LIBROS Y SELLOS DE LOS ORGANISMOS COMUNALES Las Juntas de Acción Comunal (J.A.C.), Asociaciones y Federaciones, ademàs de los libros que autorice la Asamblea llevaràn los siguientes: (Artículo 57 Ley 743/02). 1. Registro de Afiliados. 2. Actas de Asamblea 3. Tesorería 4. Inventarios.

1.- LIBRO DE REGISTRO DE AFILIADOS: Este libro constituye uno de los documentos màs importantes de las Juntas de Acción Comunal, ya que en el se registran los nombres de los afiliados que conforman dichas organizaciones comunitarias. Sirve para comprobar inscripciones en el momento de expedir certificados de vecindad, conducta, o en caso de demanda, asì como tambièn la asistencia de los afiliados en las Asambleas Generales, verificar el respectivo quórum deliberatorios y decisorio que exigen la Ley y los Estatutos. Deberá estar permanentemente a disposición de las personas interesadas en pertenecer a la Junta y este solamente podrá cerrarse con ocho (8) días de anterioridad a la fecha que se tenga prevista la realización de elección de dignatarios Es funciòn exclusiva del (a) secretario (a) de la junta llevar, custodiar y diligenciar este libro.

¿CÓMO SE DEBE DILIGENCIAR O LLEVAR UN LIBRO DE AFILIADOS? El libro de afiliados siempre ha tenido diez (10) columnas, las cuales se detallaràn a continuación:

A.- NUMERO DE ORDEN: Es la identificación numérica y consecutiva de cada una de los afiliados ante la organización comunitaria, se realiza para llevar el registro y evitar que se presenten dobles numeraciones e inscripciones. En el momento de afiliarse cada persona, se sugiere que el secretario entregue un carnet y/o stecher con su respectivo número de inscripción que lo acredita como afiliado y facilita la ubicación en el libro.

B.- FECHA: Día, mes y año de la inscripción. Esta es necesaria, porque las organizaciones comunales tienen dos (2) clases de afiliados, los fundadores y los que se afilian después de la constitución. También sirve para determinar la antigüedad en la inscripción, la cual se puede verificar mediante esta casilla.

C.- NOMBRE: En esta columna debe ir los apellidos y nombres completos de cada uno de los afiliados.

D.- EDAD: Esta columna es importante, para constatar que las personas que libremente se afilien sean mayores de 14 años. Además para ejercer los cargos de Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Fiscal, la Ley exige que sean mayores de 18 años.

E.- NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD: En esta columna se anota en forma muy clara y completa el número de la Cèdula de Ciudadanìa, Extranjería o Tarjeta de Identidad de cada afiliado.

F.- DIRECCION Y TELEFONO: Sirve para determinar si el afiliado reside o tiene alguna actividad económica en calidad de propietario dentro del radio acción de la Junta. Esto para envío de correspondencia, comunicaciones, organización de tareas o actividades y convocatorias telefónicas y verbales.

G.- PROFESION Y/U OCUPACIÒN: Este dato es muy importante, para conocer el arte, oficio o profesión de los afiliados y saber en un momento dado con que recurso humano se cuenta.

H.- COMITÉ DE TRABAJO: Esta columna nos permite conocer la vocación de cada uno de los afiliados; además la ley y los estatutos obligan al inscrito a pertenecer y trabajar activamente en su Comité de trabajo.

I.- FIRMA O HUELLA: Con esta se esta ratificando la libre voluntad de cada persona en pertenecer a la Junta en calidad de afilado. La huella se utiliza para las personas que manifiestan no saber firmar (Articulo 2, Literal A Resolución 2070/87).

J.- OBSERVACIONES O CORRECCIONES: En esta columna se efectúa la corrección de errores de cualquiera de las otras columnas, evitando con ello que el libro tenga tachones, borrones, o enmendaduras. También se registra la calidad de delegado, las sanciones (suspensión y desafiliación) o declaratoria de la perdida de la calidad de afiliado por cambio de residencia o muerte.

2.- LIBRO DE ACTAS: Constituye la reseña histórica del organismo comunal. En este libro se dejara constancia de la constitución de la junta, de los hechos màs importantes de cada asamblea o reunión informativa, el número de miembros asistentes, las votaciones producidas para la toma de decisiones. Se anotaràn tambièn las planchas o listas inscritas para cada elecciòn, previa acta en donde conste el nùmero de afiliados que la presentaron, las actas de elección de dignatarios.

Debe ser manejado por el secretario de la organización comunitaria y de cada reuniòn debe realizarse un acta (ver formato 1 y 2). Para una mejor organización el libro de Actas debe dividirse en dos partes en un mismo libro. Actas de Asamblea y Actas de Directiva, pues ambas deben tener su propio consecutivo ya que las reuniones de directiva se llevan a cabo con mayor periocidad que las de asamblea y su competencia legal y estatutaria son totalmente diferentes. En las actas de asamblea debe hacerse claridad sobre el tipo de reuniòn realizada, ya que el orden del dìa difiere segùn se ordinaria o extraordinaria, al igual que el libro anterior no debe llevar tachones, borrones ni enmendaduras.

