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¿Cómo construir equipos

legales de alto rendimiento

para la era post-COVID-19?

08 de septiembre de 2020

Tips para el correcto desarrollo del webinar:

• Este seminario web está siendo grabado y será publicado en nuestra página web.

• La herramienta está configurada para que solamente los panelistas tengan el micrófono abierto.

• Desde su pantalla pueden ajustar, a través del menú de los recuadros de los panelistas, la ubicación de estos.

• Si hacen clic en el segundo botón, podrán minimizar los recuadros de video para dejar solo el del panelista que esté hablando, si así lo desean.

• Está habilitada la opción de P&R para que los participantes puedan hacer preguntas.

• Al final de la sesión, daremos un espacio para responder algunas preguntas que surjan en el webinar.

¿Cómo construir equipos

legales de alto rendimiento

para la era post-COVID-19?

Agenda y equipo

Bienvenida e introducción

José Antonio Currea Díaz

Gerente General. Legis.

Reimaginando la función legal del mañana

Ximena Zuluaga

Partner. Líder de EY Law - Colombia & México.

¿Cuál será la nueva normalidad después del COVID-19?

Carolina Orjuela Rojas

Senior Manager. EY Consulting - Strategy & Innovation.

Construyendo equipos de alto rendimiento para la función legal del mañana

Daniel S. Acevedo Sánchez | Ricardo Winter Dornelles

Senior Managers. EY Law - Legal Operations Services.

Gabriel Gómez Pulido

Staff. EY Law Colombia.

¿Cómo alineó Legis su equipo de trabajo para enfrentar la crisis?

¿Cómo alineó Legis su equipo de trabajo para enfrentar la crisis?

Reimaginar la función legal

Los departamentos legales deben cambiar sus modelos operativos con el fin de maximizar el valor de la transformación digital y la optimización de sus recursos. Una encuesta realizada recientemente por EY a asesores legales de todo el mundo* reveló cuáles son los desafíos y factores que impulsan este cambio.

Why the legal function must be reimagined for the digital age (¿Por qué debe reimaginarse la función de legales en la era digital?).

Página web de EY: https://www.ey.com/en_gl/tax/why-the-legal-function-must-be-reimagined-for-the-digital-age. Consultado: abril de 2019.

El82% de las empresas planea reducir los costos del departamento legal en los próximos 24 meses.

El59% de los encuestados informó que atraer y retener el talento adecuado en materia legal presenta un desafío para ellos.

El76% de los encuestados informó que las dos áreas que tienen más probabilidades de ser tercerizadas son: gestión de contratos y gestión de entidades jurídicas.Casi

2/3de los encuestados cree que la función legal quedó atrás de otras funciones de la empresa, en cuanto a la innovación.

El27% del tiempo de los profesionales del departamento legal, está dedicado a realizar tareas de rutina y bajo valor.

¿Cuál será la nueva normalidad después del COVID-19?

Carolina Orjuela R.

EY Consulting

Strategy & Innovation

Colombia

En los últimos meseshemos vivido la evolución de una pandemia global, un acontecimiento que desarrolla una nueva normalidad

• Reubicación y rediseño de viviendas

• Homeschooling

• Entretenimiento

• Cambios en el tejido social • Consciencia social

• Consciencia ambiental

• Consciencia sanitaria

• Cambio de hábitos

Convivencia ysocialización

Consumo responsable

Nuevas formas de trabajo

Salud consciente

• Alimentación

• Actividad física

• Medicina

• Trabajo remoto

• Nuevas maneras de

innovar y colaborar

NuevaNormalidad

Movilidad redefinida

• Rediseño del

transporte

• Transporte al

trabajo

La nuevavisión social

Autores del Estudio

Gilberto Lozano MeadeSocio Líder de Consultoría y Transformacióngilberto.lozano@mx.ey.com

Iván Álvarez ZuritaSocio de Consultoría y Transformaciónivan.alvarez.zurita@mx.ey.com

Multiroles: Padre + Profesor + Empleado + Cocinero + Aseador + Deportista + …

Espacios adaptables: comedor como espacio de juegos, sala como oficina, estudio como gamer zone

Convivencia y socialización

La convivencia se complejiza y se transforma Tejido social virtual: las

relaciones sociales se fortalecen y se consolidan a través de medios virtuales

Balance de vida entre la laboral, familiar y el entretenimiento

1El distanciamiento social ha transformado la convivencia y la manera de socializar.El funcionamiento y la estructura dentro de las familias ha cambiado y el tiempo de convivencia en casa ha aumentado

Salud consciente

2 Alimentación saludable: cocinar en casa, alimentos nutritivos y saludables, seguridad e higiene de alimentos

Consumo de productos cercanos y locales

Bienestar físico y mental

Enfoque en buscar un equilibrio en la salud mental

Tener espacio para ejercitarse y dispersarse

Será crucial impulsar a la población a adoptar hábitos saludables en su alimentación para fortalecer el sistema inmunológico, crucial en la lucha contra el COVID-19.Hay cuatro hábitos principales que surgirán de la pandemia:

El home office ha incrementado la

productividad entre 13 % y 20% dependiendo la actividades y el rol de la empresa1

En Julio de 2018 Colombia tenia 122.278 teletrabajadores, aumentando un 400% la modalidad en los últimos 2 años. Solo en

lo que va del 2020, han sido asesoradas por parte del Ministerio TIC 128 empresas y más de 2.600 personas1

Nuevas formas de trabajo

3

1. Economic and policy update (marzo, 2020), J.P. Morgan, México)

2. https://www.teletrabajo.gov.co/

Esquema Híbrido (remoto + presencial)

Se podrían asignar algunos días de home office estratégicamente para evitar un espacio concurrido.

