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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

DE GESTION (MECI - CALIDAD)

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 1 DE 25

ACTA No. 018 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI- CALIDAD), COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.

OBJETIVO: Mantener informada a la Alta Dirección sobre los resultados de la evaluación practicada por el

Grupo de Trabajo de Control Interno de la Entidad; en forma sistemática e independiente al funcionamiento,

cumplimiento y resultado de los objetivos, procesos, planes y programas, entre otros, analizando las

debilidades y fortalezas de los controles implementados, utilizando para ello los Principios y Técnicas de

Auditoría generalmente aceptados; presentar las recomendaciones necesarias para el mejoramiento continuo

de los instrumentos del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD, con base en las evidencias analizadas y efectuar seguimiento permanente al cumplimiento de éstas (acciones correctivas y/o acciones preventivas).

FECHA DE LA REUNIÓN: Diciembre 15 de 2015.

LUGAR: Sala de junta del tercer piso.

INTEGRANTES:

• Dr. JAIME LUIS LACOUURE PEÑALOZA, Director General.

Dr. LUIS ALFREDO ESCOBAR RODRIGUEZ, Secretario General.

Dr. JOSE JAIME AZAR MOLINA, Subdirector de Prestaciones Sociales.

Dr. MAURICIO ALEJANDRO VILLANEDA JIMENEZ, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Dra. MARIA MARGARITA CARDENAS CORTES, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

Dr. CIRO JORGE SANCHEZ CASTRO, Jefe del Grupo de Trabajo Control Interno.

INVITADOS: Dr. LUIS ALBERTO SEGURA BECERRA, Coordinador GIT Gestión Bienes y Servicios Administrativos.

Dra. LUZ FANY VACA GUTIERREZ, Coordinadora del GIT Presupuesto y Gestión de Cobro Persuasivo.

Dr. JULIO CARDENAS LAZZO, Coordinador GIT Contabilidad.

Dra. RITA OMAIRA MARTINEZ AVELLANEDA, Coordinador GIT Tesorería.

II> Dra. MARIA ALEJANDRA OTERO PLATA, Coordinadora del GIT Gestión Prestación Servicios de Salud.

Dr. HUMBERTO MALAVER PINZON, Coordinador GIT Gestión Prestaciones Económicas.

INDIRA VANESSA IRIARTE MOSQUERA, Profesional de Subdirección de Prestaciones Sociales.

Ing. LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO, Profesional del Grupo de Trabajo Control Interno.

Ing. DEMA CONSUELO FERNANDEZ RODRUIGUEZ, Profesional de la Oficina Asesora de Planeación Y

Sistemas.

Ing. YAJAIRA KARINA GONZÁLEZ PELÁEZ. Profesional de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Ases Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012


FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 2 DE 25

MINSALUD

DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

El presente informe es presentado por la Ing. Lina Alejandra Morales, profesional del Grupo Interno de Trabajo Control Interno.

1. RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD)

Información revisada:

RESULTADOS DE EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE AUDITORIAS PARA EL I SEMESTRE DE 2015,

Resultados de la revisión: Mejora del SIG Mejora del servicio Aplicación de recursos

Resultado de Auditorias de Calidad, S.E.I, y Seguimiento

TIPO DE AUDITORIA No. AUDITORIAS PROGRAMADAS

No. AUDITORIAS EJECUTADAS

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

CALIDAD 14 14

100% S.E.I. 46 46

SEGUIMIENTO 11 11

Durante el I semestre de 2015 se realizaron: 14 auditorías de Calidad, 46 auditorías de

Evaluación Independiente, 11 auditorías de Seguimiento a los Planes Institucionales las cuales

estaban programadas y fueron ejecutadas al 100% en términos de oportunidad. Así mismo fue

realizada por parte del ente certificador la primera visita de seguimiento a la recertificación 2014-2017.

Durante la ejecución de las diferentes auditorias se encontraron las siguientes No conformidades

así: 62 No conformidades reales y 53 No conformidades potenciales, para un total de 115 no conformidades durante el I semestre de 2015. Las mismas se encuentran documentadas en su totalidad, pero no todas se encuentran ejecutadas al 100%.

Desglose detallado de los

resultados:

e

Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN O NI I N SALU o

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 1 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 3 DE 25

Resultado de Auditorias de Seguimiento a los Planes Institucionales

SECILITIVIIEINTTO A PLANES

AUDITORIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (COR, CALIDAD Y CONTROL INTERNO)

POFt.CNTAJE DE CUMPLIMIENTO

50%

AUDITORIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 52%

MEDICION A LA GESTION DE LOS PROCESOS A TRAVES DEL PLAN DE ACCION I SEMESTRE DE 2015

85%

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES ESTRATEGICOS 9"

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR PROCESOS

92%

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG. 38%

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO 58%

Esta tabla indica el porcentaje de cumplimiento de los Planes Institucionales a junio 30 de 2015, obteniendo el porcentaje de cumplimiento más bajo el Plan de Fortalecimiento del SIG con 38%, El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano obtuvo un nivel de cumplimiento del 58%, este plan debe tener siempre un porcentaje de cumplimiento del 100%.

