administración de archivos e internet procesador de texto...

Administración de Archivos e InternetProcesador de TextoHoja de CálculoDiseño básico de afiches publicitarios

Créditos

Esta es una publicación de la Escuela Nacional de Hotelería, Dentro del proyecto NIC/018, financiado conjuntamente por los gobiernos de la República de Nicaragua

y el Gran Ducado de Luxemburgo.

Compilación y Adecuación de Contenido:

Yennsa García Salgado

Revisión y Aprobación:

Miriam Espinoza

Se permite la reproducción total o parcial de la presente obra, haciendo referencia a la fuente.

Managua, NicaraguaDiciembre 2008.

Unidad I: Administración de Archivos

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Utilizar aplicaciones informáticas utilitarias para el manejo y

administración de archivos

Unidad II: Uso de Internet

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Buscar, enviar y recibir información por internet

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inistración de Archivos e Internet

UNIDAD I: Administración de Archivos

Funcionamiento Básico y Componentes de la Computadora

Componentes Físicos de la Computadora

El hardware es el término comúnmente utilizado para los componentes físicos de una computadora. Éste es el nivel más básico en el cual la computadora funciona. Las herramientas esenciales en la entrada de datos son los llamados: Dispositivos de entrada.

Los dispositivos de entrada incorporan la información sistema de la PC. Los tipos comunes de dispositivos de entrada incluyen el teclado y el ratón.

Teclado: consiste en un sistema de teclas, como las de una máquina de escribir, que • permite introducir datos a un ordenador o dispositivo digital. Cuando se presiona un carácter, envía una entrada cifrada al ordenador, que entonces muestra el carácter en la pantalla

Ratón: es un dispositivo de entrada de la computadora de uso manual, utilizado como entrada • o control de datos.La función principal del ratón, "mouse", es seleccionar algo con su lado izquierdo En el lado derecho se nos presentan varias opciones.

Toda la información que procesamos debe tener por donde salir para ser aprovechada, los medios más usados son: el monitor o pantalla, el printer o impresora, bocinas o speakers.

Conectar, encendido y apagado del equipo

Encendido del equipo.

Todos los ordenadores llevan botones como este, para encender o apagar nuestro PC solo debemos pulsar con el dedo en este botón y ya se enciende o se apaga según queramos. Después debemos presionar el botón similar a este en el monitor.

Apagado el Equipo•

Cuando se haya terminado de trabajar con el ordenador es necesario apagar el equipo de una forma ordenada, de lo contrario, se pueden dañar algunos archivos del programa necesarios, pudiéndose incluso perder información muy valiosa para el usuario.

Para salir de Windows se debe dar clic sobre el botón inicio, la opción Apagar. En el cuadro de diálogo que se muestra, seleccionar, la opción Apagar. Tras unos segundos de espera, Windows XP presentará un mensaje en pantalla advirtiendo al usuario que ya se está en condiciones de desconectar el ordenador.

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Programas Utilitarios y Organización de Archivos

Entorno Grafico

Al arrancar el PC pueden aparecer diferentes configuraciones, siendo típica la mostrada. Esta pantalla recibe el nombre de Escritorio o Desktop.

En el Escritorio aparecen entre otros, una serie de iconos o símbolos que merece la pena destacar:

Mi PC: Un doble clic en este icono hace aparecer una ventana con dispositivos de almacenamiento (disco duro, unidades de disquete y unidad de CD-ROM - en caso que existiera -) y/o de impresión a los que se tiene acceso. A través de ellos se puede acceder a toda la estructura de directorios y ficheros.

Mis sitios de red. Clicando dos veces sobre este icono se muestran, en una ventana, los recursos disponibles de la red (si se está conectado a una red y se tiene permiso para moverse sobre ella).

Papelera de Reciclaje. La Papelera de Reciclaje es un lugar de almacenamiento temporal de archivos borrados, pero que pueden ser recuperados nuevamente mientras no se haya vaciado la papelera. Para borrar un fichero o directorio basta clicar sobre él y arrastrarlo a la papelera.

Botón de Inicio Clicando en este botón se pueden abrir documentos y programas, ejecutarlos, cambiar las selecciones del sistema, acceder a la ayuda, etc.

La calculadora

El manejo de la calculadora de Windows permite realizar las mismas operaciones que una calculadora convencional. Para abrir la aplicación, basta con seleccionar las opciones inicio /Programas /Accesorios /Calculadora. Esta permite activar dos modos de presentación. La opción científica y la estándar, ambas en el menú Ver.

Para realizar una operación científica se realiza lo siguiente:

Haga clic en el menú Ver y, a continuación, en Científica.• Haga clic en un sistema numérico.• Haga clic en el tamaño de presentación que desee usar y continúe con el cálculo.•

Para convertir un valor a otro sistema numérico se realiza lo siguiente:

Haga clic en el menú Ver y, a continuación, en Científica. • Escriba el número que desee convertir.• Haga clic en el sistema numérico al que desee convertirlo.•

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En la tabla siguiente se describen las funciones de la Calculadora:

Botón Función

%

Muestra el resultado de la multiplicación como un porcentaje. Escriba un número, haga clic en *, escriba el segundo número y, a continuación, haga clic en %. Por ejemplo, 50 * 25% mostrará 12,5. También puede llevar a cabo operaciones con porcentajes. Escriba un número, haga clic en el operador (+, -, * o /), escriba el segundo número, haga clic en % y, a continuación, en =. Por ejemplo, 50 + 25% (de 50) mostrará 62,5.

( Inicia un nuevo nivel de paréntesis. El número actual de niveles aparece en el cuadro que se encuentra sobre el botón ). El número máximo de niveles es 25.

) Cierra el nivel actual de paréntesis.* Multiplica. + Suma.

+/- Cambia el signo del número mostrado.- Resta. . Inserta un signo decimal./ Divide.

0–9 Muestra este número en la pantalla de la Calculadora. 1/x Calcula el inverso del número mostrado.

= Realiza cualquier operación con los dos números anteriores. Para repetir la última operación, haga clic en = de nuevo.

A–F Introduce la letra seleccionada en el valor. Este botón sólo está disponible si el modo hexadecimal está activado.

And Calcula una operación AND bit a bit. Los operadores lógicos truncarán la parte decimal de un número antes de realizar una operación bit a bit.

AveCalcula la media de los valores mostrados en el cuadro de diálogo Cuadro de

estadísticas. Para calcular la media de los cuadrados, use Inv+Ave. Este botón sólo estará disponible si previamente ha hecho clic en Sta.

Retroceso Elimina el último dígito del número mostrado.

Bin Convierte el número mostrado al sistema de numeración binario. El máximo valor binario sin signo es una expresión de 64 bits, todos establecidos en 1.

C Elimina el cálculo actual. CE Elimina el número mostrado.

cosCalcula el coseno del número mostrado. Para calcular el arcocoseno, use Inv+cos. Para

calcular el coseno hiperbólico, use Hyp+cos. Para calcular el arcocoseno hiperbólico, use Inv+Hyp+cos. Sólo podrá usar cos con el sistema numérico decimal.

ExpPermite la entrada de números en notación científica. El exponente está limitado a

cuatro dígitos. Sólo puede usar dígitos decimales (las teclas de 0 a 9) en el exponente. Sólo puede usar Exp con el sistema numérico decimal.

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Botón Función

F-E Activa o desactiva la notación científica. Los números superiores a 10^32 siempre se muestran en forma exponencial. Sólo podrá usar F-E con el sistema numérico decimal.

