administracion y contabilidad basica

Av. Chetumal Mza. 217 Lte. 19Col. Solidaridad C. P. 77836Tel. Celular: 983 – 10 – 41332Chetumal, Quintana Roo, Méx.

Capacitación a MiPyMEs y Asesoría Técnica Agropecuaria

[email protected]@yahoo.com.mx

ROMG 601212 A 30ROMG 601212 HQRSGD 02

Ing. José Gpe. Rosado Moguel

http://www.economia.gob.mx/

CURSO - TALLERADMINISTRACIÓN Y

CONTABILIDAD BÁSICA

Administración y Contabilidad Básica

Introducción

Objetivo General del curso

Unidad I.- Elementos Contables Básicos

Unidad II.- Procedimientos Contables

Unidad III.- Principales Procesos

Unidad IV.- Elaboración de Pólizas

Unidad V.- Procedimientos

IntroducciónElaboración y

control de póliza

Área de Finanzas

Procesos Contables y

Administrativos

Área de Recursos Humanos

Reclutamiento y selección de personal

Nómina y control de personal

Archivo de documentos

contables

Control de la caja chica

Impuestos Retenidos

Registros contables del IVA

Sueldos y salarios

Hechos y Asientos Contables

Definición de cuenta

Hechos contables

Movimientos y saldos de una cuenta

Objetivo del Curso

Reforzar las habilidades administrativas y contables básicas para un adecuado desempeño en la empresa

Unidad I Elementos Contables BásicosObjetivo de la Unidad

Aplicar los principios y procedimientos contables que rigen el tratamiento de las cuentas de activo, pasivo y capital, para un adecuado registro de las transacciones financieras

Unidad I Elementos Contables BásicosPlanteamiento General

Los procesos contables y administrativos forman parte de nuestra vida cotidiana, más de lo que parece.

Simplemente, el control que llevamos sobre nuestros gastos o los ingresos que percibimos, es una forma de llevar tanto la contabilidad y la administración del dinero. Sin embargo, la contabilidad y la administración como áreas de estudio, forma parte de la teoría de sistemas , misma que tiene un control detallado de todos los aspectos que tienen que ver con el funcionamiento adecuado de una organización, en cuanto a su control de ingresos y egresos.

Unidad I Elementos Contables BásicosConceptos Básicos

La contabilidad es el registro de todas las transacciones comerciales que provienen de las actividades de una empresa y que pueden ser expresadas cuantitativamente.

Su importancia radica en señalar si un negocio marcha bien o mal, y para ello es necesario identificar la siguiente información:

• Cantidad de dinero que ingresa y sale en un periodo determinado

• Utilidades o perdidas• Cantidad de dinero (en efectivo y especie)

que se tiene• Las deudas (por cobrar y por pagar) y su

fecha de vencimiento

Unidad I Elementos Contables BásicosConceptos Básicos

Con los datos anteriores tendremos clara y verídica de la situación financiera de una empres. El propietario del negocio los utilizará para tomar decisiones en el aquí y ahora, anticipar el futuro, y para administrar mejor el centro de trabajo. Por otra parte, sirve de comprobación y fuente de información para asuntos de carácter legal y fiscal.

Unidad I Elementos Contables BásicosContabilidad de una Empresa

En México, como en la mayoría de los países, se obliga a llevar la contabilidad de una empresa a través de disposiciones establecidas en leyes y reglamentos, que se modifican con base en cambios, principalmente, de carácter económico. Las disposiciones vigentes están referidas en:

Ordenamientos que legislan sobre contabilidad

Código de comercio

Ley del impuesto sobre

la renta

Ley del impuesto al

valor agregado

Ley general de sociedades mercantiles

Código fiscal

Capítulo III. De la contabilidad

mercantil. Artículos: 33, 34,

35, 36, 37 y 38

Título III. Capítulo V. De

las obligaciones de las personas morales. Art. 58 Frac. I, II y VII

Capítulo VII: De las obligaciones

de los contribuyentes .

Art. 32 Frac. I

Capítulo V. Art. 172 Frac. C y D

Título II. De los derechos y

obligaciones de los

contribuyentes . Capítulo único

. Art. 128

Unidad I Elementos Contables BásicosActividad I.- ¿Cómo aplico la contabilidad?

Instrucciones: Contesta las siguientes preguntas acorde a tu experiencia personal y laboral. Al finalizar da clic en botón “Verifica tus respuestas”

1. ¿En qué ámbito de tu vida diaria empleas la contabilidad?

2. En tu vida laboral, ¿Cómo aplicas la contabilidad?

Verifica tu respuesta:

Recuerda:

La contabilidad es el registro de todas las transacciones comerciales que provienen de las actividades de una empresa y que pueden ser expresadas cuantitativamente.

