ADMINISTRACION DE UN CENTRO DE COMPUTO

ADMINISTRACION DE UN CENTRO DE COMPUTO

Autor: Angel Ricardo Marchan CollazosE-mail: errex_24xd@outlook.com

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas al laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.

Las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

ADMINISTRACION

El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad.

El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles:

Planeación. Organización. Dirección y control

PROCESO ADMINISTRATIVO

Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así como el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.

Es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.

“Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían ocurrido”. Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.

PLANEACION

La computadora como herramienta establece las bases para determinar el objetivo de un centro de computo, como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, dibujo, biblioteca, etc.

Los diversos servicios que puede prestar un centro de computo, pueden dividirse en departamentos a áreas específicas de trabajo.

OBJETIVO DE UN CENTRO DE COMPUTO

La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un Centro de Cómputo; como tal considera los siguientes niveles:

Planeación Estratégica. Planeación de Recursos. Planeación Operativa. Planeación de Personal. Planeación de Instalaciones Físicas.

NIVELES DE PLANEACION

Planeación Estratégica. Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del Centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del mismo.

Planeación de Personal. ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?, ¿Cuales serán sus funciones?, ¿Que cantidad de personal será necesaria?, etc.

PLANEACION ESTRATEGICA Y DE PERSONAL

Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir la construcción del Centro de Cómputo. ¿Cuanto dinero se va a necesitar?.

Establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:

Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.

Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.

Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.

PLANEACION DE RECURSOS

¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que Software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc.

La planeación operativa de un centro de cómputo consiste en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información.

 

PLANEACION OPERATIVA

Planeación de Instalaciones Físicas. ¿En donde estará ubicado en Centro de Cómputo?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿en donde se colocará el centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o la macrocomputadora?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.

Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:

Local físico. Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.

PLANEACION DE INSTALACIONES FISICAS

Espacio y movilidad. Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.

Iluminación. El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.

Tratamiento acústico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.

PLANEACION DE INSTALACIONES FISICAS

Seguridad física del local. Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.

Suministro eléctrico. El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).

Las formas de operar un centro de computo son consideradas por varios autores como simples restricciones, es decir, el encargado del centro de computo debe decidir (de acuerdo a las jerarquías existentes en el centro de computo) quienes tendrán acceso a todo tipo de información y quienes no lo tendrán de acuerdo al área del centro de computo en que desempeñan sus labores.

ORGANIZACIÓN DE UN CENTRO DE COMPUTO

Este departamento es el encargado de operar y/ó manipular el sistema, los datos del mismo, y el equipo con que cuenta la empresa; en otras palabras el software y el hardware.

Departamento de operación

Este departamento se encarga de verificar que los programas o sistemas que se producen en el departamento de sistemas de computo estén correctamente estructurados.

Así mismo le compete a este departamento, probar el sistema ó programa tantas veces como sea necesario hasta estar seguro de su correcto funcionamiento.

Departamento de producción y control

Este es el encargado de administrar los suplementos del software, así como el responsable de dotar ó instalar en cada departamento del centro de computo, los requerimientos que para su buen desempeño sean necesarios.

En otras palabras este es el departamento que se encarga de organizar y distribuir el software necesario para el funcionamiento de los departamentos.

Departamento de administración de sistemas

Este es el encargado de codificar los programas, bases de datos, etc. Que se requieren para el funcionamiento de la empresa.

El programador captura, codifica y diseña el programa ó sistema y posteriormente lo convierte a ejecutable para su uso dentro de la empresa.

Departamento de programación

En este departamento como su mismo nombre lo indica, le corresponde implementar el software necesario de manera que a cada área del centro de computo se le destine el material que requiere para el buen desempeño de sus funciones dentro de la empresa

Departamento de implementación

Este es el encargado de verificar que el software y hardware, funcionen correctamente y en caso de que se localice algún error, deberán repararlo.

Normalmente este departamento solo existe en empresas que manejan gran cantidad de información ó dinero ya que el costo de un departamento de estos es muy alto

Departamento de soporte

ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMAS

Analista El analista de acuerdo a su perfil profesional puede

desempeñar sus funciones dentro del departamento de análisis de sistemas ó programación según lo maneja cada empresa de forma particular y de acuerdo a sus necesidades.

Si este se desempeña en el área de análisis de sistemas sus funciones serán las de detectar los problemas o carencias de la empresa, analízalos y proponer soluciones para los mismos, su colaboración con el programador podrá ser apoyada en material tal como diagramas, algoritmos y otros.

Descripción de los puestos y funciones

Gerente de Proceso

Este puede ocupar puestos tales como supervisor de red, o jefe de alguna área del centro de sistemas.

Es el encargado de revisar y controlar las operaciones que se desarrollan dentro del proceso operativo, sus funciones varían de acuerdo a las actividades que realiza cada empresa de manera particular.