Centesimal Establece en gradianes las entradas trigonométricas cuando se encuentra en modo decimal.

Hex Convierte el número mostrado al sistema de numeración hexadecimal. El máximo valor hexadecimal sin signo es 64 bits, todos establecidos en 1.

Hyp Activa la función hiperbólica para sin, cos y tan. Las funciones desactivan automáticamente la función hiperbólica después de efectuar el cálculo.

Int Muestra la parte entera de un valor decimal. Para mostrar la parte fraccionaria de un valor decimal, use Inv+Int.

InvEstablece la función inversa para sin, cos, tan, PI, x^y, x^2, x^3, ln, log, Ave, Sum y

s. Las funciones desactivan automáticamente la función inversa después de efectuar el cálculo.

In Calcula el logaritmo natural (en base e). Para calcular e elevado a la x-ésima potencia, donde x es el número actual, use Inv+ln.

log Calcula el logaritmo común (en base 10). Para calcular 10 elevado a la x-ésima potencia, use Inv+log.

M+ Suma el número mostrado a otro número que se encuentre en memoria, pero no muestra la suma de estos números.

MC Elimina cualquier número almacenado en memoria.

ModMuestra el módulo, o resto, de x/y. Use este botón como operador binario. Por

ejemplo, para encontrar el módulo de 5 dividido entre 3, haga clic en 5 MOD 3 =, que es igual a 2.

MR Recupera el número almacenado en memoria. El número permanece en memoria. MS Almacena en memoria el número mostrado.n! Calcula el factorial del número mostrado.

Not Calcula una operación inversa bit a bit. Los operadores lógicos truncarán la parte decimal de un número antes de realizar una operación bit a bit.

Oct Convierte el número mostrado al sistema de numeración octal. El máximo valor octal sin signo es una expresión de 64 bits, todos establecidos en 1.

O bien Calcula una operación OR bit a bit. Los operadores lógicos truncarán la parte decimal de un número antes de realizar una operación bit a bit.

pi Muestra el valor de pi (3,1415…). Para mostrar 2 * pi (6,28...), use Inv+pi. Sólo podrá usar pi con el sistema numérico decimal.

Radianes Establece en radianes las entradas trigonométricas cuando se encuentra en modo decimal.

sCalcula la desviación estándar con el parámetro de rellenado definido como –1. Para

calcular la desviación estándar con el parámetro de rellenado definido como n, use Inv+s. Este botón sólo estará disponible si previamente ha hecho clic en Sta.


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El

Explorador de Archivos.

El programa Explorador es una herramienta muy potente para visualizar y moverse a través del árbol de directorios. Este programa se puede cargar de varias formas desde Inicio/Programas/Explorador. Otra forma de hacerlo es a través del menú contextual que se abre clicando con el botón derecho del ratón sobre el icono Mi PC.

La ventana del explorador, está dividida en dos partes. La parte situada a la izquierda, contiene a modo de estructura en árbol, las unidades y Carpetas del entorno del ordenador. El ordenador y las unidades de disco son, metafóricamente, “las raíces y el tronco” de un árbol, las carpetas, “las ramas”, las subcarpetas, las ramas más pequeñas y los archivos, las hojas.

En el panel localizado a la derecha de la ventana del Explorador, aparece el contenido de las diferentes carpetas. Si al lado del icono de una unidad o carpeta, aparece un signo más, significa que esta carpeta contiene a su vez una o varias subcarpetas que no se visualizan. Para expandir un nivel más y visualizar su contenido, debe presionarse sobre el signo más.

Una vez expandida al máximo la rama, el signo más cambia por un signo menos - al presionar sobre éste se contrae toda la subrama-. En cada rama expansionada, se presenta la lista de su contenido con las subcarpetas sangradas, para indicar su

subordinación, y unidas por líneas, que indican cómo están relacionadas entre sí.

Botón Función

sinCalcula el seno del número mostrado. Para calcular el arcoseno, use Inv+sin. Para

calcular el seno hiperbólico, use Hyp+sin. Para calcular el arcoseno hiperbólico, use Inv+Hyp+sin. Sólo puede usar sin con el sistema numérico decimal.

sqrt Calcula la raíz cuadrada del número mostrado.Sta Muestra el cuadro de diálogo Cuadro de estadísticas y activa Ave, Sum, s y Dat.

SumCalcula la suma de los valores mostrados en el cuadro de diálogo Cuadro de estadísticas.

Para calcular la suma de los cuadrados, use Inv+Sum. Este botón sólo estará disponible si previamente ha hecho clic en Sta.

tanCalcula la tangente del número mostrado. Para calcular la arcotangente, use Inv+tan.

Para calcular la arcotangente hiperbólica, use Hyp+tan. Para calcular la arcotangente hiperbólica, use Inv+Hyp+tan. Sólo podrá usar tan con el sistema numérico decimal.

Xor Calcula una operación OR exclusiva bit a bit. Los operadores lógicos truncarán la parte decimal de un número antes de realizar una operación bit a bit.

x^2 Eleva al cuadrado el número mostrado. Para calcular la raíz cuadrada, use Inv+x^2. x^3 Eleva al cubo el número mostrado. Para calcular la raíz cúbica, use Inv+x^3.

x^yCalcula x elevado a la y-ésima potencia. Use este botón como un operador binario.

Por ejemplo, para calcular 2 elevado a la cuarta potencia, haga clic en 2 x^y 4 =, que equivale a 16. Para calcular la raíz y-ésima de x, use Inv+x^y.

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Crear archivos o carpetas.

Para crear una nueva carpeta o un archivo se selecciona primero el lugar en el árbol de directorios donde se quiere que aparezca el nuevo documento o carpeta. Posteriormente, en la barra de menús se elige la opción Archivo/Nuevo y en el menú que aparece se decide si va a ser un nuevo documento o una carpeta, así como su nombre.

Copiar y mover archivos o carpetas.

Para copiar o mover un archivo se puede utilizar la técnica de arrastrar y soltar: Seleccione el archivo o carpeta que desea se arrastra con el ratón - manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón - desde su localización original, hasta el directorio de destino. Ahí se coloca soltando el botón del ratón.

Nota: Copiar y mover(Cortar) archivos son operaciones similares. Con la opción mover, el archivo se traslada a la posición de destino, desapareciendo de su posición original. Con copiar, el archivo permanece donde estaba y se crea una copia en la posición de destino.

Otra posibilidad es seleccionar un archivo, en el menú Edición elegir Cortar o copiar ir al directorio destino, y en el menú Editar elegir Pegar. La combinación de teclas Crtl-X es equivalente a Cortar, Crtl-C es equivalente a copiar y Crtl-V a Pegar.

Cambiar el nombre o eliminar archivos.

Para cambiar el nombre o borrar un fichero o directorio se realiza por medio del menú Archivo elegir la opción Cambiar Nombre o Eliminar respectivamente. Otra posibilidad de cambiar el nombre a una carpeta o archivo es hacer clic con el botón derecho del mouse se presentara un menú elegir la opción cambiar nombre borrar el que tiene y se debe escribir el nuevo nombre y pulsar enter.

Para eliminar un archivo o carpeta también se puede utilizar la barra de herramientas del Explorer clicando en el botón o pulsar la tecla Supr. Por supuesto, previamente hay que seleccionar los archivos correspondientes.

Para seleccionar varios archivos consecutivos se clica en el primero de ellos y luego en el último, pulsando a la vez la tecla Shift/Mayúscula.

Para seleccionar varios archivos no consecutivos, se clica sobre cada uno de ellos manteniendo pulsada la tecla Ctrl.

