Access 2010Pantalla, banda de opciones ,funciones y características

En 1988 se empezó a desarrollar un producto SQL (de nombre clave Omega) para Windows y OS/2, junto con el que se escribió un lenguaje de macros llamado EB "Embedded Basic" que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft hasta la llegada de VBA.

alelandra21/09/2014

ACCESS 2010

JENNI ALEJANDRA MUÑOZ MUÑOZ

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LA LAGUNA

GRADO UNDECIMO

TECNOLOGÍA E INFORMATICA

PITALITO

2014

ACCESS 2010

JENNI ALEJANDRA MUÑOZ MUÑOZ

Trabajo presentado como requisito para la nota del cuarto periodo académico

AIXA YALILA NEIRA HERRAN

INGENIERA DE SISTEMAS

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LA LAGUNA

GRADO UNDECIMO

TECNOLOGÍA E INFORMATICA

PITALITO

2014

NOTA DE CALIFICACION

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AIXA YALILA NEIRA HERRAN

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La laguna 21/09/2014

INTRODUCCION

Este trabajo se elaboro con el fin de conocer cómo manejar una base de datos y sus elementos que la integran. Para eso debemos tener en cuenta que Microsoft Access Éste programa realiza bases de datos, éste es una recopilación de información relativa a un asunto en particular, como fin de que esté disponible en el momento requerido, por ejemplo, datos de clientes de un videoclub pudiendo descubrir ¿Cuántas películas ha visto durante un período de tiempo, qué cantidad de dinero ha gastado en él?, recopilación de una colección de música, y se mantiene dentro de su ordenador hasta que el usuario desee eliminarla. Para un novel le será muy complicado quizás realizar una base de datos, al principio, pero con cierta información y dedicación al programa Access rápidamente podrá manejarlo.

JUSTIFICACIÓN

Esta investigación se elaboro con el fin de conocer o profundizar toda la pantalla de Access desde sus comandos, grupos, fichas hasta sus principales menús.

Además sabemos que Access cuenta con una serie de opciones donde nos permiten personalizar, agregar o editar todo tipo de datos. También tiene unas características donde se puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos, y puede utilizar. Tablas, lo representa de manera similar que en excel, donde las columnas son campos y las filas son registros.

OBJETIVOS

GENERAL:

Conocer los elementos y la pantalla principal de Access

ESPECIFICO:

Identificar las principales funciones y características d Microsoft Access

Especificar como podemos crear una tabla y un formulario

Realizar ejemplos de bases de datos según sus tipos

ACCESS 2010

ELEMENTOS DE ACCESS 2010

Arrancar y cerrar Access 2010

Existen dos formas básicas de iniciar Access 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir

.

La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Las barras

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar .

La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access

como Guardar o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más adelante.

La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio>Portapapeles>Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón

.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la

opción Abrir.

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BloqNum), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices.

La ayuda

Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos:

Hacer clic en el botón de Ayuda , en la zona derecha de la Cinta de opciones.

Pulsar la tecla F1 del teclado.

El programa también ofrece otras opciones interesantes, para elllo:

Pulsar Ayuda en la pestaña Archivo. En este apartado además encontrarás enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarán información sobre las novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del programa.

BANDA DE OPCIONES

Grupo Archivo:

PESTAÑA INICIO:

Grupo portapapeles:

Opciones de Copiar y Pegar:

Corta lo que tenemos Seleccionado. (CTRL + X)

Copia lo que tengas Seleccionado. (CTRL + C)

Copia el Formato de lo Seleccionado. (CTRL + Mayus + C)

Opciones de Pegar. (CTRL + V) –

     

Pegar: Pegaría en el documento lo que tenemos en el Portapapeles.

Opciones de Pegado Especial. Pongamos un Ejemplo:

Hemos copiado un Texto: Nos daría opciones para pegar el texto

Si hubieramos copiado un Objeto nos dara otras opciones.

Opciones del Portapapeles:

Podemos Seleccionar que queremos Pegar.

