actualización y documentación de indicadores, mapas de riesgos...
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ACTUALIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE INDICADORES, MAPAS DE
RIESGOS Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A PROCESOS DE GESTIÓN DE
DOCENCIA, GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN
SOCIAL CONFORME A LAS NECESIDADES DE LA UNIVERSIDAD
DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.
ANDREA PAOLA VANEGAS VELANDIA CÓDIGO: 20092015085
WILMAR ANDRÉS JIMÉNEZ REYES CÓDIGO: 20092015095
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C
2016
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ACTUALIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE INDICADORES, MAPAS DE
RIESGOS Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A PROCESOS DE GESTIÓN DE
DOCENCIA, GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN
SOCIAL CONFORME A LAS NECESIDADES DE LA UNIVERSIDAD
DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.
ANDREA PAOLA VANEGAS VELANDIA CÓDIGO: 20092015085
WILMAR ANDRÉS JIMÉNEZ REYES CÓDIGO: 20092015095
Trabajo de pasantía SIGUD para optar por el título de Ingeniero Industrial
basado en actividades de actualización y mejora del Sistema Integrado de
Gestión de la Universidad Distrital en sus procesos misionales.
Director: Luis Fernando Vargas
MEng. Ingeniería Mecánica
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2016
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios y a mi familia, por su apoyo, por ser mi ejemplo, fortaleza e
inspiración en esta etapa de mi vida.
A la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, que me brindo grandes
enseñanzas para mi formación personal y profesional. A la Oficina Asesora de
Planeación y Control y al Equipo SIGUD, por su orientación y dedicación en el
desarrollo de este trabajo de grado.
Andrea Paola Vanegas Velandia
Autor
Agradezco a cada una de las personas de la comunidad universitaria que me
dejaron alguna enseñanza durante mi proceso formación como profesional, a mi
familia por el apoyo incondicional que recibí en los momentos difíciles y la
felicidad que me brinda día tras día.
Al Equipo SIGUD por ser una guía durante el desarrollo de la pasantía y a todas
las dependencias e institutos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
por su esfuerzo y colaboración para el desarrollo exitoso de este trabajo.
Wilmar Andrés Jiménez Reyes
Autor
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TABLA DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS .................................................................................................................. 3
ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................................... 6
ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................................. 8
ÍNDICE DE ANEXOS ................................................................................................................... 9
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 11
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................... 12
2. OBJETIVOS DE LA PASANTIA ........................................................................................ 14
2.1 GENERAL ...................................................................................................................... 14
2.2 ESPECÍFICOS ................................................................................................................ 14
3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................ 15
4. ANTECEDENTES ............................................................................................................... 17
4.1 EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ................................. 17
4.2 MARCO HISTÓRICO ........................................................................................................ 17
4.3 MARCO REFERENCIAL ......................................................................................................... 18
4.3.1 Marco legal ................................................................................................................ 18
4.3.2 Marco normativo ........................................................................................................ 19
4.4 ESTADO DEL ARTE - SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL
(SIGUD) .................................................................................................................................. 22
4.5 MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................................... 24
4.6 ALCANCES Y LIMITACIONES ................................................................................................. 27
4.7 METODOLOGÍA .................................................................................................................... 28
4.7.1 Diseño metodológico ................................................................................................. 29
4.7.2 Técnicas de recolección de información ................................................................... 30
4.7.3 Población y muestra .................................................................................................. 31
5. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ASIGNADOS .............................................................................................................................. 32
5.1 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DE ENTRADA DE LOS PROCESOS A DOCUMENTAR ....................... 32
5.1.1 Análisis de información de entrada Proceso de Gestión de Docencia ..................... 32
5.1.2 Análisis de Información de entrada Proceso de Extensión y Proyección Social ..... 33
5.1.3 Análisis de Información de entrada Proceso de Gestión de Investigación ............... 34
5.1.4 Análisis de Información de entrada Proceso de Comunicación. .............................. 35
5.2 REZAGO DOCUMENTAL ASIGNADO EN LA PASANTÍA ............................................................. 36
5.3 FODA ................................................................................................................................ 39
5.4 NO CONFORMIDADES FRENTE A LA NTCGP 1000:2009 ....................................................... 44
6. MODELOS METODOLÓGICOS APLICADOS EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL
FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS ............................................................................................. 48
6.1 MODELO METODOLÓGICO PARA EL DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ........... 49
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6.1.1 Aplicación de la Metodología al Procedimiento Diseño y Actualización de Plan de
Estudios asociado al Proceso de Gestión de Docencia. .................................................... 50
6.2 MODELO METODOLÓGICO DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE INDICADORES .............................. 58
6.2.1 Aplicación de la metodología de Indicadores al Proceso de Gestión de Docencia.. 59
6.3 MODELO METODOLÓGICO PARA EL DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE MAPAS DE RIESGO. ......... 65
6.3.1 Aplicación de la Metodología de Mapa de Riesgos al Proceso de Gestión de
Docencia ............................................................................................................................. 69
7. MODELO METODOLÓGICO APLICADO A OTROS PROCESOS Y SUS
PARTICULARIDADES............................................................................................................... 78
7.1 PARTICULARIDADES DEL DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE OTROS PROCEDIMIENTOS ............... 78
7.2 PARTICULARIDADES DEL DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE INDICADORES DE OTROS PROCESOS
................................................................................................................................................ 83
7.2.1 Diseño y documentación de Indicadores del Proceso de Gestión de Investigación 84
7.2.2 Diseño y documentación de Indicadores del Proceso de Extensión y Proyección
social ................................................................................................................................... 86
7.3 PARTICULARIDADES DEL DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE MAPAS DE RIESGO DE OTROS
PROCESOS ............................................................................................................................... 93
7.3.1 Diseño y documentación del Mapa de Gestión de Investigación ............................ 93
7.3.2 Diseño y documentación del Mapa de Riesgo de Extensión y Proyección Social ... 96
8. ESTRUCTURA Y ESTANDARIZACIÓN DOCUMENTAL ................................................. 102
8.1 ESTANDARIZACIÓN DOCUMENTAL DE PROCEDIMIENTOS ..................................................... 102
8.2 ESTANDARIZACIÓN DOCUMENTAL DE INDICADORES ........................................................... 103
8.3 ESTANDARIZACIÓN DOCUMENTAL DE MAPAS DE RIESGO ................................................... 104
9. RESULTADOS DEL DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS,
INDICADORES Y MAPAS DE RIESGO .................................................................................. 107
9.1 RESULTADOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS .............................................. 107
9.2 RESULTADOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE INDICADORES .................................................... 107
9.3 RESULTADOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE MAPAS DE RIESGO ............................................ 112
10. CONCLUSIONES............................................................................................................... 123
11. RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 125
12. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 126
13. INFOGRAFÍA ..................................................................................................................... 128
ANEXOS ................................................................................................................................... 129
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Normograma de leyes que regulan a la Universidad Distrital ............................. 18
Tabla 2. Normo grama Decretos que regulan a la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas ............................................................................................................................. 19
Tabla 3. Rezago documental identificado por el SIGUD Gestión de Docencia ................ 37
Tabla 4. Rezago documental identificado por el SIGUD Gestión de Investigación .......... 37
Tabla 5. Rezago documental identificado por el SIGUD de Extensión y Proyección Social
........................................................................................................................................ 38
Tabla 6. Rezago documental identificado por el SIGUD de Comunicaciones .................. 38
Tabla 7. Análisis FODA Gestión de Docencia ................................................................. 40
