FACULTAD

DE

CONTADURA

Y

CIENCIAS

ADMVAS.

Administracin IV Plan: Licenciatura rea:

Clave: Crditos: Semestre: Hrs. Asesora: 4

Requisitos: SERIACIN ANTECEDENTE OBLIGATORIA: Administracin I Tipo de asignatura: Obligatoria (x)

Hrs. por semana:

Optativa (

)

Objetivo general al finalizar el curso el alumno aplicar la metodologa y las herramientas para el diseo e implementacin de los procesos y procedimientos en las organizaciones. temario oficial (horas sugeridas ) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. enfoque de sistemas cultura corporativa organizacin y sus procesos representaciones grficas de los procesos documentos y formas distribucin de espacios en las reas de trabajo manual de procedimientos reingeniera ( hrs.) (hrs.) (hrs.) (hrs.) (hrs.) (hrs.) ( hrs.) ( hrs.)

1

instrucciones los apuntes de la asignatura administracin iv tienen la finalidad de que enun slo texto encuentres la opinin de diversos autores sobre cada una de las unidades que comprenden la asignatura y te permitan avanzar en la

comprensin de cada uno de los temas que se abordan en el programa.

para una mayor comprensin, es importante que realices una lectura de los temas que conciernen a cada unidad y vayas realizando mapas mentales, mapas conceptuales, cuadros comparativos, fichas de trabajo, resmenes de lecturas o cualquier otro tipo de apoyo didctico que consideres como

apoyo en el aprendizaje de los temas.

posteriormente, se presenta un conjunto de actividades de aprendizaje que

te permitirn desarrollar varias habilidades, como la generacin delconocimiento autodidacta, capacidad de investigacin, sntesis, anlisis y

por ltimo, quizs el ms importante, reflexin y generacin de opinin.

por eso, es muy importante que te comprometas con cada una de las

actividades al realizarlas. la razn por la que stas deben ser a mano esporque desarrollars dos habilidades ms: uso de lenguaje tcnico y

redaccin de los temas.

2

introduccin la universidad, a travs de sus objetivos sustanciales (docencia, investigacin y extensin de la cultura) ha cumplido, a lo largo de la historia, con un papel muy importante para la sociedad.

la generacin de profesionistas de la universidad coadyuva a la solucin de diversos problemas en nuestro pas desde el punto de vista poltico, econmico, social, cultural, tecnolgico, desarrollo sustentable, etc. a travs de diversas carreras se propicia el desarrollo de la vida nacional, dando vida

a instituciones que satisfacen las necesidades de nuestra comunidad, ya sean stas del sector pblico, del sector privado o del sector social.en la formacin curricular del licenciado (carrera que se imparte en la facultad ) se han definido determinadas actitudes, conocimientos y habilidades que a lo largo de los

nueve semestres se van adquiriendo.

en este marco, en el cuarto semestre se cursa la asignatura administracin iv, la cual tiene como finalidad generar el conocimiento para poder analizar

y mejorar los sistemas y procedimientos de las organizaciones, permitiendo su mejora en calidad y competitividad.en este sentido, el impacto que tiene la globalizacin en nuestras

organizaciones es evidente.

la demanda de organismos sociales

competitivos y productivos, as como el aseguramiento de la calidad en los

sistemas y procesos, adquieren hoy en da especial relevancia.

actualmente, la estandarizacin de los procesos o la horizontalidad de las organizaciones hacen presente la innovacin administrativa, ya sea por la

va de la reingeniera o por la va de la certificacin.

3

es por eso que en los apuntes iniciaremos con el establecer, por un lado, el enfoque de sistemas

tema 1, el cual nos con el objeto de

comprender la teora general de sistemas y la forma en que las organizaciones se pueden comprender como sistemas y el mecanismo de sus elementos; por otro, comprenderemos los conceptos bsicos que a lo largo del curso se utilizarn para la mejor comprensin de los procedimientos. el tema 2 aborda el tema de la cultura organizativa, ya que, cuando se estudia los sistemas y procedimientos y se requiere hacer cambios para una mejora, lo primero que indiscutiblemente va a tener que definirse es la cultura organizacional: si permanece con los cambios o si tenemos que definir algunos aspectos dentro de nuestro sistema de valores, creencias y representaciones de la organizacin. el tema 3 se refiere propiamente a la organizacin y sus procesos; es indispensable comprender el concepto y los elementos que lo integran y la forma en qu se puede analizar el sistema y los procesos. su forma de representacin grfica se analizar en el tema 4. los procedimientos en cualquier organizacin generan documentos los que a su vez son muy importantes para la comprensin de los sistemas. por talmotivo, el tema 5 se refiere al diseo y manejo de formas en las

organizaciones; comprender la diferencia entre una forma, registro o reporte es muy importante para aprehender la importancia que puede tener un formato en cuanto calidad, servicio, rapidez y costo. dentro del programa de la asignatura en cuestin, se estudia las caractersticas de los espacios fsicos; es por eso que en el analiza la distribucin del espacio en las reas de manera muy especial. tema 6 se trabajo de una

4

en el tema 7, se analiza la forma de integrar los procedimientos en undocumento: el manual de procedimientos, el cual nos permitir

comprender en un documento todos los procedimientos y los documentos que se generan en ellos para conseguir los distintos objetivos que persigue la organizacin. por ltimo, en el tema 8 uno de ellos. se aborda la reingeniera, que nos va a permitir

tener un enfoque de los procesos y generar los cambios que requiera cada

5

TEMA 1. ENFOQUE DE SISTEMAS Objetivo particular Al finalizar el alumno deber comprender la Teora General de Sistemas, ascomo los conceptos bsicos que le permitan comprender los sistemas en

forma integral. Objetivos especficos Conocer el concepto de sistema. Comprender los elementos de un sistema. Identificar la diferencia entre los conceptos afines con el concepto de sistema. Identificar las caractersticas que poseen los sistemas.

Temario detallado 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Origen de la Teora General de Sistemas Concepto y tipos de sistemas Principios de la Teora General de Sistemas Impacto en el proceso de organizacin Principales aportaciones

Introduccin Se dice que se vive en una sociedad de organizaciones. Las organizacionesnos rodean por todas partes. Segn Richard Hall , nacemos y, generalmente, morimos en ellas. El espacio entre los dos puntos en el tiempo est colmado de ellas. Es perfectamente imposible escaparse de1

ellas. Son tan inevitables como la muerte y los impuestos.La invasin de las organizaciones, dice Hall, puede apreciarse mejor al examinar lo que le sucede, durante un da promedio, a una persona promedio. El da comienza al despertarse con la msica de un radio-reloj. Obviamente que el radio fue producido por una organizacin y que la

1 Richard

Hal H., Organizaciones. Estructura y Proceso,

p. 3.

6

estacin de radio es una organizacin. La msica que se oye fueseleccionada con un mercado especfico en mente, probablemente sobre la base de una investigacin de los consumidores llevada a cabo por una organizacin. Si tomamos una ducha o nos afeitamos o nos preparamos, de

cualquier manera, para el da que se inicia, utilizamos productosmanufacturados, comercializados y vendidos por organizaciones. Unas organizaciones nos han convencido de que ciertas fragancias son mejores que otras y por ello nos perfumamos o utilizamos locin despus de afeitarnos con base en los gustos creados por los comercializadores de los productos. Al tomar el desayuno, los alimentos estn sobre la mesa como consecuencia de una vasta red de organizaciones agrcolas que permiten

que una sociedad urbana exista. Tambin en este caso nuestros gustos, y aun nuestro apetito, estn coloreados por la comercializacin, pues es malo comer demasiado porque se daa la apariencia personal y ciertos alimentos son para el desayuno y otros no. Tomamos luego un vehculo que nos lleva al trabajo y all estamos verdaderamente atrapados por una organizacin. As, se contina a todo lo largo del da hasta que llega la noche. Tal vez el nico momento en el cual nos escapamos de las organizaciones es cuando decidimos ir a dormir. Origen de la Teora General de Sistemas El origen de este enfoque se remonta a las concepciones aristotlicas de causa y efecto y de que todo entero forma parte de otro mayor. En cierto sentido, puede decirse que la nocin de sistema es tan vieja como la filosofa europea. Podramos imaginar el nacimiento del pensamiento cientfico que se produjo con los jnicos presocrticos en el siglo VI a.C. de la siguiente manera: el hombre de los primeros tiempos de la cultura, e incluso los hombres primitivos de hoy en da, se sienten arrojados a un mundo hostil, gobernado por caticas e incomprensibles fuerzas demonacas que, como mucho, podan ser propiciadas o influidas mediante prcticas mgicas. La filosofa y su descendiente, la ciencia, nacieron cuando los primeros griegos aprendieron a considerar o a encontrar en el

7

mundo emprico un orden o cosmos inteligible y, por ende, controlable por el pensamiento y la accin racional.

Una formulacin de este orden csmico fue la visin aristotlica, con sus nociones holistas y teolgicas. La frase aristotlica el todo es ms que la suma de sus partes es, como definicin del problema bsico de los

sistemas, an vlida.

2

Para nuestros efectos, se cree que la Teora General de Sistemas surgi

con los trabajos del bilogo alemn Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre1950 y 1968. Bertalanffy criticaba la visin del mundo fraccionada en diferentes reas como fsica, qumica, biologa, psicologa, sociologa, etc.

stas son divisiones arbitrarias que presentan fronteras slidamentedefinidas, as como espacios vacos entre ellas. La naturaleza no est

dividida en ninguna de esas partes.

Obviamente, la Teora General de Sistemas no slo se origin a partir de un

grupo de pensadores.En su comienzo estuvieron presentes varias corrientes. En la dcada de1930 se desarrol aron conceptos ligados a sistemas concurrentemente en la termodinmica y en la biologa. Von Bertalanffy introdujo la equifinalidad en 1940. Bril ouin describi el contraste entre la abiertos,

naturaleza inanimada y la viviente en 1949. Se hicieron evidentes ejemplos desistemas abiertos en la ecologa, sistemas neurolgicos y la filosofa, en las publicaciones de Whitacker y Bentley, Krech respectivamente en la dcada de

1950.

