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ACTA No. 01-2015. correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las
instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir
de las 9:00 horas del día 12 de febrero del 2015; con la asistencia del señor
Esteban Cabezas Bolaños, Presidente de esta Comisión, el señor Javier Salazar
Sáenz , Historiador; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión, la señorita
Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo
Nacional y la señorita Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento
Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación:
el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento Archivo Histórico y
Vicepresidente de la Comisión y la señora Virginia Chacón Arias, Directora
Ejecutiva de la Comisión. Se da la bienvenida al señor Javier Salazar Sáenz como
Historiador miembro de esta Comisión Nacional y se le explica su conformación y
funcionamiento.-----------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO I. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.-------------------
ARTÍCULO 1. Oficio CSED-MSJ-015-2014 de 17 de diciembre del 2014 recibido
el 19 de diciembre del 2014; suscrito por la señora Nuria Calderón Marín,
Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(Cised) de la Municipalidad de San José, por medio del cual presenta 9 tablas de
plazos con 98 series documentales. Las tablas de plazos de la Oficina de
Turismo y de Proceso de Radio no cuentan con el sello del Cised (requisito de
forma establecido en el Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de
conservación de documentos y/o valoraciones parciales N°9; que solicita el
nombre y firma del Presidente o Secretario del Cised y el sello de este órgano en
cada una de las páginas de las tablas de plazos.---------------------------------------------
ACUERDO 1: Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio CISED-MS-015-2014 de
17 de diciembre del 2014 recibido el 19 de diciembre del 2014; suscrito por la
señora Nuria Calderón Marín, Presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José, por medio del cual
presenta 9 tablas de plazos con 98 series documentales; para que lo asigne a un
profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración
correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con
la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre
del 2012 y deberá solicitar al Cised de la Municipalidad de San José subsanar el
siguiente requisito de forma establecido en el Instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales: N°9:
Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello
de este órgano, en cada una de las páginas de las tablas de plazos,
específicamente en las tablas de plazos de la Oficina de Turismo y de Proceso de
Radio. Enviar copia de este acuerdo a la señora Nuria Calderón Marín, Presidente
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Municipalidad de San José. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------
ARTÍCULO 2. Oficio AC-010-2014/2015 de 09 de enero del 2015 recibido el 14
de enero del 2015; suscrito por el señor Rigoberto Vega A., Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Liga Agrícola
Industrial de la Caña de Azúcar (Laica) y Katherine Solano, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la misma institución,
por medio del cual presenta 9 tablas de plazos con 92 series documentales.--------
ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio AC-010-2014/2015 de 09
de enero del 2015 recibido el 14 de enero del 2015; suscrito por el señor Rigoberto
Vega A., Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Liga Industrial de la Caña de Azúcar (LAICA), por medio del
cual presenta 9 tablas de plazos con 92 series documentales; para que lo asigne a
un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración
correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con
la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre
del 2012. Enviar copia de este al señor Rigoberto Vega A., Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Liga Industrial de la
Caña de Azúcar. ACUERDO FIRME -------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 3. Oficio CISED-05-2015 de 13 de enero del 2015 recibido el 14 de
enero del 2015; suscrito por el señor Manuel Emilio Fallas Delgado, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Popular
y de Desarrollo Comunal, por medio del cual presenta 8 tablas de plazos con 8
series documentales.----------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 3. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio CISED-05-2015 de 13 de
enero del 2015 recibido el 14 de enero del 2015; suscrito por el señor Manuel
Emilio Fallas Delgado, Presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, por
medio del cual presenta 8 tablas de plazos con 8 series documentales; para que lo
asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de
valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de
acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08
de noviembre del 2012. Enviar copia de este al señor Manuel Emilio Fallas
Delgado, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. ACUERDO FIRME-------
ARTÍCULO 4. Oficio CISED-002-2015 de 14 de enero del 2015; suscrito por el
señor José Delgado Zumbado, Presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la Imprenta Nacional, por medio del cual presenta
1 tabla de plazos con 31 series documentales. La solicitud incumple con los
siguientes requisitos de forma establecidos en el instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales: n°3
(no presentan organigrama), n°4 (no se presentan en estricto orden jerárquico) y
n°8 (no cuenta con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello
de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos).---------
ACUERDO 4. Comunicar al señor José A. Delgado Zumbado, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Imprenta
Nacional; que se devuelve sin tramitar la tabla de plazos presentada mediante
oficio CISED-002-2015 de 14 de enero del 2015; por cuanto incumple con los
siguientes requisitos de forma establecidos en el instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales: N°3
(No presenta Organigrama), N°4 (No se presentan en estricto orden Jerárquico) y
N°8 (No cuenta con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello
de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos). Se le
recuerda que en la norma 1.2011, de la resolución CNSED 01-2011 publicada en
La Gaceta No. 184 de 26 de setiembre de 2011, se establece lo siguiente:
“Presentación y Tramite de Tablas de Plazos: La presentación de tablas de plazos
de documentos debe de realizarse en estricto orden jerárquico; es decir de los
niveles jerárquicos superiores a los niveles inferiores, de conformidad como se
representa en el organigrama institucional vigente y aprobado.” Enviar copia de
este acuerdo al expediente de valoración de la Imprenta Nacional que esta
Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------
ARTÍCULO 5. Oficio ACI 2-1-2015 de 14 de enero del 2015 recibido el 23 de
enero del 2015; suscrito por la señora Katherine Somarribas Robleto,
Coordinadora del Archivo Central Institucional del Instituto Costarricense del
Deporte y la Recreación, por medio del cual presenta 11 tablas de plazos con 209