Pegar Todo: Nos pegara todo lo que tenemos.

  --  Si es Posible, no siempre se puede hacer.

Borrar Todo: Limpia el Portapapeles.

Grupo fuente:

  

Opciones para la Fuente de Letra, tipo, medida, grosor, colocación, etc.

Tipo de Letra:                                                    Medida del Texto:     

                      

 

Alineación del Texto:                                

 Opciones de Letra:                                  

         

Con estas opciones, colocaremos el texto en el documento y le daremos formato.

Ejemplo:  Negrita: HOLA   Cursiva: HOLA  Subrayada: HOLA 

Opciones de Color. Fuente, Fondo, Relleno y División:

          

Estas opciones las utilizaremos para dar mejor presencia a nuestra base de Datos.

Formato de la Hoja de Datos: Fuente

 

Opciones para dar efectos  y relieve a las celdas y cuadricula

GRUPO ORDENAR Y FILTRAR:

 Opciones de los Registros:

Diferentes opciones que podremos hacer a los registros de la Base de Datos, entre ellos Nuevo, guardar, eliminar, sumar totales, revisar el texto, actualizar y dar formato a las Celdas.

Opciones de Ordenación y Filtrado:

GRUPO FILTRAR:

Opciones de Búsqueda, Reemplazo y Selección     

Haz Clic en Buscar y saldrá la Ventana de Búsqueda.

En Buscar: Escribiremos el texto que buscamos. En Coincidir: Selecciona la opcion que quieras.Pulsa Buscar siguiente

MENÚ CREAR

Desde el Menú Crear podremos introducir en nuestra base de datos los elementos necesarios para el funcionamiento de la misma. Entre estos

elementos están las Tablas, Informes y Formularios, además de las opciones de Macro.

Tablas:Diferentes opciones

Opciones de Tablas: Tabla, Plantillas, SharePoint y Diseño de la Tabla

Entre las opciones podremos introducir una Tabla nueva desde el principio, crearla a través de diferentes plantillas o diseñarla nosotros mismos, creándola tal como a nosotros nos interese y con los campos que nosotros creamos necesarios.

Nueva Tabla:  Entramos en la pestaña - Hoja de Datos

Al entrar nos encontraremos con la opción de crear los campos de la nueva Tabla. La Pestaña Hoja de Datos, nos da opciones para la creación y el formato de los campos que tendrá nuestra tabla. Todas estas opciones las veremos cuando termine de enseñar todos los menús y Opciones de Access.

Plantillas de Tablas y SharePoint: Diferentes opciones ya prediseñadas

           

Diseño de Tabla: Pestaña Diseño. Opciones de diseño de la Tabla.

 

Formularios: Diferentes opciones para crear un Formulario

Opciones:

Como podéis ver en la Imagen nos da diferentes opciones para crear nuestro formulario.

Entre las opciones tenemos Crear el Formulario, crear grafico dinámico, formulario en blanco y la opción de crearlo a nuestro gusto.

Nuevo Formulario: Pestaña Formato - Opciones para crear nuestro formulario

Nuevo Formulario Dividido: Opciones para ver el Formulario y la Tabla de la que depende.

Varios Elementos: Crearía un formulario en el que veríamos una lista de los registros.

Grafico dinámico: Opciones que nos permiten crear un grafico con nuestros datos.

Nuevo Formulario en Blanco: Crea un formulario vacio, tendremos que crearlo.

Vista Diseño: Pestaña Diseño. Opciones para crear el Formulario

 

Informes: Opciones de creación de diferentes Informes

Opciones Nuevos Informes:

Opciones de Creación de Informes, Asistentes y Diseño.

Informe: Crea un Informe Básico con diferentes opciones

 

Etiquetas: Es un Informe especial que nos permite crear etiquetas diferentes

Informe en Blanco: Puedes crear el Informe desde el principio.

Asistente Para Informes: Nos ayudara en la creación de Nuestro Informe

 

Diseño de Informes: Te permite diseñar tu propio Informe desde el principio

Otros: Asistente para consultas, diseño de consulta y Macros.