3

La Teora General de Sistemas, a travs del anlisis de las totalidades y las interacciones internas y externas de stas con su medio, es en la actualidad una poderosa herramienta que permite explicarse la realidad y los

acontecimientos del futuro de dicha realidad.La Teora de Sistemas, es un enfoque para el estudio de la realidad, diferente al de las ciencias clsicas. Esta teora fue introducida por elpensamiento neoclsico de la administracin, casi desde un principio. El principal esquema conceptual de esta escuela, fue presentado por F. J.2 Ludwig 3 John

Von Bertalanffy, et al., Tendencias en la Teora General de Sistemas, p. 29 P. Van Gigvh, Teora General de Sistemas, p. 68.

8

Roethlisberger y W. Dickson, en su libro Management and the worker, en 4 el ao 1939 . La Teora General de Sistemas afirma que las propiedades de los sistemas

no pueden describirse significativamente en trminos de sus elementosseparados. La comprensin de los sistemas slo ocurre cuando se estudian

globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.El concepto sistema pas a dominar las ciencias y, en especial, la

administracin. Si se habla de astronoma, se piensa en el sistema solar; siel tema es fisiologa, se piensa en el sistema nervioso, en el sistema circulatorio, en el sistema digestivo. La sociologa habla de sistema social; la economa, de sistemas monetarios; la fsica, de sistemas atmicos; en

administracin, del sistema organizacional, etctera.

La Teora de Sistemas revolucion los enfoques administrativos existentes, puesto que estudia las organizaciones como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente. La Teora de Sistemas penetr rpidamente en la administracin por dos razones

bsicas:Debido a la necesidad de sintetizar e integrar ms las teoras que

la precedieron, lo cual se llev a cabo con bastante xito cuando los behavioristas aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organizacin. La ciberntica y la tecnologa informtica trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operacin de las ideas que convergan hacia una teora de sistemas aplicada a la Administracin.Algunos autores destacan que la organizacin se presenta como una estructura autnoma con capacidad de reproducirse y sugieren que se le enfoque desde una Teora de Sistemas, capaz de propiciar una visualizacin de un sistema de sistemas en toma de decisiones, tanto4 Joaqun

Rodrguez Valencia, Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas, p.

155.

9

desde el punto de vista individual como colectivo, o sea, de la organizacin como un conjunto. Segn aquel os autores, el enfoque sistmico tiene por objeto representar, de forma comprensiva y objetiva, el medio en que tienelugar la toma de decisiones, ya que la tarea de decisin sera mucho ms

fcil si se contara con una descripcin concreta y objetiva del sistema 5 dentro del cual deber ser tomada . Al hacer una revisin histrica, de acuerdo con la escuela cientfica,

representada por Frederick Taylor, el sistema organizacional se basabafundamentalmente en el estudio de tiempos y movimientos, en donde se tena que convertir a la administracin emprica en cientfica, dar incentivos econmicos, seleccionar a la persona adecuada para ocupar el puesto adecuado y determinar perfectamente los procedimientos o mtodos. En la escuela cientfica, con Henri Fayol a la cabeza, el sistema se sustentaba en dividir a la organizacin en funciones y cada una de ellas debe aplicar un proceso administrativo para alcanzar los objetivos, usando catorce

principios los cuales les permitiran a las organizaciones ser ms eficientes y eficaces. La escuela de relaciones humanas descubre que el sistema organizacional se orienta hacia la importancia de la organizacin informal para alcanzar las metas organizacionales. La escuela estructuralista

analiza el sistema desde la tipologa de las organizaciones, donde se especifica que la estructura, jerarqua, autoridad y logro de los objetivos

depende del tipo de organizacin de que se trate, como el ejrcito, la iglesia, la prisin, la escuela o el hospital. Posteriormente, la neo-humano relacionista observa el sistema organizacional desde la perspectiva de la motivacin de los empleados para satisfacer sus necesidades. Con ello, podemos decir que todas en alguna forma entienden que laorganizacin es un sistema abierto, cuyas caractersticas analizaremos ms

adelante.

1.1.

Concepto y tipos de sistemas

5 Idalberto

Chiavenato, Introduccin a la teora general de la administracin, p. 497.

10

El concepto de sistema en general est sustentado sobre el hecho de queningn sistema puede existir aislado completamente y siempre tendr

factores externos que lo rodean y pueden afectarlo. La palabra sistema tiene muchas connotaciones: una de ellas lo consideracomo un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. Segn Von Bertalanffy el sistema es un conjunto de unidades6

recprocamente relacionadas.

Otras definiciones que podemos considerar son las siguientes: AUTOR CONCEPTO DEL AUTOR SOBRE SISTEMA R.A. Johnson y F.E. Kast Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes fundamentalmente relacionadas, que forman un todo unitario Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella. Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes estn interrelacionadas a travs de un orden lgico, que concatena sus actos hacia un fin determinado Conjunto de unidades recprocamente relacionadas Conjunto de objetos y sus relaciones, y las relaciones entre los objetos y sus atributos.7

Norman Barisch

Joaqun Rodrguez Valencia

Ludwig Von Bertalanffy Richard Hall

Cuadro 1.1. Conceptos basados en diferentes referencias

El aspecto ms importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presentapropiedades y caractersticas propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistmico: una propiedad o caracterstica que existe en el sistema como un todo y no en

sus elementos particulares.6 Ludwig

Von Bertalanffy, Teora General de Sistemas, p. 37. Rodrguez Valencia, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, p. 20 y scar Johanssen Bertoglio, Introduccin a la Teora General de Sistemas, p. 53.7 Joaqun

11

Analizando las definiciones, podemos decir que existen en ellas varioselementos; por ejemplo, en la definicin de Von Bertalanffy, se deducen dos

caractersticas bsicas de un sistema:

Propsito u objetivo. Todo sistema tiene uno o varios

propsitos u objetivos. Las unidades o elementos, as como las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo.Globalismo o totalidad. Cualquier estmulo en cualquier unidad

del sistema afectar a todas las dems unidades debido a la relacin existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o modificaciones se presentar como un ajuste de todo el sistema, que siempre reaccionar globalmente a cualquier estmulo producido en cualquier parte o unidad.

Tambin podemos considerar otros componentes como son los elementos y

las interrelaciones.Los elementos son los entes capaces de producir las acciones que debidamente combinadas pueden lograr el objetivo (si el sistema es

dinmico), o pueden adoptar y presentar disposiciones que satisfagan el objetivo (si el sistema es esttico).Las interrelaciones son las transacciones ente los elementos, de modo que sus acciones o disposiciones conduzcan al objetivo deseado. Esto significa que no todas las relaciones que puedan existir entre los elementos son significativas para el sistema, sino slo aquel as que

conduce, en alguna forma, al logro del objetivo. Tambin estn los objetos y los atributos. Los primeros son simplemente las8

partes del sistema, stas pueden ser fsicas o abstractas; los segundos, son en s mismos, las propiedades de los objetos. Por ello, es indispensable considerar estas caractersticas en el logro de los objetivos de la organizacin. Considerar el desarrollo de las funciones con un enfoque sistemtico nos va a permitir trabajar en equipo porque se partira del

8 Joaqun

Rodrguez Valencia,. op. cit., p. 21.

12

principio bsico de la Teora General de Sistemas, que seala que todos los elementos estn interrelacionados entre s.

Considerando esto, podemos decir que el

enfoque de sistemas

es una

metodologa que auxiliar a los tomadores de decisiones a considerar todas

las ramificaciones de sus decisiones una vez diseadas; es decir, sistemas deben planearse, no debe permitirse que slo sucedan. Uno de

los

los objetivos del enfoque de sistemas y de la Teora General de Sistemas esbuscar similitudes de estructura y de propiedades, as como fenmenos comunes que ocurren en sistemas de diferentes disciplinas. El enfoque de

sistemas busca encontrar la relacin de mtodos con el fin de extender sudominio y aplicacin, as como facilitar la comprensin de nuevos

fenmenos.

Dentro de la terminologa de la Teora General de Sistemas est el concepto de subsistema, el cual podemos considerar que es una parte del sistema y un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructural y funcionalmente dentro de un sistema mayor, lo que determina sus caractersticas. Pero dichos subsistemas a su vez pueden ser considerados como sistemas. Si quisiramos comprender mejor existe un sistema mayor l amado suprasistema que contiene al sistema que a su vez contiene a los

subsistemas; cada uno por separado se considera un sistema.

Existen diversos tipos de sistemas: vivientes y no vivientes abstractos concretos abiertos y cerrados naturales hechos por el hombre

13

Sistemas vivientes y no vivientes. vivientes no realizan estas funciones.

Se consideran los vivientes aquellos

que tienen ciclo de vida: nacen , crecen , se reproducen y mueren, los no

Sistemas abstractos. Compuestos de conceptos, planes, hiptesis e ideas.Los smbolos representan atributos y objetos que muchas veces slo existen

en el pensamiento de las personas.

Sistemas concretos. Estn compuestos de equipos, maquinaria, objetos y elementos reales. Pueden describirse en trminos cuantitativos de

desempeo.

Sistemas abiertos y cerrados. Los sistemas abiertos presentan relaciones de intercambio con el ambiente a travs de entradas (insumos) y salidas (productos); intercambian materia y energa con el ambiente continuamente;

son eminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarseconstantemente a las condiciones del medio. Por su parte, los sistemas cerrados, no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en ste. Algunos autores consideran que no existe el sistema cerrado propiamente dicho, ya que, todos los sistemas de alguna forma cuentan con la intervencin del ser

humano para su funcionamiento. Sistemas naturales. Son los que surgen de procesos naturales, como elclima, el suelo, etc., se consideran difciles de controlar y sus lmites los

establece el comportamiento de la propia naturaleza.

Sistemas hechos por el hombre.