series documentales. La solicitud incumple los siguientes requisitos de forma
establecidos en el Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de
conservación de documentos y/o valoraciones parciales: N°2 (El oficio de solicitud
no viene suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos respectivo y no se indica la conformación
del Cised), la tabla de Capacitación del Departamento de Capacitación no cuenta
con el sello de ese departamento (requisito N°8); las tablas de Dirección General,
Capacitación, Contraloría de Servicios, Gestión de Proyectos y Tribunal
Administrativo de Conflictos no se muestran en el organigrama que se adjunta.-----
ACUERDO 5. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio ACI 2-1-2015 de 14 de
enero del 2015 recibido el 23 de enero de 2015; suscrito por la señora Katherine
Somarribas, Coordinadora del Archivo Central del Instituto Costarricense del
Deporte y la Recreación, por medio del cual presenta 7 tablas de plazos
pertenecientes a los subfondos: Despacho del Ministro, Consejo Nacional del
Deporte y la Recreación, Auditoria, Dirección Nacional, Planificación, Asesoría
Jurídica, Relaciones Publicas y Prensa, que suman un total de 162 series
documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y
preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser
presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración
aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012 y deberá solicitar al
Cised del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación subsanar los
siguientes requisitos de forma establecidos en el instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:
N°2:(Las tablas de plazos deben ser remitidas con un oficio de solicitud dirigido a
la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el
presidente o secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos respectivo) y el N° 12 (El Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos debe remitir dos originales en soporte papel y una
copia en soporte electrónico ). Enviar copia de este acuerdo a la señora Katherine
Somarribas, Coordinadora del Archivo Central del Instituto Costarricense del
Deporte y la Recreación. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------
ACUERDO 6. Comunicar a la señora Katherine Somarribas Robleto, Coordinadora
del Archivo Central Institucional del Instituto Costarricense del Deporte y
Recreación; que esta comisión conoció la solicitud de tablas de plazos
presentadas mediante oficio ACI 2-1-2015 de 14 de enero del 2015 recibido el 23
de enero; y se devuelven sin tramitar las tablas de plazos de conservación de
documentos de los subfondos: Capacitación, Contraloría de Servicios, Gestión de
Proyectos y Tribunal Administrativo de Conflictos; lo anterior debido a lo
siguiente:1-Las unidades a las que pertenecen las tablas de plazos de esos
subfondos no se ven reflejadas en el organigrama de la institución presentado; por
lo cual se incumple con lo establecido en las resoluciones CNSED-01-2011
publicada en La Gaceta No. 184 del 26 de setiembre del 2013, CNSED-01-2012
publicada en el Alcance Digital No. 206 a La Gaceta No. 244 de 18 de diciembre
del 2013 y CNSED-01-2013 publicada en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de
setiembre del 2013. Por tanto deberá presentar el documento emitido por la
entidad competente (por ejemplo Mideplan o el decreto ejecutivo) que autorice la
creación de esas áreas. Si las unidades administrativas mencionadas no cuentan
con estructura orgánica debidamente conformada y autorizada, la documentación
que produzcan esas unidades deberá ser incorporada en la tabla de plazos de la
dependencia superior que se muestre en la estructura orgánica formalizada. 2-La
tabla de plazos del subfondo Departamento de Capacitación no cumple con el
requisito de forma número 8 establecido en el instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales que
indica: “Debe contar con el sello de la unidad productora, en cada uno de los folios
que componen la tabla de plazos”. Así mismo, se le recuerda que en la próxima
solicitud de valoración solo podrá presentar un total de 3 tablas de plazos, ya que
con el trámite de valoración de los subfondos: Despacho del Ministro, Consejo
Nacional del Deporte y la Recreación, Auditoria, Dirección Nacional, Planificación,
Asesoría Jurídica, Relaciones Publicas y Prensa se contabilizan un total de 7
tablas de plazos y en la norma 2.2012 de la resolución CNSED 01-2012 se
establece lo siguiente: “Cantidad total de valoraciones a resolver por la CNSED
.La comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos solo recibirá y
tramitara un máximo total de 10 valoraciones entre tabla de plazos de
conservación de documentos y valoraciones parciales por institución. Además,
para regular los aspectos de orden y finalización de las valoraciones presentadas,
no se recibirán más solicitudes de una institución hasta que no se finaliza el
trámite anterior presentado ante esta comisión”. Enviar copia de este acuerdo al
expediente de valoración del Instituto Costarricense del Deporte y Recreación que
esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------
ARTÍCULO 6. Oficio DGA-USI-0177 de 28 de enero del 2015 recibido el 30 de
enero del 2015; suscrito por el señor Walter Guido Espinoza, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Contraloría
General de la República, por medio del cual presenta 1 valoración parcial con 2
series documentales.----------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 7. Comunicar al señor Walter Guido Espinoza, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Contraloría General
de la República, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración
parcial presentada mediante oficio DGA-USI-0177 de 28 de enero del 2015
recibido el 30 de enero del 2015, para el Fondo: Contraloría General de la
República, Subfondo: Unidad de Servicios de Información; y le informa que
NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con
valor científico cultural. En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas
cuando finalice la vigencia administrativa y legal establecida por el Cised de la
Contraloría General de la República de acuerdo con los artículos No. 120, 132,
135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202. Asimismo, se le recuerda que una
valoración parcial se presenta para documentos que han perdido su vigencia
administrativa y legal; por tanto, se autoriza la eliminación de las siguientes series
documentales: 1. Del subfondo División de Gestión de Apoyo – Unidad de
Servicios de Información: Declaraciones Juradas de Bienes (Ley 6872). Original
sin copia. Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 10 años a partir de la
presentación de la declaración final. Cantidad: 163 metros lineales. Fechas
extremas: 1983-2004. 2. Del subfondo División de Gestión de Apoyo – Unidad de
Servicios de Información: Declaraciones Juradas de Bienes (Ley 8422). Original
sin copia. Soporte papel y electrónico. Vigencia administrativa-legal: 10 años a
partir de la presentación de la declaración final. Cantidad: 200,2 metros lineales y
4.068,5 Mb. Fechas extremas: 2004 en soporte papel (no se autoriza la
eliminación de las declaraciones juradas de bienes correspondientes a las fechas
extremas 2005-2011 en soporte papel y 2011-2015 en soporte electrónico).