Resultado de Auditorias Médica

TIPO DE AUDITORIA No DE AUDITORIAS PROGRAMADAS

No DE AUDITORIAS EJECUTADAS

CUMPLIMIENTO

Medicas 907 907 100%

Durante el primer semestre del 2015, se realizaron 907 visitas de auditorías a las IPS incluidas en la red de prestadores a nivel Nacional, a efectos para revisar los diferentes procesos de atención y determinar el cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos en el plan de beneficios y condiciones. Estás auditorias equivalen al 100% de las programadas en el semestre.

Adicionalmente se realizaron 86 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor número

1 )\, Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

Retroalimentación del Ciudadano

Durante el I semestre de 2015 se presentó un informe consolidado de petición, quejas, reclamos y sugerencias de la siguiente forma:

Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por Servicios

SERVICIOS TOTAL PENDIENT

E RESUELTAS PORCENT

AJE CONSULTA EXTERNA 585 6 579 42% HOSPITALIZACIÓN 39 0 39 3% CIRUGÍA 123 1 122 9%

URGENCIAS 31 0 31 2% MEDICAMENTOS 364 2 362 26% COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO

120 0 120 9%

ADMINISTRATIVAS 46 0 46 3% VALORACIONES MÉDICO LABORALES 15 0 15 1% QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 11 0 1 1 1% ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS

12 0 12 1%

AFILIACIONES 7 0 7 1% CARNETIZACIÓN 3 0 3 0% PRESTACIONES ECONÓMICAS 1 0 1 0% OTRO 26 0 26 2% TOTAL 1383 9 1374 100%


resultados'


• r 11U,Zil'IWIL;(111i:If ,:¿ :,.



,

MINSALUD


Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de

mejora:

realizado en algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de

atención del servicio de salud en forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solución a

dificultades en la prestación de los mismos.

N/A

2. SATISFACCIÓN, RECLAMOS Y RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

Análisis de la satisfacción de los

clientes: INFORME DE PERCEPCIÓN QUEJAS Y RECLAMOS

Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de

recursos •

•


C7 f1Y ,, 'P Will- (191:ii:. t i)14:1..1:


SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (1) MINSALUD


v El servicio que presento mayor número de PQRS fue el de consulta externa con un total de 585 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, el servicio que menos presento PQRS fue el de prestaciones económicas con un total de una (1) petición.

Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por División

DIVISION ENERO

MES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

ANTIOQUIA 9 7 12 9 8 10 CENTRAL 71 70 73 37 53 45

MAGDALENA 44 41 76 76 59 75 PACIFICO 70 69 55 53 51 61

SANTANDER 46 50 54 47 22 30 TOTAL 240 237 270 222 193 221

•:• La división que mayor presento PQRS fue la división del Magdalena con 371, y la que menos presento fue la de Antioquia con 55 PQRS, la división de Central presento 349, la división del Pacifico 359 y la división de Santander 249.

Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas en Término, Fuera de Termino y Pendientes

MES EN TERMINO

RESPONDIDAS FUERA DE TERMINO

PENDIENTE TOTAL

ANTIOQUIA 20 32 3 55 CENTRAL 81 262 g 349

MAGDALENA 314 57 0 371 PACIFICO 279 80 0 359

SANTANDER 167 82 0 249 TOTAL - 861 513 9 1383

62% 37% 1%

•:•

Se recepcionaron un total de 1383 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), de las cuales se respondieron en término 861 para un nivel de cumplimiento del 62%, fuera de término 513 que equivale al 37% y pendientes por resolver 9 que equivale al 1%.

Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Recepcionadas por la Superintendencia Nacional de Salud (SUPERSALUD)

Durante el periodo evaluado se recepcionaron 572 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) de las cuales 7 quedaron pendientes.

•

C7fErlouptiligliow1V PI ilit0':B , ;


SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN s Zi M INSALUD


Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificados en Término, Fuera de Término y Pendientes.

MES RESPONDIDAS EN TERMINO

FUERA DE TERMINO

PENDIENTE TOTAL

ANTIOQUIA 14 29 1 44

CENTRAL 34 209 6 249

MAGDALENA 92 34 0 126

PACIFICO 80 56 0 136

SANTANDER 15 2 0 17

TOTAL 235 330 7 572

41% 58% 1%

v Se recepcionaron 572 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, de las cuales se

tramitaron oportunamente 235 para un nivel de cumplimiento 41%, quedaron fuera de

término 330 que equivale al 58% y 7 PQRS quedaron pendientes que equivale al 1%.

Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por División

DIVISIÓN MES

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

ANTIOQUIA 6 5 9 8 7 9

CENTRAL 48 42 59 33 35 32

MAGDALENA 13 23 25 33 15 17

PACIFICO 21 26 28 24 17 20

SANTANDER 4 7 2 1 2 1

TOTAL 92 103 123 99 76 79

•:- La división que mayor presento PQRS fue la división Central con 249, y la que menos

presento fue la de Santander con 17 PQRS, la división de Antioquia presento 44, la

división del Pacifico 136, y la división del magdalena 126.

Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por Servicios

SERVICIOS TOTAL PENDIE

NTE RESUELT

AS PORCENT

AJE

CONSULTA EXTERNA 234 4 230 41%

HOSPITALIZACION 21 0 21 4%

CIRUGÍA 44 1 43 8%

URGENCIAS 10 0 10 2%

MEDICAMENTOS 187 2 185 33%

COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO 27 0 27 5%

ADMINISTRATIVAS 18 0 18 3%

VALORACIONES MÉDICO LABORALES 9 0 9 2%

QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 2 0 2 0%

ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE 11 0 11 2%


•, DI

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Itf"EGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD

VERSIÓN: 1


CÓDIGO: ESDESDIGF012 1 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008

() MINSALUD

PAGINA 7 DE 25

FUNCIONARIOS DEL FPS AFILIACIONES 7 0 7 1% CARNETIZACIÓN 2 0 2 0% OTRO 0 0 0 0% TOTAL 572 7 565 100%

•:• El servicio que presento mayor número de PQRS fue el de consulta externa

de 234 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias y el servicio que menos PQRS fue el de carnetización con 2.

Consolidado Por Proceso o Dependencia de las Peticiones, Quejas, Reclamos Sugerencias.

con un total

presento

y

PROCESO O DEPENDENCIA ENCARGADO TOTAL PETICIONE S EN

TRAMITE

PETICIONE

RESUELTO S

GESTIÓN SERVICIO DE SALUD 155 7 148 GESTIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS 106 14 92 PATRIMONIOS 1 0 1 G.I.T. GESTIÓN CONTABILIDAD 3 0 3 G.I.T. GESTIÓN TESORERÍA 3 0 3 G.IT. GESTIÓN BIENES Y COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS O O O ARCHIVO GENERAL 51 0 51 DIRECCIÓN GENERAL 17 1 16 ASISTENCIA JURIDICA 21 5 16 ATENCION AL CIUDADANO O O O G.I.T GESTIÓN TALENTO HUMANO O O O GESTION DE COBRO 2 0 2 SECRETARIA GENERAL O O O SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONOMICAS 14 1 13 GESTIÓN DE TICS O O O TOTA DE PETICIÓNES 373 28 345

v Se presentaron un total de 373 PQRS en las diferentes dependencias, de las

se respondieron y 28 quedaron en trámites. De los procesos que más

quejas, reclamos y sugerencias se presentaron fue en el proceso de Gestión

de Salud con un total de 155, respondiendo 148 y quedando en trámites 7.

cuales 345

peticiones,

Servicios


•

C7 n EnDlIPP!(1,11MIWil; Pi ,D E, 1

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL CALIDAD) DE GESTION (MECI •

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN i INSALUn


Comparativo

2015).

de Petición, Quejas, Reclamos y sugerencias (II Semestre 2014 y I Semestre

DIVISIONES I SEMESTRE 2015 II SEMESTRE 2014 VARIACIÓN YI O

DIFERENCIA

ANTIOQUIA 55 58 -3

CENTRAL 349 61 288

MAGDALENA 371 303 68

PACIFICO 359 455 -96

SANTANDER 249 268 -19

TOTAL 1383 1145 238

•:- Comparado el número de (PQRS) recibías en el I semestre de 2015, con la recibidas

durante el II semestre de 2014, se evidencia un aumento del 17 % es decir, 238

peticiones, quejas y reclamos más que las recibidas en el semestre anterior, el aumento

obedeció principalmente a la inconformidad de los usuarios por el servicio prestado por

EMCOSALUD.

Interviene la Dra. María Alejandra Otero y comenta que a la fecha las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias todas están respondidas, de igual forma se nota una disminución

significativa de las mismas, han venido disminuyendo consideradamente mes a mes. Las

peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que no se respondieron en términos de oportunidad tienen su justificación, debido a que en muchos casos los usuarios solicitan respuestas a fondo que la Entidad debe analizar e indagar para contestarlas y muchas veces

la Supersalud no tienen en cuenta ese tiempo que debe gastarse la Entidad para poder dar

una respuesta específica, de fondo que el usuario está solicitando, lo que conlleva a la

Entidad a comunicarse con la Supersalud para que analice la petición, queja, o reclamo del

usuario y estudie el tiempo que se puede gastar el FPS para dar respuesta.


mejora:

N/A


,

rf E/F.0(1P911 !I ,, I; ll 0 1


SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN • ThISALUO


3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO YI0 SERVICIO


CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD


recursos

e

OBJETIVO DE CALIDAD

NOMBRE DEL INDICADOR

RESULTAD O

RANGO EN QUE SE UBICA EL RESULTADO

CUMPLIMIENT O DEL

OBJETIVO 1. Reconocer las

prestaciones económicas de

acuerdo con el marco legal y ordenar el respectivo pago.

