Administracindel Tiempo

Objetivos de la ConferenciaIniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hbitos que producen derroche del tiempo!

Es importante hacer un buen Time Management?Desde ya...!!!La buena administracin del tiempo es esencial para el logro de los objetivos personales!!Hace a la eficacia y eficiencia personal!Para que esto tenga sentido lgicamente deben existir objetivos personales..!!

Cuento de la vasija y las piedras...

Qu es el tiempo..?Un recurso de caractersticas nicas..!!!No se puede comprar...No se puede alquilar...No se puede acumular...No se puede reemplazar...No se puede dejar de consumir...Hace falta para todo...No se puede tener ms...Ni menos...Le suena este nmero?292.000Esta es la cantidad de horas de vigilia con que cuenta una persona en toda su vida profesional..!!Despus de este curso: 4 horas menos!!!

La locura del tiempo...Sntomas de la locura de la urgencia..?Se acaba la hora del almuerzo..?Los videoclips...Hablar con la boca llena...Auto-mac...Comer en el escritorio...Barras de cereales...Fast-foodStressFalta de cuidado personalMala alimentacinDeshidratacin crnicaMenos horas de sueoVacaciones de fin de semana...Televisin las 24 horas....Servicios 7x24....Kioscos 7x24....Verduleras abiertas de noche...Telecommuting

Cambio de hbitos?Nadie pierde el tiempo a propsitoLa prdida de tiempo es en general involuntariaProducto de malos hbitosEntonces estamos hablando de cambio de hbitos!!

En qu perdemos el tiempoEjercicio entre todos... En qu perdemos el tiempo..?impuntualidad nuestra y de otrosdescoordinacinagotamientointerrupciones. estmulos externos aparentemente importantes. Email, celular, pager...stressDesconcentracin Objetivos incoherentes No evaluacin del accionarLa respuesta Tramposa: Lo hago porque me gusta...Vicios, pecados, errores, olvidosPreocupacinDiscusiones irrelevantesDescontrolTemor a decir NOTemor a elegirPreocupacinIraEnvidiaComodidadEncuentros casualesVaganciaCharlas de caf...Agresiones.......Peleas........Quejas........Interrupciones......Aburrimiento......Falta de objetivos......Enfermedades........Preocupacin.......Enojos........Continua postergacin....InconscienciaDemasiadas horas de sueo....Insuficientes horas de sueo....Viajes.....Telfono celular....Telfono.... Switchingprocrastinationguardar todo..., RetrasosICQVergenza, timidezMate infinitoTelevisin...Fanatismos...Modorra...10 videos para elfin de semana..Excesivo sol..Excesivo espejoExcesivos trmitesNo querer cerrar ninguna puertaOtros..??

En qu se pierde el tiempo..?Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero an no tengo objetivos...! Sobrevivo...Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo... Pregunta clave:En qu nivel estoy...?Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!!inconscienciaconcienciaDefinir Adonde y por donde ir!PLANMACROAvanzar!!!Verificando y ajustando continuamente el destino y el camino!!Arrancar!!!!IIIIIIVIHacerme cargo!!

Qu es time management?Actitud proactiva-preventivaTomar iniciativa!!Establecer objetivos -planearestrategia personal, misin y visin personalRecordarlos!Perseverancia, disciplinaNo postergarlos!Superar miedos, desarrollar autoconfianzaRevisin de actividadesDiferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantesIncrementar eficiencia!CAMBIO DE HABITOS!!TenerobjetivosLlevarlosa cabobien!Encararlos!!!Hacerse cargo!!!IIIIIIVI

Actitud proactiva-preventivaAccionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!Accionar Proactivo-Preventivotiempotiempome quejo...me quejo...me quejo...me quejo...me cuestiono...analizo...planifico...hago...disfruto...me quejo...20012010

Cmo ahorrar tiempo con prevencin?Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!!Ejemplo...Llevar el auto a una revisin peridica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos....Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos das.... En trmites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y tambin puede costar miles y miles de pesos...

Planeamiento personalCmo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..? Solo se pueden diferenciar a travs de la definicin de claros objetivos...!!