Tabla 8. Análisis FODA Extensión y Proyección Social ................................................... 41
Tabla 9. Análisis FODA Gestión de Investigación ............................................................ 42
Tabla 10. Análisis FODA Comunicaciones ....................................................................... 43
Tabla 11. No conformidades del numeral 4 frente a la norma NTCGP 1000:2009 ........... 44
Tabla 12. No conformidades del numeral 5 frente a la norma NTCGP 1000:2009 .......... 45
Tabla 13. No conformidades del numeral 7 frente a la norma NTCGP 1000:2009 ........... 45
Tabla 14. No conformidades del numeral 8 frente a la norma NTCGP 1000:2009 ........... 46
Tabla 15. Fuentes de información para el levantamiento de procedimientos ................... 51
Tabla 16. Responsables del proceso de Gestión de Docencia ....................................... 53
Tabla 17 Criterios de elaboración procedimiento Diseño y Actualización de Planes de
Estudio ............................................................................................................................ 54
Tabla 18. Interpretación de los elementos del formato de Plan de Estudios .................... 55
Tabla 19 Ajustes finales del Procedimiento Diseño y Actualización del Plan de Estudio .. 57
Tabla 20. Factores de Exito para la identificación de indicadores de Gestión de Docencia
........................................................................................................................................ 60
Tabla 21. Indicadores del CNA existentes para el proceso de Gestión de Docencia ....... 61
Tabla 22. Elementos del formato PR-003-FR-004 Hoja de Vida del Indicador. ................ 63
Tabla 23. Tecnicas y metodologias para identificar riesgos ............................................. 67
Tabla 24. Información de entrada para la Elaboración de los Mapas de Riesgo .............. 70
Tabla 25. Benchmarking para el Mapa de Riesgos de Gestión Docente .......................... 71
Tabla 26. Riesgos a Partir de diagramas de flujo de Gestión de Docencia ...................... 72
Tabla 27. Aspectos clave para la Administración de Riesgos en la UDFJC ..................... 74
Tabla 28. Funcionarios entrevistados para el diseño del Mapa de Riesgo Gestión de
Docencia .......................................................................................................................... 75
Tabla 29. Responsables del procedimiento Edición del Periódico Institucional ................ 79
Tabla 30. Criterios de documentación del procedimineto Elaboración del Periódico
Institucional. ..................................................................................................................... 79
Tabla 31. Responsables del Procedimiento Cubrimiento de Eventos. ............................. 82
Tabla 32. Criterios para diseñar el procedimiento de Cubrimiento de Eventos................. 82
Tabla 33. Indicadores del CAN existentes para el proceso de Gestión de Investigación .. 84
Tabla 34. Indicadores del CNA identificados para el IDEXUD .......................................... 86
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Tabla 35. Indicadores del CNA identificados para el ILUD ............................................... 90
Tabla 36. Benchmarking Mapa de Riesgos Proceso de Gestión de Investigación ........... 93
Tabla 37. Identificación de Riesgos de los diagramas de flujo de Gestión de Investigación
........................................................................................................................................ 94
Tabla 38 Entrevistados Mapa de Riesgo Gestión de Investigación .................................. 95
Tabla 39 Benchmarking de Riesgos Proceso de Extensión y Proyección Social ............. 97
Tabla 40. Identificación de Riesgos de los diagramas de flujo del IDEXUD ..................... 97
Tabla 41. Identificación de Riesgos de los diagramas de flujo del IPAZUD ...................... 98
Tabla 42. Identificación de Riesgos de los diagramas de flujo del ILUD........................... 99
Tabla 43. Identificación de los Riesgos de diagramas de flujo del IEIE .......................... 100
Tabla 44. Aspectos a diligenciar en la documentación de procedimientos ..................... 102
Tabla 45. Campos de Diligenciamiento de la Matriz Integral de Riesgos ...................... 105
Tabla 46. Resultado de Nuevos indicadores identificados y documentados Proceso de
Gestión de Docencia...................................................................................................... 108
Tabla 47. Resultado de indicadores actualizados de Gestión de Docencia . ................. 108
Tabla 48. Resultado de nuevos indicadores identificados y documentados del CIDC. .. 109
Tabla 49. Resultado de nuevos indicadores identificados y documentados del IPAZUD.
...................................................................................................................................... 110
Tabla 50 Resultado de nuevos indicadores identificados y documentados del IDEXUD. 111
Tabla 51 Resultado de nuevos indicadores identificados y documentados del ILUD. ... 111
Tabla 52. Resultado de nuevos indicadores identificados y documentados del IEIE. .... 112
Tabla 53. Resultados de riesgos identificados Gestión de Docencia. ............................ 113
Tabla 54. Resultados de riesgos identificados Gestión de Investigación........................ 114
Tabla 55. Resultado de los Riesgos identificados IPAZUD ............................................ 118
Tabla 56. Resultado de los Riesgos identificados ILUD ................................................. 119
Tabla 57. Resultado de los Riesgos identificados IDEXUD ............................................ 121
Tabla 58. Resultado de los Riesgos identificados IEIE .................................................. 121
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos .... 20
Figura 2. Modelo Estándar de Control Interno. ...................................................... 21
Figura 3. Modelo del Sistema Integrado de Gestión. ............................................ 22
Figura 4. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José
de caldas ............................................................................................................... 23
Figura 5. Fases de la Pasantía SIGUD. ................................................................ 29
Figura 6. Jerarquia de la documentación UDFJC .................................................. 39
Figura 7. Etapas para el Diseño y levantamiento de Procesos ............................. 48
Figura 8. Modelo metodológico para el diseño de procedimientos en la UDFJC .. 49
Figura 9. Modelo metodológico para el diseño de indicadores en la UDFJC ........ 58
Figura 10. Proceso de la Administración del Riesgo ............................................. 66
Figura 11. Metodología para la Administración del Riesgo en la UDFJC .............. 69
Figura 12. Tipologia de indicadores en la UDFJC ............................................... 104
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ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1. Circular de rectoría. Actualización y ajuste del Sistema Integrado de Gestión
SIGUD. .......................................................................................................................... 130
ANEXO 2. Convocatoria para la realización de pasantías como opción de grado. ......... 133
ANEXO 3. Procedimiento GD-PR-011 - Diseño y actualización de Plan de Estudios. .... 135
ANEXO 4. Formato de Actualización de Planes de Estudio ........................................... 139
ANEXO 5. Información inicial indicadores Gestión de Docencia .................................... 141
ANEXO 6. Indicadores CNA actualizados y documentados del Proceso de Gestión de
Docencia. ....................................................................................................................... 146
ANEXO 7. Indicador diseñado y documentado: Actividades cumplidas en la Oficina de
Docencia.. ...................................................................................................................... 153
ANEXO 8. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de presupuesto ejecutado para
Eventos de Divulgación o apoyo a la investigación del CIDC en relación al monto
proyectado. .................................................................................................................... 154
ANEXO 9. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de presupuesto ejecutado para
apoyo a movilidad de docentes en relación al presupuesto proyectado para apoyo a
movilidad de docentes. .................................................................................................. 155
ANEXO 10. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de presupuesto ejecutado
para apoyo a movilidad de los estudiantes en relación al presupuesto proyectado para
apoyo a movilidad de los estudiantes. ........................................................................... 156
ANEXO 11. Indicador diseñado y documentado: Relación del presupuesto aprobado para
proyectos de investigación apoyados con recursos del CIDC en relación al presupuesto
proyectado para proyectos de investigación apoyados con recursos del CIDC.............. 157
ANEXO 12. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de eficacia de Proyectos de
Extensión y proyección social. ....................................................................................... 158
ANEXO 13. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de Eficacia de Programas de
Educación Continua y educación no formal. .................................................................. 159
ANEXO 14. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de estudiantes vinculados en
los proyectos de extensión y proyección social. ............................................................. 160
ANEXO 15. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de egresados vinculados en
los proyectos de extensión y proyección social. ............................................................. 161
ANEXO 16. Indicador diseñado y documentado: Ejecución de eventos académicos y de
formación proyectados por el IEIE. ................................................................................ 162
ANEXO 17. Indicador diseñado y documentado: Participación de grupos de investigación
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en convocatorias del IEIE. ........... 163
ANEXO 18. Indicador diseñado y documentado: Número de actividades ejecutadas que
tienen por objeto publicar los resultados de investigación del IEIE. ............................... 164
ANEXO 19. Indicador diseñado y documentado: Número de actividades ejecutadas con el
fin de apoyar la realización de proyectos de escritura, comunicación, interacción y
espacios virtuales. ......................................................................................................... 165
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ANEXO 20. Indicador diseñado y documentado: Actividades de investigación realizadas.
