Administración

Javier Benavides Pañeda

Capítulo 2

Planeación

Concepto de planeación

La planeación implica tomar las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro

Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo

La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación

El primer paso en un buen proceso de planeación estriba en seleccionar algunos objetivos útiles

Propósitos de la planeación

Se refiere a las condiciones que rodean un curso de acción propuesto, de suerte que el elemento riesgo sea conocido y fijado como una probabilidad

La planeación no elimina el riesgo Provee las bases para determinar el grado de

riesgo en términos más precisos Sin planes no se pueden realizar las demás

funciones de la administración

Importancia de la planeación

Es la herramienta que ayuda a los administradores a desarrollar nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios de mañana

Atisba el futuro, anticipando el posible derrotero de los acontecimientos

Principios de la planeación

Factibilidad Objetividad y cuantificación Flexibilidad Cambio de estrategias

Contribuciones a los objetivos generales Eficiencia de los planes Primacía de la planeación Extensión de la planeación

Ventajas de la planeación

Propicia el desarrollo de la empresa Reduce los niveles de incertidumbre Prepara a la empresa para hacer frente a las

contingencias que se presenten Reduce al mínimo los riesgos Establece un esquema o modelo de trabajo Proporciona los elementos para llevar a cabo el

control Disminuye al mínimo los problemas potenciales

Desventajas de la planeación

No se puede contar con datos precisos sobre el futuro

En algunos casos, su costo puede exceder a su utilidad

En ocasiones paraliza la iniciativa individual

Puede retardar la acción

Previsiones administrativas

Las principales previsiones que se realizan actualmente giran en torno al pronóstico de las ventas, analizando el mercado en cuanto a sus tendencias y prácticas de consumo

Entre los métodos de previsión cuantitativos utilizados se cuenta con los relativamente sencillos que utilizan datos históricos como: El de medias móviles La suavización exponencial Los métodos de tendencia basados en regresión La descomposición de series cronológicas Los denominados ARIMA

El proceso de previsión

Definir objetivos Determinar que hay que pronosticar Fijar las dimensiones temporales Consideraciones sobre los datos Selección del modelo Evaluación del modelo Preparación de la previsión Presentación de la previsión Seguimiento de los resultados

Clasificación de los tipos de planes

Por su clase o básicos Objetivos Estrategias Políticas Procedimientos Programas Presupuesto

Por su uso De uso único De uso repetitivo

Por su periodo o por tiempo Largo plazo Mediano plazo Corto plazo

Por su nivel jerárquico Estratégicos Tácticos Operativos

Planes comunes (clasificación por clase)

Metas Propósito Misión Visión Valores Objetivo

Políticas

Políticas. Son declaraciones amplias y generales de acciones esperadas

Manual. Es un documento que contiene información, instrucciones, historia, organización, políticas o procedimientos de una empresa, existen diferentes tipos de manuales: Manuales de bienvenida Manuales de objetivos Manuales de políticas Manuales de procedimientos Manuales de organización Reglamento interior de trabajo

Procedimientos

Son los plan es que describen detalladamente la secuencia de pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de la manera más eficiente

Programas

Los diferentes programas se encuentran bajo distintas formas: InvestigaciónAmpliación de ventas InventariosRequisitos de producciónNecesidades financieras

Presupuestos

Es el instrumento de planeación fundamental de muchas organizaciones

Es necesario para el control, pero no puede servir como estándar de control a menos que refleje los planes

La toma de decisiones

Implica necesariamente que se tienen varias alternativas para solucionar problemas o para aprovechar las oportunidades que se presentan

Se pueden tomar en forma individual, aunque el mejor criterio es que sean tomadas en equipos

Puede realizarse siguiendo un método científico, que comprende de la fijación de una meta, la definición de un problema, la recopilación de información, la identificación de alternativas, su evaluación, la elección de una de ellas, su implementación, vigilancia y realimentación para que se cumpla el objetivo

Problemas de decisión

La aplicaciones que tiene la teoría de decisiones a la solución de problemas reales es muy amplia: En las decisiones de producto En el diseño de sistemas En la distribución de la planta En la fijación de precios En la decisión de hacer o comprar Creación de escenarios futuros Logística de distribución…etcétera

