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ACTA 227, REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAQÓN Cctey^ü j o^ Q^TT' -í.n

CENTRO ILARCO P.H. ' - ^ ' ^ ^ - J i O

ENERO 26 DE 2017

La administración de Centro Ilarco P.H. mediante correo electrónico del 23 de enero 2017 convocó a reunión ordinaria de consejo de administración Centro Ilarco. El 26 de enero a las 4:00 p.m. se da inicio la reunión número 227, en Bogotá en el Auditorio de Centro Darco, con el siguiente orden del día propuesto por la administración:

1. VERlFICAaÓN D a QUORUM. 2. ELECaÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO 3. APROBAaÓN DE ACTA No. 225 4. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 30 DE 2016 5. INFORME DE REVISORÍA FISCAL 6. INFORME DE ADMINISTRACION 7. APROBAaÓN DE PRESUPUESTO 2017 8. PROPOSiaONES Y VARIOS 9. QERRE

El consejo modifiai y aprueba el siguiente orden del día:

1. VERIFICAQÓN DEL QUORUM 2. ELECaÓN PRESIDENTE Y SECRETARIO 3. APR0BACIÓN ACTA NO. 225 4.0BSERVACI0NES ACTA 226 CONSEJO EXTRAORDINARIO 5. INFORME DE REVISORÍA FISCAL 6. PRESENTAQÓN PROYECTO PRESUPUESTO DE GASTCS, INGRESOS INVERSIONES Y EXPENSAS. 7. ANÁLISIS Y PROPUESTAS DEL CONSEJO CCL PROYECTO DE PRESUPUESTO A APROBAR. 8. PRESENTAQÓN ESTADOS FINANCIEROS PRELIMINARES A DIQEMBRE 30 2016 9 .INFORME DE ADMINISTRACION 10. CRONOGRAMA DE CARA PRÓXIMA ASAMBLEA ORDINARIA. 11. PROPOSiaONES Y VARIOS: APROBAOÓN POLÍHCAS NIFF, OTROSI CONTRATOS ADMINISTRAQÓN Y VIGILANCIA 12. a ERRE

DESARROLLO DE LA REUNIÓN.

1. VERIFICACIÓN DEL QUORUM.

CONSEJEROS: ASISTENCIA CONSEJEROS CEDULA EN CALIDAD DE: LUIS FELIPE FIGUEROA 17.150.487 PRINQPAL OSCAR SOLANO 19.412.195 PRINQPAL JOSÉ MANUEL ECHANDIA 19,225.187 SUPLENTE BIBIANA MAHECHA 52.109.754 SUPLENTE ALFONSO MEDINA 79.786.294 PRINQPAL SANTIAGO CUERVO 79.271.224 SUPLENTE URIEL DUSSAN 19.217.200 SUPLENTE ALBERTO SILVA 19.113.111 SUPLENTE

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ACTA 227, CduiJfíQ pTor Q^rjocÍTO REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAaÓN

CENTRO ILARCO P.H. ENERO 26 DE 2017

OTROS ASISTENTES:

NOMBRE EN C A U D A D D E : DAVID SALCEDO GERENTC/REPRESENTANTE LEGAL SONIA RODRÍGUEZ ADMINISTRADORA DELEGADA CLARA BERMUDEZ REVISORA F i a iAL SONIA RODRÍGUEZ ADMINISTRADORA DELEGADA CLAUDIA LARA CONTADORA GABRIEL BARCO DIRECTOR OPERATIVO A5

2.ELECCIÓN PRESIDENTE Y SECRETARIO

El consejo eligió como presidente de la reunión al presidente del consejo, Felipe Figueroa y como secretario al consejero José Mantel Echandía.

3 J^PROBAaÓN DE ACTA No. 225

El presidente informó que el acta fue enviada por la secretarfa por correo a los consejeros, hubo dos obsen^aciones que fueron incluidas. Fue aprobada sin obsen/aciones adicionales.

4.0BSERVACI0NES ACTA 226 CONSEJO EXTRAORDINARIO

Se solicitó a la secretaria desan-ollar el acta de acuerdo al orden del día que fue aprobado en tal sesión, el cual se dio lectura así:

1. V E R i n C A a Ó N DEL C3U0RUM. 2. PRESENTACIÓN SUSTENTAQÓN PROYECTO PRESUPUESTO 2017 ENVIADO ADMINISTRACIÓN. 3. ANÁLISIS Y MODIFICAQONES PROYECTO PRESUPUESTO A APROBAR EN CONSEJO D E . 26 DE

ENERO 2017. 4. INFORME GESTIÓN DEL CONSEJO 2016 Y POLÍTICAS DE DIRECaÓN PARA EL 2017 5. CIERRE.

