AGENCIAS Y SUCURSALES Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna

distancia de la oficina central. Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda,

o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.AGENCIA

Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales.Su función: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz.Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea.Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia.Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada cuenta cliente de la agencia.Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia.La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE Tiene personalidad jurídica propia. Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. Cobran comisión por las mercancías vendidas. No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el

efectivo a la casa matriz.

2. AGENCIA Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. Su función: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea. Registros contables: Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada cuenta cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia. Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE · Tiene personalidad jurídica propia. · Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. · Cobran comisión por las mercancías vendidas. · No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSALAgencias Tienen un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y ésta la que los sirve. Los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, ésta efectúa los cobros. El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningún otro efectivo.Sucursales: Mantiene existencias de mercancías, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. Los créditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal; ésta efectúa los cobros. Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos.Una agencia ejerce las mismas funciones, pero más o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y el control de la casa matriz.Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales , y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales.Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situación.Casa MatrizEs una empresa legalmente constituida, apta para realizar actos comerciales, que debido a su crecimiento económico y expansión territorial de su mercado, se ve en la obligación de crear en lugares distintos a su domicilio establecimientos que le permitan satisfacer la demanda de sus consumidores.

Contabilidad para sucursales y agenciasLa contabilidad es una fuente de información control y registro que le permite al empresario observar la marcha del negocio, el desarrollo de sus operaciones y tomar decisiones trascendentales, tales como la de cerrar o ampliar sus operaciones en el momento más adecuado. En las sucursales y agencias la contabilidad reviste mayor importancia ya que tanto sus instalaciones como sus activos y pasivos, así como el desarrollo de sus operaciones comerciales y crediticias, se encuentran físicamente en un área geográfica distinta a la de la casa matriz.

Sistema de contabilidad para una agenciaEl sistema de contabilidad se encuentra centralizado en su totalidad en la casa matriz, tanto los libros auxiliares como los libros principales, ya que las ventas, cobros y pagos de cualquier naturaleza los efectúa la matriz .

A las agencias se les dota de un fondo en efectivo para gastos mensuales, el cual se les reintegra periódicamente y funciona como un fondo de caja chica.Es recomendable que la agencia tenga un control de los pedidos de sus clientes mediante un registro auxiliar con la finalidad de verificar el suministro oportuno de los pedidos por parte de la casa matriz.

Cuentas de las agenciasUna agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. Lo único que necesita es llenar un libro de caja en el cual anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los pagos hechos en el mismo para sus gastos, cuando el fondo disminuye y se hace necesario su reposición, se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos con los correspondientes justificantes, como evidencia de la clase y corrección de los desembolsos realizados.Los asientos a realizar por la casa control dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas de la agencia.

Ejemplo:La casa matriz realiza las siguientes operaciones con la agencia:1. Envío de muestra con un costo de $1,000.002. Envío de efectivo para creación del fondo fijo $500.003. Ventas efectuadas por la agencia $10,000 cuyo costo es de $7,000.004. Gastos reportados por la agencia $1,400 del fijo5. Otros gastos reportados por la agencia $300 y pagados por la casa central.

a) Si la matriz quiere determinar utilidades

|Partida # 1 | | ||Muestras de la agencia |$ 1,000 | ||Embarques a la agencia | |$ 1,000 || | | ||Partida # 2 | | ||Fondo fijo de la agencia |$ 500 | ||Caja | |$ 500 || | | ||Partida # 3 | | ||Cuentas por cobrar |$ 10,000 | ||Ventas de la agencia | |$ 10,000 || | | ||Partida # 4 | | ||Costo de ventas de la agencia |$ 7,000 | ||Embarques a la agencia | |$ 7,000 || | | ||Partida # 5 | | ||Gastos de la agencia |$ 1,400 | ||Caja | |$ 1,400 || | | ||Partida # 6 | | ||Gastos de la agencia |$ 300 | ||Caja | |$ 300 || | | ||Partida # 7 | | |

|Ventas |$ 10,000 | ||Costos de venta de la agencia | |$ 7,000 ||Gastos de la agencia | |$ 1,700 ||Perdidas y ganancias | |$ 1,300 ||V/ para determinar la utilidad o perdida de la agencia | | |