Asimismo, se le informa que no se tramitarán más solicitudes de valoración parcial
cuyas series documentales aún se encuentren vigentes. Enviar copia de este
acuerdo al expediente de valoración documental de la Contraloría General de la
República que esta Comisión Nacional mantiene.--------------------------------------------
ARTÍCULO 7. Oficio CISED-CA-01-2015 de 05 de enero del 2015 recibido el 02
de febrero del 2015; suscrito por el señora Natalia Solano Sánchez, Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Municipalidad de Paraíso, por medio del cual presenta 4 valoraciones parciales
con 62 series documentales.------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 8. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio CISED-CA-01-2015 de
05 de enero del 2015 recibido el 02 de febrero del 2015; suscrito por la señora
Natalia Solano Sánchez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Paraíso, por medio del cual
presenta 4 solicitudes de valoración parcial con 62 series documentales; para que
lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de
valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de
acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08
de noviembre del 2012. Enviar copia de este acuerdo a la señora Natalia Solano
Sánchez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Municipalidad de Paraíso. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO 8. Oficio UAI-CISED-001-2015 de 05 de febrero del 2015; suscrito por
la señora Susana Sanz Rodríguez, Secretaria del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos de la Corporación Bananera Nacional, por
medio del cual presenta 5 tablas de plazos con 91 series documentales.--------------
ACUERDO 9. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio UAI-CISED-001-2015 de
05 de febrero del 2015; suscrito por la señora Susana Sanz Rodríguez, Secretaria
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Corporación Bananera Nacional , por medio del cual presentan 5 tablas de plazos
con 91 series documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión,
el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá
ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración
aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012. Enviar copia de
este acuerdo a la señora Susana Sanz Rodríguez, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Corporación
Bananera Nacional. ACUERDO FIRME. --------------------------------------------------------
ARTÍCULO 9. Oficio UAI-CISED-001-2015 de 05 de febrero del 2015; suscrito por
la señora Susana Sanz Rodríguez, Secretaria del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos de la Corporación Bananera Nacional, por
medio del cual presenta 4 valoraciones parciales con 54 series documentales.------
ACUERDO 10. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio UAI-CISED-001-2015 de
05 de febrero del 2015; suscrito por la señora Susana Sanz Rodríguez, Secretaria
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Corporación Bananera Nacional , por medio del cual presenta 4 valoraciones
parciales con 54 series documentales; para que lo asigne a un profesional para la
revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el
cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de
valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012. Enviar
copia de este acuerdo a la señora Susana Sanz Rodríguez, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Corporación
Bananera Nacional. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------------
ARTÍCULO 10. Oficio SB-AF-CSA-2015-277 de 19 de setiembre del 2014 recibido
el 6 de febrero del 2015; suscrito por la señora Úrsula Gutiérrez Villafuerte,
Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del
Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, por medio del cual
presenta 6 tablas de plazos con 98 series documentales. La solicitud incumple con
los siguientes requisitos de forma establecidos en el Instructivo para la elaboración
de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:
N°1 (El formulario de la tabla de plazos no tiene todas las columnas debidamente
cumplimentadas), N°2 (El oficio de solicitud no viene suscrito por el presidente o
secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
respectivo).-----------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 11. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio SB-AF-CSA-2015-277 de
19 de setiembre del 2014 recibido el 6 de febrero del 2015 ; suscrito por la señora
Úrsula Gutiérrez Villafuerte, Secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Acueductos y
Alcantarillados, por medio del cual presenta 6 tablas de plazos con 98 series
documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y
preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser
presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración
aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012 y deberá solicitar al
Cised del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados subsanar el
siguiente requisito de forma establecido en el Instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:N°2
