4 - semana 4 - diseñar el nuevo proceso i
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Ing. Bayron Chvez Bravo
CICLO 2013-3 Mdulo: II Unidad: I Semana: 04
INGENIERA DE PROCESOS Y ERP
Ing. Bayron Chvez Bravo
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Ing. Bayron Chvez Bravo
Los paradigmas son poderosos porque crean los cristales o las lentes a travs de los cuales vemos el mundo. El
poder de un cambio de paradigma es el poder esencial de
un cambio considerable, ya se trate de un proceso
instantneo o lento y pausado.
Stephen Covey
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Ing. Bayron Chvez Bravo
Paradigma
Innovacin El difcil cambio del paradigma:
https://www.youtube.com/watch?v=HtqiO6Iv53g
Los 5 monos: Como nos condicionan y nos imponen
paradigmas:
https://www.youtube.com/watch?v=Us_EjHr_Tos
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Ing. Bayron Chvez Bravo
Mejorar un proceso
La modernizacin implica la reduccin de despilfarros y excesos, atencin a cada uno de los detalles que
pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y
de la calidad. Existen 12 herramientas bsicas para la
modernizacin que se aplican en el siguiente orden:
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Ing. Bayron Chvez Bravo
Mejorar un proceso
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Ing. Bayron Chvez Bravo
Mejorar un proceso
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Ing. Bayron Chvez Bravo
1.- Eliminar la Burocracia
Causas:
Mecanismo de defensa para no ser culpado de algn error
Falta de entrenamiento
Desconfianza
Incapacidad para delegar
Necesidad de controlar en exceso
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Ing. Bayron Chvez Bravo
1.- Eliminar la Burocracia
Como identificarla:
se realizan revisiones innecesarias?
Inspecciona o aprueba el trabajo de otra persona?
se requiere ms de una firma?
se necesita mltiples copias?
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Ing. Bayron Chvez Bravo
1.- Eliminar la Burocracia
Como Eliminarla:
Publicar Directiva : No se tolerara burocracia innecesaria
Cada firma de aprobacin y cada actividad de revisin deben de estar justificadas financieramente.
La reduccin del ciclo debe de ser un propsito clave para el negocio.
Cualquier actividad que no agregue valor y/o retarde ser candidata de eliminacin.
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Ing. Bayron Chvez Bravo
2.- Eliminacin de la duplicacin
Si se realiza la misma actividad en diferentes partes del proceso o si la llevan a cabo diferentes individuos
dentro de este debemos de analizar si ambas
actividades son necesarias.
Esto sucede por lo general por que los grupos de usuarios no saben que esta actividad ya se realiza o
que el proceso no se ha diseado para compartir la
informacin.
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Ing. Bayron Chvez Bravo
3.- Evaluacin del valor agregado
Las actividades de valor agregado real ( VAR) son aquellas que vistas por el cliente son necesarias para
proporcionar el output que el cliente est esperando.
Hay otras que son necesarias para la empresa pero que
no tienen relacin con el output del cliente (VAE) y otras
que no agregan valor alguno (SVA) como por ejemplo el
almacenamiento.
La evaluacin del valor agregado (EVA) optimiza las actividades de valor (VAE) y minimiza o elimina las que
no agregan valor (SVA).
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Ing. Bayron Chvez Bravo
4.- Simplificacin
Reducir la complejidad cada vez que sea posible, esto nos conduce a menos etapas, a menos tareas, a menos
interdependencias, etc. Esto quiere decir, hacer todo
cada vez ms fcil de aprender y comprender
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Ing. Bayron Chvez Bravo
4.- Simplificacin
Podemos formularnos las siguientes preguntas:
sera ms efectivo y eficiente un proceso diferente?
pueden procesarse los formularios sin otros documentos?
puede eliminarse esta actividad o etapa del proceso?
puede combinarse esta actividad o etapa con otra del proceso?
se efectan movimientos innecesarios?
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Ing. Bayron Chvez Bravo
5.- reduccin del tiempo del ciclo del proceso
(el tiempo es dinero)
Formas tpicas de reducir los tiempos:
Actividades en serie vs actividades en paralelo
Cambiar la secuencia de las actividades
Reducir las interrupciones
Mejorar la regulacin del tiempo.
Reduzca el movimiento de output
Anlisis de locacin, cuando ms cerca este el proceso del cliente ser mejor
Establecer prioridades
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Ing. Bayron Chvez Bravo
6.- A prueba de Errores
Los siguientes son mtodos tpicos de prueba de errores:
Use papel de diferente color para actividades distintas
Pregntese: si quisiera hacer mal este trabajo cmo lo hara?
Emplee programas de computacin para verificar la correcta escritura de los documentos.
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Ing. Bayron Chvez Bravo
7.- Eficiencia en el uso de los equipos
La oficina en si misma forma parte del equipo que ud. le entrega a su empleado.
Oficinas encajonadas desestimulan la comunicacin por el contrario de las abiertas y aireadas que estimula el
libre intercambio.
Asegrese que no haya ruidos molestos que perturben al personal, no descuide la iluminacin y el color
tambin son aspectos muy importantes.
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Ing. Bayron Chvez Bravo
8.- Lenguaje Simple
Evaluar los documentos que se escriben para asegurarse que estos se escriben en el idioma de los
usuarios.
Algunos factores importantes a tener en cuenta son:
Determinar el nivel de lectura y comprensin de su audiencia
Que los manuales de procedimientos que mayores del 4 hojas deben de tener un diagrama de flujo apara guiar al usuario.
No abuse de las siglas y de las abreviaturas
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Ing. Bayron Chvez Bravo
9. Estandarizacin
La estandarizacin de los procedimientos es importante para verificar que los trabajadores actuales y futuros utilicen las mejores formas
para llevar a cabo una actividad.
Es uno de los primeros pasos para mejorar cualquier proceso. debe de existir procedimientos para realizar la mayor parte de las
actividades.
Los estndares tambin establecen lmites de responsabilidad y deben de comunicarse a los empleados.
La estandarizacin requiere que los procedimientos indiquen como va efectuarse el proceso , que entrenamiento requiere el personal y
en qu consiste un desempeo aceptable
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Ing. Bayron Chvez Bravo
10.- Alianza con proveedores
A nivel de entrega de informacin entre los procesos existen cliente y proveedores de la misma, el fin de esta
actividad es suministrarle al proveedor las
especificaciones del input , debidamente documentadas
, que definan las necesidades y las expectativas.
El proveedor debe comprometerse a cumplir de forma oportuna.
El cliente jams debe de pedir ms de lo que realmente necesitara.
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Ing. Bayron Chvez Bravo
11.- Mejoramiento del Marco General
Si las primera 10 herramientas no han dado resultado, la
tcnica del Marco General requiere que se salga del
proceso que se sigue hoy y defina como seria el proceso
perfecto si no existieran las restricciones de la
organizacin actual y/o del proceso para buscar : nuevos
conceptos, nueva visin, nuevas opciones y superar las
barreras organizacionales
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Ing. Bayron Chvez Bravo
12.- Automatizacin y/o mecanizacin
Debe de utilizarse cuando ya se han definido y puesto en prctica al herramientas mencionadas anteriormente.
Inicie tomando en cuenta lo siguiente:
Operaciones repetitivas
Operaciones estandarizadas
Operaciones que reducen el tiempo de las actividades
Facilitar la comunicacin entre los clientes y la empresa.
La automatizacin exitosa de basa en proyectos piloto con participantes involucrados.
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