Estos sistemas tienen que ver con

aquellos que el ser humano crea, con condiciones de adaptabilidad al entorno, cuyo comportamiento est determinado por los objetivos de las organizaciones. Se consideran, las entradas, el proceso , las salidas y la

retroalimentacin con un grado alto de influencia y conduccin del que toma

14

las decisiones, se disminuye la incertidumbre pero no se elimina por compartir algunas de las caractersticas del sistema abierto.9

Keneth E. Boulding proporciona una clasificacin diferente, que establece lo

siguiente:

Sistemas estticos. Se le puede llamar as al nivel de las estructuras o marcos de referencia; por ejemplo, la anatoma del universo, la geografa, etctera.Sistema dinmico simple. Considera movimientos necesarios y

predeterminados, ste puede ser denominado nivel de relojera; un ejemplo de ste lo encontramos en el Sistema Solar. Sistema ciberntico. Tambin puede usarse el nombre de nivel de termostato. El sistema es autorregulable para mantener su equilibrio.Sistema abierto o estructurado. Es el nivel en que la vida se

comienza a diferenciar de la inanimacin, puede denominarse nivel clula.Nivel gentico asociativo. Est caracterizado por las plantas y

domina el mundo emprico de los botnicos, por ejemplo, hojas, granos, etctera. Nivel del sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento y conocimiento de su existencia. Nivel del ser humano. Considerado como un sistema, el hombre posee autoconciencia, autorreflexin, comportamiento ntegro (habilidad para utilizar el leguaje y los smbolos).

TEORA DE SISTEMASVivientes vivientes Abstractos9 Joaqun

BOULDINGSistemas estticos. Sistema dinmico simple.

y

no

Rodrguez Valencia, Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas, p.

156.

15

Concretos Abiertos y cerrados Naturales Hechos por el hombre

Sistema ciberntico. Sistema abierto estructurado. Nivel gentico asociativo. Nivel del sistema animal. Nivel del ser humano o

Cuadro 1.1 Diferentes tipos de sistemas

1.2.

Principios de la Teora General de Sistemas

La Teora General de Sistemas se basa en las siguientes premisas:

Los sistemas existen dentro de sistemas. Las molculas existen dentro de las clulas, las clulas dentro de tejidos, los tejidos dentro de rganos, los rganos dentro de organismos, y as sucesivamente.Los sistemas son abiertos. sta es consecuencia de la premisa

anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o el mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, constituido por los dems sistemas.Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Por

ejemplo, los tejidos musculares se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones para funcionar.Tambin se pueden considerar otros principios como son: sinergia,

homeostasis, entropa, organicidad y recursividad, por ellos podemos entender que:

Sinergia. Se entiende cuando la suma de las partes es ms que

el todo, es decir, cuando un objeto cumple con este principio o requisito decimos que posee o existe sinergia.

16

Homeostasis.

Posibilidad del sistema de mantenerse en

equilibrio en cada una de sus partes. Entropa. Todo sistema tiende al desgaste o posibilidad de destruir al sistema. Organicidad. Proceso de evolucin que tiende a aumentar el grado de organizacin que poseen los sistemas. Por ejemplo, cuando intentan operar en el sistema las fuerzas opuestas de la homeostasis y la entropa. Recursividad. El hecho de que un objeto sinergtico, un

sistema, est compuesto de partes con caractersticas tales que son a su vez objetos sinergticos Hablamos entonces de sistemas y subsistemas. O, si queremos ser ms extensos, de suprasistemas, sistemas y subsistemas. Lo importante del caso, y que es lo esencial de la recursividad, es que cada uno de estos objetos, no importando su tamao, tiene propiedades que lo convierten en10

una

totalidad,

es

decir,

en

elemento

independiente . Adems podemos considerar estos otros : Diferenciacin. La organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciacin, o sea, a la multiplicacin y a la elaboracin de difusos funciones, lo son que tambin le acarrea multiplicacin de papeles y diferenciacin interna. Los patrones y globales sustituidos por funciones ms especializadas, jerarquizadas y altamente diferenciadas. La diferenciacin es una tendencia a la elaboracin de estructura. Equifinalidad. Los sistemas abiertos estn caracterizados por el principio de equifinalidad propuesto por Von Bertalanffy; un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos y partiendo de diferentes condiciones iniciales, el mismo estado10 Johansen11

Bertoglio, Oscar (1982) Introduccin a la teora General de Sistemas. p. 4344 11 Idalberto Chiavenato, op. cit., p. 525.

17

final. A medida que los sistemas

abiertos desarrol an

mecanismos reguladores (homeostasis) para balancear sus operaciones, la cantidad de equifinalidad puede reducirse; sin embargo, sta permanece. En el sistema existe ms de un modo para producir un determinado resultado, o sea, existe ms de un mtodo para consecusin de un objetivo. El estado estable del sistema puede alcanzarse a partir de condiciones iniciales

diferentes y a travs de medios diferentes. Lmites o fronteras. Al ser un sistema abierto, la organizacin presenta lmites o fronteras, o sea, barreras entre el sistema y el ambiente. Los lmites definen la esfera de accin del sistema, as como su grado de apertura (receptividad de los insumos) en relacin con el ambiente.12

Otros principios tambin pueden ser : El todo es mayor que la suma de sus partes. El todo determina la naturaleza de las partes. Las partes no pueden comprenderse si se consideran aisladas del todo.Las partes estn dinmicamente interrelacionadas y adems son

independientes entre s. El todo debe ser el principal foco del anlisis, por lo que las partes deben recibir una atencin secundaria. La integracin es la variable ms importante en el anlisis de latotalidad. La integracin se define como el grado de interrelacin

de las diversas partes que integran al todo. Las modificaciones posible en cada parte deben ser ponderadas con relacin a los efectos posibles en cada una de las otras partes.Cada parte tiene una funcin que desempea a fin de que el todo

pueda cumplir su propsito.12 Joaqun

Rodrguez Valencia, op. cit., p. 155.

18

La naturaleza de la parte y su cometido se determinan por su posicin dentro del todo. Todo anlisis empieza con la experiencia del todo. Las partes y las interrelaciones deben evolucionar para adaptarse mejor al propsito del todo. 1.3. Impacto en el proceso de organizacin

Como todos sabemos, la optimizacin de los recursos se logra por medio de la aplicacin del proceso administrativo en las reas funcionales. La organizacin se concibe como un sistema; como hemos explicado anteriormente, el sistema organizacional est compuesto por tres

subsistemas: el transformacional, el social y el administrativo, aunque algunos autores como Rodrguez Valencia consideran que son cuatro: el sistema de metas y valores, el sistema tcnico, el sistema administrativo y elsistema personal. El subsistema transformacional tiene que ver con la transformacin del bien o servicio; el social, con los recursos humanos; y el13

administrativo, con la forma de aplicar el proceso administrativo en cada una de las reas funcionales.

Sistema organizacional

subsistemasTransformacional Social

Administrativo

Figura 1.1. Subsistemas del Sistema Organizacional

He aqu que el profesional en administracin, para una mayor comprensindel sistema organizacional, tendr que analizar cada uno de los subsistemas13 Joaqun

Rodrguez Valencia, Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas,

p. 282.

19

y su interactuacin con el logro de los objetivos. Desde luego que para ellotiene que hacer un despliegue de cada una de sus habilidades, conocimientos y actitudes; pero, sin duda, debe tener un pensamiento

creativo, que le ayudar en la consecucin de sus fines.

La administracin vista con un enfoque de sistemas es una fuerza dinmica,ya que comprender la estructura, la conducta y el proceso de forma integral

y no aislada.

Existen diversas razones para observar a

las organizaciones con un

enfoque de sistemas. En primer lugar, considerar que cada una de las reas en las que est conformada la organizacin tiene estrecha relacin con las dems, lo cual nos permite valorar la importancia de la toma dedecisiones porque cualquier decisin que no considera las repercusiones no ser una buena decisin; en segundo lugar, cuando se percibe a organizacin como un todo y no como cada elemento aislado del todo, la

est en mayor capacidad de proponer cambios, los cuales van a existir siempre, puesto que lo nico permanente es el cambio; en tercer lugar, la diversidad es otro factor por considerar. Con un enfoque de sistemas se

puede diversificar a la organizacin e implementar tcnicas o medidas innovadoras que permitan que cada elemento parezca independiente del

otro; un ejemplo de esto son las unidades estratgicas.

Comprender a la organizacin como un sistema obligar al profesional en administracin a incrementar sus conocimientos, potencializar sus habilidades y desarrollar sus actitudes para que el sistema organizacional

mantenga su equilibrio (homeostasis), evite en la medida de lo posible losconflictos (entropa) y promueva entre los miembros de la organizacin el

efecto sinrgico (cuando la suma de las partes es ms que el todo).La organizacin debe tratarse como un sistema caracterizado por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social, debe ser estudiada como un subsistema funcionalmente diferenciado de un sistema mayor.

20

Los otros subsistemas de un sistema mayor compondrn la situacin o 14 ambiente en que opera la organizacin.

Dentro de este contexto, el proceso administrativo es el que nos va a permitir lograr los objetivos de la organizacin. Aunque diversos autores hanpropuesto su propio punto de vista sobre las etapas que debe contener el proceso, en forma general podramos decir que son cuatro:planeacin,

organizacin, direccin y control.Para su mayor comprensin explicaremos los

objetivos de cada una de

ellas:La primera etapa, la planeacin, tiene como objeto, despus de haber

realizado un diagnstico, determinar el curso de accin, mediante el anlisis de diversas alternativas para lograr el objetivo determinado. La segunda etapa del proceso administrativo, la organizacin, es la

encargada de determinar la estructura de la organizacin, as como de determinar las funciones y procedimientos que se deben realizar para lograr los objetivos y los planes que la organizacin (no como etapa del proceso,

sino como ente) ha determinado.

La tercera etapa,

la direccin, busca la armonizacin de los esfuerzos

mediante el uso del liderazgo, autoridad, comunicacin y motivacin. Por ltimo, el control, que compara lo planeado con lo obtenido, mediante la

revisin de los estndares determinados para analizar el cumplimiento de los mismos bajo las normas establecidas; en caso de que no se hayan

cumplido, corregirlos y volver a establecer los estndares.

Concebir a la organizacin como un sistema organizacional, que de acuerdo con la clasificacin antes desarrollada, lo consideraramos como un sistema

abierto, en el cual se presentan las siguientes caractersticas:14 Chiavenato,

Idalberto, op cit. p.520

21

a.