(Las tablas de plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el
presidente o secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos respectivo, el cual debe contener la conformación actualizada del
Comité que aprobó el trámite (miembros que lo conforman, cargo y representación
que ostentan). Además, debe indicarse el número de sesión y fecha en que este
órgano colegiado aprobó dichas tablas). Enviar copia de este acuerdo a la señora
Úrsula Gutiérrez Villafuerte, Secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Acueductos y
Alcantarillados. ACUERDO FIRME.-----------------------------------------------------------
ARTÍCULO 11. Oficio CISED-01-2015 de 28 de enero del 2015; suscrito por la
señora Laura Espinoza Rojas, Secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional, por medio del
cual presenta 6 tabla de plazos con 104 series documentales.----------------------------
ACUERDO 12. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio CISED-01-2015 de 28 de
enero del 2015 recibido el 13 de febrero del 2015 ; suscrito por la señora Laura
Espinoza Rojas, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Universidad Técnica Nacional , por medio del cual presentan 6
tablas de plazos con 104 series documentales; para que lo asigne a un profesional
para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración
correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con
la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre
del 2012). Enviar copia de este acuerdo a la señora Laura Espinoza Rojas,
Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de
la Universidad Técnica Nacional. ACUERDO FIRME.--------------------------------------
CAPITULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE
LA SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
ARTÍCULO 12. Programación del análisis de los siguientes informes de
valoración:
Informe de
Valoración Fondo Tipo
Cantidad de TP /
VP
Cantidad de
series
IV-046-2014-TP
Instituto Nacional de Estadística y Censos
TP 10 81
IV-003-2015-TP
Superintendencia General de Valores (Sugeval)
TP 5 48
IV-001-2015-TP
Colegio Universitario de Cartago TP
10 296
IV-002-2015-TP
Junta de Pensiones del Magisterio Nacional (Jupema)
TP 10 145
IV-054-2014-VP
Ministerio de Agricultura y Ganadería (SENASA)
VP 1 26
IV-052-2014-VP
Instituto Costarricense de Electricidad
VP 3 61
IV-053-2014-VP
Correos de Costa Rica VP
1 20
IV-005-2015-VP
Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)
VP 7 50
IV-009-2015-VP
Ministerio de Hacienda VP
3 3
IV-007-2015-VP
Correos de Costa Rica VP
1 1
IV-008-2015-TP
Correos de Costa Rica TP
1 26
IV-004-2015-TP
Universidad Técnica Nacional TP
3 89
IV-010-2015-VP
Tribunal Supremo de Elecciones VP
1 1
IV-011-2015-VP
Tribunal Supremo de Elecciones VP
1 1
IV-012-2015-VP
Tribunal Supremo de Elecciones VP
1 1
IV-014-2015-TP
Municipalidad de Poás TP
8 96
Total 16 informes de valoración 74 1041
ACUERDO 13. Los miembros de esta comisión resuelven programar de la
siguiente manera el análisis de los informes de valoración pendientes:
Informe de Valoración
Fondo Sesión en la
que se analizará
IV-046-2014-TP
Instituto Nacional de Estadística y Censos Sesión 02-2015
IV-003-2015-TP
Superintendencia General de Valores (Sugeval)
Sesión 03-2015
IV-001-2015-TP
Colegio Universitario de Cartago Sesión 03-2015
IV-002-2015-TP
Junta de Pensiones del Magisterio Nacional (Jupema)
Sesión 03-2015
IV-054-2014-VP
Ministerio de Agricultura y Ganadería (SENASA)
Sesión 02-2015
IV-052-2014-VP
Instituto Costarricense de Electricidad Sesión 02-2015
IV-053-2014-VP
Correos de Costa Rica Sesión 02-2015
IV-005-2015-VP
Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)
Sesión 02-2015
IV-009-2015-VP
Ministerio de Hacienda Sesión 02-2015
IV-007-2015-VP
Correos de Costa Rica Sesión 02-2015
IV-008-2015-TP
Correos de Costa Rica Sesión 02-2015
IV-004-2015-TP
Universidad Técnica Nacional Sesión 04-2015
IV-010-2015-VP
Tribunal Supremo de Elecciones Sesión 02-2015
IV-011-2015-VP
Tribunal Supremo de Elecciones Sesión 02-2015
IV-012-2015-VP
Tribunal Supremo de Elecciones Sesión 02-2015
IV-014-2015-TP
Municipalidad de Poás Sesión 04-2015
CAPITULO III. CORRESPONDENCIA.--------------------------------------------------------
ARTÍCULO 13. Oficio CISED-10-12-2014 de 19 de diciembre del 2014 recibido el
6 de enero del 2015, suscrito por la señora María Gabriela Valerio Herrera,
Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del
Instituto Mixto de Ayuda Social, mediante el cual da respuesta al acuerdo 6 de la
sesión 38-2014, que indica: “Comunicar a la señora María Gabriela Valerio
Herrera, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) del Instituto Mixto de Ayuda Social (Imas) y Encargada del
Archivo Central de ese instituto; que esta Comisión Nacional deja pendiente la
declaratoria de valor científico cultural de las siguientes series documentales:
3.1.33. Expediente Comité Gerencia Informática del sudfondo Área de Tecnología
de la Información (se debe ampliar el contenido del expediente y verificar la
existencia y ubicación de las actas de ese comité) y 4.2.32. Planes/Proyectos