3.- LIBRO DE TESORERIA: En el se registran todos los movimientos de dinero, es decir la contabilidad de la organización.

3.1- CONTABILIDAD: Nació de la pràctica y necesidad de registro. Se inició de la propia naturaleza humana, el carácter intelectual y productivo de la humanidad, el sentimiento de la propiedad conduce al hombre a valorar sus propiedades, debido a los límites de la memoria, obligan al hombre a registrar sus operaciones y poco a poco se van forjando las características primarias de la contabilidad. Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la manera de dejar constancia de determinados hechos con proyecciòn aritmètica, que se producían con demasiada frecuencia y eran demasiado complejos como para poder ser conservados en la memoria. Reyes y Sacerdotes necesitaban calcular la repartición de tributos, y registrar su cobro, La organización de los ejércitos también requería un cálculo cuidadoso de las armas, pagas y raciones alimenticias, así como de las altas y bajas en sus filas. En último lugar, los comerciantes, han sido siempre el sector de la sociedad más comprometido con cualquier nuevo procedimiento de registro de datos. Y mercaderes y cambistas los ha habido desde los primeros momentos en todas las civilizaciones. El desarrollo de la contabilidad se produce de forma paralela a la evolución de las actividades econòmicas desarrolladas por el hombre. La creciente complejidad y volumen de las actividades econòmicas obligan a su registro y a un progresivo desarrollo de las tareas contables, las cuales lógicamente se hacen cada vez màs complejas y precisas. La contabilidad es un reflejo de la historia de la Junta. Las anotaciones contables efectuadas van presentando a lo largo del tiempo un testimonio continuado de la vida de la organización y van escribiendo su historia. La contabilidad es el medio por el cual se detallan las operaciones o actividades económicas que realiza la organización comunal. Se sugiere que los dineros recaudados por los comitès de trabajo, sean administrados por el coordinador y el tesorero del respectivo comité. Además que un porcentaje de las ganancias ingrese a la tesorería general de la junta.

En caso de que tengan una cooperativa o una empresa de Economía Social, su contabilidad se hará en un libro independiente del manejo de la organización. La contabilidad moderna se lleva por partida doble, o sea, a dos columnas: En la primera se anotan las entradas de dinero, es decir lo que se recauda y se le

llama DEBE o DÈBITO. En la segunda se anotan las salidas de dinero, es decir lo que se gasta y/o paga,

y se le llama HABER o CRÈDITO.

3.2- FONDOS: Es el dinero del que dispone una organización para su funcionamiento o actividades, hay dos clases de fondos:

3.2.1- FONDOS COMUNES: Son dineros recaudados en actividades propias de las organizaciones, tales como: festivales, rifas, paseos, bazares, aportes de los afiliados y de particulares etc. Cuando las donaciones son en especie (terrenos, muebles etc.) se deben valorar, es decir darles un precio, para poderlos contabilizar, las donaciones de bienes inmuebles, como casa, lote etc. se harán constar por escritura pùblica ante un notario y se registraran en la oficina de registro de instrumentos pùblicos. Son de libre inversión, la organización puede disponer de ellos de acuerdo a las necesidades y/o planes y programas que pretendan realizar y a las cuantías autorizadas por la Asamblea, consignadas en los Estatutos y debidamente aprobadas por la autoridad competente. Todos los pagos que se efectúen deben ir firmados por el Presidente y el Tesorero de la organización. Estos dineros se deben depositar en una Corporación o en un Banco, estos depòsitos pueden ser:

a) A termino fijo: Es el dinero que se debe depositar por un tiempo determinado (tres, seis, doce meses etc.) El interés que produzca depende del plazo acordado con la entidad crediticia. Existe plena autonomía para que la organización determine el plazo.

b) Cuenta corriente: son los fondos o dineros para disponer de ellos, cuando se necesiten. Se manejan por medio de cheques.

c) Cuenta de ahorros: Son los fondos o dineros depositados en bancos, Corporaciones, Cooperativas de ahorro y crédito y que se pueden retirar en cualquier momento, mediante libreta o tarjeta débito.

3.2.2.- FONDOS ESPECIALES: Es el dinero que proviene de actividades que realiza la organización a través de sus comitès de trabajo o secretarías ejecutivas, con propósitos específicos. Como su destinaciòn es especifica, sòlo el órgano que realice la actividad le puede cambiar la destinaciòn o inversiòn, deben ser manejados por el tesorero y el Coordinador del respectivo comité o

secretaría y refrendado por el fiscal de la Junta, deben tener sus soportes contables (facturas o comprobantes de egresos)

3.2.3- MANEJO DE FONDOS: Es la correcta administración de los dineros obtenidos por las diferentes actividades económicas realizadas. Es responsabilidad del Tesorero de la organización comunitaria el correcto manejo

de estos dineros, por tal fin debe constituir una GARANTIA o FIANZA DE

MANEJO, El valor de esta póliza será cubierta con dineros propios de la organización. La cuantía o monto de la póliza serà fijada por la directiva de acuerdo con los dineros que se manejen.