Ojo! Esto va contra la cultura actual del todo vale..?Relevantes positivasRelevantes negativasIrrelevantes o intilesObjetivos pre-establecidos

Objetivos claros = coherenciaEjemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades...Quiero ser sano / fumoQuiero vivir muchos aos / tomo mucho alcoholQuiero ser delgado / me como la vidaQuiero tener una familia / no formalizoQuiero tener mucho dinero / no trabajo duroQuiero llevarme bien con mis padres / les gritoQuiero un trabajo mejor / no buscoQuiero un pas ms sano / trabajo en Philip MorrisMe gusta la gente que no critica / criticoQuiero ser muy inteligente / no estudioQuiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpoQuiero que mejore el pas / no pago impuestosQuiero ser ms honesto / no pago multasMe gusta la sinceridad / verseoQuiero tener muchos amigos / jams los llamoQuiero que me inviten a muchas fiestas / jams organizo unaQuiero un pas ms rico / hago paroQuiero viajar / no ahorroQuiero que me quieran / tengo mal humorQuiero que me quieran / soy agresivoMe quejo de que todos manejan mal / manejo malNo me gusta la gente que insulta / insultoMe quejo de los baos sucios en los bares / me voy sin apretar el botnMe quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calleMe preocupa la pobreza / no hago nada

Tcnicas para un mejor TMTime management en una frase:Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas esas actividades en el tiempo disponible..!Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo har..Benjamin Franklin

Mejores hbitos para una mejor Administracin del Tiempo

Qu es time management..?Una clasificacin de actividades relevantes positivas!!

Actividades de mantenimiento = sobrevivir... No discrecionales deben hacerse Actividades de cambio = vivir!! Discrecionales puedo elegirOjo!! No confundir unas con otras..!!

Tcnicas para un mejor TMMinimice tiempo dedicado a actividades de mantenimiento!!! Recuerde que son medios... No fines..!!!Cuanto dedica a comer..?Cunto dedica a cocinar..?Cunto dedica a aseo..?Cunto dedica a shopping..?Cunto dedica a descanso..?Cunto dedica a relax..?Cunto dedica a tomar sol..?Cunto dedica a jugar..?Cunto dedica a limpiar la casa..?Cunto dedica a mantenimiento del auto..?Etc.........

Tcnicas para un mejor TMAutomotveseDesarrolle actitud positivaEvite a las personas crticasEvite criticarTrate siempre de hablar de lo bueno del mundoAuto-prmiese al completar tareas Ayude a otros...Imagnese en la situacin deseada...Todo cambio comienza con un pensamiento....!!!!!!!

Tcnicas para un mejor TMFirst-things-first!Primero lo primeroLa vasija, las piedras y la arena....Defina prioridadesDiferencia claramente lo urgente de lo importanteAplique la Regla de 80-20Asegrese de no estar postergando algo de alta prioridad... Solo porque no es urgenteNunca pierda de vista las prioridades bsicas..Familia, hijos, salud, calidad de vida, educacin...

Tcnicas para un mejor TMEvite caer en el perfeccionismo exagerado!No hay nada ms triste que una persona capaz que nunca hace nada...Porque nunca es suficiente....Critica a todo por su falta de perfeccin...Pero no se da cuenta que su propio perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles..Recordar que lo perfecto es enemigo de lo posible....Elimine el Procrastination!!

Tcnicas para un mejor TMTome consciencia de los costos reales de las cosas..!!Cual es el costo de ir al cine..?El costo de un depto..?Cul es el costo de su tiempo..?Qu prioriza..? Ahorrar tiempo o ahorrar $$$..?No compre NADA que luego le cueste demasiado mantener..!!!No se deje llevar por el impulso consumista...No caiga en la trampa material...

Tcnicas para un mejor TMManeje expectativas...!!Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean...!Nunca prometa demasiado...Mejor prometa poco... Y exceda expectativas..!!!Si uno no maneja las expectativas de otros... Ellos mismos las generarn... A su propio gusto...!!!!Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!!

Tcnicas para un mejor TMAprenda a decir NO!!!Aprenda a hacerlo sin agredir...Sin ser desagradable...Te agradezco mucho la invitacin... Realmente sos una persona de primera... Pero lamentablemente no podr ir...Gracias.... Pero NO....Es increble la cantidad de tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......Aprecio mucho tu invitacin pero....NO GRACIAS!!!

Tcnicas para un mejor TMAprenda a reclamar!!!Aprenda a hacerlo sin agredir...Sin ser desagradable...Le ruego me disculpe...... Pero creo que a este plato le falta..... Puede ser..?Disculpeme que lo interrumpa....Seor, podra Ud.. por favor aclararme este.....Tengo un problema seor... Podra Ud ser tan amable de ayudarme..,?Armar escndalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!!Nunca de entrada....!!

