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Actualizado Febrero 2012
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ÍNDICE
I. Política de Calidad
II. Código de ética
III. Modelos de operación
Vía I
A) Distribución con inventario de seguridad
1. Vía 1- Características
2. Vía 1- Origen del pedido
3. Vía 1- Facturación
4. Vía 1- Conformación
5. Vía 1 – Etiqueta de Cajas declaradas
6. Vía 1- Tarimas
7. Vía 1- Citas para entrega
8. Vía 1- Recibo
9. Vía 1- Vigencia
10. Vía 1- Devoluciones
B) Farmacia
1. Vía 1- Farmacia- Características
2. Vía 1- Farmacia - Origen del pedido
3. Vía 1- Farmacia- Facturación
4. Vía 1- Farmacia – Conformación
5. Vía 1- Farmacia - Etiqueta de Cajas declaradas
6. Vía 1- Farmacia - Tarimas
7. Vía 1- Farmacia - Citas para entrega
8. Vía - Farmacia 1- Recibo
9. Vía- Farmacia- Vigencia
10. Vía 1- Farmacia- Devoluciones
Vía 2
C) Cruce de andén con clasificación
1. Vía 2- Características
2. Vía 2- Origen del pedido
3. Vía 2- Facturación
4. Vía 2- Conformación
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5. Vía 2 - Etiqueta de Cajas declaradas
6. Vía 2- Tarimas
7. Vía 2- Citas para entrega
8. Vía 2- Recibo
9. Vía 2- Vigencia
10. Vía 2- Devoluciones
Vía 2 Pallet Blindado
D) Cruce de andén sin clasificación
1. Vía 2 P.B- Características
2. Vía 2 P.B- Origen del pedido
3. Vía 2 P.B- Facturación
4. Vía 2 P.B- Conformación
5. Vía 2 P.B- Tarimas
6. Vía 2 P.B- Citas para entrega
7. Vía 2 P.B- Recibo
8. Vía 2 P.B- Vigencia
9. Vía 2 P.B- Devoluciones
IV. Citas para entrega al CD
V. Facturación
VI. Acceso al CD
VII. Reporte de Recibo
VIII. Base de Datos
IX. Proceso de incorporación al Centro de Distribución
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I POLÍTICA DE CALIDAD DE LA EMPRESA
Nuestra orientación fundamental y principal responsabilidad, es ofrecer un servicio de distribución de alta calidad que satisfaga los requisitos de las sucursales, clientes internos y partes interesadas; a través del logro de nuestros objetivos de calidad y mejorando continuamente la eficacia de nuestro sistema gestión de calidad.
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II CÓDIGO DE ÉTICA
El comportamiento del proveedor o de cualquiera de sus representantes o subcontratados debe adecuarse en todo momento al código de ética de Comercial Mexicana. Dicho código se encuentra en Provecomer en la ruta: Denuncias, Más información, Código de Ética. Igualmente debe apegarse a este Código el comportamiento de todos los empleados de Comercial Mexicana. En caso de no ser así ponemos a su disposición el módulo 1 de denuncias en el nuevo portal de Provecomer, para reportar comportamientos inadecuados o poco éticos por parte de nuestro personal.
Esta opción se encuentra dentro del apartado Principal de-> Provecomer-> Denuncias.
Así también cuenta con los siguientes teléfonos y correo elec-trónico para levantar su reporte:
Del DF. y área metropolitana
Teléfono: 5270 9990
Del interior de la república
Teléfono: 01 800 52 36 701
Correo electrónico:
Para mayor información favor de consultar nuestro Código de Ética.
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III MODELOS DE OPERACIÓN
Existen tres vías, o formas de operar. Cada una de ellas maneja de forma
diferente la mercancía. El proveedor tiene una vía asignada como vía
dominante, sin embargo cada artículo se analiza indivi-dualmente y se le asigna
la vía que va más de acuerdo a su volumetría y desplazamiento específico.
La vía se asignará por artículo, buscando el abasto y el servicio oportuno a
las sucursales. El proveedor debe entregar cada código de acuerdo a la vía que
le ha sido asignada. La vía que le corresponde al código aparece en Provecomer
en el momento en que se genera el pedido.
VÍA 1 A) Distribución con inventario de seguridad
1. Vía 1 - Características:
En Vía 1, el Centro de Distribución almacena la mercancía y surte los pedidos de
las tiendas con la mercancía que tiene en stock.
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La Vía 1 es para artículos básicos. No corresponden a la Vía 1 los artículos
de baja rotación, moda, temporada o aquellos cuyo almacenaje resulta
excesivamente costoso.
2. Vía 1 - Origen del pedido:
El pedido al proveedor que origina el sistema, se hace automática-mente
mediante modelos estadísticos. El proveedor puede ver su pedido en
www.provecomer.com.mx. La ruta puede ser
a) Pedido / consulta por sucursal / escoger botón del 280-Centro de Distribución
Tultitlán (Pantalla 1), o
b) Pedidos /Consulta por día.
Pantalla 1.
En la pantalla 2 se muestra el detalle de cada pedido, donde se encuentra la
información referente al número de pedido y vigencia del mismo, y en la pantalla
3 se muestra número de piezas por caja (cap.emp.), Vía y conformación (cajas
por cama y camas por pallet).
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Pantalla 2.
Pantalla 2.
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Cada pedido debe entregarse de acuerdo a esta información y entregar con una
conformación incorrecta es causa de rechazo. Los pedidos se originan en
compras o automáticamente en el CD.
Los pedidos automáticos, en Provecomer aparecen con la leyenda “Conc”.
Cualquier otra leyenda (U. Comp, Centralizado, Resurtido, Oferta...) significa que
el pedido está hecho por la gerencia de compras.
3. Vía 1 -Facturación:
1) La facturación deberá ser por Unidad de transporte (no tiene que estar
separada por tienda, ni por tarima, ni por pedido).
2) La factura deberá salir a nombre de TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA
DE CV. (para mas detalle ver Cáp. V. Facturación).
3) Si en la misma unidad de transporte se entrega la mercancía correspondiente
a diferentes números de proveedor. Se debe de facturar la mercancía de
cada número de proveedor por separado.
4) Si el mismo código se entrega en mas de una unidad de transporte hay que
hacer una factura por unidad de transporte.
5) Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que
facturar por unidad de transporte.
6) Si en la misma unidad de transporte se entrega vía I y vía II hay que hacer
una factura por unidad de transporte.
7) En caso de mercancía gravada con IEPS en la misma unidad de transporte,
cada tasa se factura por separado.
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Ejemplo de factura.
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4. Vía 1 -Conformación:
La entrega de los productos deberá ser de un solo código por tarima,
respetando la conformación de cajas por tendido y tendidos por tarima. La
altura total de la tarima deberá ser en función de la clasificación de los
productos:
La tarima mide 15 cm de alto.
La clasificación de un producto como A o B la establece Comercial Mexicana de
acuerdo a su rotación. A cada clasificación corresponde un número de tendidos.
En Provecomer se muestra el número de tendidos que tiene la tarima de ese
código, tal como está cargado en el sistema de Comercial Mexicana. El número
de tendidos está directamente relacionado con la altura asignada. El proveedor
debe de entregar la mercancía de acuerdo a esas especificaciones (si se
observa alguna diferencia hay que comunicarse con el comprador).
Cuando se solicita a compras el alta de un artículo nuevo, el número de
tendidos que presenta el proveedor es un número sugerido. Comercial Mexicana
puede ajustar dicho número de tendidos en función de la venta estimada. El
número de tendidos definitivo aparece en Provecomer cuando caiga el pedido.
Tipo de
producto
Altura máxima
de la mercancía
Altura final
con tarima
A 170 cm 185 cm
B 75 cm 90 cm
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En cualquier caso el número de tendidos siempre debe respetar el límite de
peso por tarima (975 Kg. de mercancía) y el límite de altura de la mercancía es
de 170 cm.
En el caso de variaciones importantes en el volumen de ventas, Comercial
Mexicana reclasificará la altura del artículo corres-pondiente.
El pedido de Artículos de Vía 1 será emitido siempre con cantidades múltiplos de
la conformación de cajas por tarima ( A excepción de pequeñas unidades y
farmacia )
El recibo de artículos de Vía 1 Stock se hará de acuerdo a la conformación publicada.