La organizacin recibe insumos, los transforma en bienes oservicios para satisfacer las necesidades de los clientes. En caso que no satisfaga a los clientes o consumidores, se recibirn los

comentarios o quejas para corregir y volver a iniciar el sistema.b. Dentro del comportamiento del sistema se pueden presentar los principios antes descritos, como la sinergia, la recursividad, la entropa, la homeostasis, etc. Sin duda, en el sistema

organizacional se presentan cada uno de ellos; para ello, elproceso administrativo nos va a ayudar para que se presenten de

la forma correcta.c. En cada una de las funciones del sistema organizacional, por

medio de sus subsistemas el transformacional, el social y el administrativo, se desarrol a el comportamiento del sistema.Por otro lado, el proceso de organizacin corresponde a la estructuracin dentro de la organizacin de un conjunto de etapas que nos va a permitir entender quin es el responsable de llevar a cabo cada una de las tareas, con qu procedimientos, con qu formatos y en qu espacios. Ante esto se tienen que definir los pasos que nos permitan determinar lo anterior, los

cuales podemos proponer que sean los siguientes:

1.

Elaboracin de un diagnstico organizacional que nos permita

conocer: Cultura organizacional. Clima organizacional. Necesidades de los recursos humanos. Conjunto de funciones, procesos, procedimientos y tareas. Caractersticas de los productos, servicios y clientes. 2. 3. Elaboracin de la visin y la misin. Elaboracin del sistegrama organizacional para conocer elconjunto de entradas (proveedores e insumos), el proceso de transformacin para conocer los subsistemas principales y de

22

apoyo para alcanzar la misin (procesos que directamente tienenque ver con el cliente y aquellos que nos permiten que esos procesos se l even a cabo) y, por ltimo, las salidas para conocer las caractersticas que deben tener los productos o servicios que

nos van a ayudar a satisfacer las necesidades de los clientes (producto-servicio y clientes). La retroalimentacin se realiza por el conjunto de quejas o informacin que directamente nos dan los clientes a travs de sus comentarios.4. Definicin del sistema que nos puede permitir alcanzar los

objetivos.

1.4. Principales aportacionesEn varias disciplinas de la ciencia moderna han ido surgiendo concepciones y puntos de vista generales semejantes. En tanto que antes la ciencia trataba de explicar los fenmenos observables reducindolos aljuego de unidades elementales investigables independientemente una de

otra, en la ciencia contempornea aparecen actitudes que se ocupan de lo que un tanto vagamente se l ama totalidad. Estas consideraciones conducen a proponer una nueva disciplina cientfica, que l amamos teorageneral de sistemas. Su tema es la formulacin de principios vlidos para

sistemas en general, sea cual fuere la naturaleza de sus elementos componentes y las relaciones o fuerzas reinantes entre el os. De estasuerte, la teora general de sistemas es una ciencia general de la

totalidad.

15

Por lo tanto, las principales aportaciones de la Teora General de Sistemas a

la administracin son:

Entender que a las organizaciones se les debe analizar en su totalidad.Que cada una de las partes forman parte de un todo y que no se

les puede analizar por separado. Que la organizacin est en constante interaccin con el medio. Que la organizacin, al ser considerada como sistema abierto, tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptacin al ambiente

15 Ludwig

Von Bertalanffy, Teora General de Sistemas, p. 37.

23

y hasta autoreproducirse, naturalmente bajo ciertas condiciones ambientales.La organizacin puede competir con otros sistemas, lo cual no

ocurre con los sistemas cerrados. Que, aunque cada una de las partes del sistema forma el sistema, a su vez cada subsistema es un sistema. Que dentro de la organizacin se van a presentar fenmenos que tienden al desgaste, al equilibrio, a las contradicciones que se susciten en esto, a la multiplicacin de funciones, etc. y el profesional en administracin puede estar prevenido para las consecuencias de esto.Realmente, concebir a la organizacin como un sistema, permite al profesional comprender el comportamiento de cada una de sus partes o provocar que se presente aquello que le permita facilitar el

alcance de los objetivos. Bibliografa del tema 1CHIAVENATO, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la

Administracin. Mxico, Mc Graw Hill, 2003. DAFT, Richard, Teora y diseo organizacional, 6 ed., Mxico, International Thomson, 2000. DUHALT KRAUSS, Miguel, Los manuales de procedimientos en las oficinas pblicas, Mxico, Direccin General de Publicaciones/UNAM, 1990. DEZ DE CASTRO, Emilio Pablo, Administracin y direccin, Espaa, Mc Graw-Hill, 2001. FRANKLIN, Enrique Benjamn, Organizacin de empresas. Anlisis, diseo y estructura, Mxico, Mc Graw Hill, 2002. GMEZ CEJA, Guillermo, Mxico, McGraw-Hill, 1997. Sistemas administrativos. Anlisis y diseo,

Actividades de aprendizaje A.1.1. El alumno realizar una investigacin sobre el siguiente tema: Las organizaciones vistas como sistemas. Los aspectos que tendr que demostrar en la investigacin son: concepto de organizacin y su importancia en el contexto social; concepto de sistema y la justificacin terica de por qu la organizacin es un sistema y, por ltimo, ventajas y desventajas de la aseveracin Las organizaciones son vistas como sistemas. El ensayo deber tener un mnimo de cinco cuartillas y un mximo de diez. A.1.2. El alumno realizar una investigacin sobre la clasificacin de las organizaciones en Mxico. Posteriormente, tendr que explicar en mnimo de tres cuartillas y en un mximo de cinco por qu es importante comprender las caractersticas de las organizaciones para el estudio de los sistemas y procedimientos? A.1.3. El alumno tendr que contestar las siguientes preguntas: Qu modelo es el mejor para comprender el enfoque sistmico organizacional? Por qu? Se les puede aplicar a las PYMES cualquier modelo? S, no y por qu? Qu otro modelo podramos contemplar para dar un enfoque sistemtico a la organizacin?

26

A.1.4. El alumno tendr que dar su opinin con argumentos tericos sobrela siguiente cuestin: es cierto que un sistema y una operacin son lo mismo, y que lo nico que los hace diferentes es el grado de

detalle de sus acciones?A.1.5. El alumno identificar en una organizacin que le ofrezca productos

o le otorgue servicios los principios de un sistema. Los escribir ensu cuaderno y justificar la razn de que se apliquen; en caso de

que no se apliquen, describir como aplicarlos mejorara el sistema.A.1.6. El alumno investigar los principios de los sistemas y elaborar un

cuadro comparativo con lo expuesto en los apuntes.

Cuestionario de evaluacinContesta las siguientes preguntas lo ms amplio que puedas. Al terminar

coteja tus respuestas con el texto y con tus actividades de aprendizaje. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Por qu se considera a las organizaciones como un sistema? Menciona tres aspectos importantes de la Teora General de los Sistemas En un sistema organizacional que componentes se presentan de acuerdo con la Teora General de los sistemas? Cules son las caractersticas de los sistemas? Menciona un ejemplo donde se muestren las caractersticas de los sistemas. Explica los componentes de un sistema organizacional. Por qu es importante conocer la clasificacin de las organizaciones en el estudio de los sistemas y procedimientos? Los principios de los sistemas se pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin? Cules son las caractersticas del sistema organizacional de una PYME? 10. Cul es el concepto de sistema?11. Explica la importancia que tiene comprender que una

organizacin es un sistema

27

12. Cmo se clasifican los sistemas? 13. Explica el origen de la Teora General de Sistemas 14. Quin es el autor que cre la Teora General de Sistemas? 15. Ejemplifica los principios de entropa y homeostasis en un sistema organizacional.16. Por qu es importante concebir que una organizacin es un

sistema abierto?17. Cmo se puede comprender en un sistema organizacional el

principio de equifinalidad?18. Cmo se puede aplicar los principios de sinergia y recursividad

en el sistema organizacional cuando se presenta un problema? Ejemplificar tres tipos de sistemas.

30

31

TEMA 2. CULTURA CORPORATIVA Objetivo particular Al finalizar el tema, el alumno comprender que cuando se hace un cambio de los procesos, necesariamente la cultura organizacional se ve afectada.Por tal motivo, hay que considerar qu elementos componen la cultura organizacional para considerarlos en el cambio que se realice en la

organizacin. Temario detallado 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. La visin La misin y los objetivos generales Construccin de la filosofa de la organizacin Normas, polticas y reglas Establecimiento de lineamientos de actuacin Los espacios de accin

IntroduccinDesde que nacemos hasta que morimos tenemos relacin con las organizaciones porque forman parte de la cultura social: el hospital, el registro civil, la farmacia, la iglesia, el cine, la escuela, el panten; esto es, las organizaciones impactan en todo momento en la vida del ser humano. El profesional en administracin no puede soslayar la importancia que stas

tienen en la sociedad.Los individuos que viven en un mismo pas comparten un conjunto de valores, creencias, conocimientos, lenguaje y tradiciones que les permiten

comprender la accin de todos los que habitan en l.Los individuos que comparten una misma cultura social pertenecen no

todos lamentablemente a las organizaciones donde laboran. Por tal razn,los individuos tienen una cultura social y organizacional que explica la forma de actuar cotidiana. Cada una de las organizaciones tiene una cultura que

32

comparten todos los miembros que pertenecen a ella: a sta se la l amacultura organizacional o tambin llamada corporativa. Para el objeto del

desarrollo del tema le llamaremos CULTURA ORGANIZACIONAL. Qu es la cultura organizacional? La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias,conocimientos y formas de pensar que sirven de gua compartida por los miembros de una organizacin y que se ensea como correcta a aquellos

nuevos integrantes.Representa la parte no escrita de los sentimientos de la organizacin. Todo mundo participa de ella, pero por lo general pasa inadvertida. Las organizaciones tienen que enfrentarse al poder de la cultura organizacional nicamente cuando tratan de implantar nuevas estrategias o programas

contrarios a las normas bsicas de la cultura y sus valores. La cultura organizacional existe en dos niveles, como si nos imaginramos un iceberg, en la superficie hay artefactos visibles y comportamientosobservables como la forma en que los miembros de la organizacin visten, actan, comparten los smbolos, ancdotas y ceremonias; sin embargo, los

elementos visibles reflejan valores ms

profundos en la mente de los

integrantes de la organizacin. Estos valores subyacentes, supuestos,

creencias y procesos de pensamiento constituyen la cultura real.

