Introducción El presente material tiene como objetivo ofrecer una guía que oriente las acciones de los Coordinadores de Envío a nivel local una vez que reciben aspirante a los Programas Cortos. Duración & Siglas Todos los programas de Envío se clasifican según la duración. El lapso de los programas varía y se abrevian de la siguiente manera, según sus siglas en inglés: Programa Siglas Inglés Duración Anual YP Year Program 8 meses y más Semestral SM Semester Entre 4 y 8 meses Trimestral TR Trimester Entre 11 semanas a 4 meses Intensivo IP Intensive Entre 4 semanas a 11 meses Muy Corto VS Very short Hasta 4 semanas Contenido El contenido de los programas varía dependiendo de su objetivo y el se abrevia de la siguiente manera: Contenido Siglas Inglés Objetivo Escolar sc School El participante asiste a una

Institución de Educación Media

Servicio Comunitario

cs Community Service

El participante asiste como voluntario a una Organización de tipo social, afín con sus intereses.

Vocacional vo Vocational El participante realiza unas

pasantías en una Institución, afín con sus intereses.

Educadores ed Educators El participante asistirá a profesores en sus actividades académicas.

Familiar hs Homestay

El participante se adentrará en el estilo de vida familiar al mismo tiempo que realizará actividades culturales y recreativas.

Voluntario vl Volunteer Intercambio de Voluntarios de AFS

Idiomas en English El participante asistirá a clases de inglés

Idiomas ja Japanese El participante asistirá a clases de japonés

Idiomas ge German El participante asistirá a clases de alemán

Idiomas fr French El participante asistirá a clases de francés

Idiomas ru Russian El participante asistirá a clases de ruso

Idiomas ch Chinese El participante asistirá a clases de chino

Idiomas ls Language Study

El participante asistirá a clases del idioma nativo

Ciclos Los programas de envío se llevan a cabo en los siguientes ciclos: Ciclo Siglas Inglés Fechas Hemisferio Sur SH South

Hemisphere Programas cuya fecha de inicio es entre Enero a Mayo

Hemisferio Norte

NH North Hemisphere

Programas cuya fecha de inicio es entre Junio a Diciembre

Resultado El resultado de la combinación de estas siglas nos identificará el tipo de programa, objetivo, duración y época de inicio. Por ejemplo:

Un programa con las siguientes siglas: VSenNH08 Es un programa de una duración de 4 semanas, de clases de inglés, en el ciclo NH del año 2008. Matrix (Matriz) Anualmente todos los socios del sistema establecemos un sistema de matriz mediante la cual planificamos los cupos que mutuamente nos otorgamos para los programas con un año de anticipación. En el caso de los programas cortos, tenemos desde ya algunos cupos planificados para el 2008. Aquellos programas para los cuales no tengamos cupos solicitados pero si candidatos interesados, debemos hacer la solicitud con al menos 6 meses de anticipación. La matriz ya establecida para los programas cortos del 2008 es la siguiente: Programa País Cupos SMcsSH08 Inglaterra 4 SMcsNH08 Inglaterra 1 SMcsNH08 Tailandia 1 SMscNH08 Australia 2 SMscNH08 Rusia 1 SMscNH08 Eslovaquia 2 VSvlNH08 Tailandia 6 Procedimiento Paso 1 El primer paso que debemos realizar cuando recibimos a una persona interesada en los programas cortos de envío es indagar el perfil del candidato en términos de: edad, intereses y disponibilidad de tiempo. Esta información nos permitirá ofrecerle un programa que se ajuste a estas variables. Paso 2 Una vez que se tiene identificado el perfil del participante, procedemos a ubicar en la matriz del año correspondiente la disponibilidad de cupos con ese programa. En paralelo, le hacemos la explicación correspondiente al aspirante sobre el programa que más se ajusta a sus necesidades. Si tenemos cupos establecidos con ese

