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Manual de Proveedores MAHD-OP02

Español - Inglés

ICONOS

AlliaxManual de Proveedores

MAHD-OP02

ICONO DESCRIPCION

Aplicar filtros

Visualización y envío de Ofertas. Visualización y Confirmación de Pedidos

Ver pedidos Confirmados

Movimientos por Pedido

Entrada de Mercancía

Mercancía pendiente de pago

Pagado

Inventario en Planta

Salidas de Consignación

Resumen de documentos pendientes

Configuración de usuario

Oferta vigente

Oferta vencida

Ir una página atrás

Ir una página adelante

Imprimir

Rechazar

Columna de Ofertas

Pedido Confirmado

Ver detalle del pedido

Ver texto del pedido

Ver dirección de entrega del pedido

Imprimir pedido

Pedido sin confirmar

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MAHD-OP02

ICONO DESCRIPCION

Pedido parcial

Regresar una acción anterior

Mostrar detalles

Ejecuta la acción

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REQUERIMIENTOS TECNICOS

Acceso a Internet

Internet Explorer 6 o superior

Resolución en Pantalla de 800 x 600 o superior

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INDICE

1. COTIZACION DE LICITACIONES SRM....................................................61.1 AVISO DE NUEVA LICITACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO...............................61.2 ACCESO AL PORTAL DE PROVEEDORES..........................................................6

2. TRACKING PORTAL DE PROVEEDORES VERSION II........................122.1 ACCESO AL PORTAL DE PROVEEDORES........................................................122.2 SELECCIÓN DE EMPRESA Y SOCIEDAD..........................................................14

2.2.1 Transacciones.....................................................................................152.2.1.1 Ofertas..........................................................................................152.2.1.2 Pedidos.........................................................................................172.2.1.3 Entradas.......................................................................................222.2.1.4 Pagos...........................................................................................232.2.1.5 Inventario......................................................................................252.2.1.6 Consignación................................................................................26

3. ENGLISH VERSION……………………………………………………………28

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1. COTIZACION DE OFERTAS SRM

1.1 Aviso de nueva licitación por correo electrónico

El proveedor recibirá un correo electrónico, en el cual, indica la Invitación a Cotizar (Bid Invitation / Licitación) realizada por la empresa, el artículo(s) que requieren en la planta, así como el número de documento. El correo electrónico contiene también una liga al portal de proveedores.

1.2 Acceso al Portal de Proveedores

Para entrar al Portal de Proveedores el usuario deberá abrir una sesión en internet y escribir en la barra de Dirección (Address) www.alface.com.mx o en su defecto desde la liga que viene en el correo electrónico.

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Número de Documento

Liga al Portal

http://www.alface.com.mx/


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Una vez abierta la sesión, el usuario deberá seleccionar la opción Proveedores (en rojo): Clic aquí para accesar a la nueva versión del Portal (SRM 2006):

Iniciar la sesión dentro del portal de proveedores, tecleando la Identificación de usuario y la Clave de acceso correspondiente. Una vez tecleada la información dar un clic al botón

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Al ingresar al portal el usuario deberá dar un clic en la opción Subastas / Licitaciones

En el campo Número del documento, el usuario deberá capturar el mismo que le fue enviado por correo electrónico.

Capturada la información en el campo Número del documento, el usuario deberá oprimir el botón Inicio

El sistema desplegará la pantalla abajo mencionada, sobre la cual el usuario deberá dar un clic en el icono

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Esto es con el fin de que el sistema permita la captura de información en los campos: Ind. impuestos, Fecha entrega en día e Incoterm.

Para el caso del campo Ind. Impuestos el usuario deberá dar un clic en la opción de binoculares para que el sistema despliegue la siguiente pantalla donde el usuario deberá seleccionar el impuesto correspondiente dando un clic en cualquiera de las opciones que aparecen.

En el caso del precio, éste debe colocarse sin signo de pesos, sin coma y con un punto y dos decimales.

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Si el proveedor desea agregar algún comentario al comprador o adjuntar un archivo es necesario dar clic en Mis observaciones.

Si aparece el siguiente mensaje:

dar click en ejecutar.

Ahí podrá teclear en el espacio en blanco la información; en el caso de querer adjuntar un archivo es necesario dar clic en Examinar y Añadir y una vez seleccionado el archivo dar clic en añadir.

