adquisicion de medicamentos

Curso de Actualización

Elaboración de Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos

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2. Adquisición

En este proceso el servicio farmacéutico adquiere o compra lo medicamentos y dispositivos médicos que necesita según lo establecido en el listado básico de medicamentos, y las políticas de compras definidas por la institución, además del conocimiento de los proveedores y las condiciones de estos. En este proceso se estiman las necesidades y se establece el momento de la compra, esto se obtiene mediante cálculos que nos indiquen los niveles mínimos y máximos de existencia y el punto de reposición. Se debe tener claro el proceso de adquisición para no comprar demasiado lo que traerán problemas de almacenamiento sobrecostos de inventario o adquirir muy poco y no poder cubrir las necesidades del servicio. La cantidad y el tiempo para el cual se compran los medicamentos se pueden relacionar con la rotación de los mismos, teniendo siempre en cuenta el perfil epidemiológico y los cambios de consumo del mercado.

Procedimiento para la adquisición

Se comienza por programar las necesidades, lo cual se hace con la siguiente información:

- Se realiza una revisión de los datos a analizar y del tiempo para el cual se va a adquirir

- Se cuantifican las necesidades



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- Se confrontan los cálculos con los consumos históricos - Se analizan las causas que inciden en la modificación notable de los consumos. - Se ajustan las cantidades definidas por las áreas o servicios y programar las

cantidades a adquirir. - Se definen prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible. - Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra.

Posteriormente se decide la modalidad de la adquisición, tipo de negociación y de contrato.

Es importante aclarar que en caso de diferencias con el personal de compras con respecto a

calidad, almacenamiento, distribución, uso adecuado, prevalecerá el conocimiento técnico del

Director Técnico.

Este es el procedimiento básico para el proceso de adquisición, en el cual se definen las

necesidades en base a la cantidad de pacientes, morbilidad, tiempo para la reposición, el manejo

de la logística y mantener las cantidades suficientes para satisfacer las necesidades de los

pacientes, teniendo en cuenta el presupuesto de la institución.

El responsable de la adquisición enviará de manera oportuna, continua y veraz al sistema de

información del servicio farmacéutico toda la información sobre el estado de las compras.

Selección de Proveedores

La elección del proveedor garantiza no solo la calidad del producto, sino también el servicio y la

trazabilidad. Se debe seleccionar un proveedor que cumpla con las exigencias de Ley, no se le

puede comprar medicamentos y dispositivos médicos a cualquier persona, se le debe comprar a

Establecimientos Farmacéuticos Mayoristas o Laboratorios y en casos excepcionales a

Establecimientos Farmacéuticos Minoristas.

Al seleccionar proveedores se debe tener en cuenta algunos criterios como:

- Cumplimiento de las especificaciones administrativas: El proveedor debe estar registrado en el Kardex de proveedores, cumplir con las exigencias comerciales como Registro ante Cámara de Comercio, Registro Único Tributario, Dirección Técnica, Resolución para el manejo de estupefacientes, Concepto Favorable de las Autoridades Sanitarias y otras que a juicio del área administrativa sean necesarias.



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- Oportunidad y disponibilidad de la entrega: El proveedor debe garantizar los tiempos pactados y las cantidades acordadas, ya que su incumplimiento ocasiona problemas y fallas en el suministro, afectando otras áreas.

- Informe de la situación del pedido: La información oportuna de problemas en la oportunidad y disponibilidad, permita la toma de decisiones, así como es importante permitir el seguimiento a la orden de pedido.

- Servicio al Cliente: La disposición del proveedor frente a quejas y reclamos mejora la relación comercial.

- Política de devoluciones: Con el proveedor se debe establecer claramente las condiciones de devolución de productos.

- Cumplimiento de especificaciones técnicas: Es importante dejar claramente establecido las especificaciones técnicas de los productos solicitados y los disponibles por parte del proveedor.

