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UNIVERSIDAD TÉCNICA FEDERICO SANTA MARÍA

DEPARTAMENTO DE ELECTRÓNICA

ELEMENTOS CLAVES EN LA PRODUCCIÓN DE UN CENTRO DE LLAMADOS

MEMORIA PRESENTADA POR:

LUIS ANTONIO ACEVEDO GIGLIO

COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR

AL TÍTULO DE INGENIERO CIVIL ELECTRÓNICO,

MENCIÓN EN TELECOMUNICACIONES.

PROFESOR GUÍA: AGUSTIN GONZALEZ V.

OCTUBRE - 2003

ELEMENTOS CLAVES EN LA PRODUCCIÓN DE UN CENTRO DE LLAMADOS

por

LUIS ACEVEDO

Memoria para optar al título de Ingeniero Civil Electrónico

Resumen.

El trabajo de título se desarrollo en el centro de llamados de Citibank Chile, institución que pertenece a Citigroup Corporation, que es la corporación financiera más grande del mundo y con presencia en más de 100 países. El objetivo principal de este trabajo fue alcanzar los niveles de servicio que la gerencia de Citiphone había comprometido con el negocio en chile durante el último trimestre del año 1998 y todo el año 1999, niveles que nunca se habían cumplido en años pasados y que fueron superados ampliamente al finalizar este trabajo.

A su vez y como objetivo complementario, se desarrollaron modelos predictivos de llamados y de elaboración de horarios para los ejecutivos telefónicos, aumentando su producción en 6 puntos porcentuales entre un año y otro. Se utilizaron y maximizaron las herramientas tecnológicas del centro de llamados así como los programas que alguna vez se habían dejado de lado. Se generaron nuevos reportes a la gerencia de Citiphone, con información relevante para que se tomaran decisiones en la administración de los agentes y en los objetivos de eficiencia operacional. Hubo un cambio profundo en la forma de administrar el centro de llamados que afectó el trabajo de los ejecutivos telefónicos y supervisores, pero que al final, convirtieron a Citiphone Chile como el mejor centro de llamados de Latino América y best practice corporativo para la misma región.

1 Índice

31Índice

52Introducción

52.1Alcance y limitaciones de la memoria

62.2Antecedentes generales de la empresa

62.2.1Estructura de citiphone banking

72.3La importancia de los canales remotos

82.4El rol de la tecnología en los centros de llamados

122.4.1Los avances de los últimos dos años

122.4.2Arquitectura tecnológica de citiphone banking

143Citiphone Banking

143.1Turnos de agentes

153.2Llamados y objetivos de servicio

183.3Herramientas de soporte usadas en citiphone banking

193.4Problemas detectados

204Desarrollo de Soluciones

214.1Los primeros cambios tecnológicos

234.2Telecenter System, TCS Workforce Management

254.2.1Patrones históricos.

254.2.2Construcción de escenarios.

254.2.3Pronóstico y programación de horarios.

264.2.4Archivos principales.

264.2.5Actividades diarias.

264.2.6Funcionamiento intra-diario

274.3Modelando un pronóstico de llamados

324.4Las variables que participan en la creación de los turnos

334.4.1La semana promedio del año.

354.4.2Tiempo real de la duración del llamado.

364.4.3Tasa de ocupación del agente

384.4.4Disponibilidad del agente.

394.5El escenario final en TCS y la generación de turnos para citiphone.

444.6La tarea del seguimiento diario

474.7Métricas y resultados

504.8Next Steps. El futuro de citiphone

515Conclusiones

536Anexo 1

587Anexo 2

2 Introducción

Call Centers o centros de llamados nacieron en la década de los ochenta y tuvieron su principal auge a mediados de los noventa. Actualmente, no existe una empresa de servicio que no cuente con uno de estos centros y se espera un crecimiento mayor en el resto de los mercados durante esta década, incorporando nuevos servicios tales como web collaboration, chat, emails y voz sobre IP.

Para entender como funcionan los centros de llamados, es necesario identificar las cinco áreas claves que la componen: Estrategia, Procesos, Tecnología, Recursos Humanos e Infraestructura, cuya relación se puede explicar de la siguiente forma: La estrategia es la base para diseñar los procesos y escoger la tecnología, quienes a su vez son utilizados para diseñar las políticas de recursos humanos y que en conjunto, determinaran la infraestructura física del call center, es decir, su tamaño, localización y diseño.

Hablar de estrategia es definir la misión del centro de llamados, sus objetivos y metas, entender las expectativas de los clientes, determinar la posición competitiva en el mercado, etc.

Los procesos se construyen con la estrategia y su principio básico es determinar la forma en que el call center soportará día a día las transacciones y operaciones del negocio, como los ejecutivos atenderán a los clientes, la forma de administrar el personal y sus turnos y los medios que el cliente utilizará para comunicarse con el centro de llamados.

Una vez definida la forma en que el cliente se contactará con el call center y cómo los procesos y transacciones del negocio serán atendidos, se debe buscar la tecnología apropiada que asegure el éxito del centro de llamados. PBX, Voice Network, IVR (Interactive Voice Response), Workstations, C.R.M. (Contact Relationship Management), CTI (Computer Telephone Integrated), Datawerhouse, Workforce Management, Web Integration, y Quality Monitoring, son una parte de las numerosas herramientas tecnológicas que se encuentran en el mercado y que se usan actualmente en los centros de llamados.

Proceso y Tecnología son las redes neuronales de los centro de llamados y son los temas tratados en esta memoria, la que se realizó en Citiphone Banking, quién pertenece a Citigroup Chile, la compañía financiera más grande del mundo, con presencia en cinco continentes y 100 países.

2.1 Alcance y limitaciones de la memoria

Para describir el tema de Memoria se requiere hacer explícita la necesidad del negocio: “No contar con canales 24x7 eficientes y competitivos, impide reducir gastos operacionales, reduce las ventas y deteriora la satisfacción de nuestros clientes, afectando negativamente la rentabilidad y la posibilidad de crecimiento sostenido en el negocio”.

El objetivo principal de este trabajo fue alcanzar durante el último trimestre del año 1998 un objetivo de servicio, TSF, de un 80% en 15 segundos y durante el año 1999 un TSF de 54% en 15 segundos, respetando el marco operacional, sus costos y tecnología. Los objetivos complementarios son: Diseñar un modelo de pronóstico de llamados y de turnos y establecer los procesos necesarios para realizar un seguimiento diario de las actividades del call center.

Para lograr este objetivo, el trabajo de Memoria se dividió en varias etapas, comenzando por una recopilación de métricas actuales, levantamiento de herramientas utilizadas y no utilizadas, problemas detectados, recomendaciones de rápida implementación, elaboración y prueba de un modelo de capacidad, métricas posteriores a la implementación, comparación de resultados y conclusiones del trabajo.

La memoria se desarrolla en Citiphone Chile y no contempla un rediseño en los procesos y controles de calidad que se realizan sobre las ejecutivas telefónicas, etapa necesaria para exceder las expectativas de los clientes e incrementar su lealtad con el negocio.

2.2 Antecedentes generales de la empresa

Citibank es una corporación institucional norteamericana, de giro financiero, que satisface las necesidades financieras y de servicio de las personas que conforman su mercado objetivo, de acuerdo con el marco legal chileno-norteamericano y con las políticas corporativas y estándares éticos.

En Chile, el ente regulador de las instituciones financieras es el Banco Central, y los entes fiscalizadores que participan son: Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, Superintendencia de Valores y Seguros y Superintendencia de Administración de Fondos y Pensiones.

Actualmente Citibank cuenta con 21 sucursales a lo largo del país, de las cuales 17 se encuentran en la región metropolitana.

2.2.1 Estructura de citiphone banking

La banca telefónica de Citibank depende del área de servicios para Citigroup en Chile, quién a su vez depende del gerente general, tal como se aprecia en la figura 1. Citiphone Banking entrega soporte para la mayoría de los productos y servicios de la banca de personas, como por ejemplo, tarjetas de crédito, cuentas corrientes y líneas de crédito, fondos mutuos y depósitos a plazo, préstamos, servicios globales y soporte de Internet.

SHAPE \* MERGEFORMAT

Figura 1

2.3 La importancia de los canales remotos

El mercado chileno es cada vez más competitivo y la diferencia entre dos productos similares es menor que años atrás. Las nuevas estrategias comerciales incorporan servicios asociados a cada producto, cuyo valor agregado forma parte en la decisión final del consumidor. Los canales remotos son un valor agregado a la venta de los productos bancarios, ya que ofrecen un servicio completo de consultas o transacciones las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

Estudios realizados por Citibank a principios del año 1996, definieron los principales efectos de una Banca remota débil:

· En el canal de Ventas

· Disminución del tiempo disponible para fortalecer y profundizar la relación con el cliente.

· Menor adquisición de nuevos clientes.

· Deterioro de la calidad de servicio.

· Mayor desistimiento.

· Menor Cobertura.

· Desde el punto de vista de Marketing

· No existe ventaja competitiva (diferenciación).

· Deterioro en la imagen corporativa.

· Inconsistencia estratégica con Citibank.

· Por Costos

· Mayor costo operativo por transacción.

· Menor rentabilidad.

· Menor posibilidad de crecimiento sostenible en el tiempo.

Actualmente los canales remotos existen en todas las instituciones bancarias y se utilizan como gancho para captar nuevos clientes, cuyas expectativas son un acceso siempre disponible de tiempo mínimo, con una oferta de servicio atractiva y amplia, respuestas confiables, staff competente y un formato de entrega adecuado.

La lealtad y satisfacción global de un cliente con la institución depende del cumplimiento de sus expectativas.

2.4 El rol de la tecnología en los centros de llamados

Quince años atrás, las sucursales bancarias estaban preparadas para atender una gran cantidad de personas que iban a depositar o cobrar un documento bancario. Numerosos cajeros esperaban a los clientes y cada caja tenía una fila con decenas de ellos. Con el paso de los años, la cantidad de cajeros se redujo y ya no había una fila para cada caja, sino que una sola fila la cual “corría” cuando se desocupaba un cajero. Actualmente esa fila tiene forma de cuncuna y varias son las empresas que han incorporado elementos de distracción en la fila, como televisión o folletos.