Si en el momento de borrar se tiene pulsada la tecla Shift, los ficheros seleccionados se borran directamente, sin pasar por la Papelera.


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Configuración de Impresora

Impresora local:

Este uso es más corriente; se conectan a un solo equipo.

Haga clic en el botón Inicio > Impresoras y faxes > Agregar una impresora. Asegúrese de tener conectada la impresora al ordenador y de que está encendida. Haga clic en Siguiente para iniciar el Asistente para agregar impresoras.

Seleccione Impresora local.• Seleccione el fabricante y el modelo de su impresora.• Una vez localizada la impresora que desea instalar, haga clic en Siguiente. • Si tiene un disco con el software para la impresora, insértelo en la unidad de CD-ROM y luego haga clic en • el botón Utilizar disco. Seleccione la unidad de disco que contiene el disco > Aceptar.Asigne un nombre para la impresora y determine si le gustaría que fuera la impresora predeterminada. Es • recomendable elegir como tal la impresora que está directamente conectada al ordenador.Indique si le gustaría que esta impresora fuera compartida. Esta función es sobre todo útil si su casa está • conectada mediante una red y la impresora será compartida con otros usuarios. Si es así, haga clic en Nombre del recurso compartido y asigne un nombre a la impresora que sea fácilmente reconocible por todos los miembros de la familia.Haga clic en Sí para imprimir una página de prueba con la impresora recién instalada.• Haga clic en Siguiente para repasar los ajustes de su nueva impresora antes del completar el proceso de • instalación.

Impresora en red:

Se conectan directamente a una red en lugar de conectarse a un equipo determinado.

La instalación de una impresora en red que tiene en la planta de abajo es igual de fácil. Cuando el Asistente • para agregar impresoras le pide seleccionar una impresora, simplemente seleccione Una impresora de red.Si no conoce el nombre de la impresora de red, puede seleccionar Buscar una impresora para acceder a • una lista de impresoras compartidas. O bien, si su impresora de red está en una red que usa una dirección de Internet, seleccione la opción de impresora en Internet e introduzca la dirección en el cuadro de texto del URL. El Asistente para agregar impresoras puede dirigirle por el proceso de instalación.

Conectar un equipo a una red inalámbrica.

Paso1: Barra de tarea

Iniciaremos buscando el icono de redes, que se encuentra en la barra de tareas, allí podremos saber si la máquina tiene la red desconectada o no ha sido instalada.

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Paso2: Búsqueda de la red

Al encontrar el icono, damos clic derecho sobre él y a continuación nos saldrá un menú textual, con varias opciones, de las cuales debemos seleccionar “ver redes inalámbricas disponibles”.

Paso3: Elegir red

En la ventana de conexiones de redes inalámbricas, debemos seleccionar la opción “elegir una red inalámbrica”. Luego, seleccionamos la opción “actualizar lista de redes” con esto podremos ver las redes inalámbricas a las cuales tenemos alcance.

Paso4: Redes disponibles

Luego de realizar el tercer paso, aparecerá la ventana que indica que está buscando las redes disponibles en tu computadora. Para que puedas efectuar los pasos siguientes. Puede que se demore un poco, pero no te preocupes en esta misma ventana te aparecerá el resultado.

Paso5: Datos para la configuración

Como ven se ha encontrado una red inalámbrica disponible, en este caso el nombre de prueba es “maestros del web” pero tu puedes ponerle el nombre que desees. Luego, seleccionamos el botón “conectar”.

Paso6: Clave

Al intentar conectarnos a esta red inalámbrica, nos solicita la clave de red para acceder a ella, la introducimos y luego seleccionamos nuevamente el botón “conectar”.

Paso7: Asistente de conexión

El asistente de conexión nos intentará conectar a la red seleccionada. Se completará si la clave de red introducida es correcta.

Paso8: Red conectada

Si la red ha sido conectada exitosamente, nos aparecerán los detalles de la conexión en la una ventana.

Paso9: Seleccionar estado

Regresamos a la barra de tareas nuevamente realizando el paso 2 y seleccionamos nuevamente el “estado”.

Paso10:

Velocidad de conexiónEn la ventana de Estado de conexiones de las redes inalámbricas, nos muestra las características de la conexión: estado, red, duración, velocidad, intensidad de señal.


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UNIDAD I: Uso de Internet

Buscadores y Correo Electrónico

Todo el mundo habla y oye hablar sobre Internet, es algo nuevo, moderno y que parece que va a cambiar nuestra forma de vivir. Pero si preguntas a la gente qué es Internet muchos no sabrán qué decirte. Internet está formado por una gran cantidad de ordenadores que pueden intercambiar información entre ellos. Es una gran red mundial de ordenadores. Los ordenadores se pueden comunicar porque están unidos a través de conexiones telefónicas (aunque también pueden ser de otros tipos) y gracias a que utilizan un lenguaje o protocolo común, el TCP/IP.

Navegadores.

El servicio más utilizado de Internet es la Web, seguido de cerca por el correo electrónico. Cuando hablamos de entrar en Internet o navegar por Internet nos estamos refiriendo en realidad a la Web. Para poder acceder a la Web necesitas un programa llamado navegador. Entre los programas para navegar en Internet mas comunes tenemos los siguientes: Internet Explore, Mozila Firefox, Netscape y el Opera.

Internet Explorer•

Internet Explorer (IE) es el navegador de Microsoft y viene junto con los sistemas operativos de Microsoft, Windows98, Windows2000 y WindowsXP. La ventana de IE contiene las siguientes barras:

La barra de título: Está en la primera línea de la pantalla, con fondo azul y en ella aparece el título de la página web seguida por el literal Microsoft Internet Explorer.

La barra de direcciones contiene la dirección URL de la página actual.

Podemos escribir una nueva dirección, basta colocar el cursor hacer clic y teclear la nueva dirección. Para ir a la página pulsar la tecla Intro o hacer clic en el botón de la derecha Ir.

En esta barra también están algunos botones muy útiles:

Atrás: Permite ir a la página que acabamos de visitar. Volvemos hacia atrás.

Adelante: Después de utilizar el icono Atrás, permite ir hacia adelante. Es decir volver a avanzar lo que antes se retrocedió.

Detener: Detiene la carga de la página.

Actualizar Vuelve a cargar la página actual. Este botón ayuda cuando ha pasado unos minutos y la pagina no carga.

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La barra de estado: contiene información sobre el estado de la página. Por ejemplo te indicará si la página se está cargando, o si faltan algunas imágenes por cargarse. También aparece una barra azul que se va rellenando proporcionalmente al avance en la carga de la página, así tenemos una idea de lo que va a tardar en completarse la carga. En la parte de la derecha encontrarás un herramienta para acercar el contenido utilizando un zoom. Esta característica es muy útil para gente con problemas de visión.

Inicio Se carga la página inicial.

Imprimir: Utiliza este botón para imprimir la página que se está visualizando actualmente. Si despliegas el menú de la derecha verás que puedes o bien acceder a la Vista previa de impresión de la página o Configurar la página para establecer las opciones de impresión.

Página: Desde este menú podrás ver todas las opciones relativas a la página que estás visualizando.

Selecciona Nueva ventana: para abrir una nueva ventana el navegador.

Guardar como: te permitirá guardar una copia de la página web en tu disco duro, de esta forma podrás verla sin estar conectado y modificarla o trabajar sobre su código más adelante.

Mozila Firefox

Firefox es una de las aplicaciones gratuitas que se pueden utilizar para navegar en Internet. Basado en Mozilla, el proyecto Firefox nació, a finales de 2002, orientado a usuarios no técnicos.

