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República de Colombia - Departamento del Atlántico

Municipio de Baranoa

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1

ALCALDIA MUNICIPAL DE BARANOA DEPARTAMENTO DEL

ATLANTICO


Baranoa, Junio de 2015




2

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN El presente Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las

dependencias de la Administración de la alcaldía municipal de Baranoa –

Departamento del Atlántico, y para todos los funcionarios que desempeñen sus

labores en esta administración.




3

TABLA DE CONTENIDO PAG.

Introducción 5

Decreto de Adopción del Manual 6

1 Actualización 8

2 Aspectos generales 9

2.1 Reseña Histórica 9

2.2 Ubicación 9

2.3 Características Económicas. 9

2.4 División Política 9

2.5 Población 10

2.6 Limites 10

2.7 Funcionalidad e Integración. 10

2.8 Organización Administrativa. 10

2.8.1 Estructura Orgánica 11

3. Marco Legal. 15

4. Manejo y Conservación del Manual 16

5. Mapa de Procesos 17

6. Simbología y Codificación. 18

6.1 Simbología 18

6.2 Codificación 19

6.3 Relación de Procesos y Procedimientos. 20

7 PROCESOS ESTRATÉGICOS 22

7.1 P.E. Ordenamiento Territorial 22

7.2 P.E. Plan de Desarrollo Municipal 35

7.3 P.E. Banco de Programas y Proyectos 48

7.4 P.E. Planificación Financiera 62

8. PROCESOS MISIONALES 80

8.1 P.M. Direccionamiento del Sector Salud 80

8.2 P.M. Gestión Educación. 96




4

8.3 P.M. Desarrollo de la Cultura 106

8.4 P.M. Deporte y Recreación. 112

8.5 P.M. Convivencia y Seguridad Ciudadana 122

8.6 P.M. Transporte y Tránsito 134

8.7 P.M. Desarrollo Económico 140

8.8 P.M. Licencia Urbanística 150

9 PROCESOS DE APOYO. 158

9.1 P.A. Gestión al Talento Humano 158

9.2 P.A. Apoyo Logístico y Mantenimiento 185

9.3 P.A. Gestión Jurídica 196

9.4 P.A. Gestión a la Contratación y Compra 209

9.5 P.A. Gestión Financiera 227

9.6 P.A. Gestión Documental 271

9.7 P.A. Gestión a la Comunicación Interna y Externa 317

10. PROCESOS DE CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMINETO 327

10.1 P.EV. Ambiente Control y Autocontrol 327

11.1 P.EV. Sistema de Control Interno 331

11.2 P.EV Evaluación SCI 334

11.3 P.EV Auditoria Interna 338

11.4 P.EV CIC 344

12 Glosario 348




5

INTRODUCCIÓN.

Teniendo en cuenta la importancia que significa para la administración municipal de

Baranoa tener documentado los lineamientos de operación que reglamentan su

adecuado funcionamiento, este manual se convierte en una herramienta de gestión que

contribuye a la optimización de los recursos, al mejoramiento continuo de los procesos

desarrollados y a la consecución de la Misión, Visión y Objetivos estratégicos de la

institución.

El manual está escrito en lenguaje sencillo, preciso y lógico para garantizar su

aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Está elaborado mediante una

metodología que permite flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante

hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.

El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar

la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma

automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción

del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros

aspectos.

Igualmente, teniendo en cuenta que en la administración municipal, al no contar con los

procesos y procedimientos documentados, no existe una definición y delimitación clara de

las responsabilidades de cada dependencia. Por ello, nos ha correspondido, en este

trabajo, recopilar la información de lo que de manera empírica y tradicional se ha venido

haciendo, y adaptarlo a las disposiciones normativas vigentes como un primer intento

para ir modernizando la administración municipal. El manual pretende contener toda la

información de la organización, pero aquí solo están los más representativos, y a medida

que se les dé aplicación se van incorporando los procedimientos que sean necesarios.

Corresponde entonces, a la alta dirección; la sensibilización del personal de la entidad

dándole a conocer la importancia de su integración y colaboración, y a las dependencias

de la organización, contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. En este

sentido, el manual de procesos y procedimientos debe cumplir con la función para la cual

fue creado; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así cambios o ajustes. Siempre

habrá mejores formas de realizar los procesos y de establecer los procedimientos, por lo

que un manual no estará terminado plenamente, sino que deberá ser motivo de

actualización permanente.




6

ALCALDIA MUNICIPAL DE BARANOA “DEPARTAMENTO DEL ATLANTICO”

RESOLUCIÓN No. 160 DE JULIO 29 DE 2015

Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos de la Alcaldía Municipal de

Baranoa

EL ALCALDE MUNICIPAL DE BARANOA

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por

la Ley 87 de 1993, artículo 4, literales b y l, y

CONSIDERANDO:

Que conforme al artículo 1, parágrafo único, de la Ley 87 de 1993, los manuales

de procedimientos son uno de los instrumentos a través de los cuales se cumple el

control interno;

Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos

del Sistema de Control Interno, como es, garantizar la eficacia, eficiencia y

economía en todas las operaciones; promoviendo y facilitando la correcta

ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión

institucional;

Que el Manual de Procedimientos le permite contar a la organización con un

adecuado mecanismo de desarrollo organizacional;

Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de

parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad;

Que esta estandarización propicia la transparencia en todas las actuaciones de los

servidores públicos, generando credibilidad en la Administración Pública frente al

ciudadano;




7

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar en todas sus partes el Manual de Procedimientos

de la Alcaldía de Baranoa, que forma parte de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: La coordinación de la implementación, evaluación y

actualización del presente manual estará a cargo de la Oficina de Planeación de la

Alcaldía Municipal de Baranoa.

ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su

expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dado en Baranoa, a los 29 días del mes de Julio de 2015.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

___________________________________________

ROBERTO CARLOS CELEDON VENEGAS Alcalde municipal.




8

1. ACTUALIZACIÓN

Cada uno de los jefe de las dependencias respectiva realizará las actualizaciones

a que haya lugar, previo registro de éstas en el formato “control de

actualizaciones”, (ver cuadro N° 1). El registro se llevará de manera cronológica,

incorporando al manual las hojas con los cambios generados y extrayendo

aquellas que han perdido vigencia; sin olvidar las modificaciones a los diagramas

de flujo o flujogramas a que corresponda el proceso o procedimiento.

FORMATO CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Cuadro No. 1

ALCALDÍA MUNICIPAL DE

BARANOA

Dependencia que genera el

documento

Vigente a partir de: dd/mm/aa

Página 1 de n

Registro

número Fecha de registro Nombre del responsable

de la inserción

Firma

Día Mes Año

1

2

N




9

2. ASPECTOS GENERALES

2.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL MUNICIPIO.

El municipio de Baranoa fue creado el 23 de octubre de 1856 por medio de la

ordenanza número 11, es elevado a la categoría de municipio en atención al

número de habitantes que tenía y su gran desarrollo. Más adelante, a través de la

ordenanza No. 40 de diciembre 16 de 1964, se ratifica el deslinde de Baranoa de

los municipios de Galapa, Malambo, Polonuevo, Sabanalarga, Usiacurí, Juan de

Acosta y Tubará.

2.2. UBICACIÓN.

El municipio está situado al Norte de la República de Colombia, en la subregión

centro del Departamento del Atlántico sobre la intersección vial de las carreteras

Rio Mar y cordialidad. Distante 20 kilómetros de la capital.

2.3. CARACTERÍSTICAS ECONÓMICAS.

El municipio se caracteriza por ejercer funciones económicas y comerciales

básicas. En ser abastecedor de poblaciones cercanas y de prestar servicios

básicos a nivel local.

2.4. DIVISIÓN POLÍTICA

Además de su zona urbana, el municipio cuenta con tres corregimientos y 13

parcelaciones, estas últimas dedicadas a la producción agrícola y pecuaria.

Corregimientos: Campeche, Pital y Sibarco

Parcelaciones: Las Palmitas, Maramara, El Barrial, El Mamó, San José, San Gil, El

Salado, El Rodeo, El Desengaño, Megua, Morotillo, Matavidi, Casa Vera.




10

2.5. POBLACIÓN.

El Municipio de Baranoa según el censo del DANE 2005 cuenta con 55.178

habitantes, de los cuales el 82.63% que corresponde a 45.594 habitantes, se

ubica en cabecera municipal y el 17.37% en el resto del municipio (los tres

corregimientos y las parcelaciones.)

2.6. LÍMITES.

El Municipio de Baranoa limitas con los siguientes municipios:

Al Norte y Noroccidente con los municipio de Galapa y Tubará

Al Sur con el municipio de Sabanalarga.

Al Este con los municipio de Polonuevo y Malambo.

Al Oeste con los municipios de Juan De Acosta y Usiacurí

2.7. FUNCIONALIDAD E INTEGRACIÓN.

El Municipio presenta una gran conectividad, es decir, mantiene activa

comunicación con la capital del departamento, con los municipios de Galapa y

Sabanalarga y con el interior del país a través de la vía la cordialidad, la cual se

constituye en el principal eje de transporte. La vía Rio Mar le permite comunicarse

rápidamente con los municipios de Polonuevo, Santo Tomas, Juan De Acosta y

sus corregimientos localizados a la orilla del mar. El Municipio también mantiene

relaciones funcionales con el Municipio de Usiacurí a través de una vía alterna.

2.8. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

La Alcaldía Municipal de Baranoa es la organización político–administrativa del

Municipio, cuya sede principal está ubicada en la cabecera Municipal, en la carrera

19 N° 16-47, barrio “El Centro”, los otros centros atención son el Centro de

Convivencia y la Casa de La Cultura y, en cada uno de los tres corregimientos,

están las inspecciones de policías rurales.




11

MISIÓN. Nuestra misión institucional es la de asegurar el bienestar de la población

del Municipio mediante la elaboración y adopción de planes, programas y

proyectos para ser ejecutados preferencialmente por el ente territorial, las

asociaciones comunitarias y otros grupos sociales, asignando recursos con

criterios de prioridad, equidad, solidaridad y desarrollo sostenible, propiciando la

vinculación de organismos públicos y privados.

VISIÓN. La visión se dispone en que el Municipio sea reconocido en el mediano y

largo plazo por implementar un esquema de desarrollo participativo; creando

opciones y oportunidades para todos; una Baranoa segura y próspera; con una

comunidad educada y laborando; con una infraestructura de servicios que nos

permita obtener a todos nuevas oportunidades.

OBJETIVOS: El Municipio de Baranoa tiene por finalidad servir a la comunidad;

promover la prosperidad general en procura del desarrollo integral de sus

habitantes; la preservación de sus valores morales, culturales y patrimoniales; el

desarrollo de su territorio; el rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio y

todo lo que tenga que ver con la satisfacción de sus necesidades como

conglomerado social y el mejoramiento de su calidad de vida.

2.8.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA.

La Administración Municipal de Baranoa tiene una estructura organizacional

representada gráficamente en un organigrama que se figura en el siguiente

diagrama.




12

ORGANIGRAMA

GESTIÓN GERENCIAL

SECTOR ADMINISTRACIÓN Y

REPRESENTACION LEGAL

SUBSECRETARIA

DE DESPACHO

CONTROL

INTERNO

GENERAL

SECR. DE

DESPACHO

SECTOR EDUCACION,

JUVENTUD, CULTURA Y

DEPORTE

SECTOR

PLANEACION

TESORERIA

PRESUPUESTO

CONTABILIDA

GESTION

TRIBUTARIA

SISTEMA

PLANEACIÓN SECR.

DE DESPACHO

DESARROLLO

SOCIAL

INFRAESTRUC-

TURA

TALENTO

HUMANO

INSPECCIÓN DE

POLICIA URBANA

Y RURAL

COMISARIA

DE FAMILIA

ARCHIVO

ENLACE

EDUCACION –

SECR. DESPACHO

CONSEJO DE GOBIERNO

COMITÉ DE CONTROL

INTERNO DE GESTIÓN

JURIDICA

CONCEJO

MUNICIPAL

SECTOR

SALUD

SECTOR

HACIENDA

HACIENDA SECR.

DE DESPACHO

SALUD - SECR.

DESPACHO

OFICINA

DE SISBEN

PLANEACIÓN

JUVENTUD

CULTURA

DEPORTE

ASEGURA

MIENTO

SALUD

PÚBLICA




13

La estructura orgánica está representada por una gestión gerencial, que está en

cabeza del señor alcalde, y cinco sectores o unidades administrativas, cada una

gestionada por un secretario de despacho, la cual podemos puntualizar de la

siguiente manera:

A. SECTOR ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACION LEGAL. Tiene a su

cargo la administración del Municipio y su representación legal; direccionar

la buena marcha de todas las dependencias del Municipio acorde al plan de

desarrollo, a las diferentes normas y reglamentos establecidos por la

entidad, a la constitución política y leyes nacionales. Impartir autoridad en

el Municipio apoyada por las fuerzas represivas del Estado para que todos

los habitantes y visitantes del Municipio puedan desarrollar sus actividades

sociales, económicas, culturales y familiares en completa armonía y paz

conforme a las normas legales.

B. SECTOR SALUD. Tiene a su cargo la promoción de la calidad de vida y la

salud como componente de bienestar, la seguridad y desarrollo integral de

la población del Municipio, a través de la evaluación, control y vigilancia del

sistema general de seguridad social en salud.

C. SECTOR EDUCACION, JUVENTUD, CULTURA Y DEPORTE. Tiene a su

cargo dirigir, coordinar y controlar de acuerdo con las normas legales las

políticas planes y programas para la prestación del servicio educativo,

cultura y deporte.

D. SECTOR PLANEACION. Tendrá a su cargo, coordinar y elaborar los

planes y programas necesarios para el desarrollo social, económico, físico y

espacial de todo el territorio municipal. Así como, coordinar la ejecución de

los mismos.

E. SECTOR DE HACIENDA. Tiene a su cargo, asesorar al Alcalde en la

formulación de políticas financieras, fiscales y económicas, así como

encargarse del recaudo de los ingresos y pago de las obligaciones a cargo

del Municipio y su respectiva contabilidad.




14

F. AUTORIDAD NOMINADORA. El Alcalde Municipal en su condición de

autoridad nominadora es el responsable de la conducción técnica y

administrativa de la institución, y delegará en las unidades administrativas

de mando superior las funciones de dirección que correspondan a los

objetivos institucionales de conformidad con la Ley.

G. OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN. De conformidad con el

artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno, es la

dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y

economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la

continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes

establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el

cumplimiento de las metas u objetivos previsto.

H. SECRETARIOS DE DESPACHOS. Al frente de cada unidad administrativa

de mando superior estará un Secretario de Despacho, el cual desempeñará

las funciones de dirección, coordinación y supervisión propias del cargo y,

como tal, será responsable directo ante la Autoridad Nominadora de la

Institución.

I. JEFES DE DIVISIÓN. Los servidores públicos que ejerzan supervisión de

personal, además de la responsabilidad de cumplir con las funciones

propias de su cargo, tienen la obligación de mantener un alto nivel de

eficiencia, moralidad, honestidad y disciplina entre los funcionarios

subalternos. También serán responsables de asignarles por escrito las

funciones inherentes a sus cargos y velar por el uso racional de los

recursos disponibles.

J. CONCEJO MUNICIPAL. El Concejo Municipal es una Corporación Político

Administrativa y Pública, elegida popularmente para periodos de cuatro (4)

años. Las decisiones son tomadas por sus miembros con carácter

colegiado, como una sola autoridad, y no en forma individual o personal por

cada uno de ellos. Por lo tanto, las funciones pertenecen a los concejos

como corporación, y no los concejales como servidores públicos ni como

individuos. Es la razón por la cual las normas no les asignan funciones o

atribuciones a los concejales sino a los concejos.




15

3. MARCO LEGAL.

A continuación se enuncian algunas de las normas que respaldan y regulan la

utilización de los manuales de procedimientos dentro las entidades públicas para

asegurar una mejor gestión administrativa.

La Constitución Política de 1991 en el artículo 209 establece con relación al

mejoramiento de los procesos que se adelantan en las entidades públicas

lo siguiente: “La Función administrativa está al servicio de los intereses

generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,

moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,

mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de

funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus

actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La

administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que

ejercerá en los términos que señale la ley”.

Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, por la cual se establece el ejercicio

del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Contempla

en el parágrafo del artículo 1: “El Control Interno se expresará a través de

las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las

respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura

administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de

dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de

manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de

programas de selección inducción y capacitación de personal”. Así mismo

en el literal b). del artículo 4 establece como elementos para el sistema de

control interno la: “Definición de políticas como guías de acción y

procedimientos para la ejecución de los procesos”.

Directiva presidencial 02 de 05 de abril de 1994, contempla dentro los

procesos administrativos la formalización y documentación de los procesos

y procedimientos básicos imprescindibles desde el punto de vista de la

eficiencia y los demás objetivos de control, identificando los procedimientos

críticos para la entidad.




16

Ley 443 del 11 de junio de 1998, por la cual se expiden normas sobre

Carrera Administrativa y se dictan otras disposiciones, establece en el

artículo 56 numeral 11 que el Departamento Administrativo de la Función

Pública debe dentro de sus funciones: ”Orientar e instruir a los diferentes

organismos de la administración Pública de la Rama Ejecutiva del Poder

Público en sus distintos niveles, sobre las directrices que deban observar

en la gestión pública y en la organización administrativa”, es decir, es el

ente encargado de asesorar a las entidades, entre otras cosas, en la

elaboración de manuales que le permitan a las entidades cualificar la

prestación del servicio.

Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la

organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional,

establece que dentro de las políticas de desarrollo administrativo deben ser

tenidos en cuenta la racionalización de los trámites, métodos y

procedimientos de trabajo, la simplificación de los procedimientos y la

racionalización del trabajo.

4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL

El manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar un

buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo. Debe ubicarse en un

lugar fácil de encontrar para la solución rápida y efectiva de las diferentes

inquietudes de los funcionarios solicitantes.

Además para su conservación se debe realizar permanente actualización y de

igual manera realizar las respectivas modificaciones en el manual.




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5. MAPA DE PROCESOS.

MAPA DE PROCESOS - MUNICIPIO DE BARANOA

CLIENTES. Comunidad de Baranoa C C L L I I E E N N T T E E S S SATISFACCIÓN NECESIDAD

plan de ordenamiento territorial

plan desarrollo municipal

Banco de programas y proyectos

Planificación Financiera

Gestión Salud

Gestión educación cultura y deporte

Seguridad y Convivencia Ciudadana

Gestión del Desarrollo

Económico y Social

Control de calidad

Control de gestión

Control disciplinario

Gestión Del Talento Humano

Apoyo Logístico y Mantenimiento

Gestión Jurídica

Contratación y compra

Gestión financiera

Gestión Comunicación

Productos

Servicios

ENTRADAS




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6. SIMBOLOGÍA Y CODIFICACIÓN

6.1. SIMBOLOGÍA.

TERMINAL. Indica la iniciación y terminación del proceso o procedimiento; ejemplo, busca información o archiva documento.

OPERACIÓN Describe la actividad o tarea que debe desarrollarse; Ejemplo, transcribir el documento, revisar texto, pasar un comprobante de un sitio a otro.

DECISION O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada: Ejemplo, está correctamente diligenciado?, los documentos están completos?. La tendencia es suprimir cada vez más este símbolo dentro del proceso,

considerando que éste se diseña de manera positiva.

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que se requiera para el proceso o procedimiento y aporta información para que éste se pueda desarrollar, v. gr., una cuenta de cobro, la cédula de ciudadanía, una orden de compra, etc. El nombre del documento debe aparecer en el símbolo. Nota: el documento solo se indica cuando aparece por primera vez en el procedimiento para no recargar innecesariamente el flujograma.

CONECTOR Es un símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Nota: Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a través de letras o números insertos en el símbolo.

El conector puede asumir dos formas:

De rutina: Representa una conexión o enlace de un paso del

proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página o entre

páginas. El símbolo lleva inserto un número. De página: Representa una conexión o enlace en un paso de final

de página con otro paso en el inicio de la página siguiente, donde continúa el flujograma. El símbolo lleva inserta una letra mayúscula

A

1




19

SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO

Conecta los símbolos; señala el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos; define de esta manera la secuencia del proceso

6.2. CODIFICACIÓN

ÁREA MACROPROCESOS CÓDIGO PROCESO

ESTRATEGICA PLANEACIÓN

ESTRATEGICA

PE-OT Ordenamiento Territorial

PE-PDM Plan De Desarrollo Municipal

PE-BPP Banco De Programas Y Proyectos

PE-PF Planificación Financiera

PROCESOS MISIONALES

SALUD PM-DS Direccionamiento De La Salud

EDUCACIÓN, CULTURA, DEPORTE Y

RECREACIÓN.

PM-GE Gestión De La Educación

PM-DC Desarrollo De La Cultura

PM-DR Deporte y Recreación

SEGURIDAD CIUDADANA

PM-CSC Convivencia y Seguridad Ciudadana

PM-TT Transporte y Tránsito

PM-DE Desarrollo Empresarial

PM-LC Licencia de Construcción.

PROCESOS DE APOYO

TALENTO HUMANO

PA-OTH Gestión Del Talento Humano

LOGÍSTICA PA-LM Gestión al Apoyo Logístico y Mantenimiento

JURÍDICA. PA-GJ Gestión Jurídica

CONTRATACIÓN Y COMPRA

PA-GCC Gestión Contratación y Compra

FINANCIERA PA-GF Gestión Financiera

INFORMACION Y COMUNICACIÓN

PA-GD Gestión Documental

PA-CIE Comunicación Interna y Externa

EVALUACIÓN Y CONTROL

CONTROL INTERNO

PEV-GC Gestión De Calidad

PEV-CG Control De Gestión

PEV-CD Control Interno Disciplinario

La codificación utilizada en este manual para identificar cada uno de los procesos

y los procedimientos desarrollados es de tipo alfanumérica, y está compuesta por

un código dividido en tres partes así:

1. El código No 1 correspondiente a dos letras que identifican el área a la que

pertenece el proceso (estratégica, misional, de apoyo y de control y

seguimiento), así:




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a. PE. Donde P= proceso y E= estratégico (Proceso Estratégico).

b. PM. Donde P= proceso y M= misional (Proceso Misional)

c. PA. Donde P= proceso y A= apoyo ( Proceso de Apoyo)

d. PEV. Donde P= proceso EV=evaluación ( Evaluación y Control)

2. El código No 2 concierne al nombre del proceso, donde las letras corresponde

a las iniciales de los nombre que se le haya asignado al proceso, por ejemplo:

DS= Direccionamiento de la Salud.

3. El código No 3 (alfanumérico), compuesto una letras y un números, la letra (P)

significa procedimiento, el número es de cuatro cifras, los dos primeros dígitos

corresponde a la actividad y los dos últimos indica la cantidad de procedimientos

que tiene el proceso en dicha actividad, por ejemplo: PM-DS-PR0102 corresponde

al procedimiento número 02 de la actividad 01 del Proceso Misional

“Direccionamiento de la Salud”.

6.3. RELACIÓN DE LOS PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE

Ordenamiento Territorial Plan De Ordenamiento Territorial

Elaborado

Todas Las Dependencia Y Sectores Sociales Y Económicos

Del Municipio

Plan De Desarrollo Municipal Plan De Desarrollo Elaborado Todas Las Dependencia Y

Sectores Sociales Y Económicos Del Municipio

Banco de programas y proyectos Registro y sistematización de

Proyectos viabilizados

Todas Las Dependencia Y Sectores Sociales Y Económicos

Del Municipio

Planificación Financiera Plan financiero Administración Municipal

PROCESOS MISIONALES PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE

Direccionamiento Del Sector Salud

Prestación De Los Servicios De Salud De Calidad

Usuarios de los Servicios de Salud del Municipio.

Gestión De La Educación. Educación De Calidad Población Educativa Del Municipio

Gestión De La Cultura En El Municipio

Consolidación De La Identidad Cultural De Los Baranoeros.

Población Baranoera.

Desarrollo y Promoción Del Deporte

Desarrollo Del Deporte En El Municipio

Habitantes Del Municipio.

Convivencia y seguridad ciudadana

promover y conservar la paz y la convivencia ciudadana

Población De Baranoa

Organización y Control del Tránsito Y Transporte Del Población De Baranoa




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Transporte y Tránsito Municipio Organizado

Desarrollo empresarial. Empresas Auto-Sostenibles Población Emprendedora Empresarial Del Municipio

Licencia de construcción Organización Del Sector Urbano Residentes De Las Zonas

Urbanas Del Municipio

PROCESOS DE APOYO

PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE

Gestión Del Talento Humano Planta de personal organizada y

eficiente Empleados de la alcaldía

Apoyo logístico y Mantenimiento Logística Todas las dependencias.

Gestión jurídica Representación judicial y actos

administrativos. Alta gerencia y dependencias de

la alcaldía

Gestión de contratación y compra Contratos y compras Alta gerencia y dependencias de

la alcaldía

Gestión financiera Plan financiero Alta gerencia y dependencias de

la alcaldía

Gestión documental Archivo de Documentos

Organizados Dependencias, sectores externos

y comunidad en general

Gestión de la comunicación Comunicación interna y externa Dependencias, sectores externos

y comunidad en general.

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE

Gestión de calidad Acción correctiva y preventiva Las dependencias y empleados

del municipio

Control de gestión Evaluación y seguimiento Las dependencias y empleados

del municipio

Control interno disciplinario Cumplimiento del deber Las dependencias y empleados

del municipio




22

7. PROCESOS ESTRATÉGICOS

7.1. PE: ORDENAMIENTO TERRITORIAL.

La planeación y ordenamiento del territorio es un proceso mediante el cual se

orienta el desarrollo integral de una entidad territorial o región.

7.1.1. OBJETO.

El objeto del proceso de elaboración y aplicación del plan básico de ordenamiento

territorial es estudiar el resultado histórico de la ocupación y transformación del

territorio. Es decir, explicar cómo se han utilizado los recursos y ocupado el

espacio geográfico a través del tiempo, para indicar cómo se debe orientar y

organizar hacia el futuro lo administrativo y lo jurídico, lo ambiental, lo social, lo

económico y lo funcional, es decir, tener una visión concertada a mediano y largo

plazo del territorio para orientar el proceso de ocupación y transformación del

territorio y establecer el apoyo institucional necesario para el desarrollo integral.

7.1.2 ALCANCE.

El plan de ordenamiento Territorial, es un instrumento normativo que establece las

pautas para orientar equitativa y racionalmente el desarrollo territorial de las

entidades territoriales del país.

Siendo el instrumento básico para desarrollar el proceso de ordenamiento del

territorio, según el tipo de municipio puede ser:

PLAN DE ORDENAMIENTO. Para Municipios con más de 100.000

habitantes.

PLAN BÁSICO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL. Para Municipios con

población entre 30.000 y 100.000 habitantes.

ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL. Para Municipios con

población menor de 30.000 habitantes.

En este proceso deben intervenir todas las dependencias de la Administración

Municipal y la comunidad a través del consejo territorial de planeación.




23

7.1.3 DEFINICIONES.

LA CLASIFICACIÓN DEL SUELO.

En el territorio Municipal, el suelo se clasifica de acuerdo a las siguientes clases:

SUELO URBANO.

Áreas destinadas a usos urbanos por el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) y

que cuentan con infraestructura vial y redes de servicios Domiciliarios.

SUELO DE EXPANSIÓN URBANA.

Corresponde a las áreas destinadas a la expansión urbana, pensando en el

crecimiento de la ciudad. Éstas serán habilitadas para uso urbano durante la

vigencia del Plan de Ordenamiento.

Deberán dotarse de infraestructura para el sistema vial, de transporte, de servicios

públicos domiciliarios, áreas libres, parques y equipamientos colectivos de interés

público o social, durante la vigencia del plan.

SUELO RURAL.

Terrenos no aptos para el uso urbano por razones de oportunidad o por su

destinación a usos agrícolas, ganaderos, forestales y explotación de recursos

naturales. Dentro de las anteriores clases se pueden establecer las siguientes

categorías:

SUELO SUBURBANO.

Áreas ubicadas en el suelo rural, en las cuales se mezclan los usos del suelo rural

y urbano, diferentes a las clasificadas como zonas de expansión urbana, que

pueden ser objeto de desarrollo con restricciones de uso, de intensidad y

densidad, garantizando el autoabastecimiento de servicios públicos domiciliarios.

Podrán formar parte de esta categoría los suelos correspondientes a los

corredores urbanos interregionales.




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SUELO DE PROTECCIÓN.

Áreas que por sus características geográficas, paisajísticas, ambientales, de

infraestructuras, o por formar parte de zona de utilidad pública y/o amenazas

naturales, tienen restringidas las posibilidades de uso en urbanización,

explotaciones agrícolas, ganaderas, forestales y de recursos naturales.

LA PLUSVALÍA

Incremento del valor del suelo generado por beneficios de las acciones

urbanísticas que cambian el uso del suelo. Por ejemplo, cuando el suelo rural pasa

a ser urbano, suburbano o de expansión urbana.

7.1.4 PRODUCTO O SERVICIO.

El producto generado en este proceso es la elaboración del plan básico de

ordenamiento territorial del Municipio de Baranoa, dirigido hacia la orientación de

un desarrollo económico y social sostenible.

7.1.5 NORMATIVIDAD.

Las siguientes son las disposiciones reglamentarias (leyes y decretos) que rigen el

Ordenamiento Territorial.

DECRETO. LEY 2811 DE 1974 Y DECRETOS. REGLAMENTARIOS.

Código Nacional de los Recursos Naturales Renovables y del Medio Ambiente.

Regula los aspectos relacionados con el manejo de los recursos naturales, el

ambiente y las áreas de manejo especial y el sistema de parques nacionales.

DECRETO. LEY 1333 DE 1986.

Código del Régimen Municipal

Naturaleza, creación, organización y funcionamiento de los municipios.

LEY 9 DE 1989

Reforma Urbana

Planeación del desarrollo municipal. Desarrollo urbano y reglamentación de usos

del suelo.




25

LEY 99 DE 1993.

Sistema Nacional Ambiental

Estatuto general de utilización del suelo. Ordenamiento ambiental del territorio.

Sistema Nacional Ambiental SINA.

LEY 136 DE 1994.

Organización y Funcionamiento de los Municipios

Funciones y competencias de los municipios, categorización, organización y

división territorial.

LEY 152 DE 1994.

Ley Orgánica del Plan de Desarrollo

Plan de Desarrollo Municipal, Consejos territoriales de planeación y formulación

del Plan de Ordenamiento Territorial.

LEY 388 DE 1997.

Ley de Desarrollo Territorial

Clasificación del territorio, Planes de Ordenamiento Territorial y plusvalía.

LEY 151 DE 1998.

Zonas receptoras generadoras de derechos de construcción.

Visión concertada a mediano y largo plazo del territorio.

Territorialización o especialización de las políticas y objetivos de desarrollo integral

del municipio.

Orientar el proceso de ocupación y transformación del territorio.

Establecer apoyo institucional necesario para el desarrollo integral del territorio

mediante la gestión de Planes de Ordenamiento de las entidades territoriales del

país




26


BARANOA

TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Territorio Código: PE-POT

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Ordenamiento Territorial

Vigente a partir de 20/06/2015

Pag. 1 de n

N° Descripción de la

Actividad

Área responsable Cargo Responsable

Punto de control

1 Formulación Del

POT Secretarias planeación

Secretarios de despacho Coordinación POT

2 Implementación

del POT Secretarias planeación

Secretarios de despacho

Coordinación POT

3 Seguimiento y

Control del POT Secretarias planeación


Coordinación POT

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha. Fecha. Fecha.

Firma: Firma: Firma:




27

ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA

ACTIVIDAD N°1

Formulación Del POT

Código: PE-OT-P0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Iniciativa para Formulación del POT.


Pag. 1 de n

N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable

Punto de control

1 Alcalde toma la iniciativa apoyado en el jefe de planeación y asesorado por planeación departamental, y consultando a la CAR

Despacho de alcalde – oficina de planeación

Alcalde municipal – jefe de planeación.

PDM

2 Se establecen los lineamientos para la formulación POT



Propósito de desarrollo territorial deseado y posible

3

Se establecen estrategias, políticas y objetivos de desarrollo



Definición de elementos estructurales sobre los cuales se delimita el territorio para alcanzar la Visión

4 Se identifican instituciones, autoridades e instancias competentes para invitarlos a ser parte en la organización del proceso.



COMFIS

5 Se elaboran unos términos de referencia para precisar la formulación del plan.



Modelo de ordenamiento territorial

6

Se conforma equipo técnico con profesionales de las distintas disciplinas del conocimiento e integrar al equipo a representantes de la comunidad y funcionarios municipales


Alcalde municipal – jefe de

planeación.

Equipo de trabajo.








28

FLUJOGRAMA Proceso Ordenamiento Territorial

Actividad Formulación Del POT

Procedimiento Iniciativa para formulación del POT

Código PE-OT-P0101

Se establecen estrategias,

políticas y objetivos de

desarrollo

INICIO

Alcalde toma la iniciativa para la

formulación del POT.

. Se elaboran unos términos de referencia

Se conforma equipo técnico

FIN




29


ACTIVIDAD N°1

Formulación del POT

Código: PE-POT-P0102

Versión 01


Prospectiva Territorial Vigente a partir de 20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Realizar un análisis integral de la situación actual del territorio, estudiando cada uno de los sistemas (administrativo, biofísico, social, económico y funcional)

Equipo técnico. Funcionarios responsables.

PBOT

2

Identificar las potencialidades y limitantes del desarrollo territorial


PBOT

3

Determinar la aptitud general del territorio. Es una apreciación general del uso del suelo, que indica para qué actividad socioeconómica o uso del suelo es más o menos apta una determinada unidad de tierras o zona del municipio.


PBOT

4

Se Establecen los escenarios concertados que recojan las expectativas, las posibilidades legales, técnicas, económicas y sociales para el desarrollo del territorio


PBOT

5

Se Constituye la Propuesta del Plan como resultado de las políticas y las estrategias planteadas en los procesos de diagnóstico y los escenarios concertados.


PBOT








30

FLUJOGRAMA PROCESO ORDENAMIENTO TERRITORIAL

ACTIVIDAD FORMULACIÓN DEL POT

PROCEDIMIENTO INICIATIVA PARA FORMULACIÓN DEL POT

CÓDIGO PE-OT-P0102

INICIO

Se Identifican las potencialidades

Se realiza un análisis integral de la situación actual del territorio

Se determinar la aptitud general del territorio.

INICIO

Se establecen los escenarios con posibilidades para el desarrollo del territorio

Se Constituye la Propuesta del Plan




31


ACTIVIDAD N°2

Implementación del POT


Versión 01


Discusión y Aprobación del POT. Vigente a partir de 20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se articula el plan con otros planes, programas y proyectos de desarrollo y se somete a discusión su aprobación.

Consejo de gobierno Secretarios de despacho

CTP

2

La propuesta del plan se convierte en un proyecto de acuerdo y se pone a consideración de las autoridades ambientales para concepto técnico.

Oficina de planeación Secretario de planeación

CTP

3

Posteriormente pasa al consejo territorial de planeación, el cual hace las observaciones del caso y lo regresa a la administración municipal.

Consejo Territorial De Planeación

Miembros del CTP CTP

4

Una vez ajustado el plan se presenta formalmente al concejo municipal, quien lo someterá a los debates de ley y lo aprobará.

Oficina de planeación – concejo municipal

Secretario de planeación – presidente del concejo.

CTP

5

Aprobado el Plan por el Concejo municipal pasa a sanción por parte del Alcalde y después a la gobernación para su control normativo, al igual que en el caso, que el Alcalde lo adopte mediante decreto.

Despacho del alcalde

Gobernación del atlántico

Alcalde municipal

Gobernador.

CTP

6

Una vez adoptado el POT mediante acuerdo o decreto es ampliamente difundido mediante una pedagogía del POT para que la comunidad y autoridades lo apropien, lo defiendan y lo hagan cumplir.

Oficina de planeación Secretario de planeación.

CTP








32


ACTIVIDAD IMPLEMENTACIÓN DEL POT

PROCEDIMIENTO DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DEL POT.

CÓDIGO PE-OT-P0201

INICIO

Proyecto de acuerdo del plan se pone a consideración de las

autoridades ambientales para concepto técnico

Se articula el plan con otros planes, programas y proyectos de

desarrollo y se somete a discusión su aprobación.

Luego pasa al consejo territorial de planeación,.

INICIO

Se ajusta el plan y se presenta formalmente al concejo

municipal, quien lo someterá a los debates de ley y lo aprobará.

Aprobado el Plan pasa a sanción por parte del Alcalde y después a

la gobernación para su control normativo,




33


ACTIVIDAD N°3

Seguimiento y Control del POT


Versión 01


Verificación y Reajuste del POT


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se realiza el control administrativo sobre la adecuada ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial.

Oficina de control interno – consejo de gobierno

Jefe de control interno – secretarios de despacho

CTP

2

Se ejerce el control político en la ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial

Concejo municipal Concejales del municipio

CTP

3

La inversión pública es vigilada por los sistemas de control fiscal del estado (Contralorías)

Contraloría departamental Contralor departamental

CTP

4

Se organiza una veeduría ciudadana para ejercer la vigilancia y control para el cumplimiento del programa de ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial

Consejo territorial de planeación

Consejeros territoriales de planeación

CTP

5

El POT se evalúa permanentemente para medir en qué grado las acciones realizadas contribuyen al logro de los objetivos propuestos

Consejo de gobierno – consejo territorial de planeación

Secretarios de despacho – consejeros territoriales de planeación.

CTP

6

En el comienzo de cada periodo de gobierno se hace una revisión del POT para ajustarse a las nuevas condiciones que apunte alcanzar el modelo territorial deseado.

Despacho del alcalde – oficina de planeación

Alcalde municipal – secretario de planeación.

CTP








34


ACTIVIDAD SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL POT

PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN Y REAJUSTE DEL POT

CÓDIGO PE-OT-P0301

Control a la ejecución del

plan de ordenamiento

territorial

Concejo municipal le

ejerce el control político

Contraloría ejerce control

fiscal a la inversión pública

Administración municipal ejerce

el control administrativo

El control social lo ejercen

las Veeduría ciudadana

INICIO

El POT se evalúa permanentemente para medir en qué grado las

acciones realizadas contribuyen al logro de los objetivos propuestos

En el comienzo de cada periodo de gobierno se hace una revisión del POT para

ajustarse a las nuevas condiciones que apunte alcanzar el modelo territorial deseado.

FIN




35

7.2 PE: PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

La planificación estratégica en el ámbito público es una herramienta que nos

ayudará al establecimiento de prioridades, objetivos y estrategias como apoyo a la

definición de los recursos que necesitamos para lograr los resultados esperados,

por lo tanto debe ser un proceso simple e incorporado en la rutina de la toma de

decisiones directivas en el proceso presupuestario. Desde esta perspectiva,

debemos contar con estándares de confiabilidad para identificar aspectos claves

que apoyen la gestión organizacional, tales como la definición de la Misión,

Objetivos Estratégicos, Estrategias, definición de metas e indicadores.

7.2.1 OBJETIVO

El objetivo de este proceso está dirigido a la elaboración, ejecución, seguimiento y

control del plan de desarrollo municipal para promover un desarrollo integral,

garantizar los derechos humanos y fortalecer la democracia participativa y

pluralista.

7.2.2 ALCANCE

El proceso de planificación estratégica debe ser la base para la definición de los

planes operativos y la programación presupuestaria que deben elaborar y ejecutar

todas las dependencias de la Alcaldía de Baranoa.

Por lo tanto:

Su realización debe ajustarse con el calendario presupuestario.

La metodología y contenido del proceso debe responder preguntas básicas

para avanzar hacia un presupuesto orientado a resultados: qué productos

generamos, para quienes, en qué condiciones, que resultados

comprometemos.

Las metas y las líneas de acción de corto plazo deben estar alineadas con

las definiciones estratégicas. Alineamiento que debe permitir la

identificación de los aspectos financieros y operativos para materializar el

presupuesto.




36

AUTORIDADES E INSTANCIAS DE PLANEACIÓN EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES.

1. Son autoridades de Planeación en las Entidades Territoriales:

El Alcalde o Gobernador, que será el máximo orientador de la planeación

en la respectiva entidad territorial.