La revisoría fiscal infonna que en ia tarde del día de hoy envió algunas observaciones que se resumen en 3 sugerencias: Sobre ios gastos de depreciación, su relación con la saltóa de efectivo y tratamiento presupuestal; acudir a la banca virtual para disminuir los gastos financieros; incluir la explicación téaiica hecha por el consejero Oscar Solano relacionada con la conveniencia de hacer un nuevo avalúo para la copropiedad. Por otra parte, incluir el comentario de la revisoría fiscal respecto a ta propuKta de disminución de honorarios para este aibro y que no se menciona nada sobre las políticas administrativas del consejo ni los ténninos para la convocatoria de selección para la revisoría fiscal.

S<*re el informe de gestión del consejo 2016 y políticas de dirección 2017, se informó a la secretaría que el consejo delegó en el consejero José Manuel Echandía su elaboración con base en el sistema de información del consejo S.I.C. El proyecto debe socializario para revisión de los consejeros y ser discutido y aprobado por el consejo.

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ACTA 227, REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAQÓN


Se aclaró que la propuesta aprobada de disminuir los honorarios de revisoría fiscal estuvo dentro de las atribución» del consejo. Hubo constancia del consejero Oscar Solano, de no estar de acuerdo con la fomia de la presentación de la proposición en el sentido de hacerta con la presencia de la revisora, también se aclara, que ftie una proposición respetuosa que tuvo miyoría.

Se presenta la discusión en relación con lo presupuestado para el seguro de la copropiedad:

El consejo solicita a ia secretaría tener en cuei ta las observaciones a que haya lugar y envié nuevamente el acta con las correcciones el d é martes 31 de Enero 2017.

5. INFORME DE REVISORIA FISCAL

El presidente solicita que quede constancia que no hay informe de revisoría para el mes de diciembre. La Ota. Ciara Bermúdez informa que ia opinión sobre la vigencia fiscal la presentará en ia próxima Asamblea.

6. PRESENTACIÓN PROYECTO PRESUPUESTO DE GASTOS, INGRESOS INVERSIONES Y EXPENSAS.

Como la administrack5n no envió el proyecto de presupuesto corrido con las modificaciones del COTsejo anterior, el presidente presentó sus anotaciones para ilustración de esta reunión: 1. En general los rubros fueron ajustados a los parámetros como el IPC del 5.75%, IVA de 19% y aumei to del salario mínimo del 7%. 2. Un presupuesto preliminar de $ 883.8 millones 3. El parqueadero de plazoleta estaba en $22.8, pero había que ajustario a $25 millones de confomiidad con el compromiso adquirido para la renovación del COTtrato de administrada!. 4. El presupuesto de ingreso estimado de $ 250 mil mensual para alquiler de motos a residentes debía ajustarse a $700 mil mensual. 5. Hubo una proposición de $600 mil para honorarios de revisoría fiscal y se dejó un valor de $738 mil aprobado por 3 consejeros susceptible de revisión en este consejo. 6. Presentar el presupuesto de administración en un solo oibro de acuerdo con el valor contratado y no en dos aibros como se viene haciendo. 7. B valor presupuestado de gastDS de administración debe ser igual al valor total del anexo de ios precios unitarios y totales de los servicien coitratados a incluirse en el otrosí de prórroga de contrato, en curso. 8. Que Seguro de bienes comunes de ia copropiedad se incluyó con un incremento del 10 % para ajustar el valor asegurado al 80%, del último avalúo hecho por la conedora de seguros.

El representante legal David Salcedo, Informa que el proyecto de presupuesto fue conido nuevamente con los parámetros descritos por el Dr. Figueroa pero, que le feltó en sus comentarios que al aumentarse el ingreso de parqueaderos y disminución de gastos de revisoría fiscal, estos recursos deben enviarse a un rubro de gastos de obras extraordinarias de inversión 2017 que suman $37.6 millones. También informa que el presupuesto anual asciende a 813.2 millones un 8.7% mayor que el año anterior.

Se atre la sesión de preguntas y decisiones que se incluyen en el punto siguiente del orden del día:

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Se aclaró que la propuesta aproljada de disminuir los honorarios de revisoría fiscal es tuw dentro de las atribuciones del consejo. Hubo constancia del consejero Oscar Solano, de no estar de acuerdo con la fornia de la presentación de la proposición en el sentido de haceria con ia pre^ncia de ia revisora, también se aclara, que fue una proposición respetuosa que tuvo maycMÍa.

Se presenta ia discusión en relación con lo presupuestado para el seguro de la copropiedad:

El cone jo solicita a la secretaría tener en cuei ta las observaciones a que haya lugar y envíe nuevamente el acta con las correcciones el día martes 31 de Enero 2017.

5. INFORME DE REVISORÍA FISCAL

^ El presidaite solicita que quede constancia que no hay informe de revisoría para el mes de diciembre. La Dra. Clara Bermúdez informa que la opinión sobre ia vigencia f i aa l la presentará en la próxima Asamblea.