Tal como se anotó anteriormente las fuentes básicas de adquisición son los laboratorios

fabricantes, los distribuidores mayoristas y los distribuidores minoristas.

El siguiente cuadro presenta las ventajas y desventajas de cada uno:

Variable Laboratorio Mayorista Minorista

Oferta Malo Bueno Regular

Precio Bueno Regular Malo

Relación necesidad /

compra

Malo Bueno Bueno

Oportunidad Malo Regular Bueno

Estado del pedido Regular Regular Bueno

La importancia relativa de cada variable será definida por el departamento de compras con el

apoyo del Director Técnico de la farmacia.

Los distribuidores minoristas son la fuente que menos ventajas presentan y solo debe considerarse

para casos de urgencia.

Los proveedores deben inscribirse en un kardex, en el cual debe contener:



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- Nombre o razón social - Nit - Dirección de domicilio y electrónica - Teléfono, fax - Nombres, cargos, teléfonos de los representantes - Director Técnico, teléfono de contacto - Código que otorga - Productos que comercializa - Condiciones generales de pago - Políticas de devolución - Calificación

La valoración de los proveedores se refiere a una evaluación que se les debe hacer llevando un

registro de todo lo que se relacione con su desempeño en el proceso de adquisición. Se debe tener

en cuenta la calidad desde el punto de vista del producto en sí y del servicio, para lo cual es

importante tener definidos unos parámetros y unos puntajes asociados y que pueden ser:

Calidad: Del producto en general

Oportunidad: Existencia en el momento

Servicio: Ofertas, solución a reclamos y devoluciones

Oferta: Surtido

Tiempo de entrega: Cumplimiento

Para adelantar una valoración objetiva y confiable se debe abrir una carpeta por proveedor y en

ella ir archivando toda la información referente, la cual se calificará como: Cumple o No cumple.

Estimación de necesidades

Cuando se tiene claro que se va a comprar es necesario determinar las cantidades para suplir las

necesidades por un tiempo determinado. Lo más importante para la adecuada estimación de las

cantidades a adquirir es contar con información actualizada y permanente, y para tener en cuenta

las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo, el aumento de la demanda, formulación

de profesionales del sector, variaciones epidemiológicas, entre otros.



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Metodología para estimar necesidades

• Método por perfil epidemiológico:

- Se determinan las morbilidades por las cuales consultan los usuarios de la droguería, así como su frecuencia.

- Se establece la cantidad de medicamentos por tratamiento

- Se multiplica la frecuencia de la enfermedad por la cantidad de medicamento necesario para el tratamiento.

• Método por oferta y demanda:

- Se determinan los medicamentos más solicitados por razones de epidemiología, marca o publicidad.

- Se evalúa el impacto sobre el mercado para su adquisición.

• Método de consumo histórico:

- Se recopila la información a través del kardex que evidencien el movimiento durante un tiempo determinado y establece el promedio mensual.

- Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre entre el momento en que inicia el proceso de adquisiciones y el tiempo en que llega el producto, se determinan los niveles mínimos y máximos de existencias, el punto de reposición y la cantidad a pedir. Los cálculos indicados a continuación facilitan el análisis de la necesidad:

- Consumo promedio mensual (CPM)

Para obtener este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante los últimos seis (6) meses (tres meses como mínimo), datos que se obtienen directamente del kardex, el cual debe ser actualizado constantemente y con información veraz. Para calcular el consumo promedio mensual se suman los consumos de los meses

analizados y se divide por el número de estos.

- Tiempo de reposición (TR) y Tiempo de Trámite (TT) Es la fracción de tiempo que se requiere para llevar a cabo la adquisición, sumándole además el tiempo que requiere el proveedor en entregar el pedido. El tiempo de reposición dependerá de la ubicación geográfica, de los medios de transporte, vías de acceso y flujo del trámite. Lo importante de este parámetro radica en que si no se tiene en cuenta el tiempo

gastado en los trámites administrativos y el tiempo que requiere el proveedor para entregar el pedido se incurre en el error de no pedir la cantidad adecuada lo que conllevaría a desabastecimientos o tener sobre stock.