Poner usuario y contraseña:

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Una vez capturada la información de los campos Precio, Ind. impuestos, Fecha entrega en día e Incoterm el usuario deberá dar in clic al botón Emitir la cual tiene la función de enviar la cotización al comprador.

El sistema informa al usuario que la Oferta ha sido enviada

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2. TRACKING PORTAL DE PROVEEDORES VERSION II

2.1 Acceso al Portal de Proveedores

Para entrar al Portal de Proveedores el usuario deberá abrir una sesión en internet y escribir en la barra de Dirección (Address) www.alface.com.mx.

Una vez abierta la sesión, el usuario deberá seleccionar la opción Proveedores (en rojo): Clic aquí para acceder a la nueva versión del Portal (SRM 2006):

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Iniciar la sesión dentro del portal de proveedores, tecleando la Identificación de usuario y la Clave de acceso correspondiente. Una vez tecleada la información dar un clic al botón

Al ingresar al portal, elegir la opción Operación / Cotizaciones Tradicionales o Tracking

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2.2 Selección de Empresa y Sociedad

Al elegir la opción Operación / Cotizaciones Tradicionales o Tracking, el Portal despliega la pantalla de abajo, la cual indica al proveedor las empresas de Grupo Alfa, remarcadas en color azul, con las cuales tiene relación de Negocios.

Para iniciar la consulta debe seleccionar la empresa que aparece en la pantalla. Por ejemplo Sigma

Una vez seleccionada la empresa, el portal pide seleccionar la sociedad con la cual va a trabajar el proveedor.

Esto se realiza dando un clic en para que despliegue las sociedades. (De preferencia para una búsqueda más completa elegir la opción Sociedades Todas).

Después de haber seleccionado la sociedad oprimir el botón Proceder.

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2.2.1 Transacciones

El portal despliega las diferentes opciones con las cuales el proveedor estará operando.

2.2.1.1 OfertasEn esta opción se pueden visualizar las ofertas enviadas para cotizar.

1. FiltrosEl portal permite al proveedor hacer búsquedas de las ofertas por medio de filtros; esto se lleva a cabo al dar un clic al icono

Una vez capturada la información en los filtros dar un clic al icono

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Es el Número de Oferta que genera el sistema al momento de hacer una petición de oferta por parte del Negociador

Fecha de creación de la petición de oferta por parte del Negociador

Período de validez de la petición de oferta


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2. Ver Oferta Esta opción se utiliza para visualizar y enviar ofertas.

Si el usuario elige esta opción sin utilizar los filtros, el sistema trae únicamente las ofertas actuales sin cotización.

Columna DescripciónIndica el estatus de la Oferta. Si la oferta se encuentra vigente despliega el icono

Si la oferta se encuentra vencida despliega el icono Oferta Número de la petición de oferta generada por el sistemaPos Posición que ocupa el material dentro de la petición de oferta

Tipo Doc Es el tipo de documento que tiene asignado el Material. Normal, Servicios, Consignación, Subcontratación.

Material Número de Material en SAPDescripción Descripción del MaterialCantidad Cantidad solicitada del materialUM Unidad de MedidaPrecio Precio neto capturado por el proveedorMon MonedaPlazo Ofta Fecha de vigencia de la oferta de petición

Si desea rechazar algún material de la oferta solo tiene que seleccionar dicho material en el cuadrito en blanco de la posición de la oferta ubicado a la izquierda del icono de estatus de la oferta y oprimir el botón Rechazar

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2.2.1.2 PedidosEn esta opción se pueden visualizar los pedidos enviados por la sociedad. Cuenta con las siguientes opciones:

1. FiltrosEl portal permite al proveedor hacer búsquedas de los pedidos por medio de filtros; esto se lleva a cabo al dar un clic al icono

Una vez que capturada la información en los filtros dar un clic al icono

2. Ver Pedidos Esta opción se utiliza para visualizar y confirmar los Pedidos.

Si el usuario elige esta opción sin utilizar los filtros, el sistema trae todos los pedidos que no han sido entregados ni confirmados hasta el momento.