6. PRESENTACIÓN PROYECTO PRESUPUESTO DE GASTOS, INGRESOS INVERSIONES Y EXPENSAS.

Como la administración no envió el proyecto de presupuesto corrido con las modificaciones del consejo anterior, el presidente presentó sus anotactones para ilustración de esta raintón: 1. En general los rubros fueron ajustados a los parámetros como el IPC del 5.75%, IVA de 19% y aumento del salario mínimo del 7%. 2. Un presupuesto preliminar de $ 883.8 millones 3. El parqueadero de plazoleta estaba en $22.8, pero había que ajustario a $25 millones de confomiidad con el compromiso adquirido para la renovación del contrato de administración. 4. El presupuesto de ingreso estimado de $ 250 mil mensual para alquiler de motos a residaites debía ajustarse a $700 mil mensual. 5. Hubo una proposición de $600 mil para honorarios de revisom fiscal y se dejó un valor de $738 mil aprobado por 3 coisejeros suscejAible de revisión en este consejo. 6. Presentar el presupuesto de administración en un solo njbro de acuerdo con el valor contratado y no en des njbros como se viene haciendo. 7. El valor presupuestado de gastos de administración debe ser igual al valor total del anexo de (os precios unitarios y totales de los servicios ctMitratados a incluirse en el otrosí de prórroga de contrato, en curso. 8. Que Seguro de bienes comunes de la (X)pn3piedad se incluyó con un incremento del 10 % para ajustar el valor asegurado al 80%, del último avalúo hecho por la con^ora de seguros.

El represaitante legal Davtó Salc«lo, Informa que el proyecto de presupuesto fue corrido nuevamente con los parámetros descr i ta por el Dr. Figueroa pero, que le feltó en sus comentarios que al aumentarse el ingreso de parqueaderos y disminución de gastos de iwisoría fiscal, estos recursos deben enviarse a un rubro de gastos de obras extraordinarias de inversión 2017 que suman $37.6 millones. También informa que el presupuesto anual asciende a 813.2 millones un 8.7% mayor que el año anterior.

Se abre la sesión de preguntas y decisiones que se incluyen en el punto siguiente del orden del día:

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ACTA 227, ^ atoâO VÔZ. Ca-Ôá\0 REUNION ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAQON


7. ANÁLISIS Y PROPUESTAS DEL CONSEJO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO A APROBAR.

Honorarios Revisoría Fiscal

El consejero José Manuel Echandía propone que los honorarios para revisoría fiscal sean de $600 mil ya que lo considera viable y competitivo, aclara que la proposición es respetuosa y está dentro del ejercicio de elaboración del proyecto de presupuesto.

El consejero Oscar Solano, no está de acuerdo con la proposición de disminuir los honorarios de la revisoría fiscal manifiesta que tomando el reglamento, con» guía y faro, precisa que el artículo 126 dice que la revisoría fiscal la nombra o remueve la Asamblea General, y le fija su remuneración. Considera que la revisora fiscal ha

^ hecho un buen trabajo que se debe es a la Asamblea. También manifiesta que el reglamento dice que la revisora debe asistir a las reuniones del consejo, penj no es obligatorio.

Interpela el Dr. Uriel Dussan, manifiesta que es de Ley que la revisoría fiscal es la representante de todos los copropietarios que no pueden asistir a este tipo de reuniones y también es válido que la Asamblea fija su remuneración, lo que hace el consejo es aprobar o improbar un proyecto de presupuesto presentado por la administración dentro de este ejercicio está el hacer este tipo de propuestas que pueden herir susceptibilidades, entonces propone que en un receso, con la presencia de sólo los consejeros como cirerpo colegiado se lleve una propuesta al respecto a la Asamblea. Esta propuesta fue aprobada.

Por último, la Dr. Clara Bermúdez hace una acotación, plantea que independiente de su continuidad que depende de la Asamblea y que antes de disminuir unos honorarios para el rubro de revisoría debe valorarse la calidad del servicio que prestan tos profesionales en ia copropiedad, no porque le guste un profestonai o porque asiste o no asiste, hay que ser es objetivo cuando se dan los conceptos y tener en cuenta el valor agregado que da un profesional, la experiencia los conocimientos que tenga y de hecho, no tratar de bajar tos honorarios sino ta ier en cuenta esos valores que tiene el profesional.

Consicleracion« sobre ei Seguro de ia copropiedad:

El señor David Salcedo , infonna que uno de les valores agregados de la e m p r ^ corredora de seguros, fue ia realización de un avalúo a la Copropiedad, los resultados de este avalúo fueron presentados ante el Consejo de Administración, en donde se infomnaron que el valor a asegurar es mayor al que se tiene actualmente, para el presupuesto se tomó el 80% del vator que eltos informaron, para este valor la prima sube en un 10%. Se aclara que el señor Oscar Solano ampito conocedor del tema siempre ha tenido inquietud con respecto a este avalúo realizado y que se debe consultar una segunda opinión al respecto.

El presidente: Considera que el ajuste de valor asegurado y prima se haga desde de ya con las condiciones propuestas por la administraciói en el proyecto de presupuesto.

El consejero Oscar solano recomienda hacer nuevo avalúo técnioD por un tercero y que desde ya se ajuste la póliza a las cift-as del proyecto de presupuesto. Si resultado del estudio técnico y nuevo avalúo arroja un menor valor de la prima se solicita devoluciái mediante nota crédito a la aseguradora.

