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SOLUCIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES GESTIÓN DOCUMENTAL EFICIENCIA OPERACIONAL Y CUMPLIMIENTO REGULATORIO EN LOS PROCESOS INDUSTRIALES Pablo de la Hera 22 de junio, 2.011

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SOLUCIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS

INDUSTRIALES

GESTIÓN DOCUMENTALEFICIENCIA OPERACIONAL Y

CUMPLIMIENTO REGULATORIO EN LOS PROCESOS INDUSTRIALES

Pablo de la Hera22 de junio, 2.011

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GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

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¿Cuál es el tiempo y coste de la distribución, revisión y aprobación de los procedimientos, manuales e instrucciones de fabricación en su compañía?

¿Pueden garantizar la confidencialidad y veracidad de la información a lo largo de su ciclo de vida?

¿Controla de forma eficiente las copias impresas de los procedimientos que circulan en su compañía?

¿Pueden auditar quién, cuando y porqué interactúa con las instrucciones de fabricación?

¿Tiene constancia de cuándo se debe revisar y actualizar cada procedimiento de producción ?

¿Cumple su compañía con las normas del sector? ISO, GMP, 21 CFR 11, etc.

¿Tiene la certeza de que el personal de su compañía la leído y comprendido los procedimientos de fabricación?

¿Ha tenido que parar la cadena de producción por no gestionar convenientemente las incidencias?

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En definitiva ….

¿Dispone de un sistema que le permita gestionar toda la documentación relativa a sus procesos industriales de forma óptima?

Veamos un enfoque interesante para gestionar la documentación sometida a regulaciones con Alfresco …

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Clasificación en base a tipo y subtipo

Acciones configuradas dinámicamente en función del role

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Cuando se crea un documento, automáticamente se genera una copia PDF identificada con el nombre y estado del documento

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Cuando el documento ha sido finalizado, el usuario puede iniciar el proceso de aprobación

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El usuario puede realizar comentarios asociados a la tarea de revisión y antes de completar la tarea debe firmar con usuario y contraseña

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Cuando el documento es aprobado, se inserta una página al inicio con las personas que han participado en la revisión y aprobación

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Cada documento tiene un registro de auditoría con información del ciclo de vida y del proceso de aprobación

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La documentación enviada por usuarios externos a la compañía puede ser importada al sistema y gestionarse de forma segura

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Las copias impresas son controladas por el sistema. Los responsables pueden imprimir y distribuir las copias a los usuarios, controlando en todo momento quien tiene Cada copia y cuando debe solicitarla para su destrucción

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La aplicación también controla la reimpresión de copias, la destrucción de copias obsoletas, etc

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La copia impresa queda claramente identificada

Número de copia, impresa por, fecha de impresión, etc

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La aplicación controla el periodo de revisión, la fecha de efectividad y notifica a los usuarios pertinentes

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La aplicación ofrece una batería de informes útiles para la gestión de la documentación

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Conclusión …

Alfresco permite a una compañía disponer de una plataforma de Gestión Documental Corporativa que de solución a toda su problemática en torno a la gestión documental / colaboración / contenidos web, independientemente de lo compleja que sea, obteniendo un rápido retorno de la inversión y posibilitando la expansión de la gestión documental a todos los departamentos de la compañía, aprovechando su modelo comercial de acceso a ilimitados usuarios con un coste fijo.

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Pablo de la Hera

[email protected]

91 555 35 00

Gracias por su atención

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