Bajo ningún concepto se puede entregar con un armado o con-formación
diferente al autorizado y que se muestra en Provecomer. Presentar la mercancía
con una conformación incorrecta es causa de rechazo.
Si necesita hacer cambio de empaque o de medidas logísticas debe informar
a compras antes de hacerlo.
En caso de ofertas armadas o promociones, estas se manejan siempre vía 2
y el código de barras del artículo promocional debe ser diferente al del artículo
base.
Las cajas deben colocarse en la tarima con la abertura hacia arriba y
respetando el sentido de las flechas (en caso de haberlas) que estén impresas
en el corrugado. Presentar las cajas mal colocadas es causa de rechazo.
La tarima debe entregarse de manera que la mercancía no sobre-salga de la
misma, bien centrada sobre la tarima y asegurada con las vueltas de playo que
sea necesario, sujetándose desde la base de la tarima; las vueltas de playo
mínimas son: tres vueltas abajo, cuatro en medio y tres arriba. El proveedor
debe presentar el número de vueltas de playo necesarias para asegurar que la
mercancía llegará en buenas condiciones al CD. Entregar mercancía con menos
playo del necesario o colocado de manera inadecuada, generará un cargo por
maniobra y puede llegar a generar rechazo de la mercancía. (Ver. Cáp. VII.
Reporte de recibo).
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El máximo peso permitido por tarima es de 1000 Kg incluyendo el peso de la
tarima. Peso de la mercancía 975 Kg, peso de la tarima 25 Kg. El peso total de
la tarima no podrá rebasar, en ningún caso, el máximo de 1000 Kg por tarima.
5. Via 1 Etiqueta Cajas Declaradas
Es responsabilidad del proveedor elaborar las etiquetas.
El código de barras se puede generar en cualquier tipo de programa de preferencia en (CODE 128 TIPO A).
El tamaño estándar de la etiqueta es de 10cm de largo por 5 cm de ancho, la etiqueta debe ir colocada sobre el playo de la tarima que sea visible.
Cuando se escanea la etiqueta únicamente debe de especificar el total de cajas que contiene por SKU la tarima. (Etiqueta por tarima)
La etiqueta no debe de tener el total de cajas en número.
De no presentar la etiqueta por tarima será motivo de rechazo.
Será motivo de rechazo el que no coincida el total de cajas físicas contra lo que declare en la etiqueta del código de barras.
NOTA: Es importante que antes de hacer la primera entrega en cedis, deberá presentar una muestra de la etiqueta en logística para su validación.
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X
ETIQUETA INCORRECTA ETIQUETA CORRECTA
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Ejemplo: Vía 1 Tarima Completa
-Tarima completa de un solo articulo, de acuerdo a la conformación logística publicada en Provecomer. - Código de Barras con el total de cajas que contiene la tarima, NO colocar el numero de cajas.
6. Vía 1 -Tarimas:
Las únicas tarimas autorizadas para esta vía son tarima Chep, Sapsa y Movere.
Las medidas son 1m X 1.20 m con cuatro entradas. Las entradas no deben tener
forma de media luna. La tarima debe estar en buenas condiciones.
El proveedor establece relación directa con el proveedor de tarimas.
Comercial Mexicana no interviene en la negociación.
En caso de presentar una tarima inadecuada o en malas condiciones, no
podrá recibirse la mercancía y nos veremos obligados a rechazarla (ver Cáp. VII.
Reporte de recibo)
Etiqueta de Cajas declaradas
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6. Vía 1 -Citas para entrega:
La entrega en el CD se hace por medio de cita (ver Cáp. IV. Citas ).
7. Vía 1 -Recibo:
La unidad de transporte debe contener únicamente mercancía para entregar en
el CD de Comercial Mexicana, no puede venir enrutada ni con equipo o
mercancía destinada a otro uso o cliente.
La descarga en el CD la realiza personal de Comercial Mexicana. Una vez
enrampada la unidad, el transportista deberá permanecer en su cabina en todo
momento, No se permite ningún tipo de maniobra por parte del proveedor
Cuando termina el recibo se entrega al transportista el “acuse de recibo”. En el
acuse de recibo aparece el nombre y número del proveedor, código, descripción,
cantidad de cajas recibidas de cada código y a qué número de pedido o pedidos
se está aplicando dicho recibo (Formato 1). Ejemplo de acuse de recibo Vía 1.
Formato 1
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Formato 1
En Provecomer, en la pestaña de “Recibo”- consulta por sucursal - Centro de
Distribución – Folio – Detalle - se muestra a que pedido se aplicó la mercancía
recibida en determinada fecha.
En caso de producto o embalaje dañado y producto con caducidad inferior a
tres meses, se rechazará la mercancía. Se entregará al transportista una “carta
sobrante”. En ella va la copia de la identificación del transportista o responsable
de llevarse la mercancía, así como el nombre y firma de dicho responsable,
personal de seguridad, mesa de control y el supervisor. La carta sobrante es
sellada por seguridad.
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8. Vía 1 -Vigencia:
La entrega al CD debe hacerse únicamente durante la vigencia del pedido.
Es aconsejable entregar unos días antes de que concluya la vigencia.
En Provecomer cada pedido aparece con el periodo de vigencia.
Se pueden realizar entregas parciales de un pedido siempre y cuando siga
vigente, pero no es conveniente.
Si no se entrega el 100% del pedido en la vigencia estipulada se considera
incumplimiento y no se podrá recibir la mercancía faltante posteriormente.
9. Vía 1 -Devoluciones:
En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercancía, este
proceso será responsabilidad del proveedor.
El CD no maneja devoluciones. La tienda hace llegar la mercancía al
proveedor si este no pasó a recogerla a la sucursal.
El aviso de devolución aparece en Provecomer en la pestaña “Devoluciones”.
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VÍA 1 B) Farmacia
1-Vía 1 - Farmacia-Características:
En este modelo el Centro de Distribución almacena la mercancía, y surte los
pedidos de las tiendas con el stock.
El proveedor ve su pedido en Provecomer, mismo que debe entregar en el
CD.
La vía 1 Farmacia, es para artículos de la sección de Farmacia que se surtan
a la tienda por pieza o por caja.
2-Vía 1 - Farmacia-Origen del pedido:
El pedido al proveedor que origina el sistema se hace automáticamente
mediante modelos estadísticos (Pantalla 4).
Pantalla 4
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El proveedor ve su pedido en www.provecomer.com.mx. La ruta puede ser:
a) Pedido / consulta por sucursal / escoger botón del 280-Centro de Distribución
Tultitlán (Pantalla 5), o
Pantalla 5
b) Pedidos /Consulta por día.
En esta página se encuentra la información referente al número de pedido,
vigencia del mismo, vía y conformación (cajas por tendido y número de
tendidos), así como sección y si la mercancía se surte a la tienda por pieza o por
caja. Cada pedido debe entregarse de acuerdo a esta información.
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Ejemplo de factura de farmacia
3-Vía 1 - Farmacia- Facturación
Para estos pedidos la facturación deberá ser por unidad de transporte (no tiene
que estar separada por tienda, ni por tarima ni por pedi-do). La factura debe salir
a nombre de:
TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV.
(Para mas detalle ver capítulo V- Facturación)
Si en la misma unidad de transporte se entrega la mercancía de diferentes
números de proveedor. Se debe de facturar la mercancía de cada número de
proveedor por separado.
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Si el mismo código se entrega en mas de una unidad de transporte hay que
hacer una factura por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que
facturar por unidad de transporte.
La factura de farmacia se hace separada de la mercancía de las demás vías.
4-Vía 1 - Farmacia- Conformación:
En este departamento la entrega es por caja o por pieza (según el pedido de
Provecomer). Si la cantidad de cajas a entregar es mayor a dos tendidos, se
deberá entregar la mercancía en tarima y emplayada. Un solo código por
tarima.
En caso de que el volumen solicitado en el pedido sea muy bajo podrá entregar de la siguiente manera:
1.- Se pueden entregar diferentes códigos en una misma tarima (Tarima Multicodigo)
2.- Cada código deberá armarse en torre y emplayarse por separado. 3.- Etiqueta de cajas declaradas pegada sobre el playo del paquete 4.- Emplaye general en la tarima
Ejemplo
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La tarima debe entregarse de manera que la mercancía no sobresalga de la
misma, para ello habrá que envolverla con las vueltas de playo que sea
necesario, sujetándose desde la base de la tarima; Las vueltas de playo
mínimas son: tres vueltas abajo, cuatro en medio y tres arriba. El proveedor
debe presentar el número de vueltas de playo necesarias para asegurar que la
mercancía llegará en buenas condiciones al CD. Entregar mercancía con menos
playo del necesario o colocado de manera inadecuada, generará un cargo por
maniobra y puede llegar a generar rechazo de la mercancía. (Ver Cáp. VII.
