administración
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PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
La administración es:
Proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente, en el que las personas alcancen, con
eficiencia, metas seleccionadas.
En otras palabras...
• Administrar implica saber:
• ¿Qué puede hacerse?
• ¿Qué se va a hacer?
• ¿Cómo se va a hacer?
• ¿Con qué se va a hacer?
• ¿Cómo lograr que se haga?
• ¿Cómo saber cuándo se ha realizado?
Historia y Evolución
El pensamiento administrativo, como la
humanidad, ha evolucionado desde la prehistoria y los
cavernícolas hasta la historia moderna, los viajes a la luna, las computadoras
e internet
La historia de estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 años AC. Sería Confucio quien sentara las
bases de la administración china
Después de los chinos, vinieron los egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio, que
Weber calificó como "burócrata"
Más adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, la minería y el comercio además de la guerra,
En la edad media europea se desarrolló un sistema político único: el feudalismo.
Después de la organización feudalista viene el período de las revoluciones, entre
ellas, la Revolución Industrial y con ella nacen también formas de administración
no muy ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administración moderna (a partir del Siglo XIX) tenemos varias escuelas, la
de administración científica, la del comportamiento, la empírica, ... Pero sin
duda, los grandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son
Frederick Taylor y Henry Fayol, padres de la administración como ciencia.
Principales personajes
Teorías
La propuesta de Taylor tiene tres elementos fundamentales:
-Estudio del trabajo ( organización y programación del trabajo) “desarrollo
de una ciencia” y “distribución equitativa del trabajo”.
- Selección técnica e instrucción del trabajador. “Selección y desarrollo
científico del obrero”. - Control (por parte de los
administradores) del trabajo (ejecutado por el obrero). “Cooperación cordial entre administración y obreros”
Fajol promulgó varios elementos claves:
- Agrupación del conjunto de actividades que realiza la organización.
“Operaciones que realizan las empresas”.
- Definición de las funciones que debe desarrollar un administrador.
“Elementos de la administración”. - Formulación de criterios que deben orientar la actividad administrativa.
“Principios generales de la administración”.
Que nos aportan estas dos teorías…
La principal contribución de estos dos pioneros fue
demostrar que la Administración científica no es un grupo de técnicas de eficiencia o incentivos sino una filosofía en virtud de la cual la gerencia reconoce que su objetivo es buscar
científicamente los mejores métodos de trabajo
Otras corrientes….
Después de Taylor y Fayol, aparecen Gantt y
Gilbren cuyo mayor aporte lo constituyen los diagramas de flujo que
permiten estudiar operaciones completas y no solo una actividad en especial, para la toma de
decisiones.
Max Weber
Más adelante es Max Weber quien promulga la burocracia como el
método más efectivo para administrar las organizaciones. La burocracia es un “tipo ideal” de organización delimitada por una
estructura de dominación legal que se ejerce por medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes
organizaciones tanto del estado como del sector privado.
Elton Mayo
Luego aparece Elton Mayo, quien hace parte de la escuela del comportamiento humano o
behaviorismo. Sus estudios buscaban analizar los efectos que ejercían las
condiciones físicas sobre los trabajadores y sobre la producción. El resultado más importante de sus análisis es que los
factores psicosociales, como el reconocimiento y la conciencia de
pertenecer a un grupo, son más importantes para el nivel de producción que las condiciones físicas de trabajo y los
incentivos salariales. También, de la escuela behaviorista, Lewin propuso los grupos de trabajo como factor clave para mejorar la
productividad.
Maslow
Otro exponente de esta escuela es Maslow quien observó que la motivación es muy
importante para mejorar la productividad de los individuos, quienes se mueven siempre en busca de satisfacer necesidades que se
encuentran jerarquizadas. Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de
motivar al empleado debe ser a través del enriquecimiento de la tarea, asignando tareas que constituyan un desafío a los empleados para que asuman una mayor
responsabilidad.
kaizen, la teoría Z y el Kanban
Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el son algunos de sus aportes. Uno de los representantes más importantes de esta escuela es Ouchi quien propuso que
no hay cabida en las organizaciones para el egocentrismo ni para los individuos
demasiado sensibles (el interés general prima sobre el particular) y que la
intimidad y la confianza son las piedras angulares de la cultura organizacional
dentro y fuera del ámbito que circunda a la empresa.
McGregor y Drucker.Dentro de la escuela americana se tienen
representantes como McGregor y Drucker. El primero promovió la teoría Y como respuesta a
la administración tradicional o teoría X, esta teoría reza que la motivación, el potencial para
el desarrollo, la capacidad para asumir responsabilidad, la disposición para encaminar
la conducta hacia metas organizativas, se hallan, todas, presentes en las personas. La
administración no las coloca allí. Es de la responsabilidad de la administración el hacer
posible que los individuos reconozcan y desarrollen por si mismos estas características
humanas. El segundo, aun vigente, abogó por la administración por objetivos que es una
respuesta generalizada en el medio empresarial para resolver de una manera participativa el
problema de establecer objetivos, y un procedimiento para la correlación y
reformulación de la estrategia.
