SUCURSALES Y AGENCIAS DE SOCIEDADES NACIONALES

El código de comercio define a las sucursales agencias como establecimientos de comercio abiertos por una sociedad para el desarrollo de todos sus negocios que pueden localizarse para funcionar dentro y fuera del domicilio de la casa principal, en donde las primeras difieren de las segundas fundamentalmente en que el administrador tiene facultades para representarla legalmente y actúa a nombre de la sociedad representándola u obligándola. Si no se indican las facultades expresas del administrador en los estatutos, poder, documento privado, acta o contrato de preposición antes de registrarse ante Cámara de Comercio, se entiende que tienen las facultades del representante legal de la casa principal. La decisión de apertura de la sucursal o agencia debe provenir de la persona facultada estatutariamente para ello ya sea el representante legal, junta de socios, asamblea de accionistas, o junta directiva y por ende deberá allegarse el documento donde conste tal determinación o la copia del acta correspondiente autenticada. Adicionalmente a este documento, el articulo 111 del C de Co dispuso que si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, la copia de la escritura de constitución deber ser registrada también en las Cámaras de Comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen a la misma jurisdicción de la casa principal. A su vez al Art. 160 ordena que las escrituras públicas en que consten las reformas del contrato social se registraran también en las Cámaras de Comercio correspondiente a los lugares donde la sociedad establezca sucursales. Pasos para la apertura de agencia:

1. Copia autentica del documento donde consta la decisión del órgano competente que conforme a los estatutos ordeno la apertura de la agencia

2. Formularios de Registro Único Empresarial (RUE) 3. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de

Comercio de la casa principal. 4. Copia autentica del documento que contiene el nombramiento del

administrador con sus facultades. 5. Impuesto de registro por la apertura y el nombramiento (si lo hubiere)

Pasos para la apertura de sucursal: 1. Copia autentica del documento donde consta la decisión del órgano

competente que conforme a los estatutos ordeno la apertura de la sucursal. 2. Formularios de Registro Único Empresarial (RUE) 3. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de

Comercio de la casa principal. 4. Copia autentica de las escrituras de constitución. 5. Copia autentica de las escrituras de reformas al contrato social.

6. Copia autentica del documento que contiene el nombramiento del administrador con sus facultades, si no consta en acta anterior donde aprobaron la apertura de la sucursal.

7. Impuesto de registro por la apertura y el nombramiento (si lo hubiere)

La matrícula se debe renovar cada año entre los meses de enero a marzo, diligenciando el formulario correspondiente y cancelando los derechos de ley. La información financiera en la renovación debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Cualquier modificación que afecte el contenido de la renovación y se realice por fuera de la misma, Se debe solicitar mediante escrito firmado por el representante legal de la sociedad o apoderado de la sucursal o agencia con la respectiva diligencia de presentación personal. Requerimientos para cancelar la matrícula de agencia o sucursal: Autorizado el cierre por el órgano competente, se debe solicitar su cancelación presentando el respectivo documento, de conformidad con lo indicado para el documento de apertura. Adicionalmente se debe cancelar los derechos de inscripción del documento y el impuesto de registro ante Cámara de Comercio.

Importancia de la matrícula de la sucursal Permite cumplir con los deberes de los comerciantes evitando la eventual imposición de multas; acredita la existencia de la sucursal y los nombramientos de los administradores; es una fuente de información comercial a la cual puede acudir quien desee conocer datos de la sucursal; evita que se efectúe otra matricula con el mismo nombre; facilita el proceso de inscripción en el registro de proponentes; ingresa a la base de datos de la Cámara; permite la celebración de negocios con cualquier sector.

SUCURSALES DE SOCIEDAD EXTRANJERA

Sociedad extranjera: Son sociedades con domicilio principal en el exterior, constituidas conforme a la ley de otro país. Sucursal de sociedad extranjera: Es un establecimiento de comercio abierto en Colombia por una sociedad domiciliada en el exterior, para desarrollar negocios permanentes, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente. Todas las sucursales de sociedades estarán sometidas a la vigilancia del Estado. La solicitud de matrícula y registro de los documentos, debe efectuarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad.

Requisitos para el registro:

1. Antes de asignar razón social, verifique que el nombre de la sucursal no este registrado en la Cámara de Comercio. (Control de Homonimia)

2. Diligencie el formulario respectivo para la matrícula de una sociedad. 3. Diligencie el formulario adicional de registro para fines tributarios (DIAN). 4. Presente el formulario firmado por el apoderado de la sucursal o

representante legal de la sociedad extranjera. 5. Remitir, junto con el formulario, copia autentica de la escritura protocolizada

en una notaría del domicilio de la sucursal, en la que se haya protocolizado: Copia auténtica del documento de fundación. Copia auténtica de los estatutos. Copia auténtica del documento que acredita la existencia de la sociedad y

la personería de sus representantes. Copia auténtica del documento proferido por el órgano competente de la

sociedad, en el que se determina la apertura de una sucursal en Colombia, el que debe contener:

a. Los negocios que se propone desarrollar. b. El monto del capital asignado a la sucursal. c. El lugar escogido como domicilio. d. El plazo de duración de los negocios en el país y causales de

terminación de los mismos. e. La designación de un mandatario general y sus suplentes, quien será

el representante legal en todos los negocios y actos de la sociedad. Registro de reforma al documento de apertura o a los estatutos: Para efectos del registro, la copia del documento de modificación al acto de apertura o reforma a los estatutos, se debe protocolizar en una notaría correspondiente al domicilio de la sucursal en Colombia. Inscripción de nombramientos del representante legal, apoderado y revisor fiscal Se debe enviar, copia auténtica del documento autenticado ante el Cónsul correspondiente y ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que conste el nombramiento o poder, junto con las cartas de aceptación de los designados. Renovación la matrícula de la sucursal La matrícula se debe renovar cada año entre los meses de enero a marzo, diligenciando el formulario correspondiente y cancelando los derechos de ley. La información financiera en la renovación debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Cualquier modificación que afecte el contenido de la renovación y se realice por fuera de la misma, Se debe solicitar mediante escrito firmado por el representante legal de la sociedad o apoderado de la sucursal con la respectiva diligencia de presentación personal.

