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ORGANIZAR Y CONFIGURAR UNA BIBLIOTECA DE SHAREPOINT  Hay varias maneras de organizar y administrar las bibliotecas de SharePoint. Este curso intermedio le enseñará cómo crear y utilizar carpetas, filtrar y ordenar con columnas, crear vistas personalizadas de elementos en la biblioteca y restringir el acceso a la biblioteca.

CREAR CARPETAS EN UNA BIBLIOTECA1. Desplácese a la biblioteca en la que desee

crear una carpeta.2. En la pestaña Archivos , seleccione

Nueva carpeta.3. Introduzca un nombre para la carpeta y

seleccione Guardar.

AGREGAR COLUMNAS A UNA BIBLIOTECA1. Desplácese a la biblioteca a la que desee

agregar columnas.2. En la pestaña Biblioteca, seleccione

Configuración de biblioteca.3. Desplácese hacia abajo hasta la sección

Columnas y seleccione Agregar columnas desde sitio.

4. En Columnas de sitio disponibles, seleccione y agregue las columnas que desee a su biblioteca y, a continuación, seleccione Aceptar.

CREAR UNA VISTA PERSONALIZADA DE ELEMENTOS EN LA BIBLIOTECA1. Desplácese hasta la biblioteca para la cual

quiera crear una vista.2. En la pestaña Biblioteca, seleccione

Crear vista.

3. Si desea comenzar a partir de una vista existente, seleccione la vista en Iniciar desde una vista existente.

4. En la página Configuración, introduzca un nombre para la vista.

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5. Elija Crear una vista personal en la sección Audiencia de la vista, si no quiere que los demás utilicen esta vista.

CREAR UNA VISTA PERSONALIZADA DE ELEMENTOS DE SU BIBLIOTECA (CONT.)6. En la sección Filtro, seleccione Mostrar

elementos solo cuando se cumpla lo siguiente.

7. En el cuadro de diálogo de campo desplegable, seleccione la columna que desee agregar, Fecha de vencimiento por ejemplo.

8. En el campo siguiente, seleccione una condición como es igual a, por ejemplo.

9. En el siguiente campo, introduzca una fecha por la que más tarde filtrará, como 15/11/2014, por ejemplo.

10. Finalmente, en la sección Carpetas de la página, seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas. Esta opción le permite ver los archivos en las carpetas de una biblioteca.

11. Elija Aceptar. La vista nueva aparece mostrando todos los archivos que tienen 15/11/2014 en la columna Fecha de vencimiento, sin tener en cuenta la carpeta en la que se encuentran.

CONTROLAR QUIÉN TIENE ACCESO A LA BIBLIOTECA DE SHAREPOINT1. Desplácese a la biblioteca que desee

compartir con compañeros.2. En la pestaña Biblioteca de lacinta,

seleccione Configuración de biblioteca.3. En la página Configuración seleccione el

vínculo Permisos para esta biblioteca de documentos.

4. Si la biblioteca hereda permisos de un sitio primario, seleccione Dejar de heredar permisos en la pestaña Permisos.

5. Haga clic en Aceptar en el mensaje que aparece.

6. En el cuadro de diálogo Uso compartido, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos quienes tendrán acceso a la biblioteca.

7. Opcional: agregue un mensaje breve para hablarles de la biblioteca y, a continuación, seleccione Compartir.

8. Para eliminar permisos que existieron antes de dejar de heredar permisos, seleccione aquellos grupos o usuarios y luego seleccione Quitar permisos de usuario.

IMPORTANTE: Asegúrese de que tiene permisos para acceder a su biblioteca.

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9. Ahora, solo las personas que haya agregado en el cuadro de diálogo Uso

compartido tienen acceso a los documentos de la biblioteca.

VEA TAMBIÉN: Sincronizar una biblioteca con el PC

http://office.microsoft.com/es-es/support/sync-a-library-to-your-computer-HA102832401.aspx

Administrar listas y bibliotecas con muchos elementoshttp://http://office.microsoft.com/es-es/office365-sharepoint-onli n e-enterprise-help/ manage-lists-and-libraries-with-many-items-HA101967267.aspx?CTT=1