APLICACIÓN DE NOVEDADES DE

NÓMINA -

FERROCARRILE S.

100% SATISFACTORIO 100%

SATISFACTORI 0

v El cumplimiento de este objetivo se mantiene igual al semestre anterior en un nivel

de cumplimiento del 100% SATISFACTORIO, el indicador que le da cumplimiento

es el de Aplicación de Novedades de Nómina - Ferrocarriles el cual es del proceso Gestión Prestaciones Económicas.

OBJETIVO DE CALIDAD


RESULTAD O


CUMPLIMIENT O DEL OBJETIVO

2. Garantizar la prestación de los

servicios de salud, que requieran

nuestros afiliados a través de la

efectiva administración de

los mismos.

CUMPLIMIENTO PROCESO DE

COMPENSACIÓN. 100% SATISFACTORIO

100% SATISFACTORI

O

•:- Este objetivo se mantiene con el mismo nivel de calificación que el del semestre

anterior, con un nivel de calificación 100% SATISFACTORIO el cual el indicador

que le da cumplimiento es el indicador del proceso Gestión Servicios de Salud

(Cumplimiento Proceso de Compensación). .011


Análisis del comportamiento

de los indicadores:

•

C7 pl:G?pal ol i 1 livt:

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD )


' (1) MINSALUD


OBJETIVO DE CALIDAD


RESULTA DO


CUMPLIMIEN

TO DEL OBJETIVO

3. Ser modelo de Gestión Pública en el

sector social.

DIVULGACIÓN AUDIENCIA PÚBLICA DE

RENDICIÓN DE CUENTAS.

0% INSATISFACTORI

O

ACEPTABLE

OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN

DE TRÁMITES. 62%

PRESTACIÓN Y CONTROL

SERVICIO DE TRANSPORTE.

100% . SATISFACTORIO

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE

SERVICIOS PUBLICOS.

93% ACEPTABLE

PRESTACIÓN Y CONTROL DEL SERVICIO DE

FOTOCOPIADO.

100% SATISFACTORIO

IMPACTO DE CAPACITACIONES

84"/o

94% ACEPTABLE

RESULTADOS DESEMPEÑO

LABORAL. 100% "SATISFACTORIO

NIVEL DE CONTROL SOBRE LOS FACTORES

DE RIESGOS OCUPACIONALES

100% SATISFACTORIO

REGISTRÓ ESTADISTICO DE

AUSENTISMO LABORAL POR ENFERMEDAD.

96% SATISFACTORIO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE REPORTE DE

INCIDENTES Y ACCIDENTE DE TRABAJO, DE

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS RECOMENDACIO

100% SATISFACTORIO

.1).

• -


f". .,.t1 1i E


SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MINSA tir


NES.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

DE LAS CAPACITACIONES EN SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO.

89% ACEPTABLE

ADMINISTRACION DE LA

INFORMACIÓN CONTABLE.

100% .,, ^ ATISFACTORIO

PORCENTAJE DE CARTERA VENCIDA.

100% SATISFACTORIO

REPRESENTACIO N DE LA ENTIDAD CONFERIDA POR

EL REPRESENTANTE

LEGAL.

100% SATISFACTORIO

PUBLICACIONES DE CONTRATOS EN LA PAGINA

WEB.

100% SATISFÁG410

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.

490/ INSATISFACTORI

O

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS.

43% INSATISFACTORI

O

DESEMPEÑO DEL SISTEMA

INTEGRAL DE GESTIÓN.

85% ACEPTABLE

•:• Este objetivo tuvo un nivel de cumplimiento del 84% ACEPTABLE, el cual su nivel de cumplimiento de este I semestre del 2015 fue mayor que el del semestre pasado

II semestre 2014 el cual fue del 78%, sin embargo no se logró el 100% de este

objetivo debido a que los indicadores Divulgación Audiencia Pública de Rendición


•

("7 fEru.,:ppi ;.:10g111:: PI ..: ..

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL OE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )


•

k:11) , .)ALV


de Cuentas del proceso Direccionamiento Estratégico, Porcentaje de Cumplimiento

del Plan de Mejoramiento y el indicador Nivel de Cumplimiento del Plan de Manejo

de Riesgos del proceso Medición y Mejora quedaron en INSATISFACTORIO entre el

O% y el 49%. El indicador Oportunidad en la Atención de Trámites del proceso

Atención al Ciudadano quedo en el 62% MÍNIMO y los indicadores Administración y

Control de Servicios Públicos del proceso Gestión Servicios Administrativos, Impacto de Capacitaciones, Nivel de Cumplimiento de las Capacitaciones en Seguridad y

Salud en El Trabajo del proceso Gestión Talento Humano y el indicador Desempeño del Sistema Integral de Gestión del proceso Medición y Mejora quedaron entre el 85% y el 94% ACEPTABLE.