...................................................................................................................................... 166
ANEXO 21. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de avance de acciones
investigativas desarrolladas. .......................................................................................... 167
ANEXO 22. Indicador diseñado y documentado: Grado de avance de actividades de
extensión y proyección social ejecutadas. ..................................................................... 168
ANEXO 23. Indicador diseñado y documentado: Grado de avance de actividades
administrativas del IPAZUD. .......................................................................................... 169
ANEXO 24. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de avance de cursos
académicos. .................................................................................................................. 170
ANEXO 25. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de estudiantes de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas que inscriben el espacio académico de
segunda lengua en el semestre. .................................................................................... 171
ANEXO 26. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de cursos de extensión
ejecutados por el ILUD en el bimestre. .......................................................................... 172
ANEXO 27. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de actividades que
promueven el uso de los idiomas ejecutadas por el ILUD. ............................................. 173
ANEXO 28. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de incremento de estudiantes
matriculados en programas de extensión del ILUD. ...................................................... 174
ANEXO 29. Indicador diseñado y documentado: Porcentaje de docentes contratados al
inicio de semestre con respecto al número de docentes demandados para el semestre.
...................................................................................................................................... 175
ANEXO 30. Mapa de Riesgos Gestión de Docencia. (Ver archivo digital adjunto). ........ 176
ANEXO 31. Mapa de Riesgos Gestión de Investigación. (Ver archivo digital adjunto). .. 176
ANEXO 32. Mapa de Riesgos IDEXUD, Extensión y Proyección Social. (Ver archivo digital
adjunto).......................................................................................................................... 176
ANEXO 33. Mapa de Riesgos IEIE, Extensión y Proyección Social. (Ver archivo digital
adjunto).......................................................................................................................... 176
ANEXO 34. Mapa de Riesgos IPAZUD, Extensión y Proyección Social. (Ver archivo digital
adjunto).......................................................................................................................... 176
ANEXO 35. Mapa de Riesgos ILUD, Extensión y Proyección Social. (Ver archivo digital
adjunto).......................................................................................................................... 176
ANEXO 36. Procedimiento C-PR-004 Elaboración Periódico Institucional. .................... 176
ANEXO 37. Procedimiento C-PR-007 Cubrimiento De Eventos Institucionales ............ 180
ANEXO 38. Formato de Entrevista para recolección de información de los Mapas de
Riesgo. .......................................................................................................................... 184
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INTRODUCCIÓN
A partir de la entrada en rigor de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado
de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001: 2011, La
Universidad Distrital Francisco José de Caldas (UDFJC), mediante la oficina de
Planeación y Control comienza la estructuración del Sistema Integrado de Gestión
de la Universidad Distrital (SIGUD), siendo éste el conjunto de acciones e
instrumentos que funcionan como herramienta para el cumplimiento de los
objetivos misionales y expectativas de la comunidad universitaria, mediante la
implementación y mejora continua de la gestión de procesos. El SIGUD se
encuentra conformado por los siguientes subsistemas:
Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
Subsistema de Control Interno (SCI).
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas también cuenta con el Comité
de Autoevaluación y Acreditación de Calidad, responsable de consolidar una
cultura de evaluación de la calidad y recoger información relativa a las
características definidas por el CNA, este proceso de autoevaluación se agrupa
a través de 10 factores, 42 características y 360 indicadores que deben ser
medidos y documentados por el Comité Institucional de Acreditación y la oficina
Asesora de Planeación y Control, con apoyo del equipo SIGUD, encargado de
realizar un trabajo de elaboración y actualización de procedimientos, indicadores
y mapa de riesgo. Se debe tener en cuenta que debido al extenso número de
indicadores, el desarrollo de la pasantía se enfoca en algunos de acuerdo a la
evaluación de necesidades del Equipo SIGUD frente a la universidad.
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Consejo Nacional de Acreditación (CNA) ha establecido criterios de
requisitos básicos de calidad con el fin de valorar el nivel de los programas de
pregrado y posgrado de las instituciones de educación superior. La Acreditación
de alta calidad, tanto de programas como institucional, posibilita a las
instituciones de educación superior dar cuenta a la sociedad y al Estado del
cumplimiento riguroso de sus propósitos y de la función como formadora de
profesionales con un alto nivel y de ciudadanos comprometidos con el desarrollo
integral de la sociedad.
Razón por la cual en la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas se
establece el Subsistema de Acreditación Institucional (SAI), con el fin de cumplir
su visión1, ser reconocida nacional e internacionalmente por su excelencia en la
construcción de saberes, conocimientos e investigación de alto impacto para la
solución de los problemas del desarrollo humano y transformación sociocultural.
La actualización y documentación presentada en este proyecto busca cumplir con
los principios del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos
distritales nombrados en la NTD-SIG 001: 20112. La UDFJC es una institución de
educación superior comprometida en brindar calidad en la formación de sus
estudiantes, consciente de la responsabilidad que tiene ante la sociedad, la
coherencia con sus principios y valores institucionales, debe garantizar la
introducción de contenidos actualizados, a través de:
La documentación de los respectivos procedimientos y formatos asociados a
los procesos misionales que componen el SIGUD, después del ajuste y
estandarización de los mismos.
La construcción y ajuste de indicadores que permitan realizar un seguimiento,
análisis y toma de decisiones.
Elaboración de mapas de riesgos y apoyo a la aplicación y desarrollo de la
Metodología para la Administración de Riesgos establecidas en la Guía Para
la Administración de Riesgos DAFP.
1 Visión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
http://www.udistrital.edu.co/universidad/quienes-somos/mision/ 2 NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE. GESTIÓN PARA LAS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES. NTD-SIG 001:2011.
http://www.udistrital.edu.co/universidad/quienes-somos/mision/
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Toda la información registrada y elaborada será dispuesta al servicio del
Equipo SIGUD y la Oficina de Planeación y Control con el fin de apoyar la
toma de decisiones y mejoras en las actividades misionales de la institución.
Con el fin de fortalecer las funciones administrativas y académicas de la
universidad, dentro de las cuales se ha evidenciado inconformidades por parte
de la comunidad académica y administrativa, se hace necesario realizar la
actualización del Sistema Integrado de Gestión de la universidad con el fin de
transformar la estructura del Modelo de Operación por Procesos, de manera que
los objetivos misionales de la universidad se cumplan, teniendo en cuenta las
condiciones cambiantes del entorno en el cual se encuentra.
De manera específica, serán objeto de estudio los Procesos Misionales de la
Universidad, integrados por Gestión de Docencia, Gestión de Investigación y
Extensión y Proyección Social, los cuales involucran procedimientos que no han
sido documentados y por esta razón se desarrollan sin lineamientos establecidos
por el SIGUD, lo cual impide que se ejecuten las actividades eficientemente y con
el mayor aprovechamiento de recursos.
Así mismo, es importante que se identifiquen, documenten y socialicen
indicadores que evidencien el nivel de cumplimiento de los objetivos misionales
de la universidad, con el fin de que se garantice la satisfacción de la Comunidad
Universitaria y de las partes interesadas.
De esta manera, con la intención de dar cumplimiento a estas actividades
establecidas por el SIGUD, se llevó a cabo una convocatoria institucional por
medio de la Decanatura de Ingeniería de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas, para que estudiantes del Proyecto Curricular en Ingeniería Industrial,
apoyaran el desarrollo de la Actualización del Sistema de Gestión Integrado,
generando beneficios mutuos para la institución y la comunidad Universitaria.