Reporte de recibo)
En ningún caso se debe entregar la mercancía dentro de una caja master.
Para facilitar el manejo si las cajas son chicas, se pueden emplayar formando un
bulto.
5. Vía 1 Farmacia - Etiqueta Cajas Declaradas Es responsabilidad del proveedor elaborar las etiquetas.
El código de barras se puede generar en cualquier tipo de programa de preferencia en (CODE 128 TIPO A).
El tamaño estándar de la etiqueta es de 10cm de largo por 5 cm de ancho, la etiqueta debe de ir colocada sobre el playo del bulto y/o de la tarima que sea visible.
Cuando se escanea la etiqueta únicamente debe de especificar el total de cajas y/o piezas que contiene la tarima o el paquete.
La etiqueta no debe de tener el total de cajas y/o piezas en número.
De no presentar la etiqueta por tarima será motivo de rechazo
Será motivo de rechazo el que no coincida el total de cajas físicas y/o piezas contra lo que declare en la etiqueta del código de barras.
NOTA: Es importante que antes de hacer la primera entrega en cedis, deberá presentar una muestra de la etiqueta en logística para su validación.
80
X
ETIQUETA INCORRECTA ETIQUETA CORRECTA
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5 - Vía 1 - Farmacia- Tarimas:
La mercancía se puede entregar en cualquier tarima siempre que sea de 1 X
1.20 con cuatro entradas y en buenas condiciones.
Las entradas no deben ser en forma de media luna.
El proveedor establece relación directa con el proveedor de tarimas.
Comercial Mexicana no interviene en la negociación.
7- Vía 1 -Farmacia- Recibo:
La unidad de transporte debe contener únicamente mercancía para entregar en
el CD de Comercial Mexicana, no puede venir enrutada ni con equipo o
mercancía destinada a otro uso o cliente.
La unidad de transporte debe ser la adecuada a las dimensiones de la cortina para el recibo de mercancía (camioneta mínima 3/2).
Cuando termina el recibo se entrega al transportista el “acuse de recibo”. En
el acuse de recibo aparece el nombre y número del proveedor, código,
descripción, cantidad de cajas recibidas de cada código y a qué número de
pedido o pedidos se está aplicando dicho recibo.
La caducidad de los artículos debe ser como mínimo un año después
de la fecha en que se recibe.
El acuse de recibo se entrega en mesa de control.
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Ejemplo de factura de farmacia
8 - Vía 1 - Farmacia- Vigencia:
La entrega al CD debe hacerse únicamente durante la vigencia del pedido. Es
aconsejable entregar unos días antes de que concluya la vigencia.
En Provecomer cada pedido aparece con el periodo de vigencia.
Se pueden realizar entregas parciales de un pedido siempre y cuando siga
vigente.
Si no se entrega el 100% del pedido en la vigencia estipulada se considera
incumplimiento y no se podrá recibir la mercancía faltante posteriormente.
9 - Vía 1 -Farmacia- Devoluciones:
En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercancía, este
proceso será responsabilidad del proveedor.
El CD no maneja devoluciones. La tienda hace llegar la mercancía al
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proveedor si este no pasó a recogerla a la sucursal. El aviso de devolución
aparece en Provecomer en la pestaña “Devoluciones”.
VÍA 2 D) Cruce de andén con clasificación
1-Vía 2 - Características:
En este modelo de operación la mercancía pasa del andén de recibo al
clasificador, donde se selecciona el número de cajas que solicita cada sucursal
y se coloca en la tarima de la sucursal correspondiente. Posteriormente dicha
tarima se coloca en el pulmón de salida.
La vía 2 es adecuada para artículos de mediana rotación, moda o
temporada y para ofertas y compras únicas.
2-Vía 2 - Origen del pedido:
En esta Vía el proveedor recibe, por medio de Provecomer, un pedido
consolidado de todas las sucursales con el total de cajas de cada código que
necesita entregar en el CD.
El proveedor puede ver su pedido en www.provecomer.com.mx. La ruta
puede ser:
a) Pedido / consulta por sucursal / escoger botón del 280-Centro de Distribución
Tultitlán (Pantalla 6), o
b) Pedidos /Consulta por día.
En esta página se encuentra la información referente al número de pedido,
vigencia del mismo, número de piezas por caja (cap.emp.), vía y conformación
(cajas por cama y camas por pallet)
Cada pedido debe entregarse de acuerdo a esta información. Entregar con
una conformación incorrecta es causa de rechazo.
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Pantalla 6
3-Vía 2 - Facturación:
Para estos pedidos la facturación deberá ser por unidad de Transporte (no
tiene que estar separada por tienda, ni por tarima ni por pedido ). La factura
debe salir a nombre de TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV. Para
mas detalle ver capítulo IV.
Si en la misma unidad de transporte se entrega la mercancía de diferentes
números de proveedor. Se debe de facturar la mercancía de cada número de
proveedor por separado.
Si el mismo código se entrega en mas de una unidad de transporte hay que
hacer una factura por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que
facturar por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entrega vía I y vía II hay que hacer una
factura por unidad de transporte.
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4- Vía 2- Conformación:
La entrega de los productos deberá ser un solo código por tarima, respetando
la conformación de cajas por tendido y tendidos por tarima. La altura total
de la tarima puede ser de hasta 2.40 mts, y limitada a un peso de 1000 kgs
netos.
En caso de que el volumen solicitado en el pedido sea muy bajo podrá entregar de la siguiente manera:
1.- Se puede entregar diferentes códigos en una misma tarima (Tarima multi código).
2.- Cada código deberá armarse en torre y emplayarse por separado. 3.- Etiqueta de cajas declaradas por torre pegada sobre el playo del paquete.
4.- Emplaye general en la tarima.
Ejemplo 1 Ejemplo 2
No hay que separar los códigos por pedido, se deben consolidar las
cantidades de varios pedidos de tal forma que formes unas torre, paquete
o tarima del mismo código.
En una misma entrega hay que sumar las cantidades de todos los pedidos
vigentes, de un mismo código y el resultado es la cantidad de cajas a entregar.
La entrega se hará en base a la definición de cajas por camas y numero de
camas registradas para el articulo y que aparecen en Provecomer en cada
pedido.
Por ejemplo: si el pedido es de 100 cajas y el número de cajas por tarima es
de 30, el proveedor entregará tres tarimas de 30 cajas cada una y el resto se
entregara en tarimas multiproducto (armado en torre).
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Las cajas deben colocarse en la tarima, con la abertura hacia arriba y
respetando el sentido de las flechas (en caso de haberlas) que estén impresas
en el corrugado. Presentar las cajas mal colocadas o códigos mezclados en la
tarima será causa de rechazo.
Bajo ningún concepto se puede entregar con un armado o conformación
diferente al autorizado y que se muestra en Provecomer. Presentar la mercancía
con una conformación incorrecta es causa de rechazo.
La entrega de producto con empaques diferentes a la establecida en el pedido es causa de rechazo. Si necesita hacer cambio de empaque o de medidas logísticas debe informar a compras antes de hacerlo.
La mercancía deberá entregarse envuelta en playo incluyendo la tarima. La
mercancía debe entregarse centrada sobre la tarima y asegurada con playo, de
manera que la mercancía no sobresalga de la misma. Para ello habrá que
envolverla con las vueltas de playo que sea necesario, sujetándose desde la
base de la tarima; Las vueltas de playo mínimas son: tres vueltas abajo, cuatro
en medio y tres arriba. El proveedor debe presentar el número de vueltas de
playo necesarias para asegurar que la mercancía llegará en buenas condiciones
al CD. Entregar mercancía con menos playo del necesario o colocado de
manera inadecuada, generará un cargo por maniobra y puede llegar a generar
rechazo de la mercancía. (Ver Cáp. VII. Reporte de recibo)
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Para optimizar el transporte de la mercancía en caso de tarimas de poca altura,
es posible apilar varias tarimas, una sobre otra, siempre y cuando el producto y
el corrugado no se dañen.