socio para ese programa seguimos al paso 3. Si no disponemos de cupo pero si hay algún programa entre los que se ofrecen en la red de AFS que pudiera ajustarse al perfil del aspirante seguimos al paso 4. Paso 3 Para cumplir plenamente con este paso, debemos verificar los siguientes aspectos: .- El aspirante cumple con el perfil del programa (edad, requisitos del programa, intereses y disponibilidad) .- Disponemos de cupos en el programa .- El aspirante tiene la disponibilidad de tiempo (por la duración del programa) .- Estamos en la fecha límite para la aplicación al programa Si se cumplen todos los requisitos previos, se notifica a la Oficina Nacional sobre el candidato y el programa al que desea aplicar. A continuación el aspirante procede a: 1.- Inscribirse en el programa (200.000 Bs. / 200 Bs.F) 2.- Llenar la planilla internacional vía Global Link 3.- Firmar aceptación de país y Acuerdo de Participación Paso 4 Si el participante está interesado en un programa del cual no tenemos cupos previamente asignados, se le notifica a la Oficina Nacional para que la Coordinación Nacional de Envío haga la solicitud del cupo. Si logramos obtener el cupo con el país anfitrión se continúa con el paso 3. Si la respuesta es negativa se puede ofrecer otro programa. Paso 5 Una vez que la planilla internacional esté llena la misma será transferida vía Global Link por la Oficina Nacional al país socio correspondiente, dentro del límite de tiempo establecido previamente. El país anfitrión procederá a leer la planilla y a garantizar (o no) el candidato. Durante este proceso de garantización, el país puede hacer unas preguntas o solicitar algunos requisitos antes de garantizar al aspirante. Los mismos deberán ser consignados y/o respondidos para poder cumplir con este requisito.

Paso 6 Una vez garantizado el participante procede con: 1.- Pago de la porción en Bolívares/Bolívares Fuerte del programa. 2.- Trámite en CADIVI para el pago de la porción en Dólares. 3.- Trámite de la visa Durante estos trámites, el participante y su familia deberán asistir a las reuniones de preparación para la experiencia en su Comité Local. Su familia natural también deberá prepararse para la experiencia de hospedaje. Paso 7 Antes de la fecha de salida, el participante recibirá la información de su familia anfitriona, el welcome book y dependiendo del programa información sobre su proyecto. De igual manera, el participante deberá recibir su orientación de salida a nivel local. Paso 8 Salida del participante Anexos Anexo Nº 1: Descripción de los programas En este material encontrarán la descripción de todos los programas cortos que ofrece la red de AFS, sus requisitos, lapsos de postulación (entre los cuales se debe enviar la planilla internacional) y duración del mismo. Es importante tomar en cuenta toda esta información en el momento de asesorar a un aspirante a estos programas. Anexo Nº 2: Llenado de Planillas vía Global Link En este material está descrito paso a paso las etapas que un postulante debe seguir para el llenado de la planilla internacional vía Global Link. Anexo Nº 3 Trámite en CADIVI En este material están descritas paso a paso las etapas que un postulante debe seguir para la solicitud de los Dólares a CADIVI para el pago de la porción en dólares.

Anexo Nº 2: Llenado de Planillas vía Global Link

1.1. Registro

El/la postulante debe ingresar en la página: www.afsglobal.org/onlineapplication y si aun no está registrado debe hacer click en este botón:

El/la postulante luego tendrá que seleccionar un país y un idioma:

El participante tendrá que ingresar algunos datos, aceptar el

Formato de Consentimiento y continuar. Con este registro, el

postulante habrá creado su cuenta con un nombre de usuario y una

contraseña, que además le será enviada a su cuenta de e-mail, se

recomienda el uso de cuentas de correo de GMAIL o YAHOO, a

través de este correo el postulante será informado del status de su

planilla para lo que se requiere una cuenta de correo con suficiente

capacidad. Se recomienda guardar el correo con los datos de la

contraseña.

1.2. Inicio de Sesión

El/la postulante puede continuar inmediatamente a través de la página de inicio de sesión www.afsglobal.org/onlineapplication, donde utilizará su nombre de usuario y su contraseña preestablecida para Iniciar Sesión.

1.3. Olvido de Contraseña

Cuando un postulante olvida su contraseña, debe dirigirse a “Forget Password” en la página de inicio de sesión, donde se le pedirá el nombre de usuario, luego, la respuesta a la pregunta secreta y en caso de que el postulante tampoco recuerde la respuesta de la pregunta secreta, debe dirigirse al Coordinador de Envío de su Comité Local, para que este a su vez pida al Coordinador Nacional de Envío el nombre de usuario y a clave del participante, el postulante recibirá esta información vía e-mail.

En caso de que esto no pueda hacerse, el postulante tendrá que registrarse nuevamente y perderá la cuenta anterior.

