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No depreciables- Terrenos.Cuando se compra un terreno con una construcción para demoler, el pago por la demolición constituye mayor valor del terreno y el producto de las ventas de las demoliciones disminuye el valor del terreno.Ejemplo: Se compra un terreno por $80.000.000 el cual contiene una edificación para ser demolida. Se inicia la demolición y el proceso presentó un costo de $10.000.000 y los materiales producto de la demolición se vendieron en $4.000.000.Los costos de escrituración y registro fueron: escrituración $2.000.000 y Registro $4.000.000
REGISTROS CONTABLES- Valor del terrenoCódigo Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1504 Terrenos 80.000.0001110 Bancos 80.000.000
Escrituración
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1504 Terrenos-escrituración 2.000.0001110 Bancos 2.000.000
Registro contable del valor de registro de la escritura.
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1504 Terrenos-valor registro escritura 4.000.0001110 Bancos 4.000.000
Costo de la demolición.
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1504 Terrenos-valor demolición 10.000.0001110 Bancos 10.000.000
Venta de los materiales.
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1110 Bancos 4.000.0001504 Terrenos-valor venta materiales 4.000.000
Valor total del terreno: $ 92.000.000.
No Depreciables Construcciones en curso.
Su valor está constituido por todas las erogaciones o salidas de dinero para la compra de materiales, pago de nómina, elaboración de planos, adquisición de licencias, permisos, y todo
lo necesario hasta dejar la construcción en condiciones de ser usada. Al terminar la construcción se traslada a la cuenta de edificaciones y se cancela construcciones en curso.
Ejemplo: Se inicia la construcción de un edificio que la empresa usará para ubicar sus oficinas, el terreno en el cual se construye el edificio costó $120.000.000, los gastos de registro costaron $8.000.000.
Registro de la compra del terreno
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1504 Terrenos 120.000.0001110 Bancos 120.000.000
Registro del pago de notariado y registro de la escritura.
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1504 Terrenos- Valor de registro escritura 8.000.0001110 Bancos 8.000.000
Valor total del terreno $128.000.000
Se inició la construcción y se hicieron los siguientes pagos:
Valor total de materiales $80.000.000Valor total de la mano de obra $60.000.000Valor estudio de suelos $15.000.000Valor elaboración de planos $20.000.000Valor licencias de construcción $20.000.000Valor redes hidráulicas $20.000.000Valor redes de energía y otros $25.000.000
REGISTROS CONTABLES.Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1508 Construcciones en Curso-materiales 80.000.0001110 Bancos
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1508 Construcciones en Curso-Mano de Obra 60.000.0001110 Bancos 60.000.000
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1508 Construcciones en curso-estudio de suelos 15.000.0001110 Bancos 15.000.000
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1508 Construcciones en Curso-valor planos 20.000.0001110 Bancos 20.000.000
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1508 Construcciones en curso- valor licencias 20.000.0001110 Bancos 20.000.000
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1508 Construcciones en curso-valor rede hidráulica 20.000.0001110 Bancos 20.000.000
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1508 Construcciones en Curso-valor redes eléctricas 25.000.0001110 Bancos 25.000.000
Valor total de la Construcción $240.000.000
Se registra en forma separada el valor del terreno y el valor de la construcción debido a que el terreno no es depreciable y la construcción si lo es.
Una vez terminada la construcción se traslada a edificaciones.
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1516 Construcciones y Edificaciones 240.000.0001508 Construcciones en Curso 240.000.000
La cuenta de construcciones en curso quedó en Cero$0.0 y su valor quedó en Construcciones y edificaciones para entrar en servicio y someterse a depreciación.
VENTA DE ACTIVOS FIJOS.
Los activos se pueden vender después de estar en uso y en ocasiones se presentan utilidades en la venta como también se pueden presentar pérdidas.
Si se venden por un valor superior al valor faltante por depreciar, se obtiene una utilidad, pero si se vende por un valor inferior al valor faltante por depreciar, se presenta una pérdida en venta de activos fijos.
Ejemplo. Se compra un vehículo por valor de $60.000.000 el cual se usará en labores propias del negocio y se vende tres años más tarde por valor de $40.000.000
Registro de la compra
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1540 Flota y Equipo de transporte 60.000.0001110 Bancos 60.000.000
La depreciación acumulada de los tres años de uso tiene un valor de $36.000.000 por el método de línea recta.
