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UIMP 2012 Identificacin de factores de xito en la organizacin de eventos deportivos
IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE FACTORES DE XITO EN LA GESTIN DE GRANDES EVENTOS DEPORTIVOS
Fernando Pars Roche20 octubre 2012
Afronta la crisis con innovacin en las organizaciones deportivas
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UIMP 2012 Identificacin de factores de xito en la organizacin de eventos deportivos
Resumen e Introduccin
Identificacin, clasificacin y valoracin de los factores que contribuyen al xito de un evento deportivo.
El evento deportivo como ejemplo de Proyecto en el sector de los servicios.
Espaa como escenario privilegiado para la investigacin y el estudio en este campo.
Consulta a expertos que ha permitido, por un lado, identificar y clasificar un conjunto de factores de xito; y por otro, valorar la importancia de su contribucin al mismo, estableciendo categoras en funcin de su mayor aportacin.
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UIMP 2012 Identificacin de factores de xito en la organizacin de eventos deportivos
Factores de xito en la gestin de un evento deportivo
Qu es el xito de un proyecto? Es un concepto multi-
funcional; no se puede evaluar en una nica dimensin*.
Factores de xito: Aquellos elementos (inputs) de la
gestin o resultado del proyecto que inciden o
condicionan directa o indirectamente el xito del
mismo.
Factores de Gestin aquellos que se desarrollan a lo largo de la planificacin y gestin del proyecto-.
Factores de Resultado aquellos que tienen que ver con el impacto final del evento**.
* Aaron J. Shenhar. Improving PM. Linking success criteria to project type
** De Wit A. Measurement of project success. IPMJ, 1988).
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Bibliografa y marco terico
Anlisis extenso de la bibliografa:
Gestin de proyectos: xito de proyectos, factores y criterios de xito, etc
Gestin y organizacin de eventos deportivos: Manuales de organizacin
Impacto y anlisis de eventos deportivos: Memorias, reflexiones, datos objetivos de eventos deportivos.
La Bibliografa cita las referencias bsicas que consideramos ms didcticas.
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Bibliografa y marco terico
Cooke- Davis (2002):
Elementos clsicos en la evalucacin de Proyectos: COSTE, CALIDAD Y PLAZO.
Otros dos factores: IMPACTO Y SATISFACCIN DE LOS STAKEHOLDERS Y BENEFICIOS econmicos o de otro tipo- del PROYECTO.
Jeffrey Pinto (2000)
AUTORIDAD, COMPROMISO Y LIDERAZGO POLTICO.
Bernardo Garca (2008)
COMUNICACIN ADECUADA EN EL SENO DEL PROYECTO
Westerveld (2002)
PROJECT EXCELLENCE MODEL. 12 reas que intervienen en el xito del proyecto
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Bibliografa y marco terico
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Bibliografa y marco terico
Vicente A ((2003):
INFORMACIN
TECNOLOGA
LA ECONOMA
LOS RECURSOS HUMANOS
BENEFICIOS SOCIO-ECONMICOS, POLTICOS, IMAGEN Y REPERCUSIN PARA TURISMO.
Munteanu (2011)
FACTORES ECONMICOS
ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE LOS CONSUMIDORES
EL PAPEL DE LA TELEVISIN .
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Bibliografa y marco terico
Funk ((2008):
PLANIFICACIN TEMPORAL
Preuss (2011)
EL LEGADO: Impacto econmico y beneficios derivados de la inversin en Infraestructura (mejora en condiciones para la inversin y negocios futuros)
Navarro Imberln (2005)
NIVEL TCNICO DE LOS PARTICIPANTES
ASISTENCIA DE PBLICO AL EVENTO
CALIDAD DE LAS INSTALACIONES Y MATERIAL
COBERTURA TELEVISIVA E IMPACTO EN MEDIOS DE COMUNICACIN
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Bibliografa y marco terico
Gavasa, Aparicio, Lara y Pars (2007)
IMPLICACIN DE LA POBLACIN EN EL EVENTO
IMPACTO ECONMICO Y LEGADO DEL EVENTO
EQUIPO HUMANO RESPONSABLE DE LA GESTIN DEL PROYECTO
ORGANIZACIN INTERNA
PLANIFICACIN INICIAL REALISTA.
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Objetivos de la investigacin
1. Identificar los Factores que intervienen en el xito de un proyecto deportivo.
2. Constatar que todos los factores que inciden en el xito del proyecto no son igualmente importantes.
3. Identificar cuales son los factores claves y determinantes en el xito del proyecto, y cuales otros son importantes, pero no indispensables.
4. Identificar y comparar la importancia de los factores de gestin y de los factores de resultado
5. Limitar el riesgo al fracaso o mejorar nuestras posibilidades de xito- adecuando los esfuerzos organizativos a la importancia de los citados factores.
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Metodologa
Consulta a expertos nacionales con experiencia contrastada en organizacin de eventos internacionales en los ltimos 20 aos , en dos momentos distintos.