El Consejo de Gobierno Municipal, Departamental o Distrital, o aquellas

dependencias equivalentes dentro de la estructura administrativa de las

Entidades Territoriales que llegaren a surgir en aplicación de las normas

constitucionales que autoricen su creación.

La Secretaría, Departamento Administrativo u Oficina de Planeación, que

desarrollará las orientaciones de planeación impartidas por el Alcalde o

Gobernador, dirigirá y coordinará técnicamente el trabajo de formulación del

Plan con las Secretarías y Departamentos Administrativos, y las Entidades

Descentralizadas Departamentales o Nacionales que operen en la

jurisdicción.

Las demás Secretarías, Departamentos Administrativos u Oficinas

Especializadas en su respectivo ámbito funcional, de acuerdo con las

orientaciones de las autoridades precedentes.

2. Son instancias de Planeación en las Entidades Territoriales:

Las Asambleas Departamentales, los Concejos Municipales, Distritales y de

las Entidades Territoriales indígenas, respectivamente.

Los Consejos Territoriales de Planeación Municipal, Departamental,

Distrital, o de las Entidades Territoriales Indígenas, y aquellas

dependencias equivalentes dentro de la estructura administrativa de las

Entidades Territoriales que llegaren a surgir en aplicación de las normas

constitucionales que autoricen su creación.

INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN

Los instrumentos de planeación son planes complementarios e interdependientes

que comparten información y se interrelacionan constantemente, con el fin de

aportar información estratégica para retroalimentar la gestión pública territorial.




37

Existe una interrelación entre el Plan de Desarrollo y los otros instrumentos de

planeación, y lo podemos describir de la siguiente manera:

En La Elaboración del Plan de Desarrollo:

El Programa De Gobierno.

El Plan De Ordenamiento Territorial.

El Marco Fiscal De Mediano Plazo

La visión de largo plazo y los planes estratégicos

En la ejecución del Plan de Desarrollo.

Banco de Proyectos.

Plan Operativo Anual De Inversiones POAI.

Plan Indicativo.

Presupuesto.

Plan de Acción

Plan Anual mensualizado de Caja PAC.

En el seguimiento y evaluación Plan de Desarrollo.

Seguimiento al Plan de Acción.

Seguimiento al Plan Indicativo.

Informe de Gestión.

7.2.3 DEFINICIONES.

DESARROLLO INTEGRAL. El desarrollo integral es un derecho humano

fundamental reconocido internacionalmente. Es un proceso de transformación

multidimensional, sistémico, sostenible e incluyente que se genera de manera

planeada para lograr el bienestar de la población en armonía y equilibrio con lo

ambiental (natural y construido), lo socio-cultural, lo económico, y lo político-

administrativo en un territorio determinado (un municipio, un distrito, un

departamento, una región, un país), y teniendo en cuenta el contexto global.




38


La planeación estratégica institucional está vinculada a la identificación de los

recursos presupuestarios necesarios para el cumplimiento de los objetivos

estratégicos, por eso, el Plan de Desarrollo Municipal es el insumo principal para

la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), y la asignación del

presupuesto.

7.2.5 NORMATIVIDAD.

Constitución Política de Colombia de 1991.

El artículo 339 precisa el propósito y el contenido del plan de desarrollo. El artículo

340 establece el Sistema Nacional de Planeación (SNP) conformado por los

consejos de planeación –nacional y territoriales- como instancias de participación

ciudadana en el proceso de elaboración de los planes de desarrollo.

Ley 152 de 1994 – Por la cual se establece la Ley Orgánica del plan de desarrollo.

Establece el procedimiento para elaborar, aprobar, ejecutar y evaluar los planes

de desarrollo conforme a las prioridades de los grupos sociales que conforman la

entidad territorial y el programa de gobierno. También define los mecanismos para

su armonización y articulación con los procesos presupuestales, y las funciones de

cada dependencia e instancia que participan en el proceso, resaltando la

participación de la sociedad civil.

Ley 387 de 1997 – Sobre el desplazamiento forzado y la responsabilidad del

Estado.

Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la

atención, protección, consolidación y esta estabilización socioeconómica de los

desplazados internos por la violencia en la República de Colombia.

Ley 388 de 1997 – Sobre el ordenamiento del territorio de los municipios, el uso

equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico

y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en

asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas

eficientes.




39

El artículo 6 complementa la planeación económica y social con la planificación

física de las entidades territoriales (municipios y distritos), para orientar el

desarrollo del territorio, racionalizar las intervenciones sobre el territorio y orientar

su desarrollo y aprovechamiento sostenible por medio de los planes, planes

básicos o esquemas de ordenamiento territorial.


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO PDM Código: PE-PDM

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Plan de Desarrollo Municipal


Pág. 1 de n

N° Descripción de la Actividad

Área responsable Cargo Responsable Punto de control

1

Alistamiento institucional para elaboración del plan de desarrollo

Despacho- oficina de planeación

Alcalde – secretario de planeación.

Planeación Municipal

2 Elaboración participativa del plan de desarrollo

Alcalde, oficina de planeación y consejo de gobierno.

Alcalde y Secretarios de despacho


3 Discusión y Aprobación Alcalde, oficina de

planeación y concejo municipal.

Alcalde y Secretarios de despacho y concejo municipal.









40


ACTIVIDAD N°1

Alistamiento Institucional para elaboración del Plan de Desarrollo

Código: PE-PDM-P0101

Versión 01


Conformación y Organización del Equipo de Trabajo.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se conforma equipo de trabajo y se imparte orientaciones para la elaboración del plan.

Despacho del alcalde. Alcalde .Municipal


2

Se crea metodología de trabajo Despacho del alcalde. Alcalde

.Municipal Planeación Municipal

3

Se disponen recursos para realizar la elaboración participativa del plan










41

FLUJOGRAMA Proceso Plan de Desarrollo Municipal

Actividad Alistamiento institucional para elaboración del plan de desarrollo

Procedimiento Conformación y organización del equipo de trabajo

Código PE-PDM-P0101

INICIO

Se crea metodología de trabajo

Se conforma equipo de trabajo y se imparte orientaciones para la

elaboración del plan

Se disponen recursos para realizar la

elaboración participativa del plan

INICIO




42


ACTIVIDAD N°1

Alistamiento institucional para Elaboración del Plan de Desarrollo


Versión 01


Renovación del Consejo Territorial de Planeación.


Pag. 1 de n

N° Descripción de la Tarea


Punto de control

1

Verificación si el CTP está constituido y operando.



2

Se motiva a los diferentes líderes para que agrupen a sus comunidades y nombren a sus representantes.

Despacho del alcalde. Alcalde. Municipal


3

Se realizan dos convocatorias para presentar ternas, en días diferentes con 6 días de intervalo.

Despacho del alcalde. Alcalde. Municipal


4

Verificada la pertinencia de las ternas, el alcalde designara los consejeros territoriales de planeación por medio de decreto.










43

SI

NO

FLUJOGRAMA Proceso Plan de Desarrollo Municipal

Actividad Alistamiento institucional para elaboración del plan de desarrollo

Procedimiento Renovación del consejo territorial de planeación.

Código PE-PDM-P0102

INICIO

Se motiva a los diferentes líderes para

que agrupen a sus comunidades y

nombren a sus representantes

Se reorganiza ¿Existe y

opera el

CTP?

Se realizan dos convocatorias

en días diferentes

Verificada la pertinencia de las ternas, el

alcalde designara los consejeros territoriales

de planeación por medio de decreto.

FIN




44


ACTIVIDAD N°2

Elaboración Participativa del Plan de Desarrollo

Código: PE-PDM- P0201

Versión 01


Consolidación del Proyecto del Plan de Desarrollo


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Elaboración de la versión preliminar del proyecto del plan de desarrollo Alcalde Municipal - Oficina

de Planeación. Alcalde. y

secretario de planeación


2

Presentación del proyecto preliminar al consejo de gobierno. Alcalde municipal.

Alcalde. y secretario de planeación


3

Miembros del Consejo de Gobierno retroalimentan el diagnóstico integral presentado

Consejo de gobierno – oficina de planeación



4

Consejo de gobierno realizar las actividades de participación ciudadana y comunitaria.




5

Se establecen decisiones y se consolida el documento del PD Consejo de gobierno –

oficina de planeación



6

Consolidación del documento se envía a la Corporación Autónoma Regional




7

Corporación Autónoma Regional emite concepto técnico en 15 días. Corporación Autónoma

Regional

Funcionario encargado.


8

Recibido concepto técnico, el Consejo de Gobierno envía copia al CTP

Corporación Autónoma Regional

Funcionario encargado.


9

CTP revisa y socializa el proyecto del PD con los diferentes sectores representativos de la sociedad civil

Consejo Territorial De Planeación

Miembros del CTP.


10

CTP formula las recomendaciones que considera y remite al alcalde municipal

Consejo Territorial De Planeación.

Miembros del CTP.


11

Admiración municipal incluye las recomendaciones que considere pertinentes.

Despacho del alcalde Alcalde municipal









45

dd

FLUJOGRAMA PROCESO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

ACTIVIDAD ELABORACIÓN PARTICIPATIVA DEL PLAN DE DESARROLLO

PROCEDIMIENTO CONSOLIDACIÓN DEL PROYECTO DEL PLAN DE DESARROLLO.

CÓDIGO PE-PDM-P0201

INICIO

Se elabora versión preliminar del

proyecto del plan de desarrollo

Se establecen decisiones y se

consolida el documento del PD

Miembros del Consejo de

Gobierno retroalimentan el

diagnóstico integral presentado

Se realizan las actividades de

participación ciudadana y comunitaria

FIN

Se presenta proyecto

preliminar al consejo de

gobierno.

Consolidación del documento se envía a

la Corporación Autónoma Regional

Corporación Autónoma Regional emite

concepto técnico en 15 días

Recibido concepto técnico de la CAR, el

Consejo de Gobierno envía copia al CTP

CTP revisa y socializa el proyecto del PD con los diferentes sectores de la sociedad civil.

CTP formula las recomendaciones que considera y remite al alcalde municipal

Admiración municipal incluye las recomendaciones que considere pertinentes y consolida el proyecto del plan de desarrollo.




46


ACTIVIDAD N°3

Discusión y Aprobación del Proyecto del Plan de Desarrollo


Versión 01


Discusión y Aprobación del Proyecto del Plan de Desarrollo


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Proyecto del plan ajustado se presenta al concejo municipal

Despacho del alcalde Alcalde municipal Concejo Municipal y Planeación

2

La administración brinda el acompañamiento para la información y asesoría necesario sobre el plan

Oficinas de planeación y hacienda

Alcalde y Secretarios de

despachos respectivos.

Concejo Municipal y Planeación

3

El plan se aprueba en dos debates. El primero en la comisión del plan y el segundo en sesión plenaria

Concejo Municipal. Miembros del Concejo Municipal

Concejo Municipal y Planeación








47

FLUJOGRAMA PROCESO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

ACTIVIDAD DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DEL PLAN DE DESARROLLO

PROCEDIMIENTO DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DEL PLAN DE DESARROLLO

CÓDIGO PE-PDM-P0301

Proyecto del plan de desarrollo

consolidado y ajustado se

presenta al concejo municipal.

INICIO

La administración brinda el

acompañamiento para la información

y asesoría necesario sobre el plan

El plan se aprueba en dos debates.

El primero en la comisión del plan y

el segundo en sesión plenaria

FIN




48

7.3 PE: BANCO DE PROYECTOS

DEFINICIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS.

Los Banco de Programas y Proyectos son sistemas de información sobre

programas y proyectos de inversión pública; viables técnica, financiera,

económica, social, institucional y ambientalmente; susceptibles de ser financiados

o cofinanciados con recursos de los Presupuestos Nacional, Departamental,

Distrital o Municipal. El Banco de Proyectos de Inversión Municipal (BPIM) más

que una base de datos se constituye en una herramienta central en la asignación

eficiente de recursos y en el fortalecimiento de la programación integral de la

inversión pública.

7.3.1 OBJETIVO.

El objetivo de este proceso es organizar información valiosa para concretar y darle

coherencia a los programas de gobierno, planes de desarrollo y presupuestos, así

como realizar las labores de análisis, programación y ejecución de la inversión

pública municipal, seguimiento y evaluación de los resultados, a través de

programas y proyectos específicos.

7.3.2 ALCANCE.

En este el proceso de gestión se definen estrategias para la operación de los

bancos de proyectos de inversión pública territorial.

Se consolida la información sobre la inversión pública (pre inversión y

seguimiento) territorial.

Se promueven acciones para consolidar cultura de planeación, presupuestario,

control, seguimiento y evaluación de resultados a partir de programas y proyectos

a nivel territorial.

Y se define con el Banco de Proyecto de Inversión Nacional (Bpin) procesos de

capacitación y asistencia técnica en teoría de proyectos, metodologías y marco

conceptual de bancos de proyectos.




49

En cuanto a la presentación de los proyectos, ante el Banco de Proyectos de

Inversión Municipal BPIM, será responsabilidad de la Comunidad, las Secretarías

de despacho y las Entidades Descentralizadas del Municipio, independientemente

de la fuente de financiación.

El objeto del registro de proyectos en el BPIM, es captar la información requerida

para la planeación y gestión de la inversión pública; facilitando de esta manera

que las decisiones de inversión obedezcan a criterios de desarrollo y beneficio

socioeconómico.

Teniendo en cuenta la fuente de financiación, los proyectos a registrar se pueden

agrupar de la siguiente manera:

Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales.

Programas y Proyectos Municipales que solicitan recursos

Departamentales.

Programas y Proyectos Municipales que solicitan recursos de otras

fuentes: esto son aquellos que solicitan recursos del Sistema Nacional de

Cofinanciación (S.N.C), el Fondo Nacional de Regalías u otras posibles

fuentes de financiación diferente a los recursos departamentales o

municipales.

Los proyectos estarán formulados y evaluados de acuerdo con los criterios

básicos de formulación de proyectos de inversión, en la Metodología General

Ajustada – MGA, establecida por el Departamento Nacional de Planeación - DNP,

anexando los documentos y requisitos adicionales establecidos de acuerdo al tipo

de proyecto y establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la calidad- SIGI,

recepcionados en la Oficina Asesora de Planeación Municipal a través del Banco

de Programas y Proyectos- BPIM.

COMPETENCIAS PARA EMITIR CONCEPTOS DE VIABILIDAD.

El concepto de viabilidad de los proyectos de inversión, presentados para acceder

a recursos del presupuesto Municipal, Departamental o Nacional, será de

competencia y responsabilidad de cada una de las Secretarías de Despacho y

Entes Descentralizados del orden Municipal.




50

Cuando el proyecto es de iniciativa de una entidad privada o de la comunidad, la

respectiva dependencia sectorial del Municipio será la encargada de emitir

concepto de viabilidad. En este último caso, la Oficina Asesora de Planeación

Municipal en coordinación con la oficina del Banco de Proyectos, le delegará el

concepto de viabilidad, de acuerdo a su competencia, a las Secretarías de

Despacho o Entes Descentralizados del orden Municipal que tenga que ver con el

sector, quienes serán los responsable de emitir dicho concepto.

PLAZO PARA EMITIR CONCEPTO DE VIABILIDAD.

Si el proyecto proviene de una Unidad Administrativa, en el momento de su

radicación debe venir anexa la viabilidad sectorial. Si el proyecto es radicado en el

BPIM por una entidad diferente, el plazo máximo para emitir concepto de viabilidad

sobre los programas y proyectos será 5 días hábiles, contados a partir de su

radicación en el BPIM; para tal efecto, tendrá 3 días hábiles para remitir el

proyecto a la instancia competente de emitir dicho concepto de viabilidad.

RESULTADO DE LA CALIFICACIÓN DE VIABILIDAD.

Si el programa o proyecto es viable, la instancia que emite el concepto de

viabilidad respectivo, remitirá al BPIM inmediatamente el proyecto en la

Metodología General Ajustada, estudios y documentos que les hayan sido

entregados, así como todos los requisitos exigidos, para su radicación y registro.

Para el caso específico de proyectos presentados por la comunidad o entidades

que busquen financiación a proyectos de desarrollo social. Si el programa o

proyecto no es viable, dicha instancia lo devolverá con sus respectivos estudios y

documentos de respaldo al BPIM, indicando claramente las razones por las cuales

no es viable, este a su vez lo devolverá al proponente del proyecto que lo

presentó, dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha

del recibido, dando a conocer las razones que motivaron la no viabilidad.

ARCHIVO DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS.

La dependencia competente para emitir concepto de viabilidad será responsable

en cada caso de archivar y mantener disponibles los estudios y documentos de

respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM. El BPIM

conservará una copia de los documentos originales de los proyectos que deban

seguir trámite de registro.




51

RADICACIÓN.

La radicación es un procedimiento operativo y corresponde al momento en que el

BPIM recibe el proyecto con la viabilidad sectorial, la documentación y formatos

establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad – SIGI. Se deja

constancia de la recepción del proyecto, la revisión de esta documentación se

realiza en el momento en que el proyecto es presentado al BPIM.

La documentación mínima que se debe presentar para radicar un proyecto la

componen el estudio de formulación y evaluación del proyecto en la Metodología

General Ajustada – MGA. Si el proyecto cuenta con estudios de mayor nivel de

profundidad (pre-factibilidad, factibilidad o diseños), se debe presentar una copia

de los estudios en cuestión, o un resumen ejecutivo de los mismos y los

documentos de soporte necesarios que sean requeridos por la entidad sectorial

competente para definir la viabilidad del proyecto

Los programas o proyectos que busquen recursos de fuentes de financiación

distintas al presupuesto municipal deberán ser acompañados de la documentación

adicional que cada una de las entidades financiadoras exige ya sea del orden

Departamental o Nacional, como ocurre en el caso de proyectos que requieren de

recursos del Sistema Nacional de Cofinanciación

7.3.3 DEFINICIONES.

PLAN. En términos generales, entendemos por Planes de Desarrollo el

ordenamiento de prioridades, líneas de acción, estrategias, objetivos y metas que

se establecen a partir del diagnóstico global de una entidad determinada.

Cada Plan, comprende en su seno, varios programas. Como Programas,

denominamos la priorización de estrategias, objetivos, acciones, metas y

metodologías, para abocar la intervención sobre un área específica, con unos

sujetos específicos, por ejemplo: salud, educación, espacio público.

El Proyecto, como parte de un Plan o Programa, es una herramienta que organiza

la acción concreta en torno a problemas u oportunidades concretas, según

objetivos, actividades, metodologías y metas. Un programa puede, por ejemplo,

organizarse en varios proyectos. Éstos, define resultados previstos y procesos

para conseguirlos, así como el uso concreto de los recursos disponibles.




52

Un proyecto nace a través de una idea, que es el resultado de la búsqueda de una

solución a una necesidad, de responder a un marco de políticas generales, o a un

plan de desarrollo. Esa idea, para convertirse en proyecto requiere de unos

estudios previos de perfectibilidad y factibilidad, son las etapas donde se busca

mayor conocimiento y por lo tanto reducir la incertidumbre.

VIABILIDAD.

En el proceso de gestión de proyectos, la determinación de la viabilidad,

elegibilidad y prioridad de un proyecto, pretende finalmente decidir acerca de la

asignación de recursos para su ejecución. Esta determinación puede comprender

desde una revisión general del contenido de un proyecto, hasta un estudio

complejo y detallado, según el nivel y tipo de proyecto.

Por lo tanto la viabilidad de un proyecto es el concepto que respalda la coherencia,

pertinencia y suficiencia del proyecto en sus aspectos técnicos, socioeconómicos,

financieros, presupuestales, ambientales, institucionales y legales. Permite

determinar si se aprueba o rechaza la ejecución de una alternativa solución a un

problema o necesidad, para garantizar el mayor impacto de la inversión pública.

Los proyectos son viables cuando proponen soluciones acertadas a problemas

reales, mediante la utilización adecuada de los recursos disponibles. Todo

proyecto debe ser evaluado de acuerdo a las prioridades del sector y de la

institucionalidad local y regional.


Implementar en la gestión pública municipal la cultura de proyectos fundamental dentro de

las competencias de planeación, programación, presupuestal y evaluación de la

administración municipal de Baranoa. Orientar a la comunidad en general en la

formulación, elaboración y presentación de proyectos de inversión ante la

administración municipal y otras entidades, para satisfacer las necesidades

básicas insatisfechas

7.3.5 NORMATIVIDAD.

La normatividad que soporta el Banco de Programas y Proyectos de inversión

Municipal está referida en aspectos de tipo presupuestal y relacionados con la

planeación, como son:




53

Acuerdo por medio del cual se adopta el plan de Desarrollo Municipal 2013

– 2015.

Ley 38 de 1989. Crea el Banco de Proyectos de Inversión Nacional, confía

al Departamento Nacional de Planeación su diseño, montaje y operación.

Decreto Nacional 841 de 1990. Por medio de esta norma se reglamentó el

funcionamiento del Banco Nacional de Proyectos BPIN.

Ley 152 de 1994, Artículo 27. El Banco de Programas y Proyectos de

inversión es un instrumento para la planeación que registra los programas y

proyectos viables técnica, ambiental y socio económicamente susceptibles

de financiación con recursos del presupuesto general de la Nación.

Ley 152 de 1994 Artículo 49. Le compete a los Municipios del

Departamento con una población inferior a los 100.000 habitantes,

organizar y poner en operación los Bancos Locales de Programas y

Proyectos.

Ley Orgánica de la Planeación, Ley 152 de 1994. Disposición que inicia

el desarrollo de la constitución de 1991 en este campo especifico. Se refiere

a tres áreas de vital importancia, los planes de desarrollo territorial, los

planes de acción sectorial y los Bancos Territoriales de programas y

proyectos, como elementos que deben manejarse armónicamente a fin de

impactar adecuadamente los resultados institucionales de las entidades del

estado.

Resolución Número 0806 de Agosto 10 de 2005 del Departamento

Nacional de Planeación. Por la cual se organizan metodologías, criterios y

procedimientos que permitan integrar los sistemas de planeación y la red

nacional de Bancos de Programas y Proyectos.

.




54


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Banco Proyecto Municipal Código: PE-BPP

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Banco de Programas y Proyectos


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Formulación de proyectos

Secretaria Planeación Municipal

Secretario Planeación e Infraestructura

PDM

2 Estudio de viabilidad de proyectos



PDM

3 Registro de proyectos en el BPPIM



PDM








55


ACTIVIDAD N°1

Formulación de proyectos

Código: PE-BPP-P0101

Versión 01


Formulación del proyecto


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Identificación de la idea o búsqueda de solución a una necesidad y/o responder a un marco de políticas generales, o al plan de desarrollo municipal.

Dependencias o áreas administrativas, sectores económicos sociales.

Secretarios de despacho – Representantes legales de los sectores económico o sociales.

Problemas por resolver o iniciativas de desarrollo

2

Perfil preliminar -Recolección de información de origen secundario


Jefe de oficina o secretarios de despacho – Representantes legales de los sectores económico o sociales.

Armonizar y/o articular necesidades a instrumentos de gestión (plan de desarrollo)

3

Estudio de prefactivilidad- se estudia a fondo las opciones seleccionadas.



Proyecto o Alternativas escogidas.

4

Estudio de Factibilidad- se busca adquirir mayores conocimientos y por lo tanto reducir la incertidumbre, prestándole particular atención al tamaño óptimo del proyecto



Proyecto de inversión estructurado, su puesta en marcha, su estructura de financiamiento y su organización administrativa.

5

Presentación para registro al BPIM para lo cual se requiere que esté preparado y evaluado de acuerdo con los conceptos básicos de formulación y evaluación de proyectos contenidos en la Metodología General Ajustada – MGA.



Árbol de problemas. Árbol de objetivos. Matriz de marco lógico. Presupuesto detallado








56

FLUJOGRAMA PROCESO BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

ACTIVIDAD FORMULACIÓN DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN DEL PROYECTO

CÓDIGO PE-BPP-P0101

Recolección de información

Identificación de la necesidad

INICIO

Estudio de Factibilidad

Estudio de prefactivilidad

Presentación para registro al BPIM

FIN




57


ACTIVIDAD N°2

Estudio de Viabilidad de Proyectos


Versión 01


Estudio de Viabilidad de Proyecto


Pag. 1 de n


Punto de control

1 Verificar que la ejecución del proyecto sea función competente de la entidad que pretende dar solución al problema o necesidad

Secretarías de despacho, Entes Descentralizados del orden municipal

Secretarios de despacho o representantes legales de los entes descentralizados

Manual de funciones y competencias laborales

2 Analizar la consistencia y la viabilidad del proyecto fundamentada en el problema o necesidad|


Secretarios de despacho, o representantes legales de los entes descentralizados

-El Plan de Desarrollo -El Programa de Gobierno -Programas y proyectos que tienden a finalizar obras inconclusas

3 Conceptuar aspectos técnicos, socioeconómicos, ambientales, financieros, institucionales y legales



Plan de ordenamiento territorial – plan financiero - POAI

4 Archivar y mantener disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM.



Libro de registro y archivos de proyectos viabilizados








58


ACTIVIDAD Estudio de viabilidad de proyectos

PROCEDIMIENTO Estudio de viabilidad de proyecto


Se emite concepto sobre aspectos técnicos, socioeconómicos, ambientales, financieros, institucionales y legales

Verificar competencia de la entidad responsable de viabilidad del proyecto.

INICIO

Se archivar y mantienen disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM

Analizar la consistencia y la viabilidad del proyecto

FIN




59


ACTIVIDAD N°3

Registro de Proyectos en el BPIM


Versión 01


Registro de Proyectos en el BPIM


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Recepción de los proyectos presentados para radicación en el BPIM

Área de planeación

Profesional universitario.

Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta

2

Se revisa documentación en el momento en que el proyecto es presentado al BPIM.

Área de planeación Profesional universitario.


3

Si el proyecto proviene de una Unidad Administrativa, en el momento de su radicación debe venir anexa la viabilidad sectorial.

Secretarias de despacho o entes descentralizados

Secretarios de despacho- representantes legales de los entes descentralizados


4

Si el proyecto es iniciativa de una entidad privada o de la comunidad, la Oficina de Planeación Municipal, le delegará el concepto de viabilidad de acuerdo a la competencia, a las Secretarías de despacho, o Entes Descentralizados del orden municipal que tenga que ver con el sector, quienes serán los responsable de emitir dicho concepto.

Área de planeación Profesional universitario


5

El plazo máximo para emitir concepto de viabilidad sobre los proyectos será 5 días hábiles, contados a partir de su radicación en el BPIM; para tal efecto, tendrá 3 días hábiles para remitir el proyecto a la instancia competente de emitir dicho concepto de viabilidad.



6

Si el programa o proyecto es viable, la instancia que emite el concepto de viabilidad respectivo, remitirá al BPIM inmediatamente el proyecto en la Metodología General Ajustada, estudios y documentos que les hayan sido






60

entregados, así como todos los requisitos exigidos, para su radicación y registro.

7

Si el proyecto no es viable, dicha instancia lo devolverá con sus respectivos estudios y documentos de respaldo al BPIM, indicando claramente las razones por las cuales no es viable, este a su vez lo devolverá al proponente del proyecto que lo presentó, dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha del recibido, dando a conocer las razones que motivaron la no viabilidad.



8

La dependencia competente para emitir concepto de viabilidad será responsable en cada caso de archivar y mantener disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM.

Secretarias de despacho o entes descentralizados

Secretarios de despacho- representantes legales de los entes descentralizados

Archivo de proyectos

9

El BPIM conservará una copia de los documentos originales de los proyectos que deban seguir trámite de registro.


Libro de radicación y archivo de proyectos.

10

Al ser registrado el programa o proyecto recibirá un número de registro: Código BPIM. El cual es asignado de manera automática por el administrador del Banco de Proyectos a través del Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos “SSEPI”


Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos “SSEPI”

11

Los proyectos a registrar en el banco se pueden agrupar teniendo en cuenta las fuentes de financiación.


Libro de radicación y archivo de proyectos








61

SI NO


ACTIVIDAD Registro de proyectos en el BPIM

PROCEDIMIENTO Registro de proyectos en el BPIM


Se revisa documentación.

El Proyecto

proviene

Se recepciona proyecto en el BPIM

INICIO

De una unidad administrativa

De iniciativa privada o de la comunidad

Anexa viabilidad Oficina de Planeación delega concepto de viabilidad a la secretaria de despacho o ente descentralizado responsable.

El proyecto es

viable

Se devolverá al proponente del proyecto que lo presentó.

Se radica el proyecto en el BPIM y se le asigna un número

FIN




62

7.4 PE - PLANIFICACIÓN FINANCIERA.

La Planificación Financiera Municipal se constituye en un programa de ingresos y

gastos de caja, con sus posibilidades de financiamiento, lo que implica que su

medición se basa en transacciones de caja, ingresos efectivamente recaudados, y

pagos realizados, como base para medir el déficit y las necesidades de

financiamiento del sector público, para determinar el grado de compatibilidad con

el Programa Anual de Caja (PAC) y con las políticas económicas del municipio.

7.4.1 OBJETIVO.

Como Instrumento de Planeación y Gestión Financiera persigue los siguientes

propósitos:

Definir objetivos, estrategias y metas de ingresos, gastos y financiamiento.

Sanear las finanzas territoriales.

Lograr los objetivos del Plan de Desarrollo

Incluir los efectos cambiario, monetario y fiscal de las operaciones efectivas

Determinar el programa de ingresos, gastos y financiación (Estatuto de

Presupuesto) compatible con el Programa anual de Caja y las Políticas

Cambiaria

7.4.2 ALCANCE.

La Planeación Financiera es elaborada por la Secretaría de Hacienda en

coordinación con la Secretaría de Planeación; posteriormente, se somete a la

aprobación del Consejo de Gobierno para su visto bueno. Luego pasa a

consideración del Comité de Hacienda o el Consejo Municipal de Política Fiscal

(COMFIS), quien conforme al artículo 26 del Decreto 111 de 1996, bajo la

dirección del Alcalde tiene la competencia de aprobar, modificar y evaluar el Plan

Financiero y ordenar las medidas para su estricto cumplimiento.

A través de la Planeación Financiera se consolida el Sistema Presupuestal, el cual

se concibe como un sistema que articula tres elementos: el Plan Financiero; el

Plan Operativo Anual de Inversiones y el Presupuesto anual.




63

7.4.3 DEFINICIONES.

EL PLAN FINANCIERO. Es uno de los elementos fundamentales del Marco Fiscal

de Mediano Plazo, y es concebido como un instrumento de planificación y gestión

financiera del sector público, que tiene como base las operaciones efectivas de las

entidades cuyo efecto cambiario, monetario y fiscal sea de tal magnitud que

amerite incluirlas en el plan, para ello, tomará en consideración las previsiones de

ingresos, gastos, déficit y su financiación compatibles con el Programa Anual de

Caja y las políticas cambiaria y monetaria.

MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO. Es un instrumento de referencia con

perspectiva de diez años para la definición de políticas fiscales y financieras

orientadas a garantizar la viabilidad y sostenibilidad de las finanzas públicas de la

Entidad Territorial y para soportar la toma de decisiones en la elaboración de los

presupuestos anuales.

EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI). Es definido como

aquel que señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y

programas, guardando concordancia con el Plan Plurianual de Inversiones del

Plan de Desarrollo.

PRESUPUESTO. El presupuesto es la estimación de los ingresos que se

recaudarán durante la vigencia fiscal (1 año), y los gastos de funcionamiento, de

deuda y de inversión, a los cuales se puede comprometer con base en los

ingresos. Así mismo incluye la definición de las disposiciones necesarias para

garantizar una ejecución eficiente de los recursos, sobre la base del Plan de

Desarrollo.

En materia financiera, el presupuesto es el instrumento operativo básico. De su

ejecución anual depende el cumplimiento de las metas fijadas por la

administración. Por tal motivo su proceso de preparación debe ser abordado

técnicamente para evitar la sobre estimación de ingresos y la subvaloración de los

gastos o viceversa.




64

EL PRESUPUESTO ANUAL DEL MUNICIPIO DE BARANOA. Está compuesto

por el Presupuesto Municipal. En él se integran los presupuestos del Nivel Central

de la Administración, del Concejo Municipal y de la Personería municipal.

7.4.4 PRODUCTO O SERVICIO

Presupuesto anual elaborado.

7.4.5 NORMATIVIDAD.

Ley 38 de 1989 Orgánica de presupuesto

Ley 136 de 1994 Régimen municipal


Ley 152 de 1994 Orgánica de planeación


Decreto 111 de 1996 Estatuto orgánico de presupuesto

Ley 617 de 2000 De saneamiento fiscal y financiero

Ley 715 de 2001 Sistema general de participaciones

Ley 819 de 2003 De responsabilidad y transparencia fiscal

Ley 1148 de 2007 Que modifica las leyes 136 de 1994 y 617 de 2000

Ley 1176 de 2007 Por el cual se desarrollan los artículos 356 y 357 de la

Constitución política

Ley 1283 de 2009 Por el cual se modifican y adicionan el artículo 14 de la

Ley 756 de 2002 y los artículos 15, 30 y 45 de la Ley 141 de 1994




65


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Plan Financiero Código: PE-PF

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO Planificación Financiera Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n



Punto de control

1 Marco Fiscal De Mediano Plazo

Secretaria de Hacienda Secretario de Hacienda

Hacienda – Concejo Municipal

2 Plan Operativo Anual De Inversiones



3 Formulación del proyecto de presupuesto



4

Elaboración, estudio y aprobación del proyecto de presupuesto










66


ACTIVIDAD N°1

Marco Fiscal de Mediano Plazo

Código: PE-PF-P0101

Versión 01


Plan Financiero Vigente a partir de 20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Identificar la problemática financiera, causas, oportunidades, amenazas, fortalezas, debilidades, etc.

Secretarias de hacienda y planeación.

Sec. De despacho correspondientes.

Relación causa/efecto de la fuente y uso de los recursos financieros

2

Analizar la estructura de ingresos y gastos: evolución (tendencia) de los ingresos gastos y su composición



Presupuesto de rentas y recursos de capital y el presupuesto de gastos proyectado para los diez años (por rubros generales).

3

Examinar la evolución (tendencia) de las fuentes de financiación y su composición.



Flujo de efectivo histórico, precisando el comportamiento y problemas en los últimos años.

4

Gestión financiera: estrategias, acciones, programas, metas, etc.



Flujo de efectivo proyectado, suponiendo el cumplimiento de las metas, para cada uno de los diez años.

5

Ajuste de las metas financieras sectoriales.



Corrección de las desviaciones detectadas.

6

Construir las relaciones e indicadores: capacidad de endeudamiento, límites de a los gastos de funcionamiento, cumplimiento en la ejecución del SGP, etc.



Superávit primario

7

Establecer las metas de superávit primario.



Métodos de cálculo: automático, promedios, tasa de crecimiento, evaluación directa, regresión, etc.

8

Establecer las metas de deuda pública y sostenibilidad a 10 años



Capacidad de endeudamiento

9

Definición y aprobación del plan financiero


Sec. De despacho correspondientes. Plan financiero








67

FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA

ACTIVIDAD Marco Fiscal De Mediano Plazo

PROCEDIMIENTO Plan financiero

CÓDIGO PE-PF-P0101

Se analiza la estructura de ingresos y gastos

Se identifica problemática financiera

INICIO

Se examina tendencia de las fuentes de financiación y su composición.

Se establecen las estrategias, acciones, programas, metas, etc.

Ajuste de las metas financieras sectoriales

Se construyen las relaciones e indicadores

Se establecen las metas de superávit primario

Se define y aprueba el plan financiero

Se establecen las metas de deuda pública

INICIO




68


ACTIVIDAD N°1

Marco Fiscal de Mediano Plazo


Versión 01


Acciones y Medidas Específicas para el Cumplimiento de las Metas


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Establecer cronograma de seguimiento a las metas



Métodos de cálculo: automático, promedios, tasa de crecimiento, evaluación directa, regresión, etc.

2

Analizar los resultados de la ejecución presupuestal, contables, etc. Para ver el Grado de cumplimiento de metas previstas. Explicación de incumplimiento. Medidas para corregir. Estrategia para incorporación en las siguientes vigencias.



Presupuesto municipal

3

Analizar los costos de las exenciones tributarias de la vigencia anterior



Estatuto tributario,

4

Valoración de los pasivos contingentes y crear fondo para la posible obligación.



Sentencias en contra de la Administración

5

Valorar los costos fiscales de las ordenanzas o acuerdos sancionados en la vigencia anterior



Acuerdos del concejo municipal de vigencias anteriores

6

Crear indicadores que permitan hacer seguimiento a las metas planteadas en el MFMP

Cálculo de la meta Superávit primario








69


ACTIVIDAD Marco Fiscal De Mediano Plazo

PROCEDIMIENTO Acciones y medidas específicas para el cumplimiento de las metas

CÓDIGO PE-PF-P0102

Se establece cronograma de seguimiento a las metas

INICIO

Se analizan los costos de las exenciones tributarias

Se analizan los resultados de la ejecución presupuestal y los registros contables

Se valoran los pasivos contingentes

Se crean indicadores que permitan hacer seguimiento a las metas

FIN




70


ACTIVIDAD N°2 Plan Operativo Anual De

Inversiones


Versión 01


Elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Revisión del plan de desarrollo en su parte general y el plan plurianual de inversiones.

Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal

Secretarios de Despachos

Presupuesto municipal

2

Consulta del marco fiscal de mediano plazo actualizado



Marco Fiscal De Mediano Plazo

3

Disponer de proyectos elaborados previamente, adecuados a las metodologías (MGA) y su viabilización por las entidades competentes.



Banco de programas y proyectos municipal BPPM

4

Elaborar los cuadros informativos para identificar y priorizar los proyectos de inversión de la vigencia.



Resultados de ejecución presupuestal, contables, etc. De las vigencias anteriores.

5

Asignar los recursos que se espera sea aprobado en el acuerdo de presupuesto como apropiación para los programa, subprograma o proyecto.



Plan operativo anual de inversiones POAI

6

Determinar la fuente de financiación de los programas y proyectos



Relación de la Importancia de los recursos Magnitud de la inversión Capacidad de ahorro

8

Asignar los responsables del desarrollo de los programas y proyectos.



Establecer matriz como esquema básico del POAI

9

Luego de aprobado el POAI se incluyen en el proyecto de presupuesto en la parte correspondientes a gastos de inversión.



Presupuesto municipal.








71


ACTIVIDAD Plan Operativo Anual De Inversiones

PROCEDIMIENTO Elaboración del plan operativo anual de inversiones

CÓDIGO PE-PF-P0201

Se revisa el plan de desarrollo en su parte general y el plan plurianual de inversiones

INICIO

Se dispone de proyectos elaborados previamente (BPIM)

Consulta del marco fiscal de mediano plazo actualizado

Se asignan los recursos

Se determina la fuente de financiación

FIN

Se elaborar los cuadros informativos

Se asignan los responsables del desarrollo de los programas y proyectos.

Se aprueba el POAI y se incluye en el

proyecto de presupuesto en la parte correspondientes a gastos de inversión




72


ACTIVIDAD N°3

Formulación del Proyecto de Presupuesto


Versión 01


Programación Presupuestal del Gasto Público


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Consultar los principios y criterios presupuestales establecidos en la ley y el MFMP.



MFMP

2

Concertar los programas a ejecutar, con base en los planes de mediano y largo plazo aprobados previamente



POAI

3

determinar las metas que se deben obtener en cada programa, que deben estar acordes con el programa de gobierno del alcalde



POAI

4

coordinación con entidades Nacionales, Departamentales Y Municipales, para definir la participación de cada una de ellas en los programas.



CONPES -nacional. CODPES- departamental. Consejo de gobierno municipal.

5

Vinculación de las dependencias a los programas a ejecutar



Consejo de gobierno

6

Identificados los programas se presentarán al alcalde



Programa de gasto publico

7

El alcalde, asesorado por el consejo de gobierno, definirá el programa general de la administración y las directrices correspondientes.



Actas del consejo de gobierno








73


ACTIVIDAD Formulación del proyecto de presupuesto

PROCEDIMIENTO Programación presupuestal del gasto público

CÓDIGO PE-PF-P0301

Se Consulta los principios y criterios presupuestales establecidos en la ley y el MFMP

INICIO

Se determinan las metas que se deben obtener en cada programa

Se concretan los programas a ejecutar

FIN

Se coordinación con otras instancias de gobierno su participación en los programas.