Administración en la actualidad
Los tiempos han cambiado, los mercados y las empresas también y como en la teoría de la evolución de las especies de Darwin, sólo sobrevivirán los más fuertes y las empresas más fuertes serán las que desarrollen estrategias flexibles (que le permitan adecuarse a los fuertes cambios tecnológicos, económicos y de mercado) de corto y largo plazo para crear y mantener ventajas competitivas que les permitan triunfar en el mercado
Planeación estratégica
Finalmente aparece la planeación estratégica que consiste básicamente en el proceso de desarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y capacidades de una organización y los cambios en sus oportunidades de mercado. Buscando, de esta
manera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo. Para establecer la estrategia a seguir se debe conocer ,a fondo, no solo la organización a su interior (estrategia de adentro hacia afuera), sino el entorno en el que se desempeña (de afuera hacia
adentro), sus debilidades y fortalezas, sus oportunidades y amenazas. Además de estudiar las
estrategias de los competidores en el área y los resultados que han obtenido.
Funciones de la administración
*Planeación
*Organización
*Integración de personal
*Dirección
*Control
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Control Planeación
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Dirección Organización
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PLANEACIÓN Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende:
a)Establecer los objetivos de la empresa
b)Desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse
c)Elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos
d)Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones e)Replantear sobre la marcha para corregir deficiencias
existentes.
La planeación es la primera función de la administración y la cual se lleva a cabo de manera continua porque el transcurso del
tiempo exige tanto la replanificación como el desarrollo de nuevos planes.
CONTROL
El control es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica:
a)Establecer metas y normas.
b)Comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas.
c)Reforzar los aciertos y corregir las fallas.
Organización
ORGANIZACIÓN Es el proceso mediante el cual los
empleados y sus labores se relacionan unos con los otros
para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el
trabajo entre grupos e individuos y coordinar las
actividades individuales del grupo. Organizar implica
también establecer autoridad directiva.
DIRECCIÓN
La dirección son las actividades de los responsables en cualquier
organización, como supervisar la selección, gestión, formación y valores de los empleados. La
dirección del personal también se encarga de reclamaciones, quejas, excedentes de personal, despidos, estructuras de salarios, condiciones de empleo y de la negociación de los
representantes de los sindicatos.
Integración de personal
La actividad de organizar depende de los planes de la empresa y consiste en:
a)La subdivisión de una empresa en divisiones y departamentos.
b)La asignación o delegación de responsabilidades administrativas.
c)La definición del lugar de las decisiones.
LA ESTRUCTURA ORGANIZACIÓNAL
Es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las
tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos.
desde un punto vista mas amplio, comprende:
•La estructura formal
La estructura informal
TIPOS DE ESTRUCTURAS
Estructura Formal:
• Esta conformada por las partes que integran a la organización y las relaciones que la vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia. Puede tener forma escrita y publica o no, pero siempre se refiere a procesos, tareas y comunicaciones que habrán de tener lugar entre sus miembros.
La estructura formal o esquema organizacional
comprende seis componentes:
La empresa propiamente dicha, representada por un
organigrama.Líneas de mandos, de
coordinaciones, asesorías, controles, y las relaciones de
subordinación (estructura jerárquica y de autoridad
formal).
El sistema de objetivos y metas que rige cada parte
de la organización.
Sistema axiológico de la empresa.
Políticas emanadas de los diferentes documentos para la formalización y normalización de procedimientos
(Manuales de organización, de función, de procedimientos etc.).
Las políticas de regularización laboral en la
organización (personal, incentivos, sanciones etc.).
QUE ES UN ORGANIGRAMA
Es la representación grafica de la estructura organizativa de una empresa u organización.
Estructura Informal:• Es la organización que surge
espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. Las personas forman entre sí relaciones de amistad o de rivalidad, y forman grupos sociales que no aparecen en el organigrama ni en el manual de organización.
Toda actividad humana organizada plantea dos
requisitos fundamentales:
-La división del trabajo, en distintas tareas que deben desempeñarse y la coordinación de los
mismos.
La estructura de la organización puede definirse
simplemente como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo,
en tareas distintas, consiguiendo luego la
coordinación de las mismas.
MECANISMOS DE CONTROL
Hay 5 mecanismos de control que
parecen explicar las formas
fundamentales en que las
organizaciones coordinan su trabajo.
