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Administración del tiempo
PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 2
La bienvenida
1. Agenda
2. Reglas básicas
3. Presentaciones
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 3
Objetivos
Una vez que finalicen esta capacitación:
• Podrán explicar el concepto de administración del
tiempo y el motivo por el que es importante para los
pequeños negocios
• Podrán explicar algunas de las prácticas de
administración del tiempo utilizadas normalmente, por
ejemplo:
• El análisis de Pareto
• El método ABC; el método de Eisenhower
• El método POSEC
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 4
Formulario de conocimientos
¿Qué saben o qué quieren aprender
sobre la administración del tiempo?
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 5
Administración del tiempo:
• Priorización sistemática de tareas y exigencias
paralelas para completar las tareas más
importantes dentro de un cierto plazo
• El objetivo es reducir las distracciones para
poder cumplir con más tareas y exigencias
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 6
Importancia de la administración del
tiempo para pequeños negocios
• Una administración del tiempo deficiente les
puede costar dinero
• Es posible maximizar la cantidad de horas del
día laboral
• Permite trabajar con más inteligencia y menos
esfuerzo dentro de las limitaciones del tiempo
del día laboral
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 7
Beneficios de la administración del
tiempo para pequeños negocios
• El aumento de actividad comercial
equivale al aumento
de ingresos
• Mayor enfoque
• Mejor organización
• Reducción del estrés
• Más tiempo para la familia
y los amigos
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 8
Tema para debate n.º 1: beneficios
de la administración del tiempo
Describan los beneficios que les
brindaría la administración del tiempo.
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 9
Plan de administración del tiempo
Una guía escrita de las tareas priorizadas
que deben llevarse a cabo de forma diaria,
semanal y mensual para lograr los objetivos
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 10
Ejemplo de plan de administración
del tiempo
OBJETIVO
Generaré un mínimo de $6,000 en ventas
cada mes a partir del mes después del
siguiente (marzo).
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Elementos clave de un plan de
administración del tiempo
1. Objetivos escritos definidos claramente
2. Lista detallada de tareas
3. Priorización de las tareas
4. Lista de las funciones permanentes que son
importantes para el negocio
5. Flexibilidad adecuada
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 12
Elemento clave n.º 1:
objetivos escritos definidos
claramente
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 13
Elemento clave n.º 2:
Lista detallada de tareas
Para cada tarea
• ¿Qué debe hacerse?
• ¿Quién debe hacerlo?
• ¿Para cuándo debe completarse?
• ¿En dónde se lleva a cabo?
• Cualquier otro detalle
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 14
Elemento clave n.º 3:
priorización de las tareas
• Asignen un nivel de prioridad a cada tarea de
cada paso
• Reorganicen las tareas según su orden de
prioridad
• Asignen el tiempo suficiente para llevar a cabo
las tareas más importantes primero
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 15
Elemento clave n.º 4: lista de las
funciones permanentes que son
importantes para el negocio
Incluyan tiempo para lo siguiente en la lista
de tareas:
• Pagar las cuentas
• Facturar a los clientes
• Revisar la correspondencia
• Hacer depósitos bancarios
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 16
Elemento clave n.º 5:
flexibilidad interna Cuando asignen una cantidad estimada de tiempo
para completar cada tarea, asegúrense de lo
siguiente:
• Que haya suficiente tiempo para aprovechar las
oportunidades y solucionar los problemas que surjan
• Que haya suficiente tiempo para llevar a cabo tareas
fundamentales, si es necesario
• Que haya tiempo destinado para las interrupciones
• Que haya tiempo destinado para los descansos
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 17
Metas SMART
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 18
Tema para debate n.º 2: metas SMART
Redacten una de sus metas para sus
negocios usando el formato SMART
como guía.
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 19
Uso de las metas SMART
Redacten los pasos y las tareas para
identificar lo siguiente:
• Quién
• Qué
• Cuándo
• Dónde
• Por qué
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 20
Tema para debate n.º 3: tareas
desarrolladas con las metas SMART
Observen la meta SMART que redactaron
para sus negocios. Describan los pasos y
las tareas necesarias para lograr el
objetivo.
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 21
Análisis de Pareto
El 20% de las tareas o del esfuerzo que lleve a cabo
una persona contribuirá a lograr el 80% del resultado
• Las tareas que contribuyan en mayor medida al
logro de los objetivos deben completarse primero
• Priorizar las tareas es
extremadamente importante
porque los dueños de
pequeños negocios
generalmente manejan
muchas prioridades al
mismo tiempo
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 22
Método ABC
• Asignen la letra “A” a las
tareas más importantes
• Asignen la letra “B” a las
tareas menos
importantes
• Asignen la letra “C” a las
tareas de importancia
mínima
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Método de Eisenhower
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Método POSEC
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 25
Administración del tiempo
Para la siguiente semana laboral:
• Prioricen las tareas de la lista
• Asignen el tiempo suficiente para llevar a
cabo cada tarea
• No se olviden de las funciones permanentes
que son importantes para el negocio
Seleccionen una herramienta para planificar
el tiempo diario y semanal
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Un análisis más detallado sobre la
asignación de tiempo del plan de
administración del tiempo
Consejos para priorizar las tareas
• Sepan cuántas horas trabajan en el día
• Asignen solo el 75 por ciento de las horas
de trabajo disponibles
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 27
Implementación del plan
Consejos para priorizar las tareas
• Usen temporizadores o alarmas para controlar
el tiempo de cada tarea
• Trabajen en las tareas de mayor prioridad
PRIMERO
• Tómense tiempo para administrar el negocio
• Tomen descansos
• Reserven algo de tiempo para priorizar las
tareas de la semana siguiente
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 28
Asignación de tareas y delegación
de funciones y responsabilidades
• ¿Qué otra persona puede llevar a cabo una o
algunas de las tareas del plan de esta
semana?
• ¿Soy la única persona que puede hacer esto?
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 29
Tema para debate n.º 4: delegación de
tareas
¿A quién pueden delegar tareas?
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 30
Revisión y actualización del plan de
administración del tiempo
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Soluciones para distracciones y
obstáculos comunes
• Personas
• Visitas personales
• Llamadas telefónicas
• Reuniones
• Correo electrónico
• Entorno laboral
• Distracciones personales
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Cuatro puntos clave para recordar
1. Los cinco elementos clave de un buen plan de
administración del tiempo
2. Usen metas que sigan el formato SMART e
incluyan pasos y tareas para establecer un
enfoque claro
3. Las cuatro maneras de priorizar las metas para
preparar el plan de administración del tiempo
4. Actualicen los planes de administración del
tiempo de forma diaria y semanal
ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO 33
Resumen
• ¿Qué preguntas finales tienen?
• ¿Qué aprendieron?
• ¿Cómo calificarían la capacitación?
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Conclusión A través de esta capacitación, aprendieron
sobre lo siguiente:
• El concepto de administración del tiempo y el
motivo por el que es importante para los
pequeños negocios
• Algunas prácticas que comúnmente se usan
para la administración del tiempo, como: El
análisis de Pareto, el método ABC, el método
de Eisenhower y el método POSEC