Administration y Control de Materiales

Importancia Administración y Control de Materiales

• Apoyo fundamental para el desarrollo y organización de sus operaciones, se busca producir con calidad y oportunidad.

• Red Logistica de Materiales tiene como fin primordial suministrar los materiales adecuados, en la cantidad conveniente, en el sitio apropiado y en el instante requerido por el area de producción.

Areas Relacionadas

• Compras

• Inventarios

• Transporte

El proposito de que las areas trabajen en equipo es lograr un flujo adecuado de materiales, partes, piezas, herramientas y demas servicios requeridos por el sistema de producción.

COMPRAS

Compras

• El Departamento de Compras es el punto de conttacto entre la empersa y los proveedores

• Area de Compras es la encargada de estar en constante alerta y contacto con el almacen, inventarios y producción, con el fin de abastecer y suministrar los materiales e implementos necesarios para mantener el flujo de produccion constante sin interrupciones.

Importacia de las Compras

• Para hacer ventas apropiadas, se requiere fabricar los productos a costos proporcionados que compitan con los productos de los competidores.

• Asegurar a la sección de producción, el suministro de materiales y materias primas en cantidades suficientes, con la calidad adecuada y en el momento en que se necesite,.

Importacia de las Compras

Por ser el punto de contacto entre proveedores y emprsa debe estar en capacidad y obligación de ser el consejero de la compañia en cuento:

• Materiales innovadores que hayan aparecido en el mercado, con los cuales se pueda sustituir los usados en la organización y traigan ventajas y beneficios para el producto final.

• Nuevas lineas de productos o diversificación de la producción que se viene realizando.

• Informar sobre variaciones en precios de materiales u otros factores que afecten el producto final y por consiguiente las ventas

Definición de Compras

Consiste en la gestión de adquisición de materiales, herramientas, materias primas, suministros, maquinas, tecnologias y todos los servicios que se requieran para un optimo funcionamiento de la organización, principalmente del area de producción, lo cual finaliza una vez que los elementos antes mencionados entren al almacen.

Adicionalmente, cuando el almacen hace parte del departamento de compras, tambien le compete la funcion de realizar entrega del material a las secciones o areas que lo requieran.

Flujo de Materiales Despues de la Compra

ProveedoresAdquisición

de Materiales

Manipulación y Transporte de

Materiales

IngresoSallida

Control de Inventarios

Transformación de Materiales

ProducciónDistribuciónAlmacénCompras

Fuente: Administración de la Producción y las Operaciones, Martin Elias Villamil. UNAD

El Proceso de Compras

El Proceso de Compras comprende seis pasos:

• Recepción de solicitud de Compra (requisición)

• Revsar las solicitudes

• Selección de Proveedores

• Realizar el Pedido

• Hacer seguimiento a los pedidos

• Recepción del Pedido

Recepción de Solicitud de Compra (Requisición)

Son realizadas por el recurso humano de las diferentes areas de la empresa, especialmente producción.

La solicitud contiene la descripción del material, articulo o elemento, la cantidad, sus caracteristicas, la fecha en que debe ser entregada y quien esta haciendo la solicitud.

Inicia el proceso de adquisición del producto.

Revisar Solicitudes

Compras no tiene la autoridad para sustituir, reemplazar o modificar materiales y características de estos, si esta en la obligación en poner en tela de juicio las solicitudes y sugerir opciones que puedan lograr mejores precios.

Selección de Proveedores

Se tiene como función ubicar los materiales, elementos o piezas que se necesiten por medio de los proveedores, para ellos tiene que conocer cuales son, donde estan ubicados, la calidad de los productos que ofrecen, es decir un listado completo.

Se debe identificar que proveedores suministran el material o mercancia que se necesita, luego solicitar cotizaciones de dicho articulo.

Criterios de Selección: Calidad, precio, tiempo de entrega, ect. Finalmente escoger la que le brinde las condiciones más favorables a la empresa.