Experiencia de los encuestados en organizacin de e ventos deportivos
Universiada de Verano Palma 99; 1
Campeonato del mundo junior de Snow board 2012; 1
Campeonato del Mundo de Baloncesto 2014; 1
VII Campeonato del Mundo de Atletismo al aire libre; 1
Campeonatos del Mundo de Natacin Barcelona -2003 y
2013; 4Festival Olmpico de la
Juventud Europea JACA; 4
Jogos Mundiais de Naturaleza (Iguazu, Brasil); 1
Campeonato de Europa de Atletismo; 1
Campeonato de Europa de Hockey sala; 1
Juegos Olmpicos - Barcelona '92; 4
Campeonato del Mundo de media marathon; 1
Universiada de Invierno; 3
Marathon de Gran Canaria; 1
Campeonato Mundo de Esqu Alpino S Nevada ; 1
XV Juegos Mediterrneos. Almera; 5
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Metodologa
Inicialmente, 4 expertos para junto con el anlisis de la bibliografa existente- identificar el listado de los factores y su clasificacin por tipologa.
Cuestionario directo.
Resultado: listado de 28 factores, clasificados en 5 reas:
1 Calidad tcnica del proyecto
2 Coste del proyecto e impacto econmico
3 La organizacin interna en la gestin y ejecucin del proyecto
4 Impacto en los stakeholders, en la sociedad y su difusin meditica.
5 Factores estrictamente deportivos.
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Metodologa
Posteriormente, y para valorar la importancia de los factores, se envi un cuestionario a 30 expertos, de los que obtuvimos 20 respuestas en el plazo establecido.
Encuesta a travs de Surveymonkey.
Valoracin en una escala de 1 a 10.
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Resultados obtenidos
Factores asociados a la CALIDAD TCNICA DEL EVENTO
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Resultados obtenidos
Factores asociados a la ORGANIZACIN INTERNA DEL PROYECTO
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Resultados obtenidos
Factores asociados a la ECONOMA DEL EVENTO DEPORTIVO
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Resultados obtenidos
Factores asociados al IMPACTO EN LOS AGENTES INTERESADOS, MMCC Y EN LA SOCIEDAD
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Resultados obtenidos
Factores asociados a la CALIDAD DEPORTIVA DEL PROYECTO
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Resultados obtenidos
ORDENACIN DE LA IMPORTANCIA DE LAS 5 GRANDES REAS QUE AGRUPAN A LOS DIFERENTES FACTORES
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Discusin y Conclusiones
1. No todos los factores que inciden en el xito de un evento deportivo tienen la misma importancia.
2. Determinados factores son claves y determinantes en el xito del proyecto, mientras que otros factores son importantes, pero no imprescindibles.
Dos clasificaciones distintas:
Los 10 FACTORES MS IMPORTANTES, mejor valorados, dos para cada una de las 5 reas en las que los hemos agrupado.
Los 28 factores valorados, clasificados en 4 CATEGORAS:
FACTORES LDERES
FACTORES CLAVE
FACTORES BSICOS
FACTORES COMPLEMENTARIOS
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Discusin y Conclusiones
Los 10 factores ms importantes
1.- CALIDAD TCNICA DEL EVENTO DEPORTIVO Elaboracin de Planificacin previa y estandarizacin y sistematizacin de la gestin del proyecto
Calidad tcnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a los estndares y exigencias de las Federaciones
Internacionales -
2.-ORGANIZACIN INTERNA DEL PROYECTO Estructura organizativa y equipo humano: profesional y voluntario capacitado, integracin, motivacin y cooperacin
Liderazgo, composicin poltico -institucional equilibrada y directrices claras en torno al proyecto
3.-COSTE E IMPACTO ECONMICO Planificacin, seguimiento y control continuo del presupuesto y de su ejecucin
Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestado
4.- IMPACTO EN LOS STAKEHOLDERS, MMCC Y EN LA
SOCIEDADImpacto, presencia, apoyo y difusin del evento en los Medios de Comunicacin.
Implicacin ciudadana e implicacin local -incluida la asistencia de espectadores al evento, proporcional a la
magnitud del mismo-
5.-CALIDAD DEPORTIVA Calidad tcnica de los participantes en el evento
Resultados deportivos obtenidos por el pas -o regin, o localidad- anfitrin.
LOS DIEZ FACTORES MS IMPORTANTES
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Discusin y Conclusiones
Los 10 factores ms importantes
Elaboracin de Planificacin previa y estandarizacin y sistematizacin de la gestin del proyecto
Calidad tcnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a los estndares y exigencias de las Federaciones Internacionales -
Estructura organizativa y equipo humano: profesional y voluntario capacitado, integracin, motivacin y cooperacin
Liderazgo, composicin poltico -institucional equilibrada y directrices claras en torno al proyecto
Planificacin, seguimiento y control continuo del presupuesto y de su ejecucin
Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestado
Impacto, presencia, apoyo y difusin del evento en los Medios de Comunicacin.
Implicacin ciudadana e implicacin local -incluida la asistencia de espectadores al evento, proporcional a la magnitud del mismo-
Calidad tcnica de los participantes en el evento
Resultados deportivos obtenidos por el pas -o regin, o localidad- anfitrin.