OBJETIVO DE CALIDAD


RESULTA DO


CUMPLIMIEN TO DEL

OBJETIVO

4. Mantener un sistema de

información en línea confiable para todos

los usuarios del FPS y ciudadanos, que

permita una retroalimentación

constante.

PUBLICACIÓN DE PROCESOS

CONTRACTUALES 100% SATISFACTORIO

91% ACEPTABLE

SEGUIMIENTO A LA

ADMINISTRACIÓN DE LOS

ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL FPS

— FCN.

74% ACEPTABLE

PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN

MEDIOS ELECTRON ICOS.

100% SATISFACTORIO

•:. Este cuarto (4) objetivo alcanzo un nivel de cumplimiento del 91°/ ACEPTABLE mejorando el nivel de calificación con respecto al del semestre

anterior el cual obtuvo un nivel de calificación del 85%. No se logró el 100%

debido a que el indicador Seguimiento a la Administración de los Archivos de

Gestión del FPS — FCN del proceso Gestión Documental quedo en 74°/

ACEPTABLE.

OBJETIVO DE CALIDAD


RESULTA DO


CUMPLIMIENT O DEL

OBJETIVO

5. Fortalecer la administración

de los bienes de la entidad y la óptima

gestión de los

ASEGURAMIENTO Y CUSTODIA DE

BIENES. 100% SATISFACTORIO 96%

SATISFACTOR ' 10 ::17-Y- EJECUCIÓN DEL

PAC GASTOS DE 95% SATISFACTORIO


PERSONAL .

EJECUCIÓN DEL PAC GASTOS 90% GENERALES .

EJECUCIÓN DEL PAC DE

100% SATISFACTORIO TRANSFERENCIAS.

recursos.

El cumplimiento de este objetivo se mantiene igual al semestre anterior en un nivel

de cumplimiento del 96% SATISFACTORIO, lo cual es bueno para la Entidad que

se fortalezca la administración de los bienes

OBJETIVO DE CALIDAD


RESULTA DO


IMIIIMMI

SATISFACTORIO

CUMPLIMIENT

O DEL

OBJETIVO

100% SATISFACTO

RIO

,.,a

6. Fortalecer los mecanismos de comunicación

organizacional e informativa para

proyectar los resultados de la

Gestión de la Entidad.

INFORMES PRESENTADOS A

ENTES DE CONTROL

100%

v Este objetivo se mantiene con el mismo nivel de calificación que el del

semestre anterior, con un nivel de cumplimiento del 100% SATISFACTORIO

el cual el indicador que le da cumplimiento es el indicador del proceso

Seguimiento y Evaluación Independiente (Informes Presentados a Entes de

Control).

v En general los Indicadores Estratégicos alcanzaron un nivel de cumplimiento

del 95% ubicándose en un rango de calificación SATISFACTORIO.

v Cuatro (4) de los 6 Objetivos Estratégicos u Objetivos Institucionales se

ubicaron en un rango de calificación SATISFACTORIA entre el 96% y 100%.

Dos (2) de los objetivo Estratégicos obtuvieron un grado de cumplimiento

entre el 84% y 95% ACEPTABLE.

• .

• • ftw., ;:ppliv,i mpuoil.m:

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI . CALIDAC )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MIN A .tir,



DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS 120%

00%. 100% 100% 100% 99% 99% 98% 98% 96% 94%

80% 78%

60%

40%

20%

0% • . . . . .

,0° s 1.7' 1123 ' . .c\e` '1/49 . ' (1) -Q5` .4\ c). e feta`

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e, o (3z, 1.2 (1) z.1 cl• 129 (41 a 11'5 c;`

C1

100%

60%

Resultado Medición de los Indicadores Por Proceso.

v En general los Indicadores por Procesos alcanzaron un nivel de cumplimiento del 92% ubicándose en un rango de calificación ACEPTABLE.

v Los procesos que no alcanzaron un nivel Satisfactorio fueron los procesos de Medición y Mejora, Gestión de Talento Humano, Gestión Documental y Direccionamiento Estratégico. El proceso de Gestión Bienes Transferido no ha revisado ni actualizado sus Indicadores de Gestión (Indicadores Estratégicos e Indicadores Por Proceso), por este motivo no se ha podido medir la gestión de dicho proceso.

•

C7 f EPU.:1111E;ILCIOGIV:M »Mi:

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI • CALIDAD)

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 01) MINSALUD

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 I FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 14 DE 25


mejora:

N/A


PLAN DE ACCIÓN 1 SEMESTRE 2015 100% 100%100%94% 94% 92% 85% 100%

90 80% 70% 60%

091 5 40%

10% 0%

.6% ' . Q 4'? • . j.t. • 4_,.. • .. 4y . . . ,

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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI . CALIDAD )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 00 MINSALUD




de los indicadores:


mejora:

RESULTADO DE LOS INDICADORES OPERATIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN.