La cultura tambin proporciona a los miembros un sentido de identidad organizacional y genera un compromiso con las creencias y valores que son

mayores que ellos. La cultura sirve para cumplir dos funciones fundamentales en las organizaciones:

Integrar a los miembros para que sepan cmo relacionarse Ayudar a la organizacin a adaptarse al entorno externo

33

La integracin interna significa que los miembros desarrollan una identidad colectiva y un conocimiento del modo en que pueden trabajar juntosefectivamente. Es la cultura que gua las relaciones de trabajo diarias y determina la forma en que la gente se comunica en la organizacin, qu comportamiento es aceptable y la manera en que se asigna el poder y el

status. La adaptacin externa se refiere a la forma en que la organizacin cumplesus metas y trata con gente de afuera. La cultura ayuda a guiar las actividades diarias de los trabajadores para que alcancen ciertas metas;

asimismo, puede ayudar a la organizacin a responder con rapidez a las necesidades de los clientes o a los movimientos de un competidor.

Para analizar el concepto de cultura organizacional, primero veremos que cultura es el patrn nico de suposiciones, valores y normas compartidos que moldean la socializacin, smbolos, lenguaje, narrativas y prcticas de

un grupo de personas.

16

La cultura se arraiga en creencias y valores; una vez establecida, gua la conducta de los individuos sin la necesidad de supervisin abierta y

constante.

Cuando no resulta sencillo establecer un valor culturalLa cultura de una

especfico, una vez que ste se establece con regularidad suficiente, sertil para guiar el comportamiento e influir en l.

organizacin podra guiar lo que los individuos hacen y la forma en que lohacen, sin supervisar ni dirigir a los subordinados de manera constantes. Se trata de un elemento importante para las organizaciones cada vez ms

complejas y geogrficamente dispersas de nuestros das.

Aqu expondr la opinin de diversos autores, respecto al concepto de

cultura organizacional:

16 Don

Hellriegel, et al. Administracin. Un enfoque basado en competencias, p. 512.

34

AUTOR Keith Davis y John W.Newstrom Angelo Kinicki y Robert Kreitner

CONCEPTO Es el conjunto de supuestos, convicciones, valores y normas que comparten los miembros de una organizacin.17

Es el conjunto de supuestos compartidos e implcitos, que se dan por sentados, en un grupo, el cual determina la manera en que el grupo percibe sus diversos entornos, piensa respecto de ellos y reacciona a ellos mismos.18

Martn Gonzlez y Socorro Olivares

Es el conjunto de caractersticas compartidas por todos y cada uno de los miembros de la organizacin y que definen e identifican a la institucin como tal.19

Stephen Robbins y Es un sistema de significados e ideas que Mary Coulter comparten los integrantes de una organizacin y que determina en buena medida cmo se comportan entre ellos y con la gente de afuera. Richard L. Daft, Es un conjunto de valores,21 20

creencias,

conocimientos y normas bsicas que comparten los miembros de una organizacin.

Cuadro 2.1 Conceptos de la cultura organizacional

La cultura organizacional, para su mejor comprensin, puede entendersecomo un iceberg: en la parte visible se observan los aspectos como el uniforme, la distribucin de las oficinas, los smbolos, los eslganes, las ceremonias, etc. En la parte que se encuentra debajo del mar, la parte no visible, se ubican los valores expresados, como el sentimiento de la UNAM

17 (Tomado 18 (Tomado

de Comportamiento humano en el trabajo, Mxico, Mc. Graw Hil , 2000, p. 111.) de Comportamiento organizacional. Conceptos, problemas y prcticas, Mxico, Mc. Graw Hil , 2003, p. 30.) 19 (Tomado de Comportamiento organizacional. Un enfoque latinoamericano, Mxico, Mc. Graw Hil , 1999, p. 215.) 20 (Tomado de Administracin, Mxico, Pearson, 2005, p. 52.) 21 (Tomado de Administracin, Argentina, Thomson, 2004, p. 88.)

35

o todos los que pertenecemos a esta organizacin somos como una familia.De esta forma, si analizamos cada uno de estos elementos que nos permiten entender a la cultura organizacional, podremos cambiarla de acuerdo con nuestra forma de pensar o de hacer las cosas. Los elementos

son los siguientes: Los valores. otras. Son las creencias duraderas acerca de que ciertas conductas

o consecuencias especficas sean preferibles, personal o socialmente, que

Las historias.

Es una narracin basada en hechos reales que se repite con

frecuencia y que comparte todo el personal.

Las

ancdotas

son narraciones basadas en hechos reales que

frecuentemente se comparten entre los empleados de la organizacin y se cuentan a las personas de nuevo ingreso para informarlos sobre la

organizacin.

Las leyendas que son hechos histricos y pueden estar embellecidos con detalles ficticios o los mitos que son consistentes con los valores y creencias

de la organizacin, pero no estn apoyados por los hechos. Las ceremonias son una actividad planeada que constituye un

acontecimiento especial y que realiza a favor de un pblico.

Los smbolos

son algo que representa otra cosa. En un sentido, las

ceremonias, las historias, los refranes y los ritos son smbolos. Simbolizan valores ms profundos de una organizacin. Otro tipo de smbolo es un artefacto fsico de la organizacin. Los smbolos fsicos son poderosos

porque enfocan la atencin en un aspecto especfico.

36

En el

lenguaje dentro de la organizacin, se utilizan ciertos trminos,

refranes o expresiones formales o informales que son comunes entre todos los que laboran en la organizacin.

Como mencion anteriormente, los valores subyacentes y los artefactos observables son elementos de la cultura organizacional. Los refranes, smbolos, ritos y ceremonias descritos son artefactos que reflejan los valores

subyacentes de la organizacin. 2.1. La visin

Los lderes crean y comunican una visin para la organizacin. Una visin es una imagen o idea cristalizada de largo plazo de lo que se puede y debe realizar. Usualmente, demanda de las personas que trasciendan sus capacidades e ideas del momento y las exhorta a alcanzar nuevo niveles de compromiso y entusiasmo. En una visin tambin pueden integrarse las opiniones y valores compartidos que sirven de base al cambio de la cultura

de una organizacin. Se concibe tambin como la forma en que se visualiza la organizacin en un futuro. Se debe contemplar para determinar la visin, la filosofa, los valores esenciales y las creencias. Para redactar una visin se sugiere la siguiente plantil a a llenar: Nuestra calidad mundial, elegir una) visin es ser etc.; elegir una una que provechosos,para

organizacin_____________(principal, lder, preeminente, de en expansin,

ofrece__________ (productos, servicios, productos y servicios;

___________

(innnovadores,

especficos, diversificados, de alta calidad; elegir una)

_______ (servir al mercado global, crear valor para losaccionistas, cumplir con nuestros pactos con los accionistas,

agradar a los clientes; elegir una). En los sectores altamente

37

innovadores___________ (relacionados con las solucionesinformativas, empresariales de consumidores, financieras;

elegir una) con personal altamente calificado y buscando siempre un aseguramiento de calidad en sus procesos.

2.2.

La misin y los objetivos generales

Qu es la misin? Es un enunciado a travs del cual, la empresa justifica en forma breve y clara la razn de su existencia [...] En la misin se resumen: su propsitofundamental, las actividades que desarrolla; las necesidades que satisface o desea satisfacer; su base fundamental de clientes; as como los mtodos con los cuales dar cumplimiento a todo lo anterior y cuidando que sea

congruente con los valores y la filosofa de la organizacin.

22

Podemos considerar que algunas organizaciones redactan la visin y la misin. Una nos dir que deseamos ser y otra nos dir la razn de ser de

los que forman la organizacin.

La misin se comprende como la razn de ser de cada miembro de la organizacin; es decir, el compromiso que se tiene en forma individual para alcanzar el fin colectivo, forma parte del individuo. En ella, se identifica su ramo de actividad, se responde a tres preguntas fundamentalmente: qu hago?, para quin lo hago?, cmo lo hago? Se debe identificar los grupos de inters, es decir, aquellos que saldran beneficiados si se alcanza o no la misin. Esto es, ejecutivos, mandos intermedios, operativos, proveedores, organizaciones gubernamentales (Hacienda, IMSS, etc.), clientes y competencia. Tambin se deben considerar las fuerzas conductoras, es decir, aquello que compromete laorganizacin con el cliente. Por ltimo, la ventaja competitiva que Michael

Porter seala como posible gracias a tres fuerzas competitivas: liderazgos22 Petra

Hernndez Prez, Administracin aplicada. Ejercicios y casos de estudio, p. 49.

38

en costos, diversificacin y la combinacin de ambos: enfoque . Para ello,hay que evaluar las fortalezas y debilidades de la organizacin, as como las oportunidades y amenazas de la competencia; este diagnstico se

23

conoce como FODA.

En comparacin con la visin, la

misin es ms descriptiva y menos

orientada al futuro; Es de carcter ms general, de manera que deben

traducirse en metas para ser verdaderamente til y funcional. Las metas son formulaciones relativamente concretas de los logros que persigue la organizacin en un periodo dado, cuya duracin puede ser de uno a cinco aos. El establecimiento de metas es un proceso muy complejo, ya que las metas de la alta direccin deben combinarse con las de los empleados, cuyas necesidades psicolgicas, sociales y econmicas no pueden estar ausentes en las organizaciones. Adems, es probable que deban establecerse metas individuales, grupales y organizacionales; as, pues, para que sea posible instaurar un sistema social eficiente es necesario proceder a la integracin sustancial de esas metas.

Definicin del negocio La tarea de especificar cul es el negocio en el que se encuentra una organizacin no es tan sencilla, puesto que se debe buscar la definicin de un justo medio; es decir, no debe ser tan reducido de modo que la organizacin se vea limitada en las opciones de xito, pero tampoco se debe pretender abarcar un negocio extremadamente amplio, en el que se refleje la idea de incluir todo tipo de bienes y servicios para satisfacer casi cualquier necesidad, pues en este caso se corre el riesgo de confundir la direccin que debe seguir la empresa, se dificulta la toma de decisiones y no ayuda a concretar la visin.

23 Michael

Porter, La ventaja competitiva, p. 10.

