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TRANSCRIPT
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CONTABILIDAD MANEJO DE CAJA
Activo
®0 MODULO UNIDAD
FORMACION ABIERTA Y A DISTANCIA
Módulo Ocupacional
EFECTIVO
Módulo lnstruccional
MANEJO DE CAJA
Unidad
CAJA MENOR
2
Grupo de trabajo
Abel Martínez Instructor Centro Formación a Distancia, Regional Cundinamarca
Luis Sáez Instructor Centro Comercial Chapinero, Regional Cundinamarca
Marina Vélez de Perdomo Profesional Asesor División Formación Pedagógica
l- Contenido
Págs.
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Autoprueba de avance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
La Caja Menor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
A. Conceptos básicos sobre Caja Menor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1. Qué es la Caja Menor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2. Apertura del fondo fijo de Caja Menor. . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. Instrucciones sobre el manejo de Caja Menor . . . . . . . . . . . . 9
B. Desembolsos por Caja Menor ......................... . 1 2
1. Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2
C. Reembolso de Caja Menor . ........................... 22
1. Documentos . .. .. .... ... . . .. .. . .... .. .. . . . . . .. .. 22
Recapitulación .... . .... ... .. ... .. . ... . ............ . .. 30
Autoevaluación final . ..... .. .. . ..... .... .... .. .. ...... 31
Bibliografía . . . ... . . . ...... . ..... . .... . .. . ... .. ... . .. 34
Evaluación final ...... ........ ... .. .. . . . ......... .. . .. 35
3
~ntroducció~
Esta es la segunda Unidad del Módulo lnstruccional Manejo de Caja.
Trata sobre el manejo contable de la Caja Menor; en relación con esto da una serie de normas y conocimientos que el Auxiliar de Contabilidad debe aplicar en su puesto de trabajo.
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En el desarrollo de los contenidos se introducen ciertos términos técnicos que usted debe ir aprendiendo, cuyo significado encuentra a pie de página.
Le sugerimos realizar a conciencia cada uno de los autocontroles y actividades prescritas por la Unidad.
Igualmente, ampliar sus conocimientos mediante la consulta de la bibliografía que se da al final.
Objetivo de Unidad
El manejo contable de la Caja Menor requiere de una serie de operaciones y documentos que debe dominar quien se desempeñe en este puesto .
Esta Unidad se propone capacitar al estudiante para:
1 . Efectuar desembolsos, diligenciar los respectivos comprobantes y registrar dichos desembolsos en el Libro de Control.
2 . Elaborar la solicitud de reembolso del dinero egresado e interpretar el Comprobante de Contabilidad por dicho movimiento.
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Autoprueba de Avance
Esta es una prueba o examen que se aplicará usted mismo; su propósito es ayudarle a determinar qué sabe sobre el tema que se va a desarrollar.
Conteste las siguientes preguntas:
¿Sabe usted diligenciar los siguientes documentos?
Sí D Recibo de Caja Menor
No D
Sí D Control de Caja Menor
No D
Sí D Reembolso de Caja Menor
No D
Sí D Comprobante de contabilidad por reembolso No D
Si alguna de sus respuestas es negativa, necesita estudiar la unidad; si todas son afirmativas, le invitamos a resolver la siguiente prueba:
6
La empresa Comercial Didáctica tiene la siguient e relac ión de recibos de Caja Menor a cargo de Laura Caniza.
Fecha ec1b
Pagado a Concepto Jalo• No
16. Oct . 84 20 1 Tienda del Aseo Elementos de aseo 300 00
202 Tienda del Caf é Elementos cafetería 180 00
203 A dposta l Portes correo 600 00
20 4 Tienda del Papel Papelería 200 00
205 El Kiosco Periódicos 70 00
206 Electricistas Asociados Reparaciones 400 00
207 Radio Taxi Tran sporte 140 00
208 Farmacia Salud Elementos botiquín 400 00
209 Admón. Impuestos Nacionales Timbres 110 00
2 10 El Cerrajero Reparaciones 100 00
17 Oct. 84 211 Adpostal Portes correo 200 00
2 12 El Ki osco Periódicos 100 00
213 Radio Taxi Transporte 600 00
18 . Oct. 84 2 14 Tienda del A seo Elementos aseo 120 00
215 Tienda del Café Elementos ca fet ería 100 00
2 16 Adposta l Portes correo 300 00
217 Ti enda del Papel Papelería 100 00
2 18 El Kiosco Per iódico 130 00
2 19 Farmacia Salud Med icina botiquín 180 00
220 Adm ón. Impuestos Nacionales Timbres 100 00
Usted debe elaborar :
1. Libro de Control de Caja Menor.
2 . Plan il la de reembolso de Caja Menor.