Programador de Sistemas Este de acuerdo a sus capacidades podrá ocupar un

puesto dentro del departamento de programación, ya sea como jefe del mismo ó como programador.

Si se desempeña como jefe sus funciones serán, entre otras: supervisar a los programadores, checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso dentro de la empresa.

Si colabora como programadoras sus funciones serán entre otras: codificar, capturar y diseñar los programas ó sistemas que le sean asignados para su desarrollo.

Supervisor de Capturistas

Él puesto que este desempeña deberá ser ocupado en el departamento de captura.

Sus funciones son las de observar y revisar que el trabajo que realizan los capturistas este bien desarrollado, así como de coordinar a los capturistas

Capturista

El puesto que este podrá desempeñar es en el área de captura.

Sus funciones son lógicas y aunque se dedicara única y exclusivamente a la captura de datos como: registros de una base de datos, entre otros.

Dibujante (Diseñador)

Este deberá ocupar un lugar muy importante en el departamento ó área de diseño del centro de computo.

Sus funciones son las de operar paquetes enfocados d forma exclusiva al diseño de imagen y dibujos tales como:

Corel draw Photo editor Power point Entre otros más específicos de acuerdo a

las actividades de cada empresa

Bibliotecario

Es el encargado de llevar él controlo de los manuales, programas, bases de datos, documentos y archivos que se han generado a lo largo de la existencia del centro de sistemas.

Este tipo de puestos no es muy común, solo existe ó puede existir en empresas que manejan un gran banco de bases de datos.

Auxiliar de Almacén

Este deberá ocupar un lugar en el almacén y sus funciones básicamente serán entre atrás las de: proporcionar los recursos materiales necesarios para el buen desempeño de cada departamento del centro de sistemas, ya sean hardware, software, ó productos de papelería, etc.

Técnico de Soporte

Realizar las rutinas de mantenimiento programadas de manera periódica.

Si es posible, trabajar como asistente de laboratorio.

Dar seguimiento a las solicitudes por boleta hasta que se cierran.

Participar en las juntas semanales y en todas las sesiones de capacitación que se requieran.

Hacer un esfuerzo continuo para proporcionarle un servicio de alta calidad al cliente.

Adquisición de Hardware y Software

• Adquisición Hardware• Requisición Software

Adquisición Hardware

Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware:

• Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad. • Evaluación y medición de la computadora.

• Compatibilidad. • Factores financieros.

• Mantenimiento y soporte técnico.

Notas: Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características:  

• Tamaño interno de la memoria. • Velocidad de procesamiento. • Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones. • Tipos y números de dispositivos de almacenamiento. • Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.

Evaluación y medición de la computadora

Es común que se efectúen comparaciones entre los diferentes sistemas de cómputo basándonos en el desarrollo y desempeño

real de los datos. Los datos de referencia son generados a través del empleo de programas sintéticos (es un programa que imita la

carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual permite comparar contra especificaciones técnicas. Los

programas sintéticos se pueden correr prácticamente en cualquier tipo de ambiente y generalmente se toma como

referencia:

• Velocidad de procesamiento. • Tiempo de respuesta para envío

y recepción de datos desde las terminales.

Compatibilidad

Ocasionalmente por cuestiones económicas se considera factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los siguientes puntos:

•Nivel de calidad. •Desempeño igual al original. •Garantías. •Acuerdos de servicio.

Factores financieros

Existen las siguientes posibilidades de adquirir equipo de cómputo:

Por alquiler ó renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto plazo es más económico alquilar que comprar. Como desventajas podemos decir que a la larga puede resultar más costoso que comprar el equipo y además podemos tener limitaciones en cuanto a uso.

Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crédito en pagos predeterminados en períodos fijos, no necesariamente se tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisión irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso anterior y el riesgo a la obsolescencia.

Mantenimiento y soporte

técnico: Los puntos de mayor interés son:

Fuente de mantenimiento: Una vez que el sistema se ha entregado e instalado, existe un período de garantía en el cual la unidad de ventas que efectuó la operación tiene la responsabilidad del mantenimiento, después de este tiempo el comprador puede adquirir mantenimiento de varias fuentes.

Términos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se hayan necesitado en el mantenimiento, ó mano de obra y piezas por separado.

Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es útil si se encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de interés son el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el apoyo.

Requisición Software

Una vez que conozcamos los requerimientos de los sistemas que vamos a desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto.

Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de

Software:

¿¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar? ¿¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema? ¿¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema? ¿Cual es el volumen de datos a almacenar? ¿Cual es el volumen de operaciones? ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere? ¿Cuanto cuesta?

Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorias, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.