El máximo peso permitido por tarima es de 1000 Kg. incluyendo el peso de la
tarima. Peso de la mercancía 975 Kg., peso de la tarima 25 Kg. El peso total de
la tarima no podrá rebasar, en ningún caso, el máximo de 1000 Kg. por tarima.
5. Vía II - Etiqueta Cajas Declaradas
Es responsabilidad del proveedor elaborar las etiquetas.
El código de barras se puede generar en cualquier tipo de programa de preferencia en (CODE 128 TIPO A).
El tamaño estándar de la etiqueta es de 10 cm de largo por 5 cm de ancho, la etiqueta debe de ir colocada sobre el playo del bulto y/o de la tarima que sea visible.
Cuando se escanea la etiqueta únicamente debe de especificar el total de cajas que contiene la tarima o el paquete.
La etiqueta no debe de tener el total de cajas en número.
De no presentar la etiqueta por tarima y/o bulto será motivo de rechazo
Será motivo de rechazo el que no coincida el total de cajas físicas contra lo que declare en la etiqueta del código de barras.
NOTA: Es importante que antes de hacer la primera entrega en cedis, deberá presentar una muestra de la etiqueta en logística para su validación.
80 X
ETIQUETA
INCORRECTA
ETIQUETA
CORRECTA
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Manejo de Exhibidores y PDQ
En caso de ofertas armadas, exhibidores, PDQ o promociones, estas se
manejan siempre vía 2 y el código de barras del artículo promocional debe ser
diferente al del artículo base.
- Todo Exhibidor deberá de enviarse uno por tarima.
- La tarima puede ser estándar de 1.20mts por 1.00mts, de cuatro entradas y no de media luna.
- Debe de venir identificado con el código de barras del pedido.
- Deberá de entregarse con el suficiente playo que asegure su traslado a sucursal.
Armado Correcto Armado Incorrecto
5. Vía 2- Tarimas:
Las únicas tarimas autorizadas para esta vía son tarima Chep, Saspa,. Movere
Las medidas son 1m X 1.20m con cuatro entradas. Las entradas no deben tener
forma de media luna. La tarima debe estar en buenas condiciones.
El proveedor establece relación directa con el proveedor de tarimas.
Comercial Mexicana no interviene en la negociación.
En caso de presentar una tarima inadecuada o en malas condiciones, no
podrá recibirse la mercancía y nos veremos obligados a rechazarla. (Ver Cáp.
VII- Reporte de recibo).
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6. Vía 2- Citas para entrega:
La entrega en el CD se hace por medio de cita. (Ver capítulo IV - Citas).
7- Vía 2- Recibo:
La unidad de transporte debe contener únicamente mercancía para entregar en
el CD de Comercial Mexicana, no puede venir enrutada ni con equipo o
mercancía destinada a otro uso o cliente.
La descarga en el CD la realiza personal de Comercial Mexicana. Una vez
enrampada la unidad, el transportista deberá permanecer en su cabina en todo
momento, No se permite ningún tipo de maniobra por parte del proveedor
En caso de presentarse alguna diferencia, si el transportista no responde a la
llamada para su validación, el acuse de recibo se emitirá tal como lo reporte el
área de mesa de control.
El sistema asigna la mercancía al número de pedido que está entregando el
proveedor. El proveedor al hacer la cita informa de los pedidos y el total de cajas
por articulo que va a entregar.
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Cuando termina el recibo se entrega al transportista el “acuse de recibo”. En
el acuse de recibo aparece el nombre y número del proveedor, código,
descripción, cantidad de cajas recibidas de cada código y a qué número de
pedido o pedidos se está aplicando dicho recibo.
En Provecomer, en la pestaña de “Recibo”- consulta por sucursal - Centro de
Distribución – Folio – Detalle - se muestra a que pedido se aplicó la mercancía
recibida en determinada fecha.
En caso de producto o embalaje dañado y producto con caducidad inferior a
tres meses, se rechaza la mercancía. Se entregará al transportista una “carta
sobrante”. En ella va la copia de la identificación del transportista o responsable
de llevarse la mercancía, así como el nombre y firma de dicho responsable,
firma de personal de seguridad, de mesa de control y del supervisor. La carta
sobrante es sellada por seguridad.
Ejemplo de acuse de recibo de Vía 2
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8. Vía 2- Vigencia:
La entrega al CD debe hacerse únicamente durante la vigencia del pedido. Es
aconsejable entregar unos días antes de que concluya la vigencia.
En Provecomer cada pedido aparece con el periodo de vigencia.
Se pueden realizar entregas parciales de un pedido siempre y cuando siga
vigente aún cuando no es recomendable.
Si no se entrega el 100% del pedido en la vigencia estipulada se considera
incumplimiento y no se podrá recibir la mercancía faltante posteriormente.
9. Vía 2- Devoluciones:
En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercancía, este
proceso será responsabilidad del proveedor.
El CD no maneja devoluciones. La tienda hace llegar la mercancía al
proveedor si este no pasó a recogerla a la sucursal. El aviso de devolución
aparece en Provecomer en la pestaña “Devoluciones”.
VÍA II Pallet Blindado E) Cruce de andén sin clasificación
1. Vía 2 P.B - Características:
Todo proveedor que tenga firmado un convenio con el Cedis en donde especifique que su entrega es por Pallet Blindado deberá de ajustarse a las siguientes características
En este modelo de operación el proveedor entrega la mercancía separada por
sucursal. Prepara un bulto en el que reúne diferentes códigos y/ o diferentes
pedidos para una misma tienda.
Se envía un auditor al almacén del proveedor para validar que el producto tenga el contenido en piezas y códigos que solicita cada sucursal (ver punto 10) El proveedor debe de enviar un archivo en TXT al área de sistemas del Cedis el cual contiene el total de los pallets a detalle del camión a entregar. (Ver punto 11)
34
2- Vía 2 P.B - Origen del pedido:
El proveedor recibe un pedido de Comercial Mexicana en el que se indica las
cantidades de cada código que solicita cada tienda en la pestaña distribución. El
proveedor puede ver su pedido en www.provecomer.com.mx.
Pantalla con detalle de artículo, sucursal, sección, cantidad pedida por código y unidad de compra (Pieza y/o Caja)
Detalle por sucursal
35
Suc. Es el número de la sucursal que hace el pedido.
Sec. Es el número de la sección a la que corresponde el código.
U. Comp. Es la unidad de compra de la sucursal al proveedor, puede ser pieza o
caja.
Cap. Emp. Es la capacidad de empaque, es decir el número de piezas de venta
al público que lleva la caja.
3- Vía 2 P.B - Facturación:
Para estos pedidos la facturación deberá ser por unidad de Transporte (no
tiene que estar separada por tienda, ni por tarima ni por pedido ). La factura
debe salir a nombre de TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV. Para
mas detalle ver capítulo IV.
Si en la misma unidad de transporte se entrega la mercancía de diferentes
números de proveedor.
Se debe de facturar la mercancía de cada número de proveedor por
separado.
Si el mismo código se entrega en mas de una unidad de transporte hay que
hacer una factura por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que
facturar por unidad de transporte.
TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV.
Dirección a facturar:
Av. Revolución n° 780 mod. 2 Col. San Juan.
Delegación Benito Juárez
México DF CHA. 03730
RFC: TCM 951030 A17
Se factura por caja o por pieza, dependiendo de cómo se haya originado el
pedido. Es imprescindible poner el código, descripción, número de cajas o
piezas, importe de cada caja o pieza e importe total.
36
4.- Vía 2 P.B - Conformación
En vía 2 P.B el proveedor ve en Provecomer la cantidad de cajas o piezas por
código que pide cada una de las tiendas. Debe armar UN SOLO BULTO con las
diferentes cajas, de modo que se pueda enviar a CADA TIENDA UN BULTO.
NO se pueden entregar varias cajas sueltas para la misma sucursal.
UN BULTO ES IGUAL A UNA SUCURSAL
Ejemplo Si el pedido solicita 120 sucursales se tendrá que entregar 120 bultos con 120 etiquetas consecutivas.
En cada bulto destinado a una tienda se agrupan diferentes códigos (si la
tienda solicitó más de uno).
En un mismo bulto se deben de entregar diferentes códigos, pedidos y secciones siempre y cuando sean de la misma sucursal.
Los bultos se preparan por tienda, No por pedido ni por sección, ni por código.
