala, si las personas muestran resistencia a estar en la reunión, si se ven asustadas/tímidas acerca de participar o ven al facilitador como un extraño, etc.
• E. Aceptar, debatir o desviar la atención al grupo
• …si alguien reiteradamente expresa dudas relativas a conseguir algo, es negativo y desestima cada sugerencia, continúa repitiendo el mismo punto una y otra vez, tiene problemas para aceptar la autoridad, etc. Esto significa tener que: ACEPTAR que lo que ellos están diciendo es cierto, no ignorarlo; ENFRENTARLO justo ahí dedicándole algún tiempo o DESVIAR la atención al grupo para que éste tome una decisión al respecto. Vea adicionalmente los puntos G y H más adelante.
• F. Usar el lenguaje corporal (de ser posible)
• …para silenciar conversaciones aisladas, ayudar a las personas calladas a participar, re-direccionar la atención, etc. Se puede utilizar el lenguaje corporal para hacer énfasis en un tema sin usar la voz y esto se puede lograr haciendo contacto visual, sonriendo (o no sonriendo) o incluso si se está sentado, cambiando de posición.
• G. Hacer un receso: Confrontar a quienes interrumpen fuera de la sala de sesiones
• ... …cuando las tácticas de menor confrontación no han dado resultado, alguien continúa atacando verbalmente a otros participantes, revolviendo papeles, manteniendo conversaciones con otros o aislando a las personas. Se puede sacar este problema de la sala, haciendo un receso que pueda parecer natural.
• H. Confrontar en la sala
• … si es apropiado y si esto no creará una reacción contraproducente, si el grupo apoyará al facilitador, si éste ya ha usado otras tácticas de menor confrontación, etc.
• PREVENCIONES
• FASE III: DIRIGIR LA REUNION.
• Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno. Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere:
• 1. Hacer presentaciones.
• Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también incluye hacer que todos se presenten. Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del facilitador. No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones. “Romper el hielo” significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o interesante. Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros asistentes.
• 2. Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.
• No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión. Algunas reglas, tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta hacerlo.
• 3. Mantener la discusión en su cauce.
• No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
• 4. Vigilar el tiempo.No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo. Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el grupo en el asunto.
• 5. Resumir lo que escuchado.
• Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo.
• 6. Fomentar la participación.
• Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.
• 7. Usar el poder del rol prudentemente.
• Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.
• 8. Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.
• Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. La única forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo ellos mismos.
• Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:
• Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
• Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.
• Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.
• FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
• Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
• 1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
• Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
• 2. Hacer llamadas de seguimiento.
• La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
• 3. Resumir la reunión.
• Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
• Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
• FASE III: DIRIGIR LA REUNION.
• Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno. Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere:
• 1. Hacer presentaciones.
• Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también incluye hacer que todos se presenten. Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del facilitador. No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones. “Romper el hielo” significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o interesante. Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros asistentes.
• 2. Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.
• No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión. Algunas reglas, tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta hacerlo.
• 3. Mantener la discusión en su cauce.
• No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
• 4. Vigilar el tiempo.No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo. Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el grupo en el asunto.
• 5. Resumir lo que escuchado.
• Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo.
• 6. Fomentar la participación.
• Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.
• 7. Usar el poder del rol prudentemente.
• Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.
• 8. Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.
• Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. La única forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo ellos mismos.
• Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:
• Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
• Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.
• Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.
• FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
• Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
• 1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
• Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
• 2. Hacer llamadas de seguimiento.
• La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
• 3. Resumir la reunión.
• Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
• Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
• FASE III: DIRIGIR LA REUNION.
• Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno. Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere:
• 1. Hacer presentaciones.
• Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también incluye hacer que todos se presenten. Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del facilitador. No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones. “Romper el hielo” significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o interesante. Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros asistentes.
• 2. Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.
• No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión. Algunas reglas, tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta hacerlo.
• 3. Mantener la discusión en su cauce.
• No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
• 4. Vigilar el tiempo.No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo. Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el grupo en el asunto.
• 5. Resumir lo que escuchado.
• Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo.
• 6. Fomentar la participación.
• Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.
• 7. Usar el poder del rol prudentemente.
• Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.
• 8. Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.
• Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. La única forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo ellos mismos.
• Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:
• Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
• Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.
• Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.
• FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
• Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
• 1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
• Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
• 2. Hacer llamadas de seguimiento.
• La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
• 3. Resumir la reunión.
• Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
• Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
• FASE III: DIRIGIR LA REUNION.
• Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno. Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere:
• 1. Hacer presentaciones.
• Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también incluye hacer que todos se presenten. Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del facilitador. No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones. “Romper el hielo” significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o interesante. Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros asistentes.
• 2. Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.
• No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión. Algunas reglas, tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta hacerlo.
• 3. Mantener la discusión en su cauce.
• No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
• 4. Vigilar el tiempo.No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo. Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el grupo en el asunto.
• 5. Resumir lo que escuchado.
• Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo.
• 6. Fomentar la participación.
• Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.
• 7. Usar el poder del rol prudentemente.
• Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.
• 8. Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.
• Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. La única forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo ellos mismos.
• Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:
• Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
• Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.
• Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.
• FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
• Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
• 1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
• Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
• 2. Hacer llamadas de seguimiento.
• La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión, usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
• 3. Resumir la reunión.
• Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
• Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario asume.
Preparaciones de reuniones.
Antes, durante y después
de las reuniones.
SUBTEMAS:
Detección y definición de problemas.
Análisis de las causas.
Recopilación de datos.
Interpretación de los mismos.
Análisis costo beneficio.
Presentación e implementación de la mejora.
Evaluación y control.
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