Una vez iniciado el programa se desplegará una ventana, en la cual se pueden identificar las partes más importantes: barra de navegación, marcadores, pestañas de navegación.

Elementos para Navegar

Botones de la Barra de Navegación: Con esta barra es mucho más sencillo navegar por Internet ya que los botones que la componen permiten realizar con mayor rapidez y facilidad las operaciones principales.

Pulsando este botón se vuelve a la página inmediatamente anterior. Si se sigue pulsando este botón se puede volver a cada una de las páginas visitadas.

Cuando se ha pulsado el botón anterior y se quiere volver a la página siguiente, basta con pulsar este botón.

Vuelve a cargar la página que en esos momentos se está viendo. Esto es útil cuando la conexión se corta y la página no se carga bien, o cuando se quiere asegurar que la página está actualizada.


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Este botón lleva directamente a la página que esté definida como Página Principal.

Pulsando sobre este botón se podrá interrumpir una conexión que no responde o que ya no se desea.

Barra de Dirección URL

Escribiendo la dirección en esta barra, el navegador traerá inmediatamente la página deseada. Pulsando la flecha que hay a la derecha del campo, se desplegarán todas las direcciones que se hayan escrito últimamente en la barra. Si quiere volver a alguna de ellas sólo tiene que hacer un doble click.

Pestañas de Navegación

Mozilla Firefox posee ciertas características que lo hacen muy práctico a la hora de navegar en varios sitios Web a la vez. Las llamadas “Pestañas” permiten ver distintas páginas en una sola ventana de Mozilla Firefox, pudiendo navegar de manera independiente en cada una de ellas. Para abrir una nueva pestaña dentro del navegador, haga clic en el menú Archivo – Nueva Pestaña, o bien, presione Ctrl + T .

En la nueva pestaña podrá escribir una nueva dirección URL. Debe repetir estos mismos pasos para abrir otra pestaña. Cada pestaña abierta muestra, bajo la barra personal del navegador, el nombre del sitio Web que fue abierto en ella, y además un botón Cerrar, en el extremo derecho de la barra de pestañas (botón rojo con una “x”), con el cual se cierra la pestaña activa.

Guardar y Extraer Información

Las páginas Web se pueden guardar como un archivo. Para guardar un documento se selecciona Archivo y luego Guardar página como. Se abrirá la ventana típica para guardar un archivo.

Para abrir un archivo se selecciona Archivo y luego Abrir archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo de apertura de un archivo. Se busca el archivo y se selecciona. Entonces se pulsa el botón Abrir.

Búsqueda de información en Internet.

La expansión de Internet y la gran cantidad de información disponible en la web hizo necesaria la aparición de directorios y motores de búsqueda, que recopilan y ordenan el contenido de la red. Estas son algunas de las principales herramientas de búsqueda que puedes utilizar para buscar información el la web.

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Motores de búsqueda o buscadores

Son ingenios que rastrean la web recopilando datos e información sobre las páginas web, incorporan esta información en su propia base de datos. Puesto que no hay criterios en la selección de los ficheros, la calidad de un buscador depende sobretodo del número de documentos que incorpora y de las herramientas de interrogación avanzada que permite. Resultan muy adecuados para buscar lugares y páginas específicas.

Google• Altavista• Yahoo•

El correo por Internet, igual que el correo normal, debe ser privado, por esto todos los programas para leer el correo disponen de protección mediante contraseña. Aunque esto no asegura que alguien pueda interceptar el correo mientras viaja a través de la red.

El correo electrónico

Creación de correo electrónico.

El correo electrónico o e-mail es una forma de enviar mensajes entre ordenadores conectados a través de Internet. Un correo consta de varios elementos, la dirección de correo del destino, el texto de mensaje y puede que algunas cosas más como ficheros adjuntos, etc.

Una dirección de correo tiene una estructura fija: nombre_cuenta@nombre_servidor

Por ejemplo: [email protected]

Cada dirección de correo es única para todo el mundo, no pueden existir dos direcciones de correo iguales. Cuando nos conectamos a Internet mediante un proveedor nos suelen asignar una o varias cuentas de correo. También podemos crearnos cuentas en sitios web que las ofrecen gratuitamente como hotmail, hispavista, yahoo, etc.

Hay tres formas básicas de utilizar el correo, a través de un programa de correo, mediante webmail y aprovechando los programas de mensajería instantánea.

Programa de correo.• Por ejemplo el Outlook Express de Microsoft, el Thunderbird de Mozilla, Eudora, etc. Estos son programas específicos para trabajar con el correo y que tenemos que instalar en nuestro PC, la primera vez que se utilizan hay que configurarlos con los datos de la cuenta y servidor de correo. Por lo tanto sólo es práctico utilizarlos en el ordenador de casa y del trabajo. Webmail.• Como su nombre indica, consiste en utilizar el correo desde la Web. Una de las ventajas del webmail, es que desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet podemos leer y enviar nuestro correo sin tener que configurar nada. La mensajería instantánea no tiene que ver directamente con el correo electrónico, pero tiene la • característica de que cuando llega un correo nos avisa en el mismo instante, también nos informa cuando se conecta algún miembro de una lista de usuarios que nosotros habremos creado previamente.


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Envío y Recibo de Información

Uso de Fax

Existen diferentes modelos de fax pero la mayoría presenta los mismos botones, casi todos se usan de la misma manera.

Enviar fax:

Se coloca primero la hoja.• Se descuelga el auricular.• Se marca el No. de fax, si es numero directo sonara unas cuantas veces y si no te va a contestar la • operadora y le pides tono de fax.Se oprime la tecla de enviar/Stara.•

Copiar:

Colocar el papel y oprimir la tecla copiar.•

Recibir Fax:

Si es numero directo, el fax por si solo da el tono.

Cuando no es directo, Se descuelga y oprimir la tecla para dar tono.•

Uso de Fotocopia

Funncionalidad

La fotocopiadora fue inventada principalmente para copiar uno o más documentos de manera rápida. La Fotocopiadora por medio de cargas eléctricas produce una imagen que la copea por medio de polvo llamado tóner.

Funcionamiento

Las fotocopiadoras habituales en las oficinas y recintos escolares utilizan cargas eléctricas para transferir la imagen de un documento original a una hoja de papel. El documento a copiar se coloca boca abajo sobre la platina y se ilumina mediante una lámpara. Su imagen se proyecta sobre un rodillo metálico con carga negativa (el tambor electrostático) con ayuda de varios espejos. En los puntos de incidencia sobre el tambor desaparece la carga, de forma que las áreas oscuras permanecen cargadas. A continuación, se extienden sobre el tambor las partículas cargadas positivamente del polvo de entintado.

Las partículas sólo se adhieren a las zonas con carga eléctrica. La primera y segunda lámpara de borrado elimina la carga del tambor entre las diferentes pasadas de copia. La imagen sobre el tambor se transfiere entonces a la hoja de papel que ha recibido una carga negativa por cuenta del cargador de transferencia. El calefactor sirve para fijar el polvo al papel, lo cual explica que el papel generalmente salga caliente de la fotocopiadora.

Unidad I: Creación de Documentos

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Utilizar el procesador de texto para crear documentos

propios del puesto de trabajo

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El Procesador de Texto

UNIDAD I: Creación de Documentos

Elaboraciòn de Formatos

Introducir un texto

Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como ésta.

En la parte superior esta, en color azul, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento. Cuando arrancamos Word sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llega al final de la línea, salta automáticamente de línea.