Resultado Plan de Acción

v El Plan de Acción de la Entidad, para I semestre del 2015 mostró un cumplimiento del 85%, ubicándose dentro de un rango de calificación "Aceptable"; correspondiente a la ejecución de 162 productos programados, el desempeño de la mayoría de los Procesos obtuvo una calificación entre 70% y 95%.

N/A


Proceso que identifica

Resultado del Producto

PNC Identificado

y/o

Ocurrencia

Servicio No Conforme

oc Pf 610 que Genera el PNC

Tratamiento

Prestaciones

Economicas

Error en las direcciones

relacionada al radicado 87 Gestión Documental

sobre las inconsistencias en las

A pesar que el proceso de

Prestaciones Económicas informo

direcciones no se recibió por parle

del Proceso de Gestión Documental

el Tratamiento que fue dado al

Producto No Conforme Identificado.

Prestaciones

Economicas

No se evidencia documento

digitalizado en el sistema

ORFEO

2 Gestión Documental Se realizó la gestión de digitalizar el

documento requerido.

Gestión Documental

Planilla de envio de

correspondencia mal

relacionada

2 Puntos Administrativo

fuera de Bogotá

Se realizó la corrección de la planilla

por parte del punto administrativo

encargado y fue enviada de manera

correcta mediante correo electrónico

al funcionario de gestión

documental . Atención al

Ciudadano

Orientación errada vía

telefónica a usuario 2 Atención al Ciudadano

No se reportó tratamiento al producto

No Conforme Identificado.

Total PNC identificados 93

v Los anteriores servicios no conformes fueron reportados por el proceso Gestión de Prestaciones Económicas, Gestión Documental y Atención al ciudadano.

v El producto no conforme que más se reitera de manera clara y significante es el error en las direcciones dentro del aplicativo ORFEO para que sean enviadas las notificaciones y respuesta a las solicitudes instauradas por parte de los usuarios de los servicios del FPS; para este semestre se reportaron 87 productos no conformes referentes a este tema el cual es el 93.5% del total de los productos no conformes identificados para lo cual se deben buscar estrategias para contrarrestar esta situación.


de los indicadores .


•

€: .GGPPIIVUCIO , DIVSI!

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI • CALIDAD )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (1) M I NSALU D


4. CONFORMIDAD DE PRODUCTO Y/0 SERVICIO

Información revisada: PRODUCTO Y/0 SERVICIO NO CONFORME.


recursos

•

•

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°N.

"(%'" y

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IN%

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLANDE MEJORAMIENTO

100% INSTITUCIONAL PRIMER SEMESTRE 2015

75% 69% 65% 65% 51%

50% 48% 47% 38%

22%

Ii>,

(7 1 E puckp, li ES Iii(1014B 1E 111011U1

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI • CALIDAD )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN O MINSALUD



mejora:

N/A

5. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PLAN DE MEJORAMIENTO


ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS


recursos


de los indicadores:

Plan de Mejoramiento Institucional

v Con corte a junio 30 de 2015, cuenta con 124 no conformidades identificadas y documentadas, de las cuales 62 no conformidades reales fueron identificadas y documentadas durante el primer semestre del 2015, las 62 no conformidades reales restantes, venían de auditorías anteriores y que aún no han sido cerradas.

v Para las 124 no conformidades identificadas y documentadas en el plan de

»1"


•

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI • CALIDAD )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 0MIN ALUD


Mejoramiento Institucional con corte a 30 de junio de 2015 se planearon alcanzar

166 metas, de las cuales se lograron alcanzar 58 siendo un 35% del total y

mostrando una eficacia 48 de ellas y 16 fueron redefinidas para ejecutarlas en la

próxima vigencia, las 66 restantes a corte 30 de junio quedaron abiertas debido a

que algunas no inician y otras aún están en proceso siendo el 65% del total de las metas planeadas.

PROCESO

No conformidad

es identificadas

Acciones correctiva

s

Metas Programad

as

Abierta s (SI,

P)

Cerradas (100%)

Acciones Correctiva

s vencidas

en el semestre

Seguimiento y Evaluación Independiente

1 2 2 0 2 2

Medición y Mejora 9 12 11 2 9 11

Gestión servicios Salud

25 34 29 11 18 24

Prestaciones Económicas

7 7 10 5 5 10

Atención al Ciudadano

16 17 24 13 11 24

Servicios Administrativos

9 17 17 10 7 17

Gestión de Cobro

1 1 1 1 0 1

Gestión de TIC'S

6 8 8 6 2 8

Direccionamien to Estratégico 8 8 8 7 1 8

Gestión Documental 8 12 12 10 2 12

Recursos Financieros 13 15 16 16 0 16

Gestión Bienes Transferido

21 25 28 27 1 28

TOTAL 124 158 166 108 58 161

•:- Los Procesos Gestión Tic's, Direccionamiento Estratégico, Gestión Documental,

Gestión Recursos Financieros y Gestión Bienes Transferido quedaron Insatisfactorio:

Gestión Tic's con 48%, Direccionamiento Estratégico con 47%, Gestión Documental

con 38%, Gestión Recursos Financieros con 22% y Gestión bienes Transferido con

14%. El nivel Insatisfactorio se debe a que no cumplen con las acciones correctivas documentadas en el Plan de Mejoramiento Institucional.


PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS

10091 , PRIMER SEMESTRE 2015. 10096 9370 88% 88% 82% 73% 63%

58% 53% 53% 42% 35% 27%

,

30%

.> 9* ,;,* "s>

1.37

> sZI • 4: 4, 4, • > " itiT An.1

.\44,i, o,* ••

<1%

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EMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) SISTEMA ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MINSAWD



mejora:

N/A.

6. ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS O PLAN DE MANEJO DE RIESGOS


ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS


recursos


resultados:

Plan de Manejo de Riesgo

v Con corte a junio 30 de 2015, se identificaron un total 53 No conformidades potenciales. Las no conformidades potenciales identificadas durante el periodo provienen de Auditorías de control interno, Auditorías Internas de Calidad y Auditoria del ente certificador.

v De las 133 acciones preventivas existentes en el plan de manejo de riesgos, 57 se

>FP Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por

cualquier medio, sin previa autorización.

•

C") fffl.OGI ,i: I-, .(;f1: I 1.0,1W

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD)

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN M I 19SALU 0


cerraron durante el periodo, El cumplimiento del plan de manejo de riesgos para

periodo en evaluación se sitúo en 66% logrando una calificación mínima. el

PROCESO No DE NO

CONFORMIDA DES

No ACCIONE

S PREVENT

!VAS

No DE ACCIONES PREVENTI

VAS VENCIDAS

cuma,

DAS SIN

INICI AR

EN PROCE

SO

AVAN CE

PMR

ASISTENCIA JURIDICA

1 1 0 1 0 0 100%

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

8 10 6 4 0 2 93%

GESTION DE SERVICIOS DE

SALUD 10 13 12 11 1 1 88%

ATENCION AL CIUDADANO

11 12 11 9 1 1 88%

GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

8 9 9 5 0 4 82%

GESTION DE TICS 7 8 8 5 0 3 73%

GESTION DOCUMENTAL

10 11 11 4 3 4 63%

GESTION DE RECURSOS

FINANCIEROS 12 14 13 4 1 8 58%

GESTIÓN BIENES TRANSFERIDOS

8 14 12 5 1 6 53%

GESTIÓN DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVO S

9 9 8 3 2 3 53%

DIRECCIONAMIEN TO

ESTRATEGICO 9 12 12 3 3 6 42%

MEDICIÓN Y MEJORA

12 15 13 3 5 5 35%

GESTION DE COBRO

3 5 4 0 1 3 27%

TOTAL 108 133 119 57 18 46 66%

•:- Los Procesos Medición y Mejora, Direccionamiento Estratégico y Gestión de Cobro

quedaron Insatisfactorio: Medición y Mejora con 42%, Direccionamiento Estratégico con

35% y Gestión de Cobro con 22%. El nivel Insatisfactorio se debe a que no cumplen con las acciones preventivas documentadas en el Plan de Manejo de Riesgo.


ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAC )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (1) MINS l''',



mejora:

N/A

7. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN


ACCIONES DE SEGUIMIENTO POR LA ALTA DIRECCIÓN

Resultados d e la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de

recursos


resultados:

Revisados los compromisos del Acta 004 de 2014, de la Revisión por la Dirección del Sistema

Integral de Gestión, bajo los lineamientos de la Norma NTCGP 1000:2009 Y MECI 2014, se

observan los siguientes compromisos para los cuales se formuló el Plan de Fortalecimiento del

SIG: n:1> Reiterar la capacitación de la ISO 19011:2011 y actualización MECI; la gestión de la

misma se encuentra en proceso, se pretende sea realizada en el II semestre de 2015.

v Realizar seguimiento a la extemporaneidad en respuesta a quejas e informar a la

Dirección General.

• Prestaciones Económicas realice capacitación al proceso Atención al Ciudadano y

Gestión Documental con el fin de que los trámites sean radicados de acuerdo a la

solicitud y no como derecho de petición.

• Se solicita se redefinan los indicadores Estratégicos con el fin de que cada uno de los procesos establezcan los indicadores que apunten a los objetivos institucionales y tener

claridad frente a los que son por proceso.

v Redefinir los indicadores por proceso con el fin de determinar cuáles son objeto de

redefinición.

v Realizar seguimiento mensual a las metas establecidas por parte del proceso Medición y

Mejora.

v Realizar seguimiento mensual a las acciones preventivas establecidas, por parte del

.kx>


•

(1) IIIViiiIIIV II=IIDaf";11-1(11.0.M.1


SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (4) tv1INSALUD


proceso Medición y Mejora.

