ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN

OrganigramasGrupo 10

INTEGRANTES •Arenas Morales Carlos•Apaza Leon , Roy Melvin•Vargas Condezo, Tamara•Uchima Flores , Cristhian•Mendoza Yucra Juan

Organigrama :(órgano = órgano u organismo + grama = gráfico). Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

Objeto : es un instrumento que nos permite plasmar la composición de una organización.

Utilidad e importanciaLos organigramas son usados para tratar de indicar:• Desagregación y agrupamiento de funciones• La estructura y niveles jerárquicos• La naturaleza de las unidades orgánicas• Las relaciones de autoridad- responsabilidad• Los canales formales de comunicación• Las jefaturas de unidades• Las relaciones entre los cargos, etc.

Aunque su utilidad es variada: para utilizar y mejorar la organización, comprender los procesos de tomas de decisiones, y en general como elemento instructivoy de divulgación.

• Precision : En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

• Sencillez : Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Se recomienda no realizar trazos innecesarios o utilizar una nomenclatura poco clara o compleja.

• Uniformidad Para facilitar su interpretación se recomienda uniformizar las líneas y figuras que se empleen en su diseño.

• Presentacion La funcionalidad de un organigrama depende, en gran parte, de su formato y estructura.

En su elaboración se deben tener en cuenta criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

• Presentacion La funcionalidad de un organigrama depende, en gran parte, de su formato y estructura.

En su elaboración se deben tener en cuenta criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

• Vigencia  Para que un organigrama se mantenga en vigencia, debe mantenerse actualizado.

Se recomienda que cuando se elabora el organigrama, en el margen inferior derecho del gráfico, se coloque el nombre de la unidad responsable de prepararlo así como la fecha de su autorización o actualización

La aplicación de los organigramas es importante porque:• Da a conocer con sencillez, claridad y precisión, el

sitio que ocupa un cargo , persona o grupo de dependencias dentro de un grupo organizado.

• Permite visualizar los niveles jerárquicos y de ejercicio de poder de decisión

• Se utiliza como medio de estudio y consulta a efectos de analizar los aspectos convenientes e inconvenientes de la estructura

Factores de la organización a considerarse

• Autoridad y responsabilidad : Se por niveles jerárquicos. La autoridad se considera en forma descendente, en tanto que la responsabilidad en las dos formas.

• Se tiene las siguientes formas de autoridad: a) Autoridad Lineal : Es aquella que ejerce un jefe respecto a todas las actividades oficiales de los colaboradores bajo su supervisión,

b)Autoridad Funcional: Es aquella que de acuerdo a su responsabilidad tiene una persona independiente de su jerarquía. Este tipo de autoridad no se muestra en los organigramas.

c) Autoridad Informal: Es aquella que las personas ejercen sin el otorgamiento de autoridad formal de la organización. Tampoco debe fijarse en los organigramas.

d) Facultad de Mando: Señala derecho de dar instrucciones obligatorias y de toma de decisiones. Existe en todos los niveles de la organización delimita y regula las conexiones del mismo nivel.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre las horizontales que señalan especialización y correlación

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relaciónde apoyo

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación decoordinación y relaciones funcionales.

Figura geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma

Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza mediorecuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de laestructura.

Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen unnumero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidadesseñaladas con el mismo numero.

CLASIFICACIÓN

Cuatro grupos de clasificación:

Por su naturaleza

Por su ámbito

Por su contenido

Por su presentación

POR SU NATURALEZA

• Microadministrativos:– Corresponden a una sola organización.– Pueden referirse a ella en términos globales o

mencionar alguna de las áreas que la conforman.

• Macroadministrativos:– Involucran a más de una organización.

• Mesoadministrativos:– Involucran una o más organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo específico.

POR SU ÁMBITO• Generales: contienen información representativa de una

organización hasta determinado nivel jerarquico.– En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección

general o su equivalente.– En el sector privado suelen abarcar hasta el nivel de

departamento u oficina.

Especificos

POR SU CONTENIDO• Integrales: muestran todas las unidades

administrativas de la organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.– Son equivalentes a los organigramas generales

Funcionales presentan a las unidades, sus interrelaciones y las principales

funciones que tienen encargadas.

– Permiten:• Capacitar al personal• Mostrar la organización en forma general.

• De puestos, plazas y unidades:• Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de

plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.• Se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Por su Presentacion• Verticales:

• Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo, empezando por el titular en la parte superior.

• Desagregan los niveles jerarquicos en forma escalonada.• Son los más usados en la administración.

• Horizontales:• Las unidades se colocan de izquierda a derecha. El titular se coloca en el

extremo izquierdo.• Los niveles jerarquicos se disponen en columnas. • Las relaciones entre unidades se indican mediante líneas horizontales.

• Mixtos: • Utilizan combinaciones verticales y horizontales.• Se recomienda para organizaciones con un gran número de

unidades en la base.

• De bloque:• Son una variante de los verticales.• Integran un mayor número de unidades en un espacio

reducido.• Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los

últimos niveles jerárquicos. •

• DISEÑO Figuras: permiten representar las unidades que forman la organización– Formas:• Para simbolizar elementos en el organigrama debe

usarse un solo tipo de figura.• Se recomienda utilizar rectángulos para simbolizar las

unidades.• Los textos deben escribirse horizontalmente

– Dimensión:

• Los rectángulos utilizados deben tener dimensiones semejantes.