B consejero Uriel Dussan manifiesta que el tema es mirar los riesgos, que para él es mínimo, y tos avalúos y primas son análisis de costo beneficio y ractonalidad financiera para la copropiedad, frente a tos intermediarios de seguros.

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Los consejeros Santiago Cuervo y José Manuel Echandía coinciden en que el éxito del consejo es la conecta utilización del presupuesto, por esta razón se sugiere se deije el monto establecido en el proyecto de presupuesto, y como ia actual póliza se vence en julio 2017, durante K t e periodo se adelanten los estudios necesarios para detemiinar que debe ajustarse en cuanto a avalúo y prima. Esta última consideración fue acogida.

Unión de los ruiwos admintetración profesionai y administración personal operativo.

El doctor Uriel Dussan recomienda analizar las implicaciones jurídicas y contractuales, y responsabilidad que ello implica para ia administración, el consejo y la copropiedad.

Se aclara que en el otrosí en curso, del contrato administración se consignan las condiciones de precios de los servicios da un valor total que ajustado al incremento pactado del salario mínimo e IVA debe coincidir con ei valor presupuestado.

Se solicita a la administración incluir los anexos por rubros en donde se informe la composición del ingreso la clase de los servicios prestados y el inventario de otros bienes susceptibles de explotación, con el objeto de buscar nuevos recursos para la copropiedad, igualmente anexo sobre las posibles obras a realizar con los $37.6 millones del rubro mantenimiento obras extraordinarias. Con estas observaciones se le solicita a la administración correr nuevamente el proyecto de presupuesto y enviario nuevanriente al consejo para su revisión y en el caisejo ordinario de 23 de febrero sea aprobado para anexario con ia convocatoria junto oon el informe de gestión del Consejo. i

El señor David Salcedo infonna sobre que se está preparando la facturación con los nuevos coeficientes, se han encontrado algunos en-ores en la asignación de panjueaderos ya que cuando se comenzó a asignar a estos nuevos coeficientes a la fonna como están agrupadas las oficinas con los parqueaderos correspondientes, no daba el 100% y los enores se encontraron en los parqueaderos.

8. PRESENTACIÓN ESTADOS FINANCTEROS PREUMINARES A DICIEMBRE 30 2016

La administración presenta los estados financieros preliminares del mes de diciembre se precisa que estos son balances de prueba y no fueron enviados cm anterioridad para revisión del Consejo.

La señora contadora p r e s t a las principales cifras y las sustenta:

Estos son estados financieros preliminares, ya que para la Asamblea se deben presentar bajo NIFF

Hubo pérdida de $ 6.1 millones o sobre ejecución del Presupuesto, ya que en esta vigencia se llevaron a cabo muchas obras como ei permiso de vertimientos, lo de certificación de ascensores; menor ingreso de parqueadero p l a z o l ^ de $ 44.1 millones; $11.3 millones más de otros ingresos lo que hizo que en total el menor ingreso fuera de 32.8 millones; También Hay variaciones por reclasificación; sobre e ^ c i ó n en los rubros de gastos especialmente por rubros de mantenimiento.

El Estado de resultados se comentó a través del presupuesto. Los cheques girados todos se pagaron. En diciembre se cancelaron la mayor parte de los pasivos.

Se programó consejo ordinario para el 23 de febrero para aprobar los estados financieros del mes de enero 2017 y los estados financieros de cien-e enero-diciembre 2016 bajo norma local, bajo Niif se llevará para

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ACTA 227, Co.o^:-^ ^ 0 CD^lCC5lO REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAOÓN


aprobación en consejo extra para revisión informe de gestión Consejo y demás informes necesarios a enviar con la convocatoria a Asamblea.

La administración se comprometió a enviar el sistema de información consejo S.I.C. con los estados financieros preliminares, ei viernes 3 de febrero a fin de fecilitar la preparación del informe de gestión del c o n s ^ 2016 cuyo proyecto de informe quedó encargado de hacerlo el Consejero José Manuel Echandía, para ser discutido y aprobado por el consejo posteriormente.

9 .INFORME DE ADMINISTRACION

La administración envtó el 24 de enero el informe de administración de gestión 2016 y manifiestan que incluye el mes de Diciembre. A continuación se inserta la diapositiva 50 la cual fue tratada en este punto y el

/ ~^ consejo tomó varias decisiones así:

PROYECTOS POR FINALIZAR

CORTO PLAZO O Certificación de ascensores. O Permiso de vertimientos. O Plan de emergencia y evacuación. O Corrección del reglamento de P.H. O Aprobación del manual interno de contratación. O Contabilidad ajustada a las nomias NIIF.

MEDIANO PLAZO Reglamento para el uso goce y explotación de bienes comunes,

c Diseño de presupuesto 2017. Asamblea extraordinaria (Reglamento uso bienes comunes) Asamblea Geieral 2017.