De acuerdo a esto y con base en el Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016, se
presentó el proyecto SIGUD 2012-2013, el cual se orienta hacia el usuario, con
un enfoque en las actividades esenciales del sistema institucional bajo los
principios de mejor continua.
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2. OBJETIVOS DE LA PASANTIA
2.1 General
Actualizar los indicadores, mapas de riesgo y procedimientos asociados a Procesos de
Gestión de Docencia, Gestión de Investigación, Extensión y Proyección Social del
Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas,
conforme a sus necesidades.
2.2 Específicos
Rediseñar los indicadores de procesos de Gestión de docencia, Gestión de
investigación y Extensión y Proyección social del Sistema Integrado de Gestión
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas de acuerdo a sus
necesidades.
Elaborar Mapas de Riesgo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
para procesos de Gestión de docencia, Gestión de investigación y Extensión y
Proyección social apoyando la identificación de riesgos, y generación de
acciones de mejora.
Diseñar procedimientos y formatos de procesos de Gestión de docencia,
Gestión de investigación y Extensión y Proyección social del Sistema Integrado
de Gestión seleccionados por la universidad.
Documentar y estandarizar los procedimientos y formatos de procesos de
Gestión de docencia, Gestión de investigación y Extensión y Proyección social
del Sistema Integrado de Gestión objeto de la pasantía.
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3. JUSTIFICACIÓN
La gestión está asociada a las acciones que deben ser desarrolladas para que los
objetivos planeados se cumplan, esta actividad busca el mejoramiento continuo de
cualquier sistema, con el cumplimiento de algunas fases previamente planificadas que
permitan conseguir las metas propuestas, teniendo en cuenta los recursos disponibles;
por ello la Universidad Distrital Francisco José de Caldas al igual que cualquier otra
entidad, necesita un Sistema de Gestión.
La entidad cuenta con el Sistema Integrado de Gestión, sin embargo año tras año se
evidencia la necesidad de actualizarlo y ajustarlo, por esta razón la universidad se
encuentra desarrollando el proyecto de “Actualización y Ajuste del Sistema Integrado
de Gestión de la Universidad Distrital, SIGUD”, por medio de actividades que permitan
realizar un diagnóstico actual de los procesos, para un caracterización y rediseño de
estos, generación de indicadores, elaboración de mapas de riesgo, documentación de
información pertinente y por último realizar la implementación y socialización del
mismo.
El presente proyecto se desarrollará con el fin de actualizar y ajustar los procesos de
cada uno de los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas, específicamente los procesos de
Gestión de docencia, Gestión de investigación y Extensión y Proyección social, en la
búsqueda de la Acreditación en Calidad y la Acreditación Institucional, otorgada por el
Ministerio de Educación Nacional, con el aval del Consejo Nacional de Acreditación.
La implementación, seguimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integrado,
es un requisito obligatorio para la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y
mediante las propuestas académicas de los pasantes de Ingeniería Industrial,
participantes en la convocatoria abierta por el SIGUD, se desarrollarán propuestas que
permiten un estudio de la situación actual y la identificación de oportunidades de
mejora.
Este trabajo busca generar propuestas encaminadas a mejorar la ejecución de
procesos misionales de la universidad, con el fin de reducir tiempos de respuesta,
disminución de costos y procurar la estandarización de actividades que conllevan al
cumplimiento de objetivos institucionales.
Una mejora en la ejecución de los procedimientos beneficia el desarrollo de las
funciones misionales de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, ya que
permite el mejoramiento continuo de la gestión académica y administrativa de la
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institución, en el cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y
MECI 1000:2005.
Este proyecto cuenta con la participación de 2 estudiantes de últimos semestres del
proyecto curricular de Ingeniería Industrial, quienes son responsables de los Procesos
Misionales, con el fin de apoyar y realizar el trabajo de campo requerido llevando a
cabo los objetivos planteados al mismo tiempo que aplican los conocimientos
adquiridos durante el proceso formativo en la universidad.
-
17
4. ANTECEDENTES
4.1 El Sistema de Gestión de la Calidad en entidades públicas
El Sistema de Gestión de la Calidad para entidades está definido como la herramienta
de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño
institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los
servicios a cargo de las entidades.
El desarrollo de actividades administrativas en entidades públicas, se ha relacionado
con el concepto de calidad con el objeto de estructurar procesos estables y armónicos,
mejorando la dinámica y el desempeño organizacional.
El proceso de seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado implica la
identificación de actividades necesarias para lograr los objetivos orientados a la
satisfacción de la Comunidad Universitaria.
En Colombia se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP
1000:2004, con el fin de dirigir y evaluar su desempeño en términos de satisfacción
social en la prestación de los servicios, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de
Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:20093.
Finalmente, en el año 2011, con el Decreto 652 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. se
adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades
y organismos distritales, NTDSIG 001:2011.
4.2 Marco histórico
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, “Fue fundada en el año de 1948,
por iniciativa del presbítero Daniel de Caicedo, la primera carrera fue radiotécnica, que
con el tiempo se transformaría en ingeniería electrónica. La otra carrera fue topografía
y que con el tiempo seria ingeniería catastral”.
Al llegar a los 70´s, se crearon los departamentos de Física y Química. En un espacio
perteneciente al comisariato de la Armada Nacional, nacen programas como: Ingeniería
de Sistemas, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Industrial. Después adquieren los
predios en los que hoy en día se encuentra la nueva Torre Administrativa y la Sede
Central.
3 NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Términos y definiciones
-
18
Para los años de 1993 y 1994, surge la Facultad Tecnológica y se crea la Facultad de
Medio Ambiente y Recursos Naturales.
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hace vigente a
partir 2008, con el fin de cumplir los objetivos misionales y garantizar la satisfacción de
las necesidades de la comunidad, entre otras.
4.3 Marco referencial
4.3.1 Marco legal
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, por ser una entidad pública que se
encuentra en el territorio nacional colombiano se rige a partir de la Constitución Política
de Colombia de 1991 como eje fundamental, disposiciones tales como la Planeación, la
Libertad de enseñanza, la Autonomía Universitaria, las características que posee la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas como entidad pública, entre otras hacen
que la Constitución Política de Colombia de 1991 sea inherente a la legalidad de la
Universidad y su pilar legal en el cual se encuentra fundamentada.
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación
del Estado Colombiano. A continuación se nombra la normatividad relativa al control
interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades públicas:
4.3.1.1 Leyes. Tabla 1. Normograma de leyes que regulan a la Universidad Distrital
LEY REGULACIÓN
Ley 87 de 1993
Por la cual se establecen normas para
el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se
dictan otras disposiciones.
Ley 489 de 1998
Por la cual se dictan normas sobre la
organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional.
Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 872 de 2003
Por la cual se crea el sistema de
gestión de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras
entidades prestadoras de servicios.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control – Universidad Distrital
-
19
4.3.1.2 Decretos. Tabla 2. Normo grama Decretos que regulan a la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
DECRETO REGULACIÓN
Decreto 4110 de 2004
Por la cual se reglamenta la ley 872 de
2003 y se adopta la norma técnica de la
calidad en la gestión pública.
Decreto 1599 de 2005
Por el cual se adopta el Modelo
Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano.
Decreto 514 de 2006
Por el cual se establece que toda
entidad pública a nivel Distrital debe
tener un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivos (SIGA) como
parte del Sistema de Información
Administrativa del Sector Público.
Decreto 2913 de 2007
En donde se considera que el Modelo
Estándar de Control Interno y el
Sistema de Gestión de la Calidad
Decreto 652 de 2011
Tiene como Objetivo adoptar la Norma
Técnica Distrital del Sistema Integrado
de Gestión para las entidades y
organismos distritales, NTDSIG
001:2011.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control – Universidad Distrital
4.3.2 Marco normativo
4.3.2.1 NTCGP 1000:2009
La NTCGP (Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública), permite a las entidades
del estado de la rama ejecutiva del poder público evaluar y dirigir el desempeño
institucional en términos de calidad y de satisfacción social.
