TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIONEMPRESARIAL

POR. MILTON HERNANDEZ

Es un sistema de información, basado en tecnología WEB, que permite la administración de los documentos enviados y recibidos por la organización y la administración de los inventarios de los expedientes en el archivo central.

El sistema de gestión documental debe establecer: 1) los documentos que deben conservarse en papel,

eliminando las copias innecesarias, 2) cómo se deben almacenar para hacerlos accesibles 3) la forma en que deben eliminarse todos los demás.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSGD

Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa.

Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados.

Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina.

Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc.

Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.

DESVENTAJAS

Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico.

Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto costo económico.

Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización.

VENTAJAS

son un tipo de software que permite a las empresas controlar la información que se genera en cada departamento y cada nivel de la misma. El fin de los ERP es el de INTEGRAR los departamentos, donde antes había un sistema de información especializado para cada órgano de la empresa, los ERP son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la información en tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento que se desee.

FUNCIONAMIENTO:Los sistemas ERP se organizan por medio de MÓDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de código abierto, los de propietario son hechos por empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia mas el costo de la implementación del software en la empresa. Al contrario de los ERP de código abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementación genera un costo en la empresa.

SISTEMA DE PLANIFICACION DE RECURSOS EMPRESARIALES

ERP

VENTAJASla principal ventaja de los ERP es la gestión en tiempo real de la información, una ventaja que las empresas agradecen mucho por su fuerte interacción con la logística de información y productos, la cadena de abastecimiento, estadísticas financieras, y otras áreas que utilizan información que cambia constantemente.La correcta implementación de los ERP repercute en el aumento de productividad de todos los departamentos, así como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.

DESVENTAJASAunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para muchas empresas es casi imposible pagar el costo de las licencias, implementación y sobre todo del mantenimiento del mismo, ya que son sistemas dinámicos, de nada sirve tener el mismo sistema en una empresa que crece y cambia día a día.

Además del costo, el tiempo que sugiere la implementación es un problema para las empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los ERP, es difícil que una empresa en particular desarrolle su propio sistema, los ERP que son sistemas genéricos, tienen que ser adaptados a las empresas desde su estructura principal.

El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de cada modulo que se vaya a asignar, la especialización de los trabajadores genera un costo y tiempo que tiene que emplear la persona para hacer un cambio en su estructura operativa, lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema muy grande en este punto.

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENTCRM

“Es el conjunto de estrategias de negocio, marketing, comunicación e infraestructuras tecnológicas, diseñadas con el objetivo de construir una relación duradera con los clientes, identificando, comprendiendo y satisfaciendo sus necesidades. CRM va más allá del marketing de relación, es un concepto más amplio, es una actitud ante los clientes y ante la propia organización, que se apoya en procesos multicanal (teléfono, Internet, correo, fuerza de ventas,...) para crear y añadir valor a la empresa y a sus clientes.”

BSC fue desarrollado en 1992 por: David Norton y Robert Kaplan de la Universidad de Harvard para ayudar a las empresas en sus procesos tanto internos como externos. El BSC, es una metodología que guía de una manera estructurada a los directivos y gerentes hacia el mejoramiento y mayor eficiencia de su negocio, permitiendo potenciar el flujo de la comunicación, es algo totalmente vital en toda empresa que aspire a ser totalmente competitiva.

El BSC debe:

Proveer enlace entre la visión corporativa, los objetivos estratégicos y los indicadores de medición Diagrama Causa efecto. Permitir la creación y conexión entre los indicadores organizacionales y personales. Soportar información cuantitativa y cualitativa. Disponer de comunicación dinámica y retroalimentación. Fácil de configurar, administrar la seguridad y mantener. Desplegar información a toda la organización. Integrarse con otras aplicaciones.

BALANCED SCORECARDBSC

VENTAJAS_ Ofrece más ventajas que desventajas: la principal, "integra todos los planes de la empresa", comprometiendo así todas las áreas._Centra a la empresa en la búsqueda de los factores críticos de éxito para cada una de las perspectivas y áreas._El BSC planifica, controla y mide resultados, por lo tanto facilita la toma de decisiones gerenciales._BSC propende por: el pensamiento estratégico, quien a su vez conduce al proceso estratégico, este conlleva al direccionamiento estratégico y este último conduce a una gerencia estratégica, generando al final un gerente estratégico.

DESVENTAJAS_ El BSC es un medio, no un fin, de ahí la cantidad de problemas que genera su manejo en algunas organizaciones._ Las estrategias sin acción no conducen a nada concreto, por lo tanto algunos resultados del BSC, no muestran lo que la alta gerencia debe conocer y medir._ No todas las áreas de la empresa se involucran adecuadamente y menos aún se comprometen decididamente con el programa.

Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante).

FLUJO DE TRABAJOWORK FLOW

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.

Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.

Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.

Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.

Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.

Integración de procesos empresariales. Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS

(Business Process Management Systems / Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo.

Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.

VENTAJAS

Requiere que los procesos sean definidos con claridad y precisión y que la administración sea consiente de que el sistema debe gestionarse con orden, limitando las excepciones y las gestiones fuera del procedimiento.

Necesita que todo el personal asociado al sistema, cuente con un equipo enlazado a una red.

Se debe actualizar o rediseñar el sistema conforme se requiera, en caso de producirse cambios nórmales en los procedimientos.

Gestión del cambio. Puede resultar muy difícil el cambio cultural implícito en la transformación de los sistemas al enfoque workflow. Como ocurre en cualquier tipo de implementación de un nuevo sistema, la adecuada comunicación, involucración, formación y soporte de los usuarios del sistema es el punto critico para el éxito del mismo.

DESVENTAJAS

https://www.google.com.co/search?q=BSC+SISTEMA+DE+INFORMACION+VENTAJAS+Y+DESVENTAJAS&oq=BSC+SISTEMA+DE+INFORMACION+VENTAJAS+Y+DESVENTAJAS&aqs=chrome..69i57.33773j0j7&sourceid=chrome&es_sm=93&ie=UTF-8#q=WORKFLOW+SISTEMA+DE+INFORMACION+VENTAJAS+Y+DESVENTAJAS.

http://www.digitallearning.es/tutoriales/sistemas-workflow-bps-gestion-procesos.html

https://www.google.com.co/search?q=imagenes+de+bsc+sistema+de+informacion&es_sm=93&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ved=0CBwQsARqFQoTCKjgjdai78YCFUydgAodBgIGzw&biw=2133&bih=1065&dpr=0.75#tbm=isch&q=imagenes+de+WORKFLOW+sistema+de+informacion&imgrc=CaXRYbxT7yuKvM%3A.

http://www.gestiopolis.com/sistema-erp-definicion-funcionamiento-ventajas-desventajas/

REFERENCIAS