Registro de la Depreciación
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos5160 Gastos Depreciación Vehículos 36.000.0001599 Depreciación Acumulada- Vehículos 36.000.000
Registro de la venta
Código Nombre de la Cuenta Débitos Créditos1110 Bancos 40.000.0001599 Depreciación acumulada- vehículos 36.000.0001110 Flota y equipo de transporte 60.000.0004245 Utilidad en ventas de Activos Fijos 16.000.000
ACTIVOS NO CORRIENTES - Intangibles y Diferídos
Los activos no corrientes son los derechos que tienen las empresas de los cuales obtienen beneficios económicos. A estos pertenecen: Good will, Know how, derechos de autor, marcas, patentes, franquicias y otros.
Activos Intangibles. Son derechos que tienen las personas Naturales y Jurídicas sobre sus actividades de innovación, creación y adquisición. A continuación, se tratan algunos.
Crédito Mercantil o Good will. Corresponde al mayor valor pagado sobre el valor en libros de una compañía al ser comprada por otra.
El crédito mercantil se amortiza durante el tiempo que la administración determine. El crédito mercantil puede ser comprado, como es del caso anterior, o puede ser formado por la empresa teniendo en cuenta el reconocimiento que la sociedad le ha otorgado por la calidad de sus productos y servicios lo cual se manifiesta en los resultados operacionales sobre la competencia. Los dos casos deben ser contabilizados separadamente de acuerdo con la ley Colombiana. El crédito mercantil formado, no se amortiza.
Manejo Contable.
Se debita la cuenta de inversiones por el valor de la compra de la empresa, se debita el crédito mercantil y se acreditan los bancos.
Ejemplo. La compañía Emprendedora SA, compró el 100% de la compañía la pequeña SA por valor de $550.000.000. Los activos de la pequeña tienen un valor en libros de $500.000.000
Código Cuenta Debito Crédito1210 Inversiones 500.000.000160510 Crédito mercantil 50.000.000111005 Bancos 550.000.000
La administración de la Emprendedora SA considera que el valor del crédito mercantil debe ser amortizado durante 5 años, tiempo en el cual se recuperará ese mayor valor pagado.
Para calcular la tasa de amortización se hace por línea recta.
Costo del Activo $ 50.000.000Cuota de amortización =----------------------- = ----------------- = $10.000 .000 Vida útil 5 años
La contabilización de la amortización será:Debito a gastos operacionales –Amortización y crédito a crédito A Amortización acumulada.
Código Cuenta Debito Crédito516510 Gastos operacionales-
amortización10.000.000
169805 Amortización acumulada 10.000.000
Es importante aclarar que la amortización se debe hacer mensual para afectar mensualmente los resultados en lo9s estados financieros, en ese caso se divide por 12 el valor a amortizar y se contabiliza por cada mes lo correspondiente.
El crédito mercantil Formado procede de la siguiente manera:
Supóngase que la Compañía Superior SA goza de un gran reconocimiento en el mercado por la calidad de sus productos y por la atención que le dedica al consumidor así como por la responsabilidad en la fijación de precios y solución a los requerimientos de la ciudadanía, y que estas cualidades le ha otorgado un mayor volumen en sus utilidades sobre la competencia.
La utilidad esperada por el sector y por la misma compañía durante los 3 años anteriores fue:
Año Utilidades netas Utilidades esperada Exceso de utilidad
01 $50.000.000 $45.000.000 $ 5.000.000
02 $55.000.000 $50.000.000 $ 5.000.000
03 $60.000.000 $58.000.000 $ 2.000.000 --------------------Exceso de utilidad en los tres años $12.000.000
El registro contable será:
Código Cuenta Débito Crédito160505 Crédito mercantil-estimado 12.000.0003215 Superávit de Capital 12.000.000
Patentes. Es el derecho de explotación exclusiva que le otorga el Gobierno a los productos nuevos o herramientas o maquinarias nuevas, es decir inventos nuevos.
El costo histórico cuando la patente es comprada, está determinado por el valor de compra, más el valor de legalización, más el valor de registro y todos los pagos adicionales necesarios para poder utilizarse.
La amortización del costo histórico se hace durante el tiempo que la ley ordena el cual es de 12 años, máximo, si la administración considera que puede hacerlo en un tiempo menor, puede hacerlo.
Cuando la patente es creada su costo histórico está conformado por todos los pagos hechos durante la investigación para su creación, los pagos de registro y todos los adicionales. La Marca Creada no se Amortiza.
Ejemplo para marca comprada.
