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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

TÍTULO:

Acta de constitución del proyecto

CÓDIGO FECHA REVISIÓN

REALIZADO POR FECHA FIRMA

REVISADO POR FECHA FIRMA

APROBADO POR FECHA FIRMA

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ÍNDICE

1 INFORMACIÓN GENERAL 3

2 INTERESADOS DEL PROYECTO 3

3 RESUMEN EJECUTIVO 3

4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 3

4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO 3

4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO 3

5 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 3

5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 3

5.2 ALCANCE DEL PROYECTO 3

5.3 ASUNCIONES 3

5.4 RESTRICCIONES 3

6 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO/ENTREGABLES 3

7 HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS 3

8 PRESUPUESTO 3

9 RECURSOS 3

10 RIESGOS 3

11 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO 3

11.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO 3

11.2 RESPONSABILIDADES 3

12 Aprobación del acta3

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1 INFORMACIÓN GENERAL

Enunciado del proyecto:

Proyecto Sistema de Control de Asistencia ID del proyecto: SOFTCA

Sponsor:Fundación Universitaria Minuto de Dios Madrid

Representante del sponsor:

José Nolberto Neira

2 INTERESADOS DEL PROYECTO

Cargo Nombre/Organización Teléfono E-mail

Representante del Sponsor

José Nolberto [email protected]

Program Manager

Project Manager

Jeidy [email protected]

Cliente/Usuario Coordinadores/ tutores

3 RESUMEN EJECUTIVO

Observando la problemática de la universidad minuto de Dios Ceres sabana de occidente sede Madrid, se crea un mecanismo el cual sea capaz de solucionar una problemática existente dentro de la misma corporación, dicho mecanismo funcionará como un sistema capaz de permitir tanto a docentes como a coordinadores de cada centro, tomar asistencia de alumnos y en el caso de los docentes serán los coordinares quienes la tomen, generando una evolución a los procesos actuales; puesto que, normalmente para llevar a cabo el proceso de toma de asistencia tanto docentes como coordinadores deben estar presentes en cada aula con papel y lápiz para verificar la misma; permitiendo que se generen errores o falsificaciones de asistencia.Estimando que la universidad mejore internamente y de oportunidad a la sistematización de procesos, SOFTCA (Software de control de asistencia) no solo facilita la toma de asistencia; también ahorra tiempo, es más preciso y se logra documentar con mayor eficacia; el desarrollo del software el cual controla la asistencia será desarrollado en PHP utilizando como motor de base de datos

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mailto:[email protected]





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MYSQL con una interfaz gráfica agradable al usuario, los registros generados son almacenados de manera automática, permitiendo la emisión de informes o estadísticas de las asistencias o inasistencias de cada alumno y/o docentes con sus debidos permisos de acceso.

4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actualmente la Corporación Universitaria Minuto de Dios no cuenta con un sistema que recopile los datos de asistencia, sino que todo es manejado por medio de documentos físicos que no permiten el seguimiento, control y organización de la información.

4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO

Actualmente la universidad no cuenta con un sistema de control de asistencia determinado donde se pueda conocer la asistencia de los docentes y alumnos, es una problemática evidente en la estructura administrativa de la universidad; por lo tanto es necesario adecuar un sistema que permita el seguimiento oportuno de ausencias para evitar la pérdida académica y ausentismo en clase y retraso en la estructura académica por parte del docente; por parte del alumno si se registran tres fallas causara la perdida de la asignatura.Durante el tiempo cursado no se han conocido casos de alumnos que pierdan materias por inasistencia y tampoco docentes que se les haya cancelado su contrato por este mismo motivo.

4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO

Tiene como objetivo principal:

Implementar un sistema de control para la asistencia de docentes y alumnos en la Corporación Universitaria Minuto de Dios.

Item del Plan Estratégico Objetivos del negocio

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5 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

5.2 ALCANCE DEL PROYECTO

El software a construir tiene como objetivo principal, apoyar la gestión de la regional Ceres Madrid (Cundí).Las sedes con las que cuenta esta regional son las siguientes:

Sede colegio Tecnológico Sede URI Sede Serrezuela

El proyecto se ajustara a los siguientes aspectos:

Automatizar fundamentalmente la gestión de control de asistencia de tutores y alumnos.

Se proporcionaran dispositivos que generen automáticamente la aplicación para la toma de asistencia y así agilizar el proceso de informes.

