TEMA II

PRINCIPIO 1.- PONER PRIMERO LO PRIMERO INTRODUCCIÓN Según Stephen Covey, en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, el verdadero desafío para cada uno de nosotros no es la administración de nuestro tiempo en sí, sino la administración de nosotros mismos, es decir, aprender a tomar control del tiempo y de los acontecimientos en nuestra vida, asociándolos a nuestra misión y nuestros objetivos personales y profesionales. Él llama a este hábito "Poner primero lo primero”.

MISIÓN Y OBJETIVOS PERSONALES El tiempo es un recurso sumamente valioso y por tanto deberíamos utilizarlo en aquellas actividades que son realmente importantes para nosotros. Es necesario tener claro cuál es nuestra misión y objetivos personales e incluso profesionales. La Misión incluye los principios y los valores que rigen nuestra actuación, y con los cuales nos sentimos comprometidos. De esta forma, la Misión se convierte en el marco de referencia para fijar nuestros objetivos. Cualquier persona puede tener su propia misión y sus propios objetivos, incluso sin estar declarados por escrito. A través de esta misión y los objetivos buscamos despejar cualquier diferencia entre nuestra situación actual y el

estado que aspiramos o soñamos alcanzar en el futuro. Éstos nos señalan el camino a seguir para lograr una vida más rica y más plena. Un objetivo es algo ambicionado, algo que aspiramos lograr a corto, mediano o largo plazo. Para fijarlos sólo es necesario buscar con cuidado y atención, y seguro encontraremos motivos, metas, deseos y necesidades por los cuales vale la pena vivir y enfocarnos en ellos para alcanzar lo que realmente es importante para nosotros. De esta forma, podremos utilizar nuestro tiempo en aquellas actividades que realmente nos lleven a lograr esos objetivos. Tipos de objetivos En nuestra vida tenemos básicamente tres tipos de objetivos: objetivos personales, objetivos profesionales y objetivos profesionales relacionados con la

organización donde trabajamos. Definitivamente, no hay manera de separar lo humano y lo profesional. Es importante que aprendamos a distinguir estos tres tipos de objetivos para ponerle límites adecuados al uso de nuestro tiempo en la consecución de cada uno de ellos; todos son importantes, por tanto, no deberíamos dejar de lado ninguno. Sugerimos leer el archivo adjunto sobre este tema (1).

MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Las organizaciones donde muchos de nosotros trabajan también necesitan administrar su tiempo de forma eficaz y, de la misma manera que las personas, la eficacia depende de la definición de la misión de dicha organización y de sus objetivos, y de la alineación de su personal con esa misión y esos objetivos. Toda Organización tiene una razón de ser, una misión y numerosos objetivos que alcanzar, establecidos fundamentalmente por quienes la dirigen. La Misión incluye los principios y valores que rigen a esa organización, y a los cuales están comprometidos todos y cada uno de sus miembros. De esta forma la Misión se convierte en el marco de referencia apropiado para tomar decisiones. Alineación con los objetivos personales

Además de los objetivos de la organización, la gestión del tiempo dentro de la misma debería tomar en cuenta los objetivos personales que tienen cada uno de los miembros del personal en relación con su trabajo. Los objetivos personales y profesionales deberían estar alineados con la Misión y los Objetivos de la Organización donde cada persona presta sus servicios. Si esta alineación no existe, la persona contribuirá muy poco con el éxito de la organización, él mismo no se sentirá a gusto y desarrollará sus actividades simplemente por cumplir. Esto hace que su esfuerzo sea mayor y los beneficios no se reciban con satisfacción. Incluso, le importará muy poco la eficacia en el uso de su tiempo.

Bajo esta perspectiva, no tiene sentido que la persona trabaje en esa organización. LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Poner primero lo primero, le ayuda a enfocar su atención en como utiliza su tiempo, y actuar en todo momento de acuerdo a sus prioridades. . Existen dos categorías de actividades que demandan su tiempo. Lo importante y lo urgente. IMPORTANTE: Incluye todas las actividades que se vinculan con sus objetivos personales, sus prioridades y sus metas. URGENTE: Es todo aquello que lo apremia porque requiere atención inmediata. Interrupciones telefónicas, visitas inesperadas, emergencias y otras actividades no planificadas con frecuencia son urgentes.

Stephen Covey ha formulado un modelo de administración del tiempo que denominó “Matriz de Administración del Tiempo”, y en ésta sintetiza lo que muchos autores sobre este tema han afirmado, y nos permite un análisis sencillo acerca del uso que hacemos de nuestro tiempo, tomando como base las dos características esenciales que nos permiten establecer prioridades: la importancia y la urgencia. Para visualizar este modelo, Covey recomienda dibujar una matriz dividiéndola en cuatro partes. Cada una de ellas son combinaciones de las dos palabras ya mencionadas: importancia y urgencia. Ahora, dibujemos esta matriz siguiendo las siguientes instrucciones: 1.- Tome una hoja de papel y dibuje un cuadrado.

2.-Dentro del cuadrado dibuje una cruz para dividirlo en cuatro cuadrados más pequeños. Ya dibujamos una matriz de administración del tiempo. Cada uno de estos cuadrados le denominaremos cuadrantes. 3.- Numere los cuatro cuadrantes y desígnelos así: - Cuadrante 1: URGENTE E IMPORTANTE - Cuadrante 2: no URGENTE pero IMPORTANTE - Cuadrante 3: URGENTE pero no IMPORTANTE - Cuadrante 4: No URGENTE y no IMPORTANTE El cuadrante 1 es lo que corrientemente llamamos problemas o crisis que requieren nuestra atención para poder seguir adelante. El cuadrante 2 está ligado más bien a sus objetivos y sus metas, pero no necesariamente debe realizarlo ahora mismo.