b) Si la matriz no quiere determinar utilidades de la agencia

|Partida # 1 | | ||Muestras de la agencia |$ 1,000 | ||Embarques a la agencia | |$ 1,000 || | | ||Partida # 2 | | ||Fondo fijo de la agencia |$ 500 | ||Caja | |$ 500 || | | ||Partida # 3 | | ||Cuentas por cobrar |$ 10,000 | ||Ventas de la agencia | |$ 10,000 || | | ||Partida # 4 | | ||Gastos |$ 1,400 | ||Caja | |$ 1,400 || | | ||Partida # 5 | | ||Gastos |$ 300 | ||Caja | |$ 300 || | | |

Ejercicio:Durante el periodo la casa matriz realizó con la agencia “X” las siguientes operaciones:1. Envió de mercaderías para la exhibición $50,0002. Efectivo par ala creación del fondo fijo $5,0003. Ventas realizadas por la agencia $50,000 Las cuentas se realizaron 60% al crédito y 40% al contado. El costo de los artículos vendidos ascendió al 35% de las ventas.4. Los gastos reportados por la agencia fueran de $4,5005. Al cierre del periodo el fondo fijo presentaba la siguiente información: facturas y recibos cancelados $2,000, efectivo $3,000.

Se pide:1- Contabilizar las operaciones determinando la utilidad de la agencia “X”2- Liquidar el fondo fijo de la agencia

La consolidación de estados financieros que realiza la casa matriz puede realizarse bajo dos formas diferentes: a) Registrar contablemente en los libros de la casa matriz el movimiento contable de la sucursal por medio de ciertos asientos de contabilidad. b) Agrupando los diferentes balances tanto de la sucursal como el de la casa matriz sin realizar por renglones o cuentas de balance, en cuyo caso deberán eliminarse los adeudos entre las diferentes sucursales para que los estados financieros reflejen una sola entidad económica. Como regla general, deben incorporarse dos cuentas de mayor correlativas para ser manejadas de la siguiente forma: en la contabilidad de la casa matriz se deberá incorporar una cuenta de mayor correlativa que recibe el nombre de sucursal cuenta de inversión, o sucursal cuenta corriente. En la contabilidad de la sucursal se incorporará la otra cuenta de mayor correlativa, que recibe el nombre de casa matriz y cuenta corriente. Estas cuentas de mayor representan la inversión realizada por la casa matriz en la sucursal. En cualquier momento económico los saldos de estas cuentas de mayor deberán ser numéricamente iguales, y se considera indispensable en épocas de balance que estas dos cuentas se ajusten para que persista la igualdad numérica. Cuando el balance de la sucursal se incorpore en la balanza de comprobación o en la hoja de trabajo de la casa matriz para determinar saldos consolidados, se deberá tener el cuidado de eliminar el saldo contable de la cuenta de mayor correlativa Casa Matriz Cuenta de Inversión o Casa Matriz Cuenta Corriente, ya que sus movimientos contables figuran en los libros de la casa matriz; este asiento contable se realiza contra una cuenta de mayor denominada Sucursal Cuenta Complementaria. 1.5 Movimiento contable de las cuentas de mayor correlativas I. Sucursal Cuenta de Inversión o Sucursal Cuenta Corriente. a) Esta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la casa matriz y se carga contablemente con los siguientes conceptos: 1. Por el efectivo, mercancías, mobiliario, etc., que la casa matriz remite a la sucursal.19