Las áreas donde la flexibilidad es deseable son: •En el almacenamiento de datos. •En la producción de informes. •En la entrada de datos. •En la definición de parámetros.

Capacidad •El tamaño máximo de cada registro medido en bytes. •El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes. •El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente. •Número archivos que pueden trabajar.

Apoyos del proveedor •Frecuencia del mantenimiento. •Servicios que se incluyen en el pago. •Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. •Horarios disponibles de servicio. •Saber si tienen servicio de emergencia.

Contratos de Software, Hay dos tipos de contratos: •Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente. •Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.

Previsión de Auditoria y Confiabilidad •Seguir las transacciones para examinar datos intermedios. •Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios. •Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

Jefe delDepartamento

Capturista y soporteTécnico

Técnico Operadorde Base de Datos

Capturista y DiseñoWEB

Secretaria

Técnico de MantenimientoPreventivo yCorrectivo

MALAS NUEVAS

El conocimiento en las áreas de:Contabilidad, Administración,

Informática, Telecomunicaciones,Electrónica, Normas ISO,Relaciones Humanas…Son indispensables.

Es muy común hoy en día, encontrar Ingenieros en Alimentos, Ingenieros Mecánicos, Administradores de empresas, Químicos Biólogos Farmacéuticos, Ingenieros Arquitecto y un sin fin mas de profesionistas laborando o administrando centros de cómputo. Lo anterior se da por que la informática juega un papel muy importante en todos los campos de acción

Todo informático ahora deberá de especializarse en la materia que le toque, como los integrantes de la estructura anterior están inmersos en los confines del medio ambiente y sus campos de acción federal. Es muy importante que se documente el proceso que se lleva a cavó en cada una de las tareas de un centro de computo, para que quien llegue o retome el C. C. pueda tener continuidad con los proyectos y actividades que valen la pena sin que esto sea toda una odisea. Por lo anterior se recomienda elaborar un Manual de Procedimientos, perfectamente esquematizado sin que las actividades se vean acosadas por la burocracia y políticas protocolarias.

SERVICIOS DEL CENTRO DE COMPUTO

Hardware Software

Configuración Configuración

Instalación Instalación

Actualización Actualización

Ampliación Ampliación

Mantenimiento Preventivo Modificación

Mantenimiento Correctivo Corrección o re-instalación

Liberación del equipo (Baja)

DISEÑO

OTROS SERVICIOS DEL CENTRO DE COMPUTO

IMPRESION

ESCANEADO

PRESTAMO

PROYECCION

CAPTURA

INSTA

LACION

COPIADOCOMPARTIRQUEMADO

BORRADO RESPALDO

TR

AD

UC

CIO

NT

EN

DID

O

CONEXION ENVIO

BUSQUEDA

IMPORTACION EXPORTACION

DE USO DE SEGURIDAD

No MúsicaNo VideosNo JuegosNo ChatsNo ProtectoresNo Barbas Rojas

PiratasNo Fondos de pantallaNo Mover el equipoNo AbrirNo Reparar

No al encendido por LANPassword para encenderPassword para BIOSPassword para Windows

* Administrador* Usuario Limitado

Vacuna1, vacuna2, Vacuna nPared de fuego (corta fuegos)Configuración de alta seguridad en los navegadores.Muebles fijosConexiones correctas e independientesNo al sol y al aguaNo a los alimentosNo a la bellezaNO A LOS USUARIO

En el desarrollo de sistemas, los servicios pueden ser el mismo desarrollo, planeación diseño, actualización, modificación, ampliación, desarrollo, captura, implantación, evaluación, diseño de bases de datos, elaboración de diccionarios de datos, diseño y elaboración de reportes.

El soporte técnico e informático, no tienen nada que ver, dado que en el momento que se desarrolla una aplicación temática, también nos convertimos en asesores en el tema, pues por cuestiones de trabajo nuestro campo de visión es mas amplio que el de la mayor parte de los involucrados.

Desarrollo de sistemas

Tipos de Capacitación Capacitación externa; fuera de la

empresa, a cuyos, cursos solo irán uno o dos personas como máximo, y ellos serán los que capaciten al personal restante.

Capacitación Interna; que impartirán dentro de la empresa aquellos que hayan asistido a cursos externos.

La capacitación deberá ser permanente y no necesariamente costosa.Con ello se logra lo siguiente:

Una inversión moderada.

Difusión de conocimientos y desarrollo general.

Creación de instrucciones propios de la compañía.

Capacitación permanente y motivación general del personal.

Al existir los cursos internos se crea un ambiente sano y por consecuencia atractivo para el personal de nuevo ingreso.

Con esto se eliminar envidias y competencias internas malintencionadas

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Ing. Edwin Padilla OE-Mail : Epadillao_istpa@Hotmail.com