El libro de tesorería, es manejado por el tesorero y consta de dos partes: LIBRO

DE CAJA Y LIBRO DE BANCOS. En el Libro de Tesorería se registrará el movimiento del efectivo de la Junta. Este Libro constará de dos partes:

3.3- LIBRO DE CAJA: En este libro se anotan diariamente las entradas y salidas de dinero, por cualquier concepto, con respaldo en facturas o comprobantes (soportes).

Para el manejo de este libro se lleva un rayado de seis columnas: fecha, razón o

detalle, número de comprobante, entrada (debe), salida (haber) y saldo.

3.3.1 Fecha: Aquí se anota la fecha en que se realizo la transacción o movimiento.

3.3.2 Detalle: Brevemente se explica el motivo por el cual entra o sale el dinero.

3.3.3 Número de comprobante: Se coloca el nùmero consecutivo del comprobante de la actividad que se detalla.

3.3.4 Entrada o ingreso: Se escribe la cantidad de dinero recolectada, determinando la actividad realizada o el aporte recibido.

3.3.5 Salida o egresos: Se anota las cantidades de dinero que ocasionan salida y debidamente autorizadas, por concepto de compras, pagos, consignaciones etc.

3.3.6 Saldo: Se registra la diferencia que resulta entre las columnas de entradas y salidas de dinero, es decir se determina con que dinero cuenta la organización.

3.3.7 Ejemplo: La Federación Comunal de Juntas del Departamento de _____________, o la Asociación Comunal de Juntas de la Comuna ___, Municipio de _______________, Departamento de____________, o la Junta de Acciòn Comunal del Barrio ______________ de la Comuna ___, Municipio de ____________, Departamento de __________________, efectuó las siguientes actividades:

En enero 31 de 2003, se recibió por concepto de una rifa, $85.000.oo,

según comprobante nùmero 001. En Febrero 01 de 2003, se compro papelería por $10.500.oo segùn

factura No. 0318. En febrero 02 de 2003, se consigno en el Banco Popular $60.000.oo,

segùn comprobante 002 En Abril 15 de 2003, se recibiò por ganancia de un festival, que se realizo

en el barrio, $170.000.oo, segùn comprobante No. 003. En Abril 16 de 2003, se consignò en el Banco Popular $140.000.oo, segùn

comprobante No. 004. En Mayo 18 de 2003, la Junta compró dos bultos de cemento y un metro

de arena por $28.500.oo, segùn facturas Nos. 2801 y 3025. En junio 16 de 2003, recibió por concepto de rifa $99.000.oo, segùn

comprobante No. 005. En junio 17 de 2003, compró útiles de escritorio por $15.900, segùn

factura No. 3114. En junio 18 de 2003, se consignò en el banco Popular $65.000.oo, segùn

comprobante No. 006. En octubre 18 de 2003, se recibiò por parte de afiliados y comerciantes del

barrio, $90.000.oo, segùn comprobantes del 007 al 018. En octubre 20 de 2003, se consigno en el banco Popular $90.000.oo,

segùn comprobante No. 019. En diciembre 03 de 2003, se compró un galón de pintura por $18.400.oo,

segùn factura 9416.

CUADRO No. 2

LIBRO DE CAJA GENERAL

FECHA

DETALLE

COMPRO. No.

DEBE

(ENTRADA)

HABER

(SALIDA)

SALDO

1-31-03 2-01-03 2-02-03 4-15-03 4-16-03 5-18-03 6-16-03 6-17-03 6-18-03 10-18-03 10-20-03 12-03-03

Rifa V/r. Papelería factura 0318 Consignación Bco. Popular Festival Consignación Bco. Popular V/r. 2 bultos de cemento, 1 metro de arena, facturas 2801 y 3025. Rifa V/r. Ùtiles de escritorio factura 3114. Consignación Bco. Popular Aportes afiliados y comerciantes. Consignación Bco. Popular V/r. Galón de pintura factura 9416. Sumas Balance Sumas iguales.

001 002 003 004 005 006 007 al 018

85.000.oo 170.000.oo 99.000.oo 90.000.oo $444.000.oo $444.000.oo

10.500.oo 60.000.oo 140.000.oo 28.500.oo 15.900.oo 65.000.oo 90.000.oo 18.400.oo $428.300.oo $ 15.700.oo $444.000.oo

85.000.oo 74.500.oo 14.500.oo 184.500.oo 44.500.oo 16.000.oo 115.000.oo 99.100.oo 34.100.oo 124.100.oo 34.100.oo 15.700.oo

RECIBO DE CAJA

FECHA: _____________________________ No. _____________ Valor en letras ____________________________________ $ _____________ Recibido de: _____________________________________________________ Por concepto de: _________________________________________________ _______________________________________________________________ Tesorero: ____________________________

3.4 BANCOS: Manejado por el Tesorero de la organización, en el se ejerce el

control contable de los fondos que la junta tenga en CUENTA CORRIENTE O

DE AHORROS, en los bancos, Cooperativas y Corporaciones. Los cheques deben ir firmados por el Presidente y el Tesorero de la Junta de Acciòn Comunal, conforme a las disposiciones estatutarias. Todos los movimientos contables deben ir respaldados por sus respectivos

comprobantes, así: Las ENTRADAS con las consignaciones y las SALIDAS con los cheques y comprobantes, se debe abrir un archivo con toda esta documentación, al igual que en el libro del punto 3.3, el rayado es con seis

columnas: fecha, detalle, número de cheque, entrada, salida y saldo.