Las actividades del cuadrante 3 son las distracciones, interrupciones o cualquier otro evento que no se relacione con sus objetivos. Lo más probable es que sean importantes para otras personas, no para usted. En el cuadrante 4 caen todas las demás actividades: el tiempo perdido, conversaciones banales, reuniones innecesarias o mal preparadas, tiempos de espera por otros y otros desperdicios similares. Reflexión Ahora, piense en alguna actividad de su vida, que si la lleva a cabo estupendamente bien y de manera consistente, tiene la certeza absoluta de que producirá los resultados que usted siempre ha deseado. “Primero, piense en una actividad de su vida personal... luego, piense en una actividad de su trabajo, de su vida pública. Escríbala! Quizá usted pueda decir:

"Si yo pasara más tiempo dialogando con mis compañeros, que son claves para mi trabajo, y con mis seres queridos en casa, estoy convencido que esa inversión de mi tiempo influiría mucho sobre el tipo de resultado que deseo". Bueno, ¿En qué cuadrante cree usted que está lo que escribió?... sólo puede estar en un cuadrante:en el cuadrante 2. Fíjese nuevamente en la pregunta: Una actividad que sabe que si usted la realiza estupendamente bien y consistentemente, tendrá los resultados deseados. Ha dicho: es importante, y también: no es urgente. Si no, la estaría haciendo actualmente. Está en el cuadrante 2!" (S. R. Covey) Al desarrollar los siete hábitos de la gente altamente efectiva, encontrará que todos están en el cuadrante 2, importante, pero no urgente. Y en los negocios, Covey ha constatado que el cuadrante 2 es la clave de la Administración eficaz del tiempo.

El principio PONER PRIMERO LO PRIMERO es centrar las actividades de su vida y su trabajo en el cuadrante 2. Ahora pregúntese: ¿En qué cuadrantes están sus actividades actuales? El economista y filósofo italiano Pareto formuló la regla 80-20 de mucha utilidad para identificar prioridades. Esta regla señala que el 80% de los resultados provienen del 20% de las actividades. Según Covey,éstas son todas actividades del cuadrante 2… absolutamente todas! Hagamos ahora las siguientes preguntas 1.- ¿Qué le sucede al cuadrante 1 si se descuidan las actividades del cuadrante 2?

2.- ¿Qué pasará con el cuadrante 1 si usted se ocupa del cuadrante 2? 3.-¿De dónde va a obtener el tiempo para prestarle atención al cuadrante 2? ¿Qué le sucede al cuadrante 1 si se descuidan las actividades del cuadrante 2? Si se descuida la prevención, ¿Qué sucede con los problemas? Con seguridad van a aumentar y a aumentar, hasta que casi no queden actividades en otros cuadrantes. Posiblemente consuma su vida. Esto se llama administración por crisis, y la administración por crisis lo golpea, lo quema, lo agota y se hace enorme. ¿Qué pasará con el cuadrante 1 si usted se ocupa del cuadrante 2? Se hará más y más pequeño y quedará muy poco por hacer: cosas que no había anticipado, parte de los cuales provienen de los cambios constantes de nuestro medio ambiente, pero será manejable, y sentirá que dedica más tiempo a la prevención y a la búsqueda de oportunidades.

Ahora, ¿De dónde va a obtener el tiempo y la atención para el cuadrante 2? tiene que venir de los cuadrantes 3 y 4, no hay otra forma. El cuadrante 4 es totalmente inútil: Puede nombrar alguna cosa de valor en el cuadrante 4? El tiempo libre por ejemplo, ¿es importante el tiempo libre? Sí, por eso está en el cuadrante 2. No hay nada de valor en el cuadrante 4. Básicamente, tampoco tienen valor las actividades del cuadrante 3, excepto para otras personas. De modo que el tiempo necesario para el cuadrante 2 proviene de los cuadrantes 3 y 4. Robe un poquito de estos cuadrantes, y siga haciéndolo. Aprenda a decir NO, agradablemente, sonriente, alegremente, pero diga NO, porque al decir NO a las actividades de los cuadrantes 3 y 4, está diciendo SÍ al cuadrante 2. Y cuando dice SÍ al cuadrante 2, el cuadrante 1 se hace cada vez menor y estará trabajando sobre las cosas que más importan, no sobre las que importan menos.

El filósofo alemán Goethe escribió: Lo que importa más, nunca debe estar a merced de lo que importa menos. Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en el cuadrante 2. ¿Cuál es la habilidad fundamental para aplicar el principio “poner primero lo primero”? Usted tiene que ser proactivo. ¿Por qué? El cuadrante 1 le afecta, actúa sobre usted, pero, usted si puede actuar sobre el cuadrante 2.

Nuestra esencia como humanos nos ha creado para actuar y no para que cosas externas actúen sobre nosotros. Eso es el cuadrante 2. Consiste en cosas como por ejemplo: - La creación de relaciones profundas, - La planificación y la organización de nuestras actividades, - La preparación personal, - Los ejercicios físicos y mentales - La lectura profunda y extensa, - La educación continua. El cuadrante 2 es la clave de la administración eficaz de su tiempo! En el fondo, el principio PONER PRIMERO LO PRIMERO es organizar su vida en torno a su misión y sus objetivos y tener la disciplina para vivir la vida de

acuerdo a estos enunciados. Sugerimos leer el texto incluido en el documento “Si te consideras indispensable, lee esto”. LECTURAS COMPLEMENTARIAS

1. Objetivos personales y profesionales 2. Si te consideras indispensable, Lee esto.