En el área de texto hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús. Cuando cometas un error, y te das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como “bksp” en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda)

Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.

Guardar, cerrar y abrir un documento:

Guardar:

Lo que se escribe se va almacenado en la memoria de tu ordenador; al cerrar el programa o apagar el ordenador, se perdería y no lo podrías recuperar. Con el comando Guardar quedará grabado en el disco duro del ordenador ( o en un disquete o memoria) de forma permanente.

Pulsa en el icono Guardar y aparecerá una ventana como ésta:

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El P

roce

sado

r de

Text

o

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Para guardar un documento debes indicar, el nombre en el campo Nombre de archivo,

el tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos word, que ya viene escrito.

Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que será la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador

Haz clic en el botón Guardar y observa cómo cambia la barra de título; ahora podrá el nombre que le colocamos en lugar de Documento1.

Cerrar

Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo.

Para cerrar un documento hacer clic en el menú Archivo, y luego hacer clic en Cerrar. ( Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí ). Al cerrar el documento veremos cómo éste desaparece de la pantalla.

Al cerrar Word también se cierran los documentos que tengamos abiertos.

Abrir un documento

Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, debemos abrirlo. Para ello hacer clic en el menú archivo luego seleccionar la opcion Abrir, aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí.



Para abrir un documento se debe de buscar en el lugar donde lo guardamos ejemplo un documento almacenado en la memoria deberíamos buscarlo en la memoria una vez ubicado dar clic sobre el nombre y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en la pantalla.

Salir de Microsoft Word 2003

Cuando terminemos de elaborar nuestros documentos en el programa debemos cerrar la aplicación dar clic en el menú archivo y luego seleccionar la opción salir si tenemos un archivo abierto nos aparece una ventana si deseamos guardar los cambios elegir una de las dos opciones y luego se cerrara el programa.

Formatos de Fuente

Cambiar tipo, tamaño y color en la fuente.

Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente.

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

El propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

Si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.

Tamaño: De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.

Color. De forma parecida podemos cambiar el color de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el botón triángulo para buscar el color que deseemos.

Aplicar negrita, cursiva y subrayado.

Una vez fijada la fuente, el tamaño y el color podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.

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Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado ( se ve en un tono más claro). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a

hacer clic sobre el estilo.

También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo: negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Alineación de Texto.

Un párrafo es el texto que se encuentra incluido entre dos puntos y aparte. En Word es una de las unidades más importantes, ya que buena parte delas funciones más importantes tales como tabulaciones, sangrías o alineaciones se aplican sobre los párrafos enteros.

La alineación es la forma en que Word organiza el texto en los párrafos. Hay cuatro tipos de alineación:

Izquierda• : es la alineación por defecto; alinea el texto a la izquierda, de forma que todas las líneas comienzan a la misma altura. Para ello hacemos clic en el botón Alinear a la izquierda de la barra de herramientas Formato (o CTRL+Q). Centrar• : todas las líneas del párrafo aparecerán centradas horizontalmente. Para ello hacemos clic en el botón Centrar de la barra de herramientas Formato (o CTRL+T).Derecha• : alinea el texto a la derecha, muy útil para las fechas y para los números. Para ello hacemos clic en el botón Alinear a la derecha de la barra de herramientas Formato (o CTRL+D). Justificar• : ajusta el ancho de línea de tal forma que todas comiencen y acaben igual, a excepción de aquélla en la que se encuentre el punto y aparte. Para ello hacemos clic en el botón Justificar de la barra de herramientas Formato (o CTRL+J).

Copiar, cortar y pegar

Copiary pegar texto:

Para copiar texto de una parte a otra del documento o de un documento a otro seguimos los siguientes pasos:

Seleccionamos el texto.1.

Lo copiamos para ello elegimos el menú 2. Edición/Copiar o hacemos clic en el botón Copiar (o CTRL+C).

Situamos el cursor en el lugar donde deseemos insertar el texto copiado. 3.

Elegimos el menú 4. Edición/Pegar o hacemos clic en el botón Pegar de la barra de herramientas (o CTRL+V).



Cortar y pegar texto

Podemos encontrarnos con que tenemos un texto ya escrito, pero que no lo queremos en el lugar donde lo hemos puesto y hay que moverlo. Para ello seguimos los siguientes pasos:

Seleccionamos el texto.1.

Elegimos el menú 2. Edición/Cortar (o CTRL+X) o hacemos clic en el botón Cortar de la barra de herramientas para mover el texto.

Situamos el cursor en el lugar a donde deseamos mover el texto. 3.

Elegimos el menú Edición / Pegar o hacemos clic en el botón Pegar de la barra de herramientas 4. (o CTRL+V).

Definir el idioma.

En el menú Herramientas / Idioma / Definir idioma podemos establecer el idioma que queremos como predeterminado, es decir el que se aplicará a los documentos nuevos. También podemos indicar si queremos que Word detecte el idioma automáticamente en aquellos documentos en los que haya texto en varios idiomas.

Para cambiar el idioma de un texto ya escrito, lo seleccionamos y elegimos en este cuadro de diálogo el idioma.

Para predeterminar el idioma, es decir el que aparecerá por defecto en los nuevos documentos, hacemos clic en el botón Predeterminar.

Corrector ortográfico

Una opción imprescindible que incluyen los procesadores de texto actuales es el corrector ortográfico. Consiste en un diccionario donde Word compara cada palabra que escribamos y si encuentra un error nos avisa. También nos avisa de los errores mecanográficos.

Para pasar el corrector elegimos el menú Herramientas/Ortografía y Gramática o hacemos clic en el botón Ortografía y gramática de la barra de herramientas Estándar (o F7).

Nos aparecerá un cuadro de diálogo con la primera palabra que él ha encontrado como errónea. En la parte inferior nos indica una serie de sugerencias. Si nos interesa una, hacemos clic en ella y después en Cambiar. Word la cambiará en el texto.

Después nos mostrará la siguiente palabra que él encuentra como errónea. Si en algún momento nos muestra una palabra que nosotros sabemos que está bien, hacemos clic en Omitir una vez o en Omitir todas.

Omitir una vez: omite la falta ortográfica y busca la siguiente.

Omitir todas: ignora la falta ortográfica en todos los casos en que la encuentre.

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Agregar al diccionario: nos permite agregar la palabra al diccionario, con lo que a partir de ese momento ya no nos la volverá a mostrar como errónea en ningún documento.

Cambiar: nos permite cambiar la palabra indicada en la ventana superior (la errónea) por la palabra seleccionada en la parte inferior (la correcta).

Cambiar todas: cambia la palabra errónea por la correcta en todos los casos en que se encuentre en el texto.

Corregir mientras escribimos

Si tenemos activado el corrector ortográfico automático, mientras vamos escribiendo Word irá comprobando la ortografía, y si encuentra una palabra que no esté contenida en el diccionario nos avisará subrayándola de color rojo.

Una vez que Word nos avisa que hay una palabra errónea, podemos corregirla borrándola y escribiendo la nueva palabra o situarnos sobre ella con el ratón y pulsar el botón derecho del ratón, con lo que nos saldrá una lista de sugerencias, entre las que podremos elegir la opción deseada.

En el ejemplo hemos escrito “tambien” sin acento. Word la subraya de color rojo. Hacemos clic con el botón derecho en la palabra y nos ofrece unas sugerencias, de las que elegimos “También”.

Numeración y viñetas.

Para numerar párrafos:

Escribimos los párrafos.1.

Los seleccionamos.2.