Se vinculan las dependencias a los programas a ejecutar

Los programas se presentan al alcalde

El alcalde define el programa general de la administración y las directrices correspondientes.




74


ACTIVIDAD N°3



Versión 01


Proyección de los Ingresos


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Estudiar las bases legales de cada uno de los impuestos, tasas, contribuciones y demás rentas municipales para determinar si se están aplicando correctamente



Estatuto tributario municipal – sistema general de participaciones

2

Analizar el recaudo obtenido en años anteriores por cada concepto



Ejecución presupuesta de las cuatro últimas vigencias

3

Calcular el posible crecimiento del número de contribuyentes



Cámara de comercio –DIAN- CENSO

4

Recomendar el incremento que pueda hacerse en las tarifas, de acuerdo con las circunstancias socioeconómicas de la comunidad y la necesidad de recursos de la administración.



Estatuto Tributario

5

Utilizando cualquier método ( incremento de un porcentaje fijo, promedio, Interanual, mínimos cuadrado, tasa de crecimiento geométrico, etc.), se proyectan los ingresos.


Secretarios de Despachos Métodos de

proyecciones financieras.








75



PROCEDIMIENTO Proyección de los ingresos

CÓDIGO PE-PF-P0302

Se estudian las bases legales de cada uno de los impuestos, tasas y contribuciones

INICIO

Calcular crecimiento del número de contribuyentes

Se analiza el recaudo obtenido en años anteriores

Se recomienda el incremento que pueda hacerse en las tarifas

Se proyectan los ingresos.

FIN




76


ACTIVIDAD N°3



Versión 01


Estimación de los Egresos


Pág. 1 de n


Punto de control

1 Estimación de los gastos de personal



Las partidas para sueldos deben tener como base el proyecto de planta de personal y sus asignaciones civiles

2

Estimación de los gastos para adquisición de bienes o servicios; impuestos y multas; pólizas de seguros; transferencias de cuotas partes y/o bonos pensionales; sentencias y conciliaciones; fondo de pasivos contingentes.



Los gastos estimados o de cuantía variable, si su valor supera el momento de la aprobación del presupuesto en su ejecución, deberán ser sustentados, explicando el motivo del aumento

3

Estimación de los gastos de para servicios públicos domiciliarios; transferencias para funcionamiento de concejo y personería; cuota federación de municipios; pasivos vigencias anteriores



Los gastos fijos o periódicos deben ser suficientes para atender su servicio durante el año

4 Estimación de los gasto del servicio de la deuda pública.



Que en el servicio de la deuda pública se presupueste exactamente el valor del servicio de los empréstitos, identificando amortización, intereses y comisiones, conforme a los respectivos contratos o disposiciones que los autoricen.

5 Estimación de los gastos imprevistos



Para gastos imprevistos se podrán asignar a cada programa hasta un dos por mil del total de los gastos de funcionamiento, excluyendo las transferencias.

6 Asignar las partidas para los programas de inversión establecidos en el POAI



En la asignación de partidas para programas con recursos del sistema general de participaciones para los sectores sociales de inversión, deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en la Ley 715 de 2001, la Ley 1176 de 2007 y sus decretos reglamentarios sobre distribución de recursos y competencias.






77



PROCEDIMIENTO Estimación de los egresos

CÓDIGO PE-PF-P0303

Se estiman los gastos de personal

INICIO

Se estiman de los gastos imprevistos

Se estiman los gastos para adquisición de bienes o servicios; impuestos y multas; pólizas de seguros; transferencias de cuotas partes y/o bonos pensionales; sentencias y conciliaciones; fondo de pasivos contingentes.

Se estiman los gastos para servicios públicos domiciliarios; transferencias para funcionamiento de concejo y personería; cuota federación de municipios; pasivos vigencias anteriores

Se estiman los gastos del servicio de la deuda pública.

FIN Se asignan las partidas para los programas de inversión establecidos en el POAI




78


ACTIVIDAD N°4

Estudio y Aprobación del Proyecto de Presupuesto


Versión 01

Nombre del procedimiento

Estudio y Aprobación del Proyecto de Presupuesto.


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Elaboración del proyecto de presupuesto con base anteproyectos presentados por las dependencias.


Secretarios de Despachos Acta de

reuniones del consejo de gobierno

2

Presentación del proyecto de presupuesto al concejo municipal para su aprobación


Secretarios de Despachos Acta de

reuniones del consejo de gobierno

3

El proyecto es discutido en 1ro y 2do debate


Secretarios de Despachos Acta sesiones

del concejo municipal

4

En caso de que el acuerdo fuera aprobado, en los 5 días hábiles siguientes, se remite al alcalde para su sanción


Secretarios de Despachos Acta sesiones

del concejo municipal

5

El alcalde puede sancionar el acuerdo, en cuyo caso deberá publicarlo en los 10 días siguientes y enviarlo a revisión del gobernador


Secretarios de Despachos Resolución de

sanción del acuerdo

6

Si el acuerdo de presupuesto no es aprobado por el concejo municipal antes de la fecha máxima establecida en el estatuto municipal de presupuesto, en cuyo caso, el alcalde adopta mediante decreto el proyecto presentado.


Secretarios de Despachos Estatuto

presupuestal

7

Si el acuerdo de presupuesto no ha sido presentado en la fecha oportuna, en este caso, rige el presupuesto del año anterior, expedido por decreto en los términos y condiciones de Ley.


Secretarios de Despachos Estatuto

presupuesta

8

Se dicta el decreto sobre liquidación del presupuesto aprobado por el concejo municipal.


Secretarios de Despachos Decreto de

liquidación del presupuesto








79

SI

NO


ACTIVIDAD Estudio y aprobación del proyecto de presupuesto

PROCEDIMIENTO Estudio y aprobación del proyecto de presupuesto.

CÓDIGO PE-PF-P0401

INICIO

Se presenta el proyecto de presupuesto al concejo municipal para su aprobación.

El proyecto es discutido en 1ro y 2do debate

Se remite al alcalde para su sanción.

FIN

Si el CM no aprueba antes de la fecha máxima establecida, el alcalde adopta mediante decreto el proyecto presentado.

¿El proyecto es aprobado?

Si el acuerdo de presupuesto no ha sido presentado por el alcalde al CM en la fecha oportuna, en este caso, rige el presupuesto del año anterior

El alcalde sanciona el

acuerdo, lo publica y envía

a revisión del gobernador

Se elabora el proyecto

de presupuesto

Se dicta el decreto sobre

liquidación del

presupuesto




80

8. PROCESOS MISIONALES.

8.1. PM-DIRECCIONAMIENTO DEL SECTOR SALUD MUNICIPAL.

8.1.1. OBJETIVO.

El propósito de este proceso es dotar a la entidad de una herramienta de trabajo

que contribuya al cumplimiento eficaz, eficiente y efectivo de la misión, las

políticas y los objetivos contemplados en el plan de gestión relacionados con el

direccionamiento del sector Salud Municipal.

8.1.2. ALCANCE.

Este proceso va dirigido a los colaboradores de la entidad en los siguientes temas:

Aseguramiento en Salud.

Salud Pública.

Nuestra constitución, en su artículo, 48 consagra que “la Seguridad Social es un

servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección,

coordinación y control del Estado en sujeción a los principios de eficiencia,

universalidad y solidaridad.

Conforme a lo estipulado en la constitución política de Colombia se crea el

Sistema de Seguridad Social en Salud. Un sistema que requiere la participación

de varios actores: los pacientes que son las personas destinatarias directas del

mismo; los profesionales de la salud son las personas que prestan el servicio de

salud; las empresas administradoras del servicio de salud (las EPS y EPS-S); las

instituciones que prestan el servicio de salud (las IPS) y, finalmente, el que dirige,

coordina y controla el Sistema (el Estado).

El Estado, a través del Ministerio de la Salud y La Protección Social, las

Direcciones Seccionales de Salud y las Direcciones Locales de Salud, es el que

dirige, coordina y controla el Sistema General de Seguridad Social en salud.




81

A nivel Municipal las Direcciones Locales de Salud, tienen como sus principales

funciones garantizar a su comunidad el acceso a los servicios de Salud del primer

nivel de complejidad, identificar y focalizar a la población más vulnerable y con

derecho al subsidio de salud y fijar las políticas que en Salud Pública sean las que

la comunidad requiera y obedezcan a los perfiles de morbilidad y mortalidad.

8.1.3. DEFINICIONES.

SALUD PÚBLICA

La Salud Pública se concibe como el conjunto de políticas que buscan garantizar

de una manera integrada, la salud de la población por medio de acciones de

salubridad dirigidas tanto de manera individual como colectiva, ya que sus

resultados se constituyen en indicadores de las condiciones de vida, bienestar y

desarrollo del país. Dichas acciones se realizarán bajo la rectoría del Estado y

deberán promover la participación responsable de todos los sectores de la

comunidad.

ASEGURAMIENTO EN SALUD

El Aseguramiento en Salud, entendido como las funciones de manejo del riesgo

en salud y de la administración de la prestación de los servicios de salud, queda

en manos de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) para el Régimen

Contributivo y de las Administradoras del Régimen Subsidiado (EPS-RS), en el

Régimen Subsidiado. Estos aseguradores, de naturaleza pública, privada o

comunitaria, deben, a cambio de un pago capitado por afiliado (la Unidad de Pago

por Capitación – UPC – que obra como una prima de un seguro), garantizar la

prestación completa del plan de beneficios ordenado por la Ley.

Para garantizar la prestación de los servicios ordenados por la Ley, los

aseguradores deben constituir redes suficientes de prestadores de servicios,

propias o externas, con las cuales contratar la atención integral de sus afiliados.

Se establecen dos tipos de afiliados al Sistema de Seguridad Social en Salud: los

afiliados al Régimen Contributivo y los Afiliados al Régimen Subsidiado.

El Régimen Contributivo, considera un Plan Básico de atención para las personas

con capacidad de pago (Plan Obligatorio de Salud-POS), las cuales deben hacer

aportes correspondientes al 12 % de sus ingresos. Si es trabajador es

dependiente, el afiliado aporta el 4% y el empleador el 8%.




82

Si es trabajador independiente con más de dos salarios mínimo, el afiliado asume

el total del aporte. El Régimen Subsidiado de Salud se crea con el objetivo

posibilitar la inclusión de los ciudadanos y ciudadanas en condiciones de pobreza

y vulnerabilidad al Sistema General de Seguridad Social en Salud, SGSSS,

mediante la focalización y la asignación de subsidios a la demanda en salud,

cambiando así el antiguo paradigma de la atención de caridad brindada por los

prestadores públicos.

FLUJO DE LOS RECURSOS EN SALUD.

Los flujos de recursos del sistema de salud presentan una condición especial,

debido a la diversidad de agentes que participan en todo su trayecto. Y de allí que

debe hacerse el esfuerzo necesario para identificar las diversa fuentes.

Encontramos que las fuentes visibles son:

1. Régimen Contributivo, aportes de empleados y empleadores.

2. Régimen Subsidiado, asignación de recursos provenientes del Sistema General

de Participaciones – SGP-; recursos propios de las entidades territoriales, cajas de

compensación familiar; FOSYGA y programas especiales del Ministerio de Salud y

Protección Social; asignaciones provenientes de regalías.

3. Seguro obligatorio de accidentes de tránsito.

4. Asignaciones para atender políticas de salud pública provenientes del

Presupuesto General de la Nación.

5. Otras fuentes, dentro de la cuales se encuentran las destinadas al

financiamiento de los regímenes especiales, los seguros de medicina prepagada,

el gasto directo de los usuarios del sistema (gasto de bolsillo) y en pequeña

proporción recursos provenientes del Sistema de Riesgos Profesionales, cuando

con los mismos se atienden gastos de salud.

CUENTAS MAESTRAS EN SALUD.

La cuenta maestra es una cuenta bancaria a nombre de la entidad territorial, para

manejar recursos destinados a financiar la prestación de servicios de salud de la

población en régimen subsidiado, atención a la población no asegurada y al pago

de actividades no contempladas en el plan de beneficios.




83

Es responsabilidad del Alcalde Municipal (ordenador del gasto), administrar dichos

recursos, para que se garantice la destinación específica.

8.1.4. RODUCTO O SERVICIO.

Este proceso produce resultados de bienestar para la comunidad que pueden

identificarse, entre otros, con mejores condiciones sanitarias, mejoramiento en el

bienestar y en la calidad de vida.

8.1.5. NORMATIVIDAD.

Ley 100 de 1993

Resolución 412 1994

Ley 715 de 2002

Decreto 1280 de 2002

Acuerdo 244 de 2003



Ley 1122 de 2007

Ley 1176 de 2007


Resolución 3042 de 2007

Resolución 0425 2008

Resolución 660 de 2008

Circular única de la Superintendencia de Salud

Acuerdo 415 de 2009




84


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Salud

Código: PM-DS

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Direccionamiento del Sector Salud


Pág. 1 de n



Punto de control

1

Aseguramiento al régimen subsidiado de salud.

Secretaria de Salud

Secretario de Salud Secretaria de Salud

Departamental

2

Salud publica

Secretaria de Salud

Secretario de Salud Secretaria de Salud

Departamental








85


ACTIVIDAD N°1

Aseguramiento en el Régimen Subsidiado de Salud.

Código: PM-DS-P0101

Versión 01


Focalización de Beneficiarios al Régimen Subsidiado en Salud.


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Se identifican los potenciales beneficiarios del Régimen Subsidiado mediante el SISBEN y por otros mecanismos diferentes para el caso de la población en condiciones especiales

AREA DE PLANEACION

Coordinador del SISBEN

DNP

2

Identificación de los niveles de pobreza de una persona o grupo de personas que conforman su hogar y núcleo familiar mediante un indicador que resume la calidad de vida del grupo y que los ubica en condiciones de miseria o extrema pobreza (Nivel 1 de SISBEN, o los clasifica simplemente como pobres (Nivel 2 de SISBEN que significa que tiene una NBI

AREA DE PLANEACION

Coordinador del SISBEN

DNP

3

Identificación de personas o grupos de población especial no Identificadas ni Calificadas mediante el SISBEN y que para ellos se usarían mecanismos e instrumentes diferentes, Dichos grupos son: Población Infantil Abandonada, Población Indigente, Población en Condiciones de Desplazamiento Forzado, Comunidades Indígenas, Población Desmovilizada, Núcleos Familiares de las Madres Comunitarias, Personas de la Tercera Edad en Protección de Ancianatos, Población Rural Migratoria

SECRETARIA DE SALUD

Secretario de despacho

Secretaria Salud Departamento

4

Selección de Beneficiarios aplicando los criterios establecidos en las normas para garantizar que los subsidios sean bien asignados y consiste fundamentalmente en separar aquellas personas que tienen derecho de acceder a los subsidios, de las que no lo tienen.

SECRETARIA DE SALUD



5

Determinar el orden de acceso al subsidio en Salud entre todos los potenciales beneficiarios con derecho, seleccionados de acuerdo con los criterios de pobreza, vulnerabilidad, condición social, política, Mandato Constitucional y Legal, entre otras.

SECRETARIA DE SALUD






86

6

Verificación del cumplimiento de los requisitos y características por parte de los Potenciales Beneficiarios que aparecen relacionados en los listados

de Priorizados.

Ministerio de protección social










87

FLUJOGRAMA PROCESO SALUD

ACTIVIDAD ASEGURAMIENTO RSSS

PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN BENEFICIARIOS RSSS

CÓDIGO PM-DS-0101 Inicio

Se identifican los potenciales beneficiarios del Régimen

Subsidiado mediante el SISBEN

Identificación de los niveles de pobreza de una persona o

grupo de personas que conforman su hogar y núcleo

familiar mediante un indicador que resume la calidad de

vida del grupo y que los ubica en condiciones de miseria

o extrema pobreza.

Identificación de personas o grupos de población especial

no Identificadas ni Calificadas mediante el SISBEN y que

para ellos se usarían mecanismos e instrumentes

diferentes, Dichos grupos son: Población Infantil

Abandonada, Población Indigente, Población en

Condiciones de Desplazamiento Forzado, Comunidades

Indígenas, Población Desmovilizada, Núcleos Familiares de

las Madres Comunitarias, Personas de la Tercera Edad en

Protección de Ancianatos, Población Rural Migratoria.

Selección de Beneficiarios aplicando los criterios establecidos

en las normas para garantizar que los subsidios sean bien

asignados y consiste fundamentalmente en separar aquellas

personas que tienen derecho de acceder a los subsidios, de

las que no lo tienen.

Determinar el orden de acceso al subsidio

en Salud entre todos los potenciales

beneficiarios con derecho, seleccionados de

acuerdo con los criterios de pobreza,

vulnerabilidad, condición social, política,

Mandato Constitucional y Legal, entre otras.

Verificación del cumplimiento de los requisitos

y características por parte de los Potenciales

Beneficiarios que aparecen relacionados en

los listados de Priorizados.

Fin




88


ACTIVIDAD N°2

Aseguramiento en el Régimen Subsidiado de Salud.

Código: PM-DS-P0102

Versión 01


Selección de ARS por parte del Municipio.


Pág. 1 de n


Punto de control

1

El Municipio selecciona, por medio de concurso, un número máximo de ARS autorizado por la SNS.

SECRETARIA DE SALUD


Secretaria Salud Departamental

2

Divulgar en las Secretarías de Salud y en medios de amplia difusión de la jurisdicción, el resultado del proceso de habilitación y selección de las ARS que operan en su territorio, así como el resultado de sus posteriores evaluaciones y calificaciones, con el propósito de que los potenciales beneficiarios y afiliados puedan seleccionar adecuadamente la ARS a la cual quieran afiliarse.

SECRETARIA DE SALUD



3

Convocar a los potenciales beneficiarios de los subsidios para que en el acto público programado en el lugar y fecha indicados se lleve a cabo la “elección de la ARS de su preferencia” haciendo uso del derecho de libre escogencia. Este proceso deberá realizarse entre los 90 y los 30 días antes de iniciarse el período de contratación, o sea entre el 1 de enero y el último día del mes de febrero.

SECRETARIA DE SALUD



4

Se establece la contratación con las EPS-S seleccionas con el fin de materializar la garantía de prestación de servicios de salud para la población pobre y vulnerable

SECRETARIA DE SALUD










89


ACTIVIDAD ASEGURAMIENTO RSSS

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ARS

CÓDIGO PM-DS-0102 Inicio

El Municipio selecciona, por medio de concurso,

un número máximo de ARS autorizado por la

SNS.

Divulgar en las Secretarías de Salud y en medios de

amplia difusión de la jurisdicción, el resultado del

proceso de habilitación y selección de las ARS que

operan en su territorio, así como el resultado de sus

posteriores evaluaciones y calificaciones, con el

propósito de que los potenciales beneficiarios y

afiliados puedan seleccionar adecuadamente la ARS

a la cual quieran afiliarse.

Convocar a los potenciales beneficiarios de los

subsidios para que en el acto público programado en

el lugar y fecha indicados se lleve a cabo la “elección

de la ARS de su preferencia” haciendo uso del

derecho de libre escogencia. Este proceso deberá

realizarse entre los 90 y los 30 días antes de iniciarse

el período de contratación, o sea entre el 1 de enero y

el último día del mes de febrero.

Se establece la contratación con las

EPS-S seleccionas con el fin de

materializar la garantía de prestación

de servicios de salud para la población

pobre y vulnerable

Fin




90


ACTIVIDAD N°2

Salud Publica

Código: PM-DS-PR0201

Versión 01


Promoción de la Salud Vigente a partir de 20/06/2015

Pag. 1 de n



Punto de control

1

Organización Datos Régimen Subsidiado Secretaría de Salud Secretario de

Salud Secretaria Salud Departamental

2

Análisis Cuadro Financiero de la Contratación.

Secretaría de Salud Secretario de Salud


3

Se profieren actos administrativos de la contratación al RSSS



4

Se mantiene actualizada la información financiera RSSS



5

Mantener depurada la base de Datos. Secretaría de Salud Secretario de


6

Revisión cumplimiento contrato con EPS. Secretaría de Salud Secretario de


7

Revisar las novedades que se presenten en la prestación del servicio



8

Revisar carnetización y glosas.



9

Hacer seguimiento a la Red de Servicios. Secretaría de Salud Secretario de


10

Solicitar informes de interventoría para verificar el cumplimiento a los servicios de salud










91


ACTIVIDAD SALUD PUBLICA

PROCEDIMIENTO PROMOCION DE LA SALUS

CÓDIGO PM-DS-PR0201

Organización de la Base de Datos del Régimen Subsidiado

Manejo de Inclusiones y exclusiones del Régimen

Subsidiado

Organización de la Base de Datos de los Priorizados

Organización de la Base de Datos de Vinculados

Consultas al FOSYGA de afiliados cargados en la BDUA

Revisión permanente de Multiafiliaciones y Duplicaciones

Reporte mensual de base de datos y novedades a la Secretaria de Salud Departamental y DNP

Análisis de bases de datos para realizar el cuadro financiero o fuentes de recursos

Elaborar cuadro Financiero para la Contratación

El esquema financiero de la contratación del RSSS en avalado por la Secretaria de Salud

Departamental

Se profieren los actos administrativos de Contratación del RSSS esquema de contratación que es direccionado por la Secretaria de Salud

Departamental

Inicio

A




92

Se remite copia de los contratos y sus anexos a la SS Departamental para el cargue al aplicativo FOSYGA.

Mantener actualizada la información Financiera de la cuenta maestra del Régimen Subsidiado.

Mantener depurada la base de datos.

Verificar carnetización y la base de datos para hacer confrontación con las EPS.

Revisión de contratos con IPS y la Red de prestación de servicios, para garantizar la efectiva prestación del servicio a los afiliados.

El Municipio envía novedades a las EPS, para realizar los ajustes correspondientes.

Verificar y/o revisar pagos hechos a la ESPS

Se profieren los actos administrativos de Contratación del RSSS esquema de contratación que es direccionado por la Secretaria de Salud Departamental.

Revisión al cumplimiento del contrato por parte de la EPS

Revisar soportes para la realización de pagos

Se lleva a cabo el proceso de concurso de méritos según ley 1150 de 2007, resolución 660 de 2008 y Decretos reglamentarios.

A

B




93

Se adjudica y se firman los contratos

Conciliar pagos hechos por el Municipio y los recibidos por las EPS.

Confrontan y revisan las novedades provenientes de las EPS con las cuales se contrató para determinar si se cumplió o no lo pactado.

Se realizan conciliaciones de saldos EPS

Se envía a Hacienda (Tesorería) las actas para el respectivo trámite de pago.

Se hace seguimiento a la Red de Servicios

Revisión de la carnetización de las glosas.

Solicitar informe de interventoría para determinar los recursos económicos que deben pagarse a las EPS

La interventoría presenta informes sobre su gestión bimensualmente, o los que sean requeridos por cualquier autoridad competente.

Se firman actas

Se Solicita a las EPS las cuentas con sus soportes correspondientes para ser radicadas en la Tesorería Municipal.

B

Fin




94


ACTIVIDAD N°2

Salud Pública

Código: PM-DS-PR0202

Versión 01


Vigilancia Epidemiológica Vigente a partir de 20/06/2015

Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se debe hacer vigilancia de todos los eventos de interés en Salud Pública en el Municipio.

Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental

2

Todas la unidades primarias generadoras de datos deben realizar reporte semanal al SIVIGILA (Sistema de vigilancia de salud pública Software del Instituto Nacional de Salud )


3

Reporte que debe hacerse durante 52 semanas epidemiológicas.


4

A la secretaria de Salud Municipal las unidades primarias generadoras de datos deben enviar por archivos planos la información de los eventos en salud pública obligados a reportar periódicamente.


5

La Secretaría de Salud envíalos datos al área de epidemiologia de la Secretaria de Salud Municipal


6

Bimensual o según los requerimientos de los eventos epidemiológicos, se realizaran Comités de Vigilancia Epidemiológica.


7

Estos Comités de Vigilancia Epidemiológica estarán integrados por las EPS, ESE, IPS, agentes comunitarios y el Municipio.









95



PROCEDIMIENTO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA

CÓDIGO PM-DS-PR0201

Se debe hacer vigilancia de todos los eventos de interés en Salud Pública en el

Municipio.

La Secretaría de Salud envíalos datos al área de epidemiologia de la Secretaria de Salud Municipal

Todas la unidades primarias generadoras de datos deben realizar reporte semanal al SIVIGILA (Sistema de vigilancia de salud pública Software del Instituto Nacional de Salud).

Reporte que debe hacerse durante 52 semanas epidemiológicas.

A la secretaria de Salud Municipal las unidades primarias generadoras de datos deben enviar por archivos planos la información de los eventos en salud pública obligados a reportar periódicamente.

Bimensual o según los requerimientos de los eventos epidemiológicos, se realizaran Comités de

Vigilancia Epidemiológica.

Estos Comités de Vigilancia Epidemiológica estarán integrados por las EPS, ESE, IPS, agentes comunitarios y el Municipio.

Inicio

Fin




96

8.2. PM- EDUCACIÓN.

8.2.1. OBJETIVO.

El propósito de este proceso está orientado a la ampliación de coberturas en todos los niveles educativos, como también resolver los problemas de inequidad, segmentación y segregación que se reflejan en la calidad de la educación con relación a la que reciben las clases altas de la población.

8.2.2. ALCANCE.

Este proceso es una herramienta de trabajo para la Secretaria de Educación Municipal en su función de apoyo a los establecimientos educativos en sus procesos de mejoramiento institucional orientados a lograr que los educandos obtengan mejores resultados en competencias básicas, laborales y valores ciudadanos.


El acompañamiento y/o apoyo educativo se realiza a través acciones

administrativas, contratos y convenios ínter administrativos, los cuales son

gestiones y acuerdos administrativos que se realizan para mejorar el nivel de la

educación.

8.2.4. PRODUCTO O SERVICIO.

El producto generado es garantizar una educación de calidad a la población

estudiantil.


Ley 115 de 1994

Ley 715 de 2001




97


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Educación

Código: PM-CE

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Calidad de la Educación


Pag. 1 de n

N° Descripción de la Actividad Área responsable Cargo Responsable

Punto de control

1

Construcción, dotación y mantenimiento de las instituciones educativas

Secretaria de Planeación y Educación Municipal


Secretario de Hacienda

2

Dotación Material Didáctico. Secretaria de educación

Secretario de despacho Secretario de

Hacienda

3 Beneficiarios Desayunos Escolares

Secretaria de educación

Secretario de despacho Núcleo Educativo








98


ACTIVIDAD N°1 Administrar y Distribuir los Recursos

asignados a la Calidad de la Educación.

Código: PM-CE-PR0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Infraestructura Educativa


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Identificación de las necesidades con el apoyo de la comunidad educativa, el cual debe estar incluida en el Plan de Desarrollo y en el Presupuesto de la vigencia




2

Elaboración de Estudios Previos y cumplimiento de los demás procedimientos de contratación establecidos en la Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios




3

Elaboración de Presupuesto de Obra




4

Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)




5

Se recibe la solicitud de CDP, se consultan saldos, si existe se expide CDP sino se devuelve




6

Se hace contrato y se hace revisar por el Secretario de Planeación y nuevamente regrese a Jurídica




7

Si se requiere constitución de póliza se entrega copia del contrato al contratista para lo pertinente, una vez allegada se elabora resolución aprobación póliza.







99

8

Se asigna interventor del contrato, se le notifica para la respectiva acta de inicio. Se hace firmar por el Alcalde y el Contratista. Se organizan soportes y se envías a Hacienda para el trámite de la Orden de pago.




9

Con el contrato legalizado y la cuenta aprobada con sus respectivos soportes, se contabiliza, aplican descuentos de ley, se pasa a tesorería para el pago correspondiente, se hace firmar el pago por el beneficiario.











100

NO Si



PROCEDIMIENTO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA

CÓDIGO PM-CE-PR0201

Identificar la necesidad con el apoyo de la comunidad educativa, la cual debe estar incluida en el PDM y en el Presupuesto

Elaboración de Estudios Previos y cumplir con los demás procedimientos de contratación en la Ley 1150 de 2007 y

demás decretos reglamentarios.

Elaboración del Presupuesto

Con el presupuesto de obras se avía para

solicitud de CDP

Se consulta Saldos CDP

Existen

Expide y Firma CDP

Elabora contrato con el Visto Bueno Jefe

Jurídica

Contrato se hace firmar por las partes, se

organiza y envía Hacienda

Se nombra supervisor y/o interventor, se le

notifica para el Acta de Inicio

Si se requiere póliza se entrega copia del

contrato para expedición póliza, una vez

obtenida se hace resolución aprobación póliza

El contrato perfeccionado, la cuenta de cobro

se remite a Contabilidad para registro y

descuentos de ley, pasa a Tesorería para

Pago.

Inicio

Fin

Se envía Solicitud CDP y se radica




101


ACTIVIDAD N°2 Construcción, Dotación y Mantenimiento

de las Instituciones Educativas


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Suministro Material Didáctico


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Identificación de la necesidad con el apoyo Material Didáctico de la comunidad educativa, la cual debe estar incluida en el PDM y en el Presupuesto de la Vigencia.




2





3

.Elaboración del Presupuesto para el suministro Material Didáctico.




4

Se elabora la solicitud para el CDP Secretaria de Planeación y

Educación Municipal Secretario de despacho


5

Recibe la solicitud y la radica. Secretaria de Planeación y



6

Consulta saldos, si existe CDP se expide de lo contrario la devuelve.




7

Dependiendo de la cuantía a contratar se sigue el procedimiento de contratación




8

Una vez elaborado el contrato se hace firmar del Alcalde y del interesado. Se organiza la cuenta y se envía a Hacienda para su registro







102

9

Se designa el interventor del contrato y se le comunica su designación para lo de su competencia




10

Si se requiere constitución de póliza se entrega copia del contrato al contratista para lo pertinente, una vez allegada se elabora resolución aprobación paliza




11












103

NO

SI

FLUJOGRAMA PROCESO EDUCACION

ACTIVIDAD DOTACIÓN

PROCEDIMIENTO MATERIAL DIDACTICO


Identificación de la necesidad con el apoyo de la comunidad educativa, la cual debe estar incluida en el PDM y en el Presupuesto de la Vigencia.


Elaboración de Presupuesto de Suministro Material Didáctico.

Se elabora la solicitud para el CDP

Consulta Saldos

Expide y Firma la Disponibilidad

Una vez elaborado el contrato se hace firmar del Alcalde y del interesado. Se organiza la cuenta y se envía a Hacienda para su registro

Se designa supervisor del contrato y se le comunica su designación para lo de su competencia.

Si se requiere constitución de póliza se entrega copia del contrato al contratista para lo pertinente, una vez allegada se elabora resolución.


Dependiendo de la cuantía a contratar se sigue el procedimiento de contratación

Inicio

Fin

Consulta Saldos




104


ACTIVIDAD N°3 Construcción, Dotación y

Mantenimiento de las Instituciones Educativas


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Beneficiarios del

Programa Desayunos Escolares


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Solicitar un listado de estudiantes del programa Alimentación Escolar del ICBF para determinar la población estudiantil a beneficiar.




2





3

Se elabora la solicitud para el CDP. Secretaria de Planeación y



4

Consulta saldos, si existe CDP se expide de lo contrario la devuelve.




5

Se envía CDP al ICBF para realizar adhesión al contrato que esta institución ha suscrito con el operador.




6

Se recibe el contrato del ICBF, se firma y se registra Secretaria de Planeación y



7

Se designa el interventor del contrato, quien se encargara de verificar el cumplimiento en cuanto a calidad y cantidad de suministro.




8

Se elaboran las actas respectivas y se remite el convenio con todos los soportes a Hacienda para el trámite financiero correspondiente.









105

FLUJOGRAMA PROCESO EDUCACION

ACTIVIDAD DOTACIÓN

PROCEDIMIENTO DESAYUNOS INFANTILES


Solicitar un listado de estudiantes del programa Alimentación Escolar del ICBF para determinar la población estudiantil a beneficiar.

Elaboración de Estudios Previos y cumplimiento de los

demás procedimientos de contratación establecidos en la Ley 1150 de 2007 y decretos

reglamentarios

Se elabora la solicitud para el CDP

Consulta saldos, si existe CDP se expide.

Se envía CDP al ICBF para realizar adhesión al contrato

que esta institución ha suscrito con el operador.

Se recibe el contrato del ICBF, se firma y se registra

Se designa el interventor del contrato, quien se encargara de verificar el cumplimiento en cuanto a calidad y cantidad de suministro.

Se elaboran las actas respectivas y se remite el convenio con todos los soportes a Hacienda para el

trámite financiero correspondiente.

Inicio

Fin




106

8.3. PM - DESARROLLO DE LA CULTURA

8.3.1. OBJETIVO.

El objetivo de este proceso se dirige a describir los medios por los cuales la

Alcaldía Municipal de Baranoa incentiva las actividades culturales del Municipio

con orientación al apoyo de la formación integral de las personas que

promocionan y desarrollan expresiones culturales.

8.3.2. ALCANCE.

Sensibilizar y motivar a las comunidades a través de sus creadores, gestores,

líderes y organizaciones culturales, a vincularse activamente a la toma de

decisiones relacionadas con los procesos culturales, conforme a los espacios de

participación consagrados por la ley y a las dinámicas propias del sector


Identificar los grupos o personas con capacidades culturales y artísticas y brindar

capacitación y dotación de elementos que permitan desarrollar la identidad

cultural. Rescatar los eventos culturales del municipio y brindarles apoyo.


Comprende la programación de actividades culturales, mediante la representación

de las organizaciones culturales del municipio.


Ley 715 de 2001 Ley 70 de 1993 Plan de Desarrollo Municipal




107


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Cultura

Código: PM-DC

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Desarrollo y Fomento de la Cultura


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Apoyo Grupos y Talentos Culturales Municipales. Secretaria de Educación Coordinador de

Cultura Secretario de Educación - Hacienda

2

Fomento A la Creación Y Producción Artística Y Cultural

Secretaria de Educación

Coordinador de Cultura Secretario de

Educación - Hacienda








108


ACTIVIDAD N°1 Fomento a la Creación y Producción

Artística y Cultural

Código: PM-DC-PR0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo Grupos y Talentos Culturales

Municipales.


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se realiza programaciones de visitas a Instituciones Educativas.

Secretaria de Educación Coordinador de Cultura

Secretario de Educación - Hacienda

2

Se ejecuta la programación. Secretaria de Educación Coordinador de


3

Se les enseña a los estudiantes aptitudes sobre actividades culturales.



4

Se procede a elaborar una constancia de las visitas a las instituciones educativas y el coordinador cultural



5

Se toman registros fotográficos de las visitas Secretaria de Educación Coordinador de


6

Mensualmente se presenta un informe a la Secretaria de Educación sobre actividades culturales realizadas.



7

El mismo procedimiento se realiza en tanto en cabecera municipal como en el sector rural del municipio.










109

FLUJOGRAMA PROCESO CULTURA

ACTIVIDAD FOMENTO A LA CREACIÓN Y PRODUCCIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL

PROCEDIMIENTO APOYO GRUPOS Y TALENTOS CULTURALES MUNICIPALES.

CÓDIGO PM-DC-PR001

Se realiza programaciones quinquenales de visitas.

Se toman registros fotográficos de las visitas

Se les enseña a los estudiantes aptitudes sobre actividades culturales.

Se procede a elaborar una constancia de las visitas a las instituciones educativas y el coordinador cultural

El mismo procedimiento se realiza en tanto en cabecera municipal como en el sector rural del municipio.

Se ejecuta la programación

Mensualmente se presenta un informe a la Secretaria de Educación sobre actividades culturales realizadas.

Inicio

Fin




110


ACTIVIDAD N°2 Fomento a la Creación y Producción

Artística y Cultural

Código: PM-DC-PR0201

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo a Eventos Culturales Municipales


Pag. 1 de n



Punto de control

1

La programación de los eventos los realiza la Secretaria de Educación Municipal, el coordinador de Cultura y los actores culturales.



2

Se realiza la invitación a todos los grupos artísticos y culturales del Municipio para que participen en el evento.



3

Los grupos que participan lo hacen fundamentado en las visitas del grupo de apoyo a los grupos culturales



4

Se debe coordinar la logística para albergar a los grupos culturales participantes



5

Se coordina la programación del acto cultural.



6

Se ejecuta el acto cultural Secretaria de Educación Coordinador de









111

FLUJOGRAMA PROCESO CULTURA

ACTIVIDAD FOMENTO A LA CREACIÓN Y PRODUCCIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL

PROCEDIMIENTO APOYO A EVENTOS CULTURALES MUNICIPALES.

CÓDIGO PM-DC-PR001

La programación de los eventos la realiza la Secretaria de Educación Municipal, el coordinador de Cultura y los actores culturales.

Los grupos que participan lo hacen fundamentado en las visitas del grupo de apoyo a los grupos culturales

Se realiza la invitación a todos los grupos artísticos y culturales del Municipio para que

participen en el evento.

Se ejecuta el acto cultural

Se coordina la programación del acto cultural.

Inicio

Fin




112

8.4. PM-DEPORTE Y RECREACIÓN.

8.4.1. OBJETIVO.

El propósito de este proceso está orientado a gestionar un conjunto de planes,

programas, actividades y medios necesarios para la práctica del deporte y la

utilización de los espacios libres en actividades recreativas.

8.4.2. ALCANCE.

La gestión engloba las actividades realizadas por las secretarias de educación y

salud, los medios materiales necesarios, los usuarios, la racionalización del uso

de las instalaciones deportivas


Deporte es toda aquella actividad física regida por una norma


El deporte es una actividad múltiple en sus formas de manifestación o ejecución,

en sus fines en sus posibilidades de acceso.


Ley 181 de 1995




113


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Deportes

Código: PM-DR

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Deporte Y Recreación


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Fomento de la practicas del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre


Coordinador de Deportes

Educación

2 Apoyo Escuelas Formación Deportiva



Educación y Planeación








114


ACTIVIDAD N°1 Fomento de la Práctica del Deporte, la Recreación y el Aprovechamiento del

Tiempo Libre.

Código: PM-DR-PR0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo Escuelas de Formación Deportiva


pág. 1 de n



Punto de control

1 Revisa número de Escuelas de Formación Deportiva - Instituciones Educativa para campeonatos colegiales




2 Realiza programación y cronograma de campeonato




3 Coordinación de los eventos, los cuales incluye desfiles y dotaciones.




4 Presentación de la propuesta al Alcalde para por parte de la Secretaria de Educación y el Coordinador de Deportes y Recreación




5 Revisa la propuesta , fundamentalmente el Estudio de la Conveniencia de la Misma




6 Aprueba o desaprueba la propuesta




7 Si la aprueba la envía a la Secretaria de Educación de lo contrario la devuelve







115

8 Si es aprobada la propuesta por el Alcalde se elaboran los Estudios Previos Se solicita disponibilidad presupuestal CDP




9 Elaboración del contrato anexando los documentos de Ley




10 Ejecución del Contrato








116

FLUJOGRAMA PROCESO DEPORTES

ACTIVIDAD FOMENTO DE LA PRÁCTICA DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE

PROCEDIMIENTO APOYO ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA

CÓDIGO PM-DR-PR0101

Revisa la propuesta, fundamentalmente el Estudio de la Conveniencia de la Misma

Revisa número de Escuelas de Formación Deportiva - Instituciones Educativa para campeonatos colegiales

Presentación de la propuesta al Alcalde para por parte de la Secretaria de Educación y el Coordinador de Deportes y Recreación

Coordinación de los eventos, los cuales incluye desfiles y dotaciones.

Realiza programación y cronograma de campeonato

Aprueba o desaprueba la propuesta

Si la aprueba la envía a la Secretaria de Educación de lo contrario la devuelve

Inicio

A




117

Ejecución del Contrato

El Jefe de Presupuesto expide el CDP

Se solicita disponibilidad presupuestal CDP

Elaboración del contrato anexando los documentos de Ley

A

Fin




118



Tiempo Libre.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Organización y Control de las

Actividades Deportistas y Recreativas.


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se invita a todos los centros e instituciones educativas




2

Los participantes se organizan por categorías y por deportes




3

Mediante un instructor o monitor se procede a reliazar cronogramas de actividades




4

Se da inicio a las actividades y entrenamientos




5

Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas mas representativas




6

Dentro de la escuela de formación se estimulan a los deportistas destacados, vinculados a clubes deportivos destacados a nivel departamental y nacional




7

Se realiza dotaciones de las Escuelas de formación deportiva











119



PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DEPORTISTAS Y

RECREATIVAS. CÓDIGO PM-DR-PR102



Mediante un instructor o monitor se procede a realizar cronogramas de actividades


Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas más representativas



Inicio

Fin




120



Tiempo Libre.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo Escuelas de Formación Deportiva


Pag. 1 de n



Punto de control

1





2





3





4





5

Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas mas representativas




6





7












121



PROCEDIMIENTO APOYO ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA

CÓDIGO PM-DR-PR0201





Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas más representativas

Dentro de la escuela de formación se estimulan a los deportistas destacados, vinculados a clubes deportivos destacados a nivel

departamental y nacional


Fin

Inicio




122

8.5. PM-CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA

8.5.1. OBJETIVO.

El propósito de este proceso es generar condiciones de convivencia y seguridad

para los ciudadanos residentes y visitantes del Municipio de Baranoa y sus

alrededores.

8.5.2. ALCANCE.

Corresponde a los Gobernadores y los Alcaldes asumir de manera prioritaria sus

responsabilidades constitucionales y legales en relación con la Convivencia, la

Seguridad Ciudadana y el Orden Público. De igual forma es fundamental que en

este proceso participe la Policía Nacional y las demás entidades de Seguridad y

Justicia de la jurisdicción.

La Constitución Política (Art. 315) establece que “los Alcaldes deben conservar el

orden público en el Municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones y

órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo Gobernador”.

Igualmente, determina que “el Alcalde es la primera autoridad de policía del

Municipio” y que “La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las

órdenes que imparta el Alcalde por conducto del respectivo Comandante”.



Garantizar de manera efectiva un Municipio seguro y una Convivencia Pacífica

entre los ciudadanos.


Código de Policía Nacional y Departamental y conforme a las normas legales que

nos permita llevar a fin el caso.




123


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Seguridad y Convivencia Ciudadana

Código: PM-OP

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Acciones de Convivencia y Seguridad Ciudadana


Pág. 1 de n



Punto de control

1

Gestión de la seguridad ciudadana y la convivencia pacifica

Secretaria de general

Secretario de despacho Secretaria General

2 Atención y prevención de desastre Planeación









124


ACTIVIDAD N°1 Gestión de la Seguridad Ciudadana y la

Convivencia Pacífica.

Código: PM-OP-PR0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Control del Orden Público


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se elaboran los planes para afrontar los factores de perturbación del orden público

Consejo de seguridad Alcalde municipal

Comité Seguridad Ciudadana

2

Se promueve la participación ciudadana con los instrumentos y organismos creados para tal fin.

Secretaria general Secretario general


3

Se constituyen grupos de trabajo para el análisis de los problemas relacionados directa o indirectamente con la seguridad y el orden público



4

Se coordinan los recursos disponibles y las acciones para combatir los fenómenos generadores de perturbación del orden público



5

Se suministrar a las autoridades competentes la información necesaria sobre situaciones referentes al orden público en sus respectivas jurisdicciones










125

FLUJOGRAMA PROCESO SEGURIDAD CIUDADANA

ACTIVIDAD GESTIÓN DE LA SEGURIDAD CIUDADANA Y LA CONVIVENCIA PACÍFICA.

PROCEDIMIENTO CONTROL ORDEN PUBLICO

CÓDIGO PM-OP-PR- 0101

Se constituyen grupos de trabajo para el análisis de los problemas

relacionados directa o indirectamente con la seguridad y el orden

público

Se promueve la participación ciudadana con los instrumentos y organismos creados para tal fin.

Se elaboran los planes para afrontar los factores de perturbación del orden público

Se coordinan los recursos disponibles y las acciones para combatir los

fenómenos generadores de perturbación del orden público.

Se suministrar a las autoridades competentes la información

necesaria sobre situaciones referentes al orden público en sus

respectivas jurisdicciones

Fin

Inicio




126


ACTIVIDAD N°1 Gestión de la Seguridad de la

Ciudadanía


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Resolución Pacífica de los Conflictos

entre Ciudadanos


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se recibe relato de las partes sobre las razones del conflicto

Inspección de policía – comisaria de familia

Inspector o comisario

Centro Convivencia Ciudadana

2

Se hace evaluación de las partes acerca de si el conflicto es de necesidades o de valores




3

Se busca la reducción del nivel de energía emocional y la comprensión de las diferencias, de manera que las partes en disputa puedan manejar el conflicto.




4

Se indagan alternativas de solución de problemas que permitan establecer un curso de acción efectiva, llegando a una recurso que satisfaga los intereses principales de las partes.




5

Se describe un acuerdo que ambas partes puedan aceptar e implementar, que teóricamente al menos sea mejor que la continuación de las

hostilidades.











127



PROCEDIMIENTO RESOLUCION PACIFICA DE CONFLICTOS


Se busca la reducción del nivel de energía emocional y la comprensión

de las diferencias, de manera que las partes en disputa puedan

manejar el conflicto.

Se hace evaluación de las partes acerca de si el conflicto es de necesidades o de valores

Se recibe relato de las partes sobre las razones del conflicto

Se indagan alternativas de solución de problemas que permitan

establecer un curso de acción efectiva, llegando a una recurso que

satisfaga los intereses principales de las partes.

Fin

Inicio

Se describe un acuerdo que ambas partes puedan aceptar e

implementar, que teóricamente al menos sea mejor que la

continuación de las hostilidades




128


ACTIVIDAD N°1 Gestión de la seguridad de la

Ciudadanía.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Inspección, Vigilancia y Control de los

Establecimientos Públicos.


Pag. 1 de n


Punto de control

1 Realizar inspección en el establecimiento comercial por la Policía Nacional.

Policía Nacional Agentes de policía

Comité de Orden Público

2 Exigir la documentación de licencia de funcionamiento y demás documentos de .ley



3

Verificar si hay consumo de estupefacientes, venta de licor a menores de edad, si se ejercen actividades de alto impacto o están excediendo el horario autorizado



4

Realizar comparendo si se encuentra una violación a la normatividad o imponer cierres temporales o definitivos



5 Enviar el requerimiento hecho al propietario del establecimiento y al Secretario de Gobierno

Inspección de policía Inspector de policía


6

Escucha en descargos al Propietario (a) o Administrador (a) del establecimiento y decreta y practica las pruebas respectivas



7 Procede a motivar y decretar o no, el auto de cierre y/o multa del establecimiento.



8 Notifica en el acto la sanción del establecimiento



9 Interpone recurso de reposición y apelación

Establecimiento propietario Comité de Orden Público








129



PROCEDIMIENTO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS.


Deja constancia visita

Escucha descargo de propietario, decreta y realiza pruebas

¿Se encontró

Irregularidad?

INICIO

Exigir documentación

Realizar inspección en establecimiento

Motiva y decreta el cierre

Interpone recurso de apelación

Recibe expediente, analiza y confirma o no decisión del cierre

Concede recurso en efecto suspensivo

FIN




130


ACTIVIDAD N°2 Atención y Prevención de Desastres


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Identificación y Priorización de

Escenarios de Riesgo.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Identificación de riesgo asociadas a un fenómeno (o grupo) amenazante.

Secretaria de planeación Sec. Planeación Comité Prevención del Riesgo PEGIRS

2

Identificación de riesgo por tipo de elementos o bienes expuestos Secretaria de planeación Sec. Planeación

Comité Prevención del Riesgo PEGIRS

3

Identificación de riesgo por tipo de daño esperado para todo fenómeno amenazante y condición de vulnerabilidad.

Secretaria de planeación Sec. Planeación


4

Identificación de riesgo asociadas grupo social específico afectado Secretaria de planeación Sec. Planeación


5

Identificación de riesgo asociadas a una actividad económica o social específica, la cual es la fuente de los fenómenos amenazantes.



6

Identificación de riesgo asociadas a la operación de una obra o sistema, la cual es la fuente los fenómenos amenazantes para la población y sus bienes.



Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:.







131

FLUJOGRAMA PROCESO CONVIVENCIA CIUDADANA

ACTIVIDAD ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ESCENARIOS DE RIESGO.


Identificación de riesgo por tipo de daño esperado para todo fenómeno

amenazante y condición de vulnerabilidad.

Identificación de riesgo por tipo de elementos o bienes expuestos

Identificación de riesgo asociadas a un fenómeno (o grupo) amenazante.

Identificación de riesgo asociadas grupo social específico afectado

Fin

Inicio

Identificación de riesgo asociadas a la operación de una obra o

sistema, la cual es la fuente los fenómenos amenazantes para la

población y sus bienes.

Identificación de riesgo asociadas a una actividad económica o social

específica, la cual es la fuente de los fenómenos amenazantes.




132


ACTIVIDAD N°2 Atención y Prevención de Desastres


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Caracterización General de

Escenarios de Riesgo.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se evalúan de las amenazas, sus causas, su magnitud, su recurrencia, cobertura, duración y estacionalidad, entre otros.



2

Se analiza los procesos de uso del suelo actuales o futuros que para un mismo nivel de lluvias induzcan incremento en el caudal.



3

Identificar a los actores causales, o sea las personas, empresas e instituciones que por sus actividades económicas o sociales están vinculadas a las causas del fenómeno.



4

Se identifican los bienes sociales, económicos o ambientales expuestos a los fenómenos amenazantes.



Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:.







133

FLUJOGRAMA PROCESO CONVIVENCIA CIUDADANA

ACTIVIDAD ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ESCENARIOS DE RIESGO.


Se analiza los procesos de uso del suelo actuales o futuros que para

un mismo nivel de lluvias induzcan incremento en el caudal.

Se evalúan de las amenazas, sus causas, su magnitud, su recurrencia,

cobertura, duración y estacionalidad, entre otros.

Identificar a los actores causales, o sea las personas, empresas e

instituciones que por sus actividades económicas o sociales están

vinculadas a las causas del fenómeno.

Fin

Inicio

Se identifican los bienes sociales, económicos o ambientales

expuestos a los fenómenos amenazantes.




134

8.6. PM-TRANSPORTE Y TRÁNSITO.

8.6.1. OBJETIVO.

El propósito de este proceso es lograr la seguridad y comodidad de quienes

transitan por las vías del municipio de Baranoa.

8.6.2. ALCANCE.

Corresponde al alcalde por intermedio de la secretaria general desarrollar las

funciones de transito relacionadas con la regulación, desarrollando decisiones y

acciones para la organización del tráfico (dirección de las vías, sitios en los que se

prohíbe el parqueo, sitios destinados a recoger pasajeros, entre otros), y a su vez,

tomando decisiones de carácter sancionatorio, para quienes no cumplan las

medidas de tránsito tomadas.


Realización de acciones encaminadas a la organización vehicular dentro de la jurisdicción

municipal de Baranoa y demarcación y/o señalización vial. Realizar diligencias legales

relacionas con los accidentes de tránsito e imposición de comparendos.


Mantenimiento eficaz en el ordenamiento del tránsito de personas, animales y

vehículos en el municipio de Baranoa.


Código Nacional de Tránsito y Transporte (ley 769 de 2002)

Actos administrativos Municipales.




135


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO

Seguridad Vial

Código: PM-TT

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Transporte y tránsito.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Regulación técnica del tránsito y transporte del municipio. Secretaria de general Secretario de

despacho Transito y Trasporte

2 Supervisión del cumplimiento de la normas del servicio público de transporte.


Secretario de despacho Transito y

Trasporte

3 Diligencias en accidente de Transito


Secretario de despacho Transito y

Trasporte








136


ACTIVIDAD N°1 Regulación técnica del Tránsito y

Transporte del Municipio.

Código: PM-TT-PR0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Organización Vehicular


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Censo de Transportadores Secretaria de general Secretario de despacho

Transito y Trasporte

2 Censo sobre necesidades de Transporte en el Municipio.


Secretario de despacho Transito y Trasporte

3 .Convocatorias a los propietarios de vehículos para incentivar creación de cooperativas.

Secretaria de general Secretario de despacho


4 Asambleas, talleres sobre normas de transito.



5 Apoyo jurídico para la creación de cooperativas de transporte



6 Se les da a conocer las necesidades mas urgentes sobre un adecuado transporte



7 Conjuntamente con la policía se solicita documentación a los conductores de vehículos en general



8

Vigilancia a los conductores y vehículos escolares para que estén adecuadamente dotados para tal servicio.








137

FLUJOGRAMA PROCESO TRANSPORTE Y TRANSITO

ACTIVIDAD REGULACIÓN TÉCNICA DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL MUNICIPIO

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN VEHÍCULAR.

CÓDIGO PM-TT-PR- 0101

Convoca a los dueños de vehículos para incentivar creación de cooperativas

Asambleas y Talleres sobre normas de Tránsito

Apoyo Jurídico para la conformación Cooperativas de Transporte

Se les da a conocer la necesidad más urgente sobre un Transporte adecuado.

Conjuntamente con la policía se solicita la documentación a los conductores de vehículos en general

Vigilancia de vehículos escolares para que estén adecuadamente dotados para el servicio.

Inicio

Se realiza el censo de Transportadores

Censo sobre necesidades de Transporte en el Municipio.

Fin




138


ACTIVIDAD N°2 Supervisión del Cumplimiento de la

normas del Servicio Público de Transporte

Código: PM-TT-PR0201

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Comparendos por Violación Normas

Tránsito.


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se recibe el comparendo departe de la policía de Tránsito o policía local.

Secretaria General Coordinador de Transito

Transito y Transporte

2

Se firma el recibido.



3

Se cita dentro de los tres días siguientes a descargos al presunto infractor.



4

Se celebra audiencia de conciliación Secretaria General Coordinador de

Transito Transito y Transporte

5

Si en la audiencia de descargos es favorable al infractor se anula el comparendo.



6

Si en la diligencia de descargos se amerita imponer comparendo se impone la multa a través de una resolución



7

Si no se presenta el infractor se sigue con el procedimiento y se impone la multa a través de resolución



8

El pago de las multas impuestas pueden acordarse por cuotas.



9

Las resoluciones de imposición de multas se notifican al infractor



10

Las Resoluciones se envían a las autoridades competentes para registro en el SIMT.








139

FLUJOGRAMA PROCESO TRANSPORTE Y TRANSITO

ACTIVIDAD SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMAS DEL SERVICIO PÚBLICO DE TRANSPORTE

PROCEDIMIENTO COMOPARENDOS

CÓDIGO PM-TT-PR- 0201

Se recibe el comparendo por parte de la Policía de Tránsito o vías de carreteras.

Se firma el recibido

Se cita a descargos dentro de los tres días siguientes al presunto infractor.

Si se presenta y no hay justificación se impone sanción mínima mediante resolución motivada.

Si no se presen dentro de los tres días, se sigue adelante con el procedimiento y se impone la multa mediante resolución motivada

El pago de las multas impuestas puede acordarse por cuotas

Las resoluciones de imposición de multas se notifican a los infractores

Las resoluciones se envían a las autoridades competentes para el registro en el SIMT

Inicio

Fin




140

8.7. PM- DESARROLLO ECONOMICO.

8.7.1. OBJETIVO.

El propósito de este proceso es impulsar la iniciativa del espíritu empresarial, la

creación de empresas y la consolidación y fortalecimiento de las mismas.

Interactuar estrechamente con los programas de capacitación en pequeña y

mediana empresa, microempresas, economía solidaria, formación y asesoría a

creadores de empresa, a poblaciones especiales como discapacitados,

desplazados, etnias, artesanos, entre otras.

8.7.2. ALCANCE.

Corresponde a todas las dependencias de la alcaldía municipal en cabeza del

secretario de planeación desarrollar las actividades del desarrollo empresarial.


Es el apoyo que brinda la Administración Municipal a los productores de su región

para mejorar la calidad de sus productos y el equilibrio en la conservación del

medio ambiente.


Consolidar empresas económicas auto-sostenibles, capaces de generar empleos

dignos.


Ley 607 de 2002

Ley 101 de 1993

Decreto 2379 del 94

2811 del 74

Ley 99 e 1993




141


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Desarrollo Económico

Código: PM-DE

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Desarrollo Empresarial.


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Fomento al sector

agropecuario Secretaria de planeación Secretario de

despacho Desarrollo Económico

2 Recuperación y

conservación ambiental

Secretaria de planeación Secretario de despacho Desarrollo

Económico








142


ACTIVIDAD N°1 Fomento Desarrollo Económico

Código: PM-DE-PR0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programación Asistencia Agropecuaria


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Organizar visitas técnicas. Priorizando

productores de acuerdo a las necesidades

Secretaría de Planeación Coordinador UMATA

Desarrollo Económico

2

Se entrega Programación Coordinador UMATA



3

. Revisa y verifica que la programación se haya efectuado acorde a las necesidades del sector.










143

FLUJOGRAMA PROCESO DESARRROLLO ECONOMICO

ACTIVIDAD FOMENTO AL DESARROLLO AGROPECUARIO

PROCEDIMIENTO PROGRAMA ASISTENCIA AGROPECUARIA

CÓDIGO PM-DE-PR- 0101

Organizar visitas técnicas. Priorizando productores de acuerdo a las necesidades

Se entrega Programación Coordinador UMATA

Revisa y verifica que la programación se haya efectuado acorde a las necesidades del sector

Inicio

Fin




144


ACTIVIDAD N°2 Fomento al Sector Agropecuario.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Visitas Técnicas Sector Productivo


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Convoca a las organizaciones productivas del sector.

Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico

2

Realiza capacitaciones sobre factores básicos de producción.


3

. Realiza demostraciones de métodos para elaboración de sustancias orgánicas, abonos o procedimientos de producción.


4

Orientaciones en el uso de plaguicidas.


5

Toma los resultados obtenidos en las capacitaciones realizadas y se organizan en un Formato..


6

Se imparten unas recomendaciones y se pacta una nueva fecha de visita para mirar avances.


7

Lee, revisa el informe, verifica las visitas a productores sobre las capacitaciones.


8

Orienta y da recomendaciones al líder comunitario para la siguiente capacitación.









145


ACTIVIDAD FOMENTO AL DESARROLLO AGROPECUARIO

PROCEDIMIENTO VISITA TECNICA SECTOR PRODUCTIVO


Convoca a las organizaciones productivas del sector

Realiza capacitaciones sobre factores básicos de producción

Realiza demostraciones de métodos para elaboración de sustancias orgánicas, abonos o procedimientos de producción

Orientaciones en el uso de plaguicidas

Toma los resultados obtenidos en las capacitaciones realizadas y se organizan en un Formato.

Se imparten unas recomendaciones y se pacta una nueva fecha de visita para mirar avances

Lee, revisa el informe, verifica las visitas a productores sobre las capacitaciones

Orienta y da recomendaciones al líder comunitario para la siguiente capacitación.

Inicio

Fin




146


ACTIVIDAD N°3 Recuperación y Conservación Ambiental.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Educación Ambiental


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se recibe solicitud de reforestación o protección de Micro Cuencas


2

Se analiza el documento, en lo técnico y en cuanto al aspecto físico.


3

. Se expide por escrito un concepto de viabilidad.


4

Se envía dicho concepto a contratación con el visto bueno del Alcalde para la respectiva contratación


5

Una vez realizado el contrato, se revisa la calidad y cantidad de producto.


6

Si el producto cumple especificaciones se emite un acta de cumplimiento del contrato o de no Cumplimiento


7

Si no cumple se envía informe al Alcalde y al contratista de no cumplimiento de lo requerido y se profieren recomendaciones.


8

Se emite un acta de cumplimiento del Contrato.


9

Verificación en el sitio si lo propuesto se ha cumplido.


10

Acompañamiento y seguimiento para verificar la conservación del producto reforestación a aislamiento.









147

NO

SI


ACTIVIDAD RECUPERACIOPN Y CONSERVACIO AMBIENTAL

PROCEDIMIENTO EDUCACION AMBIENTAL


Se recibe la solicitud por escrito o verbal de parte del usuario

Se programan las visitas a las áreas solicitantes

Se dan recomendaciones sobre especies y cantidades a sembrar

Se expide un concepto de viabilidad

Se entrega dicho concepto al Alcalde Municipal, para efectos de la contratación

Una vez realizado el contrato, se revisa la calidad y cantidad del producto

Se envía informe al alcalde y al Contratista de no cumplimiento de lo requerido y se profieren

Recomendaciones

Cumple

Se emite un acta de Cumplimiento del

contrato

Verificación en el sitio si lo propuesto se ha cumplido y se hace un seguimiento y

evaluación del proyecto

Acompañamiento y seguimiento visitas de verificación conservación del

producto - forestación o aislamiento.

Inicio

Fin




148


ACTIVIDAD N°3 Recuperación y Conservación Ambiental.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Capacitación Ambiental


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se reciben las solicitudes de la comunidad e institucio0nes educativas.



2

Se priorizan según el área (sectorización de la capacitación).



3

.Se recomienda la contratación y su contenido



4

Se elabora el proyecto de capacitación a las comunidades e instituciones priorizadas



5

Se realizan las actividades programadas previa concertación con la comunidad



6

Se realiza un seguimiento a todas las actividades, capacitaciones y producto.



7

Seguimiento de verificación periódica a los procesos de capacitación y apoyo.










149


ACTIVIDAD RECUPERACIOPN Y CONSERVACIO AMBIENTAL

PROCEDIMIENTO CAPACITACION AMBIENTAL


Se reciben las solicitudes de la comunidad e instituciones educativas

Se priorizan según el área (sectorización de la capacitación)

Se recomienda la contratación y su contenido

Se elabora el proyecto de capacitación a las comunidades e instituciones priorizadas

Se realizan las actividades

Se realizan las actividades programadas previa concertación con la comunidad

Se realiza un seguimiento a todas las actividades, capacitaciones y producto.

Seguimiento de verificación periódica a los procesos de capacitación y apoyo

Inicio

Fin




150

8.8. PM- LICENCIAS URBANÍSTICAS.

Es la autorización previa que los titulares de derechos reales principales, los

propietarios del derecho de dominio a título de fiducia y los fideicomitentes de las

mismas fiducias deben obtener por parte de la autoridad competente, para

intervenir o transformar un predio privado, mediante obras civiles. Las autoridades

de planeación o la dependencia que haga sus veces, o los curadores urbanos

donde se adoptó esta figura, son las autoridades competentes para otorgar

licencias.

8.8.1. OBJETIVO.

Este proceso tiene como finalidad crear las herramientas necesarias para que la

dependencia competente (Planeación) pueda adelantar el estudio, trámite y

expedición de las licencias urbanísticas, y para que los interesados dentro de la

comunidad en general puedan satisfacer sus necesidades relacionadas con el

tema.

8.8.2. ALCANCE.

Corresponde a la administración municipal por intermedio de la dependencia de

planeación desarrollar las actividades para expedir licencia de construcción.


Licencia urbanística. Es la autorización previa, expedida por el curador urbano o la

autoridad municipal o distrital competente, para adelantar obras de urbanización,

parcelación, construcción, ampliación, adecuación, reforzamiento estructural,

modificación, demolición de edificaciones, y para la intervención y ocupación del

espacio público, en cumplimiento de las normas urbanísticas y de edificación

adoptadas en el Plan de Ordenamiento Territorial, en los instrumentos que lo

desarrollen o complementen y en las leyes y demás disposiciones que expida el

Gobierno Nacional.

Las licencias urbanísticas y sus modalidades podrán ser objeto de prórrogas y

modificaciones. Se entiende por prórroga de la licencia la ampliación del término

de vigencia de la misma.

Se entiende por modificación de la licencia, la introducción de cambios

urbanísticos, arquitectónicos o estructurales a un proyecto con licencia vigente,

siempre y cuando cumplan con las normas urbanísticas y de edificación y no se

afecten espacios de propiedad pública.




151

Clases de licencias. Las licencias urbanísticas serán de:

Urbanización.

Parcelación.

Subdivisión.

Construcción.

Intervención y ocupación del espacio público.

-La expedición de las licencias de urbanización, parcelación y construcción

conlleva la autorización para el cerramiento temporal del predio durante la

ejecución de las obras autorizadas.

Competencia. El estudio, trámite y expedición de las licencias de urbanización,

parcelación, subdivisión, y construcción corresponde a la oficina de planeación.

La expedición de las licencias de intervención y ocupación del espacio público

será competencia exclusiva de la Oficina de Planeación municipal, de acuerdo con

lo establecido en el artículo 27 del Decreto 1504 de 1998 o la norma que lo

adicione, modifique o sustituya.


Expedición de licencias de construcción


Ley 388 de 1997

Ley 400 de 1997

Ley 594 de 2000

Ley 810 de 2003

Ley 812 de 2003

Esquema de Ordenamiento Territorial




152


ACTIVIDAD N°3 Planeación Urbana

Código: PM-DU

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Licencias Vigente a partir de 20/06/2015

Pág. 1 de n



Punto de control

1

Licencias de Urbanismo

Secretaria de planeación


Planeación Urbana

2

Banco Proyectos Municipales

Secretaria de planeación

Secretario de despacho Planeación Urbana








153


ACTIVIDAD N°1 Planeación urbana.

Código: PM-DU-PR0101

Versión 01

Nombre del procedimiento Licencias de Urbanismo


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Se recibe solicitud de Licencia, mediante el formulario Único Nacional.

Secretaria de Planeación Secretario Planeación

PBOT

2

Se verifican los documentos presentados según el tipo de Licencia solicitada.


PBOT

3

Si se cumplen los requisitos se radica la solicitud y se enumera, de lo contrario se devuelve al usuario.


PBOT

4

Revisión técnica de los documentos, Planos, diseños, memorias de cálculo, si se cumplen los requisitos técnicos se continua con el proceso de los contrario se devuelve la solicitud.


PBOT

5

Se solicita a los vecinos del lugar donde se pretende obtener la Licencia.


PBOT

6

Se solicita al peticionario instalar la valla informando la solicitud del trámite de la licencia urbanística.


PBOT

7

Se cita a los vecinos y/o terceros para que reciban información acerca del trámite.


PBOT

8

Se realiza la revisión del proyecto


PBOT

9

Se realiza una visita si el proyecto lo requiere


PBOT




154

10

Se realizan observaciones al proyecto.


PBOT

12

Se informa al solicitante sobre actualizaciones, correcciones o aclaración que debe realizar el proyecto.


PBOT

13

Se espera respuesta hasta 30 días calendario.


PBOT

14

Se recepciona respuesta y se estudia


PBOT

15

Si la respuesta cumple con los requisitos se liquida el valor a pagar el valor de la Licencia, de lo contrario se niega la misma.


PBOT

16

Se emite el oficio para el pago en Tesorería


PBOT

17

Se recepciona el recibo de caja de la cancelación.


PBOT

18

Se expide la Licencia de Urbanismo.


PBOT

19

Se entrega al Usuario y se Archiva una Copia.


PBOT








155

No

No

SI

Si

No

Inicio

Solicitud de la

Licencia

Verificar Documentos según

el tipo de Licencia Solicitada

Visita

Se radica la solicitud y se

enumera

Se citan los vecinos

Solicitar al Peticionario

instalación de Valla Informática.

Esperar 10 días hábiles para

recibir intervención de terceros

acerca del trámite

Revisión del Proyecto

Visita

Realizar Observaciones al

Proyecto

Informar al solicitante sobre

actualizaciones del proyecto

Esperar Respuesta hasta 30

días Hábiles

Recepcionar respuesta y

estudiarla

Cumple Negar

Liquidar Valor a Pagar

Expedir Oficio para pago

en Tesorería

Recibir recibo de

Cancelación

Expedir Licencia Entregar al

Usuario y

Guardar una

Copia

Cumple

Fin




156


ACTIVIDAD N°2 Desarrollo Urbano

Código: PM-DU-PR0201

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Banco de Proyectos


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Planteamiento, problema o necesidad.


PBOT

2

Recolección de Datos Secretaria de Planeación Secretario Planeación

PBOT

3

Recopilación de estudios técnicos, económicos y sociales.


PBOT

4

Diligenciamiento del Proyecto en la Metodología exigida


PBOT

5

Articulación del Proyecto con las políticas del PDM, Departamental y Nacional


PBOT

6

Se envía al comité evaluador para la viabilidad técnica.


PBOT

7

Remisión a la Secretaria de Planeación


PBOT

8

Se certifica la viabilidad presupuestal.


PBOT

9

Si el proyecto requiere de cofinanciación, se registra a nivel Municipal y se radica en la entidad del Orden Nacional o Departamental.


PBOT








157

FLUJOGRAMA PROCESO DESARRROLLO URBANO

ACTIVIDAD INVERSION

PROCEDIMIENTO BANCO DE PROYECTOS

CÓDIGO PM-DU-PR- 0201

Planteamiento del Problema - Necesidad

Recolección de

Datos

Recopilación de técnicos, económicos y sociales

Diligenciamiento del Proyecto en la Metodología

Exigida

Articulación del Proyecto con las políticas de los

PDM, departamental y Nacional.

Enviar al Comité Evaluador

Remisión al Secretario de Planeación

Se certifica viabilidad

Si requiere cofinanciación se radica en el

Banco Proyecto Municipal y se envía entidad

ejecutora

Inicio

Fin




158

9. PROCESOS DE APOYO.

9.1 PA- GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.

La Gestión del Talento Humano es un proceso crucial. El éxito de las instituciones y

organizaciones depende en gran medida de lo que las personas hacen y cómo lo hacen.

En este sentido el área de Recursos Humanos se convierte en el socio estratégico de

todas las demás áreas, siendo capaz de potenciar el trabajo en equipo y transformar la

organización para que las personas se desarrollen integralmente de manera individual y

grupal, y así conseguir el crecimiento de la organización.

9.1.1 OBJETIVO.

Este proceso es una herramienta de trabajo que establece las actividades que se

realizan para la administración del talento humano, tales como:

Actividades para la definición de funciones y competencias,

Nombramiento de funcionarios,

Capacitación y entrenamiento de personal,

administración de nómina,

Administración del Sistema de Gestión en Seguridad Social y Salud

ocupacional.

Administración del Plan Integral de Bienestar, evaluación de competencias

y desempeño laboral.

9.1.2 ALCANCE.

Corresponde a la secretaria general a través de la oficina de Talento Humano

direccionar la gestión del recurso humano. Incluye los procedimientos para los

controles administrativos para el desarrollo de las competencias, ingreso y

desvinculación laboral, pago de salarios y prestaciones sociales, pagos de la

seguridad social y los parafiscales.

9.1.3 DEFINICIONES.

CAPACITACIÓN. Orientada al desarrollo de las capacidades, destreza, valores y

competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y

organizacional de manera que se posibilite el desarrollo personal de los servidores

públicos y el mejoramiento en la prestación del servicio.




159

COMPETENCIA LABORAL. Capacidad productiva de un individuo que se define

y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral, y no

solamente de conocimientos, habilidades, destreza y actitud; estas son

necesarias, pero no suficientes por si mismas para un desempeño efectivo.

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC). Es el conjunto coherente de

actividades de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a

partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el

mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad

laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los

resultados y metas institucionales establecidos en una entidad.

NOMBRAMIENTO PROVISIONAL. Es el nombramiento que se hace en un

empleo de carrera administrativa con personal no seleccionado a través de

concurso de selección.

ENCARGO. Figura administrativa por la cual se designa temporalmente a una

persona ya vinculada en propiedad (Carrera Administrativa), para asumir otro

empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no

de las propias de su cargo.

VACANTE DEFINITIVA: Un empleo se encuentra en vacancia definitiva cuando

se produce una de las causales del retiro del servicio previstas en el la Ley 909 de

2004 y Decretos 775 y 2929 de 2005.

VACANTE TEMPORAL: Se produce cuando el titular del cargo se encuentra en

una de la siguiente situación administrativa: Licencia, permiso, comisión,

ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, prestando servicio militar, en

vacaciones y suspendido en el ejercicio de sus funciones.

9.1.4 PRODUCTO O SERVICIO. Los productos que se generan por medio de

este proceso son todos los procesos y procedimientos relacionados con la

organización de la planta de personal y con los derechos, deberes y necesidades

de los empleados del municipio de Baranoa.




160

9.1.5 NORMATIVIDAD.

Ley 909 de 2004 Decreto 1227 de 2005

Decreto 785 de 2005

Decreto 012 Junio de 2015 (Manual de Funciones)


Recursos Humanos .

Código: PA-TH Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión del Talento Humano.


Pág. 1 de n


Punto de control

1 Organización del Talento Humano.

Secretaria general Secretario de despacho

Administración de Personal

2

Compensación salarial, Bienestar y salud del Talento Humano.


Administración de Personal








161


BARANOA

ACTIVIDAD N°1 Organización del Talento Humano

Código: PA-TH-P0101

Versión 01


Vinculación de Personal para Cargo de Carrera Administrativa.


pág. 1 de n


Punto de control

1 Identificar las vacantes definitivas: Analizar en planta de personal si la vacante es temporal o definitiva

Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano

Control estadístico de la Planta de personal

2 Se actualiza la información en línea en el sistema de la CNSC.


Se extrae del manual de funciones y competencias laborales de la entidad los datos del cargo, requerido por la CNSC.

3 Se solicita a la CNSC realizar el concurso de los cargos vacantes de carrera administrativa


Se elabora comunicado y se remite a la CNSC, solicitando realizar el concurso, relacionando los cargos vacantes y la información respectiva del manual de funciones y competencia laborales

4 Se elabora resolución de nombramiento en periodo de prueba o ascenso en carrera administrativa.


Alcalde municipal

Se recibe de la CNSC la lista de elegibles. Se elabora resolución de nombramiento en periodo de prueba o ascenso dentro de la carrera administrativa.

5 Se nombra de manera definitiva el empleo de carrera


Si califica en la evaluación del periodo de prueba.

6

Se elabora y comunica resolución de insubsistencia al empleado en periodo de prueba


Alcalde municipal

Si no califica en la evaluación del periodo de prueba.








162

SI NO

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL PARA CARGO DE CARRERA ADMINISTRATIVA.

CÓDIGO PA-GTH-P0101

Identifican las vacantes definitivas:

Se actualiza información de cargos a proveer.

Inicio

Si no existe lista de elegibles, se solicita a la CNSC realizar el

concurso de los cargos vacantes de carrera administrativa

¿La calificación

es favorable?

Realizado el proceso de concurso, se escoge el mejor

calificado y se proyecta acto administrativo de nombramiento

en periodo de prueba

Se establece acto administrativo

de declaración de insubsistente

Se expide resolución de nombramiento en carrera

administrativa de manera definitiva.

FIN




163




Versión 01


Vinculación de personal en Encargo o Provisionalidad en Cargos de

Carrera


pág. 1 de n


Punto de control

1 Determinar si existe en las dependencias de la alcaldía funcionarios con derechos de carrera administrativa que cumplan los requisitos para ser encargados en las vacantes definitivas.


Control estadístico de la Planta de personal

2 Solicitar mediante oficio autorización para proveer el cargo vacante a través de encargo o nombramiento provisional, de acuerdo a la Circular 29 de 2007 de la CNSC.


Se elabora comunicado y se remite a la CNSC

3 Analizar las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa para determinar el cumplimiento de los requisitos para ser encargados


Consulta del manual de funciones y competencia laborales

4 Se expide la Resolución de encargo y se comunica al funcionario.


5 Se elabora nombramiento con carácter de encargo o provisionalidad


Alcalde municipal

Se recibe permiso de la CNSC y se elabora resolución de nombramiento con carácter de encargo o provisionalidad

6 Si no existen funcionarios de carrera para proveer la vacante definitiva, mediante encargo, se estudia la hoja de vida remitida por el Despacho, a fin de determinar el cumplimiento de requisitos para el ejercicio del cargo.


Alcalde municipal

Se recibe de la CNSC la lista de elegibles. Se elabora resolución de nombramiento en periodo de prueba o ascenso dentro de la carrera administrativa.

7 Se expide la Resolución de nombramiento provisional y se comunica al interesado.


Si califica en la evaluación del periodo de prueba.








164

SI

NO



PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL EN ENCARGO O PROVISIONALIDAD EN CARGOS DE CARRERA


Identifican las vacantes

definitivas:

Determinar si existe en las dependencias de la alcaldía

funcionarios con derechos de carrera administrativa que cumplan

los requisitos para ser encargados en las vacantes definitivas.

Inicio

Solicitar mediante oficio autorización para proveer el cargo vacante

a través de encargo o nombramiento provisional, de acuerdo a la

Circular 29 de 2007 de la CNSC

Se recibe autorización de la CNSC

¿Existen en la entidad

funcionarios con

derecho de carrera?

Se hace resolución de

nombramiento por

encargo.

A




165



PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL EN ENCARGO O PROVISIONALIDAD EN CARGOS DE CARRERA


Se analizan las hojas de vida, se selecciona al

candidato y se emite resolución de

nombramiento en provisionalidad.

A

Fin




166




Versión 01


Selección de Personal para Cargo de Libre Nombramiento Remoción


pág. 1 de n

N° DESCRIPCIÓN DE LA TAREA ÁREA RESPONSABLE CARGO

RESPONSABLE

PUNTO DE CONTROL

1

Se identifica el o los cargos por proveer. Área De Talento Humano

Jefe de Talento Humano

Planta de personal

2

Se identifican las funciones y requisitos del cargo de

acuerdo con el manual de funciones y competencias

laborales.


Manual de funciones.

3

Se analizan las hojas de vida y el cumplimiento de los

requisitos y el perfil académico.


Manual de funciones.

4

Se elabora resolución de nombramiento. Y se notifica

a la persona nombrada Despacho del alcalde

Alcalde municipal Resolución de

nombramiento con carácter ordinario.








167

NO

SI



PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL PARA CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO REMOCIÓN


Se identifica el o los cargos de libre nombramiento por proveer.

Se identifican las funciones y requisitos de cada cargo de acuerdo

con el manual de funciones y competencias laborales.

Inicio

Se analizan las hojas de vida y el cumplimiento de los requisitos y el

perfil académico.

Se elabora resolución de nombramiento. Y se notifica a la persona

nombrada.

Se procede a nombrar otro candidato.

¿Persona nombrada,

acepta nombramiento?

Persona nombrada aporta los documentos de ley para

posesión. FIN




168


BARANOA



Versión 01


Vinculación del Servidor Publico


pág. 1 de n



Punto de control

1

Verificar la documentación requerida para la posesión.

Área De Talento Humano Jefe de Talento

Humano

Manual de funciones y competencias laborales – código único disciplinario.

2

Se elabora acta de posesión


Humano

Documentación para tomar posesión del cargo. Formato único de Hojas de vida. Declaración juramentada de bienes y renta.

3

Se afilia al sistema de seguridad social Área De Talento Humano


Formulario y trámites de afiliación a EPS, ARL y AFP.

4

Se ubica al nuevo funcionario en su puesto de trabajo.


Humano

5

Se abre una carpeta de Hoja de vida e ingresa a nómina y se preserva documentación.


Humano Gestión documental








169



PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DEL SERVIDOR PUBLICO


Verificar la documentación requerida para la posesión

Inicio

Se elabora acta de posesión.

Se afilia al sistema de seguridad social

FIN

Se ubica al nuevo funcionario en su puesto de trabajo.

Se abre una carpeta de Hoja de vida e ingresa a nómina

y se preserva documentación

Se inicia proceso de inducción




170




Versión 01


Inducción Y Reinducción.


Pág. 1 de n

N° DESCRIPCIÓN DE LA TAREA ÁREA RESPONSABLE CARGO RESPONSABLE

PUNTO DE CONTROL

1

Se brinda información general, que permite al empleado conocer la Misión organizacional, Estructura, Normatividad y Beneficios que ofrece la entidad a la comunidad en general y a sus empleados.

Área De Talento Humano


Manual de función, manual de proceso y procedimiento y reglamento interno de trabajo.

2

Se realiza el entrenamiento en puesto de trabajo para orientar a la persona sobre cómo hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia. Se especifican las tareas que desempeñará y como se desarrolla cada una de las sesiones de trabajo.



Se relacionan al funcionario con compañeros- se entregan copias de funciones y procedimientos del puesto de trabajo.

3

Se establece cronograma de seguimiento para el análisis del desempeño del trabajador, analizando si se han cumplido los objetivos marcados.



Evaluación del desempeño








171



PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN


Empleado sus labores como nuevo empleado.

Jefe de recursos humano entrega información de la estructura

organizacional de la entidad, su misión, visión y objetivos. Los beneficios

para la comunidad y para los empleados.

Inicio

Se realiza el entrenamiento en puesto de trabajo para orientar a la persona

sobre cómo hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia. Se

especifican las tareas que desempeñará y como se desarrolla cada una de

las sesiones de trabajo.