3.4.1. Ejemplo: al igual que en el ejemplo anterior, se enuncia Federación, Asociación o Junta de Acción Comunal. El dìa 02 de Febrero de 2003, consignaciòn en el Banco Popular por

$60.000.oo, segùn comprobante No. 002. En Abril 14 de 2003, se gira cheque No. 149700 a favor de I.M.P., por

$48.000.oo por compra de sillas metalicas, segùn comprobante No. 001. En Abril 16 de 2003, consignaciòn en el banco Popular por $140.000.oo,

segùn comprobante No. 004. En junio 16 de 2003, consignaciòn en el banco Popular por $65.000.oo,

segùn comprobante No. 006 En junio 28 de 2003, se gira cheque No. 149701 a favor de Carvajal S.A.

por $95.000.oo por compra de màquina de escribir manual, segùn comprobante No. 002.

En Octubre 20 de 2003, consignaciòn en el banco Popular por $90.000.oo,

segùn comprobante No. 019. En Octubre 30 de 2003, gira cheque No. 149702 a favor de Cacharrería

La Mejor S.A. por $93.000.oo, por compra de artículos varios, para la celebración de la fiesta de los niños, según comprobante No. 003.

En diciembre 03 de 2003, gira cheque No. 149703, para la creación de la

Caja Menor por $50.000.oo, cantidad autorizada por la Asamblea.

CUADRO No. 3

LIBRO DE BANCOS

Banco Popular – Cuenta Corriente No. 000-000

FECHA

DETALLE

CHEQUE No.

ENTRADA

SALIDA

SALDO

2-02-03 4-14-03 4-16-03 6-16-03 6-28-03 10-20-03 10-30-03 12-03-03

Consignaciòn Comp. 002 I.M.P. Comp. 001 Consignaciòn Comp.004 Consignaciòn Comp.006 Carvajal S.A. Comp. 002 Consignaciòn Comp.019 Cacharrería La Mejor S.A. Comp. 003 Caja Menor SUMAS BALANCE SUMAS IGUALES

149700 149701 149702 149703

60.000.oo 140.000.oo 65.000.oo 90.000.oo $355.000.oo $355.000.oo

48.000.oo 95.000.oo 93.000.oo 50.000.oo $286.000.oo $ 69.000.oo $355.000.oo

60.000.oo 12.000.oo 152.000.oo 217.000.oo 122.000.oo 212.000.oo 119.000.oo 69.000.oo

Nota: Para un mejor manejo de este libro, cuando el saldo este en rojo, debe ir entre paréntesis o con lápiz rojo.

REQUISITOS PARA ABRIR UNA CUENTA BANCARIA O DE AHORROS Para Abrir una cuenta en el banco, el Presidente y el Tesorero de la Junta de Acciòn Comunal, se presentan al banco, con los siguientes documentos:

Documento de identidad del representante legal de la organización.

Personaría jurídica de la organización comunal que representan.

Resolución de inscripción de dignatarios, y

Certificado de reconocimiento legal de los dignatarios de la junta, expedido por la secretaria de Desarrollo Territorial y Bienestar social del Municipio (auto de inscripción).

Con estos documentos, se solicita la apertura de la cuenta, a nombre de la junta de acciòn comunal.

3.5 Caja Menor: La cuantía de la caja menor, será autorizada por la Asamblea y debe constar en los estatutos. El ordenador serà el Presidente; el responsable el Tesorero. Las ordenes de gastos seràn refrendadas por el Fiscal.

Para el manejo de la Caja Menor, se llevarà un libro especial, de cinco (5) columnas: Fecha, Detalle, Entrada, Salida y Saldo.

3.5.1 Ejemplo: Al igual que en el ejemplo anterior, se enuncia la Federación, La Asociación, La Junta de Acciòn Comunal.

En Diciembre 03 de 2003, se gira cheque para iniciación de Caja Menor

por $50.000.oo, valor autorizado en los Estatutos. En diciembre 15 de 2003, se compro un sello de madera por valor de

$9.500.oo En Diciembre 15 de 2003, se compro una resma de papel bond por valor

de $9.000.oo. En diciembre 17 de 2003 se gasto en fotocopias $6.500.oo

En diciembre 18 de 2003 se compraron 5 bombillos para la sede por valor

de $4.000.oo En diciembre 20 de 2003 se mandaron a hacer una llave por valor de

$4.000.oo

CUADRO No. 4

CAJA MENOR

FECHA

DETALLE

ENTRADA

SALIDA

SALDO

12-03-03 12-15-03 12-15-03 12-17-03 12-18-03 12-20-30

Cheque No. 149703, Banco Popular para iniciación Caja Menor. V/r. Sello de madera Vale 001 V/r. una resma de papel Bond Vale 002 V/r. fotocopias, vale 003 V/r 5 bombillos vale 004 V/r. duplicado de llaves, vale 005

$50.000.oo

$9.500.oo

$9.000.oo $6.500.oo $4.000.oo $4.000.oo

$50.000.oo

$40.500.oo

$30.500.oo $24.000.oo $20.000.oo $17.000.oo

VALE DE CAJA MENOR

FECHA: ___________________________ No. ____________ Pagado a: _______________________________________________________ Por concepto de: _________________________________________________

Valor en letras________________________________________ $ __________ Firma de quien recibe: __________________________ C.C. #

RENDICION DE CAJA MENOR

Fecha del desembolso: _______________________ Valor Inicial $50.000.oo Fecha No. De Vale Concepto Valor 12-15-03 001 compra de un sello de madera 9.500 12-15-03 002 Resma de papel Bond 9.000 12-17-03 003 Valor fotocopias 6.500 12-18-03 004 Vr. 5 bombillos 4.000 12-20-03 005 Duplicado llaves sede __4.000__

$33.000.oo __________

SALDO EN CAJA $17.000.oo Billetes de 10.000.oo 1 10.000.oo Billetes de 5.000.oo 0 Billetes de 2.000.oo 2 4.000.oo Billetes de 1.000.oo 1 1.000.oo Monedas de 500.oo 4 2.000.oo __________

SUMAS IGUALES $17.000.oo $17.000.oo

4.- INVENTARIO: en este libro se deben registrar con exactitud y detalle todos los bienes que posee la junta de acciòn comunal, Asociación o Federación, determinando claramente si se trata de inmuebles, muebles, enseres, maquinaria, equipo, etc. Es importante recordar que los bienes inmuebles, deben estar respaldados por las respectivas escrituras pùblicas registradas de acuerdo con la Ley. Los bienes muebles deben estar respaldados por sus facturas de compra, los vehículos deben matricularse y deben tener tarjeta de propiedad.

Este libro consta de cuatro (4) columnas a saber: Cantidad, Detalle, Valor

unitario, Valor total, sirve para rendir informe cuando lo exija la Asamblea General, la Directiva, cuando se presente cambio de tesorerìa, por renovación de Dignatarios o remoción (cambio) de Tesorero, tambièn en caso de investigaciones. Cada movimiento debe estar respaldado con un comprobante o Acta de baja. Nota: Los bienes muebles o inmuebles entregados a las organizaciones comunitarias a travès de un contrato de Comodato no deben ser registrados en el libro de inventario, pues no son de su propiedad, pero si deben tenerse todos estos documentos en un archivo especial.

4.1 Ejemplo: La organización comunitaria al 31 de diciembre de 2003 posee los siguientes bienes: En Caja y Bancos $125.200.oo Inventario de muebles y enseres, 30 sillas metálicas a $7.000.oo cada una, una máquina de escribir manual, marca Brother por valor de $95.000.oo; un escritorio metálico de 1.20x80x70, de dos (2) gavetas, por un valor de $80.000.oo; un (1) megáfono por valor de $250.000.oo; un (1) archivador metàlico de cuatro (4) gavetas por valor de $80.000.oo; cinco (5) sellos de madera (Presidente, Tesorero, Secretario, Fiscal y Coordinador Comité de Trabajo), a razón de $9.500.oo cada uno, una (1) sede comunal, según descripción anexa, con un avaluó de $6`850.000.oo; un (1) vehículo suzuky SJ410, modelo 1987, placas ABC310 por valor de $2`985.000.oo; cien (100) bultos de cemento gris a $12.500.oo cada uno; tres metros de arena a $5.500.oo cada uno; quinientos (500) ladrillos comùn por $35.000.oo ; un cuñete de pintura por $45.000.oo; un uniforme para fútbol completo y un balón por valor de $89.000.oo; se le debe al señor JUNA GONZALEZ, la suma de $51.800.oo por reparaciones efectuadas en la sede comunal.; a la ferretería El Porvenir la suma de $35.200.oo por compra de materiales varios.

CUADRO No. 5

INVENTARIO

CANTIDAD

DETALLE

V/R. UNITARIO

V/R. TOTAL

30 1

1

1 1 5

1 1

100 3

500 1 1

Caja General Caja Menor Bancos Sillas metàlicas Màquina de escribir manual marca Brother. Escritorio metálico de 1.20x80x70 de dos (2) gavetas. Megáfono. Archivador metálico de 4 gavetas. Sellos de madera, presidente, tesorero, secretario, fiscal, coordinador comité de trabajo. Sede Comunal Vehículo Suzuky SJ410, modelo 1987, placas ABC 310. Bultos de cemento gris Metros de arena Ladrillos comùn Cuñete de pintura Uniforme de fútbol (14 unidades) y un balón. TOTAL

7.000.oo

9.500.oo

12.55.oo 5.500.oo

15.700.oo 17.000.oo 69.000.oo

210.000.oo

95.000.oo

80.000.oo 250.000.oo 80.000.oo

47.500.oo 6`850.000.oo

2.985.000.oo 1`255.000.oo

16.500.oo 35.000.oo 45.000.oo

89.000.oo

12`139.200.oo

5.- BALANCE: Es el resumen de los bienes que posee la Junta de Acciòn comunal, Asociación o Federación.