La teoría de cola ha jugado un rol fundamental en la forma de atender a los clientes y los estudios actuales ya hablan de manejar la ansiedad sicológica de espera. En Disney World, cuando uno ingresa a la fila de un juego se informa el tiempo de espera que tendrá hasta llegar al mismo, sin embargo, en ese mismo tiempo comienzan dibujos animados en decenas de televisores que logran eliminar la ansiedad de espera para llegar al juego.

Con los call centers ha sucedido lo mismo: Las primeras configuraciones se diseñaron con un grupo ACD (cola de llamados), que servían a un servicio o producto específico y “n” agentes conectados a ese grupo, tal como se aprecia en la figura 2.

ACD

Producto

1

ACD

Producto

2

ACD

Producto

3

PBX

Configuración básica de un call center

ACD

Producto

1

ACD

Producto

2

ACD

Producto

3

PBX

Configuración básica de un call center

Figura 2

Con el avance de la tecnología en la última década, las PBX han desarrollado características que permiten manejar grupos de agentes en una o más colas de llamados y además priorizar la asignación del mismo según el grado de conocimiento del agente en ese producto, tal como se aprecia en la figura 3. Esto ha permitido que los gerentes de los call centers disminuyan los tiempos ociosos de sus agentes, además de mejorar notablemente la calidad de servicio al cliente.

ACD

Producto

1

ACD

Producto

2

ACD

Producto

3

PBX

1

1

2

1

1

2

1

1

2

1

2

Configuración de ACD por habilidades múltiples o multiskill

ACD

Producto

1

ACD

Producto

2

ACD

Producto

3

PBX

1

1

2

1

1

2

1

1

2

1

2

Configuración de ACD por habilidades múltiples o multiskill

Figura 3

La PBX es el corazón del call center, pero hay dos elementos más que son fundamentales para la arquitectura del centro de llamados: IVR y CTI. El primero de ellos es un computador que interactúa en forma transaccional con los principales sistemas de información de la empresa y entrega esta información verbalizada al cliente. Es más antiguo que CTI en el mercado y su tarea fundamental es atender la mayoría de las preguntas frecuentes y de rápida solución que realizan los clientes. Benchmarking mundiales hablan que el 70% de los llamados deberían ser atendidos en forma automática por este sistema. Además de ser más rápido y confiable que una persona, es fundamental para mantener la capacidad de un call center sin aumentar sus costos operativos por nuevos servicios o productos que el negocio implemente.

El segundo de ellos ya es una herramienta reconocida en el mercado, pero aún de menor uso que el IVR. CTI es un computador que interactúa con la PBX a través de un link digital tomando posesión sobre la administración de los llamados. Además, interactúa con todos los sistemas y bases de datos de la empresa, mejorando el costo de oportunidad del agente con el cliente. Un ejemplo básico de CTI es el conocido screen pop up, quien permite ver en una pequeña pantalla los datos básicos del cliente que esta llamando (ej. Nombre, tipo de cliente, etc.), y que se “levanta” automáticamente cuando la ejecutiva recibe el llamado. Un ejemplo más complejo de CTI es la administración de colas virtuales, donde los mails, llamados telefónicos y sesiones de chat, comparten una misma cola de distribución.

Con estos tres elementos se puede diseñar un call center de estructura muy simple pero de una gran complejidad funcional, tal como se aprecia en la figura 4. Otro elemento que forma parte de la estructura de un centro de llamados, es el CRM (customer relationship management), pero éste es una capa de software que se monta sobre la estructura anterior y que maneja los principales sistemas de la empresa en un punto de contacto.

PBX

ACD

Producto

1

IVR

Servidor 1

Servidor 1

Call Centers Primera Generación

PBXIVR

Servidor 1

Servidor 1

Call Centers Generación Actual

CTICRM

Figura 4

2.4.1 Los avances de los últimos dos años

Un estudio realizado por la asociación de call centers en EEUU menciona los 10 principales avances de la tecnología en los últimos 2 años:

· Actualizar o Reemplazar la central telefónica y aplicaciones ACD

· Web enable the call center

· Desarrollar o actualizar aplicaciones de escritorio y manejo de contactos para los agentes del call center.

· Implementar o actualizar aplicaciones de IVR

· Implementar estrategias, procesos y herramientas de CRM

· Implementar CTI

· Administrar herramientas para manejo de emails y multimedia

· Implementar o actualizar herramientas de Workforce Management

· Actualizar la infraestructura de PC y sistemas de información

2.4.2 Arquitectura tecnológica de citiphone banking

Al momento de iniciar este proyecto, Citiphone Banking tenía una PBX Nortel Telecom con su producto Meridiam MAX, quién sólo administraba una cola de llamados (ACD) y un grupo de agentes asignados en éste. El producto fue actualizado el año 2001 a Symphosium, cuya principal característica es administrar prioridades de agentes sobre la cola de distribución de llamados, asignación que es determinada por el conocimiento que tiene cada ejecutivo telefónico en ese producto o servicio.

Citiphone además posee un IVR de marca Intervoice en plataforma Windows NT con 60 líneas digitales de entrada, un sistema de grabación de llamados 24 x 7 marca Nice Log y un sistema de administración de recursos humanos llamado Workforce Management de Aspect Telecomunication. El IVR y las aplicaciones de los agentes tienen acceso a los principales sistemas del banco como Stratus y As400.

Los llamados son recibidos en su totalidad por la PBX Nortel Telecom, quien los distribuye al IVR o a un ejecutivo telefónico de acuerdo al número telefónico discado por el cliente. Si el llamado es derivado al IVR, el cliente debe ingresar su RUT y clave telefónica para obtener información de sus productos bancarios, luego del cual puede finalizar el llamado o solicitar el servicio de ejecutiva telefónica. En ese caso, el IVR transfiere el llamado a la cola de agentes para que sea asignado a un ejecutivo telefónico, al mismo tiempo, los datos del cliente viajan al As400 donde son devueltos y presentados en los computadores de los agentes a través de terminales emuladores, tal como se aprecia en la figura 5.

ACD

Ejecutivos

Telefónicos

ACD

Ejecutivos

Telefónicos

ACD

IVR

ACD

IVR

PBX

IVR

AS400

Stratus

Ejecutivos

Telefónicos

Arquitectura tecnológica usada en Citiphone Banking

ACD

Ejecutivos

Telefónicos

ACD

Ejecutivos

Telefónicos

ACD

IVR

ACD

IVR

PBX

IVR

AS400

Stratus

Ejecutivos

Telefónicos

Arquitectura tecnológica usada en Citiphone Banking

Figura 5

Cuando un agente recibe el llamado debe efectuar dos acciones: La primera, es apretar una tecla de su anexo para contestar el llamado y la segunda, preguntarle al cliente su nombre para tomarlo de un listado que tiene a través del terminal emulador de AS400 y que le permitirá acceder a toda la información y productos de ese cliente. No ocurre en forma automática, ya que el dato del cliente viaja a través de la red de datos y el llamado a través de la red telefónica. Como no existe CTI (Computer Telephone Integrated), no hay administración o comunicación simultanea de ambas redes.

3 Citiphone Banking

Citibank posee una de las mayores diversificaciones de productos en el servicio financiero del país, entre los que podemos destacar: Corredora de Bolsa, Corredora de Seguros, Créditos de Consumo e Hipotecarios, Cuentas Corrientes, Líneas de crédito y Tarjetas de Crédito Visa, Mastercard y Diners Club International. En la banca telefónica se pueden realizar transacciones y consultas de todos sus productos además del soporte de Internet para los mismos servicios, a través de los siguientes accesos.

· Citiphone Banking: Fono 600-2319999, para clientes que poseen cuenta corriente, tarjeta Visa ó Mastercard. A través de este acceso se entrega información relativa a los productos anteriores y todos aquellos que sean complementarios, como por ejemplo, fondos mutuos, hipotecario, créditos de consumo, seguros, inversiones, etc.

· Call Free: Fono 800220220. Información para clientes Diners Club.

· Sucursales Bancarias: Fono 3385000 ó 3382000 (Regiones). Clientes que desean contactarse con su ejecutivo de cuentas.

No hay un único acceso telefónico, ya que Diners Club depende legalmente de Tarjetas de Chile, mientras que Visa, Mastercard y el resto de los productos pertenecen a Citibank N.A. La plataforma de sucursales siempre ha tenido un número telefónico distinto, ya que está orientado a servicios de ejecutivo de cuentas.

Los clientes que acceden a Citiphone Banking o Call Free son atendidos por el IVR, donde se puede navegar por distintos menús para obtener información automática de productos o realizar transacciones, entre los cuales destacan: información de cuenta corriente, línea de crédito, amortizaciones, envíos de cartolas y estados de cuenta, consultas de cheques, información de tarjetas de crédito, información financiera, etc.

El Call Center está compuesto por 65 ejecutivas telefónicas o CPB (Citiphone Bankers), distribuidas en turnos de 24, 36 ó 44 horas semanales. El servicio telefónico automático y personalizado está disponible 24 horas al día los 7 días de la semana.

3.1 Turnos de agentes

En los comienzos de Citiphone Banking, alrededor de los años ’90, los turnos eran confeccionados y diseñados para horarios de oficina, es decir, de 08:30 a 18:00 horas (Lunes a Viernes), y no trabajan más de 10 personas. Se asemejaba más a una mesa telefónica que un Call Center.

Entre los años ’95 y ’97, Citiphone Banking amplió su servicio en productos, días y horarios de trabajo. Se contrataron nuevas ejecutivas telefónicas trabajando de lunes a viernes más un sábado o domingo, la gran mayoría con horario bancario, es decir, de 09:00 a 15:00 horas. El Call Center ya contaba con 42 ejecutivas telefónicas distribuidas en turnos de 8 ó 6 horas al día. Hasta acá, todos los turnos fueron creados intuitivamente, sin una base teórica de tráficos de cola, número de llamados y duración del mismo.