También se desea implantar un sitio web en el que se pueda consultar información sobre fallas, para realizar seguimiento por parte de bienestar estudiantil.

los inmuebles disponibles, de forma que se facilite la captación de clientes para la

agencia. Los datos hechos públicos a través de la web deberán estar actualizados

frecuentemente, siendo deseable que se sincronicen diariamente con las bases de datos

internas. Nótese que el sistema debe utilizarse exclusivamente para la gestión de

alquileres, y no de compras.

5.3 ASUNCIONES

Teniendo en cuenta que una asunción o suposición es una circunstancia o evento fuera del proyecto que pueden afectar a su éxito y que el equipo de proyecto cree que va a suceder, pero que están fuera de su control total. Es necesario que su identificación se realice durante la planificación, pues en ese momento muchas preguntas rondarán sin respuestas precisas.

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Asunciones afectación para la implementación del proyecto SOFTCA:

¿Los recursos solicitados estarán en la fecha solicitada?

¿Habrá modificaciones en el precio de los materiales requeridos?

¿Los proveedores entregarán los productos solicitados en el plazo establecido?

Para el caso de las asunciones con fuerte impacto deberíamos tratarlos como fuentes de riesgos.

5.4 RESTRICCIONES

Estas son las restricciones que pueden afectar o podrían afectar directamente el desempeño y planificación del proyecto SOFTCA, así como su cumplimiento en la entrega del proyecto.

Las restricciones vendrán dadas en temas como:

Fecha esperada de entrega del proyecto a uniminuto. Presupuesto máximo asignado al proyecto Cantidad de recursos humanos y técnicos disponibles de la universidad. Requerimientos mínimos necesarios y esperados (Alcance)

Con los puntos anteriores se podrán negociar escenarios como:

Proyecto realizado por etapas. Priorización de requerimientos Negociación para obtener disponibilidad de recurso humano clave

En resumen, es importante desde el inicio saber exactamente cuáles son las restricciones que limitan el proyecto, y de esas, conocer cuál es la más importante para saber por dónde poder priorizar. Adicional estas restricciones se deben ser supervisadas a lo largo de la vida del proyecto.

6 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO/ENTREGABLES

7 HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

8 PRESUPUESTO

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Entregable/Actividad Cantidad Entidad Financiadora

€

€

9 RECURSOS

Teniendo en cuenta que este proyecto se implementara en la universidad está ya tienen los equipos HW donde se implementará SOFTCA.

Recursos DescripciónEquipo del proyecto

Programador, coordinador del proyecto, planeadoras.

Equipamiento Hardware de la universidad

Software SOFTCA

Otros Dominio, Hosting

Humanos: Para poner en marcha el proyecto hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las actividades y tareas previstas.

Se contaran inicialmente con las siguientes personas.Programador, coordinador del proyecto, y planeadoras.cada una con un rol asignado para la planeación programación y control de los registros de las asistencias de los alumnos y profesores.

Físicos: Los recursos físicos serán las sedes donde está actualmente trabajando la universidad.

Financieros: Los recursos para la financiación del proyecto serán aportados por la Universidad Uniminuto Ceres sabana occidente, pero realmente el costo es muy bajo ya que se cuenta con el 90% de las herramientas para la implementación.

El costo del desarrollo del SW será gratuito ya que es un aporte a la universidad por parte de un equipo de trabajo de ingeniería de decimo semestre.

10 RIESGOS

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ANÁLISIS DE RIESGOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Los riesgos son eventos o condiciones inciertas que, si se Algunas fuentes de riesgo e incertidumbre en Proyectos:Producen, tienen un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, coste, alcance o incluso la calidad.

Inexactitud de los flujos de efectivo del proyecto. Tipo de negocio y estado futuro de la economía. Tipo de planta física y equipo implicado. Longitud del periodo de estudio. Aspectos humanos. La normatividad. El manejo del cronograma. Las suposiciones generales. El presupuesto (y su manejo). El entorno del proyecto.

Clasificación de los riesgos:

1. Los riesgos de negocio: Situaciones que podría presentarse de pérdida o ganancia en el manejo de un aspecto del proyecto.

2. Los riesgos asegurables: Atiende situaciones identificadas como potenciales de riesgo que involucra el proyecto.

3. Otra clasificación: Internos o externos al proyecto.

Categorías de Riesgo:

Estas categorías deben reflejar fuentes comunes de riesgo para el área o industria de aplicación.

1. Riesgos técnicos, de calidad o ejecución.2. Riesgos de gestión del proyecto.3. Riesgos de la organización.4. Riesgos externos.

Gestión de riesgos:

La gerencia del riesgo es el proceso sistémico de identificación, análisis y respuesta a los riesgos de los proyectos, este consiste entonces en aumentar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos adversos al proyecto.