Adaptación Mutua
D
A
O O
Directivo
Analista
Operador Operador
D
A
O O
Directivo
Analista
Operador Operador
Supervisión Directa
D
A
O O
Directivo
Analista
Operador Operador
Normalización
Habilidades Procesos de trabajo
Resultados
CINCO PARTES FUNDAMENTALES DE LA
ORGANIZACIÓN
Núcleo de operaciones
Abarca los miembros que
realizan el trabajo básico directamente relacionado con la
producción de productos y
servicios
El ápice estratégico
Se ocupa de que la organización
cumpla, efectivamente, con
su misión y que satisfaga los
intereses de las personas que
controlan y tienen algún poder sobre
la organización
La línea media
El ápice estratégico esta unido al núcleo de
operaciones mediante la cadena de la línea
media, provistos de una autoridad formal
Directivo de línea media
superiores
analistas
Personas de fuera
subordinados
“Staff” de apoyo
Otros directivos de línea media
La tecnoestructura
Se compone de los analistas que estudian la adaptación,
el cambio de la organización, y los que estudian el control,
la estabilización y la normalización de la pautas
de actividad de la organización
Staff de apoyo
Si miramos un diagrama de casi cualquier organización
actual, veremos que existe un gran numero de unidades
especializadas cuya función consiste en proporcionar apoyo a la organización fuera del flujo
de trabajo de operaciones
CARACTERISTICAS DEL ADMINISTRACIOR DE EMPRESAS
1a. Formación con textual sólida de la economía, sociología, política y cultura del país en el pasado y el
presente.
2a. Formación técnica administrativa aplicable íntegra o especialmente en las áreas de gestión, mercados, personal,
finanzas, producción etc., de la organización.
3a. Formación instrumental que facilitará al administrador la ejecución de procedimientos
administrativos.
4a. Formación en la metodología aplicada en las ciencias sociales, básica para que
pueda producir tecnología administrativa que se ajuste a las necesidades de la
empresa colombiana.
ACTITUDES DEL ADMINISTRACIÓR DE EMPRESAS
1a. Requiere capacidad para utilizar o adoptar tecnología
administrativa externa y producir la que requieran posteriormente
las empresas en Colombia.
2a. Conciencia nacional para ejecutar su papel como profesional,
responsabilidad frente a la empresa y frente a la sociedad, con miras a lograr
un mejor desarrollo integral de nuestro país.
3a. Capacidad crítica, creatividad, para contribuir
teórica y prácticamente en los problemas de nuestra empresa
colombiana.
¿¿¿Que es la Administración???
Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas.
Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las
industrias manufactureras y a las de servicio.
Gerentes
persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a
las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de
un Gerente, es el grado en que determine y alcance los
objetivos apropiados.
Gerentes
Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a
la otra.
.Los gerentes actúan mediante relaciones que
tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o
para mal
Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros.
Estos también podrán tener algunas
responsabilidades operativas
Se pueden dividir en dos grupos:
Los operativos son personas que trabajan
directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo
de otros empleados.
Los administradores
dirigen las actividades de otras gentes.
Responsabilidades:
Los administradores convierten un conjunto de recurso humanos,
materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa
útil y efectiva.Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que
las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del
grupo.
Los administradores de primera línea por lo
general lo llamamos supervisores.
Los de mandos medios pueden ostentar títulos
como de jefe de departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de
unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente
divisional.
Al papel que como administradores tenemos
en una organización, llamada de bienes o de
servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de
la misma empresa, dependiendo del departamento en que se
encuentre el administrador, este realiza funciones como:
Producción
Mercadotecnia
Finanzas
Recursos humanos
Mercadotecnia:
De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día
representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el manejo y coordinación de los
sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado
específico
Finanzas:
Esta área se encarga de la obtención de fondos y del
suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la
empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios
para cada uno de los demás departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente.
Recursos humanos
Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de
reclutamiento, selección, contratación, capacitación y allega para la desarrollo, se
empresa del personal adecuado y a fin a los objetivos de la
misma.
deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel
operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en
el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la
empresa pretende servir.
Un administrador debe conocer como se prepara:
un presupuesto de gastos o una previsión de ventas,
como se construye un organigrama o flujo grama,
como se interpreta un balance,
como se elabora la planeación y el control de producción, etc.
lo mas importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias
aplicarlos de manera adecuada.
Objetivos De La Administración
Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.Eficacia. Cuando la empresa alcanza
sus metasEficiencia. Cuando logra sus
objetivos con el mínimo de sus recursos.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual
se desarrolla
Asegurar que la empresa produzca o preste sus
servicios.
Importancia De La Administración
Importancia:
La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos,
refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creció
con tanta rapidez y tan poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante
técnicas dentro de una organización
Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.
Dentro de la administración encontramos:
Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las
necesidades de la sociedad
Características de las administración
Universalidad.
Su especificidad.
Su unidad jerárquica.
Valor instrumental.
Amplitud de ejercicio.
Interdisciplinariedad.
Flexibilidad.