La Compañía Agradable SA Compra una patente a su creador por Valor de $50.000.000, paga gastos de registro por valor $5.000.000, paga comisiones por valor de $1.500.000.
Código Cuenta Débito Crédito161505 Patentes-Compra 50.000.000111005 Bancos 50.000.000
Registro de la Compra.
Código Cuenta Débito Crédito161505 Patentes Valor Registro 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Contabilización del valor de Registro
Código Cuenta Débito Crédito161505 Patentes Valor Comisión 1.500.000111005 Bancos 1.500.000
Contabilización de la Comisión.
El Costo Histórico de la patente comprada fue:$56.500.000
El valor a Amortizar será el del costo histórico. La administración considera que debe ser amortizado durante 10 años. Luego el valor anual será.
Costo histórico $56.500.000 ---------------------- = ----------------- = $5.650.000 Vida útil 10 años
El Registro contable de la Amortización quedará así.
Código Cuenta Débito Crédito
516510 Gastos Operacionales-Amortización 5.650.000169815 Amortización Acumulada 5.650.000
Las patentes formadas, como en el caso anterior, no se amortizan si no que se trasladan al patrimonio a la cuenta de superávit.
Se presenta una patente formada cuando las empresas realizan investigaciones para sacar al mercado un nuevo producto, luego todos los gastos ocasionados por la investigación, se llevan al activo contra el patrimonio.
Laboratorios Curadores SA, realizó investigaciones para crear un nuevo producto para curar las arrugas, el producto se denomina Nueva Piel, en la investigación el laboratorio invirtió la suma total de $100.000.000. Terminada la investigación el producto fue patentado a nombre del laboratorio.
La contabilización será:
Código Cuenta Débito Crédito161510 Patentes- Formadas 100.000.0003220 Superávit de Capital 100.000.000
Marcas. Esta cuenta contiene los nombres comerciales, símbolos, o emblemas que identifican un producto o conjunto de productos y que son de exclusividad de sus propietarios para ser explotados y comercializados. Ejemplo “Alberto Vo5”, “Costa Azul”, “Pat Primo” y otros.
En Colombia las marcas pueden ser creadas o compradas, Cuando son compradas su valor está compuesto por el valor de compra, más los gastos de legalización, más comisiones y todos los pagos necesarios para poder ser explotados legalmente. Estos derechos se pueden adquirir hasta por 5 años y luego pueden ser renovados hasta un término de 40 años; Igualmente como en los casos anteriores su valor debe ser Amortizados durante el tiempo de uso.
Cuando la marca es formada, su costo lo componen todos los gastos necesarios para su formación y no se amortiza, se lleva a la cuenta del activo con crédito al patrimonio en la cuenta de superávit.
Marca Comprada. La Compañía SA compró los derechos de explotación de la marca Nuevo Sonido para ser utilizada y explotada durante 5 años, por un valor de $50.000.000, los gastos de honorarios fueron de $5.000.000 y los gastos de legalización $6.000.000.
Los registros contables serán:
Registro de la compra.
Código Cuenta Débito Crédito161505 Marcas 50.000.000111005 Bancos 50.000.000
Registro de honorarios
Código Cuenta Débito Crédito161505 Marcas 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Registro de Legalización
Código Cuenta Débito Crédito161505 Marcas 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Amortización.
Costo de la marca $60.000.000Cuota anual =------------------------ = ------------------- = $12.000.000 por cada año Vida útil 5 años
Contabilización de la Amortización por cada año
Código Cuenta Débito Crédito516510 Gastos Operacionales-Amortización 12.000.000169810 Amortización Acumulada 12.000.000
Marcas Formadas. Está conformada por todos los gastos ocasionados hasta acreditar la marca en el mercado y la compañía estimará cual será su valor atendiendo a dichos pagos.
Ejemplo. La Compañía Brillante SA estima el valor de su marca en $100.000.000 y los registra en libros así:
Código Cuenta Débito Crédito161510 Marcas Formadas 100.000.0003220 Superávit de Capital-Marcas 100.000.000
Como se dijo anteriormente no se amortiza sino se capitaliza.
Derechos de Autor. Esta cuenta representa los derechos que el Estado les concede a los autores de obras de carácter intelectual, técnica, literaria, de arte o musical.
El derecho del autor permite la divulgación, comercialización o publicación de sus obras.
El costo para la empresa está representado por el valor pagado al autor más los derechos de legalización. La amortización se hace por el número de obras estimadas a reproducir y vender.