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El tiempo establecido para el despacho se debe acordar en las políticas de

compra.

- Nivel mínimo de existencias (NmE) Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en la farmacia necesaria para cubrir emergencias mientras llega un nuevo pedido. NmE = CPM * Fracción del tiempo de reposición

- Punto de reposición (PR) Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo para cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel mínimo de existencias (NmE), en otras palabras, es el punto en el cual se deben empezar a realizar los trámites de pedido para garantizar abastecimiento oportuno. Es importante porque permite visualizar el momento preciso en el cual debe iniciarse el proceso de adquisición para no sufrir agotamientos Para ello entonces se debe tener en cuenta el nivel mínimo de existencias más un tiempo de reposición que se consumirá mientras llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mínimo. PR = CPM * (Fracción del TR + TT)

- Nivel máximo de existencia (NME)

Se define como la cantidad máxima que se debe tener en existencia un producto determinado, es decir, es el límite superior del cual no debe pasar las cantidades adecuadas para un periodo determinado, sin necesidad de hacer inversiones en cantidades exageradas, lo cual ayuda a optimizar el presupuesto.

El nivel máximo de existencias (NME) se calcula teniendo en cuenta la cantidad

mínima (NmE) más la cantidad que se consume durante el periodo para el cual se compra.

NME = NmE + CPM * Fracción de tiempo para el que se compra

- Cantidad a pedir (CAP)

Se define como la cantidad de insumo que se debe solicitar al Proveedor para r establecer aquellos que se han consumido durante el periodo para el cual se compra.

Es importante manejar técnicamente este parámetro porque permite calcular, de

una manera más precisa, la cantidad que realmente se requiere para ese periodo,



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debido a que para ello se tienen en cuenta las existencias del insumo al momento de iniciar los trámites de adquisición.

Para calcular la cantidad a pedir (CAP) se debe tener en cuenta el punto de

reposición (PR), la cantidad que se consume durante el periodo para el cual se compra y las existencias al momento de iniciar a hacer el pedido.

CAP = (PR + CPM * Tiempo) – existencias

Todos los parámetros técnicos que permiten gerenciar los insumos, dependen del consumo promedio, razón por la cual este valor debe estar muy bien calculado y para ello se requiere que el kardex esté siempre actualizado y con información veraz.

Presupuesto de compras

No siempre es posible adquirir todos los medicamentos o dispositivos médicos, entre otras

razones por falta de presupuesto, por lo que es importante establecer prioridades para la

adquisición, esas prioridades se pueden establecer con las siguientes clasificaciones:

- Clasificación VEN: En esta clasificación se tiene en cuenta la necesidad de los medicamentos a partir de la “urgencia”. Se denomina VEN a partir de los siguientes conceptos:

Vitales: Medicamentos indispensables o vitales, su desabastecimiento puede ocasionar consecuencias graves en la salud del paciente, incluso la muerte.

Esenciales: Su ausencia puede causar alteraciones en la salud del paciente pero en menor incidencia que los anteriores.

No Esenciales: Son medicamentos de baja frecuencia de uso o que poseen otras alternativas en el mercado.

- Clasificación ABC o PARETO: Esta es una clasificación más administrativa y consiste en clasificar los medicamentos por grupos de acuerdo al costo en un periodo, de manera que se pueda tener un porcentaje determinado de cada uno mejorando la rotación y la rentabilidad.

Control durante el proceso de adquisición

Se debe contar con la gestión necesaria para tener controles en los procesos del servicio

farmacéutico para este caso específico se debe contar con las medidas necesarias para el manejo

de los tiempos de compra y mantener los medicamentos en la cantidad y de la calidad necesaria

para los pacientes

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