Su importancia radica en señalar si un negocio marcha bien o mal, y para ello es necesario identificar la siguiente información:

• Cantidad de dinero que ingresa y sale en un periodo determinado

• Utilidades o perdidas• Cantidad de dinero (en efectivo y especie) que se tiene• Las deudas (por cobrar y por pagar) y su fecha de

vencimiento

Unidad I Elementos Contables BásicosPrincipios

La contabilidad es la técnica que se encarga de registrar las operaciones de las empresas con el objeto de reflejar una imagen de su patrimonio, situación financiera y resultados económicos (perdidas o ganancias),

El patrimonio de una empresa se integra por sus bienes, derechos y obligaciones:

Bienes Derechos Obligaciones

Cosas que le pertenecen

Cosas con derecho a cobrar

Cantidades pendientes de pago

Lectura No. 1

Los bienes, derechos y obligaciones se expresan en elementos que se denominan:

ACTIVO PASIVO CAPITAL

Todos los bienes y derechos que son propiedades de la empresa

Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa

Es la diferencia aritmética entre el activo y el pasivo

Edificio, mobiliario, clientes, bancos, caja, vehículos, cuentas por cobrar, etc.

Cuentas por pagar, deudas con proveedores o bancos, créditos, impuestos pendientes por pagar, y depósitos recibidos en garantía, entre otros.

Se integra principalmente por las aportaciones de los socios al inicio de las operaciones, así como por los resultados de cada periodo o ejercicio que registra perdida o utilidad

LO QUE TIENE LO QUE DEBE LO QUE VALE

Unidad I Elementos Contables BásicosEjemplo

ACTIVO PASIVO

Terrenos 500,000.00 Proveedores 100,000.00

Mobiliario 50,000.00 Proveedores diversos 80,000.00

Maquinaria 200,000.00 Documentos por pagar 200,000.00

Edificios 100,000.00 Acreedores hipotecarios 50,000.00

Documentos por cobrar 150,000.00

Bancos 300,000.00

TOTAL 1,300,000.00 430,000.00

C A P I T A L 870,000.00

Unidad I Elementos Contables Básicos¿Cómo se calcula el capital?

Para el cálculo del capital, es necesario saber que en un balance el:

ACTIVO es igual a la suma del PASIVO más el CAPITAL A = P + C

De esta fórmula se deducen otras dos:

El PASIVO es igual al ACTIVO menos el CAPITAL P = A – C

El CAPITAL es igual al ACTIVO menos el PASIVO C = A – P

Por lo tanto el balance quedaría de la siguiente manera:

ACTIVO PASIVO

Terrenos 500,000.00 Proveedores 100,000.00

Mobiliario 50,000.00 Proveedores diversos 80,000.00

Maquinaria 200,000.00 Documentos por pagar 200,000.00

Edificios 100,000.00 Acreedores hipotecarios 50,000.00

Documentos por cobrar 150,000.00

Bancos 300,000.00 Capital 870,000.00

TOTAL 1,300,000.00 TOTAL 1,300.000.00

Unidad I Elementos Contables BásicosActividad II.- Elaboración del Balance

Instrucciones: Tomando en consideración los aspectos principales que contempla el balance y el cálculo del capital, elabora un balance sobre tus finanzas personales en el primer trimestre del Año. Al finalizar da clic en botón “Verifica tus respuestas”


ACTIVO PASIVO

Concepto Monto Concepto Monto

Escritorio 5,000.00 Deudas con proveedores 15,000.00

Recuerda:

Realizar balances de nuestras finanzas, nos servirá al igual que a una empresa para tomar decisiones acerca de la mejor forma de realizar nuestros gastos

Unidad I Elementos Contables BásicosBalance

El balance es como una fotografía de la empresa ya que arroja información sobre la situación financiera , muestra detalladamente los recursos y obligaciones que tiene una empresa en un ejercicio; representa el registro de inicio y término del ciclo financiero, el cual se integra de la siguiente forma:

Capital en efectivo

Compra de mercancías o materias primas

Gastos y costos de producción, operación, administración y

ventas

Compra de mobiliario, equipo de oficina, transporte y edificios

Ventas

Resultado del ejercicio

(utilidad o perdida)

Lectura No. 2

Unidad I Elementos Contables BásicosHechos y asientos contables

Se menciono anteriormente, que para conocer la situación financiera y la utilidad o perdida de la empresa es necesario hacer el “Balance” y el “Estado de Perdidas y Ganancia”.