No esta permitido entregar mas de un bulto para la misma sucursal
37
TARIMA MULTITIENDA
Se deben colocar varios bultos de distintas tiendas en la misma tarima
(tarima multitienda). La tarima multitienda debe a su vez estar emplayada, para
proteger la mercancía en el viaje de la planta del proveedor al CD.
La altura máxima de la mercancía en tarima multitienda es de 2.25 cm. A
esto se añaden los 15cm de la tarima.
Ejemplo Tarimas Multitienda
Es muy importante que los bultos se entreguen bien cerrados y cada uno
con la etiqueta específica de vía 2 Pallet Blindado con toda la información. Cada
bulto independientemente de su tamaño debe llevar su propia etiqueta.
Los bultos deben colocarse en la tarima de modo que la etiqueta de cada
bulto sea perfectamente visible en el momento del recibo.
En la tarima los bultos se colocarán en orden ascendente o descendente de
acuerdo al número de la sucursal.
38
TARIMA POR SUCURSAL
Cuando el volumen de mercancía a entregar para una tienda es grande,
deberá armar tarima por sucursal.
La tarima debe entregarse de manera que la mercancía no sobresalga de la
misma, sujetándose desde la base de la tarima. El proveedor debe presentar el
número de vueltas de playo necesarias para asegurar que la mercancía llegará
en buenas condiciones al CD.
Características de la etiqueta de Via 2 Pallet Blindado :
-Alto mínimo, 10 cm.
-Ancho mínimo, 15 cm
-Autoadherible
-Pegada sobre superficie plana
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Ejemplo de etiqueta Vía 2 Pallet Blindado.
Cada etiqueta debe presentar los siguientes campos Y siempre en este
orden.
1. Nombre de Proveedor: Con letras.( Ej. El Sol SA de CV )
2. Número de proveedor. No colocar ceros delante del número. Número y
código de barras. (Ej. 342)
3. Fecha de entrega en el CD: Con números, no en código de barras. No se
puede imprimir la etiqueta hasta tener la fecha de la cita. ( Ej. 14 03 2011)
4. Código o número del bulto o pallet: - Número y código de barras. Se forma
de la siguiente manera:
T Mayúscula
Número de proveedor con 6 dígitos, si no tiene 6 se colocan ceros a la izquierda
del número, Ej. 000342
Fecha con seis dígitos año, mes, día, Ej. 110314
Consecutivo del número de bultos que está entregando ese día. Bajo ningún
concepto podrá entregar dos bultos con el mismo número de pallet el mismo día.
Si el mismo día se están entregando 53 bultos diferentes, el consecutivo irá del
0001 al 0053.
40
Este consecutivo es de cuatro dígitos. Se ponen ceros a la izquierda de la
cantidad hasta completar los 4 dígitos. Ej. .0001; 0012; 0120. Todos estos
dígitos se colocan uno detrás de otro. Siempre en este orden. En total deben de
ser 17 dígitos.
Ej. T0276381103140001; T0276381103140002 ; Numero de Fecha Consecutivo Numero de Fecha Consecutivo Proveedor. Año, Mes, del bulto. Proveedor. Año, Mes, del bulto. Día. Día.
5. Número de la tienda o sucursal de destino: No colocar ceros delante del
número.-
Los campos de la etiqueta no deben separarse con marcos. Antes de hacer la
primera entrega se presentará una muestra de la etiqueta en logística para su
validación.
La etiqueta se pone sobre el playo en superficie plana, asegurándose que no
quede arrugada, es responsabilidad del auditor colocarla en el bulto una vez que
el proveedor emplayo total el bulto o paquete con el playo negro.
Cada bulto debe llevar su propia etiqueta.
Si la etiqueta es incorrecta, no se puede recibir la mercancía en el CD, lo que
ocasiona el rechazo de la misma.
El numero de pallet y numero de sucursal de la etiqueta que se coloca en el bulto debe de ser el mismo que se envió en el archivo ASN .
El código de barras se genera con el formato CODE 128 tipo A.
5 – Vía 2 Pallet Blindado- Tarimas:
Las medidas de la tarima son de 1m X 1.20 m y altura de 15 cm. La tarima
puede ser de cualquier marca, siempre de madera y con CUATRO ENTRADAS.
No se puede utilizar tarima con entrada en forma de media luna.
La tarima de madera no debe estar rota, desclavada, con tablas faltantes o
incorporadas, mojada, ni apolillada.
La tarima desechable, blanca, no es recuperable y no se devuelve al proveedor.
41
Presentarse sin la tarima adecuada será motivo de rechazo de la mercancía.
6- Vía 2 Pallet Blindado - Citas para entrega:
La entrega en el CD se hace por medio de citas en el portal de Provecomer
(ver apartado Citas)
7.- Vía 2 Pallet Blindado - Acuse de recibo
Una vez enrampada la unidad, el transportista deberá permanecer en su cabina
hasta que se le indique el desenrampe de su unidad y se dirija a mesa de
control por el acuse de recibo. En caso de presentarse alguna diferencia el
transportista deberá de informar antes de retirarse para su validación.
Al transportista se le entrega un acuse de recibo indicando el número de cada
pallet o bulto que se recibe, el número de códigos diferentes que lleva cada bulto
y el numero de la factura que le corresponde a esa unidad, toda esta información
de acuerdo al ASN que envió al operador de sistemas del Cedis.
La descarga en el CD la realiza personal de Comercial Mexicana. Una vez
enrampada la unidad, el transportista deberá permanecer en su cabina en todo
momento, No se permite ningún tipo de maniobra por parte del proveedor
42
Cualquier aclaración por diferencia en costo una vez entregada la mercancía
a la tienda se llevará a cabo con el área de egresos.
8 - Vía 2 Pallet Blindado- Vigencia
La entrega al CD debe hacerse únicamente durante la vigencia del pedido. En
Provecomer cada pedido aparece con el periodo de vigencia.
Se pueden realizar entregas parciales de un pedido siempre y cuando siga
vigente, sin embargo no es conveniente.
Si no se entrega el 100% del pedido en la vigencia estipulada se considera
incumplimiento y no se podrá recibir la mercancía faltante posteriormente.
9 - Vía 2 Pallet Blindado- Devoluciones:
En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercancía, este
proceso será responsabilidad del proveedor.El CD no maneja devoluciones.
La tienda hace llegar la mercancía al proveedor si este no pasó a recogerla a
la sucursal. El aviso de devolución aparece en Provecomer en la pestaña
“Devoluciones”.
10 – Auditoria Pallet Blindado Al ser una entrega en la cual el proveedor acomoda el producto por tienda es necesario se envié un auditor por parte del Cedis a validar el 100% de las sucursales de acuerdo al ASN que enviara, esto con la finalidad de asegurar que el folio de recibo que emite el Cedis una vez que entrego el proveedor coincida con el ASN. Responsabilidades del Proveedor El proveedor solicitara el auditor con 2 días de anticipación dependiendo de la fecha de entrega o días de vigencia que tenga el pedido. Ejemplo 1 Si el pedido se publica el Lunes y su fin de Vigencia es para el Viernes tendrá que solicitar el auditor a mas tardar el Martes para que se presente en su instalaciones el Jueves y una vez auditado pueda entregar el Viernes.
43
El proveedor cuando solicite al auditor definirá el horario de llegada de preferencia de 9:00am a 18:00pm de Lunes a Sábado con un croquis, dirección, teléfono y responsable del almacén. El producto debe de estar empacado por sucursal y cada bulto con el ASN con el contenido por bulto así como el playo negro. Al auditor se le deberá de entregar una copia del ASN impreso que corresponde a cada tarima o bulto que se vaya auditar. Conforme se van auditando los bultos el proveedor tendrá que cerrar y cubrir con playo color negro el total del bulto, paquete o tarima. Es responsabilidad del auditor colocar la etiqueta que identifica a que sucursal pertenece el bulto. Una vez que s finaliza la auditoria se firmara por parte del responsable del almacén y del auditor el ASN (Fecha, nombre y firma de quien avala el contenido de las tarimas) el cual debe de ser idéntico al que se enviara al operador de sistemas del Cedis (Contenido físico vs archivo ASN ) de lo contrario no se aceptaran reclamaciones Los auditores únicamente se solicitan por mail al siguiente usuario [email protected] Responsabilidades del Auditor Es responsabilidad del auditor revisar al 100% los bultos con el ASN que le proporcionara el proveedor de cada uno de los bultos, en caso de encontrar diferencias en el contenido se suspende la auditoria. Otro motivo por el que se puede suspender la auditoria es que las etiquetas físicas que van en los bultos no correspondan con el ASN, acomodo en las tarimas multitienda que no cumplan con las especificación de un solo bulto por tienda, queda prohibido hacer varios bultos para la misma sucursal. Una vez que se terminaron de auditar el total de los bultos y de colocar el playo color negro en cada bulto el auditor colocara alrededor una cinta de seguridad y pegar la etiqueta a la sucursal que pertenezca se da por terminado el blindaje. Nota: El Auditor no esta autorizado para solicitar en Cedis ampliaciones de pedidos, cambios de horario, cambios de día de rol etc. Bulto es igual al total de cajas que conforman una sucursal armada en forma de paquete.