Los lineamientos propuestos por esta norma promueven la adopción de un enfoque
basado en procesos, el cual permite determinar y gestionar de forma eficaz las
actividades que se ejecutan y se relacionan entre sí. Este enfoque proporciona un
control continuo entre los procesos que conforman el sistema, así como en la
interrelación de los mismos.
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20
Un enfoque basado en procesos4, se utiliza dentro del Sistema de Gestión Integral
haciendo énfasis en la importancia de:
a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.
d) La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.
Esta norma emplea la articulación entre tres sistemas, caracterizada por la adopción de
un modelo basado en la gestión por procesos. La implementación como un modelo de
un sistema de gestión de la calidad basado en procesos.
Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos
.
Fuente: NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Pg. 2
4.3.2.2 MECI 2014
Con la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, se dispone la implementación
del Modelo Estándar de Control Interno MECI “el cual proporciona una serie de
4 ICONTEC. (2008). Norma técnica de calidad en la Gestión Pública. NTCGP 1000. Compatibilidad con
el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo
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21
directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las
entidades de la administración pública”.5
Este modelo establecido para las entidades del estado, proporciona una estructura
para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del estado,
cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la
contribución de estos a los fines esenciales del estado.
El MECI se formuló con el fin de que las entidades del Estado mejorarán su
desempeño institucional, mediante el fortalecimiento del control y de los proceso de
evaluación que deben llevar a cabo las oficinas de control interno, unidades de
auditoria interna o quien haga sus veces.
Para ello, las entidades públicas deberán realizar una evaluación sobre la existencia,
nivel de efectividad de cada uno de los elementos de control definidos a fin de
establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para implantación y
mejora.
Se encuentra compuesto por Módulos, componentes y elementos de Control, Figura 2.
Figura 2. Modelo Estándar de Control Interno.
Fuente: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano– MECI 2014.
5 MECI 1000:2005. Modelo estándar de control interno para el estado colombiano. Generalidades
COMPONENTES ELEMENTOS
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22
4.3.2.3 NTD-SIG 001:2011
NTD-SIG es la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las
entidades y organismos distritales, específica los requisitos para estructurar un Sistema
Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales.
Los elementos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia
definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo (PHVA), Figura 3.
Figura 3. Modelo del Sistema Integrado de Gestión.
Fuente: NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión. Pg.15
4.3.2.4 NTC-ISO 31000:2011
La ISO 310006 tiene como objetivo ayudar a generar un enfoque para mejorar la
gestión del riesgo, de manera sistemática y brindar diversidad de posibilidades, para
que de manera integral haya una gestión que permita lograr a cabalidad los objetivos
de las compañías. Esta norma establece un número de principios que es necesario
satisfacer para hacer que la gestión del riesgo sea eficaz.
4.4 Estado del arte - Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital
(SIGUD)
La Oficina Asesora de Planeación y Control ha manifestado su interés en vincular a los
estudiantes de Ingeniería Industrial en el desarrollo del proyecto de “Actualización y
Ajuste del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, SIGUD”, mediante
el cual se pretende adelantar actividades tendientes a rediseñar, documentar e
implementar dicho sistema.
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas,
SIGUD, es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e
6 ICONTEC. (2011). Norma técnica Colombiana, Gestión del Riesgo. Principios y Directrices
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23
instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y
armónico, para el cumplimiento de su Misión y Plan Estratégico de Desarrollo.
En el año 2008 el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD inició
la normalización de los procesos administrativos y académicos mediante la constitución
de tres equipos de trabajo; el grupo directivo, operativo, y el evaluador.
En el año 2009 se creó un nuevo Modelo de operación por procesos. Con 17 procesos
identificados. Se Caracterizan 23 subprocesos. Figura 4.
En el Informe de Gestión 2011 se actualizaron diversos procedimientos y se sugirió la
actualización de formatos y manuales.
Para el 2013, se formuló el Plan de Acción Institucional 2013-2015 el cual se viene
ejecutando. También se estructuró un nuevo Modelo de Operación por Procesos y sus
respectivas Caracterizaciones.
Figura 4. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José de caldas
Fuente:
Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina asesora de planeación y control. Informe
OAPC 2012-2014. Pg.13
En el 2014 se formuló la Política y Objetivos del SIGUD, actualmente se han
rediseñado, actualizado y elaborado la documentación que incluye: Procedimientos,
Formatos, Guías e Instructivos para 17 de 22 Procesos.
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24
4.5 Marco Conceptual
Bussines Process Management (BPM)
Como lo indica la definición de la ABPMB (Asociación internacional de profesionales de
BPM) el Bussines Process Management es un enfoque sistemático para identificar,
levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tanto los procesos manuales
como automatizados.
En la Universidad Distrital Francisco José de Caldas se utiliza el software Bizagi
Modeler como herramienta que permite modelar los procesos.
La adopción de un enfoque basado en procesos permite estructurar la organización
de acuerdo a los lineamientos que dicta la norma técnica de calidad en la gestión
pública NTCGP 1000:2009. Por esta razón, la forma adecuada en la que una
organización debe gestionar sus procesos, es de manera transversal, con el fin de
crear valor evitando así una administración por departamentos tradicional que limita y
reduce la eficiencia del sistema.
El enfoque por procesos permite tener un control continuo sobre cada proceso
conociendo así las posibles modificaciones y su interacción con otros procesos
dentro del sistema integrado de gestión, en estos casos es importante tener en cuenta
los siguientes puntos:
La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas. (ISO Ginebr
a, 2008)
En el modelo de gestión por procesos desarrollado en la universidad también se adapta
el ciclo PHVA como una herramienta en la metodología ISO para la gestión de la
calidad, en la cual cada paso del ciclo va dirigido a adoptar actividades que generen
valor y transformarlas para satisfacer las necesidades del cliente. Tanto las entradas,
los responsables y las actividades propuestas en los procesos deben cumplir con los
requerimientos del cliente y generar retroalimentación que permitan tener una mejora
continua que sea evidenciada a través de la documentación correspondiente a cada
proceso.
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25
Indicador
La “Guía para la construcción de Indicadores Sistema Integrado De Gestión” del
SIGUD, define indicador como “una expresión cuantitativa o cualitativa que permite
establecer el estado o comportamiento del objeto a evaluar a través de la evolución de
una variable o el establecimiento de una relación entre variables en un momento
determinado, y que al compararse frente a un rango o meta establecido, evalúa su
desempeño en el tiempo”7.
De esta manera, los indicadores evalúan el cumplimiento de objetivos, misión, metas,
programas o políticas de un proceso determinado.
Los indicadores se pueden clasificar en cuatro tipos de acuerdo a su naturaleza:
Indicadores según medición: Dentro de los cuales se encuentran de tipo cualitativo
o cuantitativo.
Indicadores según calidad: Incluyen indicadores de eficacia, eficiencia y
efectividad.
Indicadores según Nivel de Intervención: Comprenden los indicadores de impacto,
resultados, producto, proceso, insumo y economía.
Indicadores según jerarquización: Abarca los indicadores estratégicos y de gestión.
Mapa de riesgos
De acuerdo a la Guía para la Administración del Riesgo, “el mapa de riesgos es una
representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un
proceso, proyecto o programa”8.
A partir de la definición de riesgo, es posible deducir la relación entre dos variables
dentro del mapa de riesgos: impacto y probabilidad de ocurrencia, lo cual orienta a la
creación de políticas para el tratamiento del mismo.
Procedimiento
La norma ISO 9000:2005 define procedimiento como una forma especificada de
realizar una actividad o un proceso.
7 SIGUD. Guía para la construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión, versión 1, 2014, pg8.
8 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la Administración de
Riesgos, Cuarta Edición, Bogota, 2011, Pg 37.