3 . Comprobante de Diario por el reembolso de Caja M enor .
Compare sus respuestas con las de la Autoevaluación final
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La Caja Menor
A. Conceptos básicos sobre Caja Menor
1. Qué es la Caja Menor
Hemos dicho que la mejor manera de controlar el efectivo es hacer los desembolsos de dinero únicamente por medio de cheques; sin embargo , se dan algunas excepciones, como es el caso de la Caja Menor.
Se da el nombre de Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible* y renovable** para pagos de menor cuantía que no justifican la expedición de cheques.
2. Apertura del fondo fijo de Caja Menor
Se dan dos pasos:
e Se hace un cálculo del total de los pagos de menor cuantía que se espera hacer en un período corto, generalmente menos de un mes .
• Se gira un cheque por el total calculado y ésta es la cantidad que constituye el fondo. Ejemplo: Si se calcula que en un mes los gastos menores son de S 20.000.oo, se gira un cheque por este valor.
La única vez que se registra una entrada es en el momento de establecer el fondo, a no ser que más tarde se decida aumentarla o que exista un sobrante en Caja Menor.
* Oue se ha establecido para pagos de menor cuantía en la empresa.
* * Oue una vez que se agote el dinero se remueva periódicamente.
8
Ejemplo: La empresa Molinos Ltda. establece su fondo fijo de Caja Menor por la cantidad de S 1 O.OOO.oo a cargo de Margarita Rodríguez.
Elaborar el siguiente asiento:
Detalle p fCilll o Hebftr
CAJA MENOR 10.000 00
Margarita Rodríguez 10.000 00
BANCOS 10.00C 00
Banco Didáctico 10.000 00
R/Comprobante de pago No. 9876
10.000 00 10.00C 00
= = = = = --- = = = = = ---
3. Instrucciones sobre el manejo de la Caja Menor En el manejo de la Caja Menor debe tenerse en cuenta lo siguiente:
a. Cada fondo fijo de Caja Menor debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona .
b. El monto* del fondo debe ser apenas lo necesario para satisfacer las necesidades de un período menor de un mes.
M onto* : Cantidad de dinero .
9
¡_
r 1
10
e. Todo desembolso que se haga debe estar soportado por su respectivo documento comprobatorio. Dichos comprobantes deberán ser legibles, contener información sufi ciente , escritos con tinta , las cantidades en letras y cifras y con las firmas responsables.
d . Los cheques para reembolso deben expedirse a nombre de la persona responsable del fondo.
e . La persona encargada del manejo de dinero de la empresa debe estar respaldada por una póliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una Compañía de Seguros Generales. El costo de esta póliza puede estar a cargo del empleado o, en su defecto , de la misma empresa .
f . El Departamento de Control Interno debe efectuar arqueos sorpresivos a todos los fondos de Caja Menor.
Actividad:
Teniendo en cuenta lo que ya conoce sobre la Caja Menor, diga:
1 . Qué es la Caja Menor y qué características tiene
2. Qué normas existen para el manejo de la Caja Menor en cuanto a:
La cantidad de dinero.
Los desembolsos .
La persona encargada del manejo.
3. Qué función tiene el Departamento de Control Interno de una empresa con respecto a la Caja Menor.
4. Qué cualidades debe poseer la persona que va a manejar la Caja Menor.
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B. Desembolsos de Caja Menor
El manejo de dinero es una tarea que exige responsabilidad, por esta razón la Caja Menor debe ser cuidadosamente controlada . El control de la Caja Menor se hace mediante algunos documentos que se enuncian a continuación:
1. Documentos que se utilizan para efectuar desembolsos a pagos
Para hacer desembolsos a pagos en la Caja Menor se utilizan dos documentos:
a. El Recibo de Caja Menor b. El Libro de Control de Caja Menor
a. Recibo de Caja Menor: Cuando se efectúan pagos por Caja Menor se exige un rec ibo que se regist ra en el Libro de Control y se guarda junto al dinero.
La suma de los recibos más el dinero debe ser siempre igual al valor del fondo fijo .
Recibo + Dinero Fondo fijo
Observe cuidadosamente uno de los modelos de recibo:
RECIBO DE CAJA MENOR
FECHA POR
PAGADO A
POR CONCEPTO DE
SON
IMPUTACI ON FIRMA RECIBIDO
A PROBA DO
CED . O NIT .