Los valores con los cuales se elaboran dichos documentos, precisan registros especiales en los que se detallan los aumentos y disminuciones en los diferentes conceptos del “Activo”, “Pasivo” “Capital”. Cada uno de esos registros recibe el nombre de “Cuenta”, que asumen nombres representativos de los conceptos que en ellas se registran. Por tanto, existen “Cuentas de Activo”, “Cuentas de Pasivo” y “Cuentas de Capital”


Si se realiza un CARGO en la cuenta de CAJA por $ 1,000.00, se registra:

Debe CAJA Haber

$ 1,000.00

Y si en la misma cuenta se realiza un ABONO de $ 500.00, se escribe:

Debe CAJA Haber

$ 1,000.00 $ 500.00

Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocan en el “Debe” o en el “Haber”

Cada cuenta sólo puede ser de: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL. La cuenta de CAJA que se utilizo en el ejemplo, es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se sitúan en el DEBE. En este caso, se realizo un ingreso de $ 1,000.00 y un egreso de $ 500.00

Unidad I Elementos Contables BásicosHechos y asientos contables

La cuenta se representa en forma de “ T ” y tiene la siguiente estructura:

Debe Nombre de la cuenta Haber

DEBE

Es el área o columna que se encuentra en la parte izquierda de la “T”

Cargar o debitar

Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta

HABER

Es el área o columna que se encuentra en la parte derecha de la “T”

Abonar o acreditar

Es registrar una cantidad en el haber de una cuenta

Cuando en una cuenta se escribe una cantidad en el DEBE, se dice que se hace un CARGO. Cuando se registra en el HABER, se dice que es un ABONO.

Lectura No. 3


Saldo deudor Saldo acreedor Cuenta saldada

DebeBANCOS

Haber Debe PROVEEDOR

Haber Debe CLIENTES

Haber

55,000.00 30,000.00 5,000.00 10,000.00 3,000.00 5,000.00

5,000.00 2,000.00

Sumas 60,000.00 30,0000.00 Sumas 5,000.00 10,000.00Sumas

5,000.00 5,000.00

Saldo 30,000.00 Saldo 5,000.00 Saldo 0.00 0.00

Deudor Acreedor Nulo

Unidad I Elementos Contables BásicosMovimientos y saldos de una cuenta

Se llama Movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Sólo hay dos clases de movimientos:

Movimiento Acreedor: Es la suma de abonos de una cuenta.Movimiento Deudor: Es la suma de los cargos de una cuenta

Se denomina Saldo de una cuenta a la diferencia entre el “Debe” y el “Haber” de la misma. Existen dos tipos de saldos:

Deudor: Cuando el “Debe” es mayor que el “Haber”Acreedor: El “Haber” es mayor que el “Debe”

Cuando en una cuenta ambos saldos son iguales se llama:

Cuenta saldada o cerrada

Unidad I Elementos Contables BásicosActividad No. 3.- El Debe y el Haber

Instrucciones: En el recuadro encontraras las palabras que completan las oraciones siguientes. Coloca cada palabra donde consideras que es correcta. Al finalizar, da clic en el botón “


1. La disminución del activo se coloca en el _____________

2. Disminuyen cargándolas en ________________________

3. El aumento del pasivo se coloca en el ________________

4. Su saldo es deudor en ____________________________

5. La disminución del capital se coloca en el _____________

Haber Debe Pasivo y Capital Activo

1. La disminución del activo se coloca en el haber

2. Disminuyen cargándolas en pasivo y capital

3. El aumento del pasivo se coloca en el haber

4. Su saldo es deudor en activo

5. La disminución del capital se coloca en el debe

Unidad I Elementos Contables BásicosHechos contables

Los hechos contables son aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa. Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolución, entre otras; es decir una transacción comercial.

La contabilización de los hechos contables se realiza siguiendo el principio de la partida doble que dice:

“Todo hecho contable afecta como mínimo dos cuentas”.

Lectura No. 4

Unidad II Procedimientos ContablesObjetivo de la Unidad

Aplicar los diferentes procedimientos contables que se llevan a cabo en una oficina para un eficiente registro de las finanzas

Unidad II Procedimientos ContablesClasificación de cuentas

ACTIVO CIRCULANTE

Bienes y derechos en rotación o movimiento constante

ACTIVO FIJO

Bienes y derechos propiedad de la empresa con cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos

ACTIVO DIFERIDO

Recursos ya pagados cuyos beneficios se reciben a través de varios años

ACTIVO

CIRCULANTE

FIJO

DEFIRIDO

PASIVO CIRCULANTE

Deudas y obligaciones cuyos vencimientos sea menor de un año y se encuentran en constante movimiento o rotación

PASIVO FIJO

Deudas y obligaciones cuyo vencimiento es mayor a un año

PASIVO DIFERIDO

Cantidades cobrar por adelantado, que obligan a prestar un servicio a largo plazo

PASIVOCIRCULANT

E FIJO DIFERIDO

Unidad II Procedimientos ContablesLas cuentas

Las cuentas sirven para registrar las operaciones mercantiles y reflejar el resultado final del ejercicio en los estados financieros.