LARGO PLAZO r Fase dos parqueadero plazoleta, c Fase dos CCTV

Proyecto de escaleras de evacuac ión torre B ^ ) Intervención d e fi ltraciones en cubiertas y terrazas.

Análisis temas:

Reglamento uso goce y explotación de bienes comunes.

Los consejeros Felipe Figueroa y José Manuel Echandía comentan que consecuencia de la reclamadón hecha al consejo y administración por el copropietario Leonardo Granados, dado lectura en el consejo de abril 2016, en temas de defictencias en el servicio de administración e indebida utilizaciái de zonas comunes por parte del Cali Center del 5 piso Ton-e B. El consejo trazó como política en el 2016 hacer cumplir el reglamento en cuanto ai correcto uso y destinación de los bienes comunes así como la reglamentación de la explotación económica como lo contempla el reglamento a través de la Asamblea, Identificó que en el reglamento de P.H. no estaba reglamentada la explotación económica por parte de la Asamblea, hace más de quince años. Para cumplir con este propósito en el consejo de octubre 20,2016 se adjudicó la asesoría de un abogado para que en compañía de la /^ministradón se elabore el reglamento de explotación de biaies comunes para ser aprobado en primera instancia por el consejo, sea socializado con la convocatoria y aprobado en la próxima Asamblea.

El Dr. Figuera pregunta por el estado del contrato suscrito con el abogado el estado de contrato, ya que le inquieta que se esté programando una Asamblea Extraordinaria para el efecto.

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El Dr. Santiago Cuervo manifiesta que es un enor de la Administración no enterar al consejo sobre el incumplimiento del contrato, es un baldado de agua fría, con todo respeto, pues se había tomado algún correctivo.

La Dra. Clara Bermúdez dice que en su informe para é consejo de diciembre advierte sobre el retraso, que quizá lo justificaban por las festividades de diciembre.

El Dr. Santiago dice que es válida la aclaración, pero la función de la administración es que los temas en que es necesario tornar decisiones de contiatos por incumplimientos hay que tomarlas no importando el día hora o mes. También recomienda que para el contiül contratos de llevarse una lista de chequeo de los mismos e informar al consejo sobre su estado.

El consejero José Manuel Echandía dice que estamos a tiempo de cumplir con la tarea con o sin el abogacto en el sentido de reglamentar la exptotacion de acuerdo con to establecido en la ley 675, acudiendo a formatos ya elaborados y adoptarlos en términos parámetros y tarifas e incorporando el inventar» de bienes comunes susceptibles de exptotacion, que se solicitó a la administración hace más de seis meses.

El Dr. Uriel Dussan plantea: El problema es el objeto conti-atado, que la responsabilidad es de la adminisb^dón ya que se les dio una herramieita importante que fue el derecho a través de un contrato con un abogado para que les ayudara a realizar el reglamento. Si el abogado no to hizo, pues le corresporKJe a la administración de fondo salir con algo porque qué pena con la Asamblea, que le vamos a decir.

La administi^ción dice que ha hecho varios requerimientos al abogado, pero sólo le contestó a mediados de enero, manifestó que tiene reunton con el abogado el martes 31 de enero y de ello informará al consejo. Se te solicita a la administractón que envíe también el cronograma de trabajo para cumplir con el propósito de llevar el reglamento de exptotacion económica para aprobación de la próxima Asamblea.

Manual de contratación centto Ilarco:

La administi3ción informa que el 23 de Enero fue enviado a los consejeros el documento "PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAaÓN "y no ha recitwdo vía coneo electrónico ningún comentario.

Se dio lectura en el consejo, el objetivo del manual de contratadón motivado en la proposicton aprobada por la pasada Asamblea así:

"Con el propósito de optimizar los procesos de selección, adjudicación, ejecución, evaluación y control para la eficiente utilizactón de los recursos de la copropiedad., se sometió a consideración la siguiente proposición "

El contenido del manual quedó establecido en la proposidón aprobada por la Asamblea: "Denti-o del marco legal correspondiente, solidtar a la Administradón la elaboración de un manual de contratactón, que conduzca a una efidente utilización de los recursos del Centro Ilarco P.H."

Conforme a lo anterior se explicó que el manual debe contener un marco jurídico, que es la ley 675 y el reglamento de Centro Ilarco donde están reglamentados temas de tesorería, presupuesto, control contratos y las obligaciones de la administración, to mismo que el papel que cumple la revisoría fiscal y el consejo al respecto de la confratactón. También se solicitó generar competenda entre proveedores en calidad y precto para to cual continuamente se debe estar analizando los proveedores de bienes y sen/icios.

En conclusión, dentro del marco jurídico el manual de confacitación de bienes y servictos a i centro ilarco debe contener un índice que inicie desde su indusión en el presupuesto, conditíones de invitadón, selecdón, adjudicación, ejecuckSn. En la ejecución hay que tener en cuenta temas como actas de iniciación, interveitoría

<t o control de plazos, financiero, actas de finalización pólizas garantía, mantenimiento etc.

