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INFORME ANUAL SOBRE PROGRAMA DE ADQUISICIONES 2014Proveeduría Institucional

Informe anual Programa de Adquisiciones

2014 Proveeduría Institucional

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

MemoriaTransparenciaIdentidadDepto. Administrativo

Financiero

Elaborado por:Elías Vega MoralesProveedor InstitucionalSubproceso de Contratación Administrativa


A. Objetivo

El objetivo del presente informe es analizar y presentar los resultados de la actividad contractual ejecutada durante el ejercicio económico 2014 en atención al Informe de Gestión Institucional anual de la Contraloría General de la República.

B. Introducción

El Programa de Adquisiciones de la Dirección General del Archivo Nacional se realiza en el mes de enero de cada año, basado en la Justificación del Plan Presupuesto para cada ejercicio económico y se publica su disponibilidad durante el mes de enero en el diario oficial La Gaceta según lo dispuesto en el artículo 7 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa que establece:

“Artículo 7º—Publicidad del Programa de Adquisiciones. En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar.

La Administración procurará incluir en el Programa de Adquisiciones al menos, la siguiente información:a) Tipo de bien, servicio u obra por contratar.b) Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación.c) Monto estimado de la compra.d) Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación.e) Fuente de financiamiento.f) Cualquier otra información complementaria que contribuya a la

identificación del bien o servicio.

El Programa de Adquisiciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad administrativa no prevista.

Quedan excluidas de la obligación de publicación, las contrataciones efectuadas con prescindencia de los procedimientos ordinarios y las efectuadas con fundamento en los supuestos de urgencia.

La Administración, podrá divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus modificaciones en los Sistemas Electrónicos, a través de Internet. De utilizarse medios distintos de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta, el respectivo órgano o entidad por lo menos deberá informar, en el citado Diario,


o en dos diarios de circulación nacional, acerca del medio empleado para dar a conocer su programa de adquisiciones. Todas las Instituciones que utilicen el Sistema de Compras Gubernamentales, CompraRED, deberán divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus modificaciones en dicho Sistema.”

El Programa de Adquisiciones del Archivo Nacional se publica en la página web Institucional y en el Sistema CompraRED, dando aviso de esto a través del diario La Gaceta.

A partir del Informe de Gestión Institucional emitido por la Contraloría General de la República en el año 2012 señala como una mejora los siguientes tres puntos, los cuales constituyen el origen de elaboración del presente informe:

1. ¿La Institución realiza al final del periodo correspondiente, una evaluación de la ejecución del plan de adquisiciones, su eficacia y su alineamiento con el Plan Estratégico?

2. ¿Se prepara un plan de mejoras para el proceso de adquisiciones con base en los resultados de la evaluación?

3. ¿La Institución publica en su página de Internet o por otros medios, la evaluación de la ejecución de su plan de adquisiciones?

Así las cosas la Proveeduría Institucional como Unidad competente para realizar dicho análisis presenta el Informe anual, para ser conocido por la Junta Administrativa de la Institución y para que sirva como herramienta de mejora dentro del subproceso de Contratación Administrativa.

El periodo que cubre el presente informe va de enero a diciembre del año 2014, y se toma como fuente la herramienta del Cuadro de Mando integral (BSC) utilizado en la Proveeduría Institucional, el cual genera la información necesaria para la preparación del informe y los datos que contiene.

Además de esto se toma como insumo el Plan Estratégico 2010-2014 específicamente en lo concerniente al año 2014.


C. Análisis Resultados de contratación administrativa

El monto total de trámites de contratación administrativa según las órdenes de compra y contratos generados durante el año 2013 incluidos en el Programa de Adquisiciones asciende a ¢422.342.166.46, mientras que en el 2014 este monto fue de ¢415.389.584.65.

Gráfico N.° 1. Consumo por clase por Departamento

Año 2013

CANCAP

CATCOM

CONEQ

PFO

TGRF

MED MNTPAP

PUBREQ SU

M TEX

VARVEH

(en blan

co)

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Fuente: Proveeduría Institucional, 2013.


Gráfico N.° 2. Consumo por clase por Departamento

Año 2014

CAN CAP CAT COMCON DAF DAN DG EQP GRF MED MNT PAP PRO PUB REQ SOC SUM SUS TXT USG VAR VEH0

10

20

30

40

50

60


El gráfico anterior muestra las cantidades de trámite por tipo de contratación siendo la compra de suministros de oficina (SUM) y similares la que lleva la mayor cantidad de Solicitudes de Bienes y Servicios efectuadas, seguida de los servicios de mantenimiento de edificio (MNT) y compra de equipo (EQP).