1 2
Para mejor comprensión veámoslo mediante el siguiente ejemplo:
Elaboraremos un Comprobante de Caja Menor, según los datos siguientes :
Empresa Molinos Ltda. Número 33 Bogotá , 1 5 de julio de 1 984 Por S 290.oo Pagado al A lmácen El Surtidor NIT 60 .098 .012 Elementos de aseo Elementos de cafet ería Elementos de escritorio Periódicos
MOLINOS L TOA . 0 A v. Comuneros N o 4 9 - 50
S 95 .oo 85 .oo 70.oo 40.oo
CPTE DE CAJ
No.
DIA
BOGOTA 0 FECHA 15
IMPORTE Doscientos noventa pesos m/c 0
M NOR
33 0 MES AÑO
Julio 84
S 290.00 A FAVOR
0 G DE ALMACEN EL SURTIDOR NIT 60.098 .0 12
® ~.;TA 1 ... 1 NU BRE IMPORTE®
1 Cafetería (Atenciones al persona l) 85.00
2 Donac iones y Beneficencia
3 Elementos de Aseo 9 5 .00
4 Correo y Telégrafo
5 Elementos escri torio 70.00
6 Transporte urbano
7 Propinas
8 Timbre y Papel Sellado
9 Publicaciones 40 .00
1 o 1 1
1 2 290.00 00 AUTORIZADO RECIBIDO POR
@ CONTA BILIZADO Pedro Curtidor Bueno
--C.C. 12 .345 .678
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Partes integrantes del Recibo de Caja Menor y su diligenciamiento: El siguiente es el contenido y forma de diligenciar el Recibo.
Compare las instrucciones que se dan con el ejemplo desarrollado en la Unidad .
-.. Columni1 1 Aquí estará impreso el membrete o se escribe el .......
14
®
nombre, dirección y NIT de la Empresa .
Los recibos tendrán asignada una numeración con tinua interna de la empresa.
Nombre de la persona natural o jurídica a quien va dirigido el desembolso.
Día, mes y año en que se elabora el recibo, es decir, en que se hace el desembolso.
Número de cédula o tarjeta de la persona natural, o NIT de la persona jurídica que recibe el pago .
Concepto, motivo o razón por la cual se hizo el desembolso, como cafetería , correo, elementos de aseo, papelería , publicaciones, transporte , timbres, etc .
(¡) En esta columna va el valor correspondiente a cada uno de los desembolsos pagado a la misma empresa.
@ Cuando la empresa utiliza codificación, se escribe aquí el código o, si no, el nombre de las cuentas .
® Al frente de cada cuenta, su valor total respectivo .
@ La suma de los diferentes conceptos, es decir, el total del desembolso por este recibo.
QY Firma de la persona que recibe el valor del desembolso.
b. Libro Control de Caja Menor: Algunas empresas establecen que la persona responsable de la Caja Menor lleve un Libro de Control, el cual no es obligatorio, pero es muy útil.
En él se registran los desembolsos en el momento en que suceden; de esta manera puede, en cualquier momento, darse cuenta de lo que se ha desembolsado y, por tanto, de lo que hay todavía disponible.
Suministra, además, datos que pueden ser útiles para la estadística, el presupuesto y la investigación.
Observe con atención el modelo de una de sus páginas :
Partes integrantes del libro de Control de Caja Menor y su diligenciamiento: El siguiente es el contenido y forma de diligenciamiento del Li bro Control de Caja Menor . Compare las instrucciones que se dan con el ejemplo desarrollado en la Unidad.
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Estudiemos un poco más este tema mediante el siguiente ejemplo.
Registraremos en el Libro de Control de Caja Menor de la empresa Molinos Ltda. los siguientes desembolsos:
e eh e .ibo Pegado e : Concepto V
1. Feb . 84 101 Casa limpia Elementos aseo 100 00
102 A vi anca Correo aéreo 140 00
3 . Feb . 84 103 El Cerrajero Reparación cerradura 180 00
104 Papelería Luz Papelería 120 00
5. Feb. 84 105 El Kiosco Periódicos 160 00
106 La Cigarra Elementos caf etería 180 00
107 Farmacia Sa lud Elementos botiquín 140 00
8 . Feb . 84 108 Taxi Real Tra nsporte urbano 110 00
109 Casalimpia Elementos aseo 150 00 .. 10. Feb . 84 110 Adpostal Correo nac iona l 190 00
111 Papelería Luz Pape lería 130 00
12. Feb . 84 11 2 La Cigarra Elementos cafetería 170 00
113 Taxi Real Transporte urbano 170 00
11 4 Telecom Telegramas 130 00
15. Feb . 84 115 El Kiosco Periódicos 120 00
11 6 Farmacia Sa lud Elementos botiquín 160 00
17 . Feb . 84 11 7 Casalimpia Elementos aseo 100 00
118 Papelería Luz Papelería 140 00
19. Feb. 84 119 Farmacia Sa lud Elementos botiquín 180 00
120 Avianca Correo aéreo 160 00
121 El Kiosco Periódicos 120 00
22. Feb. 84 122 Taxi Real Transporte urbano 130 00
123 Adpost al Correo naciona l 170 00
24 . Feb . 84 124 La Cigarra Elementos cafetería 11 0 00
125 Casa limpia Elementos aseo 150 00
26 . Feb. 84 126 Papelería Luz Papelería 190 00
127 Taxi Rea l Tra nsporte urbano 150 0 0
28 . Feb . 84 128 Admón . Impuestos Timbres naciona les 200 0 0
Desarro llo :
Observe la f orm a como se hace el registro de los datos en el f ormato siguient e:
16
~ ~ Día Mes
02
3 02
5 02
8 02
10 02
12 02
15 02
17 02
19 02
22 02
24 02
26 02
28 02
-....!
~ ~ ~ Año Recibo N
84 101 102
84 103
104
84 105
106
107
84 108
109
84 110
111
84 112
113
114
84 115
116
84 117
118
82 119
120
121
84 122
123
84 124
125
84 126
127
84 128
@ Pagado a
Casalimpia Avianca
El Cerrajero
Papelería Luz
El Kiosco
La Cigarra
Farmacia Salud
Taxi Real
Casalimpia
Adpostal
Papelería Luz
La Cigarra
Taxi Real
Telecom
El Kiosco
Farmacia Salud
Casalimpia
Papelería Luz
Farmacia Salud
Avianca
El Kiosco
Taxi Real
Adpostal
La Cigarra
Casa limpia
Papelería Luz
Taxi Real
Admón . lmptos.
NIT
uoro oe 1.-ontrol oe LaJa Menor Fondo S 5.000.oo
AsP.n c ... Pape el"i:
@: . 1 @ 1 @ 1 ® 1 Otros (j) 1 Des• ombolsos Pubh Repara TraL._ Corr• o ' cacio cion• p1 le
Subcta 1 Valor Pare 1 Acumul nes
) 100oo
1 181 0
120po
160oo
180oo 14opo
11 ojeo 150oo
19opo
130po
170oo
17ojoo
13opo 120oo
10Qoo
140po
16opo 120oo
13ojoo
17opo 110oo
150oo
190po
1 5ojoo
50qooi46Qool580poJ4oqool18qool56oPol79apo
10!e 140 e
18 e
120 e
®l 24~00 42 00
54 00
70 00
18 88
Botiquínl140oo
11
15
19
Botiquínl160oo
Botíquínl180oo
Tímbresl200oo
68dool4.15ojoc
Columna
18
Aquí se escribe la cantidad que la empresa ha determinado como valor del fondo fijo de Caja Menor.
Día, mes y año en que se efectúa el desembolso, según recibo.
Se pasa el número consecutivo de los recibos de Caja Menor.
Nombre de la persona natural o jurídica beneficiada con el pago o desembolso.
Número de cédula o tarjeta de la persona natural, o NIT de la persona jurídica que figura como beneficiaria del desembolso.
Estas columnas se encabezan con los nombres de las subcuentas más usuales que motivan cada uno de los desembolsos; aseo, cafetería, etc .
Las subcuentas menos utilizadas se agrupan en estas dos columnas, la primera de las cuales se utiliza para el nombre de las subcuentas y la segunda para el valor de las mismas.
En la primera de estas dos columnas se escribe el desembolso correspondiente a cada recibo, es decir, a cada renglón; en la segunda se van sumando o cumulando los desembolsos a partir del último reembolso .
Autocontrol N o. 1
Con base en los datos que se dan a continuación haga el registro que acaba de aprender en el Libro Control de Caja.
La Empresa Didáctica tiene la siguiente relación de Recibos de Caja Menor por desembolsos durante la última semana de octubre de 1984. El Fondo está constituido por S 1 O.OOO.oo
( •¡. '' 11' 1 ,, jf" "'j .,
25 3210 Casa limpia 60.000.001 Elementos aseo 130 00
3211 Tienda del Café 60.000.01( Elementos cafetería 700 00
3212 Adpostal 99 .999 .1 oc Estampillas correo 80 00
26 3213 Mario Mesa 1.234.567 Elementos escritorio 170 00
3214 Carmen Casas 26 .789.012 Periódicos y revistas 100 00
3215 Armando Puerta 2 .345 .678 Reparación cerradura 1.100 00
27 3216 Taxi Sabana 60.001 .00( Transporte urbano 210 00
3217 Farmacia Nueva 60 .010.00( Medicinas oficinales 1.300 00
3218 Casalimpia 60 .000.011 Elementos aseo 140 00
28 3219 Tienda del Café 60.000.01( Elementos cafetería 250 00
3220 Adpostal 99.999.10( Estampillas correo 70 00
3221 Mario Mesa 1.234.567 Elementos escritorio 800,oo 1
29 3222 Carmen Casas 26.789 .012 Periódicos y revistas 2oo¡oo
3223 Taxi Sabana 60.001 .00( Transporte urbano 100 00
3224 Admón . Impuestos.
Nacionales. 99 .990.99( Estamp. Timbre Nal. 1.100 00
Compare su respuesta con la que aparece en la página siguiente.
19
N o
Di~
5
26
27
28
29
M~c /\An
Oct. 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct . 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct. 84
Oct . 84
Oct. 84
Oct. 84
Recibo
N Pagado <'
3210 Casalimpia
3211 Tienda del Café
3212 Adpostal
3213 Mario Mesa
3214 Carmen Casas
3215 Armando Cuesta
3216 Taxi Sabana
3217 Farmacia Nueva
3218 Casa Limpia
3219 Tienda del Café
3220 Adpostal
3221 Mario Mesa
3222 Carmen Casas
3223 Taxi Sabana
3224 Admón. lmpto Nal
Respuestas al autocontrol No. 1 1
Libro de Control de Caja M enor Fondo S 1 O. OOO. oo
•f· - P·.pe p, 11 Aupe.._ T: .. ras o. mbo1; NIT A e; en
~er r~orreo •- ·j¡ cacio :ion• port•
"' llbl o Par• IU!
60 .000.001 130 0 0 130 00 130 00
60 .000.01( 700 00 700 00 83C 00
99.999. 10( 80 00 80 00 9 1C 00
1.234.56 170 00 170 00 1.08C o o
26 .789.0 1 100 00 100 00 1.1 8C 00
2 .345.67t 1.10C 00 1.100 00 2.280 00
60.00 1.00( 210 00 2 10 00 2.490 00
60 .00 1.00( Botiquín 1.300 00 1.300 00 3 .79C 00
60.000.001 140 00 140 00 3 .93C 00
60.000.01( 250 00 250 00 4. 18C 00
99 .999.1 oc 70 o 70 00 4.2 5C 00
1.234.56 800 00 80 0 oc 5.05C 00
26 .789 .01 200 00 200 00 5.25C 00
60 .00 1.00 100 00 100 00 5.35C 00
99 .990.99( T im. Nal. 1.100 00 1.100 00 6.45C 00
270 o o 950 00 150 00 9 70 00 300 00 1-100 o o 3 10 00 12.400 0 0 6.450 00 6.450 00
= = == -=== - - - - -- - - - === - ========-==== l ===L======= = =
--·---- ·---
Actividad:
1 . Tome una hoja de papel y haga un formato de Recibo de Caja diferente al de la Unidad, pero que tenga las mismas partes, diligéncielo con información buscada por usted.
2. Haga el mismo ejercicio con el Libro Control de Caja Menor.
21
C. Reembolso de Caja Menor
Al disminuir el fondo de Caja Menor hasta el límite mínimo establecido en la empresa, se procede a solicitar el reembolso , para lo cual se suman las columnas de las subcuentas del Libro de Caja Menor .
1. Documentos utilizados para el reembolso
Además del mismo Libro Control que es la de donde se obtienen los datos, se utilizan los siguientes:
a . Reembolso de Caja M enor
b. Comprobante de Egreso de Bancos
c. Comprobante de Contabili dad
A continuación los veremos en detalle :
a. Reembolso de Caja M enor: Es una planilla en la que se relac ionan los benefic iarios, conceptos y valores de los desembolsos efectuados.
Partes integrantes de la Hoja de Reembolso de Caja Menor y su diligenciamiento : El siguiente es el contenido y forma de diligenciamiento de la Hoja de Reembolso . Compare las instrucciones que se dan con el ejemplo desarrollado en la Unidad .
22
El tema quedará mejor entendido mediante el siguiente ejemplo:
Elaborar la solicitud de reembolso de Caja Menor en la empresa Molinos Ltda., según los datos del Libro Control en el período comprendido entre el 1 y el 28 de Febrero de 1984, y la siguiente información:
Empresa Molinos Ltda. Avenida de los Comuneros No. 49-50
Medellín
Número 123 Fecha de elaboración Período de cubrimiento Desembolsos
Valor del fondo
Saldo en Caja
Valor de reembolso
Responsable del fondo
28 de febrero de 1984 1 al 28 de febrero de 1 984 Según Libro de Control presentado en páginas anteriores de esta Unidad
S 5.000.oo
850.oo
4.150.00
Cecilia Penagos
23
Reembolso de Caja Menor
Molinos Ltda .
Avenida de los Comuneros No . 49-50 ()
Medellín
Número: 123 0
Fecha : 28 de febrero de 1 984 Q Periodo : del 1 al 28 de febrero de 1 984 @
Beneficiario ~ NIT (;'¡ Concepto (>) Código " ' V11lor@
Casalimpia Elementos aseo 500 00
Avianca Correo aéreo 300 00
Adpostal Correo nacional 360 00
Telecom Telegramas 130 00
El Cerrajero Reparación cerradura 180 00
Papelería Elementos oficina 580 00
El Kiosco Periódicos 400 00
La Cigarra Elementos cafetería 460 00
Farmacia salud Elementos botiquín 480 00
Ta xi Real Transporte urbano 560 00
Admón lmptos. Na les. Timbre nacional 200 00
Valor del fondo S 5 .000 .00 Saldo en Caja S 850.oo Valor reembolso S 4 .150.oo
- - @
Observac iones:
e -·
Responsable del fondo: Cecilia Penagos
24
Columna G) @ @ y @ no necesitan explicación .
@ Es el tiempo que corresponde a los desembolsos por los cuales se solicita el reembolso.
@ Nombre de la persona natural o jurídica a la que se hace el pago.
CZ) NIT de la persona beneficiaria.
@ Concepto por el cual se efectuó el desembolso .
@ En este espacio se escribe el nombre o el número de la subcuenta afectada por el desembolso .
@ En esta columna el valor correspondiente al concepto.
En este espacio el valor establecido para la Caja Menor debe ser igual a la suma del saldo en Caja , más el valor del reembolso.
El saldo en Caja en el momento del reembolso debe ser igual a la diferencia entre el valor del fondo y la suma de los desembolsos.
El valor del reembolso es la misma suma de los desembolsos; debe ser igual a ia diferencia entre el valor del fondo fijo y el saldo en caja.
Las observaciones relacionadas con este reembolso deben quedar consignadas aquí.
Nombre y firma de la persona responsable de los valores en Caja Menor.
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b. Comprobante de Egreso Bancos: Usted ya conoce y sabe manejar el Comprobante de Egresos, porque lo estudió en el Módulo Ocupacional de Teneduría de Libros.
Vamos a verlo de nuevo en el siguiente ejemplo:
Elaborar el Comprobante No. 234 de Egresos de Bancos por el reembolso, según planilla No. 123, a favor de Cecilia Penagos, C.C . No. 26.405 .320 de Medellín .
COMPROBANTE
Molinos ltda. EGRES
CHEQUE No. IBANCO FECHA 4856 Colombiano Bogota . 28 de febrero de 1984
PAGADO A Cecilia Penagos
POR CONCEPTO Reembolso de Caja Menor
SUB-CUENTA CUENTA DETALLE PARCIALES DEBITOS CREDITOS
GASTOS DE ADMINISTRACION 4 .150.oo
BANCOS 4.150.00
Según Planilla No . 123
OBSERVACIONES FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO
C.C. o NIT 26.405. 320 de Medellín
PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO
AUXILIA RES:! DIA RI O
26
c. Comprobante de Contabilidad: Igualmente, usted conoce y sabe manejar el Comprobante de Diario ; hay otro formato similar con el nombre de Comprobante de Contabilidad, que se usa para registrar los asientos de aquellas operaciones que no son diarias sino esporádicas, como los reembolsos y los pagos de nómina.
Al contabilizar el movimiento de Caja Menor se debe recordar que no se afecta la Cuenta Caja Menor; se debita la respectiva cuenta de Gastos o la que corresponda, según la codificación del desembolso, y se acredita la Cuenta Bancos, según el valor del cheque.
Ejemplo: Registrar en un Comprobante de Contabilidad el movimiento del fondo de Caja Menor durante el mes de febrero de 1 984, en la em presa Molinos Ltda ., según Planilla de Reembolso de Caja Menor No . 123 y Comprobante de Pago No . 234 del 28 de febrero de 1984, que presentamos en páginas anteriores de esta Unidad.
27
COMPROBANTE DE ~ONT ABiliOAO
Contabilización del movimiento de Caja Menor
Molinos Ltda . F:CHA 28-febrero-1984 No 987
.ODIGC CUfNTAS p RCIAL S E BIT O CREOITO
GASTOS DE ADMINISTRACION 4.150.oo
Aseo 500.oo
8otiqufn 480.oo
Cafetería 460.oo
Correo y Telégrafo 790.oo
Cafetería 580.oo
Publicaciones 400.oo
Reparaciones menores 180.oo
Timbres nacionales 200.oo
Transporte urbano 560.oo
BANCOS 4 .150.oo
Banco Colombiano 4 .150.oo
R/Comprobante de Pago
No. 234
SUMAS IGUALES 4 .150.oo 4.150.00
======== == = = = ==
-PARA[ VISADO J8ADO co ADO
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Actividad:
Teniendo en cuenta lo que acaba de estudiar desarrolle los siguientes puntos:
1. Diga cuándo se solicita un reembolso·en la Caja Menor y cómo se procede para ello.
2. Diga qué documentos se utilizan para hacer un reembolso . Elabórelo en una hoja de papel.
3. Reúnase con otro u otros compañeros y plantéense un ejercicio de reembolso, haciendo el registro en los documentos que ya elaboró.
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l Recapitulación J En esta parte de la Unidad nos proponemos llevar a usted un resumen
sobre las ideas esenciales del tema tratado . Esperamos las lea con atención.
Fondo fijo
Cantidad en numerario a cargo de persona responsable, fondo fijo renovable para pagos de menor cuantía que no justifican expedición de cheques. Ejemplo: Transporte urbano, periódicos, revistas, etc.
Apertura de la Cuenta Caja Menor
El valor del cheque girado para iniciar el fondo fijo se debita a la Cuenta Caja Menor con el nombre del responsable como subcuenta. Se acre dita la Cuenta Bancos con la subcuenta del Banco respectivo .
Comprobante o Recibo de Caja Menor
Documento donde se registran los datos de cada desembolso; lo firma el beneficiario. Se registra en el libro de control y se guarda en el mueble o sitio donde está el dinero de Caja Menor.
Libro de Control de Caja Menor
Es un libro auxiliar de características especiales para llevar el registro de cada desembolso . Al mismo tiempo nos permite saber el desembolso acumulado para el reembolso oportuno.
Planilla de Reembolso de Caja Menor
Formato que contiene los datos necesarios que justifican la solicitud del reembolso. Sirve como análisis de las cuentas y subcuentas involucradas en el egreso de efectivo.
Comprobante de Egreso de Bancos
Documento soporte del egreso de Bancos por el valor solicitado y autorizado en las transacciones, en este caso específico por el reembolso del fondo fijo de Caja Menor.
Comprobante de Contabilidad del reembolso de Caja Menor
Documento en el cual se registran los asientos contables por el reembolso . Generalmente se debita una cuenta de Gastos y se acredita Bancos; la cuenta Caja Menor no se afecta .
30
1"'~
16
17
18
w
Oct.
Oct. Oct . Oct. Oct . Oct . Oct. Oct . Oct .
Oct . Oct. Oct . Oct. Oct . Oct . Oct. Oct . oct. Oct . Oct .
Respuesta a la Autoprueba de avance y la Autoevaluación final
84 84 84 84 84 84 84 84 84
84 84 84 84 84 84 84 84 84 84 84
"'IIT --
"agado <
VIENEN 201 Tienda del A seo
202 Tienda del Café 203 Adpostal 204 Tienda del Papel 205 El Kiosco 206 Electrs . Asoc. 207 Radio Taxi 208 Farma cia Salud 209 Admón . lmptos.
Na les . 21 O El Cerrajero 211 Adpostal 212 El Kiosco 213 Radio Taxi 214 Tienda del Aseo 21 5 Tienda del Ca fé 216 Adpostal 21 7 Tienda del Papel 218 El Kiosco 219 Farma cia Salud 220 Admón. lmptos.
Na les.
Libro de Control de Caja Menor
,...~ ·-
300loo 1 1 180 00
600 00 200 joo
70 joo
200 00
100¡oo
120•oo
100joo 300 00
1001oo
1301oo
''-"t"' .... '""
400 00
100 00
1
140 00
i
Fondo S 1 O.OOO.oo
lso
300 00 300 00 180 00 480 00 600 00 1 .080 00 200 00 1 .280 00
70 00 1.340 00 400 00 1.750 00 140 oo 1.890oo
Botiquín I 400 .oo l 400 oo 2.290 oo
Timbres 1110 oo l 110 oo l 2.400 oo 100 00 2.500 00 200 00 2.700 00 100 00 2 .800 00
600 00 1 1 1 600 00 3.400 00 120 00 3 .500 00 100 00 3 .620 00 300 00 3 .920 00 100 00 4 .020 00
1 30 00¡ 4 .1 50 00 Botiquín l 180 .oo l 180 oo 4 .330 oo
420¡oo j 280 oo j1.1 00oo j 3oo ;oo l 300.oo 1 500 .oo 1 740,oo 790 oo l4.4 30 oo l 4.430 oo
Planilla de Reembolso de Caja Menor
Empresa Comercial Didáctica S.A .