Tcnicas para un mejor TMElija a las personas con que desea interactuar..!!!!!Las relaciones no son obligatorias..!Si tengo una relacin con alguien a quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!!No pierda tiempo con gente no-compatible..!!Busque afinidad en la gente que lo rodea...Busque buenas influencias...!Relacinese con gente que comparta sus objetivos..!!!!Haga contactos y arme equipo!

Tcnicas para un mejor TMUse To-do-lists!!Haga to-do-lists diarias, al iniciar el da... Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribirCuestione TODOS los puntos del to-do-list..!! por qu debo hacerlo? para qu..? y si no lo hago..?No haga nada hasta no tener el to-do-list definidoOrden ANTES de la ACCION!!Mantener to-do-list separada para proyectos

Tcnicas para un mejor TMElimine hbitos que provocan derroche de tiempo!!!!Volver a dormirse despus de despertarse...Chateo en internet...Charlas de caf....Charlas telefnicas sin objeto...Excesiva TV, programas sin valor agregadoChusmero......Manas....Cigarrillo, bebida,Hobbies tontos....Broma continua...

Vicio del doble sentido...Excesivo tiempo dedicado a cocinar, comerShopping...Juegos de PC...Cine,Alquiler de videos...Ftbol...Paseos...Viajes de placer...Otros..?

Tcnicas para un mejor TMEvite distracciones...Bloqueelas fsicamente..!!!Encirrese si es necesario No interrumpa... Para no ser interrumpidoEstablezca tiempo para no atencin de visitasAsegrese momentos de aislacin...rmese un lugar para estar en soledad...No acepte interrupciones gratuitas...No acepte la charla automtica de otros...Disee un lugar de trabajo productivoIntegrar todos los elementos necesariosHaga una lista de las herramientas que necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar...!Haga que su lugar de trabajo sea agradable...

Tcnicas para un mejor TMDelegue!!!No haga actividades para las cuales est sobrecalificado...!!!Todo aquello que pueda delegar... Delguelo..!Recuerde que antes de delegar debe ensear....Solo resrvese actividades de su core business.....Delegar es para una persona como tercerizar es para una empresa....Delegue... O tercerice... Todo aquello que otro pueda hacer mejor....!Ej.: dbito automtico... Limpieza... Shopping...

Tcnicas para un mejor TMSea siempre puntual y exija puntualidad..!!Genrese una imagen de puntualidad..!Empiece cumpliendo... Para luego exigir...Si todos saben que Ud. es puntual.... Se comportarn puntuales con Ud...!!Genrese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le har perder tiempo sin sentirse culpables...

Tcnicas para un mejor TMSi trabaja en relacin de dependencia, cambie de empresa al menos cada 4 aos...!!Mantngase en forma..Capactese para serle til al mercado... No a una sola empresa..!Asegrese de ser capaz de dar valor agregado... Siempre..!No confe en su estabilidad laboral....No permita que se le cristalice la cultura de una empresa en particular....Investigue el mercado continuamente...Hgase conocer...Desarrolle su marketing personal...

Tcnicas para un mejor TMTrabaje duro para eliminar sentimientos intiles..! Son una de las principales fuentes de prdida de energa...Pre-ocupacin, rencor,bronca, envidia, miedocelos... ansiedadEtc.....!

Tcnicas para un mejor TMElimine el vicio argentino de la queja continua..!!!!La queja continua inconsciente es una prdida continua de tiempo y energa..!! Sin mencionar la desmotivacin que provoca en los dems..!No entre en crculos viciosos de queja ritualAprenda a ir al grano...Mantenga el foco en las conversaciones...No permita cambio de tema sin razn...No permita que el otro se desve...Acostmbrese a no permitir la charla de bueyes perdidos... salvo que ste sea exactamente el objetivo...!!NUNCA termine una conversacin sin resultado...Si el tema no se cerr, defina prximos pasos...

