4. auditoria de calidad en proyectos

Auditoria

De

Proyectos

• Propósitos y objetivos de la Auditoría de Proyectos. Alcance.

• Reporte de auditoría: desarrollo y utilización.

• Responsabilidades del Auditor.

• Ciclo del Proceso.

Auditoría Proyectos

Post Control

Capturar la

esencia de

los hechos

Beneficios

futuros de la

experiencia

Auditoría

General:

Verificación

detallada

Proyectos:

altamente

flexible y

focalizada

en los

aspectos

que indica la

Alta Gerencia

Evaluación de Proyectos

• No se limita al análisis después que los hechos ocurrieron

• Debe ser realizada también durante el ciclo del proyecto

Ciclo de vida de Pr oyectos

Uso de Recusos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

Foco de la auditoria

Funcionamiento del

Sistema

de Gestión de

Proyectos

•Técnicas

•Metodología

•Procesos

•Acciones

•Decisiones

Propósitos

• Alerta – Identificar problemas

en sus primeras manifestaciones

– Identificar errores, resolverlos y generar acciones para el futuro

Propósitos

• Catalizador

– Reducir costos

– Acelerar el logro de los

resultados

– Mejorar resultados

Propósitos

• Relaciones

– Clarificar relaciones entre

tiempos, costos y

resultados

– Detectar oportunidades

por avances tecnológicos

Propósitos

• Gestión

– Proveer información a la Dirección de Proyecto

– Reconfirmar intereses de la organización

– Grado de compromiso de los que intervienen en el Proyecto

– Evaluar la capacidad de gerenciamiento del proyecto

Contribuciones • Mejoras

– comprensión en la forma en que los proyectos son evaluados por la organización

– procesos de organización y gestión de proyectos

– contribución profesional para los miembros del equipo de proyecto

Contribuciones • Identificación

– Fortalezas y debilidades de la organización:

• personas

– potencial

– liderazgo

• management

• toma de decisiones

• sistemas

– Factores de riesgo

Responsabilidades del Auditor • Organizar el grupo de expertos • Familiarizarse con los requerimientos del proyecto

o programa • Auditar “in situ” • Finalizada la auditoria compartir la información

obtenida • Producir el informe de acuerdo a lo establecido • Distribuir el informe • Seguimiento de la implementación de las

recomendaciones

Auditor Interno

• Posibles objetivos “ocultos”

• Búsqueda de ventajas personales a expensas del resto

Auditor Externo

• Posibles falta de comprensión del proceso específico bajo auditoría

Contenido del Informe de Auditoría de Proyectos

I. Descripción general

II. Situación Actual II.1.- Costo

II.2.- Programación

II.3.- Avance

II.4.- Calidad

III. Cuestiones críticas .Perspectivas resto proyecto

IV. Análisis de riesgos

V. Aplicaciones para otros proyectos

VI. Supuestos y limitaciones del Informe

Alcance de la Auditoría

Estado Confirmación de la etapa en que se encuentra el

proyecto

Predicciones Estimación condiciones futuras del proyecto

Mediciones Financieras, programa, progreso, uso recursos

Sistema de

Registro

Uso del sistema de la organización o solicitado por

el cliente del proyecto

Sistema de

Información

Creado por la organización o por la auditoría

Recomendaciones Cubre aspectos del proyecto y de su gestión

Calificaciones Focalizada en el proceso de auditoría

Áreas bajo análisis Contabili

dad

MarketingAlta

Gerencia

Proyecto

AREAS

Compras

Legales

Clientes

Técnicas

Listas de Comprobación

1. Seleccionar área bajo análisis

2. Obtener los estándares de cumplimiento

1. técnicas

2. métodos

3. objetivos

3. Redactar las preguntas

4. Establecer sistema de puntuación

Calidad N Comprobación 1

mín

2 3 4 5

máx

1. ¿Se cumple el Plan de Calidad del

Proyecto?

2. ¿Todos los productos obtenidos son aptos

para su uso por el cliente?

3. ¿Se cumplen todas las leyes y

regulaciones?

4. ¿Los sistemas de obtención de

información de calidad son precisos?

5. ¿Se ponen en marcha las medidas

correctivas cuando son requeridas?

6. ¿Se identifican oportunidades de mejora?

Project Manager - Equipo N Comprobación 1

mín

2 3 4 5

máx

1. ¿Comparte la información con los

miembros de su equipo?

2. ¿Provee descripciones de tareas, resaltando

roles y responsabilidades clave?

3. ¿Se asignan las responsabilidades de

acuerdo a las competencias de los

integrantes?

4. ¿Las reuniones cuentan con una agenda de

trabajo completa?

5. ¿Se crea un ambiente participativo durante

las reuniones del equipo de proyecto?

6. ¿Se cumplen los planes de trabajo del

equipo que surgen de las reuniones?

Plan del Proyecto • Existe un plan detallado : camino crítico, programación, recursos,

etc al menos hasta el punto actual y un plan general hasta el fin del proyecto

• Existe un plan detallado de costos al menos hasta el punto actual y

un plan general de costos hasta el fin del proyecto • Las responsabilidades del personal clave están especificadas en el

plan del proyecto • Conocemos qué actividades poseen disponibilidad en tiempo y qué

recursos pueden ser usados para emergencias en otras áreas • Existe un Plan de contingencia en caso que el Proyecto se desvíe de

su programación o presupuesto

Recursos • Se dispone de suficientes Recursos Humanos para

completar el proyecto • La tecnología apropiada estará disponible

durante todo el ciclo del proyecto • La tecnología a ser utilizada durante el proyecto

está probada y posee un completo soporte • Las tareas específicas del proyecto están dirigidas

apropiadamente • Los integrantes del grupo del Proyecto

comprenden los roles que les han sido asignados

Ownership = sentirse dueño

• Todos los involucrados han tenido la oportunidad de

aportar y opinar acerca del Proyecto

• Aceptan el sentido de propiedad de las acciones

• Las formas de medir el éxito han sido acordadas

• Se comprenden cabalmente los límites del Proyecto

• Conocen los requerimientos propios que han sido

incluidos en el proyecto

Lewis Charles Quintero Beltrán

Ingeniero de Productividad y Calidad

Esp. En Gerencia Integral

E-mail: contacto@lewisquintero.com

Celular: 300 5375610

PREGUNTAS

¿…………………….?

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad