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Actualización de estructura del balance

INS-40-1-01-07 FECHA PUBLICACIÓN 15/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN

Diversificación de Ingresos

Gestión de Donaciones Consecución de

Donaciones Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2

4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 16

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 16

6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 16

7. APROBACION ............................................................................................................................. 16




NIVEL 3

VERSIÓN




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1. OBJETIVO

Mostrar las actividades necesarias para realizar la actualización de estructuras de balance

utilizadas en los reportes de donaciones (BP08) y Estados Financieros Endowment (BP09).

2. ALCANCE

La actividad inicia con la generación de un balance bajo la estructura que se va a actualizar,

identificando las cuentas contables que están fuera de las estructuras, mensaje que se identifica al

final de la generación del reporte, y finaliza con el transporte de la parametrización a los

ambientes de calidad y producción.

3. INSTRUCCIONES

A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la actualización de la

estructura de balance utilizada para la generación de reportes de donaciones.

3.1. Generación de reporte de balance

En primer lugar se debe generar un balance utilizando la estructura diseñada para los reportes de

donaciones. Esta actividad se realiza durante el proceso de cierre mensual, previo a la generación

de estados financieros, pero puede realizarse en cualquier momento del mes si existe algún

requerimiento especial de información.

3.1.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP

3.1.2. Ingresar a la transacción F.01




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3.1.3. Ingresar los parámetros para la generación del balance




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VERSIÓN




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Los parámetros que se deben ingresar son:

Plan de cuentas: PUC

Sociedad: UAND

Ledger: Se selecciona de acuerdo a la necesidad del reporte:

o ZL para datos bajo normatividad Colgaap

o OL para datos bajo normatividad IFRS

Estructura de balance /PyG (Puede ser cualquiera de las dos siguientes, según sea el

caso):

o BP08 (Corresponde a la estructura reportes donaciones)

o BP09 (Corresponde a la estructura de estado Financiero Endowment)

Año del informe, Periodos del informe, Año de comparación, Periodos de comparación:

de acuerdo a la fecha que se está actualizando.




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VERSIÓN




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3.1.4. Verificación e identificación de cuentas sin asignar a la estructura. Estas se visualizan al

final del reporte y están agrupadas en el nodo llamado “CUENTAS SIN ASIGNAR A LA

ESTRUCTURA”

3.2. Actualización de estructura

3.2.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP




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VERSIÓN




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3.2.2. Ingresar a la transacción OB58




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VERSIÓN




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3.2.3. Seleccionar la estructura a actualizar (BP08 o BP09 según sea el caso), en este ejemplo

la BP08, y dar clic en “Posiciones bal/PyG”

3.2.4. Se despliega el árbol de la estructura para ubicar el lugar donde se incluirán las

cuentas nuevas que se identificaron previamente en el reporte de balance (punto

3.1.4) , dando clic en el botón señalado




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VERSIÓN




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3.2.5. Si la cuenta que se va a incluir se debe acumular en un nodo ya existente, se ubica el

agrupador (cuadro verde) y se da clic en “Asignar cuentas” (cuadro rojo)




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VERSIÓN




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Ejemplo: se va a incluir la cuenta 1110050608 en el agrupador BANCO DE OCCIDENTE –

265036475.

3.2.5.1 En la ventana que se despliega, se digita el número de cuenta en el siguiente espacio vacío,

marcando los D(debe) y H (haber), para que la cuenta acumule los saldos en estas dos columnas al

momento de generar los reportes. Y se guarda la información:




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3.2.6. Si la cuenta nueva necesita la creación de un agrupador nuevo, se ubica en el

agrupador anterior (cuadro verde) y se da clic en el botón “Crear posiciones” (cuadro

rojo)

Ejemplo: Se va a crear un agrupador para el Banco de Antioquia, y se van a incluir las cuentas

1110050700 a la cuenta 1110050707

3.2.6.1. Se digita el nombre del nuevo agrupador en el espacio inferior. El nombre del

agrupador se define teniendo en cuenta la descripción de la cuenta.




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3.2.6.2. Se selecciona el nuevo agrupador y se le incluyen las cuentas dando clic en “Asignar

cuentas”




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VERSIÓN




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3.2.7. Se guarda la nueva parametrización dando clic en el botón indicado

3.2.8. Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio en el

módulo Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada.




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3.2.9. Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de cambio

asignado, en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.2.7, se da clic en el siguiente

botón:

3.2.10. Se selecciona el número de documento de cambio asignado:

3.2.8. Se libera la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes




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3.2.8.1. Se ingresa en la transacción SE10.

3.2.8.2. Se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro rojo) y la tarea inferior de la

orden (cuadro verde):

3.2.8.3. Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión.




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3.2.8.4. Se repite el paso anterior con la orden.

3.3. Solicitud de transporte

Vía correo electrónico se solicita al Departamento de Contabilidad el transporte de la

orden a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización.

3.4. Verificación

Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, se verifica el

ajuste en la parametrización, generando nuevamente un balance con la estructura

actualizada.




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4. DEFINICIONES

Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej:

Desarrollo, Calidad, Producción).

Nodo: Agrupador de cuentas dentro de la estructura de balance.

Estructura de Balance: Tipos de organización de cuentas contables para la presentación de

diferentes reportes de acuerdo a las necesidades de la Universidad.

Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información.

Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las

parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o

mandantes.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 27/10/2015

Publicación 15/06/2016

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7. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Nelson Matamoros Analista Contable 27/10/2015

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-40-1-01-06 Configuraciones para registro de donación

No aplica.




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REVISÓ

Manuel Romero Coordinador Contabilidad 20/11/2015

Edith Maritza León Analista Contable 11/11/2015

Manuela Peña Ingeniera de Procesos 28/10/2015

APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 20/11/2015

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