ADMINISTRACION

BASICA

LIC LUIS C. VALDIVIESO M.

DEFINICION:

La administración es un proceso sistemático que consiste en el

desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIÓN,

INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL efectuados para

lograr los objetivos de una organización a través de un adecuado

manejo de los recuerdos existentes.

Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden,

dirección y control a las diversas instituciones de la sociedad para

lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien común

LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las

escuelas modernas de administración:

a) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W.

Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones

hombre-máquina, para elevar el rendimiento a partir del

estudio de tiempos y movimientos.

b) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol,

estableció un esquema conceptual de la administración con

base en el proceso administrativo

c) Escuela Psico-sociológica (o de comportamiento humano)

Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la

escuela de graduados en administración de negocios de la

Universidad de Harvard

Nació cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo

resolver el problema de rotación de personal, que se realizó con

un enfoque mecanicista en donde se descubrió que los grupos

informales constituyen una organización unida, de amistad y

solidaridad

d) Enfoque sistemático: La aplicación de este enfoque presupone

el uso de tecnicas sustentadas en sistemas de información que

posibiliten el control de la gestión administrativa

e) Teoría Z: La filosofía y valores de la administración japonesa:

Explica abiertamente su concepción sobre políticas de persona,

empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los grandes

“Egos”, decisiones por consenso, análisis profundo de los

problemas, etc, etc, etc.

PROCESO ADMINISTRATIVO

1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,

diagnóstico, programas y presupuestos

2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de

mando y procedimientos

3.- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal:

selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas,

compras, producción, etc.

4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma

de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y

comunicación

5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,

determinación de las desviaciones, corrección de fallas y

retroalimentación

PLANEACION

Definiciones:

Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación de

recursos materiales y humanos, la determinacion de metodos y las

formas de organización , el establecimiento de medidas de tiempo,

cantidad y calidad, la localizacion especial de las actividades y

otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la

conducta de la persona o grupo.

La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzar

un objetivo

Planear es diseñar un método para lograr una meta definida

Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y

quien deberá llevarlo a cabo

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

RACIONALIDAD: La acción ordenada con fines específicos

PREVISION: La planeación es previsión del futuro

UNIVERSALIDAD: La planeación y la programación deben

abarcar las diferentes etapas del proceso económico, social y

administrativo y preveer las consecuencis que producira su

aplicación

UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estén

integrados entre si y formen un todo organizado y compatible

CONTINUIDAD: La planeación y la programación son un proceso

de duración permanente

INHERENCIA: La planeación y programación son necesarias en

cualquier actividad humana y son inherentes a la administración

ELEMENTOS DE LA PLANEACION

DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que

obstaculizan el logro de los objetivos de la organización

OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya

sea con la realización de una sola operación de una actividad

concreta, de un procedimiento de una función completa o de todo

el funcionamiento de la institución

POLITICAS: Son líneas generales de acción que guian a los

miembros de una empresa

PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de

acción que se considera el mas recomendable para el logro de un

objetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones de

una organización tenga sus propios objetivos y de igual forma sus

planes

PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones de

una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas

cuantificables que se cumplieran a traves de la integración de un conjunto

de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el

asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecución en

principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.

PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente

los resultados de una organización e incluye tres elementos principales.

1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas

concretos, valorando costos y beneficios

2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con

el costo

3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra

los cuales se puede comparar

ORGANIZACIÓN

Definiciones:

Organización es el arreglo de funciones necesarias para lograr un

objetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidad

asignadas a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de

las funciones respectivas

Organización es el orden que guardan las diferentes órganos que

constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de

responsabilidad, interdependencia jerarquica, comunicación y

división del trabajo, necesarios

DIVISION DEL TRABAJO

Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de

que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una

unidad administrativa, el trabajo se divide en:

-FUNCIONES: (generales, específicas, sustantiva, apoyo,

asesoría, complementarios, primarias, secundarias)

-ACTIVIDADES: (genéricas, específicas)

-OPERACIONES; (físicas, mentales)

FORMAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la oficial, la teórica y se apega

a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos

o individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la extra oficial, representa

lo que realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones

individuales y colectivas entre la organización formal en busca de

satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento

o amistad.

ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de

un organismo y la relación que guardan entre si. Debido a la

necesidad de la división del trabajo y de los requerimientos de

especialización, nace la división en donde determinan la forma en

que van a integrarse los diversos órganos o dependencias de una

institución, relaciones de mando, niveles jerárgicos, proceso a su

cargo, tramos de control, equipos naturales de administración y

ámbito de aplicación

MANUALES

Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y

experiencias para documentar la tecnología acumulada sobre un tema

específico. Contienen información e instrucciones sobre la

organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se

consideran necesarios para la mejor ejecución de un trabajo.