Vamos a 3. Formato/Numeración y viñetas.

En la pestaña 4. Números seleccionamos el tipo (número, letras, números romanos...)

Si no queremos números, sino símbolos (viñetas), en la pestaña 5. Viñetas elegimos la que queremos.

Si luego hacemos cambios o añadimos más párrafos, Word reordenará automáticamente la numeración.

También podemos utilizar los botones Numeración y Viñetas de la barra de herramientas Formato.

En el botón Personalizar podemos seleccionar otras viñetas diferentes y en el caso de los números podemos elegir el estilo de numeración o indicar por qué numero ha de comenzar la serie.



Configuración pagina, vista preliminar, Imprimir

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en el menú Archivo, Configurar página... se nos muestra un cuadro de dialogo como este:

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de • la página y la primera línea del documento.

Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del • documento y el borde inferior de la página.

Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de • la página y el principio de las líneas del documento.

Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la • página y el final de las líneas del documento.

Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a • utilizar las páginas para encuadernar un libro.

Vista Preliminar

Antes de imprimir un documento debemos pasar a Diseño de impresión o a Vista preliminar.

Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.

Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

Impresión

Se puede imprimir de dos formas

Desde el icono imprimir de la barra estándar. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característica de impresión.

Desde el menú Archivo, Imprimir (CTRL + P ) . Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc...

Desde el icono imprimir: • Se pincha en el icono de la barra estándar y nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

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Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el menú Imprimir.

Desde el menú Imprimir: Desde el menú Archivo, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL + P ), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

Impresora: En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades.

Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opción deseada:

Todo: Imprime todo el documento.

Página actual: Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese momento.

Selección: Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado.

Páginas: Permite indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos páginas salteadas, poner los números de página separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar ‘hasta’, por ejemplo: -3 imprimiría las paginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar ‘desde’, por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo:2,3,10- imprimiría las páginas 2,3,10,11...hasta la última.

Copias: En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias.

Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

Zoom: En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.

Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4 páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.

Escalar al tamaño del papel: Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4.

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Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Utilizar la hoja de cálculo para crear documentos

propios del puesto de trabajo

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La Hoja de Cálculo

UNIDAD I: Creación de Documentos

Funcionalidad de la hoja de cálculo.

Iniciar Excel2003

Formas básicas de iniciar Excel2003.Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de menú

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar del libro de trabajo.

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Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos• . Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado.Otro menú desplegable.• Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha.Comando con ventana.• Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos.

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.

La barra de herramientas estándar

Contiene conos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.

La barra de formato

Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.


La Hoja de Cálculo

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Introducción de Datos, Guardar, Recuperar y Cerrar

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. • Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: • Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como... • Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:•

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a 1. grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe 2. el nombre que quieres ponerle a tu archivo y por último haz clic sobre el botón Guardar

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar

Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

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También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Abrir un libro

Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Una de ellas consiste en utilizar el menú:

Selecciona la opción Abrir del menú Archivo. • Otra forma es hacer clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas. •

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en esta • se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. • En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la •

unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a •

recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar •

en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.•

Salir del programa.

Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir. En caso de que este algún documento abierto sin guardar presentará una ventana donde pregunta si deseas guardar los cambios elegir una opción y luego presionar aceptar.

Rellenar Serie:

Seleccionar las celdas a copiar: Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno.

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Las series son muy útiles pues nos ahorramos tener que introducir muchos datos. Si queremos crearnos nuestras propias series vamos a Herramientas / Opciones / Listas personalizadas. Seleccionamos Nueva lista, y en Entradas de lista escribimos la serie. Finalmente hacemos clic en Agregar.


La Hoja de Cálculo

Formato de celda.

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando la barra de menús: De la barra de menús desplegar el menú Formato. Elegir la opción • Celdas...Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, hacer clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la • ficha siguiente:

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo • de letra.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos • son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u • otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que • elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás • elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o • desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene • por defecto.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

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Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona similar a la negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En

caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. • Seleccionar el menú Formato. • Elegir la opción Celdas... • Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.•

Aparecerá la siguiente ficha:

Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel2003 por defecto, alinea las celdas • seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas • independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas. • DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente • del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.


La Hoja de Cálculo

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la • anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha • como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco • seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas. • CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. • INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas. • JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la • inferior.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Bordes y Rellenos

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. • Desplegar el menú Formato. • Elegir la opción Celdas... • Hacer clic sobre la pestaña Bordes. • Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. • Elegir las opciones deseadas del recuadro. •

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. • Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. • Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la • selección. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. • Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. • Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá • elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas

las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Tramas

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. • Desplegar el menú Formato. • Elegir la opción Celdas... • Hacer clic sobre la pestaña Tramas. • Aparecerá la ficha de la derecha. • Elegir las opciones deseadas del recuadro. • Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón • Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Distintas opciones del recuadro.

Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el • efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color. Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color • de la trama.


La Hoja de Cálculo

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de

celdas.

Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. • Seleccionar el menú Formato. • Elegir la opción Celdas... • Hacer clic sobre la pestaña Número. • Aparecerá la ficha de la derecha: • Elegir la opción deseada del recuadro Categoría• Hacer clic sobre el botón Aceptar. •

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el • formato que utiliza Excel por defecto.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el • número de decimales, también permite especificar el separador de miles y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número • de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la

forma de visualizar los números negativos.Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en • una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre • diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de • hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le • asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

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Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. • Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de • decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún • número en la celda.Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, • etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.•

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida.

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows,

seguramente tendremos el símbolo €).

Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo € y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Introducir y ordenar datos.

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.


La Hoja de Cálculo

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Seleccionar celdas, copiar, cortar y pegar, combinar y centrar.

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel2003, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

Selección de una celda: Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a • seleccionar con el botón izquierdo del ratón.Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón • izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.Selección de una columna: Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo • superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.Selección de una fila: Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de • la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.Selección de una hoja entera: Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el • indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Copiar y Pegar

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

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Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Seleccionar el menú Edición.

3. Elegir la opción Copiar o bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

4. Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar.

5. Seleccionar el menú Edición.

6. Elegir la opción Pegar. O hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel2003 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL

3. Observa como el puntero del ratón se transforma en.

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.


La Hoja de Cálculo

Cortar y Pegar celdas

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de

Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú. O dar clic sobre el botón Cortar de la barra de herramientas.

Aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

A continuación

3. Seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas.

4. Seleccionar el menú Edición, elegir la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú. O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas.

Cortar y pegar utilizando el ratón


2. Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: . Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:


2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

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4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Botón combinar y centrar

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

Formulas.

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc...

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % • ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & • OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero • o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA: indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado • en la fórmula. En Excel pueden ser:

- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.


La Hoja de Cálculo

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .

Los operadores de comparación tienen todos las mismas prioridades, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

Funciones

Introducir Funciones:

Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

COMPARACIÓNIgualdad (=)

Desigualdad (<>)Menor que (<)Mayor que (>)

Menor o igual que (<=)Mayor o igual que (>=)

COMPARACIÓN LÓGICOS Igualdad (=) Not

Desigualdad (<>) And Menor que (<) Or Mayor que (>)

Menor o igual que (<=)Mayor o igual que (>=)

Concatenación de caracteres (&)

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Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. • Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de • cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. • Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. •

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador “:” nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Desplegar el menú Insertar, elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función

Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy

seguros de la categoría podemos elegir Todas.


La Hoja de Cálculo

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en este caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tenemos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .

En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Función FECHA(año;mes;día)

Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado.

Ejemplo: =FECHA(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

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Función HORA(núm_de_serie)

Devuelve la hora como un número del 0 al 23.