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Capturar un rango de Número de Pedido

Fecha de creación del Pedido por parte del Negociador

Fecha de entrega del Material

Fecha de Confirmación del Pedido

Número de Confirmación del Pedido


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Columna DescripciónOrd. Compra Número de la Orden de CompraPos Posición que ocupa el material dentro de la Orden de Compra

Factura Indica si el material requiere ser facturado o no. Campo capturado por el Negociador

Tipo Doc Es el tipo de documento que tiene asignado el Material. Normal, Servicios, Consignación, Subcontratación.

Material Número de Material en SAPDescripción Descripción del MaterialCantidad Cantidad solicitada del MaterialUM Unidad de MedidaPrecio Precio neto del MaterialPlanta Lugar donde se va a entregar el Material

Por Precio Por. Este campo es utilizado en combinación con el campo UMP.

UMP Unidad de Medida del PrecioMoneda MonedaFecha E. (dd.mm.aaaa) Fecha de entrega del Material

Hora Hora de Entrega del MaterialDirección de Entrega Dirección donde deberá entregarse la mercancía

Funcionalidad de los iconos

Confirmar PedidoAl dar un clic sobre este icono el sistema despliega los datos del pedido.

Para confirmar el pedido, dar un clic al botón Enviar

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Medio por el cual va a ser entregado el Pedido. Puede ser Avión, Barco o Camión

Descripción del Transporte

Nombre de la persona que confirma el pedido

Número de Confirmación del Pedido

Cantidad a Confirmar

Unidad de Medida


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Detalle del PedidoAl dar un clic sobre este icono el sistema despliega los datos del pedido.

Ver Texto en el PedidoAl dar un clic sobre este icono el sistema despliega el texto del Material.

Ver DireccionesAl dar un clic sobre este icono el sistema despliega la Dirección de Entrega del Material.

Para regresar a la pantalla anterior dar un clic al botón Volver

Ver Orden de Compra

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Al dar un clic sobre este icono el sistema despliega la Orden de Compra lista para su impresión.

Confirmar PedidoIndica que no se ha Confirmado el Pedido. Para Confirmar el Pedido dar un clic al icono y el sistema despliega la siguiente pantalla.

Para confirmar el Pedido dar un clic al botón Enviar

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Si Todos los materiales del pedido se entregan el mismo día y a la misma hora se deberá capturar la información de esta sección

Medio por el cual va a ser entregado el Pedido. Puede ser Avión, Barco o Camión

Descripción del Transporte

Nombre de la persona que confirma el pedido


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Confirmar Pedido ParcialIndica que el Pedido está confirmado de forma parcial. Para Confirmar el Pedido dar un clic al icono y el sistema despliega la siguiente pantalla.

Para confirmar el pedido de forma completa se necesita capturar los siguientes campos:

Fecha Ent Hora Ent Transp. Trans. Desc Confirmó Marca

Al terminar de capturar la información dar un clic al botón Enviar

3. Ver Confirmados Esta opción se utiliza para Visualizar los Pedidos Confirmados.

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2.2.1.3 EntradaEn esta opción se pueden visualizar las Entradas de Mercancía.

Cuenta con las siguientes opciones:

1. FiltrosEl portal permite al proveedor hacer búsquedas por medio de filtros; esto se lleva a cabo al dar un clic al icono

2. Movimientos por Pedidos Esta opción se utiliza para visualizar los Movimientos por Pedidos.

Para ver detalle de los Pedidos dar clic al icono

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3. Entrada de Mercancía Esta opción se utiliza para revisar el estatus de entrada de los Pedidos

2.2.1.4 PagosEn esta opción se pueden visualizar los pagos a proveedores y la mercancía que está pendiente de pago.


1. FiltrosEl portal permite al proveedor hacer búsquedas de los pagos por medio de filtros; esto se lleva a cabo al dar un clic al icono

2. Por Pagar (Mercancía pendiente de Pago) Esta opción se utiliza para ver la mercancía que está pendiente de pago.

3. Pagado

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Esta opción se utiliza para visualizar los pagos realizados.

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2.2.1.5 InventarioEn esta opción se pueden visualizar los Inventarios de las sociedades.