Recomendaciones Si desea que se certifique la equivalencia en moneda nacional del capital

asignado, allegue comunicación del revisor fiscal informando el valor correspondiente.

Anexar las cartas de aceptación de los cargos, con indicación del número del documento de los elegidos.

Si los documentos están en otro idioma deben estar traducidos al idioma español por un intérprete debidamente autorizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Los documentos otorgados en el Exterior, deben autenticarse ante el Cónsul Colombiano en el país correspondiente y ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Es necesario que en los documentos otorgados en el exterior, el Cónsul haga constar que la sociedad extranjera existe y ejerce su objeto social de acuerdo con las leyes del respectivo país.

Debe registrar en la Cámara de comercio los libros mayores de contabilidad y llevar contabilidad.

Importancia de la matrícula de la sucursal Permite cumplir con los deberes de los comerciantes evitando la eventual imposición de multas; acredita la existencia de la sucursal y los nombramientos de los administradores; es una fuente de información comercial a la cual puede acudir quien desee conocer datos de la sucursal; evita que se efectúe otra matricula con el mismo nombre; facilita el proceso de inscripción en el registro de proponentes; ingresa a la base de datos de la Cámara; permite la celebración de negocios con cualquier sector.

MODELO DE APERURA DE AGENCIA NOMBRE DE LA ENTIDAD ____________ ASAMBLEA _______ (ORDINARIA – EXTRAORDINARIA) NIT. _______ ACTA No. ____ En ________________, siendo las _______ del día _____ del mes de ______ del año _______, se reunió (EJPLO: la JUNTA DE SOCIOS, ASAMBLEA DE ACCIONISTAS, ENTRE OTROS, SEGÚN EL CASO) de acuerdo a la convocatoria realizada por el EJPLO: GERENTE, mediante EJPLO: CITACIÓN ESCRITA con una antelación de EJPLO: 8 días; conforme a las normas y estatutos, con el objeto de desarrollar el siguiente orden del día: 1. Llamado a Lista y verificación del Quórum 2. Elección de presidente y secretario de la reunión 3. Apertura de Agencia 4. Nombramiento Administrador 5. Aprobación del acta Puesto a discusión el orden del día, fue aprobado por unanimidad. 1. Se llamo a lista y se constato que hubo Quórum para deliberar y decidir conforme a la ley y estatutos. (MENCIONAR CUANTOS DE CUANTOS ASISTIERON) 2. Se eligió por unanimidad al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX como Presidente de la reunión y al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX de XXX como secretario de la reunión. 3. Se aprueba por unanimidad la apertura de la Agencia en la Ciudad de __________ 4. Se nombra por unanimidad como Administrador de la agencia de Ipiales a ________, identificado con cédula de ciudadanía No. _______ expedida en ______, quien manifiesta aceptación del cargo. 5. Agotado el orden del día se levanta la sesión previa lectura y aprobación del acta, en todas y cada una de sus partes. Dada en ______, a los ____ días del mes _______ de _____. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX Presidente Secretaria Este documento es fiel copia tomada de su original el cual reposa en el libro de actas debidamente registrado en Cámara de Comercio XXXXXXXXXXXXX Secretaria

MODELO DE APERTURA DE SUCURSAL NOMBRE DE LA ENTIDAD ____________ ASAMBLEA _______ (ORDINARIA – EXTRAORDINARIA) NIT. _______ ACTA No. ____ En ________________, siendo las _______ del día _____ del mes de ______ del año _______, se reunió (EJPLO: la JUNTA DE SOCIOS, ASAMBLEA DE ACCIONISTAS, ENTRE OTROS, SEGÚN EL CASO) de acuerdo a la convocatoria realizada por el EJPLO: GERENTE, mediante EJPLO: CITACIÓN ESCRITA con una antelación de EJPLO: 8 días; conforme a las normas y estatutos, con el objeto de desarrollar el siguiente orden del día: 1. Llamado a Lista y verificación del Quórum 2. Elección de presidente y secretario de la reunión 3. Apertura de Sucursal 4. Nombramiento de Gerente 5. Aprobación del acta Puesto a discusión el orden del día, fue aprobado por unanimidad. 1. Se llamo a lista y se constato que hubo Quórum para deliberar y decidir conforme a la ley y estatutos, MENCIONAR CUANTOS DE CUANTOS ASISITIERON A LA REUNION. 2. Se eligió por unanimidad al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX como Presidente de la reunión y al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX de XXX como secretario de la reunión. 3. Se aprueba por unanimidad la apertura de la Sucursal en la Ciudad de __________ 4. Se nombra por unanimidad como Gerente de la Sucursal de _____ a ________, identificado con cédula de ciudadanía No. _______ expedida en ______, quien manifiesta aceptación del cargo. 5. Agotado el orden del día se levanta la sesión previa lectura y aprobación del acta, en todas y cada una de sus partes. Dada en ______, a los ____ días del mes _______ de _____. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX Presidente Secretaria Este documento es fiel copia tomada de su original el cual reposa en el libro de actas debidamente registrado en Cámara de Comercio

XXXXXXXXXXXXX Secretaria