5.1. CUENTAS QUE CONFORMAN EL BALANCE:

a) Los activos (corriente y fijo)

b) Los pasivos y

c) El patrimonio.

d) LOS ACTIVOS:

Son todos los dineros y bienes que tienen valor como muebles y enseres, maquinaria y equipo, mercancías de consumo, terrenos, edificios, vehículos y son de propiedad de la orgnizaciòn. Las cuentas de mayor movimiento en el activo son:

1.- ACTIVO CORRIENTE: Son las cuentas que puedan ser convertidas en dinero rápidamente y lo conforman:

CAJA: Es el dinero que se tiene disponible en efectivo.

BANCOS: Es el dinero que se tiene en un banco, Corporaciones, cooperativas, etc. En cuenta corriente o de ahorros.

2.- INVENTARIOS: Son los materiales de construcción y otros elementos como uniformes e implementos deportivos. Para cada uno de estos bienes, se anota o calcula inicialmente el valor de compra, o el valor al momento de su adquisición y para realizar los inventarios posteriormente, se tiene en cuenta el estado en que se encuentran al momento de realizar el inventario.

3.- ACTIVOS FIJOS: También denominado inmovilizado, está formado por aquellos bienes que posee la organización y que le sirven para su normal funcionamiento, como:

Bienes inmuebles: Salón Comunal, Lotes de Terreno.

Vehículos: Determina el tipo de vehículo, marca, placa etc.

Muebles y Enseres: mesas, sillas, máquina de escribir, escritorios, etc.

3.1 PASIVOS: Es todo lo que la organización debe a terceras personas, o a los mismos afiliados, como cuentas por pagar, letras y facturas varias, que se deben por concepto de compra, servicios públicos, adquisiciones etc.

3.2PATRIMONIO: El patrimonio de la Junta de Acción Comunal, estará constituido por todos los bienes que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales puede cumplir sus fines y que ingresen por concepto de contribuciones, auxilios, aportes, donaciones y los que provengan de cualquier actividad u operación que efectué la organización, decreto 1930/79, Capítulo VII, Artículo 31. Decreto 2726/80, Artículos 5 y 6.

Son todos los bienes que posee la organización, menos el pasivo (deudas).

ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO Este patrimonio no pertenece ni en todo ni en parte a ninguno de los afiliados. Los aportes oficiales que se giren a las Juntas de Acción comunal, Asociaciones o Federaciones para la realización de determinadas obras destinadas a uso público o fiscal, no ingresan a su Patrimonio y el manejo figurará contablemente

en un rubro especial.

La inversión de los aportes oficiales destinados a obras varias, se determinará por la Asamblea de Afiliados de la Organización beneficiada.

CUADRO No. 6

BALANCE GENERAL A DICIEMBRE 31 DE 2003

DETALLE

PARCIAL

ENTRADA

SALIDA

ACTIVOS

Activo Corriente

Efectivo en caja y Bancos Caja General Caja Menor Bancos

Inventario Uniforme completo para fútbol (14 unidades y 1 balón) 100 bultos de cemento gris a $12.550.oo 3 metros de arena a $5.500.oo 1 Cuñete de pintura 500 Unidades de ladrillo común.

Total Activo Corriente

Activo fijo

Bienes Raíces Sede Comunal Vehículo Marca Suzuky SJ410/87

Muebles y Enseres 30 Sillas metálicas a $7.000.oo cada una. 1 Màquina de escribir manual, marca Brother. 1 Escritorio metàlico de 1.20x80x70 de dos (2) gavetas. 1 Megáfono. 1 Archivador mètalico de 4 gavetas. 5 sellos de madera a $9.500.oo cada uno.

Total Activo Fijo

TOTAL ACTIVO FIJO + CORRIENTE

PASIVOS

Acreedores Juan González Ferretería el Porvenir

PATRIMONIO Capital de base Comunal (Activo – Pasivo)

SUMAS IGUALES

15.700.oo 17.000.oo 69.000.oo

89.000.oo 1.255.000.oo 16.500.oo 45.000.oo 35.000.oo

210.000.oo 95.000.oo

80.000.oo

250.000.oo 80.000.oo 47.500.oo

51.800.oo 35.200.oo

101.700.oo

1.440.500.oo

1.542.200.oo

6.850.000.oo 2.985.000.oo

762.500.oo

10.597.500.oo 12.139.700.oo

12.139.700.oo

87.000.oo

12.052.700.oo

12.139.700.oo

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS: Nos muestra las utilidades del período, cuando hay un negocio que tiene ventas y presenta gastos.

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

VENTAS $4.000.000.oo Descuentos y devoluciones en ventas $ 200.000.oo Costo de ventas $1.600.000.oo Inventario Inicial $4.000.000.oo Compras $2.000.000.oo - Devoluciones y rebajas en compras. $ 100.000.oo - Inventario final $4.300.000.oo _____________

UTILIDAD BRUTA DEL EJERCICIO $2.200.000.oo

GASTOS GENERALES $1.570.000.oo Pago salarios $ 800.000.oo Pago servicios públicos $ 200.000.oo Arriendo $ 200.000.oo Papelería $ 50.000.oo Mantenimiento $ 220.000.oo Otros $ 100.000.oo ______________

UTILIDAD NETA O PERDIDA DEL EJERCICIO $ 630.000.oo___

PRESUPUESTO: Son los ingresos que se proyecta recaudar y los egresos o gatos para el período.