39

Para hacer posible la definicin de siguientes cuatro preguntas: Qu?

negocio, es necesario contestar las

En el primer punto, para dar respuesta al

qu, se requiere definir las

necesidades que se satisfacen, as como los bienes y servicios que la empresa ofrece a sus clientes; sin embargo, cabe destacar que la definicin

de qu debera enfocarse mayormente hacia el consumidor que hacia el producto porque de este modo se lograrn identificar paulatinamente los cambios que vayan experimentando las necesidades del consumidor. As, la empresa estar entonces en condiciones de satisfacer las necesidades emergentes de la clientela, mantenindose a la vanguardia y garantizando su supervivencia. A quin satisface? La respuesta a esta pregunta implica identificar los principales grupos de clientes, dnde se ubican geogrficamente y cules son sus caractersticas. En sntesis, se debe hacer referencia al mercado o segmento de mercado al que se sirve o se intenta servir. Cmo produce o producir la empresa esos satisfactores? Esta pregunta se responde al describir, en forma muy general, a travs de qu tecnologa, destrezas o habilidades distintivas, la empresa satisface las necesidades del cliente. En esta informacin se suele incluir los mtodos, los procedimientos, las actividades que se desempean y tambin puede aludirse al cmo, haciendo referencia sobre los siguientes aspectos: El costo, ya que habr productores cuyo inters sea la produccin de bajo costo. La innovacin interesa a algunos productores con el propsito de incorporarla a los bienes o servicios y ofrecer a sus clientes productos innovadores.

40

La investigacin

o la aplicacin de las ciencias pueden

mencionarse cuando el productor ofrece bienes o servicios derivados de la labor que realiza en laboratorios, donde aplica los resultados de la investigacin y las ciencias.

Por qu existe la organizacin? En ocasiones, explicar los antecedentes histricos del surgimiento de la organizacin nos permitir definir la existencia de la organizacin a la hora de redactar la misin, puesto que conocer el espritu de la organizacin nos dar mayor informacin. Como puede observarse, se ha explicado paso a paso la forma de definir el negocio de una empresa, el cual es parte importante que ayudar a estructurar la declaracin de la misin; ahora, se desarrollar el planteamiento de las fuerzas conductoras, otro elemento bsico para la formulacin de la misin.

1. QU?

Preguntas del negocio

2. A QUIN? 3. CMO?

Costo Innovacin

4. POR QU? Investigacin

Figura 2.1 Preguntas del negocio

Fuerzas conductoras Una fuerza conductora es un criterio de diversa ndole mediante el que la organizacin se compromete a proporcionar atencin a los clientes.

41

Es necesario que al formular una misin, se elija de entre toda la gama de fuerzas fundamentales con las que la empresa se identifica plenamenteatendiendo a su importancia; por ejemplo, una empresa quiz ha adquirido con sus clientes el compromiso de producir bienes o servicios a un precio menor al de la competencia y con una calidad igual o superior. A esta fuerza

conductora se le conoce con el nombre de

capacidad de produccin a

bajo costo; o bien, se pudo haber comprometido a incrementar la cantidad y la calidad de los productos que comercializa, en este caso la fuerza

conductora es la de productos ofrecidos.

Otra de las fuerzas que la empresa pudo haber pactado con los socios es la de utilidades suficientes, para satisfacer sus expectativas de rentabilidad. La promesa de la organizacin tambin pudo ser el desarrollo los bienes de

vanguardia que ofrece, esta es la fuerza conductora de la tecnologa.

Mtodos de distribucin y venta. Se refiere a la forma como la empresase haya comprometido a efectuar las ventas y hacer la distribucin; por ejemplo, ofrecer los productos o servicios a travs de medios televisivos o

mediante Internet con entrega a domicilio. Capacidad de operacin. Se trata del acuerdo pactado respecto de operar la planta al 100% de su capacidad para abatir costos en beneficio de los clientes.

Mercado atendido.

Es la responsabilidad que asume la compaa para

mantenerse en constante acercamiento con los clientes, a fin de conocer qu necesidades requieren ser satisfechas.

42

Ventaja Competitiva Una ventaja competitiva es considerada como el atributo clave que poseeuna empresa y la distingue de otras del mismo giro; por ejemplo, ser la nica en su gnero por su claridad superior, por sus bajos costos, por el servicio a

los clientes, o por la atencin rpida y eficaz.

Los enfoques pueden ser de la total satisfaccin del cliente, de innovacin continua o de compromiso decidido. Estos atributos ocasionan que algunas

empresas gocen de la preferencia de los consumidores. Grupos de intersLos grupos de inters son conjuntos de personas, tanto internas como externas, que poseen algn derecho sobre la empresa. Estos grupos esperan, con justificada razn, que la empresa, a travs de la formulacin de la misin, convierta en un compromiso formal el cumplimiento de sus exigencias, pues de no hacerlo sta enfrentar serias dificultades en el logro de sus objetivos debido a que cualquiera de estos grupos puede no sentirse

comprometido con la organizacin. Los principales grupos de inters que deben ser considerados en el mediointerno son accionistas, empleados, funcionarios y miembros de la junta medio externo son proveedores,24

directiva. Los grupos de inters del

sindicato, pblico en general, clientes, gobierno, ciudadana, etctera.

Objetivos generalesEs importante que las organizaciones definan sus objetivos para toda la organizacin y para cada una de sus reas con el fin de poder determinar que se desea alcanzar, desde el punto de vista estratgico, tctico y

operacional. 2.3. Construccin de la filosofa de la organizacin

24 Petra

Hernndez, op. cit., pp.47-54.

43

La filosofa da sustento a las premisas de valor, que a su vez contribuyen a dar forma a la visin. La visin es una versin de largo alcance de lamisin, mientras que las metas son un medio para la determinacin de

objetivos en el cumplimiento de esa misin. Juntos filosofa, valores,visin, misin y metas componen una jerarqua de creciente especificidad (la filosofa es el elemento ms general; las metas, el ms especfico). Todos estos ingredientes contribuyen a crear una cultura organizacional distintiva, la cual es reflejo tambin de la organizacin formal (de sus polticas, estructuras y procedimientos formales), as como del entorno

social y cultural (global) prevaleciente.

a) Valores, creencias y representacionesDesde luego estos valores, creencias y representaciones son diferentes en

las organizaciones; en primer lugar porque no todas persiguen el mismoobjetivo: unas persiguen el objetivo de satisfacer necesidades colectivas, polticamente definidas, otras satisfacen necesidades segn el grado de

aceptacin de sus productos o servicios, pero desde luego en formalucrativa, y, finalmente, existen otras que aparentemente son lucrativas, pero las ganancias, si existieran, desde luego se reparten entre los miembros que la integran. Todo esto se sustenta en el artculo 25 constitucional, que

especifica que la economa nacional se divide en sector pblico, privado y social.

Entre los valores que integran la cultura de una organizacin, se considera ahora que los valores ticos se hallan entre los ms importantes aunque

dichos comportamientos difieran de aquellos regulados por la ley.

La tica

es el cdigo de principios morales que modela el comportamiento

de una persona o grupo con respecto a lo que es correcto o incorrecto. Los valores ticos establecen normas en cuanto a lo que es bueno o malo en la

conducta o en la toma de decisiones.

44

La moralidad de ayudar a una persona que se est ahogando no estespecificada por la ley; por otra parte, manejar por el lado derecho del

camino no tiene una base moral. La nocin de responsabilidad social es una extensin de esta idea.

En conclusin, pocas organizaciones pueden implementar recursos para cambiar su cultura organizacional; sus esfuerzos son modestos y dan resultados modestos. Cuando la organizacin planifica para ir tras su misin, se encontrar brechas entre su cultura y la necesaria para obtener el logro de los objetivos, por lo que sta tiene que tener la voluntad de admitir que

existe y que tiene un problema cultural que resolver.

Entonces, nuestro primer elemento por considerar en la cultura organizacional es a qu sector pertenece la organizacin. Cuando definimos este primer aspecto nos damos cuenta del sistema de valores, creencias y representaciones que puede tener una organizacin que permitira

comprender, en primera instancia, la cultura organizacional.La fortaleza de la cultura se refiere al grado de acuerdo entre los miembros de una organizacin sobre la importancia de los valores especficos. Si

existe consenso es fuerte; si no existe, es dbil. Por otro lado, se debe considerar si los valores, creencias y

representaciones son fuertes o dbiles entre los miembros de la organizacin; as nos podemos dar cuenta el grado de amplitud en que se comparten entre los miembros y el grado de profundidad con que se arraigan. Esto se podr notar tambin por el grado de adaptabilidad o no. Por ello, el siguiente cuadro nos permite conocer las caractersticas de las culturas organizacionales adaptables o no adaptables. CULTURAS ORGANIZACIONALES ADAPTABLES Los administradores se CULTURAS ORGANIZACIONALES NO ADAPTABLES Los ejecutivos se preocupan 45

Valores claves

preocupan profundamente por los clientes, accionistas y empleados. Tambin valoran las personas y los procesos que puede crear un cambio til.

Comportamiento comn

por ellos, su grupo de trabajo inmediato o algn producto (o tecnologa) asociado con ese grupo de trabajo. Estiman el proceso administrativo ordenado y reductor de riesgos mucho ms que las iniciativas del liderazgo. Los administradores prestan Los administradores tienden mucha atencin a sus a estar algo aislados y a ser interesados, en especial a los un tanto polticos y clientes, e inician cambios burocrticos. Como cuando son necesarios para resultado, no cambian sus servir los intereses legtimos estrategias con rapidez para de stos, aunque signifique ajustarse o aprovechar los correr algunos riesgos. cambios en sus ambientes de negocios.

Cuadro 2.2. Culturas corporativas adaptadas y no adaptadas al ambiente25

2.4.

Normas, polticas y reglas

Dentro de la formacin de la cultura organizacional, la determinacin de lasnormas, polticas y reglas son muy importantes porque establecen las normas de conducta de los individuos dentro de la organizacin. Pero para ahondar sobre este tema se requiere explicar las diferencias radicadas,

principalmente, en el grado de aplicabilidad de la norma.