1.4. Llenado de Planillas

Pograma Anual Pograma Servicio Comunitario Es aquí donde el participante podrá comenzar el llenado de su planilla. Haciendo click en el Programa que le corresponde, el participante accesará a las páginas en las que debe vaciar toda la información allí requerida.

1.5. Cómo llenar las Planillas

En opción “How to fill in a application” aparecerán algunas recomendaciones para el llenado de planilla. El postulante deberá utilizarlas al momento del llenado de sus planillas.

1.6. Cambio de Contraseña

Si el/la postulante desea cambiar su contraseña, debe hacerlo en la opción “Change Password” como se indica.

1.7. Preguntas

Si durante el llenado de las planillas, el/la postulante tiene alguna duda, debe hacer click “Contac Us” que automáticamente enviará

un e-mail con su solicitud. Luego por esta misma vía recibirá la respuesta.

1.8. Envío de Planilla a la Oficina Nacional

Cuando un postulante ha terminado el llenado de su Planilla Internacional y la misma esta completa con toda la información, hace clic en “Submit”, un mensaje de alerta aparecerá advirtiendo que su planilla será enviada a la Oficina Nacional y no podrá realizar modificaciones en la misma, por lo tanto preguntando si está seguro (a) de haber culminado el proceso de llenado de la misma. Haciendo click en OK el/la participante aceptará esta condición y su planilla será enviada a la Oficina Nacional, sin la posibilidad de realizar más cambios ni agregar más información en la misma.

1.9. Indicaciones & recomendaciones para el llenado

Todas las respuestas deben ser escritas en perfecto inglés

Todas las preguntas deberán ser respondidas. No debe haber preguntas o espacios en blanco.

La planilla deberá ser completada con información veraz. Las planillas medicas (3A y 3B) deberán estar firmadas y

selladas por el doctor El álbum fotográfico debe contener fotos en las que se

muestren los miembros de la familia junto al participante y las actividades o eventos importantes que realice el mismo.

Anexo Nº 3: Trámite en CADIVI 1.- Ingresar a la página Web de CADIVI: www.cadivi.gov.ve

2.- Si aún el estudiante no está registrado, pulsar la sección que se encuentra al lado derecho de la pantalla que dice: “Si usted desea registrarse pulse aquí: Registrase”. Si el estudiante ya está registrado pulse la opción también a la derecha que dice: “Para ingresar al sistema pulse aquí: Usuarios registrados”.

3.- Para usuarios no registrados, el proceso de llenado de la planilla se inicia aquí:

En esta pantalla deben colocar el correo electrónico del participante, seleccionar persona Natural, elegir una pregunta de seguridad para recordar la clave secreta, y una respuesta. Luego pulsar REGISTRAR

4.- Para usuarios registrados, el procedimiento es el siguiente:

Llenar la opción de Datos Personales

Al finalizar pulsar la opción Guardar.

5.- Luego pulsar la opción a la izquierda “Nueva solicitud”

Y seleccionar la opción Estudiantes, pulsar Procesar y luego pulsar Continuar.

En esta pantalla escribir en Manutención: 0000

Monto del Seguro: 0000

En Actividad Académica hay 3 posibles opciones a seleccionar según el programa:

Próximamente CADIVI incorporará la opción de Curso para aquellos programas de duración de más de 6 meses. De momento, se pueden usar cualquier de las dos opciones anteriores. Una vez seleccionada la opción deberán colocar en la opción Especialidad: Bachillerato (en el caso de Educación Media) o Inglés (en el caso de Curso corto o Curso). En la opción Período Académico deberán colocar las fechas de salida y de regreso de los participantes, según el país asignado (información que ya ha sido enviada vía valija). En la opción de Nivel que Cursa deben colocar la opción que aplique según la duración del programa. A continuación, en la opción de Instituto deben colocar el nombre de AFS anfitrión, por ejemplo: “AFS Interculture Canada”. En la opción de Nro Inscripción deben colocar: 0000. En las opciones de Teléfono, Fax, Email, Dirección y Monto de la Matrícula (costo del programa) deben colocar los datos del país anfitrión que aparecen en la carta de aceptación (de CADIVI) de AFS Venezuela que ya ha sido entregada a todos los participantes. En la opción de CI/RIF del Representante deben colocar el número de Cédula o de RIF del representante del participante.