Un catálogo de cuentas enumera todo tipo de ingresos y egresos, activo y pasivo; y asigna un número para cada cuenta (partida) en la lista del catalogo.

Las empresas están en libertad de integrar su catalogo de cuentas con los nombres y números o claves que le resulten convenientes, aunque hay una serie de ellas que son de aceptación general y que se presentan en la pantalla siguiente:

Unidad II Procedimientos ContablesLas cuentas

De acuerdo con el volumen de operación y/o de los requerimientos específicos de las empresas, las cuentas se subdividen en tantas categorías como sea necesario; por ejemplo, la cuenta de Bancos refleja el saldo a favor de la empresa (importe global), pero no señala a detalle los nombres de los bancos, o el saldo que tiene cada una de las cuentas.

De ahí que, el manejo de subcuenta facilita el registro y refleja información útil a diferentes niveles.

Los siguientes cuadros incluyen la clasificación de las cuentas y subcuentas más comunes del activo, pasivo y capital.

Unidad II Procedimientos ContablesActividad No. 1.- Activo o Pasivo

Instrucciones: Clasifica las siguientes cuentas, escribiendo en el cuadro según consideres, en “Activo” o “Pasivo”. Especifica si se trata de “fijo”, “circulante” o “diferido”. Al finalizar da clic en el botón “Verifica tu respuesta”.

Activo Pasivo

1. Equipo de computo electrónico

2. Caja

3. Documentos por pagar

4. Cliente

5. Rentas pagadas por adelantado

6. Proveedores

7. Documentos por pagar a largo plazo

8. Documentos por cobrar

9. Acreedores diversos

10. Deudores diversos

11. Papelería y útiles


Si alguna de tus respuesta fue incorrecta, revisa nuevamente el tema de clasificación de cuentas para que puedas realizar la correcta clasificación de las mismas.

Activo Pasivo

1. Equipo de computo electrónico Fijo

2. Caja Circulante

3. Documentos por pagar Circulante

4. Cliente Circulante

5. Rentas pagadas por adelantado Diferido

6. Proveedores Circulante

7. Documentos por pagar a largo plazo Fijo

8. Documentos por cobrar Circulante

9. Acreedores diversos Circulante

10. Deudores diversos Circulante

11. Papelería y útiles Diferido

Unidad II Procedimientos ContablesActividad No. 1.- Activo o Pasivo

Unidad II Procedimientos ContablesRegistros contables

Debido a que la contabilidad es, entre otras cosas, un requisito establecido por la ley, los registros deben ser claros precisos y en lo posible, sin errores ni correcciones.

Esta situación se contrapone con las dinámicas de las empresas, en donde constantemente se tiene modificaciones de las condiciones de una transacción comercial, incluso cuando ésta ya se da por cerrada.

Para evitar hacer esas correcciones en los registros oficiales se recurre al uso de auxiliares que en sentido estricto, es una división adicional de una cuenta, subcuenta o sub-subcuenta, según se requiera.

De esta manera, se sigue una secuencia cronológica para hacer los registros.

Unidad II Procedimientos ContablesRegistros contables

Transacción comercial

Comprobantes y documentación de

soporte de la operación

Elaboración de pólizas (diario,

ingresos o egresos

Registro de auxiliares

Registro de cuentas

(considerando las subdivisiones que

existan)

Reflejos en estados financieros

A continuación se presenta el esquema para llevar registros.

Transacción Comercial

•Es el movimiento del dinero, bonos y bienes referidos a los tratos de compra – venta entre las empresas

Comprobantes y documentación y

soporte de la operación

•Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la empresa y que aporta los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad

Unidad II Procedimientos ContablesTransacciones

Lectura No. 5

Unidad II Procedimientos ContablesLibros contables

La naturaleza y número de los libros de contabilidad que deben de llevar las empresas dependen de la clase de causante de que se trate, pero en todo caso se debe hacer de conformidad con determinados ordenamientos o disposiciones fiscales. Por ello, se recomienda que el cumplimiento de todo lo relacionado con los libros de contabilidad que deben llevar las empresas, sea acorde con lo dispuesto u ordenado por las leyes en vigor.

Libros Principales:

Libro de Diario

Libro Mayor

Libros Auxiliares

Unidad II Procedimientos ContablesActividad No. II.- Asientos en el Libro DiarioA continuación encontraras una serie de hechos contables. Realiza los asientos en el libro diario. Al finalizar da clic en el botón “Verifica tu respuesta”.

Contexto:

Se realizaron unos movimientos contables de la empresa Fuentes Elegantes S. A., todos con fecha de julio 29 de 2003. Deberá crear el libro Diario y el libro Mayor. En principio, se van a reflejar movimientos de compras y ventas. En éstos, normalmente intervienen cuentas de IVA. Por el momento, el fin es realizar el ejercicio de los asientos, sin tomar en cuenta el porcentaje correspondiente al IVA.