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26
De acuerdo a Andrés Muñoz Machado, en su libro La Gestión de la Administración
Pública, los procedimientos se establecen con el fin de economizar, dar mayor eficacia
a sus actuaciones, ahorrar costos y ser más eficaz y eficiente9.
Proceso
De acuerdo a la norma ISO 9000:2005 se entiende por proceso, a el conjunto de
actividades que se relacionan o interactúan con el objeto de transformar entradas en
resultados, los procesos deben generar valor por esta razón son planificados y
controlados en la práctica. De acuerdo a Juran (Muñoz, 1999), un proceso es un
conjunto de acciones sistemáticas que están dirigidas hacia el logro de un objetivo, por
esta razón el proceso debe:
Ser capaz de lograr los objetivos que se planean.
Ser sistemático, es decir que las actividades que conforman el proceso son
interdependientes y están interrelacionadas. Además siguen una secuencia
determinada.
Ser orientado hacia el objetivo.
Desarrollarse a través de un canal autorizado.
Según sea aplicable, cada entidad determina los tipos de proceso con los cuales
cuenta, generalmente se pueden encontrar los siguientes:
Procesos misionales: En los cuales se incluye todos los procesos que
proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto
social.
Procesos estratégicos: Incluyen procesos referentes al establecimiento de políticas
y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los
recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de
medición, análisis y mejora.
Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y
recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la
eficacia y la eficiencia. Involucran procesos de medición, seguimiento y auditoría
interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los
procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.
9 MUÑOZ, M, Andrés. La Gestión de la Administración Pública. Madrid. Vol. 1, 1999; p. 55.
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27
Riesgo
Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal
desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.
4.6 Alcances y limitaciones
La pasantía tiene como alcance, la actualización y documentación de procedimientos,
indicadores y mapas de riesgos asociados a procesos de Gestión de docencia, Gestión
de investigación, Extensión y Proyección social y cualquier otro proceso que deba de
ser modificado de acuerdo a las necesidades de la Universidad Distrital Francisco José
De Caldas, con el fin de facilitar y propiciar la toma de decisiones y acciones de
mejora por parte de los lideres, gestores y promotores de cada proceso.
Este proyecto se basa en el diseño y estandarización de procedimientos aprobados
para actualización por parte del grupo SIGUD, específicamente de los procesos
misionales así como la identificación y documentación de indicadores y elaboración de
Mapas de Riesgo para el establecimiento de futuras acciones de mejora, enmarcado
dentro de lo dispuesto en el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas y lo dispuesto en la Norma NTCGP 1000:2009 y MECI
1000:2005.
El trabajo se basa en la normatividad académica propuesta por la Universidad y la
Facultad de Ingeniería, en cuanto a la presentación y sustentación de trabajos de
grado, opción Pasantía. De acuerdo a lo dispuesto, por el Consejo Académico de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas por medio del Acuerdo N° 038 de julio
28 de 2015, por el cual se modifica el acuerdo N° 031 de 2014, el proyecto de
pasantías debe terminar con la entrega de un informe final de las actividades
realizadas durante el trabajo, relacionando los conocimientos adquiridos de su área.
La pasantía cuenta con las siguientes limitaciones:
La separación geográfica de cada una de las facultades de la universidad lo que
genera diferencias en la metodología de la ejecución de procedimientos, falta de
comunicación entre facultades y demoras de traslados para la reunión de
validaciones o recopilación de información.
La ambigüedad de información y falta de conocimiento de los procesos
estandarizados por parte de cada uno de los gestores y promotores de los procesos
involucrados, lo que limita la recolección de la información y no permite la unificación
de resultados.
Demoras en la concertación de citas para la recopilación de información con cada uno
de los promotores y gestores responsables de los procesos.
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28
4.7 Metodología
La metodología se refiere al conjunto de procedimientos o técnicas que de forma
ordenada se siguen para recolectar, clasificar y validar un conjunto de datos, orientados
a la construcción de conocimiento.
El desarrollo de esta pasantía se basa en varias metodologías que permiten obtener
información clara y realizar una interpretación adecuada de los datos, que permita una
aproximación a la realidad de las actividades ejecutadas en la universidad.
Histórica
En la primera fase del proyecto se utilizó una metodología histórica en la cual se
recolectó información de fuentes de información primaria que permite tener un
acercamiento al estado actual del Sistema de Gestión Integrado.
Descriptiva
La investigación descriptiva, consta del registro, análisis e interpretación de la
naturaleza actual del objeto de estudio, este tipo de investigación10, además sirve a
menudo, como base para otro tipo de trabajos, por la necesidad de conocer con
precisión las características del objeto, antes de abordar significativamente una
determinada situación.
En esta pasantía, la investigación de tipo descriptivo corresponde a profundizar acerca
del estado actual del Sistema de Gestión Integrado mediante la construcción, ajuste,
documentación y validación de procedimientos y formatos, así como de indicadores y
mapas de riesgo asociados a dicho proceso, ademas del desarrollo de actividades de
socialización e implementación del SIGUD. También hacen parte de la ejecución del
proyecto, resultados que permitirán facilitar el proceso de toma de decisiones de los
gestores y líderes de los procesos misionales de la institución.
El diseño metodológico se constituye como un estudio no experimental, dado que se
realiza sin manipular deliberadamente variables; lo que se hace realmente, es observar
el objeto de estudio, tal y como se da en su contexto natural, para después analizarlo11.
El proyecto de actualización y creación documental, se realizará con los funcionarios
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas especialmente con los promotores
y gestores de cada proceso estableciendo fases para los procedimientos, indicadores y
mapas de riesgo.
10
TAMAYO, Mario. El Proceso de la Investigación Cientifica. México D.F. Cuarta Edición, 2005; p.46. 11
GOMÉZ, María José. La Investigación Educativa. España. Vol1, 2007; p;131.
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29
4.7.1 Diseño metodológico
El desarrollo de la pasantía se divide en tres etapas fundamentales: La primera, el
diseño y documentación de procedimientos del Proceso de Gestión de Docencia en la
herramienta Bizagi, fundamentados en la aplicación de la NTCGP 1000:2009 y el MECI
1000:2005. Para desarrollar la primera etapa, se realizaron entrevistas con los
Secretarios Académicos de todas las Facultades de la Universidad y el Líder del
Macroproceso de Gestión Académica, de acuerdo a las disposiciones de la Resolución
No. 215 de 2014, se presentan las actas de las reuniones, por medio de las cuales se
indago acerca de las actividades que se desarrollan en los procedimientos objeto de la
pasantía.
La segunda fase consistió en el Rediseño y documentación de Indicadores del proceso
de Gestión de Docencia, Gestión de Investigación y Extensión y Proyección Social, la
cual se ejecutó con base en información suministrada por el SIGUD y a través de
reuniones con los promotores asignados y los gestores de cada uno de los procesos,
esta actividad se llevó a cabo bajo los lineamientos del SIGUD.
Por último, se desarrolló la elaboración de Mapas de Riesgos de los Procesos
Misionales, mediante mesas de trabajo organizadas con los promotores y gestores con
el fin de analizar información que apoyara la identificación de riesgos y controles
existentes en la ejecución de actividades y de esta manera, elevar la probabilidad del
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Fases: El proyecto se realizará de acuerdo al siguiente plan de trabajo, desarrollado
mediante seis fases:
Figura 5. Fases de la Pasantía SIGUD.
Fuente: Autoría Propia
FASE I. Capacitación de pasantes Ingeniería Industrial
FASE II. Actualización y documentación de procedimientos y formatos requeridos para cada proceso
FASE III. Rediseño y documentación de indicadores requeridos para cada proceso
FASE IV. Elaboración de mapas de riesgo
FASE V. Fase de socialización del SIGUD
FASE VI. Elaboración y entrega del proyecto final
-
30
4.7.2 Técnicas de recolección de información
Para el desarrollo de la pasantía se utilizaron las siguientes fuentes de información:
Información primaria
La información primaria se recolecto por medio de reuniones con los funcionarios de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas involucrados en los procesos objeto de
la pasantía, a través de entrevistas y observación directa, se obtuvo información de las
actividades que se ejecutan en cada procedimiento que componen los Procesos
Misionales de la Universidad.