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Discusin y Conclusiones
4 Categoras de Factores
FACTORES LDERES - aquellos que han obtenido ms de 9 puntos-
4 factores
FACTORES CLAVE ms de 8,5 puntos-
10 factores
FACTORES BSICOS ms de 8 puntos
11 factores
FACTORES COMPLEMENTARIOS ms de 7 puntos-
3 factores
Discusin y Conclusiones. Las 4 categoras de factores
FACTORES LDERES (+ 9) FACTORES CLAVE (+8,5) FACTORES BSICOS (+8.0) FACTORES COMPLEMENTARIOS (+7,0)
Elaboracin de Planificacin previa y estandarizacin y
sistematizacin de la gestin del proyecto
Calidad tcnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a
los estndares y exigencias de las Federaciones
Internacionales -
Incorporacin de un exhaustivo Anlisis de Riesgos del
proyecto
Calidad tcnica de las Operaciones logsticas
Coherencia entre las caractersticas y dimensin del evento y
la realidad socio-deportiva del entorno -evento ajustado a la
realidad -.
Calidad de las Instalaciones en que se desarrolla el evento
deportivo
Infraestructuras complementarias del evento, asociadas a las
operaciones: hoteles, aeropuertos, transportes pblicos,
Estructura organizativa y equipo humano: profesional y
voluntario capacitado, integracin, motivacin y cooperacin
Liderazgo, composicin poltico -institucional equilibrada y
directrices claras en torno al proyecto
Planificacin inicial, procesos y procedimientos organizativos,
distribucin y delegacin de tareas y protocolos de
seguimiento y control del proyecto.
Comunicacin e informacin interna en el seno del proyecto
Adaptabilidad: capacidad de adaptacin a las circunstancias
cambiantes y de afrontamiento de las incertidumbres
Planificacin, seguimiento y control continuo del
presupuesto y de su ejecucin
Proporcionalidad entre el coste previsto y la importancia del
evento y la capacidad de generar recursos propios-.
Participacin equilibrada entre el sector pblico y el sector
privado
Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestadoLegado material visible para le territorio - uso posterior de
infraestructuras-
Impacto econmico real del evento en el territorio
Impacto, presencia, apoyo y difusin del evento en los
Medios de Comunicacin.
Satisfaccin de las delegaciones, equipos, deportistas y
tcnicos participantes
Satisfaccin de las autoridades pblicas y/o otros promotores
del evento
Implicacin ciudadana e implicacin local -incluida la
asistencia de espectadores al evento, proporcional a la
magnitud del mismo-
Satisfaccin de los patrocinadores y socios comerciales
Calidad tcnica de los participantes en el eventoInformacin y comunicacin eficaz hacia los deportistas,
espectadores y Medios de Comunicacin
Resultados deportivos obtenidos por el pas -o regin, o
localidad- anfitrin.
Resultados deportivos del evento, igualdad competitiva y
records obtenidos
Inexistencia de conflictos graves o incidentes (incluido
"dopaje") en la competicin
1.- CALIDAD TCNICA
DEL EVENTO
DEPORTIVO
4.- IMPACTO EN LOS
STAKEHOLDERS,
MMCC Y EN LA
SOCIEDAD
5.-CALIDAD
DEPORTIVA
2.-ORGANIZACIN
INTERNA DEL
PROYECTO
3.- COSTE E IMPACTO
ECONMICO
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Discusin y Conclusiones
3. La media de valoracin de los factores organizativos y de gestin es un valor muy cercano a la media de valoracin de los factores de resultado (8,45 y 8,49 respectivamente). No se confirma la percepcin inicial de que el resultado es ms importante para el xito del proyecto que la gestin.
4. A pesar de no haberse efectuado un anlisis de correlacin, los resultados obtenidos sugieren la posible relacin de unos factores con otros: todos los factores estn interrelacionados y, con carcter general, los factores organizativos condicionan en una parte muy importante, los factores de resultado. Esta debera ser una de las hiptesis a identificar en trabajos posteriores.
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Discusin y Conclusiones
5. Dos nuevos Factores a incluir en el listado inicial, propios de los eventos deportivos:
Marco institucional estable, consensuado y habilitador respecto a la propia organizacin, incluida la estabilidad poltica.
Idiosincrasia y caractersticas del lugar de celebracin del evento.
6. El conocimiento de la valoracin de la importancia y contribucin de los factores de xito de un proyecto deportivo por parte de los gestores puede ayudar al proceso de planificacin y gestin de los nuevos eventos, al seguimiento de los mismos, a la autoevaluacin del evento y la focalizacin de los esfuerzos y recursos hacia los factores ms dbiles o ms importantes
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Agradecimientos
rea de Proyectos de la EINA de la Universidad de Zaragoza.
A las 22 expertos que contestaron el cuestionario (20 en el plazo establecido)
A Ustedes
Difusin
Artculo resumen en la revista de Gestin deportiva Instalaciones Deportivas XXI, de Red Bussines Information.