Las siglas para cada categoría se definen a continuación:CAN: Congreso Archivístico Nacional

CON: productos de conservación documental, microfilme y encuadernación

PRO: Servicios profesionales

TXT: Textiles

CAP: Capacitación EQP: Equipo y mobiliario

PUB: Publicaciones VEH: vehículos y mantenimiento

CAT: Servicios de alimentación

GRF: Servicios de imprenta y litografía

REQ: reparación de equipo y mobiliario

PAP: papeles especiales de encuadernación, restauración y seguridad

COM: Sistemas y licenciamiento

MED: medicamentos y equipo médico

SUM: Suministros de oficina

MNT: Mantenimiento de edificio

Gráfico N.° 3. Monto por clase


Año 2014

CANCAP

CATCOM

CONDAF

DAN DGEQ

PGRF

MEDMNTPAP

PROPUB

REQ SOCSU

M SUS

TXT

USG VARVEH

-

20,000,000.00

40,000,000.00

60,000,000.00

80,000,000.00

100,000,000.00

120,000,000.00

140,000,000.00

160,000,000.00

Axis Title


Los rubros de mayor gasto según el plan de compras del 2014, son Compra de mobiliario y equipo (EQP) es el más importante con un total de 141.1 millones de colones, resultado principalmente de la compra de equipo de cómputo en dos licitaciones abreviadas, no fraccionadas y derivadas del trámite infructuoso de la compra de estantería móvil para el Departamento Archivo Histórico.

Segundo en importancia es el gasto en el rubro Varios (VAR) por 110.5 millones de colones producto de la digitalización de material audiovisual, contratos de seguridad, vigilancia y limpieza para la Institución. Y como tercer rubro en importancia es el rubro Mantenimiento (MNT) con participación del Departamento Administrativo Financiero principalmente por concepto de instalación de pisos, mantenimiento de aires acondicionados, sustitución de malla perimetral, entre otros.


A continuación se presenta la tabla de análisis por subpartida en donde congruente con el rubro anterior la subpartida de mayor monto es la 50201.

Tabla N.° 1. Distribución de compras por subpartida por Departamento

Año 2014

Suma de Monto adjudicado Depto.