La pasantía se desarrolló de acuerdo a los lineamientos dispuestos en la norma
NTCGP 1000:2009, en la cual se especifican los requisitos para la implementación de
un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y
otras entidades prestadoras de servicios y de acuerdo al Modelo Estándar de Control
Interno, MECI 1000:2005.
La metodología utilizada para desarrollar el proceso de diseño, estandarización y
documentación de Sistema Integrado de Gestión, se encuentra establecida en la “Guía
De Normalización de Documentos para el Sistema Integrado De Gestión, GI-GUI-001”
desarrollada por el SIGUD, en la cual se establecen los lineamientos generales de
contenido, revisión y aprobación en la elaboración y normalización de documentos. En
este proceso, también se utilizó el “Instructivo para la Elaboración de Procedimientos
en la Herramienta Bizagi”, con el fin de documentar los procedimientos identificados en
el software Bizagi Modeler.
Para desarrollar del rediseño de indicadores de procesos de Gestión de docencia,
Gestión de investigación y Extensión y Proyección social del Sistema Integrado de
Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas se tuvo en cuenta la
metodología establecida en la “Guía para la Construcción de Indicadores Sistema
Integrado de Gestión SIGUD, GI-GUI-001-IN-001”, desarrollada por Oficina Asesora de
Planeación y Control.
Información secundaria
La información secundaria utilizada para desarrollar la pasantía, se obtuvo del trabajo
previo desarrollado por el equipo SIGUD, asociado a la documentación de
caracterizaciones, procedimientos y formatos de los procesos de Gestión de docencia,
Gestión de investigación, Extensión y Proyección social.
El diseño y documentación de procedimientos, construcción de indicadores y
elaboración de mapas de riesgo requieren como insumo, información relacionada a las
-
31
caracterizaciones de los procesos y procedimientos documentados al interior de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Las caracterizaciones documentados por el SIGUD relacionados a los procesos
misionales, son:
CPM-GD-01, Gestión de Docencia
CPM-GI-02, Gestión de Investigación
CPM-EPS-03, Extensión y Proyección Social
De los cuales, existen procedimientos previamente documentados bajo el Modelo de
operación del 2014 y están aprobados por parte de los gestores y líderes de los
procesos misionales.
4.7.3 Población y muestra
Dentro de la población objeto de estudio de la pasantía, se encuentran los funcionarios
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas involucrados en los Procesos
Misionales identificados en el Modelo de operación por procesos de la Universidad.
Con respecto a la selección de la muestra utilizada para realizar el estudio, se empleó
la Resolución 215 del año 2014, por medio de la cual se designan los líderes y gestores
de procesos, quienes en colaboración con el SIGUD establecieron los funcionarios que
por la naturaleza de su cargo y su experiencia en la realización de actividades en el
proceso, son promotores del proceso.
-
32
5. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ASIGNADOS
5.1 Análisis de Información de Entrada de los Procesos a documentar
La Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas con apoyo del equipo SIGUD ha realizado un diagnóstico y evaluación de
todos los procesos de la universidad con ayuda de pasantes en el año 2012, esto se
logró con la aplicación de herramientas de análisis tales como: diagrama “Ishikawa”,
matriz de no conformidades frente al marco normativo y matriz FODA (Fortalezas,
Debilidades, Oportunidades, Amenazas). Las herramientas nombradas anteriormente
permitieron establecer propuestas de mejora para aquellos procesos y procedimientos
que deben ser actualizados o documentados en la actualidad.
Como producto de trabajos previos realizados por estudiantes y el equipo SIGUD,
actualmente se cuenta con los siguientes documentos aprobados para los procesos
misionales.
5.1.1 Análisis de información de entrada Proceso de Gestión de Docencia
El objetivo del proceso de Gestión de Docenciase enfoca en:
garantizar que los planes de estudio establecidos para cada proyecto curricular, ofrezcan
al estudiante de la UDFJC una formación integral y de calidad, dirigida fundamentalmente
a las necesidades de la sociedad, contando con la cantidad e idoneidad de docentes y
demás personal que influya directamente en tal proceso de formación, garantizando que
se ejecute eficientemente el proceso de enseñanza. Su líder es el Vicerrector Académico
y los gestores son los Decanos de cada facultad.12
Este proceso, se desarrolla desde la Oficina de Docencia y en cada una de las
Decanaturas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Para dar continuidad
al proceso de documentación del Sistema Integrado de Gestión se consideraron los
procedimientos previamente identificados, documentados y aprobados por el SIGUD y
líder del proceso, se mencionan a continuación:
GD-PR-001, Concurso Público de Méritos para la Provisión de Cargos en la
Planta Docente
GD-PR-002, Elaboración, Control y Seguimiento del Plan de Trabajo Docente
GD-PR-003, Determinación de Carga Académica
GD-PR-004, Descarga de Horas Lectivas
12
SIGUD. Oficina Asesora de Planeación y Control. Caracterización del Proceso de Gestión Docente. Objetivo, 2015
-
33
GD-PR-005, Clasificación Docente
GD-PR-006, Selección de Pares Externos de las Listas de Colciencias
GD-PR-007, Estudio y Aprobación de las Solicitudes de Capacitación y
Formación Docente
5.1.2 Análisis de Información de entrada Proceso de Extensión y Proyección
Social
El proceso de Extensión y Proyección Social busca “Promover la Vinculación de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas con su Entorno social, a través de la
coordinación de los programas, planes y proyectos de Extensión y Proyección Social,
en articulación a la Docencia y la Investigación”13.
El proceso de Extensión y Proyección Social se integra por las unidades e institutos
que se referencian a continuación:
Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano– IDEXUD: tiene como finalidad coordinar los esfuerzos de vinculación de la Universidad con diferentes sectores, especialmente el público, en el aspecto de Extensión. Por tanto, se ha considerado la necesidad de iniciar una reorganización para coordinar la información, las actividades de Extensión y ampliar su radio de actuación, teniendo en cuenta, el bienestar de la sociedad y la comunidad académica en general.14
Instituto de Estudios e Investigación Educativas – IEIE: Es una unidad académica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que
tiene como objetivo la realización de programas y proyectos de investigación e
innovación educativa, pedagógica y didáctica en diferentes campos del saber. De igual
manera, el IEIE busca articular la Universidad con su entorno social a nivel distrital,
nacional e internacional a través de programas y proyectos de investigación, asesorías
en lo científico y técnico en el ámbito de la educación, la pedagogía y la didáctica.15
El Instituto de Lenguas de la Universidad Distrital – ILUD: busca contribuir con la
formación integral de las personas ofreciendo cursos en lenguas extranjeras y lenguas
nativas que permitan tanto el desarrollo intelectual como el mejoramiento de las
condiciones de vida de toda la comunidad desde la educación para el trabajo y el
desarrollo humano.16
13
SIGUD. Oficina Asesora de Planeación y Control. Caracterización del Proceso de Extensión y Proyección Socil. Objetivo, 2015 14
Página Web del Instituto http://idexud.udistrital.edu.co/idexud/index.php 15
Página Web del Instituto http://ieie.udistrital.edu.co/ 16
Página Web del Instituto http://ilud.udistrital.edu.co/
http://idexud.udistrital.edu.co/idexud/index.phphttp://ieie.udistrital.edu.co/http://ilud.udistrital.edu.co/
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El Instituto para la Pedagogía, la Paz y el Conflicto Urbano – IPAZUD: Es una
unidad dedicada a la academia, la investigación y la extensión en torno a los conflictos
de la vida social y el mundo público, a los procesos sociales que conducen estos
conflictos a la violencia o a la política, a las estructuras colectivas que mantienen o
perpetúan los factores y las condiciones violentas y a las iniciativas que permiten
restituir la conflictividad a los cauces de la deliberación política afianzando o
promoviendo proyectos de paz fundados en el ejercicio ciudadano.17
Los procedimientos previamente identificados, documentados y aprobados por el
SIGUD y líder del proceso, se presentan a continuación:
EPS-PR-001, Precontractual – Invitación Directa de Convenios y/o Contratos
EPS-PR-002, Precontractual – Convocatoria Pública de Contratos y/o Convenios
EPS-PR-003, Contractual para Convenios y Contratos
EPS-PR-004, Postcontractual para Convenios y Contratos
EPS-PR-005, Apertura Financiera
EPS-PR-006, Procedimiento de Informes
EPS-PR-007, Correspondencia
EPS-PR-008, Procedimiento de Archivo
EPS-PR-009, Divulgación de la Función de Extensión
EPS-PR-010, Publicación de la Revista Ciudad Paz-Ando
EPS-PR-011, Publicación de Memorias de Eventos Académicos
EPS-PR-012, Eventos Académicos
EPS-PR-013, Realización del Programa de Radio
EPS-PR-014, Cátedra Democracia y Ciudadanía
EPS-PR-015, Electiva Virtual – Desplazamiento Forzado
EPS-PR-016, Programación de Cursos ILUD
EPS-PR-017, Desarrollo, Asesoramiento y Seguimiento de la Matricula
EPS-PR-018, Vinculación Docente ILUD
5.1.3 Análisis de Información de entrada Proceso de Gestión de Investigación
Tiene como objetivo “fomentar y desarrollar la Gestión Investigativa de Alto Impacto a
través de la formulación de estrategias, programas y proyectos, a fin de aportar a la
consecución de los objetivos de las funciones institucionales y a los fines esenciales del
Estado”18.