Dentro de la planeacin existen

planes

de uso nico y planes de uso

permanente.Los considerados de uso nico es porque slo se utilizan en una sola ocasin, como son los presupuestos que slo se elaboran para la organizacin para un determinado tiempo y no pueden utilizarse por varias veces porque las circunstancias no son las mismas; los programas y los proyectos tambin se consideran de uso nico porque se utilizan con un determinado conjunto de actividades y en un tiempo determinado. Por el

contrario, los planes de uso permanente

se pueden utilizar cada vez que

una situacin se presenta; ste es el caso de los procedimientos, de las polticas, normas y las reglas. Hay que recordar que las polticas son guas de accin general que orientan en la toma de decisiones, que se repiten una25 Richard

L. Daft, Administration, p. 92.

46

y otra vez, adems de que poseen las caractersticas de ser inclusivas, elsticas, dinmicas y requieren ser interpretadas, aunque estasinterpretaciones no suelen ser complejas pero tienden a dejar lugar al juicio de quien las aplica, su formulacin no obedece al albedro o al capricho sino a la necesidad de regular acciones o funciones susceptible de sufrir decisiones frecuentes, es decir, no se formulan indiscriminadamente, sino en

casos especiales.

26

Respecto a las normas y las reglas, se cree que tambin son guas generales sobre el comportamiento del individuo; inclusive puede uno confundirse. La diferencia radica en el grado de aplicabilidad porque La

regla no deja campo de decisin, en cambio la poltica y la norma determinan los criterios generales que han de orientar la accin. Esto es,27

la poltica es flexible; la norma, poco flexible; y la regla, inflexible. 2.5. Establecimiento de lineamientos de actuacin

Los lineamientos de actuacin tienen que ver con el modelo de cultura organizacional que se aplique en la organizacin. Al considerar qu valores culturales son importantes en las organizaciones, se tiene que analizar el ambiente externo, las estrategias y la misin. Esto define el tipo de cultura que la organizacin tiene. Los elementos culturales y sus relaciones crean un patrn distintivo de una organizacin, justo como una personalidad es nica para un individuo. Como una clasificacin de individuos que comparten algunas caractersticas en comn, varios tipos generales de cultura organizacional pueden describirse.

Existen cuatro tipos de cultura: de la adaptabilidad, del logro, del clan y la

burocrtica. Cultura de la adaptabilidad,

26 Petra

27 Agustn

Hernndez, op. cit., p. 66. Reyes Ponce, Administracin de empresas, Vol. I., p. 168.

47

surge en un ambiente que exige responder rpidamente y tomardecisiones de alto riesgo. Se inculcan los valores que apoyan la capacidad de detectar, interpretar y traducir cuanto antes las seales del ambiente en nuevas respuestas conductuales. Los empleados deciden en forma autnoma y actan con libertad para atender las nuevas necesidades; se aprecia mucho el esmero para atender a los clientes. Para lograr los cambios, los que toman las decisiones estimulan y premian la creatividad,

la experimentacin y la aceptacin de riesgos.

28

Este tipo de cultura se le conoce tambin como emprendedora, hay uncompromiso con la experimentacin, innovacin y estar en la vanguardia.

sta es adecuada para la fase inicial de una organizacin.

Cultura del logro, esidnea para las organizaciones que buscan ante todo servir a clientes especficos en el ambiente externo, pero sin una necesidad urgente de flexibilidad ni de cambio rpido. Nace as una cultura orientada a resultados que aprecian mucho la competitividad, la agresividad, lainiciativa personal y el deseo de trabajar duro y largo tiempo con tal de

obtener resultados. Este tipo de organizacin se mantiene unida por el 29 hincapi en ganar y en alcanzar metas ambiciosas.

Este tipo de cultura tambin es conocida por cultura de mercado.

Cultura del clantiene una concentracin interna en la participacin de los empleados para enfrentar rpidamente las necesidades cambiantes del entorno. Busca ante todo satisfacer las necesidades de los empleados, y la organizacinpuede caracterizarse por una atmsfera familiar y afectuosa. Los

ejecutivos dan prioridad a valores como la cooperacin, la consideracin al 30 personal y a los clientes, a evitar las diferencias de estatus.

Los comportamientos de los empleados son moldeaos por la tradicin,lealtad, compromiso personal, socializacin extensa y autoadministracin. Los integrantes reconocen una obligacin ms all del simple intercambio de trabajo por el sueldo. Entienden que cualquier acuerdo puede exceder al

contrato por el que estn en la organizacin. Cultura burocrtica, es28 Richard 29 Richard 30 Idem.

L. Daft, Administracin, p. 92. L. Daft, op. cit., p.93

48

el comportamiento de los empleados se rige por reglas formales yprocedimientos de operacin estandarizados, y se logra la coordinacin a

travs de relaciones de reporte jerrquicas

31

Se aprecia mucho obedecer las reglas y la atencin a los detalles; se apoya

y se premia una forma metdica, racional y ordenada de hacer las cosas. Estos cuatro tipos de cultura dependern de la importancia que laorganizacin le d a los valores, creencias y representaciones y de las necesidades del ambiente. La alta direccin tendr la responsabilidad de

definir el tipo de cultura y la forma de inculcarla.

Para determinar el cambio de la cultura organizacional se puede iniciar por: 1. Diagnstico de la organizacin. 2. Comprensin de la organizacin en relacin a su entorno.3. Estudio organizativo jerrquico-productivo/servicio de la

organizacin. 4. Estudio de las funciones, actividades y tareas, y de los principales flujos informativos.5. Descripciones de los puestos y el perfil psicoprofesiogrfico de

los trabajadores. 6. Papel y funciones de la alta direccin o en su caso del consejo. 7. Diagnstico de la cultura organizacional. 8. Anlisis del diagnstico cultural y su impacto en el resultado organizacional. 9. Determinar los elementos de la cultura deseada Aspectos que hay que revisar: Estudio de documentos sobre la entidad como: memorias, estados financieros, artculos, ponencias, informes de asambleas de eficiencia, otras.

31 Ibidem.

P.94

49

Estudio de otras fuentes informativas disponibles: videos, grabaciones, etctera. Entrevistas a dirigentes y trabajadores. Consultas de leyes, decretos, resoluciones y otros instrumentos legales que definen las relaciones entre organizaciones. Estudios de documentos tales como memorias; estadosfinancieros; facturas; manuales de organizacin, procedimientos

y normas; vales de salida de almacenes; artculos; documentos. Aplicacin de tcnicas de recopilacin de informacin en grupo como la tormenta de ideas u otras con tales fines.Consulta a manuales, documentos de organizacin, informes

estadsticos y contables, organigramas, etctera.Observaciones detalladas al proceso productivo/servicio, de

apoyo, de descanso, etctera. Visitas a las reas de trabajo. Facilitacin de reuniones de trabajo.Observaciones detalladas a comportamientos y habilidades

relacionadas con las funciones, actividades y tareas que se realizan; cmo se trasmite a los nuevos trabajadores las reglas de comportamiento, las normas y costumbres. Analizar el flujo informativo. Determinar deficiencias, inconsistencias y dificultades en los mismos. Observar cmo funcionan las reuniones, periodicidad.

Qu hacer para determinar una cultura organizacional determinada?El solo estudio de la cultura no garantiza de hecho el cambio planeado. No

se puede esperar a que la cultura cambie para proyectar una estrategia, nise puede subordinar sta a la cultura, lo que s es necesario es lograr la

congruencia de ambas.

Es importante hacer una declaracin de la cultura organizacional deseada, la cual tiene el propsito de servir de base a las actitudes y comportamientos

ante las acciones estratgicas que sern proyectadas.50

Los elementos continuacin:

a tener en cuenta en la

cultura deseada

se detallan a

Misin/Visin. Claridad en la misin, el grado en que los miembrosperciben claramente lo que desea la organizacin alcanzar o mantener.

Apreciacin por las normas y conductas que deben existir. Sistema de valores. Clarificar de forma expresa los valores deseados quesustentarn la estrategia, los cuales no deben ser impuestos, sino

compartidos por todo el personal de la organizacin.

Divisin del trabajo y hbitos. Tipo de nivel de actividades fundamentales dentro del trabajo mismo: cmo se hacen las cosas en la organizacin;

cmo se percibe y trata al cliente, cmo se elaboran los informes, el tipo deproducto, el canal de distribucin, entre otros; Cmo se comparte o no los resultados del trabajo desde su inicio a fin, cmo se comportan los canales

formales e informales de transmisin de hbitos.

Ritos y ceremonias. Aspectos que rodean el trabajo: cmo se incentiva, cmo se llama la atencin, cmo se influye en el comportamiento; las asambleas, reuniones, proceso de seleccin, de evaluacin, de aprendizaje,

orientacin en que se toman las decisiones.

Organizacin, comunicacin e informacin interna.

Cmo es la

organizacin, los sistemas de informacin, la comunicacin formal vertical y horizontal, su estructura organizativa y su congruencia con la estrategia,

cmo apreciar los cambios en el clima cuando hay disfuncin, otras. Caractersticas de los directivos. Orientacin en la toma de decisiones,vas por utilizar en la bsqueda de soluciones, conocimientos, autonoma,

cmo

expresar

el

poder,

etctera.

ElementsMisin/Visin

Elementos Cultura deseadaCaractersticas de los directivos51

Sistema de valores

Ritos

y

ceremonias

Figura 2.2. Elementos para determinar la cultura organizacional Actualmente, las organizaciones inmersas en la globalizacin exigen quemediante la cultura organizacional los empleados se mantengan unidos.

ste es el elemento ms cohesivo; comunica el sentido de pertenencia y nosva a indicar el comportamiento de los miembros de la organizacin, adems de que permite a los que por alguna circunstancias no pueden asistir a la organizacin trabajar con entusiasmo y armona para cumplir con los

objetivos comunes que satisfagan las necesidades cambiantes del entorno.Por ello, Hellriegel considera que una organizacin tiene una cultura slida cuando los elementos culturales ms observables proyectan un solo mensaje consistente. Es decir, en esas organizaciones los miembros comparten un estilo comn de hacer las cosas; para ello, el fundador tiene que lograr que aprendan los valores, las normas y los comportamientos que le permitan participar a cada uno en la organizacin; esto se logra mediante la socializacin organizacional. Es decir, los propios empleados se transmiten uno a otro todo aquello que el sistema organizacional no lo plasma por escrito. La socializacin es un mecanismo clave que se utiliza32

para incrustar la cultura.Don Hellriegel, Administracin. Un enfoque basado en competencias, p. 519.