Ejemplo La Editorial Cordero Blanco, adquirió los derechos de autor para editar y vender 5.000 libros de la obra “Cenizas al Viento”, por un valor de $125.000.000, los gastos de legalización fueron de $5.000.000.
Durante el primer año editó y vendió 1.000 libros.
Contabilización de la compra
Código Cuenta Débito Crédito162505 Derechos de Autor 125.000.000111005 Bancos 125.000.000
Registro de la legalización
Código Cuenta Débito Crédito162505 Derechos de Autor-legalización 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Costo total e histórico de los derechos de autor $130.000.000.
Amortización.
Costo del derecho $130.000.000Cuota =-------------------------------- = ------------------- = $26.000 por obra. Número de obras 5.000
En el primer año reprodujo y vendió 1.000 libros, luego el valor de la amortización será de 1.000* $26.000 =$26.000.000.
Contabilización de la Amortización.
Código Cuenta Débito Crédito516510 Gastos Operacionales-Amortización 26.000.000169830 Amortización Acumulada 26.000.000
Franquicias. Esta cuenta contiene los derechos concedidos por el Estado sobre un bien o una marca para ser explotado por el adquirente. El propietario de la marca o el producto tiene el derecho a venderlo por un tiempo determinado.
El costo histórico está conformado por el valor de compra del derecho, más los pagos por comisiones y legalización, el objetivo es vender el bien o prestar el servicio con la marca o nombre del producto o el bien. Por ejemplo un restaurante, un almacén de productos internacionales y otros.
Ejemplo El restaurante exquisito adquirió el derecho de franquicia para explotar la marca y nombre del restaurante Andreo Carne de Remo, El restaurante el exquisito se compromete a respetar las calidades y condiciones exigidas por Andreo Carne de Remo; El valor de adquisición de los derechos de franquicia fue de $50.000.000 para 5 años, el valor de legalización fue de $5.000.000, valor del impuesto $6.000.000, valor de comisiones $4.000.000
Registro contable de la compra.
Código Cuenta Débito Crédito162010 Franquicias 50.000.000111005 Bancos 50.000.000
Registro de la legalización.
Código Cuenta Débito Crédito162010 Franquicias-Legalización 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Registro del Impuesto
Código Cuenta Débito Crédito162010 Franquicias-Impuestos 6.000.000111005 Bancos 6.000.000
Registro de las comisiones
Código Cuenta Débito Crédito162010 Franquicias-Comisiones 4.000.000111005 Bancos 4.000.000
Valor Total de la Franquicia. $65.000.000
Amortización.
Costo del derecho $65.000.000Cuota =-------------------------------- = ------------------- = $13.000 por año Vida Útil 5 años
Registro Contable de la Amortización
Código Cuenta Débito Crédito516510 Gastos Operacionales-Amortiza. Fran 13.000.000169820 Amortización Acumulada-Franquicias 13.000.000
PRESENTACION EN EL BALANCE DE TODOS LOS INTANGIBLES.
ACTIVOS
Activos Intangibles XXXXXXXXMenos Amortización Acumulada - XXXXXXXXXValor neto en libros XXXXXXXXX
ACTIVOS DIFERIDOS.
Son un grupo de activos que se aplican al estado de resultados a través del tiempo obedeciendo al principio contable de asociación de ingresos y gastos; corresponden a salidas de dinero para contratar bienes o servicios de los cuales se esperan beneficios económicos futuros o a pagos de servicios y bienes de los cuales ya se recibieron los servicios o los bienes pero deben relacionarse con los ingresos futuros generados por este tipo de activos.
Estos activos se clasifican en dos grupos.
1. Gastos Pagados Por Anticipado2. Cargos Diferídos
Gastos Pagados Por Anticipado. Corresponde a egresos de dinero en que incurre la Empresa para contratar servicios futuros, los cuales deben distribuirse en varios períodos para ser amortizados, generalmente se amortizan en los períodos en los que se recibe el servicio.
Son Gastos Pagados Por Anticipado: Los seguros, la educación, los arrendamientos, los servicios de salud, las comunicaciones y otros. En estos casos se paga el servicio y se recibirá en el futuro.
Los gastos pagados por anticipado tienen la característica que pueden ser reembolsados en la parte que no se ha ejecutado.
El registro Contable se hace debitando la cuenta 1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO y acreditando el banco.
Se Amortizan debitando los Gastos y Acreditando GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.