Seguidamente, deberán seleccionar nuevamente los Detalles de la Actividad Académica # 02 y en esta opción deberán escoger los mismos datos que en la anterior pantalla seleccionaron: Educación Media, Curso Corto o Curso, etc. Al finalizar esta pantalla pulse la opción Continuar y continúe con las indicaciones que le brindará la página.

Una vez terminado el registro, proceda a imprimir en 3 originales la planilla y reúna los siguientes recaudos:

El Banco exige tres carpetas amarillas identificadas con una etiqueta, de la siguiente forma:

1 CADIVI: ESTUDIENTE, Nombre del(a) muchacho(a) y N° de Solicitud

2 BANCO MERCANTIL: ESTUDIENTE, Nombre del(a) muchacho(a) y N° de Solicitud

3. PERSONAL: ESTUDIENTE, Nombre del(a) muchacho(a) y N° de Solicitud

CADIVI ESTUDIANTE (nombre del estudiante)____________

N° SOLICITUD: _______

PERSONAL ESTUDIANTE (nombre del estudiante)____________

N° SOLICITUD: _______

BANCO MERCANTIL ESTUDIANTE (nombre del estudiante)_____________

N° SOLICITUD: _______

Las carpetas deben llevar:

• Las Planillas impresas en original de la Solicitud de Divisas • La carta que AFS dirige a CADIVI • Carta de Justificación por no tener Registro Consular (Anexo) • Carta de Justificación por no tener VISA (Anexo) • Copia completa del Pasaporte del(a) participante • Copia de la Cédula de Identidad del(a) participante y de ambos

padres • Copia de la Partida de Nacimiento del(a) participante • Carta autorizando al Banco a hacer el cargo del monto en

bolívares a la cuenta de uno de los padres

CADIVI permite que tanto la visa como el Registro Consular se consignen a posteriori con la Carta de Justificación de los padres, en la cual se

comprometen a entregar tales requisitos una vez que estén tramitados. Encontrarán un modelo de esta carta anexa, la cual deberán personalizar con sus datos.

Finalmente deben llevar las tres carpetas, sus respectivas etiquetas y todos los recaudos adentro al banco de su preferencia para iniciar el trámite.

Informamos que la Sra. Dimas Castillo (familia natural de Javier Castillo, preseleccionado al VENYYPCAN 06-07, del Comité de Puerto Ordaz) realizó el mencionado trámite y muy gentilmente compartió su experiencia con nosotros. Pueden seleccionar una transferencia o la elaboración de un cheque. Agradecemos tanto a la Sra.. Castillo como al Comité de Puerto Ordaz por haber colaborado con nosotros en la información de este trámite.

Adicionalmente, les notificamos que toda esta información fue reconfirmada personalmente en una reunión a la que asistimos en CADIVI. La misma fue sostenida con el representante de la Gerencia de Bienes y Servicios, Unidad de Estudiantes. De igual forma, se les enviará el listado de todos los participantes de los Programas de Envío 2008-2009, de manera que la entidad pueda identificar plenamente a todos nuestros participantes una vez que inicien el trámite. En esta misma reunión, nos informaron que el trámite para la obtención de divisas solo puede ser realizado por el participante, AFS Venezuela no está autorizado para realizarlo, es un trámite personalizado.

Les informamos que CADIVI además, posee los siguientes modos de contacto, en el caso de requerir mayor información:

Teléfonos de atención al usuario: (0212) 6063499 / 3995 / 3904 / 3939

Atención al Usuario: atencionusuario@cadivi.gov.ve

uniestudiantes@cadivi.gov.ve

De igual forma, CADIVI presta un servicio personalizado de atención al público en su sede de Los Chaguaramos (Frente a la Universidad Central de Venezuela) en el horario de las 8:00 a.m. hasta las 4:00 p.m. Les recomendamos que si requieren mayor información (por alguna condición diferente, no contemplada en este memo) utilicen estos medios de contacto de CADIVI.