El primer semestre del año ’98 se utilizó por primera vez un modelo científico para calcular el número de agentes necesarios para atender una demanda de llamados. Ocurrió con la fusión de dos Call Center, reemplazando una planta externa con personal contratado por la organización. Para calcular los turnos se consideró el día 05 de enero que fue el día peak del mismo año.

Usando un calculador Erlang C, se determinó el número de ejecutivas telefónicas necesarias para atender la demanda de llamados cada media hora del día. En forma manual y con ensayos de prueba y error, se elaboraron los turnos requeridos, incorporando horarios de 4 horas de lunes a viernes más un sábado ó domingo. Al reducir el número de horas trabajadas se pudo contratar más agentes y cubrir de mejor forma los horarios de punta. De las cinco opciones presentadas la gerencia de Citiphone utilizó la quinta, pasando de 42 ejecutivas telefónicas a 65. El detalle presentado a la gerencia se puede apreciar en el anexo uno de este trabajo.

3.2 Llamados y objetivos de servicio

Una de las características de Citibank es que sus procesos operativos están normados en forma local e institucional por Citigroup. Esto significa que sus estándares de servicio no sólo deben cumplir con la normativa chilena, sino que además, con las normas del mercado americano. De esta forma, Citiphone Banking debe cumplir con 3 estándares mundiales, los que son reconocidos como “niveles u objetivos de servicio” y que tienen relación directa con la administración de colas de llamados (ACD) y los tiempos de espera asociados al mismo.

· Telephone Service Factor o TSF, mide el porcentaje de llamados que son atendidos o abandonados antes de “n” segundos en la cola de espera de llamados, siendo “n” la meta de servicio acordada por el negocio.

s

Abandonado

Llamados

Total

s

Contestado

Llamados

Total

s

Abandonado

Llamados

Número

s

Contestado

Llamados

Número

TSF

segundos

n"

"

segundos

n"

"

+

+

=

<

<

En el caso de Citiphone Banking, la meta es que el 80% de los llamados sean contestados o abandonados antes de 15 segundos. El llamado abandonado se contabiliza cuando el cliente finaliza el llamado estando en la cola virtual de los agentes, mientras que el llamado contestado se contabiliza cuando el llamado es respondido por éste, independientemente si el cliente finaliza el llamado al principio de la conversación o al final de la misma, tal como se aprecia en la figura 6. El tiempo de espera se mide desde que el llamado telefónico esta en la cola virtual del agente hasta que la llamada es contestada.

Cliente

Llama a

Citiphone

Banking

Llamada es

atendida

por el

IVR

Cliente

desea hablar

Con un

agente

Llamada

es transferida

a la cola de

espera del

agente

Se produce

tiempo de

espera

La llamada

es atendida

por el agente

(llamada

Contestada)

conversación

entre el

cliente y el

agente

Fin del

llamado

Medición de TSF%

Posibles llamadas

abandonadas

Flujo llamado Telefónico. Medición del TSF

Cliente

Llama a

Citiphone

Banking

Llamada es

atendida

por el

IVR

Cliente

desea hablar

Con un

agente

Llamada

es transferida

a la cola de

espera del

agente

Se produce

tiempo de

espera

La llamada

es atendida

por el agente

(llamada

Contestada)

conversación

entre el

cliente y el

agente

Fin del

llamado

Medición de TSF%

Posibles llamadas

abandonadas

Flujo llamado Telefónico. Medición del TSF

Figura 6

Los resultados del último año y medio se pueden apreciar en el gráfico 1.

TSF. Goal: 80% o más, en 15 segundos

72%

55%

67%

69%

66%

65%

81%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Avg. 97Ene-98Feb-98Mar-98Abr-98May-98Jun-98

TSF

0

50

100

150

200

Llamados (miles)

TSFLlamados

Gráfico 1

· Average Speed Of Answer o ASA, mide el tiempo promedio de espera que demoran los llamados en ser contestado por un ejecutivo o agente telefónico, desde que éstos entran a la cola de llamados del agente.

s

Contestado

Llamados

de

Total

Número

Llamado

un

Contestar

de

Antes

Utilizado

Total

Tiempo

ASA

=

La meta definida en el call center es de 15 segundos o menos. Los resultados del último año y medio se pueden apreciar en la gráfico 2.

ASA. Goal: 15 segundos o menos

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Avg. 97Ene-98Feb-98Mar-98Abr-98May-98Jun-98

ASA (segundos)

0

50

100

150

200

Llamados (miles)

ASALlamados

Gráfico 2.

· Abandone Rate, mide el porcentaje de llamados abandonados en el centro de llamados. Algunos gerentes utilizan este parámetro sobre una cantidad de segundos, es decir, porcentaje de llamados abandonados después de “x” segundos, ya que asumen que antes de este tiempo, el cliente no espero lo mínimo comprometido por el call center para responder su llamado.

s

Abandonada

Llamadas

de

Total

s

Contestada

Llamadas

de

Total

s

Abandonada

Llamadas

Número

Rate

Abandone

+

=

La meta defina en el centro de llamados es una tasa de abandono menor o igual a un 5% y los resultados del último año y medio se pueden apreciar en el gráfico 3:

Tasa Abandono. Goal: 5% o menos

0%

5%

10%

15%

20%

Avg. 97Ene-98Feb-98Mar-98Abr-98May-98Jun-98

Tasa de Abandono

0

50

100

150

200

Llamados (miles)

A. RateLlamados

Gráfico 3

3.3 Herramientas de soporte usadas en citiphone banking

En las primeras reestructuraciones de Citiphone Banking, entre los años 1995 y 1996, se incorporaron numerosas herramientas corporativas para administrar el Call Center. La idea era contar con sistemas tecnológicos de punta que dieran todo el impulso necesario a los canales remotos y que facilitaran la labor de supervisión.

· Meridiam Max. Software de Northen Telecom utilizado para controlar los grupos ACD y agentes del Call Center. Básicamente es empleado en dos funciones: La primera, rescatar información estadística de los grupos ACD y de los agentes conectados a él, como por ejemplo llamados recibidos, duración de llamados, nivel de servicio, tasa de abandono, tiempo conectado por ejecutiva telefónica, etc. La segunda función es mostrar en tiempo real los niveles de servicio del Call Center, las ejecutivas telefónicas conectadas en él y el estado de cada una de ellas. Esta última es utilizada especialmente por las supervisoras de Citiphone.

· TCS o Telecenter System. Este software es empleado en la mayoría de los Call Center de Estados Unidos, y es una de las herramientas corporativas de Citibank. Es un sistema elaborado que se usa para planificar y organizar el cuerpo laboral y para administrar el Call Center. Realiza pronósticos de llamados cada media hora, por día o mes; crea y asigna horarios para ejecutivas telefónicas, siguiendo y manejando el funcionamiento del día a día, midiendo el rendimiento de los empleados y del Call Center.

· Nice Log. Esta herramienta graba las conversaciones entre ejecutiva telefónica y cliente, satisfaciendo la necesidad de contar con un medio que respalde las transacciones efectuadas entre ellos, y como herramienta de monitoreo de calidad en la acción e información tomada por la ejecutiva telefónica.

· Sabre Phone. Es una gran base de datos, donde se puede ingresar toda la información de los productos del negocio que son utilizados por las ejecutivas telefónicas.

· P&Q. Es otra herramienta orientada a la calidad de las respuestas en las ejecutivas telefónicas. Este software permite construir pautas de evaluación, y almacenar sus registros en bases de datos. El proceso es manual, y el programa lo único que facilita es la presentación y almacenamiento de los datos incorporados.

3.4 Problemas detectados

De todas las herramientas nombradas en el capítulo anterior, las únicas utilizadas eran Meridiam Max y Nice Log. Del resto poco y nada se sabía, más aún, en el momento que se hizo este levantamiento, algunas claves de administración eran desconocidas, ya que las personas que habían realizado el curso en el software no trabajan en el área o en la organización. Poco se entendía el alcance de cada una de las herramientas del Call Center y muchas de las funciones que ellas realizaban se manejaban por intuición sin una base científica, como por ejemplo, el tráfico de colas.

Las ejecutivas telefónicas burlaban los sistemas y el control sobre ellas era engorroso. Las CPB o agentes del call center, contestaban los llamados en forma manual por medio de una tecla en su anexo, pero muchas de ellas tomaban el llamado luego de un buen rato, lo cual afectaba directamente los niveles de servicio del Call Center. Las supervisoras no sabían cuantos agentes debían o deberían estar sentadas en cada intervalo de tiempo, lo que complicaba aun más su control.

No existía un proceso formal de pronóstico de llamados y modelamiento de turnos, principal fuente de productividad de un call center. Los últimos creados, aunque tenían una base científica, no eran defendibles ante el negocio ya que el día peak del año ocurre una vez en el año, que es el peor escenario financiero para determinar los recursos de personal. Además, esta distribución de turnos consideraba la semana en forma plana al poseer turnos de trabajo de lunes a viernes de 4, 6 u 8 horas. Dicho de otra forma, las personas que trabajan los días lunes tenían los mismos turnos los días martes, miércoles, jueves y viernes, y algunos de ellos trabajan los días sábados o domingos. Esta forma de trabajo supone una carga de trabajo igual en cada día de la semana, lo que no sucede en la realidad.

Por último y como consecuencia de todos los puntos anteriores, los niveles de servicio no se lograban desde el año 1996, causando un tremendo impacto en los clientes y compromisos de Citiphone Banking.

En resumen, los principales problemas detectados fueron:

· Inexistencia de pronósticos de llamados

· Turnos calculados manualmente con tablas Erlang C y diseñados para el día más alto del año.

· Turnos sin seguimiento diario de trabajo.

· Niveles de servicio no cumplidos (TSF, ASA, Abandone Rate).

· Desconocimiento de indicadores de productividad fundamentales para la administración de los turnos.