Administrativos y Sociales del subfondo Subgerencia de Soporte Administrativo
(se debe de verificar si esta serie es la misma que esta Comisión Nacional declaró
con valor científico cultural en la sesión 44-2013 del 11 de noviembre del 2013
perteneciente al subfondo Planificación Institucional como “Planes, Programas /
Proyectos Administrativos y Sociales”.-----------------------------------------------------------
ACUERDO 14. Comunicar a la señora María Gabriela Valerio Herrera, Presidente
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto
Mixto de Ayuda Social, que esta Comisión Nacional conoció el oficio CISED-10-
12-2014 de 19 de diciembre del 2014 recibido el 6 de enero del 2015, mediante el
cual da respuesta al acuerdo 6 de la sesión 38-2014; y le informa que las series
documentales “Expediente Comité Gerencia Informática del subfondo Área de
Tecnología de la Información” y “Planes/Proyectos Administrativos y Sociales del
subfondo Subgerencia de Soporte Administrativo” pueden ser eliminadas cuando
finalice la vigencia administrativa y legal establecida por el Cised del Instituto Mixto
de Ayuda Social de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del
Reglamento a la Ley No 7202. Enviar copia de este acuerdo al expediente de
valoración documental del Instituto Mixto de Ayuda Social (Imas) que esta
Comisión Nacional mantiene.-----------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 14. Oficio DSAE-014-2015 de 9 de enero del 2015 recibido el 12 de
enero del 2014, suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento de Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual solicita la
declaratoria de valor científico cultural de 7 documentos de identificación y un
álbum de estampillas (sobre del primer día) del señor Rodrigo Carazo Odio.---------
ACUERDO 15. Comunicar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento de Servicios Archivísticos Externos, que esta Comisión Nacional
conoció el oficio DSAE-014-2015 de fecha 09 de enero del 2015 recibido el 12 de
enero del 2015, y DECLARA con valor científico cultural los 7 documentos de
identificación y el sobre de primer día donados por la familia del señor Rodrigo
Carazo Odio. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Arias Chacón,
Directora General del Archivo Nacional. ACUERDO FIRME.------------------------------
ARTÍCULO 15. Oficio CISED-001-2015 de 13 de enero del 2015 recibido el 14 de
enero del 2014, suscrito por el señor José Delgado Zumbado, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Imprenta
Nacional, mediante el cual aclara que la valoración parcial de la sección
transportes a la que hace referencia el oficio CNSED-438-2014 ya fue sometida a
valoración y la que se adjuntó con el oficio CISED-004-2014 es una copia que se
había confundido a la hora de entregar los documentos originales.----------------------
ACUERDO 16. Comunicar al señor José Delgado Zumbado, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Imprenta
Nacional, que esta Comisión Nacional recibió el oficio CISED-001-2015 de 13 de
enero del 2015 y agradece la información suministrada. Enviar copia de este
acuerdo al expediente de valoración documental de la Imprenta Nacional que esta
Comisión Nacional mantiene.-----------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 16. Oficio DGA-USI-000146-2015 de 15 de enero del 2015 recibido el
16 de enero del 2015, suscrito por el señor Walter Guido Espinoza, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Contraloría
General de la República, mediante el cual informa la conformación actual del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución.
ACUERDO 17. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivístico Externos, el oficio DGA-USI-000146-2015 de
15 de enero del 2015 recibido el 16 de enero del 2015, suscrito por el señor Walter
Guido Espinoza, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Contraloría General de la República, para que registre la
conformación de ese Comité Institucional en el registro correspondiente.--------------
ARTÍCULO 17. Oficio A.C.-005-2015 de 14 de enero del 2015 recibido el 16 de
enero del 2015, suscrito por la señora Marlene Zamora Quirós, Jefe del Archivo
Central de la Municipalidad de San Carlos, mediante el cual informa la
conformación actual del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de esa institución.--------------------------------------------------------------------
ACUERDO 18.Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivístico Externos, el oficio A.C.-005-2015 de 14 de
enero del 2015 recibido el 16 de enero del 2015, suscrito por la señora Marlene
Zamora Quirós, Jefe del Archivo Central de la Municipalidad de San Carlos, para
que ingrese la conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) de esa municipalidad en el registro correspondiente.-----------
ARTÍCULO 18. Correo electrónico de 19 de enero del 2015; suscrito por la señora
Olga Masis Delgado, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Santa
Ana, mediante el cual realiza las siguientes consultas relacionadas con la
resolución publicada en la Gaceta del jueves 8 de enero del 2015: 1-“02-2014.