44
11 - Archivo ASN El ASN es un archivo en formato TXT el cual es responsabilidad del proveedor hacerlo y enviarlo al área de sistemas del cedis de acuerdo a los requerimientos específicos que se mencionan a continuación. Se envía ASN por unidad de transporte. El ASN es la descarga del pedido(s) publicado en el portal de Provecomer. El ASN únicamente se envía por mail al siguiente usuario y tendrá que confirmar de recibido por el mismo medio. [email protected] Información de ASN Formato exterior (Nombre del archivo): aammdd+consecutivo Ejemplo: 1104250001 << El consecutivo se incrementa por cada archivo que se envía Formato interior: Proveedor. Clave o numero de proveedor sin poner ceros a la izquierda No. Pedido Numero de pedido de entrega sin el 300 solo los últimos 6digitos del pedido No. De Pallet (Etiqueta) 17 posiciones. Compuesto por: Prefijo 'T' Numero de proveedor - En caso de que sea menor a 6 dígitos colocar ceros a la izquierda Ejemplo T000420 Fecha aammdd – Ejemplo 110425 Consecutivo de Pallet 4 caracteres - Ejemplo 0001 Sucursal Numero de la tienda a la que pertenece el pallet 3 caracteres Artículo Código EAN Empaque Capacidad de empaque del articulo como se publica en el pedido. Cantidad Numero de Cajas o piezas de acuerdo al pedido publicado Consecutivo Fecha (aammdd) y número de archivo del día en cuatro posiciones. No. Registros Cantidad de registros renglones que vienen en el archivo. Separador: @ Proveedor@Pedido@Tarima@Sucursal@CódigoEAN@Empaque@Cantidad@Consecutivo@No. Registros
Ejemplo: 868759@889387@T8687590607040001@001@882780473683@3@1@0607040001@150 Archivo ASN en TXT
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Ejemplo del total de artículos y pedidos que contiene la etiqueta T8504471012090001 la cual le corresponde a la sucursal 003 en esta se consolidaron diferentes pedidos para la misma sucursal
Ejemplo del total de artículos y pedidos que contiene la etiqueta T8504471012090002 la cual le corresponde a la sucursal 005 en esta se consolidaron diferentes pedidos para la misma sucursal
46
Motivos de Rechazo de ASN y/o cancelación de auditoria
1. No tener confirmación de OK por parte del operador del CD 2. No enviar ASN al operador 3. Que no coincida la fecha de la etiqueta con la del archivo ASN 4. En la primera columna si el numero de proveedor es de menos de 6
dígitos no deberá poner ceros a la izquierda 5. Colocar el 300 en el número de pedido. 6. El número de pallet debe de tener únicamente 17 dígitos no debe de tener
ni más ni menos. 7. El número de pallet debe de ser el mismo que aparezca en la etiqueta
que esta pegada físicamente en el bulto. 8. El consecutivo de la etiqueta no debe duplicarse en el mismo ASN. 9. El numero de sucursal sea menor a 3 caracteres 10. Poner artículos que no correspondan al pedido. 11. Colocar artículos con diferente capacidad de empaque en el pedido 12. Enviar cajas o piezas mayores de acuerdo al pedido origen 13. Enviar mas de un ASN con el mismo numero de consecutivo 14. Colocar consecutivo en la ultima columna del ASN 15. Dejar espacios en blanco entre renglones y al final del ASN 16. El no confirmar en las citas todos los pedidos que contiene el ASN 17. Enviar unidad de transporte sin haber sido auditado por personal del
Cedis.
47
IV CITAS PARA ENTREGA AL CD
1. IMPORTANTE: Cada camión a entregar debe estar correspondido por una sola cita, por lo tanto, debe entregar CITA POR UNIDAD DE TRANSPORTE :
1) Si su entrega consta de varias unidades, asegúrese de realizar
solicitud de cita por cada una de ellas. 2) Si consolida en un solo camión diferentes pedidos y / o numero
de proveedor, asegúrese de solicitar una solo cita.
3) No puede entregar en una unidad varias citas.
NOTA: EN CASO DE ERROR POR PARTE DEL PROVEEDOR LAS CITAS NO SERAN MODIFICAN Y/O CANCELADAS POR PARTE DEL CENTRO DE DISTRIBUCION. 2. Desde tu PC ingresa a Internet Explorer e introduce la dirección
www.provecomer.com.mx.
3. El sistema muestra la pantalla de acceso al módulo de citas centralizadas. Introduce nombre de usuario, proveedor y contraseña. Una vez ingresados los datos da clic en el botón Enviar.
Da Clic
Ingresa Usuario,
Contraseña.
48
4. A continuación aparece el siguiente menú. Da clic en la Opción CITAS CENTRALIZADAS.
5. Te despliega el Menú de Citas Centralizadas. Dar clic en la opción Solicitud Cita C, para iniciar la captura de la nueva cita.
Menú de citas
Da Clic
Da Clic
49
6. Capturar el cedis, fecha y hora “sugeridas”, el tipo de unidad para realizar
la entrega en el CD y da clic en el botón Enviar Datos, para confirmar los datos.
NOTA: Sólo se podrán realizar citas para fechas posteriores o igual al día en curso.
Selección de Fecha Sugerida
Tipo de Unidad
Hora Sugerida
Da Clic
Selección de Cedis
50
7. A continuación deberás anexar el o los pedidos los cuales amparan la
mercancía que va ser entregada en el CD. También tendrás que validar que el pedido que va ser anexado a la cita cuente con la vigencia suficiente hasta el día de la entrega.
NOTA: Es importante que no olvides anexar todos los pedidos ya que si por algún motivo
olvidas uno, la mercancía no podrá ser recibida. NOTA: Revisa que el numero de proveedor y pedido corresponda a la mercancía y la cita que se va a entregar.
Da clic en el pedido para anexarlo a la
cita
Información de pedidos
vigentes
Pedido incluido en citas previas
Numero de
Proveedor
51
8. La siguiente pantalla solo aparece cuando la mercancía es vía 1 o vía 2. Tendrás que ingresar el número de cajas que vas a entregar en la cita por artículo. Luego haz clic en la opción Confirmar Detalle.
NOTA: En caso de ser mercancía vía 3 te envía directamente a la pantalla del siguiente
punto ya que a vía 3 no se le ingresa numero de cajas.
9. Aparecerá el mensaje de “El pedido ha sido agregado satisfactoriamente
a la solicitud de cita” , podrás visualizar los pedidos y las cantidades a entregar. Si deseas anexar otro pedido da clic en la opción Muestra Pedido y repite los pasos 7 y 8, en caso contrario da clic en la otra opción de Cierra Cita para finalizar.
NOTA: En caso de vía 3 se podrán hacer entregas parciales.
Numero de Pedido
Cajas pendientes
Da clic
Confirma las cajas a
entregar
Artículo y
Descripción
Da clic para
finalizar
Da clic par anexar otro
pedido
Mensaje de confirmación Pedidos y
Cantidades
52
10. La pantalla te muestra que la cita ha sido generada (con la fecha y hora solicitada y fecha y hora de captura). Deberás verificar el status de la cita en la opción Citas Programadas.
NOTA: Posteriormente el personal del CD. En un lapso no mayor a 48 hrs. Deberá confirma la hora y fecha adecuada para la entrega.
11. Es esta opción podrás revisar el status de tus citas(Folio de cita, citas pendientes por confirmar, pedidos anexados, numero de referencia, tipo de transporte, en caso de que la cita sea reprogramada, la fecha y la hora de confirmación de la cita por parte del CD y podrás imprimir la etiqueta para la entrega de mercancía).