Realizar el Pedido

Se tiene dos aspectos:

• Cuando se trata de articulos costosos y que habitualmente no se compran, como maquinas, equipos, esto lo vuelve complejo y demora bastante tiempo en ejecutarse.

• Tiene que ver con articulos y mercancias que se piden en forma habitual y consecutiva al mismo proveedor, lo que se vuelve sencillo y agil.

Hacer seguimiento a los pedidos

Consiste en realizar un seguimiento detallado a los pedidos con el fin de evitar retrasos en la entrega, lo mismo que para verificar las cantidades. El seguimiento es importante ya que de este depende el buen funcionamiento del área de producción, un retraso en un pedido puede ocasionar paras en la producción lo cual trae como consecuencia costos y pérdidas a la empresa.

Recepción de Pedidos

Todos los pedidos deben ser revisados para comprobar si la calidad y cantidad de estos, coinciden con la solicitada, de lo contrario, puede traer un desmejoramiento en la calidad del producto final, lo mismo para producción porque los materiales no llevan las especificaciones requeridas por esta sección.

Hacer o Comprar

Es una decisión importante para la empresa, ya que de ellos depende la generación o disminución de costos.

Si la empresa decide hacer una pieza que necesita para manufacturar un producto que habitualmente hace, debe tener en cuenta la maquinaria, el recurso humano, la tecnología, los procesos, etc, que se requieren para elaborar dicha pieza, lo anterior, genera un costo que se traduce en menos utilidad o en el aumento de precio del producto.

Cuando decide adquirir la pieza por fuera se debe examinar el costo que esta tiene, quien la produce y si lo hace en suficiente cantidad como para satisfacer las necesidades del pedido de la empresa.

Realizar un estudio comparativo de las dos alternativas.

Outsorcing

Es la subcontratación de algo que ha estado haciendo dentro de la empresa, por ejemplo los bancos tenían sus grupos técnicos y de mantenimiento de redes, para solucionar los problemas de funcionamiento de los cajeros automáticos. Lo cual fue reemplazado por la subcontratación de compañías de sistemas informativos expertas en esta clase de tecnología, reduciendo así el tamaño de la organización y disminuyendo los costos de nomina, prestaciones u otros

Clasificación de las Compras

Las compras según el tipo de mercancía que se pretende adquirir, se clasifican en:

• Materias Primas

• Suministros

• Piezas Terminadas

• Maquinaria, Aparatos

Compra de Materias Primas

Las materias primas son los materiales básicos que no han sufrido ninguna transformación y que se adquieren tal y como están, se compran en grandes cantidades.

Dentro de dicha clasificación tenemos: el hierro, cobre, plomo, caucho, madera, etc. Materiales a partir de los cuales se fabrican otros productos.

Dichos materiales se deben adquirir teniendo en cuenta su composición química y sus características fiscas al detalle

Compra de Suministros

Los suministros son aquellos articulos y elementos que se requieren para el buen y normal funcionamiento y cuidado de la empresa.

Dichos articulos no hacen parte de los productos que la empresa fabrica, pero son indispensables para que la empresa funcione, dentro de los cuales tenemos: articulos eléctricos, tornillos, tuercas, abrazaderas, papeleria, tintas.

La compra de suministros se hace en pequeños lotes.

Compras de Piezas Terminadas

Son aquellas piezas o accesorios que se compran, ya sea para que hagan parte del producto final o para venderlas como complemento de este.

Esta clase de piezas pueden ser embragues, bombas, llaves, herramientas, etc.

Compras de Aparatos, Equipos y Maquinaria

Comprende la adquisición de fotocopiadoras, impresoras, computadores, maquinas, herramientas, hornos, calderas, camiones y todos los demás equipos, cuyo destino puede ser la oficina o la planta.

Para la adquisición de dichos aparatos es muy importante tener en cuenta las especificaciones técnicas de cada uno de ellos.

INVENTARIOS