Esto lo podemos tomar para su aplicación inmediata sin tener que presentar las
tablas de plazos a la DGAN .Claro está debemos realizar una lista de eliminación
de documentos con la aprobación del Cised.” 2-“04.2014.Como tomamos este
punto con relación a la Lay Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la
Función Pública (Ley No 8220) donde los documentos contables deben de
conservarse por 10 años.”.--------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 19. Comunicar a la señora Olga Masis Delgado, Encargada del
Archivo Central de la Municipalidad de Santa Ana, que esta Comisión Nacional
conoció el correo electrónico de fecha 19 de enero del 2015, mediante el cual
consulta aspectos relacionados con las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-
02-2014 publicadas en La Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015, y se le informa
lo siguiente: 1. Con respecto a la norma 02-2014 contenida en la Resolución
CNSED-01-2014 se le indica que las instituciones deben elaborar las tablas de
plazos de conservación de documentos para las series documentales que
mencionadas en esa norma, pues solo a través de instrumento se puede
establecer la vigencia administrativa y legal. Es responsabilidad del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos avalar esas tablas de
plazos de acuerdo con el artículo No. 133 inciso b) del reglamento a la Ley del
Sistema Nacional de Archivos No. 7202; sin embargo, queda a criterio del Cised
presentar ante esta Comisión Nacional las series documentales contenidas en la
norma 01-2014. Asimismo, se recuerda que se deben elaborar las
correspondientes actas de eliminación de las series autorizadas a eliminar por
esta Comisión Nacional, según lo establece el artículo 134 del supracitado
reglamento. 2. En relación con la norma 04-2014, se recuerda que es función del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de cada institución
establecer la vigencia administrativa y legal de acuerdo con los artículos No. 33
inciso a) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y No. 129 y No. 140
inciso a) del reglamento a esa ley; y que se debe considerar toda la normativa
nacional vigente que afecte esas vigencias, por ejemplo la Ley contra la corrupción
y el enriquecimiento ilícito en la función pública No. 8220. Enviar copia de este
acuerdo al expediente de valoración documental de la Municipalidad de Santa Ana
que esta Comisión Nacional mantiene.---------------------------------------------------------
ARTÍCULO 19. Correo electrónico de 20 de enero del 2015; suscrito por la señora
Vanessa Alvarado Valverde, funcionaria del Archivo Central del Ministerio de
Hacienda, mediante el cual realiza la siguiente consulta relacionada con la
resolución publicada en la Gaceta del jueves 8 de enero del 2015: “De acuerdo a
la última resolución de la CNSED, en donde se da una lista de tipos documentales
declarados y otros que se pueden eliminar con la aprobación del CISED, de las
áreas Financiero Contable, Servicios Generales, Recursos Humanos y
Proveeduría de las Instituciones tengo una duda en cuanto a que en el Ministerio
de Hacienda por ser una institución relativamente grande y con una estructura
organizacional particular, se da el caso de que en la Dirección Administrativa y
Financiera se crearon las Gestorías administrativas y financieras, en total son
cinco y se encarga de atender ciertas áreas, por ejemplo la Gestoría de la
Dirección General de Tributación que se encarga de toda el área de Tributación y
sus dependencias. Ahora bien cada una de estas Gestorías está dividida en
secciones donde se ve todo lo relacionado con Recursos Humanos, servicios
generales, proveeduría de las dependencias de acuerdo al área que cubren por
así decirlo. Mi consulta es si la documentación de estas secciones de las
Gestorías se pueden tomar como parte de esta resolución.”-------------------------------
ACUERDO 20. Los miembros de esta Comisión acuerdan retomar la consulta
relacionada con la Resolución 01-2014 publicada en La Gaceta No. 05 del 08 de
enero del 2015, presentada por la señora Vanessa Alvarado Valverde, funcionaria
del Archivo Central del Ministerio de Hacienda, mediante correo electrónico de
fecha 20 de enero del 2015, en la sesión en que se conocerá el informe de
valoración IV-009-2015.----------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 20. Copia del oficio DG-041-2015 de 21 de enero del 2015 recibido el
23 de enero del 2015; suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora
General del Archivo Nacional, mediante el cual nombra a la señora Natalia
Cantillano Mora como el técnico miembro de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos por un periodo de dos años.-----------------------------------
ACUERDO 21. Informar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del
Archivo Nacional, que en cumplimiento del artículo No. 32 de la Ley del Sistema
Nacional de Archivos No. 7202, se debe nombrar a un técnico que forme parte de
esta Comisión Nacional a partir del 01 de marzo del 2015, dado que la señorita
Natalia Cantillano Mora ha informado a este órgano colegiado que dejará de
laborar para la Dirección General del Archivo Nacional el 28 de febrero del año en
curso. ACUERDO FIRME.-------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 21. Correo electrónico de 23 de enero del 2015; suscrito por la señora
Lilliam Alvarado Agüero, Presidente de la Comisión Interinstitucional de Jefes o
Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público (Ciap), mediante el cual
invita a Natalia Cantillano Mora, a asistir a la sesión del 4 de febrero del 2015
para aclarar dudas con respecto a la resolución 01-2015.----------------------------------
ACUERDO 22. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidente de la
Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del
Sector Público (Ciap), que esta Comisión conoció el correo electrónico del 23 de
enero del 2015, mediante el cual se invitó a la señorita Natalia Cantillano Mora a la
sesión del 4 de febrero del 2015 celebrada por esa comisión interinstitucional, a fin
de que se aclaren dudas con respecto a las resoluciones 01-2014 y 02-2014
publicadas en La Gaceta No. 05 del 08 de enero del 2015 y se le informa que la
Dirección General del Archivo Nacional ha programado realizar en el primer
trimestre del año 2015 una charla dirigida al Sistema Nacional de Archivos en
donde se abordarán las resoluciones supracitadas, por lo que se invita a los
miembros de la Ciap a participar en esa actividad; la cual será impartida por los
funcionarios que participaron en la elaboración de esos documentos.------------------
ARTÍCULO 22. Oficio JA-045-2015 del 26 de enero del 2015 recibido el 27 de
enero del 2015; suscrito por el señor Luis Carlos Amador Brenes, Presidente de la
Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante el cual designa al señor Javier
Salazar Sáenz como Historiador miembro de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos. SE TOMA NOTA.----------------------------------------------
ARTÍCULO 23. Oficio DAF-SG-1580-2014 del 20 de agosto del 2014; suscrito por
el señor Jordi Sancho Luna, Coordinador de la Unidad de Servicios Generales del
Archivo Nacional, mediante el cual explica la situación ocurrida con la