Fecha Solicitada y
Fecha de captura
Confirmación de cita generada
Da clic para verifica status
Consulta para imprimir etiqueta
Indicador de cita
reprogramada
Fecha confirmada de entrega
Cita pendiente
de confirmar
Folio
de cita Consulta para
pedidos anexados
Fecha, Hora y
Cortina
53
12. Para verificar los pedidos anexados a la cita. Da clic en la celda
correspondiente como lo indica el ejemplo.
13. Te despliega la siguiente pantalla en la cual podrás verificar los datos contenidos en la cita.
Da clic en la opción de acuerdo a la cita
que desees verificar
Consulta de pedidos
relacionados
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Cajas a entregar
por artículo
Folio de cita, fecha y hora
de entrega
54
14. Para concluir deberás imprimir la etiqueta para la entrega en el CD. Da clic en la
celda correspondiente a la cita a entregar como se ve en el ejemplo.
15. Aparece la etiqueta de la cita a entregar. Que contiene los siguientes datos (Número de proveedor, Razón social, Fecha, Hora, Puerta y un código de barras). Deberás imprimir 3 juegos de etiquetas.
Da clic para
imprimir la etiqueta
55
NOTA: La impresión de las etiquetas será igual como si se estuviera imprimiendo una hoja.
El horario de recibo en el Centro de Distribución es:
Temporada Regular
Lunes a sábado de 6:00 h. a 16:00 h.
Temporada Alta. Lunes a Domingo 24hrs
No se recibirán vehículos ni mercancía sin cita o fuera de ella.
Fecha, Hora, Puerta y
Origen
Código de barras
para su lectura.
Folio cita
Numero de Proveedor
y razón social
56
V FACTURACIÓN
En vía 1 y 2
La facturación deberá ser por unidad de Transporte (no tiene que estar separada
por tienda, ni por tarima, ni por pedido).
Si en la misma unidad de transporte se entrega la mercancía de diferentes
números de proveedor. Se debe de facturar la mercancía de cada número de
proveedor por separado.
Si el mismo código se entrega en mas de una unidad de transporte hay que
hacer una factura por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que
facturar por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entrega vía I y vía II hay que hacer una
factura por unidad de transporte.
En caso de mercancía gravada con IEPS en la misma unidad de transporte,
cada tasa se factura por separado.
La factura debe salir a nombre de
TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV
Dirección a facturar:
Av. Revolución n° 780 mod. 2
Col. San Juan.
Delegación Benito Juárez
México DF C.P 03730
RFC: TCM 951030 A17
,
En la factura se debe indicar el código de barras del artículo y la descripción del
mismo.
57
Hay que facturar siempre por caja. Sólo para farmacia si el pedido es por
pieza hay que facturar por pieza. La factura de farmacia se hace independiente
del resto de los artículos de vía 1 o vía 2.
En caso de tarimas con código padre: hay que facturar el código padre,
considerando que cada tarima es una “caja” y aplicar el costo de dicha “caja”.
Se debe entregar factura original y dos copias. En la original y una copia se
pondrá el sello de Chep y el número de tarimas Chep que se están recibiendo en
ese momento. Esta copia se le entrega al proveedor.
Se factura por caja o por pieza dependiendo de cómo se haya originado el
pedido. Es imprescindible poner el código, descripción, número de cajas o
piezas, importe de cada caja o pieza e importe total.
En caso de mercancía gravada con IEPS en el mismo bulto, cada tasa se
factura por separado.
VI ACCESO AL CD
Requisitos de ingreso y actividades a realizar por el chofer (Proveedor)
Es indispensable que el transportista llegue al CD, 30 minutos antes de su cita.
1. Escanear su hoja de cita en el código de barras que se encuentra en la caseta de ingreso.
2. Entregar identificación oficial IFE o Licencia de manejo vigente a
cambio de chaleco que deberás portar.
3. Entregar copia de su hoja de cita en caseta. (Recuerda que son 3 copias)
- Una pegada en el unidad - Una para entregar en caseta (engrapada a la factura original) - Una para el chofer
4. Proveedores de Vía 1, Vía 2 y farmacia entregar original y 2 copias de
factura.
58
5. Dirigirse al punto de enrampe donde el oficial le asignará la rampa asignada por sistema ó la más cercana disponible. (Para farmacia las rampas asignadas son F01 y F02)
6. Enrampate con las puertas abiertas y escanea tu cita en la cortina
asignada.
7. Cuando el semáforo esté en verde desemrampa la unidad y dirígete a caseta donde se te entregará en ventanilla tu acuse de recibo.
Sanciones para el chofer (Proveedor)
De no traer identificación oficial el chofer, el Centro de Distribución podrá retenerlo hasta que el proveedor mande otro chofer que cumpla con este requisito importante para la seguridad del CEDIS.
De no ser puntual el chofer, el Centro de Distribución podrá retenerlo (Patio Sur) hasta que se autorice o no su entrega de mercancía.
Para proveedores de Vía 2 Pallet Blindado es necesario que el chofer conozca el número de etiquetas a entregar y para Vía 1, Vía 2 y farmacia el número de cajas, ya que las reclamaciones solo se atenderán cuando se presenten de forma inmediata (Entrega de Folios).
De no traer la documentación completa, el Operador deberá notificar a la empresa para que le envíen los documentos faltantes requeridos.
Importante
Enramparse en las rampas (cortinas) asignadas por Sistema ó por el oficial de seguridad ya que las cortinas están clasificadas de acuerdo al tipo de mercancía a recibir, (Vía 1, Vía 2, Importaciones y Farmacia).
Es indispensable presentarse con la unidad a la salida para la entrega de folios por ventanilla “No se entregaran los folios (Acuses de recibo) a los coordinadores
Que la información contenida en la presente se le informe al Chofer y así el Centro de Distribución pueda brindar un mejor servicio.
Nota: el operador deberá permanecer en todo momento en su cabina.
59
VII REPORTE DE RECIBO
La entrega en el CD debe realizarse de acuerdo a los lineamientos de este
manual. Cuando el proveedor entregue de manera inadecuada se levantará un
“Reporte de Recibo”. El Reporte de recibo puede dar lugar a:
A) Rechazo de Mercancía
1. Calidad en el producto, caducidad menor a 3 meses
2. Tarima inadecuada
3. Armado y conformación
4. Problemas de Pallet Blindado ASN
5. Repetición de Incidencia
6. Unidad de transporte con mas de una cita
B) Incidencia
1. Playo Insuficiente
2.Mercancía no pedida
3. Impuntualidad
4.Entrega orden de compra sin cita
A) Son causas de Rechazo de la Mercancía:
1. Calidad Inadecuada.
a. Que el producto esté dañado o sí el empaque está dañado, maltratado o
abierto.
b. La caducidad esté fuera de políticas. La caducidad de los artículos nunca
puede ser inferior a los tres meses en el momento del recibo. Para farmacia
la caducidad debe ser mínimo de un año.
2. Tarima Inadecuada.
a. Presenta la mercancía en tarima inadecuada es causa de rechazo de la
mercancía.
Para vía 1 y 2 la tarima debe ser Chep, sapsa, Moveré.
60
En vía 2 Pallet Blindado puede ser cualquier tarima de madera, siempre y
cuando cumpla con las características de 1.00m X 1.20m con cuatro
entradas. Las entradas no deben de tener forma de media luna. La tarima
debe estar en buenas condiciones.
Si la tarima está rota, mojada, apolillada, con falta de tablas o desclavadas,
no presenta el número ni tipo de entradas requeridas etc., es causa de
rechazo.
3. Armado y Conformación Incorrecta
a. Unidad de empaque incorrecta.
La unidad de empaque, es decir, el número de piezas de venta al público
que lleva la caja, debe ser la que está cargada en el sistema. Esta
información se muestra en Provecomer cada vez que sale un pedido.
b. Conformación incorrecta.
La Conformación en vía 1 y 2 hace referencia al número de cajas por tendido
y al número de tendidos que lleva la tarima. La conformación debe ser la que
se muestra Provecomer.
c. Datos logísticos erróneos. Los datos logísticos deben estar completos, correctos y coherentes
d. Torres mal armadas.
e. Flechas en corrugado.