Tcnicas para un mejor TMAprenda a utilizar herramientas de productividad personalPCInternet e-shoppingCorreo electrnicoForos de discusinHerramientas de mailingTelecommutingPDAsAgendasTelfono - celular - contestador - fax

Tcnicas para un mejor TMHaga un buen manejo de las reunionesMinimice la cantidad de reunionesSi una decisin la puede tomar solo, pues tmela!Llame a reunin solo si es realmente imprescindibleAsista a una reunin solo si es imprescindible...Prepare las reuniones con anticipacinDefina los objetivos de antemano Establezca hora de comienzo y finGenere una minutaEn la minuta, que nunca falte un plan de accin con fechas y con responsables!

Tcnicas para un mejor TMManeje eficientemente los papelesManipule documentos una sola vez!Genere algn sistema de archivo.. En el trabajo y en su casa...Se archiva ordenadamente... O se tira..!!!Tire inmediatamente lo que no sirveNo cajoneeNo apile papelesMinimice suscripciones a revistas y diarios...

Tcnicas para un buen TMAprenda a comunicarse eficazmenteEstablezca objetivos para sus contactos Mejore su forma de expresarseMejore su imagenAprenda a adaptar su comunicacin a las otras personas!!Utilice redundancia para eliminar malos entendidosNUNCA asuma...Aprenda a preguntarAprenda a escucharNo prejuzgue!Verifique siempre sus comunicaciones!!

Tcnicas para un mejor TMEvite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..!Contrlese...No agreda a nadie...Trate bien a todos...No critique...Sea amable...Salude y agradezca efusivamente... Siempre y en todo lugarEvite cualquier tipo de contienda legal...Evale costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!

Tcnicas para un buen TMManeje eficientemente el e-mailNo enve ms emails que los que quisiera recibir...!Sea breveNo genere conflictos por mailJams un email negativo...Use el email para desarrollar contactos positivos...No genere cadenas....No utilice copias en forma indiscriminadaclasifique los mails apenas llegan...Borre inmediatamente los que no sirvanNo baje ningn archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr)Haga buen uso del telfonoConcentre la realizacin de llamadasUse contestador con altavozNo atienda todas las llamadas!Establecer un tiempo fijo de no atencin de llamadasLimite la duracin de las llamadasElimine hbito de colgarse al telfonoCierre las llamadasUtilice telfono manos libresUtilice inalmbricoTenga detector de caller-idUse el telfono .. No deje que l lo use a Ud..!

Tcnicas para un mejor TMSimplifique su vida personal..!Evite aparatos sofisticados...Use tecnologa mainstreamNo se entusiasme con chichesEvite ropa caraEvite influencia de la modaEvite todo producto que exija demasiados cuidados...Evite productos que no pueda mantener de taquitoEvite salidas caras y sofisticadas...Evite muchedumbres...Evite colas...Haga trmites por telfono o internet...Utilice dbito automtico...Limite sus pertenencias a las mnimas necesarias...

Tcnicas para un mejor TMMantenga un buen estado fsico y mentalincluya momentos de relajacin en el da, brevesen da y hora fijos practique deporte...tenga actividades variadascamine muchoduerma las horas necesariasno duerma de ms...tome MUCHO lquido...Lvese la cara frecuentemente....Elimine el alcohol...Coma liviano... Siempre...Desarrolle alguna actividad artsticaCapactese continuamenteEvite el burn-out

Tcnicas para un mejor TMEstablezca rutinas para las actividades continuas!divida el tiempo para pensar y para hacer... y para descansar...Establezca un plan semanal fijo!!!Aproveche los tiempos muertos...Siempre lleve encima algo til para leer... Y un anotador para actualizar to-do-lists...Utilice libros en CD o cassette... Para viajes....Acostmbrese a nunca estar sin hacer nada... A menos que realmente necesite descansar..!Busque la forma de eliminar viajes repetitivos

Tcnicas para un mejor TMAcostmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..! Ordene tareas para lograr un mximo nivel de superposicinEjemplo para ordenar:Poner a llenar la baadera para tomar un bao de inmersinEstacionar el autoDescargar bolsos del balLlamar el ascensorAbrir la puerta del ascensorCargar bolsos en el ascensorLlegar a casa en el autoAbrir la cocheraIr al bao a lavarme las manos y hacer mis necesidades....Enviar un mail urgenteEscribir un informe... No urgentePoner agua para hacer un tPrender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo ms posible antes de ir a dormir...Bajar del ascensorDescargar bolsosAbrir puerta del depto con la llaveEntrar con el auto a la cocheraEntrar al depto...Prender la pc