Primer nivel SecretarioSegundo nivel SubsecretarioTercer nivel Oficial mayorCuarto nivel Dirección generalQuinto nivel Dirección de áreaSexto nivel Subdirección de

áreaSéptimo nivel DepartamentoOctavo nivel OficinaNoveno nivel SecciónDécimo nivel MesaÓrganosdesconcentrados

Niveles dedesconcentración

• Colocación de las figuras: las figuras deben ubicarse

-En diferente nivel jerárquico -Sector público: en la administración central los niveles jerarquicos son:

En la administracion para estatalPrimer nivel Asamblea

generalSegundo nivel Consejo de

administraciónTercer nivel Dirección general

o su equivalenteCuarto nivel Dirección

divisional, suequivalente ogerencia

Quinto nivel Dirección deárea,subdirección osubgerencia

Sexto nivel Departamento

Séptimo nivel Oficina

Octavo nivel secciónNoveno nivel Mesa

Órganosdesconcentrados

Niveles dedesconcentración

Primer nivel Asamblea de accionistasSegundo nivel Consejo de administraciónTercer nivel Dirección generalCuarto nivel Subdirección general,

dirección divisional ogerencia general

Quinto nivel Dirección o gerenciadivisional o dirección deárea

Sexto nivel DepartamentoSéptimo nivel OficinaÓrganosdesconcentrados

Niveles de desconcentración

LINEAS DE CONEXION

Permiten mostrar los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura organizacional.

• RELACION LINEAL:– La autoridad y la responsabilidad se

transmiten mediante una línea.– Establece relaciones de subordinación entre

unidades.

– Recomendaciones:• Utilizar un trazo más grueso en las líneas que

interconectan rectángulos.• Las líneas de conexión no deben terminar con flechas

orientadas hacia abajo.

• Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una misma línea.

• Evitar todos los tramos o trazos injustificados

• Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama

• Relación de autoridad funcional • Representa la relación de mando

especializado, no la de dependencia jerárquica.

• Puede existir en forma paralela a la autoridad de línea o entre un órgano especializado y los subordinados de otras unidades de línea

• Se utilizan líneas cortas de trazo discontínuo.

Relación de coordinación

• Permite interrelacionar actividades desarrolladas por diferentes unidades.

• Se utilizan líneas largas de trazo discontinuo.

Relación de asesoría

• Existe entre las unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea.

• Unidades de asesoría o de apoyo.• Existen dos tipos de relaciones de esta clase:– Relación de asesoría interna – Relación de asesoría externa

• Relación de asesoría interna:– Realizada por unidades de asesoría que forman parte de la

estructura organizacional. – Se utiliza un trazo continuo delgado colocado

perpendicularmente a la línea de mando de la unidad asesorada.

• Relación de asesoría externa:– Realizada por una unidad de asesoría que

desempeña sus funciones de manera independiente.

– Se utilizan líneas discontinuas colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de línea de la que dependen.

Relación con comisiones

• Interinstitucionales– Se integran con representantes de distintas

instituciones oficiales.– Cuando forman parte del gráfico de la organización

se les adscribe al titular.

• Comisiones internas:– Dependen jerárquicamente del órgano rector de

sus actividades.

Relación con órganos desconcentrados

• Los órganos desconcentrados se ubican en el último nivel del organigrama.

• Se traza una línea de eje que los separe del resto de la organización.

• Se puede incluir la estructura de los órganos desconcentrados.

Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas

• Autorización para realizar el estudio: debe emanar del titular de la organización apoyado por los niveles de decisión.

• Integración del equipo de trabajo: puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes áreas específicas

– Presentación personal y forma de solicitar la información.– Opciones para concentrar avances.– Mecanismos de supervisión y coordinación.– Revisión y depuración de propuestas.

Si se trata de un trabajo específico y de poca complejidad no se requiere formar un equipo

• Determinación del programa de trabajo:– La planeación de las actividades debe plasmarse en un

documento rector que contenga motivos, propósitos, responsables, alcances.

– También debe contener una forma de dar seguimiento y control a las acciones: gráfica de Gantt.

• Captación de información:– Mediante entrevistas dirigidas con los encargados de

las funciones que se revisan, con los líderes técnicos de las unidades, con el personal operativo.

– Archivos y centros de documentación.– La información que debe reunirse se refiera a :

• Los órganos que integran las áreas en estudio.• El nivel jerárquico que ocupan dentro de la estructura

orgánica.

• Las relaciones que guardan entre ellos.• La naturaleza de estas relaciones.• Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el

número de plazas que los integran.• Los beneficios que se espera obtener

• Clasificación y registro de la información:– Debe centrarse en la elaboración de formatos que

permitan un manejo ágil y que pueden ordenarse en carpetas como documentos fuentes.

• Análisis de la información: para detectar posibles contradicciones o duplicidad de funciones.

• Diseño del organigrama: integración del documento con las opciones de estructuras específicas.