32

52

Para lograr la socializacin, se realizan tres etapas: 1. Socializacin previa. Esta etapa comienza desde antes que elindividuo entre a trabajar a la organizacin; son aquellas cosas que se dicen sobre ella, aquello que le da una imagen previa,

sobre el ambiente, el pago, en fin, toda informacin que tiene antes de solicitar el ingreso a la organizacin. 2. Encuentro. Esta etapa es a partir de que el individuo firma el contrato. Es un momento de mucha expectacin y comienza a representar tangiblemente todo aquello que en la socializacinprevia tena de informacin. Por ello, en esta etapa hay que darle

una induccin a la organizacin para darle la informacin oficial de la organizacin.3. Cambio y adquisicin. El individuo ya conoce la cultura

organizacional, domina sus funciones, conoce las normas, loscomportamientos, los procedimientos y la forma de resolver los

conflictos. Quienes no lo logran, salen voluntariamente o involuntariamente, o en su caso siguen pero aislados de las redes sociales. Los jefes son los que sern encargados de transmitir esta fase de cambio y adquisicin.

Aqu radica la importancia de la comunicacin organizacional, ya que por medio de ella se transmitirn los valores, creencias y representaciones de la

mejor forma.La comunicacin proviene del latn communicare y quiere decir poner en

comn. As, al comunicarnos con otras personas nuestra intencin es poner

en comn para que el otro comprenda lo que yo quiero decirle.Como sabemos, existen diversos tipos de comunicacin: la verbal (la que se transmite en forma oral); la no verbal (que se puede transmitir con seas,

smbolos, gestos, etctera).

53

Dentro de la organizacin usamos todo tipo de comunicacin; incluso latecnologa ha hecho que encontremos diferentes tipos de transmitir nuestros

mensajes, ya sea a travs del correo electrnico, del Messenger, etctera.

Existen diversos tipos de procesos de comunicacin, el ms sencillo es el que involucra al emisor (individuo o grupo que intenta o desea enviar un mensaje), la codificacin (cuando busca el emisor que la idea o pensamiento est en un lenguaje comprensible para los otros), el mensaje (es lo que se quiere decir), eleccin del medio (elegir el medio por el cual se quiere transmitir el mensaje, como puede ser cara a cara, va telefnica, por mail, por Messenger, con un memorando, etc.), Decodificacin (traducir los aspectos verbal o visual del mensaje), Receptor (el que recibe la informacin o idea) y, por ltimo, la retroalimentacin (respuesta del receptor al emisor

que nos informar si la codificacin y decodificacin fueron las adecuadas osi existi una barrera que evitara que el mensaje no llegara como se tena

previsto).

De ah la importancia de establecer una buena comunicacin organizacional

para poder incrustar la cultura organizacional. Bibliografa del tema 2BATEMAN, Thomas S. y Scout A. SNELL, Administracin, el nuevo

panorama competitivo, Mxico, Mc Graw Hill, 2000. DAFT, Richard L., Administracin, Argentina, Thomson, 2004.DAVIS, Keith y John W. NEWSTROM, Comportamiento humano en el

trabajo, Mxico, Mc. Graw Hill, 2000.

54

Actividades de aprendizajeA.2.1. El alumno(a) investigar en tres libros diferentes una definicin de visin y misin. Debe especificar la referencia bibliogrfica de dnde

obtuvo las definiciones.A.2.2. El alumno(a) sealar las diferencias de los conceptos entre ellas y

con los conceptos de misin y visin elaborar un mapa conceptual.A.2.3. El alumno(a) investigar diez visiones y diez misiones de diferentes organizaciones que pertenezcan al sector pblico, sector privado y

sector social, respectivamente, y sealar sus caractersticas.A.2.4. El alumno(a) evaluar las visiones y misiones y calificar cada una especificando lo siguiente: cumple con lo que se espera como

redaccin de una visin y misin?, conocen los empleados?

cree que se cumpla?, la

A.2.5. El alumno(a) sealar la filosofa de esas organizaciones que investig y de las siguientes: UNAM, IMSS, MC DONALDS, CRUZ ROJA e INSTITUTO PARA LA MUJER. A.2.6. El alumno(a) sealar la importancia de las normas, polticas y reglas para determinar la cultura organizacional. A.2.7. El alumno(a) elaborar las normas, polticas y reglas de una 55

miscelnea o tiendita que est empezando. A.2.8. El alumno(a) mencionar la importancia de la cultura organizacionalpara determinar los lineamientos de actuacin del profesional.

A.2.9. El alumno(a) mencionar los espacios de actuacin respecto a la cultura organizacional.A.2.10. El alumno(a) definir con sus propias palabras qu es cultura

organizacional. Cuestionario de evaluacin 1. 2. 3.4.

Qu se entiende por cultura organizacional? Cmo se elabora una visin? Elaborar una misin de una farmacia pequea.Sealar mediante los elementos que determinan la cultura organizacional de qu manera se aplican en la Facultad de Contadura

y Administracin. 5. 6. 7. 8. 9. Qu significa la responsabilidad social? Qu es una norma, una poltica y una regla? Cmo se refleja la cultura organizacional en las organizaciones? Cul es el mejor modelo de cultura organizacional? Explicar los cuatro modelos que existen sobre la cultura organizacional. para el enfoque de procesos?11. Analizar la cultura organizacional de una organizacin que pertenezca

10. Qu importancia tiene el que se comparta la cultura organizacional

al sector pblico y otra del sector privado: sealar sus diferencias. encontrar los elementos clave de una cultura organizacional. sealar los elementos que son indispensables aclarar para definir la cultura organizacional. qu cambios hay que hacer para mejorar la cultura organizacional? elaborar un programa para difundir la cultura organizacional en todos los miembros de la organizacin.

56

57

59

TEMA 3. ORGANIZACIN Y SUS PROCESOS Objetivo particular Al finalizar el alumno comprender la importancia de los procesos y la forma de analizarlos para realizar una mejora de los mismos.

Objetivos especficos Comprender los elementos de un sistema y un proceso.Analizar los sistemas y proceso mediante el uso de herramientas de

anlisis. Mejorar los procesos.

Temario detallado 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. Concepto y tipos de organizacin Agrupacin de las operaciones por su naturaleza Clasificacin las operaciones Los procesos y procedimientos Diseo de los procesos y procedimientos

IntroduccinUn sistema organizacional, para lograr sus objetivos, requiere llevar a cabo procesos. Todas las funciones administrativas (produccin, mercadotecnia, finanzas, sistemas y recursos humanos) se ejecutan por medio de rutinas, que se convierten en accin de los planes de la alta direccin. He ah la importancia de comprender a los procesos, sus elementos, sus caractersticas y la forma de diseo de los mismos, pues si no se hace esto

difcilmente estaremos en un ambiente de mejora.

3.1.

Concepto y tipos de organizacin

60

Las definiciones dan una base para entender el fenmeno que va aestudiarse. Consideraremos las definiciones del diccionario de la Lengua Espaola y de algunos escritores clsicos sobre el tema para posteriormente

hacer un comentario.El diccionario de la Lengua Espaola define organizacin como Accin y

efecto de organizar u organizarse; disposicin de los rganos de la vida omanera de estar organizado el cuerpo animal o vegetal y disposicin,

arreglo, orden.

33

Richard Daft dice que las organizaciones son entidades sociales dirigidas ametas diseadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad

coordinados y vinculadas con el ambiente externo.

34

El socilogo Max Weber distingue primero el grupo corporativo de otras formas de organizacin social. El grupo corporativo involucra una relacin social que es cerrada o limitada por medio de reglas, la admisin de extraos [] en la medida que su ordenamiento est reforzado por la accin de individuos especficos cuya funcin normal es esa, de un jefe o cabeza

y, generalmente, tambin de un grupo administrativo.

35

Este aspecto de las definiciones contiene un nmero de elementos que requieren un anlisis adicional, ya que son bsicos para una buena parte de las dems definiciones. Las organizaciones suponen, en primer lugar, relaciones sociales o, en otras palabras, que los individuos interactan dentro de las organizaciones. Sin embargo, como lo sugiere la referencia a lmites cerrados o restringidos. Estas personas no estn simplemente en

contacto aleatorio.La organizacin (grupo corporativo) acepta unos grupos de la poblacin y excluye otros; adems, tiene, en s misma, unos lmites. Un elemento importante de esta definicin, la idea de orden, establece una diferencia an33 Diccionario 34 Richard

de la lengua espaola. Daft, Teora y diseo organizacional, p. 11. 35 Richard Hall, Organizaciones. Estructura y proceso, p. 28.

61

ms profunda entre las organizaciones y otros entes sociales. Los patrones de interaccin no aparecen por generacin espontnea; la mismaorganizacin impone una estructura de interaccin. Esta parte de la definicin sugiere tambin que las organizaciones tienen una jerarqua de autoridad y una divisin del trabajo cuando estn cumpliendo sus

funciones. El orden se solidifica con la designacin de personal especfico para llevar a cabo esta funcin.un

Chester Barnard ofrece una definicin bsica de una36

organizacin:

sistema conscientemente coordinado de actividades o fuerzas de dos o

ms personas; es decir, actividades logradas por medio de coordinacinconsciente, deliberada y con propsito. Las organizaciones requieren comunicaciones, una disposicin a contribuir por parte de sus miembros y

un propsito comn entre ellos. Barnard hace nfasis en el papel de losindividuos, ya que son ellos los que deben comunicase, ser motivados y tomar decisiones. Mientras Weber hace nfasis en el sistema, Barnard centra su atencin en los miembros del sistema. Ms tarde se analizar la

relevancia y las implicaciones de estos dos enfoques.

Hall declara que uno de los principales problemas que se presentan al analizar o pensar acerca de las organizaciones es que el trmino es muy similar al mucho ms amplio organizacin social. La mayora de los analistas conciben la organizacin social sociales y de como las redes de relaciones a las cuales se hace37

orientaciones compartidas []

referencia como a la estructura social y la cultura, respectivamente;