Fin

Se establece cronograma de seguimiento para el análisis del desempeño

del trabajador, analizando si se han cumplido los objetivos marcados.




172




Versión 01


Plan institucional de Capacitación PIC

Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se diseña formato de encuesta para diagnóstico de necesidades de capacitación.


Formato de encuesta

2 Se realiza encuesta, se tabula y se presenta informe de necesidades de capacitación


Informe de necesidades de capacitación

3 Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de recursos de la vigencia y se elabora el plan


Plan institucional de capacitación PIC

4 Se presenta el PIC a la comisión de personal y al consejo de gobierno para aprobación.



5 Si el PIC requiere realizar ajustes, se realizan los ajustes de acuerdo con las observaciones presentadas por la comisión de personal y el consejo de gobierno.



6 Si es aprobado por la comisión de personal y el consejo de gobierno se elabora el acto administrativo de aprobación.


Acto administrativo de aprobación del PIC

7 Se elabora cronograma de trabajo para ejecución del PIC durante la vigencia.


Cronograma.

8 Si la capacitación se realiza por medio de contratación, y una vez elaborado el contrato se coordina con el capacitador el cronograma y los aspectos logísticos.


Cronograma.

9 Si no involucra un proceso contractual igualmente se coordina con el o los capacitadores el cronograma y las temáticas de la capacitación a realizar.


Cronograma.

10 Se envía la invitación a los servidores a quien va dirigida la capacitación, informando el lugar la hora, la fecha y la temática de la capacitación.


Memorando de invitación.

11 Se inicia junto con el capacitador (líder interno) o el contratista el desarrollo de la temática a tratar (se controla la asistencia y se aplica la encuesta de satisfacción)


Lista y encuesta de capacitación

12 Se realiza seguimiento a la ejecución del cronograma de capacitación, elaborando el informe.


Humano

Informe.

13 Se remite al secretario general el informe junto con los resultados de la encuesta con el fin de conocer el desarrollo del PIC y tomar acciones de mejora para la próxima vigencia.


Humano

n






173

NO

SI



PROCEDIMIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PIC


Se realiza encuesta, se tabula y se presenta informe de necesidades de capacitación

Inicio

Se diseña formato de encuesta para

diagnóstico de necesidades de

capacitación.

Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de recursos de la vigencia y se elabora el plan

Se presenta el PIC al consejo de gobierno para aprobación.

¿El PIC es aprobado?

Se elabora acto administrativo de aprobación

Se realiza ajuste al plan

A




174

NO

SI





Se elabora cronograma de trabajo para ejecución del PIC durante la vigencia.

A

¿Se requiere proceso

contractual?

Se coordina con el capacitador el cronograma y los aspectos logísticos.

Se establecen los líderes internos de capacitación.

Se desarrollan las capacitaciones.

Se establecen invitaciones.

B




175





Se realiza seguimiento.

B

Se presenta informe.

Fin




176


ACTIVIDAD N°2 Compensación salarial, Bienestar y

Salud del Talento Humano


Versión 01


Elaboración y Pago de Nómina.


pág. 1 de n


Punto de control

1

Se registran diariamente las novedades de los empleados relacionada con: su situación administrativa y sus compromisos y obligaciones de ley

Área De Recursos Humanos Auxiliar administrativo

Registro de novedades

2

A finales de mes se consolida la información de las novedades ocurridas durante el mes por cada empleado.


Registro de novedades

3

En formato Excel se verifica y determina el sueldo realmente devengado por cada empleado en dicho mes, de acuerdo a los factores salariales.


4

Se procede a liquidar la nómina mediante una operación de suma y resta así: total devengos menos total de los descuentos para un total de sueldo a recibir.


nomina

5

Se clasifican y totalizan cada uno de los descuentos realizados para el procedimiento de pago a cada una de las entidades correspondientes.


Listado de descuentos de nomina

6

Se envía la nómina y cada uno los listados de descuentos a las dependencias de hacienda contabilidad y tesorería para el pago y los registros presupuestales y contables.


Libro de registro de documentos. (gestión documental)

7

Tesorería procede a realizar los pagos correspondientes.








177


ACTIVIDAD COMPENSACIÓN SALARIAL, BIENESTAR Y SALUD DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA


Se consolida la información de las novedades

Inicio

Se registran las novedades de los empleados

Se determina el sueldo realmente devengado por cada empleado

Se liquida la nómina

Se clasifican y totalizan cada uno de los descuentos realizados.

Se envía la nómina y cada uno los listados de descuentos a las dependencias correspondientes para el pago

Se realizan el pago de nómina y se transfieren los descuentos de nómina a las entidades correspondientes

FIN




178





Versión 01

Nombre del procedimiento

Programa de Bienestar Laboral e Incentivos.

Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se revisa la normatividad para la aplicación del procedimiento. Secretaria general

Jefe de Recursos Humano

Normatividad.

2 Se diseña el formato de encuesta para conocer el diagnostico de necesidades a atender al interior de la entidad.

Secretaria general


Encuesta.

3 Se aplica la encuesta a los servidores públicos de la entidad Secretaria general


4 Se tabula la encuesta y se presentan los resultados al secretario general. Secretaria general


5 Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de recursos de la vigencia y se elabora el plan de acción de bienestar e incentivos.

Secretaria general


Plan de acción de Bienestar e Incentivos

6 Se presenta plan de bienestar e incentivos al consejo de gobierno para revisión, ajuste y aprobación.

Secretaria general


Si el plan es validado por el consejo de gobierno, éste lo presenta ante el alcalde municipal para su aprobación.

Consejo de gobierno Subsecretario de despacho

Acta del consejo de gobierno

7 Una vez aprobado el plan por parte del alcalde municipal, se elabora y divulga el acto administrativo para legalización del plan que integra el programa de bienestar laboral e incentivo.

Despacho del alcalde Alcalde municipal.

Acto administrativo

8 Con base en las necesidades presentada por parte los servidores para fortalecer el programa de bienestar laboral e incentivos, se adelanta el trámite contractual.

Secretaria general


9 Se adelanta acciones para disponer de la logística, espacio físico, recursos técnicos y humanos para el desarrollo del plan.

Secretaria general


10 Se hace la revisión de las evaluaciones de desempeño y se establecen los mejores funcionarios por cada nivel. Del nivel directivo y nivel profesional universitario, el alcalde designa cuales son los mejores funcionarios de cada uno de los niveles. Del nivel técnico hacia abajo se establecerá conforme a la evaluación del desempeño.

Secretaria general


11 Se elabora acto administrativo de los mejores funcionarios.


Acto administrativo

12 Se entregan los incentivos a los mejores funcionarios.


Acto solemne






179



PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E INCENTIVOS


Se diseña el formato de encuesta

Inicio

Se revisa la normatividad

Se aplica la encuesta a los servidores públicos de la entidad

Se tabula la encuesta y se presentan los resultados del

proceso

Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de

recursos de la vigencia

Se presenta plan de bienestar laboral e incentivos

A




180



PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E INCENTIVOS


A

Se presenta plan de acción de bienestar e incentivos al consejo

de gobierno

Se adelanta trámite contractual

Se elabora acto administrativo

Se desarrolla el plan

Se seleccionan los mejores funcionarios

Se elabora acto administrativo

Se entregan incentivos

FIN




181


ACTIVIDAD N°2 Compensación Salarial, Bienestar y



Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Conformación del Comité Paritario de Salud

Ocupacional COPASO


Pag. 1 de n


Punto de control

1 Se hace un análisis de las normas vigentes relacionadas con la salud ocupacional para aplicarla en el procedimiento.

Secretaria general


Normatividad vigente

2 Se procede a conformar el COPASO, para lo cual se elabora convocatoria para elegir los representantes del comité.

Secretaria general


Acta de convocatoria

3 Se sensibiliza a los empleados sobre la importancia de la elección del comité.

Secretaria general


Correos virtuales entrevista.

4 Se establece la convocatoria y se reciben las inscripciones de los aspirantes.

Secretaria general


Correos virtuales – carteleras- lista de asistencia

5 Se divulga la lista de aspirantes inscritos y de votantes. Secretaria general


Lista

6 Se designa y notifica a los jurados para la realización de las elecciones. Secretaria general


Memorando de notificación

7 Se elabora el acta de instalación de la mesa de votación, se inicia el proceso de votación de manera transparente e imparcial.

Secretaria general


Acta de instalación

8

Cerrada las votaciones se elabora el acta de escrutinio Secretaria general

Secretario de despacho Acta de escrutinio

9

Escogido los representantes del COPASO, se realiza reunión con el comité y se elabora el acta de conformación del comité paritario de salud ocupacional COPASO

Secretaria general

Secretario de despacho Acta de

conformación del comité.








182



PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN DEL COPASO


Se procede a conformar COPASO y elabora

convocatoria.

Inicio

Se hace un análisis de las

normas vigentes

Se realiza sensibilización

Se reciben las inscripciones

Se divulga la lista de aspirantes.

Se designa y notifica a los jurados.

Se coordina votación y escrutinio.

Se conforma comité paritario de salud ocupacional

COPASO.

FIN




183



salud del Talento Humano


Versión 01


Programa de Salud Ocupacional


pág. 1 de n


Punto de control

1

El COPASO Junto con la ARL (Administradora de Riesgo Laborales) elabora la propuesta del programa de salud ocupacional para la entidad.

Comité paritario de salud ocupacional

Coordinador del comité

El plan de salud ocupacional incluye: Prevención de accidentes; evaluación médica a los empleados; investigación de los accidentes que ocurran y un programa de entrenamiento y divulgación de las normas para evitarlo.

2 Se presenta el plan de salud ocupacional al consejo de gobierno para su aprobación.



Plan de salud ocupacional

3 Se aprueba el plan de salud ocupacional para la vigencia respectiva.

Consejo de gobierno Subsecretario de despacho.

4 Con el apoyo de la asesoría jurídica se inician las actividades precontractuales para desarrollar el plan



Contratos para la gestión de salud ocupacional

5 Se convoca a los miembros del COPASO y se realizan reuniones para la formalización y seguimiento de actividades del plan de salud ocupacional.



Memorando de convocatoria a reunión y actas de la reunión.

6 Se realizan las acciones necesarias para generar condiciones seguras de higiene con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales



Ejecución del plan de salud ocupacional

7 Se conforman brigadas de emergencia, para lo cual se establece equipo de emergencia.




8 Se realizan capacitaciones y entrenamiento a los brigadistas para atender situaciones de emergencia y primeros auxilios.




9 Se identifican y priorizan necesidades de salud ocupacional en aspectos de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.



Ejecución del plan de salud ocupacional.








184



PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL


Inicio

Se elabora plan de acción para el programa de salud ocupacional

Se realizan las acciones necesarias para generar condiciones seguras de higiene con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

COPASO y se realizan reuniones para la

formalización y seguimiento de

actividades del plan de salud

ocupacional.

Consejo de gobierno revisa programa de

salud ocupacional

Consejo de gobierno aprueba propuesta del programa de salud ocupacional

FIN

El COPASO elabora la propuesta del programa de salud ocupacional

Todos los empleados deben participar en las actividades de salud ocupacional.

Se realizan capacitaciones y entrenamiento a los brigadistas para atender situaciones de emergencia y primeros auxilios.

Se conforman brigadas de emergencia, para lo cual se establece equipo de emergencia.

Se identifican y priorizan necesidades de salud ocupacional en aspectos de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.




185

9.2 PA- GESTIÓN AL APOYO LOGÍSTICO Y MANTENIMIENTO

El apoyo logístico es fundamental para cumplir cabalmente con las

responsabilidades institucionales. Al mismo tiempo, los bienes que las entidades

de derecho público manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el carácter de

patrimonio público y por lo tanto la responsabilidad sobre su administración debe

estar plenamente definida. En este orden de ideas, es pertinente contar con un

manual que establezca los procedimientos para la administración de los bienes de

propiedad del municipio y que utiliza para el desarrollo de sus funciones.

9.2.1 OBJETIVO.

El objetivo de este proceso es servir de herramienta para guiar las actividades

relacionadas con la administración de los bienes o elementos de consumo y los

muebles y equipos de oficina.

9.2.2 ALCANCE

Corresponde a la alta dirección por intermedio de la secretaria general direccionar

la gestión al apoyo logístico y, a todas las dependencias, cumplir con los procesos

de gestión logística.

INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN.

FORMATO DE ENTRADAS AL ALMACÉN.

La entrada de bienes al Almacén se efectúa con el comprobante de entrada,

documento que acredita el ingreso real del bien a la entidad, como .único soporte

para el movimiento de los registros en el Almacén y en contabilidad.

El comprobante de entrada se elabora en el Almacén una vez recibidos los

elementos adquiridos por la entidad, de conformidad con la orden de compra o el

contrato; en original y tres copias, distribuidas así:

Original para anexarla a la cuenta

Una copia para Tesorería para realizar el pago

Una copia para Contabilidad para los registros contables

Una copia para el Almacén e Inventarios.




186

El comprobante de entrada, debe tener la siguiente información básica:

Número de orden en forma ascendente y continua

Ciudad y fecha

Apellidos y nombre del proveedor

Número de la Factura

Orden de Compra

Clase de Elementos: Devolutivos o de Consumo

Agrupación

Cantidad de elementos adquiridos

Descripción del elemento

Unidad de Medida

Valor Unitario

Valor Total

Internamente el comprobante de entrega al almacén se identificara con el código,

teniendo como apoyo documental el formato denominado reintegro de elementos

al almacén.

FORMATO DE SALIDAS DE ALMACÉN.

El comprobante de Salida de bienes de Almacén, es el documento por medio del

cual se identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando

de esa manera la responsabilidad por la custodia, administración, conservación

del bien, por parte del servidor público con funciones de almacenista,

responsabilidad que se traslada a la persona destinataria del mismo. El

comprobante de salida debe contener la siguiente información básica:

Numero de orden en forma ascendente y continua Ciudad y Fecha Dependencia Solicitante Nombre del Jefe de la dependencia Clase de Elementos: devolutivos o de consumo Agrupación Cantidad Descripción de los elementos Unidad de medida Valor Unitario Valor Total Firma del Almacenista o quien haga las veces Firma del empleado que recibe.




187

Internamente el comprobante de salida del almacén se identificará con el código.

Cuando se trate de elementos de consumo se utilizará como documento de apoyo

el formato, denominado entrega de elementos de consumo.

POLITICA INSTITUCIONAL CON RESPECTO A LOS INVENTARIOS

En la administración de los bienes de la Alcaldía Municipal de Baranoa, se deben

tener en cuenta las siguientes políticas:

Los bienes que se adquieran, deben estar contemplados en el Plan General de

Compras aprobado para la respectiva vigencia.

Respecto de los elementos de consumo, la Entidad procurar su adquisición a

través de la modalidad de outsourcing, teniendo en cuenta los costos y riesgos

que representa el mantener inventarios en depósito. En todo caso, el control de

entrega de elementos se hará por parte del funcionario con responsabilidades

sobre el almacén y la persona que los reciba.

Todos los elementos devolutivos estarán identificados con un número, para lo cual

se utilizar una plaqueta adhesiva, empleando además el sistema de Código de

Barras.

La Alcaldía Municipal de Baranoa solamente acepta transferencias de bienes,

cuando provengan de entidades de carácter público del orden nacional o territorial,

siempre y cuando dichos bienes sean necesarios para el funcionamiento de la

entidad y la operación no signifique erogaciones onerosas para la misma.

Los elementos de uso comunitario, serán cargados al inventario del jefe de la

dependencia y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningún

servidor público se le podrá exigir firmar el recibo de los elementos que no vaya a

utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores.

Toda persona que reciba bienes de propiedad de la alcaldía municipal, será

responsable por su buen uso, custodia y conservación.

Las responsabilidades por la perdida, daño, deterioro, disminución o mal uso de

bienes, se determinar mediante la investigación administrativa o disciplinaria que

se adelante conforme a la normatividad vigente.




188

Si hay lugar a investigaciones de carácter penal, estas le corresponden a la

Fiscalía General de la Nación, previa denuncia.

La responsabilidad de los servidores públicos respecto de la tenencia de

elementos devolutivos cesará únicamente:

Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su custodia y

cuidado.

Cuando se efectué. la reposición o pago de los bienes por parte del

responsable o por la compañía de vigilancia o de seguros en las

condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea

autorizada por la entidad.

Cuando se produzca fallo ejecutoriado de exoneración de

responsabilidades administrativas y penales

La entrega de elementos devolutivos a personas vinculadas mediante contrato de

prestación de servicios, se hará con los mismos procedimientos aplicados a los

funcionarios de planta y por lo tanto las responsabilidades serán idénticas.

Está prohibido guardar bienes de propiedad particular en el Almacén, cualesquiera

que sean sus características.

Todos los bienes de la alcaldía municipal de Baranoa, deben estar asegurados por

todos los riesgos. En los eventos de bajas definitivas, se procederá a solicitar su

exclusión de las pólizas correspondientes.

ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS. El Almacén elaborar mensualmente la cuenta correspondiente a los movimientos

de entradas y salidas de elementos devolutivos y de consumo con sus respectivos

anexos. Dicha cuenta se reportara a la Sección de Contabilidad, dentro de los

diez días calendario siguiente a la terminación del periodo. Tal documento

constituye el soporte de los registros contables.

9.2.3 DEFINICIONES.

INVENTARIO: es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de

bienes que integran el patrimonio de una Entidad.




189

Este inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes

de la Entidad, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias

reales para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma o desperdicio

de elementos.

ELEMENTOS DE CONSUMO. Son los que se consumen con el primer uso que se

hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o

desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte

integrante o constitutiva de otros. Por ejemplo: combustible, elemento de

construcción e instalación, útiles de escritorio, utensilios de uso doméstico, etc.

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son los que no se consumen con el primer uso

que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se

deterioren. Ejemplo: equipos y máquinas para oficina, mobiliarios y ensere,

herramientas y accesorios, etc. Desde el punto de vista de su uso, los elementos

devolutivos pueden estar en depósito o en servicio.

Los elementos en depósito son el conjunto de bienes devolutivos utilizables

tanto nuevos como usados, que se encuentran en almacenes y bodegas de

la entidad.

Los bienes en servicio son el conjunto de elementos devolutivos en uso por

parte de los servidores público en las diferentes dependencias de la

entidad.

ENTRADA DE ELEMENTOS. La entrada de elementos se presenta en las siguientes situaciones:

COMPRA DE ELEMENTOS. Son las operaciones mercantiles a través de las

cuales la entidad adquiere los bienes mediante la erogación de fondos de

conformidad con las disposiciones vigentes.

ADQUISICIÓN POR CAJA MENOR. Son adquisiciones de bienes a través del

sistema de fondos fijos reembolsables.

REINTEGRO. Es la devolución al almacén de bienes que no se requieren en una

dependencia, para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados,

pudiendo la administración optar por la habilitación, redistribución o baja de los

mismos.




190

SOBRANTES. Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario,

se determine que el número de bienes es superior a los que se reflejan en los

registros.

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE OTRAS ENTIDADES. Hay transferencia

cuando por voluntad de una persona jurídica se transfiere gratuita o

irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de una

entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente, la

cual se regula por las normas vigentes sobre la materia.

SALIDA DE ELEMENTO. La salida de elementos del Almacén, se produce por

solicitud de los jefes de dependencia, con la debida justificación.

SUMINISTROS. Es la provisión de los materiales y equipos necesarios que

requieren las dependencias u oficinas para desarrollar sus actividades.

BAJA DE ELEMENTOS. Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se

retira definitivamente un elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las

siguientes situaciones: por ser inservible, reposición, renovación, obsolescencia,

destrucción, desmantelamiento, hurto o cuando el bien no se encuentre en

condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido.

BAJA DE BIENES SERVIBLES. Es la salida definitiva de bienes que se

encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la Entidad

para el normal desarrollo de sus actividades, o de aquellos bienes que estando en

servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante

trámite administrativo de investigación, se determine que en el servidor público a

cuyo cargo se hallaban, no recae responsabilidad alguna o que habiéndose

establecido responsabilidad, se efectúa su pago o reposición.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el retiro definitivo de bienes que por su

desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son de utilidad para el servicio de la

entidad, o que estando en servicio activo o en depósito, el bien haya sido hurtado

o haya desaparecido definitivamente del servicio.




191


Los productos que se generan por medio de este proceso son todos los

documentos relacionados con el manejo eficiente y eficaz de los bienes de uso

logístico

9.2.5 NORMATIVIDAD.

Ley 190 de 1995

Ley 962 de 2005

Ley 1150 de 2007



Entrada y Salida Almacén

Código: PA-AL

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión al Apoyo Logístico y Mantenimiento


Pág. 1 de n



Punto de control

1 Manejo de Entrada de elementos al Almacén Secretaria General Jefe de Almacén Inventarios

2 Manejo de Salida de

elementos del Almacén Secretaria General Jefe de Almacén Inventarios








192


ACTIVIDAD N°1 Manejo de Entrada de Elementos al Almacén

Código: PA-AL-P0101

Versión 01

Nombre del procedimiento Entrada de Elemento al

Almacén.


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Si la entrada proviene de compra se recibe los bienes en el almacén o directamente en los lugares de utilización, se identifica y registra el bien y se elabora el comprobante de entrada.

Secretaria general almacenista Factura y comprobante de recibo. Y comprobante de ingreso.

2

Si la adquisición es por caja menor, el funcionario responsable debe entregar la factura en original y copia debidamente tramitada al almacén para que se produzca los respectivos comprobantes de entrada y salida de elementos.

Almacén y dependencia correspondiente

Almacenista Factura y comprobante de ingreso. Y comprobante de salida.

3

De lo anterior, se envía copia de los comprobantes de entrada y salida al responsable de la caja menor para su legalización y trámites pertinentes.

Almacén Almacenista Comprobantes de entrada y salida de bienes

4

La entrada puede ser por reintegro, o sea que se devuelve el bien almacén por causas diversas. El almacenista recibe el bien y revisa las características del mismo que se encuentran en el comprobante de inventario. Si las especificaciones no concuerdan el almacenista se abstendrá de recibir el bien e informará a su superior inmediato.

Almacén Almacenista Comprobante de inventario.

5

Si al practicarse el inventario se determina que el número de bienes es superior a los que reflejan los registros, esta mayor cantidad se registra como una entrada.

Almacén Almacenista Acta de diligencia y comprobante de entrada.








193

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN AL APOYO LOGÍSTICO Y

MANTENIMIENTO.

ACTIVIDAD MANEJO DE ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN

PROCEDIMIENTO ENTRADA DE ELEMENTO AL ALMACÉN

CÓDIGO PA-AL-0101

Inicio

Si la adquisición es por caja menor, el

funcionario responsable debe

entregar la factura en original y copia

debidamente tramitada al almacén.

Si la entrada proviene de compra se recibe los bienes en el almacén o directamente en los lugares de utilización, se identifica y registra el bien.

De lo anterior, se envía copia de los

comprobantes de entrada y salida al

responsable te la caja meno r para su

legalización y trámites pertinentes.

El almacenista recibe el bien y revisa las

características del mismo que se

encuentran en el comprobante de

inventario

Fin




194


ACTIVIDAD N°2 Manejo de Salida de Elementos del

Almacén

Código: PA-AL-P0201

Versión 01


Salida de Elemento del Almacén.


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Si la salida es por suministro, el jefe de la dependencia que requiere el bien elabora por escrito el pedido y solicita al secretario general, especificando las características del bien y el funcionario que lo recibirá.


Formato de pedidos.

2

El almacenista registra la salida. Si son elementos de consumo se registra como un gasto. Si son elementos devolutivos, su salida del almacén es transitoria aunque su permanencia en el servicio sea prolongada.

Almacén Almacenista Comprobante de salida. Y comprobante de

inventario.

3

Si la salida es por baja de elementos inservibles; la baja se perfecciona con el retiro físico, la firma del acta de conformidad con el hecho que la origino y el descargo de los registros contables de inventario.

Almacén Almacenista Acta de baja, comprobante de salida de bienes y comprobante de

inventario

4

Si salida definitiva es de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, debe estar soportada por una resolución de ordenación de baja, la cual constituye el soporte del acta de baja. El documento de salida definitiva será firmado por el secretario general y el almacenista.

Despacho del alcalde y secretaria general

Alcalde y secretario general.

Resolución de ordenación de baja, acta de baja,

comprobante de salida de bienes y comprobante de

inventario.

5

por razones de necesidades del servicio o por traslado de las personas a otras dependencias, los elementos devolutivos en servicio a cargo de un funcionario pueden ser traspasados a otro, las personas interesadas deben reportar al almacén la decisión de efectuar el traslado para diligenciar los formatos: “traslado de elementos”

Dependencia correspondiente

Funcionario responsable

Formato de traslado








195

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN AL APOYO LOGÍSTICO Y

MANTENIMIENTO.

ACTIVIDAD MANEJO DE SALIDA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN

PROCEDIMIENTO SALIDA DE ELEMENTO AL ALMACÉN

CÓDIGO PA-AL-0201

Inicio

El almacenista registra la salida. Si son

elementos de consumo se registra como

un gasto. Si son elementos devolutivos,

su salida del almacén es transitoria.

Si la salida es por suministro, el jefe de la dependencia que requiere el bien elabora por escrito el pedido y solicita al secretario general.

Si la salida es por baja de elementos

inservibles; la baja se perfecciona con el

retiro físico.

Si salida definitiva es de bienes que se

encuentran en buenas condiciones, pero

que no son requeridos por la Entidad para

el normal desarrollo de sus actividades,

debe estar soportada por una resolución

de ordenación de baja.

FIN Por razones de necesidades del servicio o

por traslado de las personas a otras

dependencias, los elementos devolutivos

en servicio a cargo de un funcionario

pueden ser traspasados a otro.




196

9.3 PA- GESTIÓN JURÍDICA.

Este proceso consiste en atender directamente o coordinar con abogados externo

los procesos judiciales ante autoridades públicas o jurisdiccionales en las que la

entidad sea parte. Así como también las actuaciones administrativas que incluye la

contestación de oficios, demandas y llevar a cabo todas las acciones legales

tendientes al desarrollo de una buena administración.

9.3.1 OBJETIVO.

El objetivo del proceso es crear herramientas de trabajo para defender

judicialmente los intereses de la entidad. Y asesorar al alcalde municipal y

secretarios de despacho en los asuntos jurídicos de competencia de la

administración municipal, a fin de unificar criterios en la interpretación y aplicación

de las normas que regulan la administración pública municipal.

9.3.2 ALCANCE.

Corresponde a la secretaria general, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica,

direccionar la gestión jurídico-administrativa de la alcaldía municipal de Baranoa,

para lo cual se establecen los siguientes grupos de trabajo:

Grupo para la defensa judicial.

Grupo de interpretación de las normas de administración pública y para

resolución de derechos de petición y tutelas.

Grupo de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva de la cartera morosa a

cargo de los contribuyentes.

Grupo para concretar el aspecto jurídico de la contratación.(ver proceso de

contratación y compra)

Grupo para la interpretación y aplicación de las normas que regulan el

Sistema General de Seguridad Social en Salud.




197

9.3.3 DEFINICIONES.

El constante cambio que se genera en la normatividad colombiana en relación con

la Administración Pública implica para el Municipio la asesoría permanente de

profesional en derecho que garantice que la gestión pública y concretamente los

procesos contractuales se lleven a cabo con apego al ordenamiento jurídico

vigente. Por otra parte cuando el Municipio pone en operación su labor

institucional genera actos administrativos, hechos administrativos, vías de hecho,

omisiones, operaciones administrativas, etc, las cuales pueden eventualmente

implicar acciones judiciales por parte de la comunidad, frente a las cuales la

Entidad debe ejercer el derecho de defensa para evitar sentencias o fallos

condenatorios que vayan en detrimento del patrimonio público, para lo cual

requiere de la implementación de un mecanismo de representación judicial a

través de un profesional del derecho.


Asearía jurídica para los procesos contractuales y defensa técnica del municipio

frente a las acciones judiciales.

9.3.5 NORMATIVIDAD.

Artículo 209 de la Constitución

Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios.




198


TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Procesos Jurídicos

Código: PA-GJ

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión Jurídica


Pág. 1 de n



Punto de control

1 Representación Judicial y Asuntos Legales.

Secretaria General Secretario de Despacho

Coordinación Jurídica

2 Asesoría Jurídico-Administrativa Secretaria General

Secretario de Despacho


3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva Secretaria de Hacienda



4 Formalización Jurídica de la Contratación.

Secretaria de Despacho correspondiente.










199


ACTIVIDAD N°1 Representación Judicial y Asuntos

Legales.

Código: PA-GJ-P0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Defensa judicial


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Se recibe la notificación de la demanda y se remite a secretaria general.

Despacho del alcalde Auxiliar administrativo

Libro de registro de correspondencias.

2

Se recibe notificación y se reenvía por parte del secretario general a la Oficina Asesora Jurídica

Secretaria general. Secretario de despacho

Libro de registro de demandas en contra de la administración.

3

Se recibe notificación de demanda y se verifica si es procedente que la demanda sea en contra de la administración.

Oficina Asesora Jurídica Asesor jurídico Gestión documental de la oficina jurídica.

4

Se asigna el abogado responsable para llevar el caso.

Oficina Asesora Jurídica Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales.

Expediente del caso.

5

Se ingresa la información del proceso al sistema y revisa el contenido de la demanda.

Oficina Asesora Jurídica Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales

Software

5

Se elabora y entrega el poder al profesional encargado para el proceso para realizar la presentación personal del mismo

Oficina Asesora Jurídica Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales

Documento (poder)

6

Durante toda la ejecución del proceso se realiza seguimiento a las actuaciones y se imparten lineamientos frente a los casos específicos.


- Libro de registro de demandas en contra de la administración -Gestión documental de la oficina jurídica








200

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN JURIDICA

ACTIVIDAD REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y ASUNTOS LEGALES

PROCEDIMIENTO DEFENSA JUDICIAL

CÓDIGO PA-GJ-0101

Inicio

Se recibe notificación y se reenvía por

parte del secretario general a la Oficina

Asesora Jurídica.

Se recibe la notificación de la demanda

y se remite a secretaria general.

Se recibe notificación de demanda y se

verifica si es procedente que la

demanda sea en contra de la

administración.

Fin

Se ingresa la información del proceso al

sistema y revisa el contenido de la demanda.

Se asigna el abogado responsable para llevar el caso.

Se elabora y entrega el poder

al profesional encargado para

el proceso para realizar la

presentación personal del

mismo.

Durante toda la ejecución del

proceso se realiza seguimiento a

las actuaciones y se imparten

lineamientos frente a los casos

específicos.




201


ACTIVIDAD N°2 Asesoría Jurídico Administrativa


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Asesorías a las Dependencias.


Pág. 1 de n



Punto de control

1 Se presenta la necesidad de conocimiento en profundidad de un hecho jurídico-administrativo.

Dependencias Funcionario a cargo Competencias administrativas de la dependencia

2 Se solicita concepto jurídico a la secretaria general, el cual puede ser solicitado a través de correo electrónico o medio físico

Dependencias Funcionario a cargo Competencias administrativas de la dependencia

3 Reciben las solicitudes de conceptos y reenvía a oficina jurídica

Secretaria general. Secretario de despacho

Libro de registro de solicitud de conceptos jurídicos.

4

Asesor jurídico recibe la solicitud, quien la analiza y determina el funcionario encargado de atenderla.

Oficina jurídica Asesor jurídico Contenido de la solicitud.

5

Para dar respuesta a las solicitudes, acude a las fuentes formales, la jurisprudencia, la doctrina vigente aplicable al caso objeto de análisis y reúne los antecedentes del caso.

Oficina jurídica Profesional designado.

Biblioteca.

6 Con dicho insumo se procede a la elaboración del concepto

Oficina Jurídica, Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales

Profesional designado.

Proyecto de concepto.

7 Se revisa el contenido del concepto y se suscribe


Profesional designado

Concepto jurídico.

8

Una vez proyectado el concepto, se remite a secretaria general.


Profesional designado

Concepto jurídico.

9 La secretaria general lo remite a la Dependencia solicitante para su interés particular.


Libro de registros de conceptos jurídicos.








202


ACTIVIDAD ASESORIAS JURIDICO ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO ASESORIAS A LAS DEPENDENCIAS

CÓDIGO PA-GJ-0201

Se solicita concepto jurídico a la

secretaria general, el cual puede ser

solicitado a través de correo electrónico

o medio físico

Se presenta la necesidad de conocimiento en profundidad de un hecho jurídico-administrativo.

Reciben las solicitudes de conceptos y

reenvía a oficina jurídica

Fin Para dar respuesta a las solicitudes, acude a

las fuentes formales, la jurisprudencia, la

doctrina vigente aplicable al caso objeto de

análisis y reúne los antecedentes del caso.

Asesor jurídico recibe la solicitud, quien la analiza y determina el funcionario encargado de atenderla.

Se revisa el contenido del

concepto y se suscribe

Una vez proyectado el concepto,

se remite a secretaria general.

Inicio

Con dicho insumo se procede a la elaboración del

concepto.

La secretaria general lo remite a la

Dependencia solicitante para su

interés particular.




203


ACTIVIDAD N°3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Recibo, Radicación y Examen de los

Documentos de Cobro.


Pág. 1 de n



Punto de control

1

Se envía documentos de cobro Secretaria de hacienda Secretario de

despacho Listado de cuentas por cobrar.

2

Se reciben documentos de cobro Oficina jurídica Funcionario

encargado de cobro coactivo

Libro de cuentas morosas

3

Se determina si reúnen los requisitos para constituir título ejecutivo y se están acompañados de los anexos necesarios. En caso afirmativo, se procederá a la conformación del expediente; en caso contrario se devolverá a la oficina de origen, con el fin de que subsane la anomalía y se remita la documentación completa

Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo

Se crea el Expediente. – la devolución se efectúa mediante oficio, en el cual se indica la razones y los requisitos faltantes.

4

Se hace el reconocimiento de la cartera por cobrar y se procede a radicarlos en el libro de cuentas morosas.


Libro de cuentas morosas - Gestión documental de jurídica








204

NO

SI


ACTIVIDAD COBRO PERSUASIVO Y JURIDICCIÓN COACTIVA

PROCEDIMIENTO RECIBO, RADICACIÓN Y EXAMEN DE LOS DOCUMENTOS DE COBRO

CÓDIGO PA-GJ-0301

Se reciben documentos de cobro

Se envía documentos de cobro

Se determina si reúnen los requisitos

para constituir título ejecutivo y se están

acompañados de los anexos

necesarios.

Fin

INICIO

Conformación del expediente

Se devuelve a la oficina de origen. Aplica

Conformación del expediente




205


ACTIVIDAD N°3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Conformación y Radicación del

Expediente.


Pág. 1 de n



Punto de control

1

Verificado los documentos constitutivos de título ejecutivo se procede a organizar y foliar los documentos.

Oficina jurídica Asesor jurídico Se organizan en orden cronológicos y se enumera cada folio en orden ascendente.

2

Con los documentos organizados se determina los factores esenciales para el cobro


Nombre y apellido del sujeto pasivo, su domicilio, dirección etc. Y la fecha de prescripción.

3

Se procede a anotar el expediente en el libro radicador de expedientes, asignándole el número de expediente que en orden consecutivo le corresponda. A cada expediente se le asigna un número diferentes.


Libro radicador de expedientes.








206



PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN Y RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE.

CÓDIGO PA-GJ-0302

Con los documentos organizados se

determina los factores esenciales para

el cobro.

Verificado los documentos constitutivos de título ejecutivo se procede a organizar y foliar los documentos.

Fin

Inicio

Se procede a anotar el expediente en el

libro radicador de expedientes,

asignándole el número de expediente que

en orden consecutivo le corresponda. A

cada expediente se le asigna un número

diferentes.




207


ACTIVIDAD N°3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cobro Persuasivo y Coactivo

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Con los documentos consignados en el expediente se identifica con precisión los factores que determinan la cuantía de la obligación, los pagos o abonos que puedan afectar la cuantía, establecer los intereses generados hasta la fecha, así como la naturaleza de la obligación, con el fin de encontrarse en condiciones de absolver todas las dudas que pueda plantearle el deudor en el momento de la entrevista.

Oficina jurídica Asesor jurídico Expediente..

2

Localización. La dirección del domicilio del deudor la debemos verificar con los registros que se encuentra en el municipio y en su defecto, en las guías telefónicas, o los contactos con las diferentes entidades como: SENA, ICBF, Cámara De Comercio etc.


Expediente. .

3

Invitación formal al deudor por medio de oficio, recordándole la obligación pendiente a su cargo y la necesidad de su pronta cancelación. Y se le señala el plazo límite que será entre 5 y 10 días


La invitación se hace por correo

certificado.

4

Se realiza la entrevista con el deudor. La realiza el funcionario que tiene el conocimiento de la obligación y de las modalidades de pagos que pueden ser aceptadas, su término y facilidades.

Oficina jurídica Asesor jurídico La entrevista debe tener lugar

en la entidad municipal.

5

Si el deudor acepta y negocia la obligación debe realizar los pagos y enviar la entidad copia del documento que así lo acredite. Si solicita plazos (acuerdos de pago) se tiene en cuenta: la cuantía, las normas de la entidad, las garantías o fianza, etc.


Expediente.

6

Si el deudor no está interesado en el pago de la deuda, es imperioso iniciar de investigación de bienes y rentas del deudor para adelantar en forma eficaz y efectiva el cobro por jurisdicción coactiva.


Expediente.






208



PROCEDIMIENTO COBRO PERSUAIVO Y COACTIVO

CÓDIGO PA-GJ-0303

Con los documentos consignados en el expediente se identifica con precisión los factores que determinan la cuantía de la obligación, los pagos o abonos que puedan afectar la cuantía

Localización. La dirección del domicilio del

deudor la debemos verificar con los registros

que se encuentra en el municipio.

FIN

INICIO

Invitación formal al deudor por medio de

oficio, recordándole la obligación pendiente a

su cargo y la necesidad de su pronta

cancelación. Y se le señala el plazo límite que

será entre 5 y 10 días

Si el deudor acepta y negocia la obligación

debe realizar los pagos y enviar la entidad

copia del documento que así lo acredite

Se realiza la entrevista con el deudor. La

realiza el funcionario que tiene el conocimiento

de la obligación y de las modalidades de

pagos que pueden ser aceptadas, su término y

facilidades.

Si el deudor no está interesado en el

pago de la deuda, es imperioso iniciar

de investigación de bienes y rentas

del deudor para adelantar en forma

eficaz y efectiva el cobro por

jurisdicción coactiva.




209

9.4 PA- GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA.

La Gestión Contractual es el conjunto de actividades de planeación, coordinación,

organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de

una Entidad Estatal.

A través de la contratación pública y el sistema de compras por medio del cual las

entidades del Estado adquieren sus servicios, cumplen las metas de sus planes de

desarrollo y funcionan sus dependencias

El artículo 3° de la ley 80 de 1993 define como fines de la contratación estatal: los

servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la

ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines

estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la

efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con

ellas en la consecución de dichos fines.

9.4.1 OBJETIVO.

El objetivo de este proceso es establecer las herramientas para contratar de

manera oportuna, transparente y objetiva la adquisición de bienes, servicios o

ejecución de obras para satisfacer las necesidades de la población de Baranoa y

garantizar el normal funcionamiento de la institución.

9.4.2 ALCANCE.

ETAPA DE PLANEACIÓN.

En la etapa de planeación contractual, la entidad debe verificar con certeza que:

Los contratos por celebrar se ajustan a las necesidades de la entidad para

el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado.

Dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se

dejaran a cargo del contratista.

Cuenta con los estudios de soportes requeridos para estructurar los

alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las

condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe

ser ejecutado.




210

Conoces los riesgos que implica para las partes la ejecución del objeto

contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cuál de

éstas corren.

Ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y

licencias que demanden la iniciación o ejecución del contrato, o ha dado

inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma

de la ejecución contractual.

Tiene definido el esquema que implementará para hacerle seguimiento y

control a las actividades del contratista.

ETAPA PRECONTRACTUAL.

En esta etapa se engloban los trámites relativos al proceso de selección, la

elaboración de los términos de referencias o pliego de condiciones, documentos

que basados en la información consignada en los estudios previos deberán definir

(con la mayor sencillez posible) los requisitos que deberá cumplir quienes estén

interesados en presentar oferta y establecer los criterios con los que serían

evaluadas las propuestas y seleccionada la oferta adjudicataria y el termino en

que se adoptará tal decisión.

ETAPA CONTRACTUAL.

Abarca el periodo comprendido entre la iniciación y liquidación del contrato y, por

consiguiente, contempla las más caracterizadas vicisitudes de la ejecución

contractual y los retos que supone para los representantes de la entidad la

gestión de los contratos. La gestión de los contratos se inicia desde el momento

en que se designa a los responsables de adelantar las labores de supervisión e

interventoría del contrato.

De manera previa a la iniciación del contrato se debe firmar un acta de iniciación

de éste, en la que debe darse cuenta de las condiciones en que empieza a

ejecutarse y los compromisos que adquieren las partes para tal efecto: por

ejemplo, la relación de los equipos y del personal destinado por el contratista a

ese propósito, y de los recurso (dinero, edificios, predios) que entrega la entidad

con ese mismo fin; además, una descripción detallada de las circunstancias de

modo, tiempo y lugar, que servirá a su vez de información preliminar o

introductoria al libro de bitácora que debe llevarse para registrar el estado de

avance de la ejecución contractual, las contingencias que se presenten y las

decisiones y soluciones adoptadas.




211

Por otra parte, si se ha pactado, la entidad debe asegurarse de entregar al

contratista el anticipo en la cantidad y el tiempo acordado. El anticipo sólo se

puede otorgar y aprobar una vez perfeccionado el contrato. Y que las inversiones

realizadas por el contratista con los recursos del anticipo deben reflejarse en las

cantidades de bienes adquiridos u obras ejecutadas. Una vez se ha iniciado el

contrato, las principales actividades de la entidad municipal está relacionadas con

el control del estado y avance de la ejecución contractual, la autorización de los

soportes y las cuentas de cobro, los pagos ordinarios y los reajustes, las

modificaciones del contrato (objeto, plazo, precio) para ajustarlo a la realidad de

sus ejecución y el ejercicio de las potestades discrecionales y exorbitantes.

Posteriormente su gestión estará referida a la recepción del bien, obra o servicio,

que involucra la elaboración del acta de recibo o la aprobación del informe final, la

autorización de los pagos pendientes y la exigencia y aprobación de la ampliación

de las garantías según lo pactado en el contrato y advertido en el pliego de

condiciones.

ETAPA DE LIQUIDACIÓN.

Liquidar significa hacer el ajuste formal de una cuenta; saldar, pagar enteramente

una cuenta; se produce con el objeto de que las partes contratantes establezcan,

con fundamento en el desarrollo del contrato, las acreencias pendientes a favor o

en contra de cada uno. Procede a la terminación normal o anormal del contrato.

La liquidación del contrato es un procedimiento mediante el cual la administración

y el contratista se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones contractuales,

como también respecto de las vicisitudes presentadas durante su desarrollo. Es un

acto que, por ende, aclara y define todo lo relativo a la relación contractual que

existió entre las partes del negocio jurídico.

Las actuaciones que son responsabilidad de la administración pública en este

momento de la actividad contractual, que de acuerdo con el artículo 60 de la ley 80

de 1993 debe surtirse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización

del contrato, salvo que las partes pacten otros términos, se concreta en la

elaboración del proyecto de acta de liquidación que para intentar la liquidación de

común acuerdo, se someterá a la aprobación del contratista: si éste formula

reparos, por ejemplo, porque no incluye los valores correspondientes a

obligaciones ejecutadas por el contratista, y la entidad los encuentra fundados,

deberá proceder a efectuar los ajustes que sean del caso al acta y a suscribirla

junto con el contratista.




212

Si no es posible llegar a un acuerdo, esto es si el contratista se rehúsa a una

liquidación bilateral, la entidad deberá ejercer su potestad exorbitante y liquidar

unilateralmente el contrato, expidiendo para el efecto una resolución debidamente

motivada dentro de los dos meses siguientes a los cuatro (4) meses destinados al

intento de liquidación de común acuerdo.

9.4.3 DEFINICIONES.

CONTRATO. Es un acuerdo de dos o más voluntades con el fin de crear

obligaciones entre las partes.

CONTRATOS ESTATALES. Son actos jurídicos generadores de obligaciones que

celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en normas de

derecho público, como los que a titulo enunciativo se nombran a continuación:

Contrato de obra, contrato de consultoría, contrato de prestación de servicios,

contrato de concesión, encargos fiduciarios y de fiducia pública, entre otros.

MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.

De acuerdo con el artículo 2º de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 94

de la ley 1474 de 2011, las entidades estatales deberán seleccionar los

contratistas bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada,

Concurso de Méritos y Contratación Directa.

A. LICITACION PÚBLICA: Se entiende por esta, el procedimiento mediante el

cual la entidad estatal formula al público una convocatoria para que, en

igualdad de condiciones, quienes se encuentren interesados formulen sus

ofertas y entre estas se seleccione la más favorable para la entidad.

B. SELECCIÓN ABREVIADA: Corresponde a la modalidad de selección

objetiva prevista para aquellos casos en que debido a las características,

circunstancias, cuantía o destinación del objeto, obra o servicio a contratar

se pueden adelantar mecanismos simplificados y agiles para garantizar la

escogencia efectiva del contratista que cumple con los requisitos exigidos

por la entidad para la eventual celebración del contrato.




213

Bajo esta modalidad se celebran los siguientes contratos:

Contratos de adquisición o suministro de bienes y servicios de

características uniformes (contienen las mismas especificaciones técnicas

con independencia de su diseño);

La contratación de menor cuantía;

Contratos de prestación de servicios de salud;

La enajenación de bienes del estado y

Actos o contratos que tenga por objeto directo las actividades comerciales e

industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y

de las sociedades de economía mixta.

Para la celebración de un contrato de mínima cuantía, es decir, cuyo valor

no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad,

independientemente de su objeto, se adelantara la selección del contratista

bajo la modalidad de selección abreviada, siguiendo las siguientes reglas:

La entidad estatal deberá publicar la invitación especificando el

objeto del contrato, el presupuesto para desarrollar y las condiciones

técnicas exigidas para tal fin, por un término superior a un día, con el

fin de que pueda ser conocido por quien se encuentre interesado.

Una vez publicada la invitación se le otorgara un término superior a

un día para que el contratista interesado presente su oferta.

La entidad deberá seleccionar la oferta con el menor precio siempre

y cuando cumpla con todas las especificaciones técnicas exigidas;

Dicha selección se le deberá notificar al contratista mediante

comunicación de selección de la oferta presentada. Tanto la

comunicación de aceptación como la oferta presentara por el

contratista constituyen la base sobre la cual se realizara dicho

contrato.

C. CONCURSO DE MERITOS. Esta modalidad contractual está prevista para la

selección de consultores o proyectos, en la que se podrá hacer uso de

sistemas de concurso abierto o de precalificación. Se entiende por contrato

de consultoría los celebrados por las entidades estatales cuyo fin consiste

en el estudio para la ejecución de proyectos de inversión, diagnostico, así

como de asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son

también contratos de consultoría aquellos cuyo objeto consiste en la

interventoría, asesoría, gerencia de obra y/o proyectos.




214

D. CONTRATACION DIRECTA. Es el procedimiento mediante el cual la entidad

estatal hace conocer a dos (2) o más oferentes el objeto y las demás

variables de contratación a fin de que se formulen propuestas y ofertas,

esta modalidad contractual solo procederá en caso de urgencia manifiesta,

contratación de empréstitos y contratos interadministrativos.


Establecer los procedimientos internos para la contratación estatal de bienes y

servicios de acuerdo a los principios y normas que la rigen.

9.4.5 NORMATIVIDAD.

La actividad contractual que realice el Municipio, se sujetará siempre a la

Constitución Política (artículos 83, 90, 150, 209, 333 y 365), al Código de

Comercio, Código Civil, Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública), Ley 1150 de 2007, Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011,

decreto 2474 de 2008, decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, Manual de

Contratación Municipal y demás normas que expida el Gobierno Nacional en esta

materia.




215



Contratación Pública

Código: PA-CC

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión de Contratación y Compra.


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Planeación Contractual Despacho Secretario de Despacho


2 Etapa Precontractual Despacho Secretario de Despacho


3 Etapa Contractual Despacho



4 Liquidación Del

Contrato

Despacho Secretario de Despacho









216


ACTIVIDAD N°1

Planeación Contractual

Código: PA-CC-P0101

Versión 01

Nombre del procedimiento Planeación Contractual


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Análisis de las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público encomendado

Secretario General Responsable cargo

BPIM – Plan operativo anual de inversiones.

2

Se realizan los estudios de la disponibilidad de recursos para solventar las prestaciones que se



Disponibilidad presupuestal

3

Estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato para definir las condiciones en que debe ser ejecutado


Estudio de viabilidad técnica, jurídica y económica.

4

Analizar los riesgos que implica para las partes la ejecución del objeto contractual


Análisis de riesgos

5

Estudio de los bienes (predios, equipos, edificaciones) que se tienen o se pueden tener para la ejecución del contrato.


Estudio de factibilidad.

6

Se gestiona la obtención de permisos y licencias que demanden la iniciación o ejecución del contrato


Normas ambientales y fiscales.

7

Se establece el esquema para hacerle seguimiento y control a las actividades del contratista.


Normas de Interventoría

8

Con base en todo lo anterior se elabora del proyecto de pliego de condiciones


Proyecto de pliego de condiciones








217

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA

ACTIVIDAD PLANEACIÓN CONTRACTUAL

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN CONTRACTUAL

CÓDIGO PA-CC-P0101

Análisis de las necesidades de la

entidad para el cumplimiento del servicio

público encomendado.

Se realizan los estudios de la

disponibilidad de recursos para

solventar las prestaciones que se


FIN

Analizar los riesgos que implica para las partes

la ejecución del objeto contractual

Estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato para definir las condiciones en que debe ser ejecutado.

Se gestiona la obtención de

permisos y licencias que

demanden la iniciación o

ejecución del contrato

Se establece el esquema para

hacerle seguimiento y control a las

actividades del contratista.

INICIO

Estudio de los bienes (predios, equipos, edificaciones) que se tienen o se pueden tener para la ejecución del contrato.

Con base en todo lo anterior se elabora del proyecto de pliego de condiciones




218


ACTIVIDAD N°2 Etapa Precontractual


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Selección del Contratista

(convocatoria para participar)

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Se instaura aviso de convocatoria para participar en proceso contratación

Secretario Genera – Área Judicial

Responsable cargo SECOP

2

Se publican los pre pliegos de condiciones Secretario Genera – Área Judicial

Responsable cargo SECOP

3

Se reciben las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, después de su publicación, en un término de 10 días hábiles para licitación pública y 5 días hábiles para selección abreviada y concurso de méritos.


Responsable cargo Área Jurídica

4

La entidad debe publicar en SECOP un documento que contenga las apreciaciones y respuestas a las observaciones formuladas por los oferentes, estas respuestas se pueden publicar como parte integrante del acto de apertura.


Responsable cargo

Área Jurídica

5

La Entidad Municipal ordena la apertura del proceso de selección, mediante acto administrativo de carácter general


Responsable cargo

Área Jurídica

6

Se publican los pliegos de condiciones definitivos. Y asigna los riesgos pertinentes.


Responsable cargo

Área Jurídica

7

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes.


Responsable cargo

Área Jurídica

8

Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el alcalde municipal puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.


Responsable cargo

Área Jurídica

9

La Entidad debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.


Área Jurídica

10

Se presentan las propuestas en el plazo determinado para la licitación o concurso (definido en los pliegos de condiciones)


Área Jurídica






219


ACTIVIDAD ETAPA PRECONTRACTUAL

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA –CONVOCATORIA PARA PARTICIPAR

CÓDIGO PA-CC-P0201

Se instaura aviso de convocatoria para participar en proceso contratación.

Se reciben las observaciones al proyecto de

pliego de condiciones, después de su

publicación, en un término de 10 días hábiles

para licitación pública y 5 días hábiles para

selección abreviada y concurso de méritos

Se publican los pre pliegos de condiciones

La Entidad Municipal ordena la

apertura del proceso de

selección, mediante acto

administrativo de carácter

general

Se publican los pliegos de

condiciones definitivos. Y asigna

los riesgos pertinentes.

INICIO

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, a solicitud de cualquiera de las personas interesadas

La entidad debe publicar en SECOP un documento que contenga las apreciaciones y respuestas a las observaciones formuladas por los oferentes, estas respuestas se pueden publicar como parte integrante del acto de apertura.

A




220


ACTIVIDAD PLANEACIÓN CONTRACTUAL

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN CONTRACTUAL

CÓDIGO PA-CC-P0201

A

Como resultado de lo debatido en la

audiencia y cuando resulte conveniente,

el alcalde municipal puede modificar los

pliegos de condiciones a través de

adendas expedidas antes del

vencimiento del plazo para presentar

ofertas.

Se presentan las propuestas en el plazo

determinado para la licitación o concurso

(definido en los pliegos de condiciones)

Fin




221


BARANOA

ACTIVIDAD N°2 Etapa Precontractual


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Selección del Contratista

(adjudicación del contrato)


Pág. 1 de n



Punto de control

1

Se elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas


Responsable cargo En los pliegos de condiciones,

se señalará el plazo razonable dentro del cual la entidad deberá realizar la evaluación. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva.

2

Se solicita a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables.


Responsable cargo Los oferentes no podrán

completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

3

Se efectúa la adjudicación del contrato o se declara incierta la licitación o concurso


Responsable cargo El acto de adjudicación se hará

mediante resolución motivada. La Entidad puede adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requisitos de los pliegos de condiciones

laborado por: Revisado por: Aprobado por:







222


ACTIVIDAD ETAPA PRECONTRACTUAL

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA – ADJUDICACION DEL CONTRATO.

CÓDIGO PA-CC-P0202

Se elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas.

Se solicita a los proponentes las

aclaraciones y explicaciones que se

estimen indispensables.

Se efectúa la adjudicación del contrato o se

declara incierta la licitación o concurso

Inicio

FIN




223


ACTIVIDAD N°3 Etapa Contractual


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Formalización del Contrato


Pág. 1 de n



Punto de control

1

Se recopila toda la información del proceso de adjudicación del contrato.


Responsable cargo

Acto administrativo de adjudicación.

2

Se recopilan los documentos de ley


Responsable cargo

RP, impuesto y aportes parafiscales

3

Se perfecciona el contrato


Responsable cargo

Se eleva a escrito

4

Se entrega una Copia del contrato al contratista para que constituya la garantía de cumplimiento


Responsable cargo

Póliza de cumplimiento

5

Constituida las garantías se aprueba el contrato


Responsable cargo

Formalización legal del contrato.








224


ACTIVIDAD ETAPA CONTRACTUAL

PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DEL CONTRATO

CÓDIGO PA-CC-P0301

Se recopila toda la información del proceso de adjudicación del contrato.

Se recopilan los documentos de ley

Inicio

Fin

Se perfecciona el contrato

Se entrega un Copia del contrato al

contratista para que constituya la garantía de

cumplimiento

Se entrega un Copia del contrato

al contratista para que constituya

la garantía de cumplimiento




225


ACTIVIDAD N°4 Etapa Contractual


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ejecución del Contrato

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Se designa el interventor o supervisor de la ejecución del contrato y se realiza la publicación.


Responsable cargo


2

Se firma acta de iniciación en la que debe darse cuenta de las condiciones en la que empieza a ejecutarse el contrato y los compromisos que adquieren las partes para tal efecto.


Responsable cargo


3

Si está pactado, se entrega el anticipo correspondiente.


Responsable cargo


4

Una vez iniciado el contrato la principal actividad de la entidad está relacionada con el control del estado y avance de la ejecución contractual, la autorización de los soportes y las cuentas de cobro, los pagos ordinarios y los reajustes, la modificación al contrato para ajustarlo a la realidad de la ejecución, etc.


Responsable cargo Coordinación

Jurídica

5

Posteriormente se recibe el bien, obra o servicio que involucra la elaboración del acta de recibo o la aprobación del informe final.


Responsable cargo









226


ACTIVIDAD ETAPA CONTRACTUAL

PROCEDIMIENTO EJECUCION DEL CONTRATO

CÓDIGO PA-CC-P0401

Se designa el interventor o supervisor de la ejecución del contrato y se realiza la publicación.

Se firma acta de iniciación en la que debe darse cuenta de las condiciones en la que empieza a ejecutarse el contrato y los compromisos que adquieren las partes para tal efecto.

Inicio

FIN

Se recibe el bien, obra o

servicio que involucra la

elaboración del acta de

recibo o la aprobación del

informe final.

Si está pactado, se entrega el anticipo

correspondiente.

Una vez iniciado el contrato la principal

actividad de la entidad está relacionada con el

control del estado y avance de la ejecución

contractual, la autorización de los soportes y

las cuentas de cobro, los pagos ordinarios y

los reajustes, la modificación al contrato para

ajustarlo a la realidad de la ejecución, etc.




227

9.5 PA- GESTIÓN FINANCIERA.

Este proceso es una herramienta de apoyo y consulta que respalda el buen

funcionamiento de la Hacienda Municipal. En ellos se describen las actividades

que deben realizarse para cumplir con las obligaciones y atribuciones que

corresponden, a través de la ejecución presupuestal que se inicia el primer día de

la vigencia fiscal y consiste en desarrollar el presupuesto definitivamente

aprobado, es decir la realización de las operaciones financieras que permitan

cumplir con los programas, objetivos y metas trazadas.

9.5.1 OBJETIVO.

Garantizar una gestión efectiva en las finanzas del municipio a través de un

instrumento de trabajo que garantice la buena gestión en el desarrollo de todas las

actividades que debe realizar la secretaria de Hacienda Municipal, para lo cual

debe desarrollar los siguientes objetivos específicos:

I. Determinar la situación presupuestal del municipio de Baranoa contando

con una herramienta que permita establecer los determinantes del déficit o

superávit de la vigencia fiscal

II. Establecer el movimiento mensual de la tesorería para determinar aspectos

como gastos y el uso de los créditos de corto plazo (créditos de tesorería)

para cubrir periodos de iliquidez. Así como también, Establecer la situación

que la tesorería del municipio de Baranoa presenta a 31 de diciembre de la

vigencia anterior.

III. Elaborar los correspondientes estados financieros y presentar los informes

financieros a los entes de control.

9.5.2 ALCANCE

Corresponde al alcalde municipal ordenar los gastos municipales de acuerdo con

el plan de inversión y el presupuesto. Y a la secretaria de hacienda, desarrollar la

Gestión presupuestal, gestión contable, atención al contribuyente, gestión

tesorería, informes a los entes de control.

El proceso de gestión financiera lo podemos segregar en dos subprocesos: I) La

gestión presupuestal, II) La gestión de tesorería y III) La gestión contable.




228

GESTIÓN PRESUPUESTAL.

Con respecto a la gestión presupuestal, para efecto de llevar el registro de todas

las operaciones presupuestales la dependencia encargada del manejo

presupuestal deben llevar los siguientes libros:

a. Libro de Registro de Ingresos

b. Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos

c. Libro de Registro de Vigencias Futuras

d. Libro de Registro de Reservas Presupuestales

e. Libro de Registro de Cuentas por Pagar

a. LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS.

En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestión de los

ingresos públicos indicando la fecha, el número, la clase, el signo, el valor y el

documento soporte.

Son operaciones de gestión del presupuesto de ingresos las operaciones

establecidas en la ley que conlleven a: el reconocimiento de derechos por cobrar,

la anulación o compensación de los derechos por cobrar, el recaudo y las

devoluciones.

b. LIBRO DE REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS,

OBLIGACIONES Y PAGOS.

Este libro refleja la apropiación vigente; la apropiación vigente no afectad; el total

de los certificados de disponibilidad expedidos; los compromisos contraídos; los

certificados de disponibilidad pendientes de comprometer; el total de obligaciones

causadas y los compromisos pendientes de causar; el total de pagos realizados y

las obligaciones por pagar.

En este libro debe registrarse diariamente cada una de las operaciones que

afecten el presupuesto de gastos por cada uno de los rubros del anexo del

Decreto de liquidación del presupuesto indicando la fecha, el número, la clase, el

tipo y el valor del documento que autoriza la operación.




229

c. LIBRO DE REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS

En este libro se registran los cupos de vigencias futuras autorizados por el

CONFIS o por quien éste delegue (Orden Nacional), y cuando sea del caso,

aquellas autorizaciones impartidas por el Concejo municipal, previa aprobación por

el COMFIS municipal o el órgano que haga sus veces.

d. LIBRO DE REGISTROS RESERVAS PRESUPUESTALES

Este libro presenta las reservas constituidas con cargo al presupuesto de la

vigencia anterior en los respectivos rubros del anexo del Decreto de Liquidación

del Presupuesto (Acuerdo municipal), su ejecución y los saldos.

Se precisa que las reservas presupuestales constituidas, que no se ejecuten

durante el año de su vigencia fenecerán.

e. LIBRO DE REGISTRO CUENTAS POR PAGAR

Este libro presenta las cuentas por pagar constituidas con cargo al presupuesto de

la vigencia anterior en los respectivos rubros del anexo del Decreto de Liquidación

del Presupuesto (Acuerdo Municipal), su ejecución y los saldos.

Se precisa que las cuentas por pagar constituidas, que no se ejecuten durante el

año de su vigencia fenecerán.

I. GESTIÓN DE TESORERÍA

El proceso de gestión tesorería lo podemos desarrollar en dos momentos:

mensual y al final de la vigencia.

1. PROCEDIMIENTO MENSUAL DE TESORERÍA

En el proceso que se desarrolla mensualmente sobre los movimientos de tesorería

se determinan aspectos como la estacionalidad en el recaudo de los ingresos, su

relación con los gastos y el uso de los créditos de corto plazo (créditos de

tesorería) para cubrir periodos de iliquidez. En la dependencia de tesorería se

debe manejar una tabla modelo donde se registren los movimientos financieros

para los meses que hayan transcurrido para la vigencia en curso.




230

Los conceptos y reglas básicas que deben aplicarse en la tabla son:

a) Recursos disponibles a principio de mes.

b) Recaudos del mes.

c) Pagos durante el mes.

d) Créditos de tesorería.

e) Exigibilidades a fin de mes.

a) RECURSOS DISPONIBLES A PRINCIPIO DE MES.

Se refiere a los saldos en caja, bancos, inversiones temporales y documentos por

cobrar registrados al último día del mes anterior, con los cuales la administración

municipal puede contar para las operaciones del mes respectivo.

b) RECAUDOS DEL MES.

Incluye todos los recaudos del mes provenientes de los diferentes conceptos

rentísticos con que cuenta la entidad territorial, como son los ingresos tributarios y

no tributarios, las transferencias y los recursos de capital.

c) PAGOS DURANTE EL MES.

Son todos los giros efectuados por la tesorería municipal en el transcurso del mes

para pagar los compromisos adquiridos por la administración. Se incluyen los

pagos de funcionamiento, servicio de la deuda, las transferencias pagadas y los

pagos de inversión.

d) CRÉDITO DE TESORERÍA.

Se debe indicar el monto de créditos de corto plazo (menores de un año)

desembolsado en el mes para solucionar problemas de iliquidez. Estos créditos no

se pueden incorporar al presupuesto. Solo se utilizan como un instrumento extra

presupuestal para solventar problemas de iliquidez momentáneos para cubrir

gastos presupuestados.




231

e) EXIGIBILIDADES A FIN DE MES

Indica el acumulado a fin de mes de los compromisos adquiridos por la

administración municipal que cuentan con su respectivo soporte legal, pero cuyo

pago real no se ha efectuado.

2. PROCEDIMIENTO DE TESORERÍA AL FINAL DE LA VIGENCIA.

Este proceso tiene el propósito de establecer la situación que presenta la tesorería

del municipio a 31 de diciembre de la vigencia anterior para examinar los

determinantes del déficit o superávit real, lo que nos permite establecer los

requerimientos inmediatos de recursos con base en las exigibilidades que deberán

ser cubiertas en la vigencia que se inicia.

Los conceptos y reglas básicas que se deben aplicar para el desarrollo de este

proceso son:

a) Las disponibilidades,

b) Las exigibilidades y

c) La situación de tesorería.

a) DISPONIBILIDADES

Corresponde a los saldos a fin de año registrados en caja, bancos, inversiones

temporales y documentos por cobrar, es decir, los fondos disponibles o

convertibles fácilmente en dinero.

b) EXIGIBILIDADES

Corresponde a las obligaciones de pago del municipio con vencimiento menor

a un año conformadas por la reserva de caja.

c) SITUACIÓN DE TESORERÍA

Es la diferencia entre las disponibilidades y las exigibilidades.

- Hay superávit, cuando las primeras son mayores que las segundas y

- Hay déficit, cuando las exigibilidades son mayores




232

En caso de que la situación de tesorería sea deficitaria y la situación

presupuestal superavitaria, se debe analizar qué factores determinan la

diferencia: si los ingresos reconocidos no son efectivos, es decir, no han

ingresado a caja o se presentan situaciones dudosas, o si las reservas de caja

corresponden a cuentas por pagar de otras vigencias que no tienen respaldo

presupuestal.

II. Gestión Contable.

El proceso de gestión contable tiene como propósito realizar los registro,

consolidación y control de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de

la administración para facilitar la planeación y la toma de decisiones en la misma,

para lo cual se realiza la elaboración de los estados financieros. Estos además,

nos permiten presentar los informes a las entidades de control.

9.5.3 DEFINICIONES.

INGRESOS CORRIENTES

Corresponden a los ingresos tributarios y no tributarios reconocidos por la entidad

municipal como recaudos efectivos netos, es decir, los ingresos a tesorería o

bancos según la clasificación del presupuesto de la vigencia.

También incluye los recursos por transferencias del Sistema General de

Participaciones de libre destinación y otras transferencias corrientes de fuentes

diferentes de uso libre, debidamente registradas, reconocidas y efectivas,

presupuestadas durante la vigencia.

RECURSOS DE CAPITAL

Los recursos de capital corresponden a los desembolsos de créditos, tanto

internos como externos, recibidos por la entidad territorial; venta de activos fijos y

otros conceptos asimilables a recursos de capital, como por ejemplo los préstamos

recibidos de otras entidades.




233

- CRÉDITO

Desembolsos de créditos de largo plazo, presupuestados para la vigencia,

realmente efectuados (con vencimiento mayor a un año) y los desembolsos

programados para el año siguiente de créditos ya contratados.

Se consideran estos últimos, por cuanto su ingreso está garantizado.

- BALANCE DEL TESORO

Superávit del año anterior a la vigencia que se analiza, incorporado como recursos

del balance al presupuesto del respectivo año.

- OTROS

Corresponde a ingresos reconocidos y efectivos presupuestados para la vigencia,

correspondientes a transferencias de capital, regalías o recursos de

cofinanciación.

A. PAGOS

Son los gastos efectuados con cargo al presupuesto de la vigencia. Debe incluir

los pagos por concepto de funcionamiento, pago de salarios a los empleados

(servicios personales), los costos de la compra de bienes y servicios (gastos

generales) y las transferencias relacionadas con la nómina (ICBF, Sena y Caja

Prestacional, entre otros), transferencias a otros niveles administrativos no

condicionadas a ser destinadas a inversión, servicio de la deuda por los créditos

adquiridos (desagregado en intereses y amortizaciones) e inversión (construcción

de vías, escuelas, puestos de salud, entre otros, bien sea directamente o a través

de terceros mediante el giro de aportes con destinación exclusiva a inversión,

conforme a las normas existentes).

B. CUENTAS POR PAGAR

Son obligaciones, constituidas a 31 de diciembre de la vigencia fiscal, que

amparan los compromisos derivados de la entrega a satisfacción de los bienes y

servicios y de anticipos pactados en los contratos. Se pagarán con cargo a los

saldos disponibles sin operación presupuestal alguna.




234

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS.

El manejo de los recursos financiero por parte de la tesorería hace necesario la

apertura de cuentas bancarias. La creación de estas cuentas debe hacerse en

entidades vigiladas y autorizadas por la superintendencia financiera.

CUENTA CORRIENTE.

Son las cuentas principalmente utilizadas para el manejo de chequeras las cuales

no generan ningún tipo de rentabilidad financiera.

CUENTA DE AHORRO.

Estas cuentas generan una rentabilidad mínima sobre los depósitos efectuados en

ellas, pero no permiten el uso de chequeras para efectuar los pagos.

Generalmente estas cuentas se utilizan para mantener recurso que no se vayan a

mover inmediatamente, y lo que se acostumbra en ellas es efectuar los traslados a

las cuentas corrientes en el momento que se requiera liquidez para efectuar el giro

de cheques. Igualmente, se utilizan para realizar pagos a través de movimientos

electrónicos mediante las transferencias a otras cuentas vía internet desde las

pantallas empresariales de los bancos.


Los productos que se generan por medio de este proceso

9.5.5 NORMATIVIDAD.

Constitución Política Artículo 209

Ley 87 de 1993 y 489 de 1998

Estatuto Tributario Nacional

Ley 643 de 2001

Resolución 222 de 2006. Régimen de Contabilidad Pública

Estatuto de Rentas Municipal.

Ley 716 de 2001




235

De acuerdo con lo previsto en los artículos 300-5, 313-5, 352 y 353 de la Constitución

Política, el artículo 52 de la Ley 179 de 1994, el artículo 32-10 de la Ley 136 de 1994, y el

artículo 32 de la Ley 225 de 1995.



Gestión Financiera

Código: PA-GFP

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión Financiera - Presupuesto.


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Programa anual mensualizado de caja

Hacienda Municipal Responsable del Cargo

Estados Financieros

2 Registro de ingresos. Hacienda Municipal Responsable del Cargo

Estados Financieros

3

Registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos


Estados Financieros

4 Registro de vigencias futuras Hacienda Municipal Responsable del Cargo

Estados Financieros

5 Registro de reservas presupuestales


Estados Financieros

6 Registro de cuentas por pagar Hacienda Municipal Responsable del Cargo

Estados Financieros

7 Modificación del presupuesto Hacienda Municipal Responsable del Cargo

Estados Financieros








236


ACTIVIDAD N°1 Programa Anual Mensualizado de

Caja - PAC

Código: PA-GFP-

0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programa Anual Mensualizado De

Caja - PAC

Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se analiza el comportamiento de los flujos de ingresos recaudados cada mes por la tesorería del municipio.

Sec. De Hacienda Secretario de

Hacienda Estados Financieros

2

Se analiza la ejecución presupuestal mensual de los tres (3) últimos años que incluyan los ingresos recaudados por cada rubro rentístico así como los pagos realizados por cada rubro de gasto.

Sec. De Hacienda Secretario de Hacienda

Estados Financieros

3

Se analiza el presupuesto anual para el ejercicio de la vigencia fiscal tanto para ingresos como para gastos


Estados Financieros

4

Se analizan las proyecciones de desembolsos para el pago de contratos y proyectos de inversión. (POAI)


Estados Financieros

5

Se establece un resumen de fechas: vencimiento de inversiones, desembolsos de créditos contratados, amortizaciones, pago de intereses y servicio de la deuda, contratos que cubren vigencias futuras y que se deben cancelar durante la vigencia fiscal, en la cual está programado el flujo de caja.


Estados Financieros

6

La secretaría de hacienda comunicará a la personería y concejo municipal, las metas anuales mensualizadas de pago para la elaboración del PAC con fundamento en las metas financieras determinadas por el consejo municipal de política fiscal, COMFIS.


Estados Financieros

7

La personería y concejo municipal , presentarán el PAC a la secretaría de hacienda, antes del veinte (20) de diciembre

Personería y concejo municipal


Estados Financieros

8

La secretaría de hacienda coordinará con la secretaría de planeación la elaboración del programa anual mensualizado de caja de inversión.

Sec. De Hacienda y Planeación.


Estados Financieros

9

La secretaría de hacienda consolida el PAC con las solicitudes presentadas por los órganos y hará la verificación frente a las metas financieras y su respectiva mensualización

Sec. De Hacienda


Estados Financieros

10

La secretaría de hacienda municipal comunicará a los diferentes órganos y dependencias, dentro de los dos (2) primeros días hábiles del mes, una programación de pagos que le permita atender los requerimientos de caja durante ese mes.

Sec. De Hacienda


Estados Financieros




237

11

Distribuye la apropiación presupuestal en cada uno de los rubros del presupuesto conforme al PAC, e Ingresa al sistema la Distribución Presupuestal.

Sec. De Hacienda.


Estados Financieros








238

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO

ACTIVIDAD PROGRAMA MENSUALIZADO DE CAJA

PROCEDIMIENTO PAC

CÓDIGO PA-GFP-P0101 Inicio

Fin Comunicación escrita al Concejo y

Personería Municipal sobre pago de

transferencias de acuerdo a la Ley 617 de

2001 y aprobados por el COMFIS

Proyección pagos del contratos del

POAIN.

Proyección de pagos del Servicio de la

Deuda, incluido pagos de vigencias futuras.

Análisis Histórico Flujo Mensual de Caja.

Análisis Histórico Flujos de Ingresos y Gastos últimos tres años.

Análisis presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia en curso.

Personería y Concejo presentaran PAC a la

Secretaria de Hacendar Municipal antes del 20 de

Diciembre de cada vigencia.

La secretaría de hacienda

coordinará con la secretaría de

planeación la elaboración del

programa anual mensualizado

de caja de inversión.

Hacienda Municipal coordinara el

PAC con los diferentes órganos

del presupuesto Municipal la

programación de pagos mensual.

Hacienda Municipal distribuye las

apropiaciones en cada rubro del

presupuesto.




239


ACTIVIDAD N°2 Registro de Ingresos

Código: PA-GFP-P0201

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro Presupuestal de Ingresos


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Tesorería envía mensualmente los listados de recaudo de los diferentes ingresos en el mes tales como impuesto predial, industria y comercio, así como las transferencias y otros.

Tesorería Municipal Tesorero Municipal

Contabilidad

2

Se genera el listado de Ingresos por rubro presupuestal de ingresos organizándolo de acuerdo a lo requerido.


Contabilidad

3

Se realiza el registro de las operaciones. identificando el tipo de ingresos: corrientes, de capital, parafiscal, etc.


Contabilidad








240


ACTIVIDAD REGISTRO DE INGRESOS

PROCEDIMIENTO REGISTRO PRESUPUESTAL DE INGREOS

CÓDIGO PA-GFP-P0201

Inicio

FIN

Se realiza el registro de las operaciones.

Identificando el tipo de ingresos: corrientes, de

capital, parafiscal, etc.

Se genera el listado de Ingresos por rubro

presupuestal de ingresos organizándolo de

acuerdo a lo requerido.

Tesorería envía mensualmente al departamento

contable los listados de recaudo de los

diferentes ingresos en el mes tales como

impuesto predial, industria y comercio, así como

las transferencias y otros.




241


ACTIVIDAD N°3 Registro Presupuestal de Apropiaciones,

Compromisos, Obligaciones y Pagos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Dependencias solicitan necesidad para contratar

Dependencia correspondiente.


Registro de documentos recibidos (despacho)

2

Alcalde recibe solicitud y envía solicitud de CDP para diligencia de contrato

Despacho Subsecretario de despacho

Registro de documentos enviados (despacho)

3

Se recibe del alcalde municipal formato de solicitud de CDP

Área de Hacienda. Auxiliar. administrativo

Registro de documentos recibidos (Hacienda)

4

Consulta el estado de ejecución del acuerdo mensual de gastos y asigna o no, el

número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).y envía a sec. De Hacienda

Hacienda Municipal Coordinador del control presupuestal

Libro de registro de apropiaciones.

5

Se envía documento de CDP a las dependencias correspondientes y al alcalde para gestionar el proceso de contratación.

Secretario de Hacienda Secretario de hacienda

Registro de documentos enviados (Hacienda)








242

NO

SI


ACTIVIDAD CERTIFICADOS PRESUPUESTALES

PROCEDIMIENTO EXPEDICIN CDP


Inicio

FIN

Se recibe del alcalde municipal formato de

solicitud de CDP.

Alcalde recibe solicitud y envía solicitud de CDP

para diligencia de contrato.

Dependencia solicita con oficio necesidad para

contratar.

Se recibe del alcalde municipal formato de solicitud

de CDP.

Consulta

Saldos

Se envía documento de CDP a las

dependencias correspondientes y al alcalde para

gestionar el proceso de contratación.




243


ACTIVIDAD N°3 Registro Presupuestal de Apropiaciones,

Compromisos, Obligaciones y Pagos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro de los Compromiso, Obligación

y Pago

Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Recibe de las dependencias correspondientes el proyecto de contrato con los documentos soporte para generar los compromisos

Dependencias correspondientes. Secretarios de despacho

Registro de recepción de documentos.

2

Realiza el registro presupuestal de los compromisos en el sistema y envían los documentos a la oficina jurídica para que continúe el trámite de legalización del contrato.

Sec. De Hacienda Coordinador del control presupuestal

Libro de apropiaciones.

(registro del compromiso)

3

Se recibe documentación, se legaliza el contrato y se envía al despacho para firma del alcalde

Sec. General (oficina jurídica) Auxiliar administrativo

Contrato legalizado

4

Se Recibe, del despacho del alcalde, los contratos debidamente legalizados, y realiza el registro de la Obligación. Sec. De Hacienda.

Coordinador del control presupuestal

Libro de apropiaciones (registro de la obligación.)

5

Envía los contratos a la secretaria General (oficina jurídica)

Sec. General (oficina jurídica) Auxiliar administrativo

Registro de archivo de contratos.

6

Recibe de contabilidad los comprobantes de egreso y registra la ejecución de los pagos

Sec. De Hacienda

Coordinador del control presupuestal

Libro de apropiaciones (registro de pagos)








244


ACTIVIDAD REGISTOROS PRESUPUESTALES

PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN RP


Inicio

FIN

Jurídica recibe documentación, se legaliza el

contrato y se envía al despacho para firma del

alcalde.

Dependencia envía documentos contractuales

con sus respectivos soportes.

Despacho del Alcalde recibe contrato para

legalizar y se registra la obligación.

Envío de Contratos a Secretaria General y Oficina

Jurídica para seguir el Trámite.

Presupuesto realiza el RP y lo envía a Jurídica

para que continúe el trámite del contrato.

Tesorería recibe de contabilidad los

comprobantes de egreso y registra la ejecución

de los pagos.




245


ACTIVIDAD N°4 Registro de Vigencias Futuras


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro de Vigencias Futuras y

Cuentas por Pagar

Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se adquiere compromisos para vigencias futuras con cargo a las autorizaciones de gastos impartidas por el CONFIS nacional y aquellas que autorice el concejo m/pal, previa autorización del COMFIS municipal.

Despacho del alcalde – Oficina Jurídica – Secret. de Hacienda-

Alcalde, asesor jurídico y sec. De hacienda.

Documento que respalda los compromisos.

2

Se Indica los saldos de los compromisos y las obligaciones pendientes de autorización de pago por cada una de las apropiaciones constituidas como Reservas Presupuestales

Secretaria De Hacienda Secretario de despacho

Contratos, Decretos y/o resoluciones

3

Se recibe información del compromiso de vigencias futuras y registra las obligaciones y compromisos.

Coordinación de presupuesto

Coordinador de presupuesto

Libro de registro de vigencias futuras.

4

Si el compromiso no se canceló en la vigencia anterior habiendo terminado el servicio o el suministro se llamará Cuenta por Pagar y se elaborará el listado con el Nombre del beneficiario, valor de la Cuenta Por Pagar, Nombre y número del rubro afectado

Área de Hacienda Secretario de hacienda

Resolución de consolidado de cuentas por pagar.

5

Se hace la imputación presupuestal de cada una de las cuentas por pagar reflejadas en los listados (disponibilidad y registro presupuestal).

Área de presupuesto Coordinador de presupuesto

Libro de registro de cuentas por pagar.








246


ACTIVIDAD REGISTORO VIGENCIAS FUTURAS

PROCEDIMIENTO REGISTROS VIGENCIAS FUTURAS Y CXP


Inicio

FIN

Se Indica los saldos de los compromisos y las

obligaciones pendientes de autorización de pago por cada

una de las apropiaciones constituidas como Reservas

Presupuestales

Se adquiere compromisos para vigencias futuras con

cargo a las autorizaciones de gastos impartidas por el

CONFIS nacional y aquellas que autorice el concejo

m/pal, previa autorización del COMFIS municipal.

Se recibe información del compromiso de vigencias

futuras y registra las obligaciones y compromisos.

Si el compromiso no se canceló en la vigencia anterior

habiendo terminado el servicio o el suministro se

llamará Cuenta por Pagar y se elaborará el listado con

el Nombre del beneficiario, valor de la Cuenta Por

Pagar, Nombre y número del rubro afectado

Se hace la imputación presupuestal de cada una de las

cuentas por pagar reflejadas en los listados

(disponibilidad y registro presupuestal).




247


ACTIVIDAD N°5 Modificación Presupuestal


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Adición para Funcionamiento.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Dependencia envía solicitud de adición al Secretario de Hacienda firmada por el ordenador del gasto

Dependencias correspondientes.

Secretarios de despacho.

Documentos soportes de ingresos a recibir.

El coordinador del Presupuesto evalúa la necesidad real del recurso y la disponibilidad de los mismos.




3

El Secretario de Hacienda autorizará en la respectiva comunicación, si se asignan o no los recursos a esa dependencia.




n








248


ACTIVIDAD MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO ADICION PARA FUNCIONAMIENTO


FIN

El coordinador del Presupuesto evalúa la necesidad real

del recurso y la disponibilidad de los mismos.

Dependencia envía a la Secretaria Hacienda solicitud

adición para funcionamiento firmada por el ordenador del

gasto.

Secretario Hacienda autoriza adición previamente

verificados los saldos presupuestales. Adición para

funcionamiento.

Verificación

Adición




249




Versión 01


Adición para Inversión


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Solicitud dirigida al Secretario de Hacienda firmada por el alcalde, adjuntando el contrato o citando la Ley, Ordenanza o Acuerdo que le da destinación específica a la renta y especificando además el proyecto inscrito el Banco de Programas y Proyectos de Planeación.

Secretarias de despacho.

Secretarios Presupuesto

2

Se solicita concepto de viabilidad a la secretaria de planeación.


Presupuesto

3

se verifica la disponibilidad de ingresos (convenios o contratos y rentas destinadas por la ley, ordenanza o acuerdo)

Secretaria de Hacienda. Secretario de Hacienda

Presupuesto

n








250

NO

SI



PROCEDIMIENTO ADICION PARA INVERSIÓN


Inicio

FIN

Se solicita opción de viabilidad a la Secretaria de

Planeación

Solicitud dirigida al Secretario de Hacienda firmada por el

alcalde, adjuntando el contrato o citando la Ley,

Ordenanza o Acuerdo que le da destinación específica a

la renta y especificando además el proyecto inscrito el

Banco de Programas y Proyectos de Planeación.

Secretario Hacienda autoriza adición previamente

verificados los saldos presupuestales. Adición para

Inversión

Verificación

Adición

PprePresup




251




Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Reducciones.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Secretario de Hacienda solicita al COMFIS municipal reducción presupuestal. Secretaria Hacienda

Secretario Hacienda

2

COMFIS Municipal verifica que exista disponibilidad de recursos en las apropiaciones de gastos. Y autoriza o no, la reducción.

Secretaria Hacienda Secretario Hacienda

3

El Secretario de Hacienda procede a reducir el presupuesto por medio de decreto firmado por el alcalde. Secretaria Hacienda

Secretario Hacienda








252

NO

SI



PROCEDIMIENTO REDUCIONES PRESUPUESTALES


FIN

COMFIS Municipal verifica que exista disponibilidad de

recursos en las apropiaciones de gastos. Y autoriza o no,

la reducción

Secretario de Hacienda solicita al COMFIS municipal

reducción presupuestal.

El Secretario de Hacienda procede a reducir el

presupuesto por medio de decreto firmado por el

alcalde, previa autorización Concejo Municipal

Verificación

Reducción




253


ACTIVIDAD N°5

Modificación Presupuestal


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Traslados


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Las dependencias solicitan traslado presupuestal al Secretario de Hacienda, firmada por el Ordenador del gasto.


Jefes despacho

2

Secretario de hacienda hace solicitud de traslados en rubros de inversión, a la Secretaría de Planeación, con el fin de obtener el concepto de viabilidad

Secretaria Hacienda Secretario Hacienda Planeación

3

Coordinador presupuestal verifica que el Rubro exista, que tenga saldo disponible y que el fondo pueda ser contra-acreditado para el rubro al cual se pretende acreditar.

Secretaria Hacienda

Secretario Hacienda

Presupuesto

4

Se expide Certificado de Disponibilidad de Apropiaciones por el coordinador de la Unidad de Presupuesto


Presupuesto

5

Se da o no, Concepto favorable del por parte de la secretaria de Planeación donde se indique que el proyecto está radicado en el Banco de Programas y Proyectos.

Secretaria Hacienda

Secretario Hacienda

Presupuesto

6

Los traslados de gastos de personal y transferencias son manejados exclusivamente por la Secretaría de Hacienda y recursos Humanos


Hacienda

7

Los traslados de gastos generales, pueden ser solicitados por iniciativa de las Secretarías, exceptuando

servicios públicos y seguros, y respetando las destinaciones para vigencias futuras.


Presupuesto








254

NO

SI



PROCEDIMIENTO TRASLADOS PRESUPUESTALES


Inicio

FIN

Secretario de hacienda hace solicitud de traslados en

rubros de inversión, a la Secretaría de Planeación, con el

fin de obtener el concepto de viabilidad

Las dependencias solicitan traslado presupuestal al

Secretario de Hacienda, firmada por el Ordenador del

gasto.

El Secretario de Hacienda procede a ser los traslados

por medio de decreto firmado por el alcalde, previa

autorización Concejo Municipal, exceptuando gastos de

destinación especifica

Verificación Saldos

Disponibles




255



Gestión Financiera

Código: PA-GFT

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión Financiera - Tesorería


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Recaudo de ingresos

Hacienda Municipal Tesorero Municipal Registros Hacienda

2 Pago de obligaciones

Hacienda Municipal Tesorero Municipal

Registros Hacienda

3 Gestión de Créditos

Hacienda Municipal Secretario Hacienda

Registros Hacienda

4 Registro mensual de

operaciones financieras Hacienda Municipal

Secretario Hacienda Registros Hacienda

5 Balance final de tesorería

Hacienda Municipal

Secretario Hacienda Registros Hacienda








256


ACTIVIDAD N°1 Recaudo de Ingresos

Código: PA-GFT-P0101

Versión 01

Nombre del procedimiento Recaudo de Ingresos

Tributarios Y No Tributarios


Pag. 1 de n

N° Descripción de la Tarea Área responsable

Cargo Responsable

Punto de control

1

Usuario Solicita información y/o liquidación de impuestos a cancelar Liquidación de

impuesto Coordinador de área Hacienda

2

Se le pregunta al usuario el tipo de impuesto que va a cancelar y se le entrega la información correspondiente.

Liquidación de impuesto

Coordinador de área

Hacienda

3

Identifica los tipos de impuestos y rubros a tener en cuenta se hace la respectiva liquidación en el sistema o en el formulario para ingresar al mismo y se le informa al contribuyente el valor a cancelar y el número y denominación de la cuenta cancelar



Hacienda

4

Se recibe del contribuyente volante de consignación, se confronta con el valor autorizado a cancelar .y se expide recibo con original y copia. El original se le entrega al contribuyente.



Hacienda

5

Al finalizar la jornada de recaudos se procede a ordenar los recibos originales por consecutivo y de acuerdo a los diferentes pagos.



Hacienda

6

Se procede a sacar el resumen diario por cada impuesto para realizar el cuadre de caja el cual debe coincidir con el dinero recaudado.



Hacienda

7

Realizado el cuadre de caja se elaboran informe para tesorería y contabilidad.



Hacienda

8

Los recaudos a terceros son consignados en las cuentas bancarias ordenados por cada entidad



Hacienda








257

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA -TESORERIA

ACTIVIDAD RECAUDO INGRESOS

PROCEDIMIENTO RECAUDO INGRESOS TRIBUTARIOS Y NO TRIBUTARIOS

CÓDIGO PA-GFT-P0101 Inicio

FIN

Usuario Solicita información y/o liquidación de impuestos a

cancelar

Se recibe del contribuyente volante de consignación, se

confronta con el valor autorizado a cancelar .y se

expide recibo con original y copia. El original se le

entrega al contribuyente.

Se le entrega al contribuyente formulario de acuerdo el

tipo de impuesto que va a cancelar.

Se le liquida el impuesto correspondiente de acuerdo al tipo

de impuesto y se le entrega la información con valores a

cancelar.

Se procede a sacar el resumen diario por cada impuesto

para realizar el cuadre de caja el cual debe coincidir con

el dinero recaudado.

Realizado el cuadre de caja se elaboran informe para

tesorería y contabilidad.

Los recaudos a terceros son

consignados en las cuentas

bancarias ordenados por cada

entidad




258


ACTIVIDAD N°2 Pago de Obligaciones


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Gestión del Pago de Obligaciones


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Recepción de los documentos soportes que originen las ejecuciones de pagos. Secretaria de Hacienda

Auxiliar administrativo.

Libro de recepción de obligaciones de pagos.

2

Verificación de los documentos soportes que originen las ejecuciones de pagos. Secretaria de Hacienda

Coordinador de presupuesto.

Archivo de obligaciones por pagar.

3

Se ingresa al sistema para la emisión de la cuenta por pagar (resolución) generando el numero consecutivo en el libro de radicados para resoluciones administrativas. Y pasa a contabilidad.

Área de Tesorería Tesorero

Documento de cuentas por pagar (resolución)

3

En contabilidad se hace el registro contable y pasa para la firma del señor Alcalde. Área de contabilidad Contador Registro contable

4

Se recibe la resolución de pago con la firma del señor alcalde, se procede a elaborar el comprobante de egreso y Cheque (aplicar retenciones), el cual queda registrado en libros de banco. Enviar cheques para firma del Alcalde.

Área de Tesorería Tesorero

Libro de resoluciones- libro de bancos- libro de comprobantes de egreso

5

El alcalde procede a revisar y firmar los cheques y reenviar a tesorería.

Despacho del alcalde Subsecretario de despacho.

Libro de registro de cheques recibidos, firmados y reenviados.

6

Se entrega el cheque y se responsabiliza del cuidado, conservación y entrega del mismo al beneficiario.

Área de tesorería Tesorero Usuario firma libro de cuentas canceladas, comprobante de egreso y Libro de cheques girados.

7

Se procede aplicar el procedimiento de archivo de las cuentas canceladas.

Área de tesorería Auxiliar administrativo

Libro de registro de cuentas canceladas.








259


ACTIVIDAD PAGO OBLIGACIONES

PROCEDIMIENTO GESTION PAGO OBLIGACIONES

CÓDIGO PA-GFT-P0201

Inicio

Fin

Recepción de los documentos soportes que originen las

ejecuciones de pagos.

En contabilidad se hace el registro contable y pasa para la

firma del señor Alcalde.

Verificación de los documentos soportes que originen las

ejecuciones de pagos.

Se ingresa al sistema para la emisión de la cuenta por

pagar (resolución) generando el numero consecutivo

Se recibe la resolución de pago con la firma del señor

alcalde, se procede a elaborar el comprobante de egreso y

Cheque (aplicar retenciones), el cual queda registrado en

libros de banco.

Se entrega el cheque y se responsabiliza del cuidado, conservación y entrega del mismo al beneficiario.

Se procede aplicar el procedimiento

de archivo de las cuentas

canceladas.




260


ACTIVIDAD N°3 Gestión de Créditos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Operaciones Crédito Público


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Concepto técnico de la secretaria de planeación.

Secretaria de Hacienda Secretario Hacienda Municipal

Informe SEUD

2

Análisis de la capacidad de endeudamiento de acuerdo con la ley 358 de 1997 y la Ley 819 de 2003.


Informe SEUD

3

Análisis del estado actual de la deuda (Perfil de la Deuda).


Informe SEUD

4



Informe SEUD

5

Concepto favorable se hace gestiones ante las entidades crediticias Secretaria de Hacienda

Secretario Hacienda Municipal

Informe SEUD

6

Se hace en registro ante Ministerio de Hacienda


Informe SEUD








261

Desf.

Favorable.


ACTIVIDAD GESTIÓN DE CREDITOS

PROCEDIMIENTO OPERACIONES CREDITO PÚBLICO


Inicio

FIN

Concepto técnico de la secretaria de planeación.

Análisis de la capacidad de endeudamiento de acuerdo

con la ley 358 de 1997 y la Ley 819 de 2003.


Concepto favorable se hace gestiones ante las entidades

crediticias

Registro Ministerio Hacienda y se

espera desembolso entidad

financiera.

Concepto

Concejo Se devuelve solicitud operación de crédito a la

Secretaria de Planeación y Hacienda Municipal




262


ACTIVIDAD N°4 Registro Mensual de Operaciones

Financieras


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro Mensual de las Operaciones

Financieras


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Se toman los saldos finales del mes anterior como base de los saldos iniciales del mes actual

Secretaria de Hacienda Contabilidad

Formato de registro mensual de operaciones financieras. RMOF

2

Se revisa el listado de pagos pendientes de realizar Secretaria de Hacienda Contabilidad

Planilla diaria de egresos

3

Se revisa el libro de bancos, notas bancarias y comprobantes de contabilidad para determinar que ingresos o gatos se deben relacionar dentro del listado de depósitos.


Libro de bancos, comprobantes de egresos, registro de consignaciones. conciliaciones bancarias

4

Se toma el resumen de nómina para determinar los descuentos que se hacen a los funcionarios como son: Salud, Pensiones y libranzas para registrarlos en la columna de ingresos en la relación de depósitos

Secretaria de Hacienda Contabilidad Nóminas.

5

Una vez determinados todos los ingresos y gastos se toman los totales y se transcriben en el cuadro de registros mensuales de operaciones financieras.


Planillas de ingresos y de egresos. Diarios.








263


ACTIVIDAD OPERACIONES FINANCIERAS

PROCEDIMIENTO REGISTRO MENSUAL DE OPERACIONES FINANCIERAS


Inicio

FIN

Se toman los saldos finales del mes anterior como base de

los saldos iniciales del mes actual

Se revisa el listado de pagos pendientes de realizar

Se revisa el libro de bancos, notas bancarias y

comprobantes de contabilidad para determinar que ingresos

o gatos se deben relacionar dentro del listado de depósitos

Una vez determinados todos los ingresos y gastos se toman

los totales y se transcriben en el cuadro de registros

mensuales de operaciones financieras. Conciliaciones

Bancarias.

Se toma el resumen de nómina para determinar los

descuentos que se hacen a los funcionarios como son:

Salud, Pensiones y libranzas para registrarlos en la columna

de ingresos en la relación de depósitos




264


ACTIVIDAD N°5 Balance Final de Tesorería


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Balance Final de Tesorería

Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo

Responsable Punto de control

1

Se estudian los saldos por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el formato de RMOF Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF

2

Se analizan que los saldos de los recursos con destinación específica en la ejecución de gastos coincidan con los arrojados en el formato de RMOF.


formato de RMOF

3

Igualmente determinan los recursos del Municipio en la relación de depósitos para sumarlos con los saldos del formato de RMOF


formato de RMOF

4

También se debe determinar y sumar los ingresos pendientes por recaudar cuando estos ya se encuentran comprometidos (Esto en el caso de los recursos con destinación específica).


formato de RMOF

5

Se restan de los saldos del formato de RMOF las cuentas por pagar y reservas

Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF

6

Finalmente se descuentan los pasivos exigibles para ser descontados de los saldos del formato de RMOF y se obtienen los valores a adicionar como excedentes financieros respetando la destinación del recurso


7

Con estos resultados se procede a elaborar el borrador del Acto administrativo para la incorporación de los excedentes financieros al Presupuesto general, teniendo en cuenta las Sugerencias presentadas por el Alcalde y los Secretarios de Despacho


8

Una vez elaborado el borrador de determinación y adición de los excedentes Financieros lo pasa al Alcalde para su revisión y ajustes pertinentes.


formato de RMOF

9

Revisa, Aprueba y firma decreto


formato de RMOF

10

Legalización del decreto y envía las Tesorería


11

Ya aprobado y firmado el Acto Administrativo se procede a alimentar los sistemas para la actualización de saldos en cada uno de los rubros presupuestales.







265

FIN

Se estudian los saldos por cada uno de los recursos

arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el formato de

RMOF

Se verifica que los saldos con destinación específica

coincidan con los arrojados formatos RMOF

Con estos resultados se procede a elaborar el borrador del

Acto excedentes financieros al Presupuesto general,

teniendo en cuenta las sugerencias presentadas por el

Alcalde y los Secretarios de Despacho.

Con el Decreto firmado se actualizan los saldos en software

de Tesorería.

Se restan de los saldos del formato de RMOF las cuentas

por pagar y reservas.

Inicio

Finalmente se descuentan los pasivos exigibles para ser

descontados de los saldos del formato de RMOF y se

obtienen los valores a adicionar como excedentes

financieros respetando la destinación del recurso.

Se revisa, aprueba y revisa Decreto por parte del Alcalde




266



Gestión Financiera

Código: PA-GFC

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión Financiera - Contabilidad


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Elaboración de los estados

financieros Hacienda Municipal Contador Estados Financieros

2 Presentación de los informes financieros Hacienda Municipal Contador Estados Financieros





.




267


ACTIVIDAD N°1 Gestión Contable

Código: PA-GFC-

P0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de los Estados

Financieros.

Vigente a partir de

20/06/2015

Pag. 1 de n


Punto de control

1

Recepción de documentos soportes de todas las áreas correspondientes, para analizar y hacer los registros contables pertinentes.

Todas Las Dependencias

Jefes de oficinas

Contabilidad

2

Si no están bien diligenciados se procede a devolver la cuenta o documentos para su corrección a las dependencias de origen:

Todas Las Dependencias

Jefes de oficinas

Contabilidad

3

Si están bien diligenciados se procede a digitar y contabilizar en el sistema, y se elaboran los ajustes y reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales, contabilización de indirectos bancarios y corrección de errores

Hacienda Municipal Tesorería Estados

Financieros

4

Se elaboran los ajustes y reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales, contabilización de indirectos bancarios y corrección de errores.


Financieros

5

Se realizar el análisis a balances y se elabora los estados financieros.


Financieros

6

Se hace la imputación presupuestal de cada una de las cuentas por pagar reflejadas en los listados (disponibilidad y registro presupuestal)


Financieros








268

NO

SI

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA – CONTABILIDAD.

ACTIVIDAD GESTIÓN CONTABLE

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN ESTADOS FINANCIEROS

CÓDIGO PA-GFC-P0101 Inicio

FIN

Recepción de documentos soportes de todas las áreas

correspondientes, para analizar y hacer los registros

contables pertinentes.

Se elaboran los ajustes y reclasificaciones, depreciaciones,

amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales,

contabilización de indirectos bancarios y corrección de

errores.

Si no están bien diligenciados se procede a devolver la

cuenta o documentos para su corrección a las

dependencias de origen.

Se realizar el análisis a balances y se elabora los estados

financieros.

Se hace la imputación presupuestal de cada una de las

cuentas por pagar reflejadas en los listados.




269


ACTIVIDAD N°2 Gestión Contable

Código: PA-GFC-P0201

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Presentación de los informes

Financieros.


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Determina las fechas límites de entrega y periodicidad con que tales informes deben ser remitidos a los organismos de control (que generalmente coinciden).

Hacienda Municipal Contador Municipal

Estados Financieros

CGN

2

Efectúan cortes trimestrales de la información financiera al vencimiento del trimestre Hacienda Municipal

Contador Municipal

Estados Financieros

CGN

3

Verificar y revisar la información. Se procede a incluir en los formatos establecidos por la contaduría general de la nación, cuidando de diligenciar cada uno de los otros aspectos de forma, dentro del mismo.


Estados Financieros

CGN

4

Verificar y validar la información en el programa diseñado por la contaduría general de la nación Hacienda Municipal

Contador Municipal

Estados Financieros

CGN

5

Se procede a rubricar los informes


Estados Financieros

CGN

6

Remite a la TESORERIA y la oficina de control interno para su revisión, viabilización y visto bueno, si se requiere se realiza sustentación no más de tres 3 días

Hacienda Municipal Tesorero Municipal

Estados Financieros

CGN

7

Una vez abalado por la TESORERIA y oficina de control interno se Entregan al despacho del alcalde y si este lo solicita se efectuara la debida sustentación.

Hacienda Municipal Jefe Control

Interno

Estados Financieros

CGN

8

El alcalde procede a firmar los informes.

Despacho Alcalde Contador

Estados Financieros

CGN

9

Una vez firmados por el señor alcalde el contador entrega personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, cuidando siempre el cumplimiento de los términos señalados para el efecto.

Despacho Alcalde Contador

Estados Financieros

CGN






270

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA – CONTABILIDAD.

ACTIVIDAD GESTIÓN CONTABLE

PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES FINANCIEROS

CÓDIGO PA-GFC-P0201

Inicio

FIN

Determina las fechas límites de entrega y periodicidad con

que tales informes deben ser remitidos a la CGN

Se procede a diligenciar la información en el CHIP Hacienda

Pública siguiendo las normas generales de Contabilidad

Pública.

Se efectúan cortes trimestrales para la presentación de los

Estados Financieros.

Se remite la información contable pública a la Jefatura de

Control Interno para la revisión e informe de Control Interno

Contable.

Verificada la información se remite para la Firma del

Alcalde.

Una vez lista la información se procede a remitirlo a la

CGN por intermedio del Chip de Hacienda Pública para

los fines pertinentes.




271

9.6 PA- GESTIÓN DOCUMENTAL.

En la norma ISO 15489-1, define a la gestión documental: como el campo de la

gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción,

mantenimiento, uso y conservación o eliminación de los documentos, que incluye

los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información sobre las

actividades empresariales y las transacciones en forma de documentos”

9.6.1 OBJETIVO.

El objetivo general de este proceso es almacenar la información y recuperar de

inmediato los documentos almacenados. Sin duda, lo más importante es que se

dé la atención y la protección apropiadas a todos los documentos, y que las

evidencias y la información que contienen puedan ser recuperadas de forma más

eficiente y más efectiva, utilizando prácticas y procedimientos normalizados.

Una gestión documental eficaz contribuye de manera significativa a mejorar los

procesos de dirección, la seguridad jurídica, la calidad de la documentación, la

imagen interna de la organización y la cultura corporativa.

9.6.2 ALCANCE.

El cometido de la gestión documental es organizar y controlar los documentos de

la institución, que incluye tanto los documentos en papel como los documentos

electrónicos, en tal sentido, tanto el archivo (documentos en papel) como la red

local (documentos electrónicos) han de facilitar a cada dependencias de la

institución y empleados de las mismas la información que necesitan para su

trabajo.

El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos comunes

para gestionar los documentos, permitirá agilizar el trabajo y mejorar el

rendimiento global de la organización.

Hay que tener en cuenta, que no todos los documentos son iguales ni requieren el

mismo tratamiento, en la medida en que responden a diferentes necesidades. En

términos generales, cualquier organización o empresa maneja tres tipos de

documentación: documentación interna, documentación externa y documentación

corporativa.




272

LA DOCUMENTACIÓN INTERNA. Es producto de las actividades propias de las

dependencias de la entidad. Los documentos de gestión se reciben o producen

como resultado del trabajo diario y son imprescindibles para prestar servicios a los

clientes y para llevar a cabo los procesos de gestión interna. Habitualmente esta

documentación se asocia al archivo.

LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA. Proviene de fuera de la institución y sirve

para realizar consultas, tomar decisiones o conocer el entorno. Son documentos

de apoyo informativo, se utilizan como fuentes de información y contienen

información de tipo legal, financiera, comercial, etc. Estas fuentes externas

(boletines oficiales, repertorios de normativa legal y jurisprudencia, bases de

datos, periódicos, revistas especializadas, páginas web, etc.) constituyen el

material que se deposita en la biblioteca. Hoy en día, internet es un recurso cada

vez más utilizado como fuente de información.

LA DOCUMENTACIÓN CORPORATIVA. Es la que las dependencias ponen a

disposición del público o de sus clientes para dar a conocer sus servicios o con

fines promocionales. Los documentos que reflejan la imagen corporativa de la

institución incluyen desde un folleto informativo o un anuncio en las Páginas

Amarillas hasta la página web de la institución. Los documentos de consulta no

deben formar parte del sistema de archivo: la documentación de apoyo informativo

debe recibir un tratamiento diferenciado y no se ha de transferir al archivo

corporativo. Su lugar no es el archivo sino la biblioteca.

El proceso de gestión documental se centra en la gestión de la documentación

interna, es decir, en los documentos producidos como resultado de las actividades

de las dependencias. La función básica del sistema de gestión documental en una

oficina o dependencia es controlar los documentos de archivo,

independientemente del soporte en que se encuentren.

La gestión documental, ya sean documentos en soporte papel o documentos

electrónicos, ha de partir de procedimientos que se puedan aplicar en todas las

fases del ciclo de vida documental y que permitan mantener una coherencia en el

tratamiento de los documentos.




273

Aplicando unos procedimientos de archivo comunes conseguiremos almacenar

eficazmente la documentación (cada persona sabe qué documentos ha de

guardar, cómo y dónde) y recuperarla con rapidez (cada persona sabe cómo

encontrar en poco tiempo los documentos que necesita) sin importar el soporte en

que se encuentre.

Hay un tipo de información en las dependencias que está estrechamente ligada a

la gestión de los documentos: se trata de los programas de gestión (programas de

contabilidad y cuentas anuales, de rentas y patrimonio, de nóminas, de

facturación, etc.) y de las bases de datos. Tanto los documentos electrónicos

como los programas de gestión son ficheros informáticos pero desde el punto de

vista documental presentan una diferencia sustancial:

Un documento generalmente debe ser consistente e inalterable (su

puesta al día genera un nuevo documento).

Un programa de gestión o base de datos se actualiza regularmente.

Por ejemplo, una actualización de los datos en el programa de

contabilidad generará un nuevo balance de situación, es decir, un

nuevo documento. Por eso, su mantenimiento y conservación

plantea diferentes requerimientos, teniendo en cuenta que a menudo

existe una estrecha relación entre un programa de gestión y varios

documentos.

Para llevar a cabo una adecuada gestión documental es imprescindible definir las

fases del ciclo de vida de los documentos, esto es, hay que establecer el circuito

documental que van a seguir los documentos desde su creación o recepción hasta

su conservación definitiva o eliminación.

En términos generales, en las dependencias es posible definir un circuito

documental que se compone de tres fases de archivo:

ARCHIVO DEL PUESTO DE TRABAJO. Es el archivo que contiene la

documentación “viva”, que está en trámite; de uso muy frecuente, tiene que estar

al alcance de la mano. Generalmente los documentos se encuentran en el área de

trabajo o dependencia que los produce. De aquí, los documentos que no son

eliminados, una vez clasificados y ordenados, pasan al archivo departamental.




274

ARCHIVO DEPARTAMENTAL. En este archivo se conservan los documentos que

todavía son utilizados con cierta frecuencia ya que la revisión de un asunto o una

consulta pueden hacer necesaria la recuperación de un documento. Por ejemplo,

en la dependencia Hacienda es muy común mantener la documentación fiscal y

contable del ejercicio anterior: estos documentos deberían localizarse en el

archivo departamental del área fiscal-contable.

ARCHIVO CORPORATIVO. En este archivo se conservan por un período

determinado aquellos documentos que tienen un valor fiscal o legal (habitualmente

4 ó 6 años) y aquellos que se conservan por necesidades internas de las

dependencias. Esta documentación debe almacenarse en un depósito de archivo

con estanterías o archivos compactos y su consulta es esporádica.

El sistema de transferencias documentales permitirá controlar el traslado de los

documentos de un archivo a otro. Por eso, las transferencias son un instrumento

básico para realizar el seguimiento y control del circuito que sigue cada

documento.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

Cada dependencia debe establecer los documentos que deben conservarse en

papel por razones administrativas o legales, eliminando toda la documentación

expurgable: fotocopias, duplicados, notas desechables, borradores,

documentación de apoyo informativo, etc.

Se debe aplicar la eliminación sistemática de los documentos cuando han perdido

su valor de uso o ha finalizado su período de validez legal.

PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos documentales a tomar en consideración para el diseño del sistema

de archivo y la gestión de los documentos son los siguientes:




275

DETERMINAR LOS DOCUMENTOS QUE SE INTEGRAN EN EL SISTEMA

DOCUMENTAL.

En primer lugar, hay que establecer qué documentos han de formar parte del

sistema de archivo, basándose en la identificación de las funciones y actividades

de las dependencias, las necesidades y expectativas de la gestión documental y el

análisis de los requisitos legales.

Es muy importante que los responsables de las actividades que generan

documentos indiquen los diferentes tipos de documentos que manejan. Se trata de

definir los diferentes tipos de documentos o expedientes que gestiona un área o

dependencia y, para esto, hay que enumerar y analizar las transacciones que se

efectúan y que tipo de documentación genera cada una.

Cada tipo de documento debe:

Estar producido por una actividad concreta.

Ser el resultado de un mismo procedimiento.

Tener un formato, un contenido informativo y un soporte homogéneos.

Identificarse claramente con un nombre breve pero completo.

Determinar cuánto tiempo se conservan los documentos.

Una vez que hemos identificado los diversos tipos de documentos hay que

proceder a su valoración y decidir el período en que ha de conservarse cada uno

de ellos.

CAPTURA DE LOS DOCUMENTOS

La captura es el proceso por el que se determina si un documento, tanto si es

creado como recibido, debe ser elaborado y conservado. El propósito de la

captura es establecer una relación entre el documento, la persona o unidad que lo

ha creado y el contexto en que se ha producido, situando el documento en

relación con otros documentos dentro del sistema de archivo.




276

En un sistema documental en papel, la captura se realiza habitualmente al colocar

físicamente un documento, siguiendo una secuencia cronológica, dentro de un

clasificador o carpeta que contiene un título. Este agrupamiento permite conectar

un documento específico con otros documentos de una manera particular. De

modo implícito se vincula a otros documentos por el tiempo, por el propietario de la

carpeta o por el título de la carpeta (tema o asunto). Añadir papeles a una carpeta

(capturar el documento) supone un proceso en que se sitúa deliberadamente un

documento en particular dentro de una secuencia de documentos predefinida y

conocida.

REGISTRO.

La finalidad del registro es evidenciar que un documento ha sido creado o recibido,

además de facilitar su posterior recuperación. El proceso de registro formaliza la

captura de un documento. Ejemplos bastante habituales, son el registro de la

correspondencia o el registro de las facturas.

En un sistema de archivo en que se emplean procesos de registro, un documento

se registra en el momento de su captura, es decir, cuando entra a formar parte del

sistema. Hasta que el registro no sido realizado no puede tener lugar ningún otro

proceso documental que afecte al documento. El proceso de registro puede

comportar la existencia de un documento aparte: el libro de registro.

Al registrar un documento hay que asignarle un identificador exclusivo y realizar

una breve descripción. El proceso de registro ha de especificar como mínimo la

siguiente información:

Un identificador único.

La fecha del registro.

Un título o una descripción abreviada.

El autor (persona o entidad) y, en el caso de la correspondencia, el

remitente y el destinatario.




277

CLASIFICACIÓN.

La clasificación es el proceso mediante el cual se identifican y se dividen en

categorías las actividades de la entidad y los documentos que generan. Permitirá

agrupar en carpetas y cajas de archivo los documentos, facilitando el control, el

acceso y la disposición final de los documentos.

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,

proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las

actividades que desarrolla el área o dependencia y, por otro lado, facilitar la

consulta de los documentos.

Normalmente los esquemas de clasificación se codifican mediante números o

códigos. Un código de clasificación indica la “dirección” de un tipo de documento,

de forma que facilita la recuperación de los documentos al especificar su ubicación

en el sistema de archivo.

ALMACENAMIENTO Y MANEJO.

La decisión de capturar un documento implica la intención de almacenarlo. Un

almacenamiento apropiado debe asegurar la usabilidad, exactitud, autenticidad y

preservación de los documentos durante todo el tiempo en que vayan a

necesitarse.

Es importante concretar los soportes de almacenamiento, su manejo y un sistema

de instalación eficiente antes de la creación de los documentos. La selección de

las opciones de almacenamiento debería tener presente el acceso, los requisitos

de seguridad y las condiciones físicas de almacenamiento, a fin de proteger los

documentos de accesos no autorizados, pérdidas, destrucción, robos o desastres.

Los documentos que son particularmente críticos pueden requerir métodos

adicionales de protección, como la duplicación, para salvaguardar la información

imprescindible para continuar las actividades de la asesoría en caso de desastre.

Hay una serie de factores que se deben considerar al seleccionar las opciones de

almacenamiento y manejo de los documentos:




278

Volumen y ritmo de crecimiento de los documentos.

Uso de los documentos.

Seguridad de los documentos y limitaciones de acceso.

Características físicas de los documentos (peso, espacio requerido,

controles de humedad y temperatura, requisitos de preservación física

particulares de cada soporte...).

Frecuencia con que se recuperan los documentos (los documentos a los

que se prevé acceder más a menudo requerirán un acceso más sencillo y

una mayor facilidad de almacenamiento).

Coste relativo de las opciones de almacenamiento de los documentos.

Necesidades de acceso.

TRAZABILIDAD.

El “trazado” o recorrido que sigue el movimiento y uso de los documentos en un

sistema de gestión documental es necesario para:

1. Identificar tareas no resueltas o pendientes.

2. Hacer posible la recuperación de los documentos.

3. Prevenir el extravío de los documentos.

4. Mantener un control de las operaciones documentales (captura, registro,

clasificación, almacenamiento, acceso, transferencia, conservación y

eliminación).

5. Identificar el origen de los documentos cuando ha habido una transferencia

de documentos en papel o una migración de documentos electrónicos.

El circuito de los documentos debería estar documentado para asegurar que

pueden ser localizados cuando resulten necesarios. Los mecanismos de

seguimiento y control de los documentos pueden registrar el identificador (código)

del documento, el título, la persona o unidad que posee el documento y la fecha

de la operación.




279

En un área o dependencia es importante trazar o “rastrear” la salida de los

documentos del archivo corporativo y la documentación original entregada por los

clientes.

9.6.3 DEFINICIONES.

DOCUMENTO. Desde el punto de vista del contenido un documento es

resultado de una actividad y constituye una prueba o evidencia de esta

actividad, en un sentido administrativo y archivístico, es Información creada,

recibida y mantenida como evidencia e información por una organización o

persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en las transacciones

empresariales. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético,

disco óptico, o una combinación de éstos.

GESTIÓN DOCUMENTAL. Es el conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por los sujetos

obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar

su utilización y conservación;

ARCHIVO. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o

entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados

respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la

persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de

la historia. También se puede entender como la institución que está al

servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la

cultura.




280


Los productos que se generan por medio de este proceso son todos los

documentos relacionados con los derechos, deberes y necesidades de los

empleados del municipio de Baranoa.

10.1.5 NORMATIVIDAD.

Ley 594 de 2000

Ley 1712 de 2014





281


BARANOA


Proceso Archivístico

Código: PA-GD

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión Documental.


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Producción de documentos

Todas las dependencias Jefes de áreas Archivo y Correspondencia

2 Recepción de documentos

Secretaria General Coordinador Ventanilla Única

Archivo y Correspondencia

3 Distribución de documentos,



4 Trámite de documentos. Todas las dependencias Jefes de áreas


5 Organización de documentos,



6 Consulta de documentos



7 Conservación de documentos Todas las dependencias Jefes de áreas


8 Disposición final de documentos










282


ACTIVIDAD N°1 Producción de Documentos

Código: PA-GD-P0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Creación de Documentos


Pag. 1 de n


Punto de control

1

Cada dependencia elige y elabora el documento

Todas la dependencias Jefe de áreas Archivo y

Correspondencia

2

Cada dependencia debe conocer las directrices para la elaboración del documentos Todas la dependencias Jefe de áreas


3

Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros)


Correspondencia

4

Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos


Correspondencia

5

Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos

externos. E internos


Correspondencia








283

FLUJOGRAMA

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CREACION DOCUMENTOS

CÓDIGO PA-GD-P0101

Inicio

¿Conoce las directrices para su

elaboración?

Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos

Consultar: - Manual de Procedimientos de la Entidad y demás formatos específicos por dependencias, según la aplicación de sus respectivos procedimientos cuando se requiera utilizarlos

Aplica el procedimiento para la

distribución y envío de documentos

externos.

Aplica el procedimiento para la distribución y

envío de documentos internos

Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel,

medio magnético, electrónico, otros)

¿El documento es

interno?

FIN

Dependencia identifica, elige y

elabora el documento.




284


ACTIVIDAD N°2 Recepción de Documentos


Versión 01


Recepción Documentos Externos


Pág. 1 de n

N°

Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable

Punto de control

1

La unidad de correspondencia recibe documentos usuarios externos



2

Se verifica si el documento es competencia de la Entidad receptora.



3

La unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente o redirección la competencia. Secretaria General

Coordinador Ventanilla Única


4

La unidad receptora hace revisión del documento que ingresa y procede a radicarlo Secretaria General



6

La unidad de correspondencia selecciona la información entre lo prioritario y no prioritario Secretaria General



7

La Unidad de correspondencia analiza el documento basado en La TRD y luego lo direcciona a la dependencia competente.



8

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribución de documentos recibidos










285

FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD RECEPCION DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

CÓDIGO PA-GD-P0201 Inicio

¿El documento es

competencia?

La Unidad de Correspondencia, devuelve el

documento al remitente o lo re-direcciona a la

entidad competente, dejando constancia mediante

comunicación escrita.

La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la

competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se

deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del

mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su

contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se

determinarán las acciones a seguir.

La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los

libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una

comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega (diseñar formato)

La Unidad de Correspondencia recibe los

documentos externos por diferentes medios

La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar

su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos

(Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de

radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta

(Si lo amerita)

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de

conservación destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribución de documentos recibidos

FIN




286


ACTIVIDAD N°2 Recepción de Documentos


Versión 01


Recepción Documentos Internos


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Cada dependencia envía al Archivo y correspondencia series y subseies documentales de las TRD para envío a la dependencia destino.



2

La dependencia receptora devuelve el documento al remitente cuando no es asuntos de su competencia. Secretaria General



3

La dependencia receptora revisa el documento con sus anexos si hay faltantes de anexos los devuelve. Si están completos le da el trámite correspondiente.



4

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo










287


ACTIVIDAD RECEPCION DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS


¿El documento es

competencia

La Dependencia receptora,

devuelve el documento al

remitente o lo direcciona a la

dependencia competente.

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el

documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de

radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y

tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya

regulado en procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4 y (Ver 4. Trámite de documentos)

La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para

su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la

Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y sub-series documentales

registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la

entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de

conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y

pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.

FIN




288


ACTIVIDAD N°3 Distribución de Documentos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Distribución de Documentos Externos


Pág. 1 de n


Punto de control

1

La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes.



2

Si conoce la matriz de distribución procede a distribuir el documento si no la conoce debe consular la directriz Secretaria General



3

La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.



4

La dependencia receptora verifica si el documento es de su competencia, lo recibe o lo rechaza. Secretaria General



5

La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. (Ver 4 Trámite de documentos)










289


ACTIVIDAD DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

CÓDIGO PA-GD-P0301

Inicio

¿Conoce la

directriz para la

distribución

La Unidad de Correspondencia genera planilla

para la distribución de los documentos a las

dependencias correspondientes.

Consultar: Directriz para la distribución de

documentos recibidos. Anexo 2.6

La Dependencia deja constancia de recibo de los

documentos en la planilla de registro de comunicaciones

recibidas. (Ver 4 Trámite de documentos)

Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su

re-direccionamiento.

La Unidad de Correspondencia aplica la directriz

para la entrega de los documentos a las

dependencias.

FIN

¿Es competencia

de la

Dependencia?




290




Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Distribución de Documentos Internos


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Si la Unidad de correspondencia conoce el Manual de Distribución procede a distribuir el documento de lo contrario tiene que remitirse al Manual de procedimiento de cada dependencia.



2

La unidad de correspondencia hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria.



3

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido Secretaria General



4

La Unidad de Correspondencia lleva un control de la correspondencia distribuida.










291



PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

CÓDIGO PA-GD-P0302

Inicio

¿Conoce el

procedimiento para la

distribución de D.I.?

Consultar, manual de procedimientos de

cada dependencia según el caso.

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido

(Ver 4 Trámite de Documentos)

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la

Dependencia destinataria.

FIN




292




Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Distribución de Documentos

Enviados


Pág. 1 de n


Punto de control

1

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.

Secretaria General – Dependencia que envía

Jefe de área Archivo y Correspondencia

2

Si la Unidad de correspondencia conoce la matriz de distribución procede a enviar el documento de los contrario tiene que consultar la Matriz.



3

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad). Si no cumple lo devuelve a la dependencia de origen.



4

La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.



5

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.



6

La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros.



7

La unidad de correspondencia verifica el recibido por cualquier medio. Si el documento es devuelto se le hacen los ajustes y se reinicia el procedimiento









293



PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.

CÓDIGO PA-GD-P0302

Inicio

¿Conoce la

directriz para la

distribución?

La Unidad de Correspondencia consulta la directriz

establecida en la entidad para la distribución de

documentos enviados. Ver Anexo 2.7

Devuelve a la dependencia para

complementar requisitos

La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes

datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria,

nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución, los documentos

elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos

(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás

datos regulados por la entidad)

El documento

cumple requisitos?

A




294



PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.

CÓDIGO PA-GD-P0302 A

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el

envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.

Se entrega a la dependencia el documento devuelto

para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver 1

Producción documental.

La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documento.

La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como

entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros.

El documento fue devuelto?

Se entrega a la dependencia el documento devuelto

para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver 1

Producción documental

FIN




295


ACTIVIDAD N°4 Trámite de Documentos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Respuestas Externas


Pág. 1 de n


Punto de control

1

La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia.



2

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente. Si no amerita respuesta.



3

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite.



4

Si en documento no amerita respuesta se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente



5

Si amerita respuesta el Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta.



6

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud.



7

El funcionario competente hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión si la solicitud es clara, si no es clara se devuelve a fin de que se ajuste la solicitud de información.



8

El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta










296

NO

SI


PROCEDIMIENTO RESPUESTAS EXTERNAS


Amerita trámite? Se ubica el documento en la carpeta de la serie

documental correspondiente.

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que

proyecte respuesta.

La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con

el trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia

respectiva para continuar con el trámite. Ver 3.2 Distribución de documentos internos

Amerita

respuesta

Se ubica el documento en la carpeta de la

serie documental correspondiente

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de

respuesta, analiza la solicitud.

A




297


PROCEDIMIENTO RESPUESTAS EXTERNAS

CÓDIGO PA-GD-P0102

El funcionario competente hace acopio de la información necesaria,

proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión

Se solicita ampliar o precisar la

información.

La

solicitud

es clara?

Aporta la

información

necesaria?

Archiva documento y

proyecta respuesta.


La respuesta es para

una dependencia


El Jefe de la Dependencia recibe,

revisa y firma la respuesta

Fin

A




298


ACTIVIDAD N°5 Organización de Documentos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Archivos de Gestión.

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación

Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de

Archivo

2

Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados. TRD


Archivo

3

Las dependencias identifican sus series y sub-series con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.


Archivo

4

Las dependencias identifican sus series y sub-series con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.


Archivo

5

Si no se sabe ordenar las carpetas se consulta la normatividad TRD


Archivo

6

La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites


Archivo

7

La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia


Archivo








299


ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ARCHIVOS DE GESTIÓN.

CÓDIGO PA-GD-P0501

INICIO

Se organizan los

archivos con base en

las TRD?

Las entidades deben implementar las Tablas

de Retención Documental (Anexo 3)

Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención

documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas). Ver Anexo 11.1

Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y envía documentos para ser

tramitados y archivados

Sabe cómo ordenar

las carpetas en los

archivadores?

Las dependencias identifican sus series y sub-series con los documentos señalados en las Tabla de

Retención Documental.

Consultar: Anexo 5 Sistemas de

Ordenación

La Dependencia ordena expedientes o carpetas que

conforman la serie o sub-serie, siguiendo el método

preestablecido.

A




300




CÓDIGO PA-GD-P0501

Sabe cómo ubicar los

documentos dentro

de las carpetas?

La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta

correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

Consultar: Anexo 3.4 Criterios para la

organización de los archivos de gestión

Se elaboran inventarios

documentales

La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización, en cada caso: Dependencia,

funcionarlo, transferencia

Adoptar el formato de inventario único

documental y la obligatoriedad de su

elaboración tanto por dependencia,

funcionario y transferencia. Ver Anexo 6

B

A




301




CÓDIGO PA-GD-P0501

Se aplica lo

establecido en la TRD

sobre retención y

disposición final

Se revisa la TRD y se da cumplimiento a

lo señalado, además se aplican

directrices (Anexo 13)

La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series

documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación de las

series correspondientes (Ver Anexo 13.2) o preparará la transferencia primaria, teniendo en cuenta los

criterios para su elaboración (Anexo 7.1)

B

La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de

inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias. Ver 5.2 Organización

de documentos: Archivo Central

FIN




302


ACTIVIDAD N°5 Organización de Documentos.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Archivo Central

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices


Archivo

2

El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

3

El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones, subsecciones series y sub-series y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento.


Archivo

4

El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta requeridos.


Archivo

5

El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación, la selección, la microfilmación de las series correspondientes


Archivo

6

El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico, verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental. Ver 5.4 Organización de documentos: Archivo Histórico


Archivo






303



PROCEDIMIENTO ARCHIVOS CENTRAL.

CÓDIGO PA-GD-P0502

INICIO

La transferencia

está bien

elaborada?

Se realizan los ajustes necesarios y se

remite nuevamente al Archivo Central

El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las

unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices

(anexo 7.1) y realiza el cotejo.

Sabe ordenar los

documentos en el Archivo

El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD. Ver

Anexo 3.5

Consultar: Organización Archivo Central (Anexo 3.5)

El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones, subsecciones series y

sub-series y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y

almacenamiento.

A




304



PROCEDIMIENTO ARCHIVOS CENTRAL.


La recuperación de

los documentos es

Consultar Inventario General de

Documentos (Ver Anexo 3.5)

El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de

documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará

los instrumentos de consulta requeridos. Ver Anexo 8

En el Archivo Central se aplica

lo establecido en la TRD sobre

retención y disposición final?

Se revisa la TRD y se da

cumplimiento a lo señalado, además

se aplican directrices (Anexo 13). Se

implementan mecanismos de alerta

para la aplicación de la retención

El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series

documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación, la

selección, la microfilmación de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparará la transferencia

secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7.2)

El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico, verificando previamente los

procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único

de inventario documental. Ver 5.4 Organización de documentos: Archivo Histórico

FIN




305


ACTIVIDAD N°5 Organización de Documentos.


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Archivo Histórico

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario

Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo

2

El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organización


3

Se debe tener conocimiento de la ordenación de Archivos Históricos.


4

El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones, subsecciones, series, sub-series y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito, unidades de conservación y almacenamiento.


5

El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos









306



PROCEDIMIENTO ARCHIVOS HISTORICO

CÓDIGO PA-GD-P0502 INICIO

Sabe ordenar los

fondos en el Archivo

Histórico?

Consultar Organización Archivo Histórico

(Anexo 3.6 y 5)

Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y

cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneización) en las

unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)

El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo

como base los criterios para su organización (Anexo 3.6)

La recuperación de

los documentos es

fácil?

El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones,

subsecciones, series, sub-series y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito,

unidades de conservación y almacenamiento.

El Archivo Histórico mejorará el instrumento de

consulta elaborado por el Archivo remitente y/o

conformará otros instrumentos de consulta. Ver

Anexo 8

El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta

actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos

FIN




307


ACTIVIDAD N°6 Consulta de Documentos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Consulta de Documentos Archivos

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento


2

Se establece de quien es competencia la información


3

Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad.


4

Se analiza si la información tiene restricciones de consulta si no la tiene se procede con el procedimiento Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

5

Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información, de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo


6

El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilización y reproducción de los documentos


7

La dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo o en la base de datos, dejando constancias en los espacios de los documentos prestados. Además se hace el control de la devolución.









308


ACTIVIDAD CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO CONSULTA DE DOCUMENTOS

CÓDIGO PA-GD-P0601 INICIO

La información es

competencia de Se remite al usuario a otra

fuente, o entidad que

corresponda

Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los

documentos.

Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento

La información solicitada

tiene restricciones de

consulta?

Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa

sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad.

Se informa al usuario sobre

la condición de reserva y se

facilita el acceso a otra

fuente o soporte

Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información, de ser

necesario se diseñan e implementan servicios de archivo. Ver Anexo 10.2

A




309


ACTIVIDAD CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO CONSULTA DE DOCUMENTOS

CÓDIGO PA-GD-P0601

FIN

A

La Dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo (Anexo 10.1), o en la base de datos,

dejando constancias (testigos) (Anexo 10.1) en los espacios de los documentos prestados. Además

se hace el control de la devolución.

El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones

para el acceso, la utilización y reproducción de los documentos,( ver Anexo 10.1)




310


ACTIVIDAD N°7 Conservación de Documentos


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Conservación de Documentos.

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de correspondencia, los archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.


2

La entidad explica metodología expuesta en la publicación del AGN “Pautas para diagnóstico integral de archivos”. Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

3

La Entidad a partir del diagnóstico se diseña el Sistema integrado de Conservación Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

4

Se analiza si se cuenta con espacios para el almacenamiento de documentos. Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

5

La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión, Central e Histórico.


6

La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado, de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservación Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

7

La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos


8

Se cuenta con medidas preventivas para la conservación de los documentos Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo








311


ACTIVIDAD CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

CÓDIGO PA-GD-P0701

INICIO

Sabe cómo

hacer el

diagnóstico.

La entidad explica metodología expuesta en la

publicación del AGN “Pautas para diagnóstico

integral de archivos”.

La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de correspondencia, los archivos

de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.

Se cuenta con

espacios para el

almacenamiento de

documentos?

La Entidad a partir del diagnóstico se diseña el Sistema integrado de Conservación, (Anexo 12)

La Entidad conforme con el Sistema

Integrado de Conservación (Anexo 12)

La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la

Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión, Central e Histórico.

A




312




CÓDIGO PA-GD-P0701

Se cuenta con

equipo y mobiliario

requerido

La Entidad suministra el equipo

mobiliario adecuado, de acuerdo con

lo expuesto en el Sistema Integrado

de Conservación (Anexo 12) y lo

estipulado en el Anexo 11.1

Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas

destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e

Histórico, de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11.1 y Anexo 12

A

Se cuenta con

unidades de

conservación?

La entidad suministra las

unidades de conservación en las

condiciones establecidas en el

Sistema Integrado de

Conservación (Anexo 12) y los

lineamientos dados en el Anexo

11.1

La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase

de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos

establecidos en los Anexos 3.4, 3.5, 3.6 y 11.1

B




313




CÓDIGO PA-GD-P0701

Se cuenta con

medidas preventivas

para la conservación

de los documentos

Consultar: Seguridad de la

información. Anexo 11.2

Sistema Integrado de

Conservación. Anexo 12

La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de

los documentos, siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 y 12 (Ver 5 Organización de

documentos)

B

FIN




314


ACTIVIDAD N°8 Gestión Documental


Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Disposición Final de Documentos

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1

Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y sub-series documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración documental.


2

Se indaga si se ha realizado eliminación de archivos


3

La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

4

Se indaga si se requiere microfilmar y/o digitalizar los documentos? Secretarias de Despacho Jefes de áreas

Unidad de Archivo

5

El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización, en los términos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos.


6

El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries


7

Se realiza inventario de documentos a eliminar basados en los criterios básicos


8

El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histórico, en los términos establecidos








315


ACTIVIDAD DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

CÓDIGO PA-GD-P0801

Se requiere microfilmar

y/o digitalizar los

documentos?

El Archivo Central adopta la técnica de

microfilmación y/o digitalización, en los

términos establecidos en la TRD o TVD o

para los casos requeridos.

Aplica metodología y criterios básicos para la

microfilmación y/o digitalización. Anexo 13.4

La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central

El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD

para las series y subseries

INICIO

Se ha hecho

eliminación en

el archivo de

gestión?


eliminación de documentos. Anexo 13.2

Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de

las series y sub-series documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración

documental.

A




316


ACTIVIDAD DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS


Se requiere

hacer selección

documental?

Se realiza la valoración correspondiente, en

los términos establecidos en la TRD o TVD o

de acuerdo con el procedimiento establecido

en la Entidad,


selección documental. Anexo 13.3

El Archivo Central hace la revisión de las series y sub-series

El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con

valores secundarios al Archivo Histórico, en los términos

establecidos en el Anexo 13.1

Existen

documentos

para eliminar

Aplica metodología y criterios

básicos para la eliminación de

documentos. Anexo 13.2

FIN




317

9.7. PA- GESTIÓN A LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Las comunicaciones son fundamentales, tanto interna como externamente.

Genera estrategias de posicionamiento, de alineación de mensajes, enfocados a

un mismo objetivo. Se puede decir que todo en una organización pasa por las

comunicaciones, funcionando transversalmente, y va a todas las áreas.

9.7.1 OBJETIVO.

El objetivo de este proceso es facilitar la comunicación interna y externa de la

alcaldía municipal de Baranoa con los siguientes propósitos:

Dar a conocer los planes, proyectos y acciones de la Alcaldía Municipal de

Baranoa

Mantener adecuadas relaciones con los usuarios, garantizando que la información

se transmita de manera oportuna, eficaz y veraz.

Suministrar información clara y efectiva a los servidores públicos que les aporte y

facilite el desarrollo de sus labores.

Motivar y fomentar la cooperación del trabajo en cada una de las personas que de

una u otra manera están vinculados con la Administración Municipal.

Fortalecer los espacios de comunicación directa entre la comunidad y la

Administración Municipal en cabeza del Alcalde y sus Secretarios de Despacho.

9.7.2 ALCANCE

El proceso de comunicación interna y externa está orientada a garantizar:

PRIMERO. El suministro de información oportuna y necesaria al interior de la

Alcaldía Municipal de Baranoa, entre los directivos y los servidores y entre las

diferentes áreas y servidores, para dar a conocer los objetivos estratégicos, la

misión institucional así como las acciones, proyectos y decisiones con el fin de

fortalecer la confianza e imagen institucional y lograr la identificación de los

funcionarios con los propósitos de la Administración Municipal.

SEGUNDO. Generar transparencia y garantizar la participación ciudadana y el

control social en las decisiones de la gestión institucional. Esto es, a través del

suministro de información, de su difusión o divulgación, pero también de la

interlocución directa con los ciudadanos, usuarios, organizaciones sociales,

proveedores y grupos de interés.




318

TERCERO. Democratizar la administración pública: la obligación de las entidades

y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su

gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la

gestión pública.

POLÍTICAS PARA EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

Las siguientes políticas establecidas en el proceso de comunicación interna y

externa del municipio de Baranoa determinan la correcta ejecución del proceso de

comunicaciones y las prácticas comunicativas en todas las dependencias de la

Alcaldía Municipal:

Todos los funcionarios de la Administración Municipal, del nivel profesional,

como mínimo, son voceros oficiales de las gestiones de gobierno. Sin

embargo, solo y exclusivamente, podrán entregar declaraciones a los

medios de comunicación de los temas que sean su responsabilidad de

forma directa, asumiendo las consecuencias de la información que

entreguen.

La atención a los medios de comunicación debe ser priorizada por los

funcionarios, frente a la atención al público en general siempre con el

debido respeto y utilizando solo el tiempo mínimo que se requiera para

entregar declaraciones oficiales.

Los funcionarios de todo rango, siempre que entreguen declaraciones a los

medios masivos, sobre el quehacer de la Administración, deberán hacerlo

en nombre de la Administración Municipal en cabeza del Alcalde, y no como

realizaciones o gestiones personales o de los Secretarios de Despacho.

Las inquietudes que los ciudadanos planteen a través de las redes sociales

institucionales, serán atendidas de manera eficiente y oportuna, siendo

respondidas en términos de institucionalidad. Nunca se hará parte de

discusiones salidas de tono o de conflictos que se enteren en las redes

sociales, incluso cuando se agreda la imagen institucional.

El registro fotográfico institucional que se realice, cuidará siempre la imagen

de todos los miembros de la Administración Municipal.

La información que sea valorada para ser difundida a través de los

boletines de prensa institucionales, deberá corresponder a la inmediatez de

la ocurrencia de los hechos; utilizando lenguaje periodístico, exaltando la

imagen institucional y, en lo posible, acompañada de material fotográfico y

registro de audio.




319

Para la toma de audios, se priorizarán siempre las declaraciones del

Alcalde.

Con la misma inmediatez que circula el boletín de prensa, deberá

multiplicarse a través de las redes sociales y la página web institucional.

Los boletines de prensa institucionales, solo podrán difundirse desde la

oficina de comunicaciones, a través del correo definido para este fin.

Las actividades programadas con antelación y que requieran difusión, serán

anunciadas mediante boletín de prensa con anterioridad y además, tendrán

que ser registradas por el equipo de comunicaciones durante su desarrollo.

La información será suministrada de manera oportuna a la totalidad de los

medios de comunicación, sin preferencias o acciones ventajosas para

ningún medio.

El manejo de los medios de comunicación institucionales estará bajo la

responsabilidad exclusiva del equipo de comunicaciones de la Alcaldía.

El manejo de las carteleras de las áreas comunes del edificio de la Alcaldía

y las Unidades Administrativas que están por fuera de este edificio, es

exclusivo del equipo de comunicaciones; la información que desee ser

publicada por otros, deberá ser entregada al equipo de comunicaciones.

El manejo de la identidad corporativa, deberá ceñirse al Manual de

Identidad Corporativa, y es responsabilidad del equipo de comunicaciones,

velar por el correcto uso de este Manual.

9.7.3 DEFINICIONES.

INFORMACIÓN. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;

INFORMACIÓN PÚBLICA. Es toda información que un sujeto (funcionario público) obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal;

INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la ley 1712 de 2014.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html#18




320

INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la ley 1712 de 2014

COMUNICACIÓN. La Comunicación es una de las políticas inherentes a cualquier

actividad que se realice por parte de una institución, ya que toda entidad

constituida por humanos va a necesitar relacionarse, transmitir, interna y

externamente, sus opiniones, reivindicaciones, necesidades o logros.

VOCEROS OFICIALES

Todos los funcionarios de la Administración Municipal, del nivel profesional, como

mínimo, son voceros oficiales de las gestiones de gobierno y tienen la

responsabilidad de comunicar todas las actividades que realice o apoye la

Administración Municipal y cada una de sus dependencias.

RECEPTOR

Los receptores de la comunicación en la Administración Municipal de Baranoa

son:

Comunidad en general de todos los estratos socioeconómicos

Comunicadores, periodistas y medios de comunicación.

Comunidad Educativa: Niños, niñas, jóvenes, docentes, padres de familia,

administrativos.

Empresas privadas, comerciantes, sectores productivos con las que

interactúa en desarrollo de las funciones y competencias de la Alcaldía.

Organismos de Control político, fiscal y disciplinario.

Entidades Públicas y Policivas.

Organizaciones No Gubernamentales.

Todo el personal que de una u otra forma esté vinculado a la Administración

Municipal.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN. La comunicación se realiza a través de los

siguientes medios:

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html#19




321

Boletines de prensa, página web, redes sociales, ruedas de prensa, eventos,

entrevistas, declaraciones, las carteleras institucionales, correos electrónicos,

volantes, afiches, plegables, pendones, comerciales en televisión, cuñas radiales,

publicaciones oficiales en medios escritos y campañas masivas en diferentes

medios de comunicación.


Los productos que se generan por medio de este proceso son los conocimientos

claros que se adquieren de la administración municipal por medio de una

información eficiente y eficaz.

9.7.5 NORMATIVIDAD.

Ley 1712 de 2014





322


BARANOA

TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Gestión a la Comunicación Interna y

Externa

Código: PA-C

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO

Gestión de la Comunicación.


Pag. 1 de n



Punto de control

1 Comunicación Interna Todas las áreas Secretarios de despacho

Área de Comunicaciones

2 Comunicación

Externa

Despacho Secretarios de despacho Área de

Comunicaciones








323


ACTIVIDAD N°1 Gestión de la Comunicación

Código: PA-GC-P0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Comunicación Interna


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Los Secretarios de Despachos entregan declaraciones a los medios de comunicación de los temas que sean su responsabilidad de forma directa, previa autorización del Alcalde.

Secretaria Despacho Secretario

Privado Comunicación y

Prensa

2

La información que sea valorada para ser difundida a través de los boletines de prensa institucionales, deberá corresponder a la inmediatez de la

ocurrencia de los hechos.



Prensa

3

Con la misma inmediatez que circula el boletín de prensa, deberá multiplicarse a través de las redes

sociales y la página web institucional. Secretaria Despacho

Secretario Privado

Comunicación y Prensa

4

El manejo de los medios de comunicación institucionales estará bajo la responsabilidad exclusiva del equipo de comunicaciones de la Alcaldía.



Prensa

5

El manejo de las carteleras de las áreas comunes del edificio de la Alcaldía y las Unidades Administrativas es exclusivo del equipo de comunicaciones;



Prensa

6

El manejo de la identidad corporativa, deberá ceñirse al Manual de Identidad Corporativa, y es responsabilidad del equipo de comunicaciones, velar por el correcto uso de este Manual



Prensa








324

FLUJOGRAMA PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

ACTIVIDAD GESTIÓN DE COMUNICACIÓN

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA

CÓDIGO PA-GC-P0101

El manejo de los medios de comunicación institucionales estará bajo la responsabilidad exclusiva del equipo de

comunicaciones de la Alcaldía.

Con la misma inmediatez que circula el boletín de prensa, deberá multiplicarse a través de las redes sociales y

la página web institucional.

El manejo de las carteleras de las áreas comunes del edificio de la Alcaldía y las Unidades Administrativas es

exclusivo del equipo de comunicaciones;

INICIO

La información que sea valorada para ser difundida a través de los boletines de prensa institucionales,

deberá corresponder a la inmediatez de la ocurrencia de los hechos.

Los Secretarios de Despachos entregan declaraciones a los medios de comunicación de los temas que

sean su responsabilidad de forma directa, previa autorización del Alcalde.

El manejo de la identidad corporativa, deberá ceñirse al Manual de Identidad Corporativa, y es responsabilidad del

equipo de comunicaciones, velar por el correcto uso de este Manual

FIN




325


ACTIVIDAD N°2 Gestión de la Comunicación

Código: PA-GC-P0201

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Comunicación Externa


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Toda la información que se sube a la página WEB debe tener el visto bueno y autorización del Jefe del área a que corresponde la información

Secretario Hacienda Jefe de Sistemas

Administrador GEL

2

El Administrador de la página WEB (Jefe de Sistemas) debe tener la autorización de publicación en escrito


Administrador GEL

3

Este evalúa su contenido y emite la correspondiente autorización Secretario Hacienda

Jefe de Sistemas

Administrador GEL

4

Procede a subir la información, que solo debe corresponder a temas institucionales


Administrador GEL

5

El Administrador de la página WEB debe revisar diariamente las solicitudes, quejas, reclamos, las solicitudes y sugerencias que la ciudadanía presente a través de la página y proceder a dar el trámite que corresponde, ajustándose a los procedimientos legales.


Administrador GEL

6

La página principal debe actualizarse diariamente y revisar periódicamente las paginas WEB de cada área institucional


Administrador GEL

7

El administrador de la página WEB debe asistir a las reuniones que programe la estrategia en línea GEL


Administrador GEL








326

FLUJOGRAMA PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

ACTIVIDAD GESTIÓN DE COMUNICACIÓN

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA

CÓDIGO PA-GC-P0101

Toda la información que se sube a la página WEB debe tener el visto bueno y

autorización del Jefe del área a que corresponde la información

El Administrador de la página WEB (Jefe de Sistemas) debe tener la

autorización de publicación en escrito

Procede a subir la información, que solo debe corresponder a temas

institucionales

Este evalúa su contenido y emite la

correspondiente autorización

Revisar diariamente la página WEB

La página principal debe actualizarse diariamente y revisar

periódicamente las páginas y asistir a las reuniones programadas

por el GEL

Inicio

Fin




327

10 ÁREA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

10.1 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL Y DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL.

10.1.1 OBJETIVOS: Generar conciencia en los servidores públicos de la importancia del control

influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en

los procesos de mejoramiento institucional

10.1.2 ALCANCE

Que la entidad logre sus operaciones en un sistema articulado de Control

10.1.3 DEFINICION

AUTO CONTROL: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el Control

como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas

y actuaciones.

AMBIENTE DE CONTROL: Tono, filosofía y estilo de una administración que

influencia la conciencia del Control en sus funcionarios.

10.1.4 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Aplica a todas las áreas de la Entidad con el propósito de brindar o contribuir con

un mejoramiento continuo y mejorar el servicio que se presta.

10.1.5 NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991 Art. 209, 189 y 269

Ley 87 de 1993.

Ley 489 de 1998.

Decretos 1826 de 1994.


Resolución 048 Contaduría General de la Nación

Decreto 1537de 2004

Resolución 05544 de 2003 Contraloría General de la República





328

Resolución 142 de 2006 (por medio de la cual se adopta el manual de

implementación del MECI 1000-2005)



Control y Evaluación

Código: C-E

Versión 01

NOMBRE DEL PROCESO Consolidación SCI


Pag. 1 de n



Punto de control

1

Consolidación Ambiente de Control y Cultura de

Autocontrol Todas las áreas Secretarios de

despacho Control Interno de Gestión

Evaluación para la orientación del

funcionamiento del SCI Todas las áreas Secretarios de

despacho Control Interno de Gestión

2 Evaluación del Sistema de

Control Interno

Control Interno Jefe de Control Interno Control Interno de

Gestión

3 Auditoria Interna


Gestión

4 Ejecución Control Interno

Contable


Gestión








329


ACTIVIDAD N°1

Consolidación Ambiente de Control y Cultura de Autocontrol

Código: EC-CG-P0101

Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ambiente de Control


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Aplicar informe de evaluación de gestión

Todos los Funcionarios Secretarios de

Despacho Jefe Control

Interno

2

Analizar el impacto frente al comportamiento ético y la

cultura de Autocontrol



Interno

3

Determinar factores críticos o de éxito



Interno

4

Definir campañas pedagógicas y programas de

sensibilización y mejoramiento



Interno








330

FLUJOGRAMA PROCESO CONTROL Y EVALUACION

ACTIVIDAD CONSOLIDACIÓN AMBIENTE DE CONTROL Y CULTURA DE AUTOCONTROL

PROCEDIMIENTO AMBIENTE CONTROL

CÓDIGO EC-CG-P0101

Aplicar informe de evaluación de gestión

Analizar el impacto frente al comportamiento ético y la cultura de

Autocontrol

Determinar factores críticos de éxito

Definir campañas pedagógicas y programas de sensibilización y

mejoramiento

Inicio

FIN




331

11.1 PROCEDIMIENTO PARA ORIENTACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

11.1.1 OBJETIVOS. El objetivo de este procedimiento es la de brindar herramientas que conduzcan a

mantener y mejorar el Sistema de Control Interno, para que se pueda prevenir los

riesgos y encauzar la entidad hacia un control institucional permanente.

11.1.2 ALCANCE

Parte del Sistema de Control Interno que permite su funcionalidad de cada fase de

sus componentes

11.1.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS. Aplica a todos los procesos de la Entidad para cumplir con los requisitos de

calidad.

11.1.4 NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991 Art. 209, 269 y 189.

Ley 87 de 1993.

Ley 489 de 1998.



Resolución 048 Contaduría general de la Nación

Decreto 1537de 2004

Resolución 05544 de 2003 Contraloría general de la república.





332


ACTIVIDAD N°1



Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Orientación para el Funcionamiento del

SCI

Vigente a partir de

20/06/2015

Pág. 1 de n


Punto de control

1 Diseñar los componentes que integran cada fase del Sistema de Control Interno.



Interno

2 Elaborar plan de acción de la Oficina de Control Interno y el Comité de Coordinación de Control Interno.



Interno

3 Aprobar planes de acción para las instancias correspondiente.



Interno

4

Realizar seguimientos a planes de acción, mapas de riesgo y

elementos de operacionalización del sistema.



Interno

5

Preparar informe de situaciones especiales.



Interno

6

Evaluar las situaciones criticas del informe Todos los Funcionarios

Secretarios de Despacho

Jefe Control Interno

7

Elaborar plan de mejoramiento del Sistema de Control Interno Todos los Funcionarios



8

Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento Todos los Funcionarios



9

Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento a los hallazgos de los Entes de Control



Interno








333



PROCEDIMIENTO ORIENTACION PARA EL FUNCIONAMIENTO SCI

CÓDIGO EC-CG-P0102

Diseñar los componentes que integran cada fase del Sistema de Control Interno

Aprobar planes de acción para las instancias correspondiente

Realizar seguimientos a planes de acción, mapas de riesgo y elementos

de operacionalización del sistema.

Evaluar las situaciones críticas del informe

Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento

Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento a los hallazgos de los Entes

de Control

Elaborar plan de acción de la Oficina de Control Interno y el Comité de

Coordinación de Control Interno

Preparar informe de situaciones especiales

Elaborar plan de mejoramiento del Sistema de Control Interno

Inicio

Fin




334

11.2 PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

11.2.1 OBJETIVOS. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración

ante posibles riesgos que los afecte, garantizar la eficiencia, la eficacia y

economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta

ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misión

institucional. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización

estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros.

Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las

desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de

sus objetivos.

Garantizar que el sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos

de verificación y evaluación y velar porque la entidad disponga de procesos de

planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.

11.2.2 ALCANCE

El propósito de ésta evaluación es determinar la eficiencia, eficacia y el nivel de

confianza que el auditor puede otorgar al sistema, a fin de organizar de manera

razonable el logro de los objetivos de la auditoria

11.2.3 DEFINICIÓN:

La Evaluación del Sistema de Control Interno es el análisis que se hace a los

mecanismos, procesos, procedimientos y actividades que las entidades han

diseñado e implantado para garantizar el cumplimiento de sus objetivos.




335

11.2.4 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS.

Aplica a todos los componentes que integran el sistema de Control Interno.


Ley 87 de 1993.

Ley 489 de 1998.




Decreto 1537de 2004






336


ACTIVIDAD N°1



Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Evaluación del SCI


Pág. 1 de n


Punto de control

1

Aplicar la encuesta o informe ejecutivo anual del Departamento Administrativo de la Función Pública

Oficina Control Interno Jefe Control

Interno Comité SCI

2

Diligenciar la información desde el aplicativo DAFP


Interno Comité SCI

3 Evaluar resultados de la evaluación o encuestas


Interno Comité SCI

4 Diligenciar informe ejecutivo anual Sistema de Control Interno

Oficina Control Interno


Comité SCI

5 Analizar resultados


Interno Comité SCI

6 Analizar informe final de evaluación


Interno Comité SCI

7 Presentar las recomendaciones del informe


Interno Comité SCI

8 Imprimir certificación e informe desde aplicativo DAFP y presentarlo al ejecutivo


Interno Comité SCI

9 Dar orientaciones para preparar el Plan de Acción y Plan de Mejoramiento de la siguiente vigencia



Interno

10

Archivar la información del informe ejecutivo del SCI







337



PROCEDIMIENTO EVALUACION SCI

CÓDIGO EC-CG-P0103

Aplicar la encuesta o informe ejecutivo anual del Departamento Administrativo

de la Función Pública

Evaluar resultados de la evaluación o encuestas

Presentar las recomendaciones del informe

Imprimir certificación e informe desde aplicativo DAFP y presentarlo al ejecutivo

Dar orientaciones para preparar el Plan de Acción y Plan de Mejoramiento de la

siguiente vigencia

Diligenciar la información desde el aplicativo DAFP

Analizar informe final de evaluación

Diligenciar informe ejecutivo anual Sistema de Control Interno

Analizar resultados

Archivar la información del informe ejecutivo del SCI

Inicio

Fin




338

11.3 PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR AUDITORÍA INTERNA

11.3.1 OBJETIVOS. Planear y ejecutar las auditorías internas para determinar la aplicación adecuada de los

procesos y procedimientos de la Alcaldía y para verificar si los controles adaptados por los

quienes manejan los procesos son los adecuados.

11.3.2 ALCANCE

Políticas: Las auditorías al Sistema de Control Interno se llevan a cabo de acuerdo con

las siguientes políticas:

Independencia: El Jefe de Control Interno debe tener un criterio independiente.

Objetividad: La determinación de la conformidad o no conformidad de los hallazgos se

basa siempre en la recolección de evidencia objetiva por parte del jefe de control interno.

Confidencialidad: La información obtenida por el jefe de control interno durante el proceso de Auditoria es estrictamente confidencial y solo se hará conocer del auditado, al responsable del área auditada y al Alcalde, a través del Jefe de Oficina de Control Interno.

Trabajo en equipo: La auditoría siempre es llevada a cabo por un equipo, para favorecer la independencia y la objetividad.

Mejoramiento: La auditoría es una herramienta para el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.

DEFINICIÓN.

AUDITORÍA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoria, y evaluarlas de manera objetiva y hacer propuestas de mejora a través de

los informes.

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS. El programa es el conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de

tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. La programación de las

Auditorías Internas se realizara de forma anual.




339

11.3.3 PRODUCTO SERVICIO · Cuestionario de Evaluación de la Oficina de Control Interno

· Formato “Evaluación del Sistema del Control Interno Contable”

· Matriz de Calificación y Evaluación de Control Interno por Componentes

· Plan de Auditoria


Ley 87 de 1993.

Ley 489 de 1998.




Decreto 1537de 2004



Resolución 142 de 2006 (por medio de la cual se adopta el manual de implementación del

MECI 1000-2005) – Decreto 943 de 2011.




340


ACTIVIDAD N°1



Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Auditoria Interna


Pág. 1 de n


Punto de control

1 Elaborar plan general de auditorias internas en el plan de acción de la Oficina de Control Interno.


Interno Comité SCI

2 Elaborar cronogramas de Auditorias Internas.


Interno Comité SCI

3 Memorando de actividades comisión Equipo Auditor


Interno Comité SCI

4 Validación del memorando de encargo del Equipo Auditor.


Interno Comité SCI

5 Memorando de planeación de actividades


Interno Comité SCI

6 Mesa de trabajo. Oficina Control Interno


Comité SCI

7 Elaboración papeles de trabajo Oficina Control Interno


Comité SCI

8 Comunicación a la dependencia de la Auditoria Interna y del Equipo Auditor.


Interno Comité SCI

9 Ejecución de la auditoria interna


Interno Comité SCI

10 Informe Preliminar Oficina Control Interno


Comité SCI

11 Revisión Informe Preliminar Oficina Control Interno


Comité SCI

12 Mesa de trabajo Oficina Control Interno


Comité SCI




341

13 Informe Final Oficina Control Interno


Comité SCI

14 Informe Ejecutivo Anual SCI

Oficina Control Interno


Comité SCI

15 Comunicación informe final a la dependencia auditada.


Interno Comité SCI

16 Derecho contradicción al informe final por la dependencia auditada.


Interno Comité SCI

17 Plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada.


Interno Comité SCI

18 Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada.


Interno Comité SCI

19 Informe de seguimiento al plan de mejoramiento al Ejecutivo.


Interno Comité SCI







342



PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA

CÓDIGO EC-CG-P0104

Mesa de trabajo

Elaboración papeles de trabajo

Comunicación a la dependencia de la Auditoria Interna y del Equipo Auditor

Elaborar plan general de auditorías internas en el plan de acción de la

Oficina de Control Interno

Memorando de actividades comisión Equipo Auditor

Ejecución de la auditoria interna

Elaborar cronogramas de Auditorías Internas

Validación del memorando de encargo del Equipo Auditor

Memorando de planeación de actividades

Informe Preliminar

Inicio

A




343

Plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada

Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada

Informe Ejecutivo Anual SCI

Comunicación informe final a la dependencia auditada

Informe de seguimiento al plan de mejoramiento al Ejecutivo

Revisión Informe Preliminar

Mesa de trabajo

Informe Final

Derecho contradicción al informe final por la dependencia auditada

A

Fin




344

11.4 PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR CONTROL INTERNO

CONTABLE

11.4.1 OBJETIVOS. Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad en

términos de información contable confiable, relevante y comprensible. Promover la

cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades

relacionadas con el proceso contable.

11.4.2 DEFINICIÓN:

ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE.

RECONOCIMIENTO. De conformidad con el Plan General de Contabilidad

Pública, es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su

análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su

incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual

de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que

consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos

que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en

la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable.

IDENTIFICACIÓN. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos,

transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica,

social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación.

Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones

y operaciones sean incorporados al proceso contable.

CLASIFICACIÓN. Actividad en la que, de acuerdo con las características del

hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su

clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad

se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar

cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se

clasifica.




345

REGISTRO Y AJUSTES. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de

contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde

también a la verificación de la información producida durante las actividades

precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad,

previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para

determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben

registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

REVELACIÓN. Según el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa que

sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de

prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y

reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.

11.4.3 NORMATIVIDAD. Constitución Política de 1991 Art. 209, 269 y 189.

Ley 87 de 1993.

Ley 489 de 1998.




Decreto 1537de 2004





346


ACTIVIDAD N°1



Versión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ejecución Control Interno Contable


Pág. 1 de n



Punto de control

1 Identificación


Interno Comité SCI

2 Clasificación


Interno Comité SCI

3 Registro y Ajustes


Interno Comité SCI

4 Elaboración de Estados Contables y demás

informes


Interno Comité SCI

5 Análisis, interpretación y comunicación de la

información


Interno Comité SCI







347



PROCEDIMIENTO CONTROL INTERNO CONTABLE

CÓDIGO EC-CG-P0105

Identificación

Clasificación

Registro y Ajustes

Elaboración de Estados Contables y demás informes

Análisis, interpretación y comunicación de la información

Inicio

Fin




348

12. GLOSARIO

ADOPTAR. Poner en práctica el Manual de Procesos y Procedimientos.

ACTIVIDAD. Es un conjunto de operaciones o tareas ejecutadas en un área

específica para realizar un procedimiento. Generalmente corresponden al

desarrollo de los objetivos específicos.

ARCHIVO. Datos almacenados en cintas, discos, documentos para el

procesamiento de datos y como medio de inspección pericial.

CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES. Principio de Contabilidad Pública

en el cual, los hechos financieros, económicos y sociales del ente público se

registra en el proceso contable, previo cumplimento de la normatividad vigente y

pertinente.

DIAGRAMA DE FLUJO. Representación gráfica de una sucesión de hechos y

operaciones.

DOCUMENTAR. Demostrar por medio de evidencias algo que se haya realizado.

EFICACIA. Capacidad para producir el efecto esperado.

EFICIENCIA. Consiste en el mejor aprovechamiento de los recursos financieros,

humanos, físicos y técnicos, permitiendo su mejor combinación, con miras al

alcance de los objetivos institucionales.

ENTE PÚBLICO. Entidades, organismos, establecimientos, empresas,

sociedades, corporaciones, unidades u otros organismos públicos de los sectores

central o descentralizado, que pertenecen a los noveles nacional y territorial.

GESTIÓN. Todas aquellas actividades que en forma integral asume la

organización con el propósito de los obtener los objetivos y metas que a través del

proceso de planeación se a propuesta.




349

MANUAL. Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más

sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión.

Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización y manejo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Es un documento que permite relacionar en

forma secuencial los pasos necesarios de desarrollar para la ejecución de un

proceso. Permite además establecer los ejecutores, las responsabilidades, los

tiempos de ejecución, los controles y las formas de utilización en general.

PROCEDIMIENTOS. Conjunto o sucesión de actividades ampliamente vinculadas

y cronológicamente dispuestas realizadas al interior de la entidad y dirigidos a

precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el

desarrollo de la tarea.

PROCESOS. Serie de etapas o fases secuenciales e interdependientes,

orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un

insumo y se suministra un producto o servicio a un cliente externo o interno para

satisfacer una necesidad.

TRÁMITE. Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que han

de efectuar los usuarios para obtener un determinado producto o para garantizar

debidamente la prestación de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la

regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida

ejecución y control de las actividades propias de la Administración Pública.

ROBERTO CARLOS CELEDON VENEGAS

Alcalde Municipal

Jul 29 – 2015.--




350

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