correspondencia enviada por la CNSED. La señora Ivannia Valverde, informa que
el oficio suscrito por el señor Sancho Luna se programó para la primera sesión del
2015 de esta Comisión Nacional, por cuanto el volumen de correspondencia que
genera este órgano colegiado ha aumentado considerablemente, lo cual dificulta la
comunicación de los documentos originales a pesar de que los acuerdos se
comunican por correo electrónico en forma digitalizada. El atraso en el envío de
los documentos originales se debe a que la institución cuenta con un único
mensajero para toda la institución. Adicionalmente, comenta que en varias
ocasiones los documentos son devueltos en las mismas instituciones porque la
persona a quien se dirige el documento ya no labora para esa institución. Así
mismo, recomienda que se remitan todas las copias de los acuerdos a cada
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y que sea
ese comité quien distribuya las copias de los acuerdos a cada unidad productora
de los documentos que presentaron tablas de plazos de conservación de
documentos o valoraciones parciales. Para aplicar esta solución se debería
remitir una circular a los Cised. Ante esta situación, el señor Esteban Cabezas
asegura que una solución más efectiva seria el uso de la firma digital por parte de
la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de esta Comisión, ya que así
no se tendrían que enviar oficios físicos. La señora Valverde Guevara indica que
esa no es la solución definitiva, por cuanto, con el acuerdo original también se
remiten a las instituciones un ejemplar original de las tablas de plazos de
conservación de documentos y valoraciones parciales debidamente selladas; por
lo que el problema seguiría persistiendo. Ante esto, el señor Cabezas Bolaños
indica que en la comunicación de acuerdos por medio de correo electrónico se
puede indicar a los Cised que pueden presentarse en el Archivo Nacional a retirar
los documentos originales.-----------------------------------------------------------------------
ACUERDO 23. Solicitar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria
Ejecutiva de esta Comisión Nacional elaborar un borrador de circular dirigida a los
Comités de Selección y Eliminación de Documentos mediante la cual se
comunique que las copias de los acuerdos que tome este órgano colegiado
relacionados con el análisis de tablas de plazos de conservación de documentos y
valoraciones parciales serán remitidas a esos comités institucionales con el fin de
que sean ellos quienes distribuyan esas copias a cada oficina o dependencia de
su institución.--------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 24. Solicitar respetuosamente a la señora Virginia Chacón Arias,
Directora Ejecutiva de esta Comisión que a partir del mes de marzo del 2015 los
acuerdos que toma este órgano colegiado sean firmados digitalmente y sean
enviados por un medio electrónico, con la finalidad de descongestionar el uso de
correo y agilizar su notificación.--------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 24. Oficio CISED-CA-02-2015 de 06 de enero del 2015 recibido el 02
de febrero del 2015, suscrito por la señora Natalia Solano Sánchez, Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Municipalidad de Paraíso, mediante el cual informa la conformación actual del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución.
ACUERDO 25. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivístico Externos, el oficio CISED-CA-02-2015 de 06
de enero del 2015 recibido el 02 de febrero del 2015, suscrito por la señora Natalia
Solano Sánchez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Municipalidad de Paraíso, para que registre la conformación de
ese Comité Institucional en el registro correspondiente.-------------------------------------
ARTÍCULO 25. Oficio P-0089-2015 de 30 de enero del 2015 recibido el 05 de
febrero del 2015,suscrito por la señora Sara Salazar Badilla ,Presidente de la
Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope), mediante el cual informa la
conformación actual del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de esa institución.--------------------------------------------------------------------
ACUERDO 26. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivístico Externos, P-0089-2015 de 30 de enero del
2015 recibido el 05 de febrero del 2015, suscrito por la señora Sara Salazar
Badilla, Presidente de la Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope), para que
registre la conformación de ese Comité Institucional en el registro
correspondiente.---------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 26. Oficio CISED-001-2015 de 05 de febrero del 2015 recibido el 06
de febrero del 2015, suscrito por el señor Francisco Soto Molina, Secretario del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, mediante el cual informa la
conformación actual del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de esa institución.--------------------------------------------------------------------
ACUERDO 27. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivístico Externos, el oficio CISED-001-2015 de 05 de
febrero del 2015 recibido el 06 de febrero del 2015, suscrito por el señor Francisco
Soto Molina, Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, para que registre
la conformación de ese Comité Institucional en el registro correspondiente.-----------
ARTÍCULO 27. Copia del oficio DG-090-2015 de 05 de febrero del 2015 recibido
el 10 de febrero del 2015, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora
General del Archivo Nacional, mediante el cual agradece al señor Raymundo
Brenes su colaboración como Historiador miembro de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos por un periodo de 8 años.SE TOMA
NOTA.----------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 28. Oficio DSAE-081-2015 de 09 de enero del 2015 recibido el 11 de
febrero del 2015, suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual solicita la
declaratoria de las series documentales donadas por el señor Jorge Eduardo
Arroyo Pérez.--------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 28. Comunicar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, que esta Comisión Nacional
conoció el oficio DSAE-081-2015 de fecha 09 de enero del 2015, y DECLARA con
valor científico cultural los siguientes documentos donados por el señor Jorge
Arroyo Pérez: -------------------------------------------------------------------------------------------
1. Fotografías de la tragedia del Virilla, presumiblemente tomadas por Gómez
Miralles (álbum). Cantidad: 44 unidades. Fechas extremas: 1926. 2. Fotografías
pertenecientes a Gladys Weeks (Weekes) (neé Onderdonck). La señora Weeks
era de origen estadounidense. Su hermana Eva fue casada en primeras nupcias
con Percy Fern, matrimonio relacionado con las minas de Abangares
(presumiblemente algunas fotografías fueron tomadas allí entre finales del siglo
XIX y principios del siglo XX). Este material fue donado por la pintora Meredith -
Merry-Paul, quien había adquirido la propiedad de la señora Weeks en la década
de 1960-1970.Cantidad: 54 unidades. Fechas extremas: 1865-1980. 3. Periódicos
(recortes) y retratos que se donaron como parte de las fotografías de la señora
Weeks. Cantidad: 10 unidades. Fechas Extremas: Fines S. XIX-1924.4. 4.