PRESUPUESTO

INGRESOS PROYECTADOS (Fondos Comunes) $1.500.000 Alquiler de sillas $ 50.000.oo Alquiler de sede $250.000.oo Bingo Bailable $500.000.oo Kermés $350.000.oo Paseo $250.000.oo Torneos de Fútbol $100.000.oo

EGRESOS (gastos) PROYECTADOS $1.500.000 Papelería $200.000.oo Gastos de Representación $200.000.oo Mantenimiento Sede $150.000.oo Mantenimiento muebles $150.000.oo Reparaciones sede $650.000.oo Implementos de Aseo $150.000.oo ________ _________

SUMAS IGUALES $1.500.000 $1.500.000

Si los Ingresos reales resultan mayores que los presupuestados se hace una adición presupuestal por medio de un acta

ACTA DE ADICION PRESUPUESTAL

Siendo las _______ del día _________ del mes de _______________ se reunieron los Directivos de la Junta de Acción Comunal del barrio La Alegría, con el fin de realizar una adición al presupuesto presentado a la Asamblea general de afiliados en la reunión de Enero 31 de 2004.

ACUERDO:

Aumentar los ingresos por concepto: Alquiler de sede $150.000.oo Bingo bailable $100.000.oo Contra créditos (gastos) en: Fotocopias $ 30.000.oo Reparación sede comunal ____________ $220.000.oo_

SUMAS IGUALES $250.000.oo _ $250.000.oo_

6.- REGISTRO DE LIBROS: Los libros de registro de afiliados, actas, tesorería e inventarios de las Asociaciones y Juntas de Acción Comunal, deben registrarse

ante la Secretaria de Desarrollo Territorial y Bienestar Social y los de las

Federaciones Comunales Departamentales, se registrarán en la DIGEDACP (Dirección General para el Desarrollo de la Acciòn Comunal y la Participaciòn).

6.1 CAUSALES PARA CAMBIO DE LIBROS: Los libros de las Organizaciones comunales, se podrán reemplazar por las siguientes causas debidamente comprobadas:

a) Por utilización total;

b) Por extravío o hurto; la solicitud de registro debe acompañarse del denuncio penal.

c) Por deterioro;

d) Por retención; copia del denuncio ante justicia ordinaria u órganos

competentes en la investigación disciplinaria.

e) Por exceso de enmendaduras o inexactitudes; hechos verificables.

AUTORIZACION DE GASTO Y/O ORDEN DE COMPRA

JUNTA DE ACCION COMUNAL

BARRIO____________________________ COMUNA _____________________

DE: PRESIDENTE JUNTA DE ACCION COMUNAL PARA: TESORERO JUNTA DE ACCION COMUNAL REFERENCIA: Ordenación de gasto.

____________________________ en mi calidad de presidente de la junta de acciòn comunal y en uso de las facultades conferidas en el artìculo _______ de los estatutos de esta organización, autorizo al señor _____________________ tesorero, para efectuar el siguiente gasto: DESCRIPCION COSTO _______________________________________________ __________ _____________________________________________ Para constancia se firma en Cali a los ______ días del mes de ____________ de ________. __________________ PRESIDENTE

CUENTA DE COBRO

JUNTA DE ACCION COMUNAL

BARRIO________________________ COMUNA_______

PERSONERIA JURIDICA No. ___________

CUENTA DE COBRO No. ______

DIA MES AÑO SEÑORES

C.C. NIT #

DIRECCION Y TELEFONO CIUDAD

DEBE A:

SEÑORES C.C. NIT #

DIRECCION TELEFONO CIUDAD

POR CONCEPTO DE:

VALOR

VALOR EN LETRAS: TOTAL

$

FORMA DE PAGO: ___________________________________________________ SE ADJUNTAN LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS ____________________________________________ _ __________________________________________

NOMBRE: _________________________________ C.C. NIT # _________________________________

COMPROBANTE DE EGRESOS

JUNTA DE ACCION COMUNAL

BARRIO __________________________________ COMUNA ____________________

DIRECCION_______________________________ TELEFONO ___________________

PERSONERIA JURIDICA No. ______________

FECHA __________________________ No. _________ PAGADO A: ______________________________________________________ NIT O CEDULA: ___________________________________________________ VALOR EN LETRAS: _______________________________________________

$________________________

POR CONCEPTO DE: ______________________________________________

BANCO__________________ No. CHEQUE______________ EFECTIVO ____ __________________ __________________ _________________ BENEFICIARIO ELABORADO AUTORIZADO C.C. # TESORERO PRESIDENTE

__________________ REVIZADO

FISCAL

ACTA No. _____

ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS O DELEGADOS DE LA JUNTA DE

ACCION COMUNAL DEL BARRIO EL PLACER COMUNA 22

FECHA: Mayo 21 de 2004

HORA: 7:30 P.M.