Reembolso de Caja Menor Número: 321
Fecha : 18 de octubre de 1984 Periodo : Del 16 al 18 de Octubre de 1984
Pagado a NIT Concepto Código Valor
Tienda del Aseo Elementos aseo 420 00
Tienda del Café Elementos cafetería 280 00
Adpostal Estampillas correo 1.100 00
Tienda del Papel Elementos escritorio 300 00
El Kiosco Periódicos y revistas 300 00
Electricistas Asociados Reparaciones 400 00
El Cerrajero Reparaciones 100 00
Radio Taxi Transporte urbano 740 00
Farmacia Salud Medicinas oficinales 580 00
Admón lmptos. Nales. Timbres nacionales 210 00
Valor del fondo S 5 .000.oo Saldo en Caja S 570.oo Valor reembolso S 4.430.oo
Observaciones
Responsable del fondo :
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COMPROBANTE DE CONT A ILI AD
r:mpresa Comercial Didáctica
FECHA No . 18 de octubre de 1984 654
CODIGO CUEWTAS PAkCIALES E ITOS CREDI OS
GASTOS DE OPERACION 4 .430.oo
Aseo 420.oo
Cafetería 280.oo
Correo 1.100.oo
Papelería 300.oo
Publicaciones 300.oo
Reparaciones 500.oo
Transporte 740.oo
Botiquín 580.oo
Timbres nacionales 210.oo
BANCOS 4.430 .00
Banco Comerc ial Didáctico 4.430.oo
R/Reembolso de Caja Menor
No. 321
4 .430.oo 4.430.oo
==== === ===== ==
PREPARADO REVISADO 'lOBADO CON ADO
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Bibliografía
Por limitaciones de diferente índole los temas aquí tratados no tienen ni la extensión ni la profundidad deseadas. Por tanto, le sugerimos que en lo posible trate de ampliar sus conocimientos sobre ellos, consultando los documentos que se indican a continuación :
BOLAÑOS, CESAR: Contabilidad Comercial. Editorial Norma, Bogotá, 1982.
CASHIN, JAMES Contabilidad l. Editorial McGraw Hill, Bogotá, 1982.
HARGADON, BERNARD: Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Bogotá, 1982.
MEIGS, WALTER y otros : Contabilidad, Volumen l. Editorial McGraw Hill , Bogotá, 1982.
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Evaluación final
La empresa Industrial Didáctica tiene la siguiente relación de Recibos de Caja Menor a Cargo de Leonor Arr ieta: El Monto del Fondo es de $6.500.oo
e 8 ( Pagado a NIT Concepto :!
Oct. 25 301 Serviaseo 60.606.606 Elementos aseo 150 00
302 Servicafé 60.060.060 Elementos cafetería 360 00
303 Avianca 60.006.006 Estampillas de correo 300 00
Oct . 26 304 Servipapel 60.000.600 Elementos escritorio 400 00
305 Servirrevista 60.000.060 Periódicos y revistas 140 00
306 Luis Rodríguez 1.098.765 Servicio plomería 800 00
Oct . 27 307 Taxi Metro 60.000.006 Transporte urbano 280 00
308 Farmacia Blanca 60.000.000 Medicinas oficinales 200 00
309 Ad món. lmptos. Nales. 99 .999.020 Estampillas timbre nal. 220 00
Oct . 28 310 Serviaseo 60.606.606 Elementos aseo 240 00
311 Avianca 60.006 .006 Estampillas correo 150 00
312 Servirrevista 60 .000.060 Periódicos y revistas 260 00
Oct . 29 313 Taxi Metro 60.000.006 Transporte urbano 300 00
314 Servicafé 60.060.060 Elementos cafetería 200 00
3 15 Servipapel 60.000.600 Elementos escritorio 200 00
Debe elaborar y enviar con la hoja de respuestas:
1 . Hoja del Libro Control de Caja Menor
2. Planilla de Reembolso de Caja Menor .
3. Comprobante de Contabilidad por reembolso de Caja Menor.
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El SENA agradecerá cualquier comentario por escrito, destinado al mejoramiento del contenido y la presentación de está Unidad.
MATERIAL EN PRUEBA
¡ El conocimiento es paz ... !
Capacitar es invertir en Colombia.