Fortalecer las capacidades para el liderazgo remoto

Mantener el sentido de pertenencia con la compañía y los equipos

Ajustar los espacios para trabajar en la casa

Disminuir los recorridos y los viajes

Chequeo constante de síntomas del COVID-19

Protocolos de acceso(tapabocas, guantes ytapetes desinfectantes)

Trazabilidad de contactodurante todo el viaje

Rediseño de sistemasde ventilación

Puntos de sanitización constantes

Toma de temperaturaMovilidad redefinida

4Diversidad de medios de transporte

La movilidad va a cambiar de manera radical. Las medidas sanitarias y de control de movilidad van a generar un impacto importante sobre la manera de moverse en las grandes ciudades latinoamericanas.

Aumentan los esquemas de movilidad individual

Se rediseñan las medidas y normas para la movilidad colectiva

Reducción de los gastos de transporte

Consciencia

social

Consciencia

sanitaria

Consciencia

ambiental

Consumo responsable

5

1. La crisis del COVID-19, (abril 2020), EY

2. How COVID-19 could change consumer behavior, (16 de abril 2020), EY

Acelerados de consciencia

Se han creado nuevos patrones de consumo, en los cuales se espera una mayor consciencia sobre la asignación del gasto y disposición al endeudamiento, un incremento de consumo a través de medios digitales y menos aprecio por las marcas y estilos de vida. 1

Reevaluación de las cosas que más se valoran

Mayor atención a lo que consumen y el impacto que tiene

Consciencia de lo que se hace (trabajo) con lo que es (propósito)

Revisión y ajustes a los gastos y lujos que se dan

Daniel S. Acevedo S.

EY Law

Legal Operations Services

Colombia & México

Construyendo la función legal del mañana

Gabriel Gómez Pulido

EY Law

Colombia

Transformación del rol del Abogado

Antes de

1990

Abogado como

administrador de

riesgos

1990

a

2008

Abogado como aliado

estratégico del

negocio

Después de

2008

Abogado como

administrador del

negocio

Era

post-covid19

Abogado co-

arquitecto de la

estrategia del negocio

Construyendo desde

hoy la función legal

para el mañana

4

2

1

3

Tecnología

Modelo de recursos

(Talento humano del área, proveedores de

servicios legales, centros de excelencia, etc.)

Datos e información

(Indicadores, dashboards)

Arquitectura de procesos

(Definición del portafolio de servicios del área legal)

La tecnología es un apalancadorde la arquitectura de procesos del

área legal. Si los procesos no están definidos y optimizados, no

aprovecharemos al máximo nuestras inversiones en

tecnología. Es como correr antes de aprender a caminar.

Daniel S. Acevedo S.

EY Law - Legal Operations Services

Colombia + México

“

Solución de Automatización de Declaraciones Cambiarias

Solución para la Administración del Gobierno Corporativo

Solución para la Administración de la Contratación Comercial

La tecnología como apalancador de servicios

¿Por dónde

comenzar con la

transformación de la

función legal?

12 Factores de Desarrollo

Analítica

Gestión del servicio legalAdministración

de recursos

Cobertura tecnológica

1. Apalancamiento tecnológico.

2. Gestión financiera.

3. Gestión de proveedores de servicios legales.

4. Gestión del talento humano.

5. Gestión del conocimiento legal.

6. Métricas y datos.

7. Entrega de servicios legales.

8. Administración de la contratación de la empresa.

9. Gestión del cliente interno y externo.

10. Alineación estratégica de la función legal.

11. Gestión del riesgo legal y valoración de contingencias.

12. Administración de la propiedad intelectual.

Modelo de madurez de la función legal – EY M3

¿Para qué me sirve compararme contra un marco de referencia?

El área legal

del hoy El área legal

del mañana

¿Toda transformación

necesariamente tiene

que estar ligada al uso

de tecnologías de

información?

Equipo EY Lawen Colombia

Qué estamos haciendo? Estamos rediseñando nuestros entregables haciéndolos

más claros y mejorando la legibilidad para nuestros clientes, mejorando su satisfacción.

Esto es un

contrato

Para fines explicativos únicamente

Equipo legal EY en Colombia

Qué estamos haciendo? Estamos rediseñando nuestros entregables haciéndolos

más claros y mejorando la legibilidad para nuestros clientes, mejorando su satisfacción.