Problemas

Significa no poder lograr los resultados, y no debe confundirse con los obstáculos

El problema se debe plantear en forma inteligente

El estudio del problema debe convertirse en un análisis de la situación de oportunidad

Para solucionar problemas es recomendable que la toma de decisiones sea grupal y en concenso

Objetivos

Son las metas a las que queremos llegar Son una declaración específica de los resultados que

buscamos Es de suma importancia porque constituye los criterios

de la decisión Los objetivos que se persigan deben ser cuantificables

para que permitan medir el grado alcanzado Deben tener una gran perspectiva de tiempo y ser

ambiciosos, además de factibles

Alternativas

La generación de las mejores alternativas implica una serie de pasos: Tener en mente el propósito y los objetivos que se presenten Estar seguros de que cuenta con toda la información y que ésta

fue reunida con inteligencia Considerar mediante una lista de verificación todas las

alternativas posibles Eliminar por orden decreciente de importancia aquellas

alternativas que no satisfagan los criterios Escoger la mejor alternativa y vigilarla en sus puntos críticos Realimentar constantemente su desempeño para prevenir

dificultades

Consecuencias

Para la descripción de las consecuencias se debe ensayar técnicas que mejoren nuestra práctica: Experimentar las consecuencias Usar escalas comunes para describir las consecuencias No se debe valer sólo de datos exactos Aprovechar al máximo la información disponible Servirse de expertos Elegir escalas precisas

Transacciones

Es una de las cosas más difíciles en la toma de decisiones

Cuanto más alternativas se tengan y más objetivos se persigan, más transacciones se tienen que realizar

Incertidumbre

La mayoría de las decisiones tienen un grado de incertidumbre porque no es posible identificar lo que ocurrirá en el futuro. Se sugiere seguir los pasos siguientes: Reconocer la existencia de las incertidumbres Pensar sistemáticamente en los resultados Identificar las probabilidades de cada uno Medir su impacto

Tolerancia del riesgo

Para incorporar en la decisión la tolerancia de riesgo se deben seguir tres pasos: Pensar bien en el atractivo de las consecuencias de

las alternativas que se están considerando Equiparar el atractivo de las consecuencias con la

probabilidad de que ocurran Ponderar atractivos por las probabilidades de que

ocurran para elegir

Decisiones vinculadas

Entender el problema básico de decisión Identificar la manera de reducir las incertidumbres

críticas Identificar decisiones futuras vinculadas con la básica Entender las relaciones en las decisiones vinculadas Decidir qué hacer en la decisión básica Tratar las decisiones posteriores como nuevos

problemas

Mantener la perspectiva

Tomar conciencia de las decisiones vinculadas tiene aspectos buenos y malos

Lo malo es que como son tan complejas, son las más difíciles de tomar

Lo bueno es que a medida que aumentan la complejidad y la importancia, aumenta también el valor del pensamiento sistemático

Trampas psicológicas

Los errores más comunes y serios en la toma de decisiones son: Trabajar en el problema que no es No identificar los objetivos clave No desarrollar una serie de buenas alternativas Pasar por alto consecuencias cruciales de sus alternativas Prestar atención inadecuada a las transacciones No hacer caso de la incertidumbre No tener en cuenta su tolerancia al riesgo No planear por anticipado cuando las decisiones están

vinculadas en el tiempo

Teoría de utilidad

Cuando se va a tomar una decisión, y ésta involucrada muchas variables aleatorias, entonces las personas se les dificulta el acto de decidir

N sólo la complejidad de los elementos que componen el sistema sino también la aleatoriedad del mismo son factores que dificultan las decisiones

Obtención de una función de utilidad

Preparación inicial Identificación de los atributos cualitativos

Monotonicidad Aversión Aversión al riesgo

Especificación de las restricciones Realizar pruebas de consistencia Elección de una función de utilidad

Teoría de juegos

Es una teoría matemática que estudia las características generales de las situaciones competitivas de una manera formal y abstracta

La formulación de juegos de dos personas con suma cero se caracteriza por: La estrategia del jugador 1 La estrategia del jugador 2 La matriz de pagos