Ejemplo: =HORA(0,15856) devuelve 3.

Gráficos.

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no • existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

A la hora de crear un gráfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del asistente.

Forma manual un gráfico simple:

Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico.

Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que vemos en la imagen

A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el gráfico. Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico.

Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles. Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido.

Crear gráficos con ayuda del Asistente

Excel2003 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de gráficos, de forma que nos resulte más fácil crearlo.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccionar los datos a representar en el gráfico. • Seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico... o bien hacer clic sobre el botón Gráfico de • la barra de herramientas. Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.•


La Hoja de Cálculo

En este paso nos pide elegir el tipo de gráfico.

En la ficha Tipos estándar tenemos los tipos más comunes y también tenemos más tipos de gráficos en la ficha Tipos personalizados. Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo.

En la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste. Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados.

En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

Cancelar para no realizar el gráfico.

Atrás para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.

Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón estará inactivo.

Finalizar para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. • Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en • el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.

En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado antes de • entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña y podremos rectificar el rango seleccionando el nuevo rango a representar, después hacer clic sobre le botón para volver al asistente para gráficos.

Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos. En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre:, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre.

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En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3..

Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos, el cuadro • de diálogo OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico: el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

Escribir en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

Escribir en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

Hacer clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

Marcar la casilla Eje de categorías (X) si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X. Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.

En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.


La Hoja de Cálculo

Hacer clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.

Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.

Por ejemplo en el gráfico inferior tenemos activadas las líneas de división principales del eje Y, por eso nos aparecen las líneas horizontales en los valores 5, 10, 15, 20 y 25 (marcas de graduación principales), estas líneas nos permiten evaluar mejor qué valores están asociados a cada serie en cada valor de la X.

Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

Hay que tener en cuenta que las líneas de división nos son útiles para interpretar mejor el gráfico pero si abusamos de ellas el efecto puede ser contrario.

Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.

Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda del paso 3 del asistente.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

Hacer clic sobre la ubicación o posición deseada.

Hacer clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos, el marcador de datos es el punto de intersección entre un valor X y un valor Y. Por ejemplo si activamos la casilla valor aparecerá encima de cada barra el valor representado.

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Seleccionar el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

En caso de elegir alguna opción, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Hacer clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2003 puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente

Hacer clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, hacer clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Hacer clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.


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Copiar una tabla de Hoja de Cálculo a Procesador de texto.

Al importar datos de Excel a Word además es decir copiar los datos de Excel en un documento de Word.

Para realizar este proceso:

Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.• Copiamos los datos seleccionados pulsando • Ctrl + C o desde el menú Edición - Copiar. Nos vamos a Word y pulsamos sobre • Ctrl + V o desde el menú Edición - Pegar.

Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado donde podemos ver las distintas opciones.

Por defecto nos conserva el mismo formato que tenía en la hoja de Excel.

Configurar pagina, establecer área de impresión, vista preliminar e Imprimir.

Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel2003 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos :

Seleccionar el menú Archivo. • Elegir la opción Configurar página... •

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma)

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

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Establecer Área de Impresión

Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.

En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas • aquella fila que está indicada en ese recuadro.Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila • aquella columna indicada en el recuadro.

Vista Preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo. • Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú o hacer clic sobre el botón Vista • preliminar de la barra de herramientas.

Aparecerá una pantalla como la siguiente:

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:

Para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.

Para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado.

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página explicado más adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista preliminar.


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Imprimir

Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Con ello se inicia directamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del menú Archivo.

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora.

En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hasta

En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercala

Informática 3


Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Utilizar software de diseño para la creación de afiches o rótulos publicitarios

propios del puesto.

1Informática 3

Diseño básico de afiches publicitarios

UNIDAD I: Documentos Publicitarios

Creación de Publicaciones

Consejos básicos para el diseño de documentos publicitarios

Microsoft Publisher, como casi cualquier aplicación, puede ser iniciado de varias maneras diferentes, algunas de las cuales son las siguientes:

Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio, si es que éste existe.

Ir al menú de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft Office Publisher 2003.•

Al entrar en Publisher nos aparecerá la siguiente ventana:

La ventana principal de la aplicación se puede dividir en los siguientes elementos:

El menú donde se muestran las diferentes opciones de la aplicación. Algunos de estos menús contienen • submenús. Barras de herramientas. Permite tener acceso directo a las opciones más comunes.• Opciones del panel de tareas que permiten crear una publicación nueva desde cero o basada en plantillas, • también permite abrir un documento existente. Hoja de trabajo, esta área se utiliza para la edición de la publicación. • Barras de herramientas: Permiten acceder rápidamente a las opciones más utilizadas. Al iniciar Publisher, • aparecerán las barras de herramientas Estándar, Formato y Conectar cuadro de textos. También se activa la barra de Objetos a la izquierda de la ventana y colocada verticalmente.Menú: Las funciones que realiza Publisher están agrupadas en menús, como Archivo, Edición, etc. Cada • menú contiene funciones relacionadas con su nombre, por ejemplo, en el menú Tabla se encuentran opciones tales como: Insertar tabla, Eliminar celdas, Combinar celdas, Dividir celdas, etc.

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Informática 3

Panel de Tareas: El panel de tareas es un elemento incorporado por la versión XP de Office y mejorado en • esta nueva versión, mediante este panel se logra que la interfaz sea mucho más interactiva que en sus versiones anteriores. El panel tiene varias “modalidades” de acuerdo al trabajo que se desea realizar. Este panel suele aparecer por sí solo según el trabajo que se esté realizando, normalmente lo hace sobre el lateral izquierdo de la pantalla pero se lo puede trasladar arrastrándolo desde su barra de título.

Microsoft Publisher pone a nuestra disposición una serie de asistentes mediante los cuales podemos crear de manera muy rápida y sencilla nuestra publicación.

Para iniciar estos asistentes simplemente debemos seleccionar del panel de tareas el tipo de publicación que deseamos realizar. Dar clic en la primera opción del panel “Publicaciones para impresión”. Con lo que se desplegara una lista con todos los asistentes disponibles:

Dependiendo del tipo de publicación que se necesite se debe seleccionar el asistente adecuado. En este caso realizaremos una hoja membretada por lo que haremos clic en la opción “Membrete”.

Se presentarán sobre la hoja de trabajo a la derecha del panel de tareas los diferentes diseños en los que podremos basar nuestro trabajo:

Seleccione el tipo de membrete que sea de su agrado, en nuestro caso utilizaremos el modelo de barras Se presentará una hoja de trabajo con el diseño básico en ella.

Seguidamente se presentará el cuadro de diálogo datos personales, este cuadro se utiliza para informar a Publisher cuales son nuestros datos como teléfono, dirección, código postal, etc. que se incluirán en la publicación. Se puede definir si serán los datos personales o de nuestro trabajo.

Estos datos una vez completados son guardados por Publisher para futuras publicaciones, de tal manera que no sea preciso volver a completarlas. Obviamente estos datos podrán ser modificados con posterioridad. Complete el cuadro de diálogo con los datos de su caso en particular.



Sobre el panel de tareas se dispondrá de ciertos controles mediante los cuales podremos personalizar el diseño de acuerdo a nuestras necesidades particulares. Estas opciones se mantendrán independientemente al tipo de asistente que hayamos elegido al comienzo de nuestro trabajo, por lo tanto lo que se explique en este asistente podrá ser aplicado con el resto de ellos.