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ACTA 227, REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAOÓN


El Dr. David Salcedo se comprometió enviar el manual para revteión del consejo el 17 de Febrero 2017 teniendo en cuenta las consideraciones liechas en el consejo y to solicitado por la Asamblea.

Concei^ns cortó mediano plazo planteado en proyecto por finalizar

Se aclaró que debe informarse el estado del proyecto a 31 de diciembre 2016 y si no está terminado estimarse cuando se va a culminar.

El Dr. Santiago Cuervo: Sugiere que en el informe no se debe consignar üpos de plazos sino, que senciHaments a esos proyectos o actividades est irar les fechas. Sugerencia que fiffi acogida por el consejo.

10. CRONOGRAMA DE CARA PRÓXIMA ASAMBLEA ORDINARIA

Como Inserto al Sistema de Infonnación de consejo S.I.C. se presentó un cuadro de chequeo de tareas haaa la Asamblea y se seguirá actualizando en cada reuniái de consejo.

ACTIVIDADES OBSERVAaONES Y CUMPUMIENTO FECHA

Envfo otrosí del contrato de administradón Para revisión y firma del Presidente weme«27 ene. /17

Env» acta 226 reunión de presupuesto El consejo solicBa a la secretará tener en cuenta las obsen^aciones tratadas y envíe nuevamente el acta con las correcckines.

maftes31 ene. /17

Reunión Administración y abogado contrato de reglamento explotación bienes comunes.

De esta labor íntonnar al consejo sobre cronograma para presentar el reglamento en la próxima Asamblea. marte» 31 ene. /17

Con«r nuevamente el proyecto de presupuesto 2017 y enviarlo a los consejeros

Los consejeros lo revisaran y lo aprobará en consejo del 23 de febrero para ser enviado con la Convocatoria de Asamblea

miércoles 1 feb. t\l

Envfo estados financieros preliminares presentados consejo 23 de enero S.I.C diciembre 31 2016

viernes 3 feb. /17

Envfo por parte de la administración del manual de contratación caitro Ilarco Se evaluará en el próximo consejo. viernes 17 feb. /17

Reunión de consejo ordinario jueves 23 feb. /17

El Dr. David Salcedo se comprometió a enviar el matvjal de contratación para revisión de los consejeros.

I3ebe elaborase dentro del marco jurídico y contenido solicitado por el consejo y Asamblea. viernes 17 mar. /17

Asamblea General jueves 30 mar. /17

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11. PROPOSICIONES Y VARIOS: APROBACIÓN POLÍTICAS NIFF, OTROSI CONTRATOS

TEMAS:

Políticas NIFF:

El cinco de enens fueron enviadas la políticas contables para revisión de los consejeros, el consejo solKltó a la administración que revtee nuevamente el documento ya que existen inconsistencias como que las normas ya se están aplicando desde el 2015.

Los estados financieros se llevaran a la Asamblea hacierKto los ajustes a las políticas contables c onv i d a s que deben enviar nuevamente a tos consejeros. Se están reclasricando algunas cuentas del pasivo al patrimonto. Haciendo ajustes con el sistema contable Elisa. También se infonna que se trabaja dentno de tos témiinos de la Ley 13 de 2009 y decreto reglamentario 3029 de 2013, entre otros.

Otrosí contrato de vigilancia:

Para la renovación del contrato G4S se acordó que deben documentar claramente, como debe articularse nuestro sistema tecnológico de cámaras, de acceso y registro, con el servicto de guardas para evitar siniestnos como ia pérdida de 7 bicicletas, igualmente proponer sinergias con guardas de la misma empresa que prestan servicio en ei Centro. Adictonalmente, establecer las funciones de G4S frente a nuestro plan de emergencia y establecer comunicación con ia compañía de segures a través de la ARL. También se acardo una reunión trimestral en el consejo para evaluar la seguridad en el Centro.

El Dr. David Salcedo infonna que el otrosí no se ha firmado porque en varias oportunidades se les ha requerido y no ha enviado la minuta.

Se le solicitó a la administración notificar

Otrosí contrato de administración:

Ei presidente le recuerda al representante lega! que a la fecha no ha recibido el otrosí al contrato de administractón, en donde debe existir un compromiso adquirido con la administración desde agosto 2017 y reiterado en noviembre como condición para la prórroga del contrato, allí los ingresos mínimos descontado IVA mensuales a recaudar plazoleta deben ser $25 millones. Este este compromiso debe estar contenido en el otrosí para procederto a firmar. También en el en otrosí debe incluirse el anexo de actualización de prectos de tos mismos servictos y tiempo contratados en términos de costos unitarios y totales, ajustado a la nueva reforma tributaria. El presidente agrega que el compromiso de la adminisb^ción debe quedar muy claro en el OtnKÍ ya que no hay explfcacton frente a la Asamblea que se hizo una inverstón de más de $52 millones y que los ingresos sean inferiores a tos presupu^tados el año anterior. Igualmente advierte que se tienen 30 días para advertir sobre el incumplimiento y la Administración to sabe.