4 Desarrollo de Soluciones

El primer paso de este trabajo fue identificar las variables que afectan y determinan los niveles de servicio, aunque algo se adelantó en el capítulo anterior. Se tomó como referencia Erlang C, quien utiliza como dato de entrada el número de llamados, duración de los mismos y número de agentes para calcular ASA y TSF respectivamente. Luego, se dibujó un diagrama de espina reconociendo los componentes que influyen en cada uno de los parámetros anteriores, tal como se aprecia en la figura 7.

Número de

Llamados

Número de

Agentes

Limitaciones

de Costos

(presupuesto)

Distribución

Turnos

Ausentismo o

Entrenamiento

Tiempos No

Productivos

Asientos

Disponibles

Niveles de

Servicio

Número de

Clientes

Campañas de

Marketing

Estacionalidades

Mes / Semana

Facturaciones

Duración del

Llamados

Tecnología

Conocimiento

y Entrenamiento

Experiencia

Feedback

En línea

Diagrama de espina

Número de

Llamados

Número de

Agentes

Limitaciones

de Costos

(presupuesto)

Distribución

Turnos

Ausentismo o

Entrenamiento

Tiempos No

Productivos

Asientos

Disponibles

Niveles de

Servicio

Número de

Clientes

Campañas de

Marketing

Estacionalidades

Mes / Semana

Facturaciones

Duración del

Llamados

Tecnología

Conocimiento

y Entrenamiento

Experiencia

Feedback

En línea

Número de

Llamados

Número de

Agentes

Limitaciones

de Costos

(presupuesto)

Distribución

Turnos

Ausentismo o

Entrenamiento

Tiempos No

Productivos

Asientos

Disponibles

Niveles de

Servicio

Número de

Clientes

Campañas de

Marketing

Estacionalidades

Mes / Semana

Facturaciones

Duración del

Llamados

Tecnología

Conocimiento

y Entrenamiento

Experiencia

Feedback

En línea

Diagrama de espina

Figura 7

Con esta información se comenzaron los primeros análisis de información y datos entregados por Meridiam Max, que hasta entonces, no existían. Sobre el número de llamados se detectó que claramente hay una necesidad de crear un pronóstico que permita manejar la carga telefónica del call center. No basta con modelar comportamientos históricos o estacionalidades, ya que las campañas de marketing y especialmente el número de cuentas o clientes afectan el total de llamados. TCS, que era una de las herramientas no utilizadas, jugará un rol fundamental en el seguimiento diario de los pronósticos de llamados y el modelamiento de los mismos cada 30 minutos, tema que será explicado con más detalle en el capítulo siguiente.

Sobre la duración de los llamados, tal vez sea uno de los parámetros que menos profundidad se le pudo dar en este trabajo, ya que no sólo tiene una gran varianza anual, mensual y diaria, sino que además, depende de la experiencia de los ejecutivos, el grado de entrenamiento y el manejo del supervisor. En este punto la tecnología juega un rol menor a los mencionados anteriormente, pero no menos importante. Una las cosas que más me llamó la atención fue la gran cantidad de aplicaciones y papeles que los agentes tienen en sus puestos de trabajo, el cual puede ser optimizado con CTI o aplicaciones de escritorio inteligentes, de tipo CRM.

Por último, el número de agentes. Este tema fue el más largo y complicado de resolver, ya que no sólo había que crear un modelo que diseñara los turnos para atender la demanda de llamados, sino que además, significó un cambio cultural importante para los agentes, supervisores y gerentes del call center. TCS, al igual que en el modelamiento de pronósticos, juega un rol fundamental para diseñar los turnos, realizar seguimiento diario de agentes, administrar ausencias, reuniones y todos los sucesos que ocurren en el trabajo normal de un ejecutivo telefónico. Además, se crearon nuevos indicadores que permitieron medir el grado de eficiencia de los turnos y del call center, cuyo resultado final fue ahorrar más de 74.000 dólares anuales en el año 1999, superando los niveles de servicio comprometidos con el negocio.

4.1 Los primeros cambios tecnológicos

Como se mencionó en el capítulo 3.4, cuando un llamado era asignado a una ejecutiva telefónica ella debía presionar una tecla en su anexo para contestarlo, lo que causaba un tremendo impacto en los niveles de servicio, no sólo por que se demoraban en contestar, sino que en algunas ocasiones, simplemente no se encontraban en su puesto de trabajo, incrementando con ello el tiempo de espera en la cola de llamados.

Se cambió la programación de la Central Telefónica y se utilizó característica llamada “autoanswer”. Ahora los ejecutivos no necesitan presionar una tecla en su anexo para atender los llamados, ya que éstos son forzados a ingresar en forma automática. El agente sabe que recibió uno nuevo por que se le informa a través de un zumbido en su auricular.

Con esta forma de trabajo, en extremo, un agente podría recibir un llamado tras otro, sin el tiempo suficiente de asimilar que tiene un nuevo cliente en la línea. Para evitar este problema, se programó un tiempo de descanso (delay time), entre llamados de 5 segundos.

Otro problema detectado antes de implementar esta solución fue la poca costumbre de los agentes con esta nueva forma de operar. Existían temores de que los ejecutivos dejarán sus puestos de trabajo, pensando que el teléfono sonaría para avisarles de un nuevo llamado. Se coordinó un sistema de seguimiento a través de los supervisores del área y se capacitó a los agentes del call center, lo que permitió que en dos semanas quedara completamente operativa esta nueva forma de trabajo.

El segundo cambio tecnológico fue implementar una intranet documental para los agentes telefónicos, quienes manejaban una gran cantidad de información financiera, desde una consulta de saldo en cuenta corriente hasta objeciones de consumo en tarjetas de crédito. La gran mayoría estaba en papel, lo que provocaba perdida de tiempo en su búsqueda alargando la duración del llamado. SabrePhone, que era la herramienta utilizada para administrar bases de datos estaba desechada, ya que no estaban las password que permitieran su uso, y las personas que se habían entrenado en el software ya no trabajaban en el área.

Se elaboraron páginas HTML con las mismas personas que trabajan en el área y a través de un disco ubicado en un servidor Novell, se dio acceso a todos los agentes del call center. Aunque la intranet no era transaccional, permitió unificar los criterios de información y los ejecutivos ya contaban con un lugar único para chequear promociones, información financiera, de productos y servicios.

Se utilizaron herramientas básicas para su confección, desde Microsoft Word hasta un programa de muestra obtenido en Internet. El soporte técnico y la elaboración de frames o links de las páginas fueron parte de este trabajo, la información de las mismas la incorporaron las propias ejecutivas telefónicas y supervisoras del Call Center. Al inició de su implementación, los papeles se redujeron prácticamente a cero.

Actualmente se sigue utilizando la misma página con nuevos atributos y sirve de soporte a las sucursales y áreas de back office como Customer Service.

El tercer cambio implementado fue MQA. Una de las claves del trabajo fue leer el manual de instalación de Meridian Max ya que uno de los principales problemas del call center, distribuir sus llamados por conocimiento, estaba descrito en éste, aunque el área de Tecnología desconocía del mismo.

MQA (Multiple Queue Administration), es una característica de Meridian Max que permite que un agente maneje hasta 5 colas distintas (ACD), definiendo prioridades de atención sobre las mismas, tal como se puede apreciar en la figura xx. A diferencia de Symphosium, actual sistema utilizado por el call center, no es capaz de administrar un número mayor de colas ni tampoco priorizar el llamado sobre un grupo de agentes que tienen la misma prioridad de atención en una cola de llamados. MQA es una forma de operar bidimensional, con Symphosium uno puede trabajar en un cubo tridimensional.

Este fue un gran avance para el call center, que por primera vez pudo diferenciar a sus ejecutivos sin deteriorar los niveles de servicio. Junto con el desarrollo de la intranet documental fue uno de los pilares para optimizar la duración del llamado y la atención de clientes. El anexo n muestra la distribución de agentes en estas nuevas colas de llamados (ACD)

ACD

IVR

ACD

IVR

PBX

IVR

AS400

Stratus

Ejecutivos

Telefónicos

ACD

Producto

1

ACD

Producto

2

ACD

Producto

5

Figura xx

4.2 Telecenter System, TCS Workforce Management

Uno de los problemas detectados en el capítulo 3.4, fue que las herramientas de soporte al call center estaban inutilizadas, primero por desconocimiento y segundo por que las claves de acceso eran desconocidas. Entre ellas, existe un sistema que será fundamental para el desarrollo de esta memoria y el éxito de la misma: TCS o Telcenter System es un software que contiene un grupo de varias aplicaciones que se refieren a una base de datos común y que están integradas en un solo programa maestro. Trabaja todo el ciclo de administración y planificación del call center, produciendo pronósticos de llamados y personal, creando y asignando horarios para empleados, siguiendo y manejando el funcionamiento del día, y midiendo el rendimiento de los empleados y del centro de llamados.

La figura xx muestra este ciclo. Ilustra los procedimientos principales asociados a la ejecución del software, y también la esencial circulación de los datos por todo el sistema. Este no es un ciclo estrictamente lineal. Algunas etapas dependen del esfuerzo de seguimiento constante y se realizan más o menos todo el tiempo, mientras que otras se realizan periódicamente a ocasionalmente.

Figura xx

De todas formas, hay una secuencia de tareas básicas que son necesarias realizar para obtener los dos beneficios más importantes que ofrece el sistema: el seguimiento y la precisa programación de horarios. Lo más conveniente es dividir estos aspectos en sus principales funciones, descritas a continuación.

4.2.1 Patrones históricos.

Los patrones históricos son una serie de estadísticas que describen cómo cambian, a través del tiempo, los volúmenes de llamadas y su duración. Estos se derivan de los datos reales que continuamente provee el ACD, y representan los supuestos básicos que se usan para basar el cálculo de pronósticos del volumen de llamadas y del personal.