Opciones de membrete

Trabajar con Imágenes:

Publisher permite como todas las aplicaciones de Office hacer uso de la galería de imágenes prediseñadas de este paquete de software.

Las imágenes pueden ser incorporadas a través de la misma barra de herramientas objetos, mediante la opción Insertar imágenes prediseñadas, insertar imagen o desde un escáner o cámara .

Imagen a partir de archivo

El botón insertar imagen a partir de archivo abre el siguiente cuadro de diálogo:

Mediante el cual se puede explorar el o los discos del equipo en busca de la imagen a insertar. Las mismas son mostradas como miniaturas en el mismo cuadro desde donde podrán ser seleccionadas para luego ser insertadas.

Imágenes prediseñadas

Al hacer clic sobre el botón de imágenes prediseñadas se activará el panel de tareas en la modalidad imágenes prediseñadas, el cual permite acceder a la biblioteca de imágenes de Office. Este panel también se puede activar haciendo clic en el menú Insertar, luego en Imagen y por último en Imágenes prediseñadas.

Donde podemos buscar las imágenes colocando alguna palabra descriptiva de la imagen que se quiere obtener, se puede indicar en que colecciones se buscará y que tipos de archivos se deberán tener en cuenta al momento de realizar la búsqueda.

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Las imágenes están divididas en categorías para facilitar la búsqueda de forma manual.

Cada imagen tiene asociada una serie de palabras clave que permiten realizar una búsqueda automática que permitirá encontrar y seleccionar rápidamente una imagen de la Galería.

En buscar nos permite especificar una palabra clave relacionada con la imagen a buscar para lo cual se presenta nuevamente el cuadro de búsqueda del Panel de Tareas.

Una vez ubicados los archivos (imágenes, sonido, video) ya sea por su categoría o a través de una búsqueda por palabras claves, estos son presentados en el panel de muestras, donde al colocar el puntero del Mouse sobre una imagen aparece una lista desplegable que presenta un menú con opciones desde donde se podrá, entre otras cosas, pegar la imagen en la diapositiva o copiarla para tenerla disponible en el panel de portapapeles. Los resultados se mostrarán como miniaturas en el mismo Panel de Tareas de donde se podrán elegir.

Insertar y Editar Texto

Cuadros de texto: Existen varios tipos de objetos que Publisher, o en realidad los asistentes, utilizan para “armar” las diferentes áreas de nuestra publicación. A diferencia de Microsoft Word, que la mayoría del contenido del documento es colocado sobre la hoja dividiéndolos en párrafos, en Publisher las diferentes partes de la publicación suelen estar “encapsuladas” en lo que se llaman “cuadros de textos”.

Por lo tanto en Publisher, a diferencia de las demás aplicaciones de Office, el texto no se incorpora de manera directa (haciendo clic y escribiendo), sino que cada frase o párrafo se debe colocar dentro de un “contenedor”, denominados cuadros de texto. También se puede agregar texto dentro de una autoforma o utilizando la herramienta de WordArt.

Propiedades del cuadro de texto: Cada objeto incorporado en una publicación tiene ciertas propiedades que pueden ser ajustadas por el usuario para lograr su objetivo. Estas propiedades cambiarán según el tipo de objeto del que se trate, por ejemplo en este caso al tratarse de texto se verá la opción cambiar texto o Herramientas de corrección que no se verían si se tratara de una imagen.

Para acceder a las propiedades del cuadro de texto haga clic secundario sobre el borde del objeto, con lo que se mostrará su menú contextual.

El cuadro se divide en seis fichas mediante las cuales se podrán ajustar sus distintas características.

Colores y líneas coloca bordes y sombras al objeto. En este cuadro las opciones son:

Relleno• permite elegir un color para el fondo del cuadro de texto, también se puede dar un grado de transparencia a este color.Línea• coloca un marco al objeto con el estilo de línea, color y grosor indicados. Se puede indicar en que laterales se pondrán bordes.Predeterminado• si activa este cuadro todos los nuevos objetos del tipo cuadro de texto serán creados con los bordes y sombras indicados.

Tamaño y Diseño



Las fichas Tamaño y diseño permiten variar el tamaño del cuadro de texto y su posición dentro de la publicación respectivamente. Estos procedimientos son más sencillos arrastrando los controles del objeto directamente sobre la publicación.

Aplicando colores al cuadro de texto

Más efectos de rellenos: Como se vio es posible colocar un color de relleno a un cuadro de texto.

Al abrir la lista desplegable de colores de relleno de la ficha colores y líneas de las propiedades del objeto se puede apreciar el siguiente menú de opciones:

Más colores: Al hacer clic en ésta opción se presenta un cuadro. En este cuadro se dispone de una gama de colores más extensa sobre la cual se presenta una cruz blanca. El nuevo color surgirá como resultado de la mezcla entre los colores Rojo, Verde y Azul, variando estos valores también se puede definir el color resultante.

Efectos de relleno: Por medio de este, se pueden establecer colores degradados como relleno del objeto. El mismo puede ser de un color, dos colores o se puede utilizar un degradado preestablecido.

Con la lista desplegable se puede elegir el color a utilizar en el degradado, y con el control deslizable se establece el brillo del mismo. En este caso el grado de transparencia del relleno puede acompañar el degradado ya que se dispone de dos controles para indicar el grado de transparencia inicial y final del objeto.

Agregar Sombras y Efectos

Sobre el panel de tareas se dispondrá de ciertos controles mediante los cuales podremos personalizar el diseño de acuerdo a nuestras necesidades particulares. Estas opciones se mantendrán independientemente al tipo de asistente que hayamos elegido al comienzo de nuestro trabajo, por lo tanto lo que se explique en este asistente podrá ser aplicado con el resto de ellos.

Las opciones disponibles son:

Diseño de publicación: Publisher hace tan fácil el trabajo que incluso permite cambiar la base del diseño que se seleccionó al iniciar el asistente por cualquiera de las disponibles sin necesidad de reiniciar el trabajo desde cero. Los cambios que se hagan se verán reflejados automáticamente sobre la hoja de trabajo.

Combinación de colores: Los diseños están basados en una cierta combinación de colores la cual define que color se utilizará para cada parte del diseño, esto es, texto, recuadros, fondos, etc. Esta combinación puede ser cambiada por cualquiera de nuestro gusto.

Como puede apreciar Publisher propone una serie de combinaciones predefinidas de las cuales podemos valernos para aplicarlas a nuestra publicación. Pero en el caso que se precise de una combinación inexistente se puede hacer uso de la opción “Combinación de colores personalizada”.

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Aquí podremos definir el color para cada parte de nuestro trabajo, cada color posee una lista desplegable que al ser activada presenta una paleta de colores de la cual poder elegir. Esta paleta es la misma que utiliza Word. Con estas herramientas se puede lograr ajustar los colores a gusto y sin mucho trabajo.

Combinación de fuentes: Por último disponemos de la opción “Combinación de fuentes”, la cual se refiere al los tipos de letras que serán aplicados a cada sección del documento:

Como se puede apreciar Microsoft Publisher propone una serie de combinaciones de tipos y formatos de letras predefinidos, los cuales serán aplicados a nuestro trabajo simplemente al hacer un clic sobre alguno de ellos.

Impresión de Publicaciones

Guardar

Para almacenar una publicación, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas 1. a grabar tu trabajo.



Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe 2. el nombre que quieres ponerle a tu archivo y por último haz clic sobre el botón Guardar

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Imprimir

Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Con ello se inicia directamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del menú Archivo.

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra

impresora de la lista desplegable que se abrirá.

Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora.

En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hasta

En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercala

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