access
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Microsoft Access
Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los
sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y
orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas
organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office.
Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser
fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas
bases de datos pueden ser consultadas por otros programas
Ventana de Microsoft Access
PASOS PARA INGRESAR A MICROSOFT ACCESS
1. Seleccionar el botón Inicio localizado en la barra de tareas de
Windows.
2. En el menú que se despliega, señalar la opción Programas.
3. Posteriormente y dependiendo de cómo estén configurados los grupos
de programas, puede existir una opción de menú que agrupe las
aplicaciones de Microsoft Office. En tal caso, señalar dicha opción la
que desplegarán nuevo menú en el que se localiza una opción para
Microsoft Access; y sobre ésta, hacer clic para su ejecución.
PARTES DE LA PANTALLA DE ACCESS
Cuando ingresamos al Access, cuando existe la posibilidad de crear y
manipular objetos a través de los menús y ventanas que proporciona el
programa, se dice que estamos en el ambiente Access.
Cuando se están realizando actividades sobre Access, estará presente
una pantalla muy similar a la que a continuación se muestra. A partir de
ella se puede acceder a numerosas ventanas y opciones que realizan
funciones especificas sobre los datos.
Access 97 muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana
del entorno Windows.
.
La ventana principal de Access contiene un listado contodos los objetos
que conforman la base de datos. : Tablas, Consultas,Formularios,
Informes, Macros y Módulos.
Barra de Menú.
La barra de menú, que se encuentra situada debajo de la barra de título de la
ventana, presenta los diferentes menús disponibles para la aplicación. Cada
menú contiene una lista de diversos comandos que se utilizarán según las
necesidades.
RELACION ENTRE TABLAS
Para que los datos de las tablas se puedan seleccionar, encontrar y procesarde forma rápida y eficaz, es necesario que las tablas no se encuentrenaisladas unas de otras.
Las tablas tienen que estar relacionadas con otras formando estructurasrelacionales. La relación es una asociación establecida entre camposcomunes (columnas) en dos tablas.
Los campos que entran en relación pueden llamarse de distinta manera, perotienen que ser del mismo tipo de datos. La relación permite al motor deAccess, encontrar datos relacionados en ambas tablas.
Por ejemplo podemos encontrar NOMBRE, APELLIDO (de la tablaEMPLEADO_PERSONAL), SALARIO, y DEPART (de la tablaEMPLEADO_LABORAL) de uno o varios empleados.
RELACION DE UNO A UNO
Por cada registro de la tabla principal
(tabla que contiene la clave principal)
puede existir un sólo registro en la tabla
relacionada (tabla que contiene la clave
externa).
RELACION DE UNO A VARIOS
Por cada registro de la tabla principal
(tabla de la clave principal o lado uno de
la relación) pueden existir muchos
(infinitos) registros en la tabla relacionada
(tabla de la clave externa o lado infinito
de la relación
RELACION DE VARIOS A VARIOS
Una tabla intermedia contiene la clave
principal múltiple que se forma con la
combinación de dos (o más) claves
externas. La combinación de estos dos
campos forma un campo que no se
repite.
INTEGRIDAD REFERENCIAL
Es un sistema de reglas que utiliza Microsoft
Access para garantizar que las relaciones
entre los registros de tablas relacionadas
son válidas y que no se eliminan ni
modifican accidentalmente datos
relacionados.
REGLAS
El campo coincidente de la
tabla principal es una clave
principal o tiene un índice
único.
Los campos relacionados
tienen el mismo tipo de datos.
Ambas tablas pertenecen a la
misma base de datos de
Microsoft Access.
ESTABLECER INTEGRIDAD REFERENCIAL
No se puede introducir un valor para
ese campo en la tabla relacionada si
antes no ha sido introducido en la tabla
principal
•No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen
registros coincidentes en la tabla relacionada.
•No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si
el registro tiene registros relacionados
Al hacerlo se activaran 2 opciones
Actualizar en cascada los
campos relacionados
Eliminar en cascada los
registros relacionados
TABLAS
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados
o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un
elemento, como un determinado empleado.
UN REGISTRO SE
COMPONE DE:Campos;
como un nombre, una dirección
y
un número de teléfono.
Los registros se suelen
denominar también filas y los
campos, columnas.
CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para
cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la
ubicación.
Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de
datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista
Hoja de datos.
CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS
EXISTENTE
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic enAbrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vistaHoja de datos.
CREAR UNA TABLA A PARTIR DE UNA PLANTILLA DE
TABLA
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla
y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la
lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha
seleccionado.