Por otra parte, el trámite de la remesa solo puede ser iniciado una vez que el participante ya esté viviendo en su país anfitrión. Las familias naturales pueden

optar por una de estas dos solicitudes: Remesa estudiantil o Remesa familiar, de acuerdo al monto que deseen enviarle al participante. En el primer caso, el participante deberá solicitar en su Colegio Anfitrión la constancia de estudio y enviársela a su familia natural para que éstos inicien el trámite. Esta remesa también exige la inscripción del participante en el Consulado Venezolano del país anfitrión. Para la obtención de este documento (el Registro Consular) el participante deberá, previa comunicación a su familia anfitriona, Comité Local anfitrión y AFS anfitrión, trasladarse hasta la ciudad en la que se encuentre el Consulado/Embajada Venezolana. El procedimiento para la obtención de ambos documentos (Constancia de Estudios y Registro Consular) es responsabilidad exclusivamente del participante. Recomendamos a los participantes que una vez que lleguen al país anfitrión le informen a su familia anfitriona la necesidad de realizar estos trámites, de manera que los realicen lo más pronto posible y no esperar hasta que tengan la necesidad urgente del dinero.

CARTA MODELOS:

Ciudad, _______de ___________ de 2008

Señores CADIVI Presente. Estimados Señores: Nosotros ____________________CI ____________ y _________________________ CI ______________, Venezolanos, residenciados en ______________________________________________________________________, en nuestro carácter de padres y representantes de nuestro hijo(a):______________________________________ CI _____________, le informamos que para la Solicitud de Registro y Autorización de Divisas para Estudiantes Nº ______________, pertenecientes al mismo, no tenemos el REGISTRO CONSULAR, debido a que el viaje esta pautado hacia ___(País)_________ para el mes de _______________ de este mismo año. Nos comprometemos a suministrar ese documento tan pronto nuestro hijo lo tramite a su llegada a ____________________(País de intercambio) De antemano le damos las gracias por su receptividad y atención prestada a nuestra solicitud, lo cual nos permitirá enviar a nuestro hijo de Intercambio Cultural al mencionado país. Atentamente,

Nombre del Padre CI ___________________ Cel. __________________ E mail: ___________________ Nombre de la madre CI : ___________________ Cel. _________________________ E mail: ________________________

Telf. Hab. ________________________

CARTA MODELOS: Ciudad, _______ de ___________ de 2008 SEÑORES BANCO ______________________________________ PRESENTE Estimados Señores: Yo, ___________________________ CI __________________, venezolano, residenciado en __________________________________________________, Autorizo al BANCO ___________________________________, para que cargue a mi Cuenta Nº _____________________________, el monto en Bolívares, correspondiente al Pago de Divisas Autorizadas por CADIVI según Solicitud de Registro y Autorización de Divisas para Estudiantes Nº _______________, perteneciente a mi hijo _______________________________________ portador de la Cédula de Identidad Nº ________________________. Atentamente, Nombre del Padre CI ___________________ Cel. __________________ E mail: ___________________ Nombre de la madre CI : ___________________ Cel. _________________________ E mail: ________________________ cc: CADIVI CARTA MODELOS: Mérida, _______ de __________ de 2007

Señores

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CADIVI Presente. Estimados Señores: Nosotros ________________________ CI _________________ y ____________ ________________________ CI ___________________, Venezolanos, residenciados en __________________________________________________________________, en nuestro carácter de padres y representantes de nuestro hijo: _____________________ CI _________________ le informamos que para la Solicitud de Registro y Autorización de divisas para Estudiantes Nº ____________, perteneciente al mismo, no podemos presentar la VISA, debido a que es necesario cancelar ______________ US $, costo acordado con AFS INTERCULTURE PROGRAMS INC que incluye:

1. Boleto internacional de ida y vuelta 2. Seguro Médico 3. Alojamiento 4. Inscripción escolar 5. Guía, apoyo y asesoramiento durante su estadía en Alemania

De los cuales, los cuatro primeros reglones son REQUISITOS PARA OBTENER LA VISA de ____________________ Solicitamos su apoyo a objeto que podamos contar con ese pago, de tal manera que se nos permita obtener los recaudos necesarios para adquirir la Visa, la cual les consignaremos de inmediato una vez que la tengamos. De antemano le damos las gracias por su receptividad y atención prestada a nuestra solicitud, lo cual nos permitirá enviar a nuestro hijo de Intercambio Cultural a __________________. Atentamente, Nombre del padre CI ___________________ Cel. __________________ E mail: ____________________ Nombre de la madre CI ______________________ Cel. _____________________ E mail: __________________

Telf. Hab. ______________________

Anexo: Requisito para obtener Visa de ____________________ para Estudiante.