1. FiltrosEl portal permite al proveedor hacer búsquedas de Materiales por medio de filtros

2. Inventario en PlantaEl portal despliega las Sociedades. El proveedor deberá dar un clic en el cuadrito blanco y después oprimir el botón Apply

El sistema despliega el Inventario

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2.2.1.6 Consignación

En esta opción se pueden visualizar las Consignaciones


1. FiltrosEl portal permite al proveedor hacer búsquedas de las Consignaciones por medio de filtros; esto se lleva a cabo al dar un clic al icono

2. Consignación (Salidas de Consignación)Esta opción se utiliza para visualizar las salidas de consignación por Sociedad. El proveedor deberá dar un clic en el check box y después oprimir el botón Apply

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El sistema despliega el Inventario

NOTA: En caso de que los Proveedores de nuestros Clientes requieran contar con esta información como apoyo para operar el sistema, se les enviará por correo electrónico.

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Tracking Guide

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ICONS

ICON DESCRIPTION

Apply Filters

View and send RFQs. View and confirm Purchase Orders

View confirmed PO

PO Tracking

Received PO

Acc. Payables

Paid Orders

Inventory in Plant

Consigment

Pending documents summary

User configuration

Quotation on time

Quotation off time

Previous page

Next page

Print

Reject

RFQ column

Confirmed PO

View PO detail

View PO text

View PO delivery address

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MAHD-OP02

ICON DESCRIPTION

Print PO

Unconfirmed PO

Partial PO

Back

Show detail

Continue

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TECHNICAL REQUIREMENT

Access to Internet

Internet Explorer 6 or up

Resolution in screen of 800 x 600 or up

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INDEX

1 BIDDING…………………………………………………………………………………………331.1 Notice about a new bidding by e-mail………….…………………………………………..33

2 TRACKING………………………………………………………………………………………392.1 Access to tracking………………………………………………………………………….…392.2.Select company and society…………………………………………………………………422.2.1 Transactions…………………………………………..…………………………………….432.1.1 RFQ’s……………………………………………………………………………………..…442.2.1.2 Purchase Orders…………………………………………………………………………452.2.1.3 PO Tracking………………………………………………………………………………512.2.1.4 Payment…………………………………………………………………………………..53

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1 Bidding

1.1 Notice about a new bidding by email

You will receive an email, in which you will see a Bid Invitation made by the company, the item (s) that are required, and the document number. The email also contains a link to access directly to Traking.

1.2 Access to Bidding

To access to Bidding you should open an internet session and write the address www.alface.com.mx or click on the link that appears in the email.

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Document Number

Example: Link to

access to Bidding



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Once you are there, you should choose the option Tracking Suppliers: Click here to enter Tracking.

Start a session in Tracking Suppliers Site, typing user ID and password. After that click on the key

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Log on


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Once you have accessed click on Bid Invitations

In the space Document Number, you should type the same that was sent by email.

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After you type the information in the blank Document Number, you should click on Start

The system will show the screen below, on which you should click on the icon

This is done on the purpose the system let you type the information in the blanks: Incoterm / Location, Currency, Vendor Delivery Time, Tax Code.

In the case of Tax Code you should click on the binoculars option in order to make the system show you the next screen where you should select the tax code choosing any of the options that appear there.

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The next step is to type the information in the blanks: Price.

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After you type the information in the blanks Incoterm / Location, Currency, Vendor Delivery Time, Tax Code, Price, you have to click on the key Submit which is used to send the bid to the buyer.

The system informs you that the bid has been submitted.

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2 TRACKING

2.1 Access to Tracking

To access to Tracking you should open an internet session and type the address www.alface.com.mx.

Once you are there, you should choose the option Tracking Suppliers: Click here to enter Tracking

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Start a session in Tracking Suppliers Site, typing user ID and password. After that click on the key

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Log on


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Once you have accessed click on Tracking

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2.2 Choose company and society

When you choose Tracking, it appears the screen below, which shows the companies Alfa Group has, the ones you see in dark color are those who you have business with.

To start checking your Purchase Orders you should select the company that appears in black on the screen. In this case Nemak.

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After you select the company, you need to choose the society on which you need to work.

You just have to click on to see the options.

After you select the society, please click on Continue.

2.2.1 Transactions

Tracking shows different options which you can use to see your purchase orders sent by the Company.

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2.2.1.1 RFQ

In this option you can see the RFQ’s that had been sent by the society. The number between brackets that appears next to the word RFQ tells you the amount you have not processed yet.