Respecto a la mriuta d d otrosí el Dr. David Salcedo se compromete a enviar el día de mañana.

Sistema de seguridad en el trabajo y ei manejo de la i>ases de datos.

La Doctora Clara Bermúdez reitera ia solicitud que hizo en el consejo anterior, de tener en cuenta en el presupuesto los costos para desarrolla to de ley en tomo al sistema de seguridad en el trabajo y manejo de bases de datos y su confiabilidad.

Tema pulilicidad exterior visual La secretaria de medio ambiente no dto permiso sino para dejar soto en el aviso la nomenclatura

t la adminisfración delegada manifestó que enviará copla del oficio en donde informan sobre el asunto.

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ACIA 227, rr-=^''iO ^'0^ OO^CCVIO REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAQÓN


Affquisición nuevo proyector

El Dr. Santiago Cuen/o propuso tener en cu«ita en el presupuesto, la adquisición de un buen proyector porque con el actual las presentaciones no se pueden leer.

Desnivel adoquines área senderos peatonales primer piso:

El doctor Alfonso Medina recomeidó darle mantenimiento de nivelación a los adoquines para evitar accidentes.

Baja recaudo parqueadero 2016

El doctor Alfonso Medina recomienda a la adminisfración tener cuenta tos ingresos del parqueadero que va a ser tema en la Asamblea.

O Ginstanda comportamiento baja ingresos parqueadero planieta: El consejero José Manuel Echandía deja constancia y explica el comportamiaito de los ingresos del parqueadero: para el periodo enero- febrero y agosto-diciembre, periodo en el cual entró el nuevo sistema de parqueadero y por últinno explica cómo quedó la capacidad del nuevo sistema: -COMPORTAMIENTO INGRESOS NETOS (VALOR FACT.-IVA) ENERO-JULIO

COMroRTAMIENTO IN6RES0S NETOS (VALOR FACT.- IVA)

PRESUPUESTO ORDINARIO 2 0 1 6 2 . 0 1 6 2 . 0 1 5

D I F E R E N C I A 2016 2015

DIFERENCIA CON VALOR PRESUPUESTO 2016 ENERO-JULIO $22.888.680

22.888.680

LAS TARIFAS DE $ 4 8 PESOS ENTRARON EN FEB 2 0 1 5

D I F E R E N C I A 2016 2015

DIFERENCIA CON VALOR PRESUPUESTO 2016 ENERO-JULIO $22.888.680

ENERO 15 .579 .531 31.873.148 -7.309.149

FEBfSRO 17 .810 .291 21.814.956 - 4 J > 0 4 . 6 6 5 -5.078.389

MARZO 1 7 J S S 7 . 9 3 0 21 .738.141 - 3 . 8 8 0 J : I I -5 .030.750

ABRIL 19.243.756 19.477.630 - 2 3 3 J 7 4 -3 .644.924

MAYO 15.850.088 19.881.897 -4.031.809 -7.038.592

JUNIO 16.226.880 19.498.535 -3.271.655 -6 .661.800

JULIO 14 .945 .614 22.122.109 - 7 . 1 7 6 4 9 5 -7.943.066

MENOR INGRESO FEB.-JUUO 2 0 1 6 -22.598.709 - 3 5 3 9 7 . 5 2 1

Se observa que el menor ingreso febrero- julio comparado con la anterior administración disminuyó en $22.5 millones o de 35.3 millones respecto al prsupuesto 2017. Recuerda que el consejo, desde el mes de mayo, advirbó a la administración de la baja de los ingresos y pidió que ^ b l e c i e r a n las medidas necesarias para ei control de ingresos, como un reloj para conbt)l de tjempo de entrada y salida; de to cual ia revisoría no se pronunctó.

En el mes de Noviembre se aprobó la renovación del contrato con Acinco Ltda., condicionado al cumplimiento de tos ingresos esperados.

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REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRADÓN -íJkiOnO I)=02. CENTRO ILARCO P.H. ENERO 26 DE 2017

En la entrada del nuevo sistenna se lleva $12.000.000 millones de no recaudo.

La capacidad aliora es de 40 cupos para vehículos y 20 para mcAos con una tarifa del 80% de los autos.

La meta es de $25.000.000 de pesos que son factibles.

Solicita puWicitar los parqueaderos y los otros sen/icios que se prestan.

El Dr. David Salcedo manifiesta que la proyección de recaudos que el presentó, para la aprobación del proyecto si se cumplió y la proyación que hizo la administración desde el momento que entro el sistema hasta el mes de diciembre de 2016 se cumplió en un 95%.

Desde que Acinco Ltda. tomo la Administración en aiero comenzó a informar que el software de parqueadero mostraba deficiencias y falta de controles, fue por eso que se pensó en la automatización y mejora del sistema y desde el mes de febrero se comenzó a plantear el proyecto.

La Administración no se quedó parada para mejorar el recaudo y por esto el recaudo se comenzó a incrementar con la implementación del nuevo parqueadero.