Al principio, los patrones fueron programados por los especialistas de TCS, quienes analizaron estadísticamente los datos históricos de llamadas del call center. Ya que los patrones históricos cambian con el tiempo, se debe realizar una tarea diaria, semanal y mensual para ponerlos al día regularmente y así mantener la precisión en cuanto al pronóstico, la programación de horarios, y el funcionamiento intra-diario. Por lo general, este proceso se realiza seleccionando las estadísticas recientes de llamadas adquiridas por la interfaz entre ACD y TCS, revisándolas según sea necesario, y sacando el promedio de éstas con los patrones existentes

4.2.2 Construcción de escenarios.

Un escenario es una serie completa de varios parámetros, (además de los patrones históricos) que gobiernan el pronóstico de la programación de horarios, del funcionamiento intra-diario, y del pronóstico en general. Contrario a los patrones históricos, estos parámetros son supuestos que se cambian directamente para reflejar los objetivos de negocio y las reglas del personal (ejemplo, número máximo de personas, asientos, etc), como también para planificar los periodos de llamadas fuera de lo común (ejemplo, feriados o los primeros días hábiles después de un feriado), los cambios en el manejo del centro de llamados, y todos los tipos de situaciones en relación a “¿qué pasa si?”. Un escenario, por ejemplo, podría ser un mes con una gran cantidad de llamados, con más horas de servicio y con menos horas de entrenamiento y con más turnos de jornada parcial.

4.2.3 Pronóstico y programación de horarios.

Pronosticar el volumen de llamadas es el primer paso para crear un grupo optimo de horarios de trabajo. Ya que la precisa programación de horarios depende de un pronóstico exacto, uno empieza pronosticando la cantidad intra-diaria de llamadas cada día de la semana en el período del calendario que está planificando. Primero, se programa los supuestos del pronóstico y luego se ejecuta el pronóstico del volumen de llamadas mensual, diana e intra-diariamente, observando los resultados en cada nivel para verificar que los supuestos son razonables.

Una vez que adquiere un pronóstico confiable del llamadas, se pronostica los requisitos intra-diarios del personal para ese mismo periodo, asegurándose de que los resultados son razonables. Finalmente, se ejecuta la programación de horarios, usando los mismos supuestos del pronóstico de llamadas, más supuestos adicionales de la programación de horarios, produciendo así un grupo de horarios de trabajo que satisfaga los objetivos de servicio o presupuesto.

4.2.4 Archivos principales.

El archivo principal es un grupo de horarios individuales para los agentes que trabajan en un período de tiempo. Contiene información de los descansos, días de trabajo y horarios de entrada y salida. Se pueden asignar los agentes (manual o automáticamente) usando los horarios del archivo principal y basándose en las preferencias individuales de los ejecutivos telefónicos. Con esta información, se crean los archivos diarios de trabajo (Daily Workfile), que sirven para hacer el seguimiento de las actividades diarias y del funcionamiento intra-diario del call center. El archivo principal se puede usar como información de la ejecución de los horarios, proveyendo “horarios base” a los que se les añaden los nuevos horarios.

4.2.5 Actividades diarias.

Esta función permite seguir las actividades de los agentes del call center, incluyendo las horas de llegadas, descansos, y salidas, como también ausencias, tardanzas, reuniones, vacaciones, y otros tiempos que el ACD no es capaz de controlar. Además, provee Ia información esencial que necesitan los gerentes para tomar decisiones diariamente sobre los ejecutivos telefónicos, midiendo su rendimiento y el del centro de llamados. La información sobre la actividad diana depende de dos recursos principales.

Archivo diario de trabajo: Para cada fecha hay un archivo diario de trabajo que lista todos los horarios de ese día y quiénes deben estar trabajándolos. Este archivo proviene de la información del archivo principal o “master file”.

Excepciones del día: Son eventos especiales asociados a los agentes, como las vacaciones, ausencias, reuniones, etc., que representan desviaciones de los horarios individuales del archivo de trabajo diario, y que afectan la situación del personal ese día. Las excepciones se registran tan pronto como uno esté al tanto de ellas.

Al mantener al día los archivos de trabajo diario y las excepciones de horarios, se esta planificando cada día y permitirá que uno tome decisiones en forma preactiva sobre los agentes del call center y los objetivos de servicio. Por otra parte, contiene el registro histórico de las horas de trabajo asignadas a cada ejecutivo telefónico y como esas horas fueron realmente pasadas.

4.2.6 Funcionamiento intra-diario

Esta función provee una visión “en-línea” del pronóstico del volumen de llamados (y de llamadas reales) durante todo el día, de los requisitos que fueron estimados en relación al personal, del cuerpo laboral neto (bajo y alto) y de la calidad de servicio estimada para los distintos periodos del día. Permite hacer correcciones sobre el número de agentes para responder a los cambios provocados por nuevas circunstancias (excepciones o cambio en el pronóstico de llamados o su duración).

Al pronosticar en forma intra-diaria, TCS informa hasta qué punto se puede alcanzar los objetivos de servicio, y en cualquier momento, actualizar los cálculos para ver como los patrones actuales continuarán o cambiarán durante el resto del día. Entre otras cosas, el pronóstico del funcionamiento intra-diario da un cálculo aproximado de las estadísticas del personal neto y de las estadísticas sobre la calidad de servicio de cada período del día, basándose en datos reales o pronosticados del ACD, en las más recientes actividades diarias, y en los pronósticos de los requisitos “en demanda” del personal.

4.3 Modelando un pronóstico de llamados

Durante el desarrollo de esta memoria se ha mencionado en varias ocasiones la importancia de conocer el número de llamados para estimar la carga de trabajo y el personal requerido. Modelar un pronóstico de llamados no es simple, menos si no hay una historia que permita conocer el impacto de las campañas de marketing o errores operativos en los procesos de facturación de los EECC. La solución empleada en esta memoria contiene varios supuestos que deben ser ratificados con las campañas que se generen durante el año 1999 y que servirán como base para los años siguientes.

Cuando se comenzó a utilizar TCS, se encontró que éste tiene una herramienta que permite pronosticar llamados en forma mensual y diaria. A través de un modelo propietario y con la información histórica de los llamados registrados en el sistema, TCS determina las tendencias, estacionalidades y cantidades base para estimar los llamados mensuales, tal como se aprecia en la figura xx.

Figura xx

Luego y usando los patrones históricos, TCS administra los factores de los días de la semana que se utilizan para pronosticar los volúmenes diarios de llamados, los que a su vez se extrapolan a los pronósticos intra diarios y requisitos de personal. Los factores de los días de la semana le permiten al programa determinar cuánto se puede esperar que cualquier día normal en un período pronosticado se desvíe ese mes del promedio del tráfico diario, tal como se aprecia en la figura xx.

Figura xx

Es decir, una semana normal de llamados espera que el día Lunes sea el doble de llamados que el tráfico medio de esa semana, mientras que el Domingo es un 25% del mismo valor.

La primera tarea realizada sobre este capítulo fue actualizar los patrones históricos del sistema de la forma siguiente:

1. Se revisaron los volúmenes intra diarios de los últimos tres meses (Julio a Septiembre de 1998). Se ingresaron las llamadas y su duración en los horarios que no había información, se modificaron las distribuciones de llamados y duración del llamado y se crearon “check list” diarios y semanales para continuar con un proceso de actualización continuo.

2. Se revisaron los valores diarios de llamados en el año 1998 (hasta Septiembre), completando aquellos días sin información y corrigiendo los datos mal capturados por TCS desde el ACD. Con esta información se actualizaron los factores de los días de la semana, cuyo promedio se aprecia en la figura xx.

Figura xx

3. Se revisaron los llamados mensuales del año 1998 hasta el mes de Septiembre y se corrigieron los volúmenes mal ingresados. Con esta información se modificaron los valores registrados de crecimiento, estacionalidad y cantidad base utilizada por TCS.

Actualizado los patrones históricos, el paso siguiente fue identificar el resto de las variables que maneja el sistema para alcanzar un pronóstico de llamados preciso. Básicamente son dos: Los factores de corte de ciclo o “cycle cut” y correcciones a los pronósticos normales de llamados cuando existe uno o más días feriados (holiday factor).

Para explicar ambos factores utilizaré el siguiente ejemplo: Supongamos que el pronóstico mensual para un mes fue de 100.000 llamados y que este mes tiene 4 semanas. TCS distribuirá estos llamados en forma equitativa para cada una de ellas, es decir, asignará 25.000 llamados por semana y luego aplicará los factores de llamados diarios para obtener el resultado final, que es el pronóstico diario de llamados. En otras palabras, el día lunes de la primera semana tendrá el mismo volumen de llamados que el día lunes de la semana dos, tres y cuatro. Lo mismo ocurriría con el resto de los días de la semana.

Los factores de corte de ciclo permiten distribuir los llamados en el mes o en un rango específico de fechas sin afectar el volumen mensual pronosticado. Se usa para simular el efecto que causa en la distribución de llamados las campañas de marketing, fechas de facturación de tarjetas y en general, cualquier actividad del negocio. Ya que no había información histórica de las campañas al iniciar este trabajo, estos factores fueron creados con la distribución de llamados actuales y la intuición de los supervisores y gerentes del área. Se tomaron los datos históricos hasta septiembre de 1998 y se crearon dos modelos, uno para los meses que tenían 4 semanas y otra para los meses de tenían 5 semana, tal como se aprecia en la figura xx.

-15,0%

-10,0%

-5,0%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

Mes con 4 SemanasMes con 5 semanas

Variación de llamados porcentual por semana

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

Figura xx

En otras palabras, para los meses que se pueden agrupar en 4 semanas, la primera es un 14% más alta que el promedio del mes, mientras que la tercera es un 12% más que el mismo promedio.

Por último, los factores de días feriados permiten programar los feriados y los movimientos de llamados que se producen antes y después de los mismos. Un ejemplo claro es el día 18 de septiembre o 25 de diciembre, tal como se aprecia en la figura xx. En ambas vísperas, los llamados disminuyen casi un 35% ya que la actividad comercial y financiera tiende a finalizar cerca de las 14:00 horas. Sin embargo y dependiendo de la forma en que le feriado comienza en la semana, los llamados del primer día hábil suben entre un 15% y 20% sobre el pronóstico normal de llamados para ese día. Los factores de días feriados, a diferencia del anterior, si afectan el total de llamados “originales” pronosticados.