Subp 5 COM CON CON DAF DAH DAN DG SAE Total general

0

10301 132,470.00

2,000,190.00

1,017,750.00

3,150,410.00

10302 54,020.00

1,542,395.00

1,596,415.00

10303 162,000.00

653,252.00

4,193,945.00

5,009,197.00

10307 10,714,526.68

10,714,526.68

10402 1,575,000.00

1,575,000.00

10403 800,000.00

800,000.00

10404 8,485,000.00

2,145,000.00

10,630,000.00

10406 350,000.00

107,091,348.39

300,000.00

98,000.00

68,000.00

107,907,348.39

10499 5,476,509.90

3,456,000.00

1,075,000.00

10,007,509.90

10503 1,140,796.00

1,140,796.00

10701 2,486,431.20

50,000.00

8,524,036.18

35,000.00

373,793.95 2,758,368.20

533,208.00

14,760,837.53

10702 3,131,640.00

3,131,640.00

10801 3,801,810.00

3,801,810.00

10804 4,986,893.00

4,986,893.00

10805 251,641.76

251,641.76

10806 2,097,734.83

2,097,734.83

10807 6,847,393.05

35,000.00

397,588.00

7,279,981.05

10808 832,427.52 2,234,771.48

748,229.20

190,618.50

210,000.00

216,883.00

4,432,929.70

10899 600,000.00

78,000.00

678,000.00

20102 96,000.00

740,700.00

836,700.00

20104 228,794.79 231,064.00

11,772.00

2,591,673.05

1,024,620.65

604,142.56 2,798,347.30

1,287,231.45

8,777,645.79

20199 1,484,227.97


1,444,887.97 39,340.00

20203 104,278.00

104,278.00

20301 200,016.00

-

200,016.00

20304 31,440.00

4,569,305.12

840,000.00

99,600.00

5,540,345.12

20305 -

-

20306 132,110.35

124,500.00

-

256,610.35

20401 303,152.04

154,727.74

25,000.00

48,300.00

531,179.78

20402 255,760.00

450,380.00

183,074.00

79,853.00

641,971.00

1,611,038.00

20404 397,790.00

397,790.00

29901 41,000.00

646,403.10

1,084,193.13

1,077,086.19

998,266.99

641,190.31

391,275.02

4,879,414.74

29902 21,924.00

200,928.00

92,035.00

267,275.00

582,162.00

29903 2,158,979.09

3,141,272.58

668,689.76

2,973,635.66 2,283,547.49

2,853,165.75

14,079,290.33

29904 1,943,430.00

610,647.06

145,000.00

256,500.00

80,000.00

225,000.00

3,260,577.06

29905 668,958.44

29,100.00

698,058.44

29906 324,965.22

17,150.00

61,600.00

403,715.22

29907 64,640.00

64,640.00

29999 704,000.00 4,273,073.44

716,545.00

18,600.00

143,194.00

100,000.00

5,955,412.44

50101 24,525,000.00 24,525,000.00

50102 -

85,000.00

85,000.00

50103 1,454,135.30

613,279.00

1,298,072.59

381,990.90

79,093.15

865,668.52

4,692,239.46

50104 548,077.88 443,631.94

4,284,013.30

5,188,931.81

295,000.00

660,291.66

739,864.36

12,159,810.95

50105 96,890,180.53 5,348,403.35

2,711,242.70

526,385.65

105,476,212.23

50107 47,893.00

88,535.77

136,428.77

50199 389,125.00

3,011,525.00

33,199.38

648,217.84

4,082,067.22

50201 20,617,053.94

20,617,053.94

Total general 103,185,047.22

43,725,552.93

11,772.00

192,861,495.91

27,013,605.19

10,123,593.94

25,887,969.11

12,580,548.36

415,389,584.65


Como se observa las subpartidas de mayor relevancia económica durante el año son la 1.04.06 Servicios de gestión y apoyo en donde se ubican los


servicios de limpieza y seguridad, con ¢107.9 millones, y subpartida 5.01.05 para equipamiento de cómputo y mobiliario con ¢105.4 millones de colones.

Principales proveedores

Por cantidad de órdenes de compra generadas, los principales proveedores de la Institución son:

1. Jiménez & Tanzi S. A con 30 ordenes de compra emitidas durante el año 2014. Empresa participante del convenio marco de suministros de oficina.

2. FESA Formas Eficientes, con 27 ordenes de compra emitidas. Empresa participante del convenio marco de suministros de oficina

3. I. S. Productos de Oficina S. A con 26 ordenes de compra emitidas. Empresa participante del convenio marco de suministros de oficina

Por monto adjudicado las principales adjudicatarias fueron:

1. Consorcio de Información y Seguridad S. A con ¢ 66.4 millones de colones, por servicios de seguridad y vigilancia

2. DEQUISA con ¢40.6 millones de colones por servicios de limpieza de la Institución

3. Grupo Computación Modular Avanzada S. A con ¢29.7 millones de colones por adjudicación de equipos de cómputo

4. Suplidora de Equipos S. A ¢24.5 millones de colones por adjudicación de guillotina industrial la cual a la postre resultó anulada.

5. Aplicom S. A por un monto de ¢20.8 millones de colones por compra de equipo de cómputo

Compras por Departamento

La cantidad de Solicitudes de Bienes y Servicios puestas a trámite por cada Departamento se muestra a continuación. Como se observa el Departamento Administrativo Financiero cuenta con la mayor cantidad de trámites con 187, seguido de la Dirección General con 95 y el Departamento de Conservación con 72 trámites.

Gráfico N.° 4. Cantidad de SBYS emitidas por Departamento

Año 2014


COM CON CON DAF DAH DAN DG SAE -

20.00 40.00 60.00 80.00

100.00 120.00 140.00 160.00 180.00 200.00

Total

Total


Del total de 587 trámites solicitados las clases de mayor compra son las correspondientes a Suministros de oficina con 184 solicitudes y compra de equipo de cómputo y mobiliario de oficina con 94 solicitudes también.

Fechas de compra

La ejecución del Programa de Adquisiciones para el año 2014 por mes se muestra a continuación

Tabla N.° 2. Cantidad de SBYS por mes

Año 2014

Mes Solicitudes ingresadas

Diciembre 17Noviembre 63Octubre 62Setiembre 69Agosto 28Julio 32Junio 42Mayo 39Abril 40Marzo 99Febrero 65


Enero 30Fuente: Proveeduría Institucional, 2014.

Como se aprecia en la tabla anterior, durante el primer trimestre se recibieron 194 Solicitudes de Bienes y Servicios, para el segundo trimestre se recibieron 121 solicitudes, para el tercero se recibieron 129 trámites y para el último trimestre se recibieron 142 solicitudes.

Así las cosas, la ejecución del Programa recae en los dos últimos trimestres del año, con el agravante de que diciembre no cuenta como mes completo por los cierres de empresas y festividades de la época. A pesar de esto y con un analista de contratación administrativa se logró cumplir la meta de ejecutar al máximo el Programa de Adquisiciones Institucional.