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Existen en la actualidad varias metodologías usadas para la gestión de proyectos, la mayoría de ellas consideran como factor importante dentro de la administración de proyectos, el análisis y gestión de riesgos; otras metodologías sin embargo han sido concebidas y creadas exclusivamente como un conjunto de pautas a seguir para descubrir y planificar las medidas oportunas para mantener los riesgos bajo control, en ciertos proyectos de tipo específico.

La guía del PMBOK de PMI, plantea seis procesos descritos en términos de entradas, herramientas y técnicas y salidas, presentes en la gestión de riesgos, que interactúan entre sí. Estos procesos descritos ampliamente en la guía del PMBOK, constituyen un enfoque sobre cómo gestionar los riesgos en la administración de proyectos; sin embargo existen otras metodologías que se enfocan específicamente en la gestión de riesgos de proyectos de desarrollo de software.Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto, y se realiza en una o más fases del proyecto, si el proyecto se encuentra divido en fases.

1. Planificación de la gestión de riesgos: En este proceso de decide cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

2. Identificación de riesgos: Consiste en determinar que los posibles eventos de riesgos que pueden afectar al proyecto, y documentación de sus características. Normalmente comienza desde que inicia el ciclo de vida del proyecto hasta que empieza la ejecución.

3. Evaluación de riesgos: Terminada la identificación de los riesgos continuamos con la evaluación. Esta tiene por objetivo:

Entendimiento del proyecto. Identificar alternativas. Procurar la valoración sistemática del riesgo.

Los enfoques de la evaluación del riesgo son: Cualitativo Cuantitativo

El procedimiento de evaluación:1. Determinar escalas de probabilidad (cualitativas o cuantitativas).

2. Determinar el impacto (alto, medio, bajo) en términos monetarios.3. Priorizar los riesgos (Según valor esperado, VE =impacto ($)*probabilidad (valores asignados a bajo, medio, alta)).4. Análisis cualitativo de riesgos:Cada riesgo se clasifica según su probabilidad de ocurrencia e impacto, para realizar otros análisis o acciones posteriores.

Tabla valoración del impacto

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Valor Criterio

0,5 Muy Alto

0.4 Alto

0.3 Medio

0.2 Bajo

0.1 Muy Bajo

Tabla. Valoración del Impacto

Probabilidad de que se pueda materializar el riesgo.

Valor Criterio

0,5Muy Frecuente a Diario

(MF)

0.4 Frecuencia Mensual (F)

0.3Normal una vez al año

(FN)

0.2Poco Frecuente Cada

varios años (PF)

PROBABILIDAD

Infrecuente (I)Poco Frecuente

Cada varios años (PF)

Normal una vez al año (FN)

FrecuenciaMensual (F)

Muy Frecuente a diario (MF)

0,1 0,2 0,3 0,4 0,5

IMP

AC

TO

Muy Alto 0,5 0,3 0,4 0,5 0,5 0,5Alto 0,4 0,2 0,3 0,4 0,5 0,5Medio 0,3 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5Bajo 0,2 Inexistente 0,1 0,2 0,3 0,4Muy Bajo 0,1 Inexistente Inexistente 0,1 0,2 0,3

Tabla descripción de los riegos, impacto y probabilidad en la ejecución del proyecto.

Descripción del riesgo Impacto Probabilidad

Errores en la estimación del presupuesto 0,4 0,2

Cambio de políticas de Gestión. 0,1 0,2

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Seguridad del sitio 0,3 0,2

Soporte y mantenimiento 0,1 0,3

Dificultad de la comunicación entre los miembros del grupo de desarrollo del proyecto.

0,4 0,3

Desconocimiento o poco conociendo por parte del equipo de desarrollo en la utilización de la herramientas.

0,3 0,2

Avería de origen físico o lógico Fallos en los equipos y/o programas. Software. Y Hardware. 0,3 0,3

Cronograma de la etapa de construcción del software mal definido 0,2 0,2

Solicitud de nuevos desarrollos en la etapa de pruebas

0,2 0,4

Cambio de Gerente del proyecto 0,1 0,2

Aplicaciones sin licencia 0,1 0,2

Robos de equipos 0,3 0,2

Fallas de bases de datos 0,4 0,3

Vulnerabilidades de los programas (software) 0,4 0,2

11 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

11.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

11.2 RESPONSABILIDADES

Interesado Nombre Rol/Responsabilidad

12 APROBACIÓN DEL ACTA

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Cargo Nombre Firma Fecha

Representante del Sponsor

Program Manager

Project Manager

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