Hechos contables:

1. Vendemos al cliente “Daniela del Río” $ 100,000.00 pesos en productos. Paga al contado a través de caja

2. Compramos al proveedor $ 30,000.00. Se paga la mitad por caja y el resto queda pendiente

3. Se traspasan $ 20,000.00 de Bancos a Caja. Ficha de deposito 678904. Vendemos $ 300,000.00. Se acepta letra núm. 345 al Sr. Armando Alegría por el total

del importe y con vencimiento a 15 días.

Formato No.1 Verifica tu respuesta:

Unidad II Procedimientos ContablesActividad No. II.- Asientos en el Libro Diario

DIARIO No. 3

Número del asiento

Folio del mayor Concepto Parcial Cargos Abonos

29 DE JULIO DE 2003

1 CAJA $ 100,000.00

CLIENTESNUESTRA VENTA AL CONTADO DE DANIELA RÍOS

$ 1000,000.00

2 ALMACÉN 30,000.00

CAJA 15,000.00

PROVEEDORESNUESTRA COMPRA SE PAGA 50 % EN EFECTIVO Y 50 % SE QUEDA PENDIENTE A 30 DÍAS

15,000.00

3 BANCOS 20,000.00

CAJATRANSFERENCIA EN EFECTIVO SEGÚN FICHA DE DEPOSITO 67890

20,000.00

4 DOCUMENTOS POR COBRAR 300,000.00

VENTASNUESTRAS VENTA A CRÉDITO AL SR. ARMANDO ALEGRÍA SEGÚN LETRA 345

300,.000.00

Recuerda :

Si tuviste alguna respuesta incorrecta te recomendamos revisar el tema de libros contables.

Unidad II Procedimientos ContablesActividad No. III.- Asientos en el Libro Mayor

Instrucciones: Retoma los resultados de la actividad anterior y realiza los asientos en el mayor. Al final, da clic en el botón “Verifica tu respuesta”

1

Año de

1

Debe HaberCAJA

Año de

Formato No.2 Verifica tu respuesta:

Recuerda:

Si alguna de tus respuestas no corresponde con las mostradas, revisa nuevamente el tema de libros contables para que puedas llenar correctamente el libro mayor Respuestas correctas.

Unidad II Procedimientos ContablesActividad No. III.- Asientos en el Libro Mayor

Unidad II Procedimientos ContablesEstados financieros

El estado financiero es el instrumento suscrito por una entidad económica en el que se consignan datos valuados en unidades monetarias, referente a la obtención y aplicación de recursos materiales.

Es conveniente aclarar que un estado financiero no proyecta todos los aspectos de carácter económico, quedan excluidos; la capacidad de administración, ubicación física de la entidad, respecto a fuentes de abastecimientos, eficiencia de los transportes, condiciones del mercado y de la rama industrial o giro de actividad económica y el régimen fiscal.


Los estados financieros son revisados por los propietarios para conocer si su inversión fue redituable, por los directivos de la empresa como elementos de juicio para la toma de decisiones, por los trabajadores para verificar el correcto reparto de utilidades.

Y externamente, por los acreedores para el otorgamiento, ampliación o suspensión de créditos, por los inversionistas potenciales y por las autoridades hacendarias, para verificar el pago de impuestos y la elaboración de estadísticas nacionales.


Los estados financieros se clasifican en Básicos y Accesorios:

Básicos o Principales Accesorios o Secundarios

Proporcionan información fundamental sobre la situación financiera y los resultados de una entidad económica.

Se deriva de los principales y proporcionan información analítica o a detalle sobre ellos.

• Estados financieros o balance general

• Estados de resultados o de perdidas y ganancia

• Estado de cambios en la situación financiera

• Estado de movimiento en el capital contable

• Estado de costo de lo vendido

• Estado de costo de producción

• Estados especiales

Unidad II Procedimientos ContablesBalance General

El balance general de una empresa señala la situación financiera a una fecha determinada, mediante la relación de sus recursos, obligaciones y patrimonio, debidamente valuados en términos monetarios.

Refleja las cuentas patrimoniales (activo y pasivo) y el resultado de ejercicio en un momento determinado (no aparecen las cuentas de resultados, así como las de ingresos o gastos). Hay dos formas de presentar el balance general, a manera de reporte y de cuenta.

Ejemplo No. 1 Lectura No. 6

Unidad II Procedimientos ContablesRegistro contable del IVA

El registro contable del IVA es muy importante, pues intervienen en un sin número de operaciones de una empresa y tiene que ver con aspectos legales: la tasa, actividad de la empresa, zona de ubicación, concesiones especiales.