Se clasifican en:

Manuales de Operación

Manuales de Organización

Manuales de Procedimientos

INTEGRACION

En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la

estructuración y otra que es la actuación en si, en la primera tenemos

la planeación y la organización, en la segunda, la integración, la

dirección y el control.

La integración es el punto de contacto entre la parte estática y la parte

dinámica del proceso administrativo.

Definición:

Integración es obtener y articular los elementos materiales y humanos

que la planeación y la organización señalan como necesarios para el

adecuado funcionamiento de una organización.

TIPOS DE INTEGRACION

A) DE PERSONAL

a) Reclutamiento

b) Selección y contratación

c) Inducción

d) Capacitación

e) Desarrollo

f) Carrera institucional

DE MATERIALES

a) Finanzas

b) Compras

c) Producción

d) Mantenimiento

e) Comercialización o prestación de servicios

DIRECCION

La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización

dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre

a sus trabajadores.

Definición:

Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la

responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,

ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realización de

sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION

Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y

complejo de la administración, puesto que se ponen en juego

aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman

decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a

través de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y

grupales

IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la

orden, será mejor obedecida.

RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden

deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás

saltarlos sin razón.

RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos

se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la

disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA

DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o específica

- Puede ser temporal o ilimitada

- Puede ser individual o colectiva

- Aumenta la eficacia administrativa

- Favorece la especialización

- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la

realidad

MANDO

Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser

obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.

El poder mandar, incluye tres elementos:

Determinar lo que debe hacerse

Establecer como debe hacerse

Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga

Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva

la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de

ejecución la tercera

La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya

que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización.

El proceso de la toma de decisiones es como sigue:

- Diagnosticar el problemaDefinir el problema

- Definir las aternativas mas adecuadas

- Analizar las alternativas y compararlas

- Seleccionar la alternativa mas adecuada

PRINCIPIOS DE SUPERVISION

El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de

responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administración

tradicional basada unicamente en la autoridad y el conocimiento del

trabajo, sino que ademas ubica como fundamental la satisfacción del

usuario y el desarrollo personal.

- Satisfacción del cliento o usuario: Es la única razón de la

organización

- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas

- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje

- Aceptación del cambio: Verlo como algo natural

- Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas

- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo

CONTROL

La etapa de control no existiría si la planeación y organización se

ajustaran impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin

embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas

necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.

Definición:

Control es un conjunto de providencias incluídas en las estructuras y

en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de

las actividades se produzca una comprobación, previniendo errores y

fallas, para proveer información segura, proteger los bienes de la

empresa y promover la eficiencia en la operación y la adhesión a las

políticas administrativas.

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desealograr

La administración enfocada a procesos se basa en mejorarprocesos mas que en perfeccionar funciones

Con este enfoque se marcan estándares que comprendensistemas, procedimientos , métodos de trabajo,seguimientos operacionales y auditorías que deben formarparte de un sistema de calidad

Las normas de calidad mexicanas están sustentadas en lasnormas ISO-9000

2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos

Requiere que la información sea procesada, interpretada ycomparada con los estándares de ejecución a fin deestablecer conclusiones sobre la ejecución real.

3.- Aplicación de la acción correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones oajustes a los recursos de la empresa, para esto esnecesario conocer las causas de desviación

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Selección de los criterios de control

- Recolección, concentración y procesamiento de datos

- Interpretación de los resultados

- Elaboración de reporte de resultados

- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluación de resultados

Comparación de los resultados con los planeado

Determinación de las causas de desviación

Retroalimentación

INDICADORES

Son los intrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la

desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con

respecto a una unidad de medida convencional.

En la administración y evaluación por procesos, los indicadores

fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la

medición que realicen los responsables en los niveles de operación

conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus

servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de

preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados

Los indicadores deben contar con las tres características siguientes:

CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace

coincidir en su forma y tamaño

CONSISTENCIA: Característica de la información estadística

mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas

particulares de cuantificación

CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario

acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.

TIPOS DE INDICADORES

INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente elgrado de cumpliiento de las metas en un períododeterminado

EFICACIA: = Resultados obtenidos

Metas programadas

La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos ymetas programados con los recursos disponibles en untiempo determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumosempleados en la consecución de una meta o en laejecución de una tarea, en una unidad de tiempo.

Productividad: Bienes o servicios producidos

Insumos utilizados

La productividad puede medirse en función de los recursoshumanos, materiales y financieros, sin embargo, no essiempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador seseleccionará en función del insumo mas relevante aconsiderar en el proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar ocuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,maniifiestan el grado de satisfacción de las expecttvas orequerimientos de nuestros usuarios internos y externos,tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención ysolución a quejas, satisfacción por el otorgamiento delservicio, tiempos de traslado, etc.

Se dice que un producto o servicio es de calidad cuandosatisface plenamente al usuario