3. FiltersThe site allows you to search the RFQ’s using filters; you just have to click on

After you type the information in the filters click on the icon

4. View RFQ

This option is to see and send RFQ.

If you choose this option without using the filters the system shows only the quotations on time and without quotation.

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It is the number that the system creates when the negotiator makes a RFQ.

Date when the RFQ was created.

RFQ validity period.


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Column DescriptionIt shows the RFQ status If the quotation is on time it shows the icon

If the quotation is off time it shows the icon RFQ RFQ number created by the systemItem It is the position that this item has in the RFQ

Doc Type It is the type of document that the material has assigned. Normal, Services, Consigment, Subhiring.

Material Material Number in SAPShort Text Material descriptionRFQ Quantity Quantity asked in the RFQUM Measure unitPrice Net price typed by the vendorCurrency CurrencyDeadline Deadline

If you want to reject any material in the RFQ you just have to select that item in the checkbox that is on the left next to the icon of the status of RFQ and click on Reject.

2.2.1.2 Purchase Orders

In this option you can see the purchase orders sent by the company. The number between brackets appears next to the word that Purchase Orders tells you the amount of POs you have not processed yet.

It has the next options:

4. FiltersThe site allows you to search the POs using filters; you just have to click on

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Type the rank of PO number

Date when the PO was created by the negotiator.

Material delivery date.

PO confirmation date.

PO confirmation number.


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After you type the information in the filters click on the icon

5. View PO This option is used to see and confirm POs.If you choose this option without using filters, the system shows all the POs.

Columna DescripciónPurchase Doc. Purchase Order numberItem It is the position that this item has in the PO

Invoice It says if the material requires to be invoiced or not. This field is captured by the negotiator

Doc Type It is the type of document that the material has assigned. Normal, Services, Consigment, Subhiring.

Material Material Number in SAPShort Text Material descriptionQuantity Material Quantity asked in the POUM Measure unitNet Price Net price typed by the vendorPlant Material delivery placePer Price per. This field is used in combination with the field Opun. Opun Price measure unitCurrency CurrencyDeliv. Date (dd.mm.aaaa) Material delivery date

Time Material delivery timeDelivery Address Delivery address

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Icons functionality

Confirm POWhen you click on this icon it shows the PO information.

To confirm a PO, click on Send

PO Detail When you click on this icon the system shows the PO information.

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Type of transport in which the material will be delivered. Could be Airplane, Ship or Truck Transport ID

Name of the person who confirms the PO

PO confirmation number

Quantity to confirm

Measure unit


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See text in the POWhen you click on this icon it shows the material text.

See addressesWhen you click on this icon the system shows the material delivery address.

To return to the previous page click on Back

See Purchase OrderWhen you click on this icon the system shows the Purchase Order ready to print it.

Confirm PO

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It shows the PO has not been confirmed. To confirm a PO click on the icon and the system will display the next screen.

To confirm the PO click on Send.

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If all the PO materials are delivered the same day at the same time you should type the information in this section.

Type of transport in which the material will be delivered. Could be Airplane, Ship or Truck

Transport IDName of the person who confirms the POwho confirms


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Confirm Partial POIt shows the PO is partially confirmed. To confirm the PO click on the icon and the system shows the next screen.

To confirm the PO in a complete way you need to fill the next blanks: Date Ent Deliv. Date Deliv. Time Transp Trans. Desc Confirmed Brand

After you have captured the information click on Send.

6. View Confirmed POThis option is to see confirmed POs.

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2.2.1.3 PO TrackingIn this option you can search POs. It has these options:

4. FiltersThe site allows you to search the information using filters, you just click on the icon

5. PO TrackingThis option is to check the status of your Purchase Orders.

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To see the PO detail click on the icon

6. Received POThis option is used to see PO delivery status.

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2.2.1.4 PaymentIn this option you can see your Acc. Payables and paid orders.

It has the next options:

4. Filters:The site allows you to search your payments using the filters; you just need to click on the icon

5. Acc. PayablesThis option shows your Acc. Payables.

6. Paid Orders This option shows your paid orders.

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NOTE: If suppliers from our Costumers request that information to work on the system it will be sent by e-mail.

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