17
Página Web del Instituto http://ipazud.udistrital.edu.co/ 18
SIGUD. Oficina Asesora de Planeación y Control. Caracterización del Proceso de Gestión de Investigación. Objetivo, 2015
http://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-001/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-002/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-003/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-004/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-005/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-006/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-007/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-008/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-009/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-010/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-011/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-012/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-013/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-014/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-015/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-016/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-017/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Extension%20y%20Proyeccion%20Social/EPS-PR-018/#listhttp://ipazud.udistrital.edu.co/
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La dependencia que coordina el Proceso de Gestión de Investigación dentro de la
UDFJC esl el CIDC, su objetivo se presenta a continuación:
Busca brindar investigación de alto impacto para el desarrollo local, regional y nacional
gracias a la Reglamentación, control, evaluación, promoción y socialización de la
investigación mediante políticas tendientes al desarrollo y consolidación de esta
actividad como función esencial de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas19.
Los procedimientos previamente identificados, documentados y aprobados por el
SIGUD y líder del proceso, se mencionan a continuación:
GI-PR-001, Creación de Grupos y/o Semilleros de Investigación, Cambio de
Representante y Conformación de Redes Científicas
GI-PR-002, Apoyo a Actividades Académicas de Grupos y/o Semilleros de
Investigación
GI-PR-003, Seguimiento y Evaluación de Actividades de Grupos y/o Semilleros de
Investigación
GI-PR-004, Creación de Institutos de Investigación
GI-PR-005, Institucionalización de Proyectos de Investigación
GI-PR-006, Seguimiento y Actualización de Proyectos de Investigación
GI-PR-007, Publicación de Resultados de Investigación
GI-PR-008, Solicitud de Protección de Resultados de Investigación
GI-PR-009, Asignación y Evaluación por Parte de Pares
GI-PR-010, Creación e Indexación de Revistas en Publindex
GI-PR-011, Ejecución Contratos Interadministrativos
GI-PR-012, Convocatorias de Movilidad
GI-PR-013, Convocatorias de Investigación
GI-PR-014, Publicación de Artículos en Revistas Científicas
GI-PR-015, Modificación en Proyectos de Investigación
GI-PR-016, Gestión de Solicitudes de Investigación
5.1.4 Análisis de Información de entrada Proceso de Comunicación.
Como se observa en la caracterización, el proceso de Comunicaciones “busca
Coordinar, las actividades de comunicación institucional interna y externa con el objeto
de garantizar el conocimiento de la universidad a las partes interesadas y generar
sentido de pertenencia con la institución, así mismo abarca actividades de planeación,
19
Página Web del centro http://cidc.udistrital.edu.co/web/
http://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-001/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-001/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-002/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-002/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-003/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-003/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-004/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-005/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-006/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-007/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-008/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-009/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-010/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-011/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-012/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-013/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-014/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-015/#listhttp://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/Gestion%20Investigacion/GI-PR-016/#listhttp://cidc.udistrital.edu.co/web/
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ejecución, evaluación y mejora que se realice desde el contexto de la comunicación
para impactar en apropiación de la Universidad.20”
Su líder es el Vicerrector Académico y los gestores son los Directores y Jefes de las
siguientes Dependencias:
La Editorial UD: Es la sección de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas,
encargada de “prestar los servicios de edición de libros y revistas, desde allí se define el
diseño editorial, corrección tipográfica, coordinación editorial, recursos gráficos y las
características de la obra, tales como el estilo, formato, acabado, tipografía, diagramación
del texto, diseño de la caratula y características de la impresión del libro o revista a
publicar”21
.
Periódico Institucional UDebate: Es un órgano de información y divulgación sobre
temas relativos a la educación, la ciencia, el arte y la cultura, pero también es un
espacio de crítica y opinión política y cultural sobre el acontecer de la ciudad.
Foro Abierto Consejo Superior Universitario: Esta dependencia Tiene como
función “servir como medio de comunicación y divulgación del pensamiento del consejo
superior, así como establecer un vínculo de comunicación con la comunidad Universitaria
con el fin de conocer su pensamiento sobre los temas que conciernen al cumplimiento de
las funciones del Consejo Superior como Máximo Órgano de dirección y Gobierno de la
Universidad”22 .
Los procedimientos previamente identificados, documentados y aprobados por el
SIGUD y líder del proceso, se mencionan a continuación:
Procedimiento:
C-PR-004, Edición, Impresión y Distribución de Libros y Revistas
C-PR-004-FR-001, Formato de Remisión de Publicaciones
5.2 Rezago Documental Asignado en la Pasantía
De acuerdo al trabajo realizado por los pasantes y la Oficina Asesora de Planeación y
Control en años anteriores, el Equipo SIGUD identificó un rezago documental para los
procesos misionales y de Comunicaciones, asignado a los 16 pasantes que
participaron en el Proyecto de “Actualización y Ajuste del Sistema Integrado de Gestión
de la Universidad Distrital” en el año 2015, el cual se presenta en las siguientes tablas:
20
SIGUD. Oficina Asesora de Planeación y Control. Caracterización del Proceso de Comunicaciones. Objetivo, 2015 21
Página Web Editorial UD. Quienes Somos. http://editorial.udistrital.edu.co/acerca.php 22
Página Web Foro Abierto Consejo Superior Universitario http://forocsu.udistrital.edu.co/
http://editorial.udistrital.edu.co/acerca.phphttp://forocsu.udistrital.edu.co/
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Tabla 3. Rezago documental identificado por el SIGUD Gestión de Docencia
Rezago documental gestión de docencia
Tipo de documento Descripción
Procedimientos
GD-PR-008, Coordinación de Prácticas Académicas
GD-PR-009, Evaluación de la Gestión del Proyecto
Curricular
GD-PR-010, Gestión de Monitores
GD-PR-011, Diseño y Actualización de Plan de
Estudios
GD-PR-012, Opciones de Grado
GD-PR-013, Participación y Organización de Eventos
Académicos