Con frecuencia las tasas de este impuesto sufren modificaciones por lo que es indispensable conocer las disposiciones legales que contienen las tasas vigentes, para su correcta aplicación.

Unidad II Procedimientos ContablesRegistro contable del IVA

El aspecto legal de este impuesto señala aspecto como:

En el aspecto contable, el IVA lo causan infinidad de valores y además existen diferentes tasas por lo que, para su correcta determinación es preciso identificar por lo menos:

• Sujetos de impuesto• Sujetos obligados al pago del

impuesto• Aplicación de la tasa del 16% y del

11%• Cálculo del impuesto• Descripción de los valores• El traslado del impuesto y la forma en

que se deben de trasladar• Las devoluciones, descuentos o

bonificaciones• Pagos provisionales y plazos para su

presentación• Pago anual y plazos para su

presentarlo.

• Actividad o giro de la empresa• Zona o lugar de ubicación• Concesiones especiales otorgadas.


Unidad II Procedimientos ContablesSueldos y salarios

En México los sueldos y salarios, así como las prestaciones (en dinero o en especie) y la seguridad social que reciben los trabajadores, son objeto de diversas contribuciones (impuestos a favor del gobierno federal, gobierno local, etc.)

Al igual como se hizo en la descripción del IVA, se presenta la información resumida a fin de ubicar un panorama completo del tema. Los impuestos que determinan en este rubro, son calculados casi en su totalidad, por el funcionario responsable, y de acuerdo a los registros confidenciales que tiene la empresa.


Impuesto sobre la renta (ISR).

Este impuesto se basa en la Ley del Impuesto Sobre la Renta que incluye:

RetencionesObliga a los patrones a efectuar las retenciones mensuales a quienes le presten servicios personales subordinados, los cuales enteraran por los mismos periodos y en las mismas fechas de pago que efectúen sus pagos provisionales del ISR y tendrán el carácter de pagos provisionales del trabajador a cuenta del impuesto anual.

Calculo de la retenciónLa Ley establece una mecánica para la determinación del impuesto a retener. También la Secretaria de Hacienda y Crédito Público mediante la resolución que establece reglas de carácter general aplicables a los impuestos y derechos federales, excepto los relacionados con el comercio exterior.



Ejemplo:

Para registrar la obligación a cargo del negocio por sueldos y salarios e impuestos por pagar en el Diario es:

Gastos de operación (gastos de venta y administración) $ 3 281 35

Sueldos y salarios $ 2 945 00

IMSS (cuota patronal) 336 35

Sueldos y salarios por pagar $ 2 903 15

Impuestos por pagar 378 20

IMSS (cuota patronal) 336 35

IMSS (cuota retenida al trabajador) 41 85

La aportación al IMSS retenida al trabajador no debe ser considerada como un gasto de la empresa, ya que es descontada del sueldo del trabajador

Unidad II Procedimientos ContablesActividad No. IV.- Registros en Libros

Instrucciones:

a) El ejercicio se divide en dos partes: en la primera registrarás operaciones en el libro Diario; y en la segunda, lo harás en el Mayor.

b) En el libro Diario hay una serie de redacciones explicando la operación que debe registrarse

c) Escriba la cuenta de cargo y abono de cada operación, con la cantidad respectiva. La primera operación es un ejemplo que ilustra el ejercicio.

d) Coloca el número de cuenta en el lugar indicado en su diario, para ello toma los datos del siguiente catalogo de cuentas.

Cuentas del Activo Cuentas del Pasivo Cuentas del Capital

1000 Caja 2000 Proveedores 3000 Capital, La Zeta S. A.

1001 Banco Preferido S. A. 2001 Acreedores diversos 4000 Ventas

1002 Clientes 2002 IVA por pagar 5000 Costo de ventas

1003 Documentos por cobrar 2003 Documentos por pagar 5001 Gastos de venta

1005 Almacén 2004 Acreedor hipotecario 5002 Gastos de administración

1202 IVA acreditable 5003 Gastos y productos financieros

Ejemplo No. 4 Formato No. 3

Unidad III Principales Procesos de las Áreas de Finanzas y Recursos Humanos

Objetivo de la Unidad

Distinguir los elementos que intervienen en los procesos financieros, para un adecuado desempeño del área administrativa


Áreas del proceso administrativoLa efectividad de una empresa no depende del éxito de un área específica sino del ejercicio de la coordinación balanceadas entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales que son:

Producción• Es el área que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la

elaboración del producto / servicio, suministra y coordina la mano de obra, instalaciones, materiales y herramientas requeridas

Mercadotecnia

• Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.

Recursos humanos

• Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo

Finanzas

• Está área se encuentra de la obtención y control de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar adecuadamente


Las funciones de las áreasLas áreas, departamentos o divisiones se estructuran y trabajan para alcanzar los objetivos que persigue la empresa. Realizan actividades que tienen que ver con el giro de actividad, sin embargo, hay una serie de procesos más o menos homogéneos en cualquier centro de trabajo y éstos se relacionan directamente con las funciones que se realizan en:

Finanzas Recursos Humanos

• Control del dinero de la caja chica • Reclutamiento, selección y contratación

• Conciliación bancaria • Inducción, capacitación, formación y desarrollo

• Elaboración y control de pólizas • Higiene y seguridad

• Cuentas por cobrar • Servicio de bienestar social y/o beneficios adicionales

• Cobranza telefónica

• Cuentas por pagar

• Estado de cuentas de clientes

• Elaboración y control de nomina

• Archivos de documentos contables


Las funciones de las áreas

FINANZAS

Las áreas de finanzas se basan en normas de contabilidad y controles de administración financieras (procedimientos, guías y reglas) que garantizan que:

Los fondos y recursos se utilicen de manera responsable y adecuada

La información financiera proporciona una ilustración completa y precisa del ingreso y egreso de recursos y efectivo


Las funciones de las áreas

RECURSOS HUMANOS

Por su parte, las áreas de recursos humanos administran personal, buscan la mejor coordinación entre los intereses de trabajadores y empresarios. Esta coordinación se basa en:

• En el interés común de que la empresa subsista• El interés común de mejorar el rendimiento• Abatir costos, cuidar y conservar las instalaciones, maquinaria y equipo• Mejorar la calidad e incrementar la productividad y la competitividad• El desarrollo del personal• Operar bajo las condiciones de higiene y seguridad• Mantener una convivencia amable y satisfactoria


Principios del sistema de control financiero

Principios del Sistema Efectivo de Control Financiero

Responsabilidades financieras


Principios del sistema de control financiero

Responsabilidades financieras

Las conciliaciones bancarias deberán ser preparadas por un empleado que no tenga registro de firma en la cuenta bancaria, ni acceso al efectivo y no sea quien registre las transacciones en libros.

La persona que distribuye los pagos de nómina, ya sea en efectivo o cheque, no bebe ser la misma que hace los cálculos y la preparación correspondiente.


Principios del sistema de control financieroProcedimiento de control

contable y financiero

Los recibos y pólizas deben tener numeración consecutiva impresa.

Se conciliaran mensualmente las cuentas bancarias, investigando cualquier discrepancia.

Se debe llevar un registro de tiempo y asistencia de personal.

En caso de que se hagan pagos en efectivo y no con cheque, éstos deben estar amparados con su correspondiente recibo.

Con frecuencia se harán depósitos en efectivo por concepto de ventas.

El empleador (director, propietario, etc.) designará a la persona responsable de autorizar por escrito todos los pagos superiores a un monto determinado.

Todas las adquisiciones deben de autorizarse ante de realizar el pedido


Control de dinero de la caja chica

El dinero de la caja chica se considera como una cantidad propiedad de la

empresa

Se estima como una cantidad a favor de la empresa y cargo del cajero menor

En ambos casos, se realiza el asiento en la cuenta correspondiente, por ejemplo:Se expide el cheque a cargo del Banco preferido, S. A. por $ 500.00, a favor de la Sra., Adelina Viveros,

cajero menos, como primera ministración para que pague los gastos menores de la empresa.

Se registra en una cuenta de:

Activo llamada caja chica: Deudores diversos anotando debajo de ésta el nombre del cajero menor

Ejemplo No. 5


Control de dinero de la caja chica

En el Diario En el Diario

Caja chica 500.00 00 Deudores diversos 500.00 00

Bancos Adelina Viveros, cajera

Banco Preferido S. A. 500.00 00 Bancos 500.00 00

Constitución del dinero de la caja chica c/cheque No. 123

Banco Preferido S. A.

Constitución del dinero de la caja chica c/cheque No. 123

• En esta forma no se registra la responsabilidad que, por el importe del dinero, tiene el cajero menor para con la empresa

• En el libro Mayor se tiene que abrir la cuenta de Caja chica, que no vuelve a tener movimiento excepto cuando la cantidad aumenta o disminuye y que por ser poco frecuente, no justifica su apertura.

• En esta forma, si se registra la responsabilidad que, por el importe del dinero, tiene el cajero menor para con la empresa.