Para fines explicativos únicamente

Esto también

es un contrato

Equipo legal EY en Colombia

Qué estamos haciendo? Estamos rediseñando nuestros entregables haciéndolos

más claros y mejorando la legibilidad para nuestros clientes, mejorando su satisfacción.

Para fines explicativos únicamente

De hecho… el

mismo contrato.

¡El poder de una mentalidad centrada en el cliente! (Y las herramientas del legal design thinking)

Para fines explicativos únicamente

Antes Después

Now Next Beyond

Now Next Beyond

Identificación

de

oportunidades

de mejora

inmediata

Now Next Beyond

Transformación

de procesos y

operaciones

Now Next Beyond

Apalancamiento

de tecnología

Transformación de la función legal en marcha: Casos de estudio

Ricardo Winter D.

EY Law

Legal Operations Services

Brasil

La gestión de las demandas judiciales es muy compleja y dispendiosa. Las empresas gastan más de 157,000 millones de BRL (USD $40,000 millones) por año, para la gestión de los procesos judiciales*

*Valor estimado. Estudio: “Custo das Empresas Para Litigar Judicialmente”.

R$ 700 billones en depósitos judiciales

Representa

aproximadamente el 2% de la facturación mediade las empresas

+78,7 millonesde procesos judiciales

¿Cómo hemos ayudado

a nuestros clientes

en EY Law

Latam South?

Compilación y análisis de datos cuantitativos y cualitativos que permitían comprender el escenario macro del departamento.

Actividades: - Análisis de datos.- Análisis del desempeño

de las firmas de abogados de la empresa.

- Análisis de la información de juzgados.

- Análisis de tecnología del área.

- Análisis de FTEs.

Identificación de problemas, puntos de mejora y puntos de atención.

Actividades: - Entrevistas.- Análisis de temáticas y

flujo de informaciones.

Propuesta para la solución o mitigación de los problemas identificados de acuerdo con la prioridad definida por el departamento.

Identificación de root causes.

Actividades: - Estudio de factores influentes.- Workshops de design thinking

(colaboración).

Investigación

Pain

Points Roadmap

Diagnóstico

Utilizamos métodos colaborativos para comprender la visión de la compañía acerca del departamento legal e impulsar el cambio de cultura para la implementación de un roadmap futuro de tecnología del área legal.

Empresa Global

Farmacéutica

Los puntos de dolor mencionados en las ENTREVISTAS son agrupados por área y clasificados en TEMAS...

...y asociados al impacto en cada tipo de proceso judicial.

Utilizamos métodos colaborativos para comprender la visión de la compañía acerca del departamento legal e impulsar el cambio de cultura para la implementación de un roadmap futuro de tecnología del área legal.

Empresa Global

Farmacéutica

Revisamos los flujos de trabajo del departamento (AS-IS y TO-BE) e implementamos una herramienta para gestión de procesos judiciales comenzando con el desarrollo de un MVP (minimum viable product).

Empresa Global

Life Science

Modelación AS IS

Microsoft Excel:

Reportes consolidados para ayudar en el manejo de los datos.

Sharepoint:

Herramienta para captura y gestión de la información.

Power BI:

Dashboards para visualización de los KPIs definidos.

Modelación del TO BE considerando la herramienta

Captura y validación inicial de los datos del

proceso

Consolidación de todos los datos enviados por las firmas de abogados y

despliegue de la información en dashboard

construidos a la medida para el área

Acción automatizada

Extracción y construcción automatizada de reportes

Control de versiones

Principales beneficios del proyecto

Reducción de actividades manuales del equipo legal en un 30%.

Creación de un repositorio común de información jurídica y financiera.

Control de evolución del proceso con visualización en PowerBI.

Reducción de correos electrónicos en un 45%.

Uso de herramientas propias de la empresa para reducir costos (sharepoint).

Generación de logs de sistema para la gestión efectiva de SLAs con firmas de abogados.

Revisamos los flujos de trabajo del departamento (AS-IS y TO-BE) e implementamos una herramienta para gestión de procesos judiciales comenzando con el desarrollo de un MVP (minimum viable product).

Empresa Global

Life Science

Acción del usuário

EY Aleph

Es una combinación de tecnologías de última generación (machine learning, business intelligence, roboticprocess automation –RPA- y otras) que permite la captura y interpretación de datos de los procesos en los tribunales.

Herramienta propietaria de EY que utiliza métodos de Advanced Analytics para la predicción de la probabilidad de éxito en demandas laborales

Download and ingest unstructured court data from court websites

Produce insights to drive client decision-making

Extract and classify data

Herramienta propietaria de EY que utiliza métodos de Advanced Analytics para la predicción de la probabilidad de éxito en demandas laborales

Q&A Recomendaciones finales

Ximena Carolina Daniel Ricardo

ximena.zuluaga@co.ey.com

carolina.orjuela.rojas@co.ey.com

daniel.acevedo.sanchez@co.ey.com

ricardo.winter@br.ey.com

Reflexiones finales

Ximena Zuluaga - ximena.zuluaga@co.ey.com

Daniel S. Acevedo S. – daniel.acevedo.sanchez@co.ey.com

Next is Now