Revisando los compromisos adquiridos en el acta 004 de 2014, correspondiente a la Revisión por la Dirección II semestre 2014 al igual que el informe de auditoría de seguimiento realizado por el Ente certificador Bureau Ventas, se concluyó que se iban a revisar los Indicadores de Gestión de todos los procesos para asesorarse de que no se requieren los tres tipos de indicadores (eficacia, eficiencia y efectividad), para esta revisión se debe dejar constancia de la misma, ya que la Entidad si cuenta con las tres clases de indicadores al igual que también cuenta con indicadores de economía y ambiental.


mejora:

N/A

8. CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR AL SISTEMA DE INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD)

Información revisada: CAMBIOS EN EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI-CALIDAD)

Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de recursos


resultados:

• El desconocimiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD, por parte de algunos funcionarios del FPS.

)%- Incumplimiento de las acciones de mejora programadas en los diferentes planes de la Entidad, así como la desactualización de los procedimientos.

), La entrada en vigencia de la Ley 1712 DE 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

• La entrada en vigencia del Decreto 1083 del 26 de mayo de 2015 por medio del cual se adopta la actualización del MECI (Modelo Estándar de Control Interno), el cual cuenta con un manual técnico a través del cual se definen los lineamientos y las metodologías necesarias para que las entidades establezcan, implementen y fortalezcan el Sistema de Control Interno.


:IPUIPPIWAR(1111ti: Pf OLOATK

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAC )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (I MINSALUO



mejora:

N/A

9. RECOMENDACIONES PARA MEJORAR EL SISTEMA DE INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD)


INFORMES DE DESEMPEÑO

Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio Aplicación de

recursos

Las acciones de mejora para el I semestre de 2015, fueron establecidas en los Informes de

Desempeño realizados por cada uno de los procesos; como resultado de los incumplimientos en los Indicadores de Gestión (Indicadores Por Proceso e Indicadores Estratégicos), Plan de acción, Plan de Manejo de Riesgo, Plan de Mejoramiento Institucional, Plan Anticorrupción Y de Atención

al Ciudadano, Plan de Fortalecimiento del SIG.

N/A

Desg lose detallado de los

resultados:


mejora:

•

• 10. NECESIDADES DE RECURSOS

Se requieren recursos destinados a capacitar a un grupo de funcionarios del FPS en los siguientes temas:

Administración de Riesgos

Indicadores de Gestión.

yr*


MOLINA restaciones Socialel

Dr. J Sub

•

Dra Jefe Of

1 -I - GARI

ina Ase• ARDENAS

ora Jurídica ES

•

(1.7 /111:n GPPII!;G(iDNILI: hl n:910'311



,

(1) M N SALU O

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 [ FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 24 DE 25

11. OPORTUNIDAD DE MEJORA O CASOS DE ÉXITOS

Durante el primer semestre se realizó Reinducción del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD, para los funcionarios que laboran en los puntos administrativos fuera de Bogotá; dicha capacitación fue realizada por

uditores de Control Interno.

presentándose más temas se da por terminada la reunión y para constancia se firma la presente acta por lo que en ella intervinieron.

Dr. JAIME LUIS COUTURE PEÑALOZA Director General

Dr. MAURICIO VIL NEDA JJ 1ENEZ Jefe Oficina Aseso Planeación y Sistemas •

wilipiii:: lore- se Trabajo Control\emo


Á-RD r. J 4 C AS O

Coordinador GIT Contabilidad.

Dra. TA OMAI ARTINEZ AVELLANEDA

•Coordinador G!T Tesorería.

f2AC Dra. MARI&-AL. JANDRA OTERO PLATA

Coordinaáva I GIT Gestión Prestación Servicios de Salud.

lng.

• Profes

L

rofesion

ALEJM19"

• de Grule T e... Control Interno.

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I ele Subdirección

MORALES SARMIENTO

•

•e

SQUERA

clones Sociales.

•

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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD )

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MINSALUD


Dr. GURA BECERRA

Co rdina r GIT Gestión Bienes y Servicios Administrativos.

2/7. Dr UZ F N'VACA GUTÍERREZ

ora del GIT Presupuesto y Gestión de Cobro Persuasivo.

Dr. UMBERT Coor

MALAV R PI1JZON - staciones Económicas.

.11

In

Profesi

ra mA c e -7, e 'nal de o

ERNANDEZ RODRUIGUEZ

ficina Asesora de Planeación y Sistemas.

cm o k cp ¿a 1 €-¿- Y JAIRA KARINA GONZÁLEZ PELÁEZ

Profesional de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.


administraciÓn del sistema integral de …190.145.162.131/actarevisiondireccioni2015.pdf · dr....

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