Pronóstico original y ajustado: 18 de Septiembre

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14-09-9815-09-9816-09-9817-09-9818-09-9819-09-9820-09-9821-09-9822-09-9823-09-9824-09-9825-09-98

pronóstico originalpronóstico ajustado

Figura xx

Actualizado los patrones históricos en TCS y definidas las variables que participan en el pronóstico de los llamados, el paso siguiente fue ejecutar el pronóstico mensual para los tres primeros meses, tal como se aprecia en la tabla xx.

Oct-98

Nov-98

Dic-98

Llamadas Recibidas

191.446

180.346

195.917

Llamadas Pronosticadas

200.469

190.873

195.604

Error Porcentual

4.7%

5.8%

0.2%

Tabla xx

Con el transcurso de los meses, los pronósticos mensuales fueron ajustándose cada vez más a los llamados reales, para llegar a una tasa de error de un 1.8% acumulado en el año 1999, tal como se aprecia en la figura xx, cifra que se logró gracias a la experiencia obtenida de los primeros pronósticos. Por ejemplo, se detectó que cada vez que en el banco fallan los sistemas de información, los llamados del día siguiente aumentan al menos un 10% entre las 09:00 y 11:30 de la mañana. Los días martes de cada semana, producto de los sobregiros de cuenta corriente, los llamados aumentan un 15% antes de las 10:00 de la mañana y si la semana anterior hubo feriados que alargaron el fin de semana, este porcentaje aumenta a 20%. Las campañas de mailing pre aprobado tienen su peak de llamados en la segunda semana a su lanzamiento, luego baja para tomar nuevamente fuerza una semana antes del cierre de la oferta. Este tipo de acciones, correctamente identificadas, permitieron que los pronósticos mensuales no fueran mayores a un 5%, con la excepción de Septiembre, Mayo y Enero.

Llamadas Recibidas v/s Pronóstico

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

120.000

140.000

160.000

180.000

200.000

Ene-99Feb-99

Mar-99

Abr-99

May-99

Jun-99

Jul-99

Ago-99

Sep-99

Oct-99

Nov-99

Dic-99

Número de llamadas

-10%

-5%

0%

5%

10%

15%

Error Porcentual

Llamadas RecibidasLlamadas PronosticadasError Porcentual

Figura xx.

4.4 Las variables que participan en la creación de los turnos

Los primeros turnos fueron creados manualmente por los supervisores de Citiphone, se asignaban en forma intuitiva y generalmente con jornadas completas de 8 horas diarias. Esta forma de trabajar duró hasta el año 1998, cuando se utilizó Erlang C, y con ello la introducción de tres variables: número de llamados, duración y niveles de servicio. Se crearon los turnos manualmente, tratando de seguir el número de agentes requeridos en cada intervalo de tiempo. Se introdujeron turnos de 24 horas a la semana, de 4 horas diarias, con la intuición de que éstos cubrirían mejor los períodos peaks.

El trabajo anterior fue sin duda un gran avance para el call center, pero existían algunas preguntas que el modelo no podía resolver, como por ejemplo, ¿Qué sucede si un día o más, faltan personas por licencia médica o si hay reuniones programadas?, se crearon turnos para el día más alto del año, ¿Qué sucede con los días más bajos, se deben sacar agentes telefónicos o se asume una ineficiencia operacional?, ¿Qué sucede si la cargo de trabajo de los agentes telefónicos es excesiva o muy baja?, ¿es importante?.

4.4.1 La semana promedio del año.

Productivamente, los turnos ideales para un call center son aquellos que tienen la cantidad de personas exactas para cada día del mes. Sin embargo, dada la estacionalidad semanal y mensual de los llamados, esta solución provocará que los agentes dejen de trabajar algunas semanas del mes ó uno o más meses del año. Por ejemplo, el año 1998 el mes más alto del año requirió 3.923 horas hombres y el mes más bajo 2.644 horas, es decir, una diferencia de 1.279 horas hombre y que equivalen al menos a 7 personas, tal como se aprecia en la figura xx.

Implementar este tipo de modelo traerá como consecuencia inmediata para el call center la falta de comunicación o entrenamiento de los agentes ya que éstos no trabajarán todas las semanas del mes y, una gran rotación de ejecutivos telefónicos en busca de trabajos más estables. A la larga, el call center impactará su calidad de servicio y deberá aumentar sus costos de entrenamiento y selección impactando los costos operativos del negocio. Además, esta propuesta requiere un pronóstico de llamados extremadamente robusto ya que la capacidad de reacción ante variaciones del flujo o duración de los llamados provocará una perdida total de los objetivos de servicio. Por último, si ya era complicado crear los turnos para un día de trabajo, crear los turnos de un mes o un año sería extremadamente costoso y poco práctico para las personas que administran esta función.

Horas Hombre Requeridas por mes

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

Ene-98

Feb-98

Mar-98

Abr-98

May-98

Jun-98

Jul-98

Ago-98

Sep-98

Oct-98

Nov-98

Dic-98

Número de horas

Figura xx

Seleccionar el día más alto del año para diseñar los turnos del call center es el peor escenario financiero que se puede elegir y supone una carga de trabajo idéntica para cada día del año. Por otra parte, modelar los turnos diariamente perjudica la calidad del call center e impacta los costos de selección y entrenamiento. Todo el análisis anterior indica que el promedio de un conjunto de datos es la mejor solución para modelar los turnos del call center.

El primer análisis efectuado fue con el día promedio del año. Para ello, se tomaron todos los llamados diarios del call center (excluyendo Sábado y Domingo), tal como se aprecia en la figura xx y se determino la desviación estándar de éstos. Los resultados fueron los siguientes,

· Promedio: 8.063 llamados

· Desviación Estándar: 3.028, un 38% sobre el promedio.

Llamados Diarios Año 1998

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

01020304050

Número de Llamados

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Sábado

Domingo

Figura xx

Fortalezas:

· Los agentes trabajan todos los días de la semana.

· Dificultad para crear los turnos: Simple. No requiere TCS

· Defendible financieramente al considerar el día promedio del año.

Debilidades:

· Objetivos de servicio más difíciles de cumplir para los días más altos del año.

· Capacidad ociosa excesiva para los días más bajos.

La segunda alternativa es modelar los turnos con el promedio de cada día de la semana. Utilizando los mismos datos anteriores el resultado se puede apreciar en la tabla xx.

Lun.

mar.

mie.

jue.

vie.

SAB.

dom.

Promedio

Llamados

8.808

8.440

8.082

7.636

7.311

672

548

Desviación

Estándar

14%

16%

15%

14%

12%

20%

22%

Tabla xx

Fortalezas:

· Los agentes trabajan todas las semanas del mes.

· Dificultad para crear los turnos: Simple con TCS, complejo si se crean manualmente.

· Defendible financieramente al considerar la semana promedio del año.

· La desviación estándar es baja y manejable con un buen pronóstico diario de llamados. No existe una capacidad ociosa excesiva para los días más bajos ni riesgo para cumplir los objetivos de servicio para los días más altos.

· Costo operativo menor a la primera alternativa.

Debilidades:

· Los agentes telefónicos no trabajarán todos los días de la semana.

La alternativa utilizada fue esta última y fue la base para crear los turnos del año 1999.

4.4.2 Tiempo real de la duración del llamado.

Hasta ahora he hablado de la duración del llamado como el tiempo utilizado por el agente desde que recibió la llamada hasta que finalizó la conversación con el cliente. Este fue el mismo criterio utilizado para los turnos que se crearon con planillas de calculo Erlang C, sin embargo, este no es el tiempo real que el agente utiliza para resolver el llamado. Por ejemplo, la mayoría de los call center tienen sistemas de Workflow para ingresar casos que los agentes no pueden resolver en línea y que son derivados a áreas de back office para su solución. No siempre los casos se pueden ingresar en línea y este tiempo debe ser parte de la duración del llamado.

En Citiphone, no solamente existe un sistema de Workflow, sino que además hay otras funciones que los agentes realizan y que están relacionadas con el llamado, como por ejemplo, el envío de fax, escalamiento de casos con el supervisor, resolución de problemas, etc. Por este motivo, se solicitó a las ejecutivas telefónicas que utilizaran una tecla de su anexo llamada Not Ready para todas las actividades que debían ejecutar complementarias al llamado y, para los descansos o almuerzos, la tecla Make Busy. Meridiam Max detecta ambos estados y los mide en forma independiente.

En el año 1998, el tiempo promedio utilizado en Not Ready fue de 6.9 segundos por llamado contestado, es decir, un 9% del tiempo conversado con el cliente, porcentaje que nunca fue incluido en los modelos de turnos usados hasta ese momento en Citiphone.

4.4.3 Tasa de ocupación del agente

Con los llamados de la semana promedio del año, la duración real del llamado y los objetivos de servicio, podemos construir los turnos del call center usando tablas Erlang C, tal como se aprecia en la figura xx. De cierta forma, es parecido al modelo usado para el día más alto del año, pero mejorado, ya que incluye toda una semana y el tiempo real que se usa para atender un llamado.

Agentes Requeridos por Día

0

5

10

15

20

25

30

35

0:302:003:305:006:308:009:30

11:0012:3014:0015:3017:0018:3020:0021:3023:00

Número de Personas

Lun

Mar

Mié

Jue

Vie

Sáb

Dom

Figura xx

Ya que estamos usando teoría de colas, podemos calcular la tasa de ocupación del sistema y medir su grado de eficiencia, tal como se aprecia en la figura xx. En ella notamos que la tasa es cercana a un 90% entre las 09:30 y 11:00 de la mañana y decae a un 60% en la noche hasta llegar a una cifra cercana al 20% en la madrugada. ¿Cómo se interpretan estos resultados? ¿Son buenos?