Conciliación bancaria

La conciliación bancaria o conciliación de la cuenta de cheques, se hace para ajustar el saldo de la cuenta bancaria para reflejar los depósitos y los cheques que han sido girados, pero aún no cobrados, lo anterior permite:

• Registrar el dinero que hay en la cuenta

• Evitar sobregiros

• Prevenir errores en el traslado de efectivo, es decir errores en los cobros (abonos o depósitos) y en los pagos (cargos o retiros)

• Asegurar el monto mínimo que debe quedar en la cuenta de cheques para evitar cargos por parte del banco


Pasos de la conciliación bancaria

1. Obtén el estado de cuenta bancario2. Coteja el estado de cuenta contra su control interno3. Haz la conciliación

En el ejemplo que revisaste en los pasos anteriores hay un saldo negativo. Es conveniente verificar que en la cuenta del banco no se sobregire, esto es, extienda cheques que no pueda cubrir, ya que la mayoría de los bancos tienen establecidas políticas para mantener un saldo mínimo en la cuenta o para extender cierto número de cheques sin cargo adicional.

Los cheques deben de expedirse de modo consecutivo

Existen los casos de depósitos en la cuenta de cheques de otros bancos, éstos pueden ser rechazados por un mal llenado o por falta de fondos. Verifique los antes posible, que el deposito este concretado, de lo contrario perderá el control de su saldo real por los cargos que genera una operación rechazada.


Pasos de la conciliación bancariaObtenga el estado de cuenta bancario

Banco Preferido, S. A. CUENTAS DE CHEQUESESTADO DE CUENTA

No. se cuenta449993886Fecha: 31/09/02 Hoja 1 de 1

RFC ROMG601212A30 Periodo 01/09/02 a 30/09/02

FECHA DE OPERACIÓN REFERENCIA A / CONCEPTO CARGOS

(DEBE)ABONOS(HABER) SALDO SALDO

DISPONIBLE

15/09/02 Apertura de cuenta $ 25,000.00

18/09/02 Cobro de cheque No. 52792 $ 6,500.00 $ 18,500.00

20/09/02 Deposito en firme $ 13,500.00 $ 32,000.00

21/09/02 Cobro de cheque No. 52793 $ 2,500.00 $ 29,500.00

25/09/02 Cobro de cheque en ventanilla No. 52797 $ 13,000.00 $ 16,500.00

30/08/02 Intereses acreditados por cuenta $ 11.20 $ 16,511.20 $ 16,511.20

LIQUIDACIÓN DE INTERESES ACREEDORES



Coteja el estado de cuenta contra su control interno

• Revisa cuidadosamente, depósitos y cargos • Verifica los cheques pendientes (aquellos emitido pero que no se

han cobrado)• Añade cualquier depósito, anotando en tus registros internos, y

que no estén registrados en tu estado de cuenta• Suma las columnas “Debe y Haber”. Coloca el resultado en la

última fila• Realiza la resta correspondiente entre el total de la columna

“Haber” menos el total de la columna “Debe” de “Saldo”



REGISTRO INTERNO DE MOVIMIENTO BANCARIOS Mes: Septiembre 2002

Fecha ConceptoCheque

No.Debe Haber Saldo Comprobación

15 Apertura de cuenta $ 25,000.00

18 Pago de renta 52792 $ 6,500.00 $ 18,500.00

20 deposito de ventas $ 13,500.00 $ 32,000.00

21 Pago a proveedor “Las Trancas S. A.” 52793 $ 2,500.00 $ 29,500.00

22 Cheque cancelado 52794 $ 0.00 $ 29,500.00

25 Cheque personal para Manuel García 52797 $ 13,000.00 $ 16,500.00

26 Deposito de ventas $ 20,000.00 $ 36,500.00

30 Pago de nómina 52795 $ 20,000.00 $ 16,500.00

30 Interés acreditados por cuenta $ 11.20 $ 16,511.20

30 Deposito pago parcial del Sr. García $ 5,000.00 $ 21,511.20

30 Pago de Luz 52796 $ 523.15 $ 20,988.05

$ 42,523.15 $ 63,511.20 $ 20,988.05



Haz la conciliación

• Al saldo del estado de cuenta del banco, resta los cheques no cobrados o las disposiciones por cajero automático

• Suma los depósitos no contabilizados por el banco, cuando así suceda

• El resultado es el saldo que tienes en la cuenta bancaria• No olvides considerar:

a) Deducciones por tarifas de servicios u otros cargosb) Adicione por depósitos directos e intereses devengados



Conciliación bancaria del mes de ……….. Septiembre

Saldo según arroja el estado de:• Cuenta del banco ………………………

MENOS• Cheque no cobrados …………………..

• No. 52795 pago de nómina $ 20,000.00• No. 52796 pago de luz $ 523.15

SALDO

MÁS• Depósitos no contabilizados por el banco …..

• Fecha 26/09/02 por $ 20,000.00• Fecha 30/09/02 por $ 5,000.00

$ 16,511.20

$ 20,523.15

- $ 4,011.95

$ 25,000.00

SALDO QUE ARROJA LA CUENTA DEL BANCO $ 20,988.05

administracion y contabilidad basica

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