Ejecución del Programa de Adquisiciones (eficacia)

De acuerdo con los registros de la Proveeduría Institucional y de la Coordinación Financiero Contable el Programa de Adquisiciones fue ejecutado para bienes y servicios no personales, de la siguiente manera:

Presupuestado Ejecutado % Ejecución

SERVICIOS 448,333,458.84 425,683,751.46 95%

MATERIALES Y SUMINISTROS 65,105,585.00 54,193,811.22 83%

BIENES DURADEROS 234,706,398.82 149,532,173.83 64%

Total 748,145,442.66 629,409,736.51 84%

Fuente: Coordinación Financiero-Contable, 2014.

Vinculación con el Plan Estratégico Institucional

Dentro de las adquisiciones que forman parte del Plan Estratégico Institucional se ejecutaron las siguientes, las cuales corresponden y fueron informadas por el Departamento de Cómputo:


3.2.2. Construir conexiones de red de cableado estructurado para los dispositivos que utilizan conexiones auxiliares y para los nuevos equipos que se proyecta adquirir en el futuro.

Esto se atendió con las conexiones instaladas por la empresa Tecnova Soluciones S. A y algunos puntos que se instalaron con recursos propios y mano de obra del Departamento de Cómputo.

3.3.1. Hacer un estudio técnico y de costos sobre los sistemas de respaldos de información de alta capacidad (TB) y de los dispositivos auxiliares necesarios como cintas de respaldo, cintas limpiadoras de cabezas, tarjetas de alta velocidad de transferencia de informacion, entre otros; con el fin de proponer el más conveniente para la institución y prever su financiamiento.

Durante el 2013 se adquirió el equipo Dataprotector y el Storage Area Network (SAN) a la empresa Tecnova Soluciones S. Ay se pusieron en funcionamiento como parte de la estrategia de almacenamiento.

3.3.2. Hacer un estudio técnico y de costos sobre sistemas de seguridad contra ataques provenientes de redes externas (internet), con el fin de proponer el más conveniente para la institución y prever su financiamiento.

Durante el 2013 se adquirió el dispositivo de seguridad perimetral (Fortinet) a la empresa Componentes El Orbe S. A.

3.4.2. Reprogramar los sistemas de información que no se adapten a los nuevos sistemas operativos, utilizando una herramienta de desarrollo que sea compatible.

Durante el 2013 se migraron todas las aplicaciones al sistema operativo Windows 2008 server R2, proceso que se continuó en el 2014 durante el primer trimestre. De igual forma se uniformó el uso de un único dominio y se estandarizó el uso de aplicativos de automatización de oficinas (MS-office en su última versión). La compra de licencias se hizo con varias empresas.

D. Evaluación

Para este año no se consigna una evaluación del Programa como tal ya que se ha diseñado un Procedimiento denominado Programa de Adquisiciones el cual permitirá que la formulación de dicho plan instrumentalice la evaluación objetiva del plan a partir de la datos de ejecución de la Proveeduría Institucional.


E. Conclusiones y recomendaciones

- Se redactó y se encuentra en trámite de revisión y aprobación el procedimiento descrito para que en lo sucesivo, el Programa de Adquisiciones Institucional conforme una herramienta que brinde resultados con una metodología estandarizada.

- Continuar la práctica de registrar todas las adquisiciones de la Institución en el Programa de Adquisiciones Institucional.

- Publicar este documento en el sitio web institucional, según lo solicitado por la Contraloría General de la República.

- Fortalecer el uso de la herramienta Cuadro de Mando Integral para dotar de indicadores la gestión de la Proveeduría Institucional

F. Plan de mejoras en subproceso de contratación administrativa.

Como propuestas de mejora a partir de los resultados obtenidos en el análisis del Programa de Adquisiciones del año 2014 se tienen las siguientes:

- Incorporar las modificaciones necesarias en el procedimiento del Programa de Adquisiciones Institucional de manera que el análisis de la herramienta se realice anualmente durante el mes de enero.

- Integrar en el Programa de Adquisiciones las modificaciones presupuestarias para que se refleje el monto real disponible y ejecutado, en todo caso esto quedó así planteado en el procedimiento redactado.

- Establecer fechas límite para la presentación de trámites de compra según las subpartidas afectadas del Programa de Adquisiciones realizando consolidaciones de compra y emitiendo recordatorios para presentar las Solicitudes de Bienes y Servicios según sea el caso.

G. Referencias

- Archivo matriz de control BSC Outlook Tasks 2014.xls. Proveeduría Institucional.

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