Si en el corrugado hay una flecha que indica la posición que debe guardar la
caja, la tarima debe armarse de acuerdo al sentido indicado por la flecha.
f. Peso o medidas excedidas.
El máximo peso permitido por tarima, sumando mercancía y tarima es de
1,000 Kg.
La mercancía no debe exceder en ningún caso las medidas de la tarima y debe
estar dentro del perímetro de la misma.
4. Presentación inadecuada de la vía 2 Pallet Blindado.
61
a. Etiqueta mal elaborada. Que no cumpla las especificaciones señaladas
en este manual.
b. En vía 2 Pallet Blindado se prepara un bulto por tienda, agrupando
códigos y pedidos en una misma sucursal. Entregar varias cajas sueltas
para la misma sucursal, es causa de rechazo.
5. Repetición de incidencia
Una incidencia es un aviso de entrega incorrecta. El proveedor debe tomar
las medidas oportunas para que no se vuelva a repetir la situación. Si hay
mas de un reporte de recibo señalando incidencia, esto es causa de
rechazo.
6. Unidad de transporte con mas de una cita
Es motivo de rechazo que el transportista presente mas de una cita por
camión ya que en el proceso de citas se debe de indicar el detalle que
contenga cada unidad así como incluir los pedidos que tienen cada unidad
siempre y cuando el espacio del camión lo permita
B) Se marca como Incidencia:
1. Si el playo no es suficiente para el manejo adecuado de la mercancía.
Playo suficiente es aquel que permita mover la tarima sin que se desplace la
mercancía dentro de la tarima o sobresalga de la misma. El playo debe
aplicarse desde la base de la tarima y siguiendo las especificaciones de este
manual.
2. Mercancía no pedida. No puede recibirse aquella mercancía para la cual
no hay pedido en el momento de la entrega.
3. No presentarse a la cita o presentarse tarde
4. Entrega orden de compra sin cita. En el momento de hacer la cita hay que
indicar la orden de compra que se va a entregar.
62
5. En el reporte de Recibo se señalará cualquier otra inconformidad que
dificulte el recibo y que no esté contemplado en los puntos anteriores. Pag.
60
Las incidencias tienen dos consecuencias:
1- cargo para el proveedor
2- la segunda incidencia da lugar a rechazo de la mercancía.
Debido a que las incidencias requieren maniobras, tiempo y mano de obra adicional y generan un gasto extra no contemplado, toda incidencia generará un cargo para el proveedor, siempre y cuando este autorizado por la Gerencia de Operaciones del CEDIS.
63
Código: GL-12f
No. De Proveedor:
Razón Social: Supervisor:
Recibidor:
CAUSAS DE RECHAZO INCIDENCIA
1 .CALIDAD
1. Playo insuficiente.
2. Mercancia no pedida.
2 .TARIMA - Tarima inadecuada. 3. Impuntualidad.
4. Entrega orden de compra sin cita.
5.Otra - explicar:
d.Torres mal armadas
e. No respeta flechas del corrugado
4. VÍA 3
a. Etiqueta mal elaborada NOTA: LAS INCIDENCIAS GENERAN MANIOBRAS Y MANO DE OBRA ADICIONAL NO PRESUPUESTADA,
b. No agrupadas las cajas por tienda. POR ESTA RAZÓN TODA INCIDENCIA GENERARA UN CARGO PARA EL PROVEEDOR.
5. REPETICIÓN DE INCIDENCIAS
Firma rechazo Gerente/Subgte.
Conformación Incorrecta. Anote los artículos y los datos de las correcciones solicitadas.
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1
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9
10
Nombre Transportista/ Firma Transportista/
Coordinador: Coordinador:
Código Conformación Sistema SLL
Cajas x tendidoTendidos x tarimaCajas x tendido
Conformación Física
Tendidos x tarima
a. Producto/empaque dañado.
b.Conformación incorrecta.
c.Datos logísticos erróneos.
f.Peso o medidas excedidas.
b.Caducidad inferior a 3 meses.
3. ARMADO Y CONFORMACIÓN
a.Unidad de empaque incorrecto.
Reporte de Recibo
Fecha:
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FOTO
Folio CITA
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FOTO
Folio reporte
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VIII BASE DE DATOS
Cada proveedor será responsable de mantener actualizados los datos logísticos
de sus productos. Todos los datos se actualizan con el comprador.
a) Código de barras: Se refiere al código EAN de cada artículo. En cualquier
formato hay que colocarlo sin guiones y sin espacios intermedios.
b) Descripción: Es lo que define al producto en sí, ejemplo: Puré de tomate.
c) Contenido: Es el número de piezas de venta al público que cabe en una caja
de empaque. En Provecomer se la denomina “capacidad de empaque” (Cap.
Emp.) En caso de una modificación hay que comunicarla al comprador. Es
necesario tener en cuenta que, en ocasiones, cambiar la capacidad de
empaque afecta a las medidas de la caja (alto, ancho, largo, peso) y también
el número de cajas por tendido y el número de cajas por tarima. Cualquier
cambio en unidades logísticas hay que comunicarlo al comprador.
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d) Tendido: (o cama) nivel de mercancía colocada sobre una tarima.
e) Cajas por tendido: (o cajas por cama) Es el número de cajas que cabe en un
solo nivel de la tarima, tal como se van a colocar para la entrega. (Por Ej.: los
costales de comida para perro, en la tarima van acostados ) En caso de
cambio hay que comunicarlo al comprador. En ningún caso el producto podrá
sobresalir de la tarima. El cálculo de cajas por tendido hay que hacerlo
considerando que las cajas no deben sobresalir de la tarima.
f) Tendidos por tarima: (o cama) niveles de mercancía colocada sobre una
tarima.
El número de tendidos es el número de niveles que hay en una tarima. El
número de tendidos debe tener en cuenta el límite de peso de una tonelada
por tarima en todos los casos y el límite de altura por vía. Otra limitante es la
fragilidad del producto. En caso de artículos de vía 1, el proveedor sugiere el
número de tendidos, sin embargo debe confirmar en Provecomer el número
final cargado en el sistema.
g) Cajas por tarima: Se refiere al número de cajas que cabe en una tarima. Se
obtiene multiplicando el número de cajas por tendido por el número de
tendidos. En caso de cambio hay que comunicarlo al comprador.
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h) Largo de caja: Es el largo de la caja tal como se va a colocar en la tarima. En
caso de cambio hay que comunicarlo al comprador.
i) Ancho de caja: Es el ancho de la caja tal como se coloca en la tarima. En
caso de cambio hay que comunicarlo al comprador.
j) Alto de caja: Altura de la caja tal como se coloca el producto en la tarima. Si
el producto va “acostado”, el alto de la caja es el alto del producto tal como
se presenta en la tarima. En caso de cambio hay que comunicarlo al
comprador.
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Peso de la caja: es el peso en Kg de la caja que se entrega en el CD.
Peso de la tarima: Es el peso total en Kg. de una tarima llena de cajas con
producto. Se obtiene multiplicando el peso de la caja por el número total de
cajas que lleva la tarima. A esta cantidad hay que sumarle los 25 Kg que pesa la
tarima. Máximo peso permitido, 975 Kg de mercancía, a lo que se suman los 25
Kg de la tarima
En cada pedido que aparece en Provecomer se señala la vía , número de
cajas por tendido y número de tendidos para cada código.
Favor de entregar de acuerdo a las especificaciones de cada pedido de
Provecomer
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IX PROCESO DE INCORPORACIÓN
AL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
1. Asistir al curso de integración de proveedores
El curso se imparte todos los miércoles a las 9 h en el CD. Hay que confirmar
asistencia previamente al 5270 9848 al Depto. de Logística
Favor de presentarse a las 8.45h con alguna identificación oficial.
2. Llenar el formato de Alta de proveedor completo y enviarlo al comprador
correspondiente. El comprador a su vez debe enviarlo a Logística con su
visto bueno. El proveedor debe asegurarse que logística ya cuenta con el
formato antes de hacer cita
.
3. Hacer una cita con logística para el cálculo del porcentaje, firma del
contrato y programar fecha de ingreso.
4. Los proveedores de Vía 2 Pallet blindado deben traer una etiqueta muestra a validar. 5. Presencia del Responsable de logística en la primera entrega para la
elaboración del”Reporte de Primera Entrega” por parte de logística Comercial
Mexicana.
Actualizado febrero 2012