La Dr. Clara Bennúdez, dice que sería bueno hacer un barrido a las actas a ver cuánto tiempo se demoraron en aprobar el proyecto del nuevo sistema de parqueadero, también de las deficiencias del software de parqueadero que se habló en varias oportunidades en el consejo; se dice que la Revisoría fiscal no evidenció que no había retoj, pero en los informes se habló del bajo recaudo, por constante dafto del software parqueadero, que dependía de una sola persona y hubo hasta dos semana trabajando manual.

El consejero José Manuel Echandía comenta: Como informó la administración y revisoría fiscal se operó é parqueadero manualmente en múltiples ocasiones hasta julio 2016. Durante este periodo cuando se trabajaba manualmente no se establecieron ios controles mínimos como son un reloj para registrar ia entrada y salida de vehícultK , base para ei cálculo de tarifas. Los operarios entregaban la tarjeta de ingreso a quien querían, escribían la hora de entraba y salida que querían y entregaban el dinero que querían. Esa es ia razón por la cual los ingreso durante enero-julio disminuyeron 35.3 millones respecto al presupuesto.

El consejo enteró a la administración que por control mínimo debía contarse con un reloj para marcación de entrada-salida., el cual se compnS después de la enfrada del nuevo Sistema. Conforme a lo anterior el consejo no es responsable por la baja de ingresos en este periodo.

COMPORTAMIENTO ENTRADA NUEVO SISTEMA PARQUEO AGOSTO-DiaEMBRE

ENTRADA NUEVO SISTEMA PARQUEADERO v/s ingreso estimado y $22.88 millones de presupuesto 2016

AGOSTO 23.681.503 25.000.000 -1318vW7

SEPTIEMBRE 23.882.931 25.000.000 -1.117J)69

OCTUBRE 22.099.561 25.000.000 -2J00.439

NOVIEMBRE 22.9S0.003 i 25.000.000 -2i)19^97

DICIEMBRE 20.311.810 25.000.000 •4488^90 MENOR INGRESO ESTIMADO NUEVO SISTEMA

12.044.192 MENOR INGRESO RESPEao AL PRESUPUESTO •l>t87.592

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ACTA 227, REUNIÓN OFIDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAQÓN CdtiünO Dr02.


En agosto 2016 entró el nuevo sistema de parqueadero y en el periodo agosto- diciembre los ingresos fueron merKS 12 millones respecto ai valor estimado del sistema y menos 1.4 millones respecto al presupuesto mensual.

El Dr. David salcedo solicita que quaJe en acta que la proyección de retomos cuando presentaron el proyecto de parqueadero se cumplió y la proyección ingrese» que hizo cuando entró el nuevo sistema, hasta el mes de diciembre se cumpiro en un 95%.

NUEVO SISTEMA PARQUEADERO Y UTIUZAaÓN MÁXIMA

INGRESOS MENSUALES A PLENA UTILIZACIÓN

valor faet BRUTO VAIOR NETO

DATOS PARQUEADERO VARIABU +$HORA/{140,19)

Número parqu. Autos; 45 49 41 motos carros Número parqueaderos motos 20 39 33

numera horas db 16 16

días mes 26 26

INGRESO DÍA NETO 1.778J24 2.408.067

INGRESO MES NETO 46.249.412 62.609.748 % UTIUZACIÓN CON PRESUPUESTO de 25 MlUONES 409t

Con base en este aparte de la constancia, el nuevo sistema de pareiueadero cuenta con 45 parquees de autos y 20 para motos. Si se utilizan 26 días al mes a tarifa neta por minuto de $41 autos y $33 moto, con la operación de 16 horas día contratada se alcanza un recaudo máximo de 62 millones y si el presupuesto es de 25 millones la meta de ocupación es del 40%, esta meta es factible.

Se rKomienda promocionar el panijueadero y volver a utilizar el aviso sobre los servicios precios y horario. Se informa al consejo que el aviso to quitaron desde hace varios días, lo cual puede Incidir en las ventas.

Como aports del consejo se está realizando un diagnóstico del nuevo sistema a fin de buscar el fortalecimiento de los controles en tos procesos de entrada, salida, facturación y cumplimiento de metas, lo mismo que plantear alternativas de otro operador del parqueadero owi el objeto de aumentar ingresos todo to anterior con estudio de costo beieficto. Para esta tarea se propuso htegrar una comisión canpuesta por los consejeros Alberto Silva, Uriel Dussan y José Manuel Echandía. El consejo aprobó la propuesta

El presidente solicita que se anexe al acta el cuadro explicado, objeto de la ccsistancia

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Hoja No, 1184 Empresa: Centro Ilarco PH Nit 830032687-8 Código: CI02 JUNTA ADMINISTRATIVA

€ ACTA 227,

REUNIÓN ORDINARIA CONSBO DE ADMINISTRAQÓN CENTRO lURCO P.H. ENERO 26 DE 2017

12. CIERRE

Sendo las 7:40 P.M. se da por terminada ia sesión.

Firman eo-cxwistancia:

PRESIDENTE

JOSÉ MANUEL ECHANDÍA

SECRETARIO

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