2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice con cargo a la sucursal. 3. Por las utilidades netas que realice la sucursal. b) Esta cuenta se abona contablemente por los conceptos que se indican a continuación: 1. Por las remesas de efectivo, mercancías, mobiliario, etc., que la sucursal envíe o devuelva a la casa matriz. 2. Por los pagos a terceros que la sucursal realice a cargo de la casa matriz. 3. Por la pérdida neta que realice la sucursal. c) El saldo de esta cuenta es de naturaleza deudora y representa la inversión neta que la casa matriz tiene en la sucursal. II. Casa Matriz Cuenta de Inversión o Casa Matriz Cuenta Corriente. a) Esta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la sucursal y se carga contablemente por los siguientes conceptos: 1. Por la remesas de efectivo, mercancías, y cualquier tipo de activo que la sucursal envíe a la casa matriz. 2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal. 3. Por las pérdidas netas que realice la sucursal. b) Se abona contablemente por los siguientes conceptos: 1. Por el dinero, mercancías y mobiliario que la casa matriz envíe a la sucursal. 2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal. 3. Por las utilidades netas realizadas en la sucursal. c) Su saldo es de naturaleza acreedora y representa la inversión neta de la casa matriz en la sucursal.Tal como se muestra en el grafico 2, se presentan cuentas correlacionadas en la oficina principal y la sucursal y el manejo de las cuentas es el siguiente: 4.3.1. En la Casa Matriz. En la Casa Matriz se manejan cuentas de carácter deudor con alguna denominación como: a. Sucursal cuenta de Inversión, Cuentas por cobrar a Sucursales u otra equivalente, la cual registra el importe de los bienes que se envían a la Sucursal para su creación y constitución, así como los gastos incurridos para iniciar operaciones, tales como efectivo, inventarios, cuentas por cobrar en esa localidad, equipos y otros. Esta cuenta sirve de control de la inversión realizada El saldo de esta cuenta es de naturaleza débito y debe cancelarse (eliminarse) con la recíproca de la Sucursal. b. Sucursal cuenta corriente, Cuenta por cobrar a sucursales – cuenta corriente u otra equivalente, la cual registra las transacciones ocurridas después de la creación de la Sucursal y que representan cuentas corrientes entre la Matriz y las Sucursales como son envío de efectivo, préstamos temporales de efectivo, valor de mercancías para distribución, las cuales representan inversiones en la Sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma. Al igual que la cuenta de inversión, su saldo es de naturaleza débito, pero puede tener saldo crédito, en todo caso, se debe eliminar con la recíproca en la Sucursal, antes de consolidar los estados financieros. En el gráfico 2 como en los libros de la matriz se muestra una cuenta por cobrar dentro del activo corriente que se corresponde con un pasivo corriente en la sucursal por idéntico valor. Igualmente en el activo no corriente el valor de la inversión que la matriz hizo para crear la sucursal y que espera recuperar en un plazo prudencial y que se corresponde con una cuenta pasiva por idéntico valor. Estas cuentas se denominan reciprocas y se eliminan en el proceso de consolidación de estados financieros. 4.3.2. En la Sucursal. La Sucursal tendrá sus propios libros (Diario, Mayor y Auxiliares) y en ellos registra todas transacciones sean con la Oficina Principal o con terceros que la afecten. Hará los ajustes pertinentes, cerrará sus libros y preparará estados financieros para determinar el resultado y rendimiento de la inversión encargada por la Matriz. La diferencia principal entre la contabilidad de una Sucursal y una empresa verdaderamente independiente consiste en que la Sucursal no lleva las cuentas de Patrimonio convencionales. Una Sucursal no la inicia los propietarios (inversionistas o accionistas) individuales, sino la Casa Matriz como expansión de su objeto social y por tanto, las únicas cuentas que lleva una sucursal se denominan: a. Casa Matriz – Cuenta de Inversión o Cuentas por pagar a Casa Matriz. Representa la Reciproca de la que utiliza la Casa Matriz para contabilizar las inversiones que hace en las Sucursales. Es el equivalente al capital con que opera esta, por lo que su naturaleza es Acreedora. b. Casa Matriz – Cuenta Corriente o Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Representa la contra cuenta de la que utiliza la Casa Matriz para las cuentas corrientes con las Sucursales. Su naturaleza es Acreedora, pero puede en algunos casos tener saldo débito, pero siempre de igual saldo y de diferente signo a la de la Casa Matriz. De acuerdo con el plan contable establecido para comerciantes las cuentas a utilizar son (LEGIS, PUC 2003): 1310 Cuentas corrientes comerciales – Casa Matriz.

1315 Cuentas por cobrar a Casa Matriz. Por ventas, pagos a nombre de la Casa matriz, valores recibidos por casa matriz y préstamos. 1320 Cuentas por cobrar a vinculados económicos - Sucursales. 2220 Proveedores – Casa Matriz 2310 Cuentas por pagar - A Casa Matriz