Tasa de Ocupación del Sistema

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0:302:003:305:006:308:009:30

11:0012:3014:0015:3017:0018:3020:0021:3023:00

Número de Personas

Lun

Mar

Mié

Jue

Vie

Sáb

Dom

Figura xx

La tasa de ocupación del sistema mide el porcentaje de tiempo que el agente esta ocupado atendiendo un llamado sobre el tiempo total de conexión al sistema. Por ejemplo, si un ejecutivo telefónico ha acumulado 7 horas y 12 minutos de conversación telefónica dentro del día y su conexión al sistema fue de 8 horas, su tasa de ocupación sería de un 90%. Luego, entre más alta sea la tasa de ocupación, menor será el costo operativo del call center, ya que la carga de trabajo se distribuye en una cantidad menor de personas.

¿Qué tan alto puede ser la tasa de ocupación? Estudios sicológicos realizados internamente por Citigroup confirmaron que la tasa de ocupación ideal para este tipo de trabajo no debe superar el 85%, ya que cifras mayores impactarán en los ejecutivos telefónicos provocando estrés y mayor rotación de personal. Para complementar esta información, un estudio de mercado realizado por el doctor Jon Antón el año 2001 sobre más de 400 call centers de diferentes rubros y países, indica que la mejor práctica de mercado es una tasa de ocupación de un 84.3%, mientras que el promedio de todas las industrias es un 75.1%.

¿Esto significa que puedo mejorar la tasa de ocupación de la figura xx entre las 18:30 y 08:30? La respuesta es NO. Administrar elevadas tasas de ocupación para call centers de gran tamaño no es un problema, ya que éstos se obtienen por economías de escala. Pero para call centers medianos o pequeños nunca se debe perder el objetivo de servicio. Si bajo el número de personas para aumentar la tasa de ocupación, no voy a cumplir el TSF o el ASA, tal como se aprecia en la figura xx. En el ejemplo anterior, he tomado un tramo del día lunes de la figura xx, modificando el número de personas para obtener una tasa de ocupación cercana al 80%. El objetivo de servicio de 80% en 15 segundos no se cumple para ningún intervalo de tiempo.

Tasa de Ocupación del Sistema

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

19:3020:0020:3021:0021:3022:0022:30

Tasa de

ocupación

original

Tasa de

ocupación

modificada

TSF

original

TSF

modificado

Figura xx

Aunque no es posible mejorar la tasa de ocupación del sistema ya que los llamados de entrada son generados por los propios clientes, hay una tremenda oportunidad de ahorro que se puede aprovechar generando trabajos, como listas de llamados, para administrar los tiempos muertos que se produzcan en esos intervalos. Esta forma de operar se conoce normalmente como call blending y requiere CTI para su implementación. Lo que hace el sistema es generar llamados cuando hay una baja carga de trabajo, asegurando con ello una ocupación mínima por agente. En el ejemplo anterior, existe una capacidad de al menos un 20% de llamados que se pueden generar sin afectar los objetivos de servicio.

Para este trabajo, la tasa de ocupación es una de las variables que se utilizará en la creación de los turnos y no debe superar un 85% en cada intervalo de tiempo. No se exigirá un mínimo ya que éste depende de los objetivos de servicio.

4.4.4 Disponibilidad del agente.

Hasta el capítulo anterior, las variables que se trataron describen el comportamiento de los agentes cuando éstos se encuentran “conectados” al sistema. Es así como los parámetros “duración del llamado” y “tasa de ocupación” juegan un rol fundamental para el cálculo de las horas hombre. Este capítulo describe la única variable que se usa para controlar y comprender el comportamiento de los agentes cuando éstos no se encuentran conectados al sistema y que afecta el cálculo anterior.

Un ejecutivo telefónico no esta toda su jornada de trabajo disponible para atender los llamados, ya que aspectos legales como vacaciones, o internos, como el feedback que entregan los supervisores, afectan el total de horas trabajadas en la semana. En efecto, el último trimestre del año 1998, Citiphone pagó 25.390 horas hombre, de las cuales se registraron en Meridiam Max 18.338 horas de agentes telefónicos, es decir, un 72% de las horas pagadas.

Este porcentaje se conoce como Availability o disponibilidad del agente y varía en forma diaria e intra-diaria. Por ejemplo, actualmente la disponibilidad de los agentes los días Domingo es en promedio un 60%, ya que legalmente deben tener dos domingos al mes de descanso. En cambio, la disponibilidad de los agentes que trabajan cerca de las 21:00 en la semana es un 90% ya que ellos están menos expuestos a capacitaciones, reuniones o proyectos.

¿Cuál es la importancia de este parámetro? Supongamos que los turnos se crean usando sólo las variables de los capítulos anteriores. De ser así y tomando el intervalo de las 09:30 de la figura xx, el día lunes requeriría 25 agentes para atender los llamados de ese intervalo de tiempo con un TSF de un 86%. ¿Qué ocurrirá en la realidad? Primero, que los agentes tienen descansos y que al menos un 5% de éstos se encontrarán desconectados. Segundo, entre un 15% a 20% de los agentes tendrán una capacitación o recibirán retroalimentación en línea o fuera de su puesto a través de los supervisores. Por último, el ausentismo, los descansos no programados y la participación de agentes en la solución de problemas o proyectos del área, provocarán una perdida de otro 5% a 10% de ejecutivos telefónicos. Es decir, en ese intervalo de tiempo el número de agentes puede variar entre 16 y 19 personas y el TSF entre 0% y 57%.

Para este trabajo y ya que sólo había información histórica del último trimestre del año 1998, se consideró una disponibilidad del agente de un 73% para el día lunes, 74% para el martes, 75% para el miércoles, 76% para el jueves y viernes, y 75% para el fin de semana.

4.5 El escenario final en TCS y la generación de turnos para citiphone.

Tal como se comentó en el capítulo 4.2, la programación de horarios a través de TCS requiere los patrones históricos actualizados y crear los supuestos de escenario. Este último, requiere fijar los supuestos de llamados diarios o mensuales y la duración de los mismos, los supuestos de personal y presupuesto, los tipos de turnos que se utilizarán y reglas generales de horario.

La operatoria resumida de TCS es la siguiente: Con el número de llamados y la duración promedio de cada intervalo de tiempo, el sistema calcula el personal requerido para esa demanda de llamados dentro de un objetivo de servicio. Luego, incorpora los supuestos de personal, como la disponibilidad del agente y tasa de ocupación máxima, para determinar el número total de agentes requeridos. Con esta información y los supuestos de programación, como el número máximo de puestos simultáneos, se determinan los horarios que mejor se adaptan a las necesidades de personal, usando los tipos de turnos permitidos en el call center y tomando como base los horarios previamente asignados por el gerente del área o por las preferencias del personal, tal como se aprecia en la figura xx.

Figura xx

Por esta razón, actualizar los patrones históricos es la primera tarea que se debe ejecutar antes de la programación de personal, y su objetivo principal, es ajustar los modelos intra-diarios generados por TCS con la información histórica del ACD ya que éstos servirán para determinar la base de los agentes requeridos en la programación de personal.

Sobre el supuesto de llamados diarios o mensuales, TCS permite utilizar la tendencia histórica de sus bases de datos para calcular el número de llamados de una fecha o un rango de ellas. También se puede usar una tasa de crecimiento específica, ingresar una semana de llamados o un volumen mensual. En esta memoria se usó la semana promedio de llamados explicada en el capítulo 4.4.1, se ingresaron los valores totales y TCS con los patrones históricos determinó el número de llamados por intervalo de tiempo, tal como se aprecia en la figura xx. También se usó un promedio ponderado para estimar la duración del llamado, tal como se aprecia en la figura xx, ya que la información acumulada en TCS no incluía el uso del “not ready time” explicado en el capítulo 4.4.2.

Llamados pronosticados por intervalo de tiempo

0

100

200

300

400

500

600

700

0:002:004:006:008:0010:0012:0014:0016:0018:0020:0022:00

Número de Llamados

Lun

Mar

Mié

Jue

Vie

Sáb

Dom

Figura xx

Duración del llamado por intervalo de tiempo. Patrones Históricos

de TCS

0

50

100

150

200

250

0:002:004:006:008:0010:0012:0014:0016:0018:0020:0022:00

Duración del Llamado

Lun

Mar

Mié

Jue

Vie

Sáb

Dom

Figura xx

Respecto a los supuestos de personal y presupuesto, TCS permite calcular el número de agentes tomando como base los objetivos de servicio, la carga de trabajo o el presupuesto. Para usar este último, uno debe estimar el costo promedio de un agente y luego indicarle al sistema cual es el presupuesto con el cual debe trabajar. En esta memoria se uso el objetivo de servicio, el cual fue de 80% en 15 segundos (TSF). También se fijaron los parámetros de ocupación del agente en un máximo de 85% y los porcentajes de disponibilidad de acuerdo al capítulo 4.4.2 (lunes: 73%, martes: 74%, miércoles: 75%, jueves y viernes: 76%, sábado y domingo: 75%).

Sobre los supuestos de programación, TCS recomienda tener una variedad amplia de tipos de turnos en horas y días de la semana, ya que se podrá ejecutar con mayor eficiencia la lógica de programación de horarios. En efecto, turnos de 3 horas al día o menos permiten administrar los períodos de punta de llamados que se producen en el mismo rango de tiempo. Sin embargo y antes de avanzar en ese rumbo, se tomó la experiencia de los turnos creados anteriormente y se llegó a la siguiente conclusión: Horarios de menos de 24 horas a la semana ponen en riesgo el perfil de ejecutivo telefónico que se necesita en el call center y que se puede obtener del mercado. Ya se había realizado un gran esfuerzo en obtener estos agentes con la renta que se estaba ofreciendo y bajo ningún punto de vista era recomendable seguir bajando las horas semanales de trabajo. De esta forma, se definieron los nuevos tipos de turno por horas y días a la semana, tal como se aprecia en la tabla xx.

full

6x6

7x5

8x4

6x5

7x4

5x5

8x3

6x4

4x6

Horas al día

8 hrs

6

7

8

6

7

5

8

6

4

Número de días

5

6

5

4

5

4

5

3

4

6

Tabla xx.