Ejemplo. La Compañía Agradable adquirió una póliza de seguros todo riesgo para una año por valor de $12.000.000.
Registro Contable de la compra.
Código Cuenta Débito Crédito170520 Gastos Pagados por Anticipado 12.000.000111005 Bancos 12.000.000
La amortización se hará mensualmente hallando la tasa de amortización así:
Amortización.
Costo de la póliza $12.000.000Cuota =-------------------------------- = ------------------- = $1.000.000 mensuales Vida Útil 12 meses
Código Cuenta Débito Crédito516515 Gastos operacionales- seguros 1.000.000170520 Gastos Pagados por Anticipado 1.000.000
Estos registros se repiten durante los doce meses, al cabo de los cuales la cuenta de Gastos Pagados por Anticipado queda en CEROS y su valor aparece en la cuenta de Gastos operacionales afectando los resultados del ejercicio.
Ejemplo 2. La Compañía Diferente tomó en arrendamiento un edificio para instalar sus oficinas para un período de 5 años; en el contrato se pactó el pago del arrendamiento anticipado anualmente; el valor mensual del arrendamiento es de $2.000.000.
Registro Contable del pago.
Código Cuenta Débito Crédito170520 Gastos Pagados por Anticipado 24.000.000111005 Bancos 24.000.000
La Amortización se hará mensualmente por el valor correspondiente el cual es de $2.000.000
Código Cuenta Débito Crédito510520 Gastos Arriendos 2.000.000170520 Gastos pagados por Anticipado 2.000.000
Como en el caso anterior al cabo de los doce meses la cuenta de Gastos Pagados por Anticipado quedará en ceros y el valor pasará a gastos operacionales afectando los resultados del ejercicio.
El saldo en el balance será el valor del Gasto Pagado Por Anticipa menos el valor Amortizado.
ACTIVOActivos Diferídos $24.000.000Menos Amortización $ 2.000.000Saldo $22.000.000
Cargos Diferídos. Estos son pagos o erogaciones de dinero que hace la empresa para pagar servicios ya recibidos o bienes ya recibidos, pero que deben ser distribuidos o diferidos en el tiempo para afectar los ingresos en los cuales participó al ser generados.Son activos diferidos los gastos de constitución de la empresa, la compra de papelería para consumo, la compra de software, estudios y proyectos nuevos y otros.
Estos activos ya se recibieron y los servicios igualmente se recibieron pero no se debe afectar el gasto en un sólo ejercicio.El tiempo estimado para amortización debe ser prudente y coherente con la duración del bien o del servicio.
La contabilización de la creación y la amortización se hace como en el caso anterior.
Ejemplo La compañía Claridad LTDA realizó los siguientes pagos en su Constitución.
Pagos de honorarios de abogado $5.000.000Pagos de servicios notariales $3.000.000Pagos de registro mercantil $5.000.000Registro de libros obligatorios $2.000.000Pago de honorarios de contabilidad 5.000.000
Registro de honorarios abogadoCódigo Cuenta Débito Crédito171004 Cargos Diferídos-Honorarios 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Registro de servicios notarialesCódigo Cuenta Débito Crédito171004 Cargos Diferídos -notariales 3.000.000111005 Bancos 3.000.000
Registro de Cámara de Comercio
Código Cuenta Débito Crédito171004 Cargos Diferídos -notariales 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Registro de libros
Código Cuenta Débito Crédito171004 Cargos Diferídos -notariales 2.000.000111005 Bancos 2.000.000
Registro de Honorarios ContablesCódigo Cuenta Débito Crédito171004 Cargos Diferídos -Contabilidad 5.000.000111005 Bancos 5.000.000
Total Gastos de Constitución $20.000.000.La administración de la compañía determinó prudente Diferir la Amortización durante 5 años.
Amortización.
Gastos totales $20.000.000Cuota =-------------------------------- = ------------------- = $4.000.000 por año Vida Útil 5 años
Registro de la Amortización.
Código Cuenta Débito Crédito516515 Gastos Operacionales-Amortización 4.000.000171004 Cargos Diferídos 4.000.000
La amortización debe hacerse mensualmente para los cual se divide por 12 meses y se sigue el mismo procedimiento anterior. En el balance se presenta igualmente como los gastos pagados por anticipado.
ACTIVOActivos Diferídos Cargos diferidos $20.000.000Menos amortización $ 4.000.000Valor neto en libros. $16.000.000