Certificado de matrimonio (copia) de Henry Terry Purdy y Eva Onderdonck.
Cantidad: 1 unidad. Fechas Extremas: 1925-02-03. 5. Fotografías de la familia de
la señora María del Carmen Agüero de Arias. Cantidad: 6 unidades. Fechas
Extremas: 1985-1980. 6. Folleto conmemorativo del 250 aniversario de la
fundación de la ciudad de San José, con reproducciones fotográficas de Nathaniel
Rudd. Contiene dos tarjetas postales originales de Puntarenas y la Catedral de
San José. Cantidad: 3 unidades. Fechas extremas: 1987. 7. Partitura nacional: El
Vals Triste de William Fernández (incluye tarjeta de presentación del autor).
Cantidad: 1 unidad. Fechas extremas: 1966. Esta Comisión Nacional considera
que la serie documental “Partituras de obras clásicas internacionales (3 folios): La
princesa de los dollars de Leo Fall, Le Barbier de Séville de Rossini, Viena
Beauties de Carl Ziehrer; 3 unidades, fechas extremas 1891-1990” no cuenta con
valor científico cultural. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------
CAPITULO IV. ASUNTOS VARIOS.-----------------------------------------------------------
ARTÍCULO 29. Revisión y aprobación del documento “Criterios de valoración para
la declaratoria de documentos con valor científico cultural”.-------------------------------
ACUERDO 29. Los miembros de esta comisión acuerdan dejar pendiente el
artículo 29 por falta de tiempo.----------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 30. El señor Javier Salazar Sáenz informa que los días miércoles no
puede asistir a las sesiones de esta comisión, debido a su participación en los
Talleres de Memoria Intangible. El señor Cabezas Bolaños propone que las
sesiones se realicen los días jueves y que en caso de que existan varios informes
de valoración pendientes por conocer se sesione durante todo el día a fin de evitar
sesionar dos veces por semana.-------------------------------------------------------------------
ACUERDO 30. Los miembros de esta comisión acuerdan seguir sesionando los
días jueves a partir de las 8:30 horas y hasta las 16 horas en caso de ser
necesario. ACUERDO FIRME.------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 31. La señora Valverde Guevara comenta que los Comités
Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos no remiten las tablas de
plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales en formato
electrónico, incumpliéndose el requisito de forma para la presentación de estos
instrumentos, lo cual dificulta y atrasa la elaboración de los informes de valoración.
Asimismo, comenta que muchas de las valoraciones parciales presentadas por los
Cised de las instituciones, corresponden a series documentales incluidas en las
resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en La Gaceta No. 05
de 08 de enero del 2015, por lo cual la mayoría de las series documentales no
cuentan con valor científico cultural y que además son sencillas dado que no
presentan una gran cantidad de series documentales. Los miembros de esta
comisión proponen ver directamente en las sesiones las solicitudes de valoración
parcial que contengan menos de 10 series documentales y con series
documentales incluidas en esas resoluciones.------------------------------------------------
ACUERDO 31. Solicitar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria
Ejecutiva de esta Comisión Nacional elaborar un borrador de circular dirigida a los
Comités de Selección y Eliminación de Documentos mediante la cual se
comunique que se debe cumplir con el requisito de presentar las tablas de plazos
de conservación de documentos y valoraciones parciales en formato electrónico a
la cuenta de correo electrónico de esta Comisión Nacional.------------------------------
ACUERDO 32. Los miembros de esta comisión acuerdan conocer en sesión las
solicitudes de valoración parcial de unidades administrativas incluidas en las
resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 y de otras unidades cuya
complejidad será evaluada por este órgano colegiado, a fin de determinar su
trasladado a la jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos para su
análisis. En caso de no ser trasladada a esta jefatura se convocará al Encargado
del Archivo Central de la institución solicitante a la próxima sesión.---------------------
ARTÍCULO 32. La señorita Cantillano Mora externa su preocupación con respecto
a la forma de elaborar informes de valoración de unidades administrativas
incluidas en las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014; ya que los
Cised de las instituciones pueden enviar para valorar dentro de estos subfondos
series documentales que cuenten con valor científico cultural e indica que se debe
instruir claramente a los profesionales que realizan informes de valoración sobre
cómo la Comisión Nacional desea implementar esas resoluciones.-------------------
ACUERDO 33. Comisionar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento de Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de esta
Comisión Nacional, para que presente ante este órgano una propuesta de informe
donde se incluyan series con y sin valor científico cultural correspondiente a las
unidades administrativas incluidas en las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-
02-2014, con el objetivo que este órgano colegiado lo apruebe y se instruya a los
profesionales encargados de valoración sobre esta nueva estructura de informe.---
A las 12:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------
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Esteban Cabezas Bolaños
Presidente