TCS Requiere además que le señalen la secuencia que puede tomar cada turno en la semana. Por ejemplo, el turno de 8 horas al día y 3 días a la semana puede tener las siguientes secuencias: Trabajar los 3 días seguidos, un día intercalado con otro, los dos primeros días y el otro después de dos días, etc. Para realizar esta actividad, TCS tiene una grilla donde se especifica cada secuencia y si un día libre es fijo o no, tal como se aprecia en la tabla xx, que representa el mismo ejemplo anterior. El número 9 indica que un día libre es fijo respecto al día de la secuencia (en la cuarta corresponde al domingo, día 7). El número 0 indica que existe un día libre, pero no en la posición fija respecto al día (la secuencia 2 se puede escribir 1010100, 0101010, 0010101, etc.).

día 1

día 2

día 3

día 4

día 5

día 6

día 7

Secuencia 1

1

1

1

0

0

0

0

Secuencia 2

1

0

1

0

1

0

0

Secuencia 3

1

1

0

0

1

0

0

Secuencia 4

1

1

0

0

0

1

9

Tabla xx

Otra de las facilidades del sistema es la libertad de programación que uno le define a TCS, indicándole la cantidad mínima y máxima de personas en cada turno. ¿Para que sirve? Una de las tareas que tiene el gerente de un call center, es administrar la calidad de servicio que se ofrece a los clientes y que tiene relación directa con el conocimiento y las habilidades de la ejecutiva telefónica. Generalmente se busca que las personas de mejor rendimiento tengan horarios más “largos” ya que sirven de soporte a sus pares y supervisores, además que aseguran una excelente atención al cliente. Si no se define un mínimo de agentes o una base de personal para algunos turnos, lo más probable es que TCS busque optimizar la productividad del call center dejando de lado los turnos más largos y dándole preferencia a los de menos horas a la semana. En efecto, la primera ejecución de horario “sin restricciones o personal de base”, determinó que ningún turno Full ó 6x6 era requerido en Citiphone y, si se hubiese aplicado esta ejecución, una cantidad importante de agentes habrían dejado el trabajo ya que les cambiaba radicalmente su remuneración.

Por último, dentro de los supuestos de programación, se definió la cantidad de asientos disponibles (puestos simultáneos) y la unidad de tiempo de trabajo para la generación de horarios (cada 15 minutos), además de la jornada normal de trabajo para un FTE (full time equivalente), y el número mínimo y máximo que se puede utilizar. Por ejemplo, dos personas que trabajan 25 horas semanales representan 1.2 FTE, si un FTE equivale a 43.75 horas semanales.

Antes de ejecutar la programación de horarios de TCS, los supervisores y el gerente de Citiphone definieron los horarios de agentes que no debían modificarse para no afectar la calidad del call center. Estos horarios, 5 Full y 21 6x6, fueron incluidos en el sistema y utilizados como base para determinar el resto de los horarios. El resumen de los resultados de la ejecución de horarios fue el siguiente:

· TSF: 80% en 15 segundos

· FTE utilizado: 44

· Número de agentes: 65, con la siguiente composición: 5 Full; 21 6x6; 15 8x3; 5 6x4; 14 5x5 y 5 4x6.

· Tasa de Ocupación Máxima: 65% en promedio

Una vez realizado este ejercicio, sus resultados fueron presentados exitosamente a la gerencia de Citiphone y, aunque se corría algún riesgo de perder agentes que no aceptarán esta nueva forma de trabajo, su impacto era mínimo comparado con los beneficios del mismo. Sin este cambio, los niveles de servicio esperados para el año 2003 serían de un 70% usando el mismo FTE.

Ese mismo mes se presentó este resultado a la gerencia del banco para su aprobación y aunque el modelo fue aceptado exitosamente, surgió una variable que haría cambiar el escenario completo de esta solución: El número de FTE aprobado para Citiphone debía bajar de 44 a 39.

Con este número y todo el trabajo desarrollado, sabíamos que los objetivos de servicio no se cumplirían. La eficiencia había sido utilizada al máximo manteniendo un balance entre calidad de servicio (atención a clientes) y objetivos de servicio (TSF y productividad). Ahora se debía estimar los niveles de servicio que Citiphone se podía comprometer con estos recursos.

Del punto de vista operacional la solución fue bastante simple, ya que sólo se limitó la cantidad de FTE máximo a 39 y TCS realizó el resto del trabajo. Los escenarios ya estaban cargados y la mayoría de las variables y supuestos no cambiaron. El detalle de los resultados esta en el anexo xx y el resumen del mismo es el siguiente:

· TSF: 54% en 15 segundos.

· FTE utilizado: 38.97

· Número de agentes: 56, con la siguiente distribución: 5 Full; 21 6x6; 11 8x3; 11 5x5; 2 6x4; 5 4x6 y 1 7x4.

· Tasa de ocupación: 88%

Este fue el compromiso adquirido por Citiphone con el negocio para el año 99. Se recomendó mantener el número de FTE requerido en el primer ejercicio, ya que no sólo impactaba en los clientes sino que además en la tasa de ocupación de los agentes, lo que a la larga provocaría licencias médicas e insatisfacción de los empleados. El FTE aprobado se mantuvo en este número todo el año ’99.

4.6 La tarea del seguimiento diario

En los capítulos anteriores se explicó como determinar los horarios de personal para una cantidad específica de llamados y como realizar un pronóstico mensual de llamados. En este capítulo se explicará como controlar y administrar los pronósticos de personal y llamados en forma intra diaria, cada 15 minutos, y el impacto de sus resultados en los niveles de servicio. En efecto, un pronóstico mensual de llamados es el marco referencial de trabajo para ese mes, como lo son los “tiempos promedios” o tasa de disponibilidad que se utilizaron en el capítulo anterior para la programación de horarios de personal.

La tarea del seguimiento diario esta compuesta por cinco actividades: Mantener los patrones históricos al día, crear los archivos de trabajo diario de personal y pronóstico de llamados, ingresar las excepciones de horario de cada ejecutivo telefónico, comparar los resultados con los datos reales de llamados del ACD y con esta información, reprogramar los pronósticos de llamados y personal, tal como se aprecia en la figura xx.

Figura xx

Los patrones históricos, tal como se ha comentado en los capítulos anteriores, contiene los modelos de distribución de llamados y su duración, modelos que son aplicados a los pronósticos de llamados diarios para determinar el volumen de éstos cada 15 minutos.

El archivo diario de horarios de trabajo se crea a partir del archivo maestro explicado en el capítulo anterior. Este contiene las personas que trabajan en un día específico, sumarizado por intervalos de 15 minutos.

Las excepciones de horarios, son códigos definidos en este trabajo y representan el estado de un agente en el call center. Se crearon tantos códigos como estados posibles, entre los que destacan: Vacaciones (código VACA), Ausencia no programada (código AUSE), Trabajo en proyectos del área (código PROJ), Ausencias o permisos programados (código PERM), Entrenamiento (código TRAI), Reuniones de área o sesiones con el supervisor (código REUN), Devolución de horas (código DEVO), horas extras (código HREX) y descansos de horas extras (BRK). Cuando se crea una excepción de trabajo, el sistema solicita la fecha de la excepción, el nombre de la persona y las horas de inicio y término. En este último, si el rango es de 00:00 a 24:00 horas, es decir, no se indica un rango específico de tiempo, el sistema asume que la persona esta toda su jornada de trabajo para ese día con el código de excepción indicado. Para controlar y tomar decisiones sobre el funcionamiento del call center, TCS tiene informes del tiempo gastado en cada uno de estos estados, ya sea por intervalo de tiempo (día, semanas o meses) o por un agente específico.

Con estos tres puntos ya se puede usar la herramienta de pronóstico de funcionamiento intra diario de TCS. En ella, la primera tarea del mes era ingresar las personas que estaban con licencias “largas” y que no estarían disponibles para trabajar en Citiphone. Luego se ingresaban las licencias “semanales” o las que afectaban por un par de días al call center. Cubierta las licencias largas (como pre o post natal) y las de rango semanal, el próximo paso era incorporar los permisos de lactancia y luego las vacaciones pre acordadas por los supervisores del área con sus ejecutivos y que se realizaron antes de comenzar con este trabajo. Con esta información se programaron las capacitaciones del mes, reuniones y vacaciones, pero siempre quedaron sujetas a que excepciones del día no modificaran en gran medida la programación inicial de horarios o que el pronóstico de llamados no sufriera grandes variaciones con la información real que entregaba el ACD. Diariamente se ingresaban las excepciones y se ajustaban los horarios con éstas para determinar si los ejecutivos telefónicos podían realizar otras actividades (como entrenamiento), o bien, para solicitar horas extras y cubrir los horarios de déficit de personal. En la tabla xx y xx, se aprecia las excepciones del día 28 de octubre del 99 y el resultado final del día con la aplicación del pronóstico de funcionamiento intra diario de TCS.

EXCEPTIONS REPORT

EXCP STRT STOP

EMP ID EMPLOYEE NAME CODE DATE TIME TIME XMID

--------- -------------------- ---- -------- ---- ---- ----

4350 Araya Emilio LIC 28/10/99 0 2400

4347 Baselli Mariella LIC 28/10/99 0 2400

4368 Cuevas Marcela LIC 28/10/99 0 2400

4336 Fernández Claudia LIC 28/10/99 0 2400

4329 Figueroa Bernardita LIC 28/10/99 0 2400

4334 Hernández Ma. Lucian LIC 28/10/99 0 2400

4346 Pinochet Francisca LIC 28/10/99 0 2400

4332 Popoff Mary LIC 28/10/99 0 2400

4356 Rauld Karen LIC 28/10/99 0 2400

4386 Stewart Shirley LIC 28/10/99 0 2400

436