LUGAR: SEDE COMUNAL

El dìa 21 de mayo de 2004, siendo las 7:30 P.M. en la Sede Comunal, se diò inicio a la Asamblea General de afiliados a la junta de acción comunal del barrio EL PLACER, bajo el siguiente:

ORDEN DEL DIA:

1. Llamada a lista y verificación del quórum 2. Lectura, discusión y aprobación del orden del dìa. 3. Asunto a tratar……………………………………. 4. Decisión sobre…………………………………….

En el primer punto del orden del dìa, la Secretaria procede a llamar a lista, contestando _________, que no representan màs de la mitad màs uno, por lo tanto se esperò una hora y al cabo de la cual se instalo validamente la asamblea con ______ afiliados que representan no menos del 30%. El orden del dìa se aprobò por unanimidad con los siguientes cambios: _______ _________________________________________________________________ Tercer Punto se trato sobre__________________________________________ _________________________________________________________________ En el cuarto punto se decidió: ________________________________________ Con la siguiente votación: Si____________ No ___________ Agotado el orden del dìa, siendo las 9:00 P.M. del dìa 21 de mayo de 2004, se da por terminada la reunión. PRESIDENTE SECRETARIO.

NOTA: Cuando se trate de cuestionar la gestión del presidente y/o del secretario, decidir si debe o no continuar en el cargo, o el presidente y/o el secretario desean intervenir en la Asamblea, esta debe ser moderada por el Vicepresidente y actuar como secretario el suplente, o en su defecto por dos afiliados had-honoren elegidos para el manejo y/o secretaria de la Asamblea.

ORDEN DEL DIA:

5. Llamada a lista y verificación del quórum 6. Lectura, discusión y aprobación del orden del día. 7. Elección de presidente y/o secretario de la Asamblea. 8. Asunto a tratar……………………………………. 9. Decisión sobre……………………………………. En el primer punto del orden del dìa, la Secretaria procede a llamar a lista, contestando _________, que no representan màs de la mitad màs uno, por lo tanto se esperó una hora y al cabo de la cual se instalo validamente la asamblea con ______ afiliados que representan no menos del 30%. El orden del dìa se aprobò por unanimidad con los siguientes cambios: _______ ________________________________________________________________ Tercer punto se presentaron como candidatos ___________________________ ______________________________ quedando como presidente y/o secretario had-honoren ______________________________________________________ En el cuarto Punto se trato sobre______________________________________ _________________________________________________________________ En el quinto punto se decidió: ________________________________________ Con la siguiente votación: Si____________ No ___________ Agotado el orden del dìa, siendo las 9:00 P.M. del dìa 21 de mayo de 2004, se da por terminada la reunión. PRESIDENTE SECRETARIO. Asamblea Asamblea

ACTA No._____

REUNION DELA DIRECTIVA DE LA JUNTA DE ACCION COMUNAL

BARRIO EL PLACER COMUNA 22

FECHA: Mayo 07 de 2004

HORA: 7:30 P.M.

LUGAR: SEDE COMUNAL El dìa viernes 07 de mayo de 2004, siendo las 7:30 P.M. en la sede comunal del barrio El Placer, se reuniò la Directiva de la Junta de Acciòn Comunal, previa convocatoria hecha por el señor Presidente, con el siguiente orden del dìa:

1. Llamada a lista y verificación del quórum 2. Lectura, discusión y aprobación del orden del dìa. 3. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior. 4. Asunto 5. Asunto 6. Proposiciones y varios.

DESARROLLO:

En el primer punto del orden del dìa, la secretaria procedió a llamar alista, constatando que hay quórum. El orden del dia se apobo por unanimidad En el tercer punto se diò lectura al acta anterior la cual fue aprobada sin modificaciones. Cuarto punto______________________________________________________ ________________________________________________________________ En el quinto punto__________________________________________________

En proposiciones y varios ____________________________________________

Agotado el orden del dìa, siendo las 9:30 P.M. del dìa 07 de mayo de 2004, se da por terminada la reunión. PRESIDENTE SECRETARIO

CUADRO No. 1

A No. De Orden

B

Fecha de Inscripción

C

Apellidos y Nombre

D

Edad

E

Documento de identidad

F

Dirección Teléfono

G

Profesión u Oficio

H

Comité de Trabajo

I

Firma o Huella

J

Observaciones

1 2

3 4 5 6

03-03-04 03-03-04 07-03-04 09-03-04 12-03-04 12-03-04

Pachichana Martínez Aura Myriam Villarraga Caicedo Luz Marina Arias Díaz Mary Edith Cérquera Latorre Jorge Montoya Cano Héctor Hugo Pedro Pérez

25

28

50

19

37

45

31.416.753 Cali 31.976.125 Cali 38.367.091 Cali 16..319.540 Cali 16.300.800 Cali 14.390.840 Cali

Calle 20 No. 18-40 8863045 Calle 21 No. 19-94 8839032 Calle 20 No. 17-36 8864250 Cra. 16 No. 23-18 8863942 Cra. 17 No. 21-04 8993030 Calle 18 No. 6-45 8806060

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