MENÚ DATOS EXTERNOS:

Desde el Menú Datos Externos, podremos importar datos desde diferentes tipos de archivos de datos como Excel, Access, Texto, XML, DBF, etc.

Importar:Diferentes opciones

 

Importaciones guardadas: Opción de recuperar importaciones ya hechas.

Para poder utilizarlo debemos guardar las importaciones de archivos que vamos haciendo y esta opción nos permitiría repetir estas importaciones ya realizadas.

 

Importar Access: Buscaremos y seleccionaremos la Tabla, consulta, etc. a importar.

Nos da 2 opciones, una Importar que nos copiara los datos en nuestra base de Datos. La segunda, Vincular, nos creara un vinculo con el archivo de datos, sin copiar los datos en nuestra BD.

Importar Excel: Buscaremos y seleccionaremos la Tabla de Excel a Importar

En la Importación de Excel, nos da 3 opciones, las dos anteriores, Importar y Vincular, y una tercera que añadiría los datos a la Tabla que ya tenemos. Para esto las dos tablas tienen que tener las mismas características y composición. 

Importar SharePoint: Se Utiliza en Trabajo en Grupos Windows.

Esta opción no la veremos en el Manual, ya que es para Trabajar en grupos y no para Uso Personal, que es la Opción principal de este Blog / Web.

 

Importar Archivo de Texto: Busca y selecciona el TXT que quieres Importar.

Tenemos 3 Opciones lo mismo que en Excel, con las mismas opciones.

Importar, Anexar y Vincular 

 

Importar XML: Busca y selecciona el Archivo XML que quieres Importar..

Solo nos dará la opción de Importar el Archivo a nuestra Base de Datos.

 

Recopilar Datos: Crear o Administrar opciones de correo Electrónico.

Listas de SharePoint: Opciones para Trabajar en Grupos de Windows.

Opciones SharePoint: Opciones para Trabajar en Grupos de Windows.

MENÚ HERRAMIENTAS DE LA BASE DE DATOS:

Desde el Menú Herramientas de la Base de Datos, podremos Acceder a diferentes herramientas que podemos utilizar en nuestra Base de Datos, desde Escribir o Crear Macros, establecer las relaciones de las Tablas, dependencias, analizar, cifrar, etc.

Macros: Diferentes opciones, Abre Editor de Visual Basic.

Editor de Visual Basic: Lo utilizaremos para escribir código en Nuestra BD:.

Ejecutar Macro: Selecciona la Macro creada para Ejecutarla.

Mostrar y Ocultar: Relaciones de Tablas, propiedades y dependencias.

Añadir Relaciones: Desde Aquí crearemos las relaciones entre nuestras Tablas..

Mostrar Tabla: Selecciona las Tablas para utilizar en las Relaciones 

Hoja de Propiedades: Información de Nuestra Tabla.

 

Vista de una Relación entre Tablas.

Dependencias de los Objetos: Información de las Dependencias de la BD.

Barra de Mensajes: Muestra o Oculta la Barra de Mensajes.

Analizar: Análisis de rendimiento de nuestra Base de Datos.

Documentador de la Base de Datos.

 

Analizador de Rendimiento

 

Asistente para Tablas: Ayuda para el Análisis de la Tabla.

Nos dará la información necesaria para que nuestra Base de Datos funcione bien.

Mover Datos:

Asistente para Convertir a SQL Server

Divisor de Base de Datos: Opciones de Servidores de BD.

 

Herramientas: Herramientas de la Base de Datos.

Administrador de Tablas Vinculadas: Tablas Vinculadas si las has creado.

Administrador del Panel de Control: Tendrás que crearlo antes de utilizarlo.

 

Cifrar con Contraseña: Es Necesario tener la BD en modo exclusivo.

Panel de Control

Complementos: Administra los complementos que tengas en la BD.

Opción de Guardar la Base de datos como ACCDE.

MENÚ HOJA DE DATOS:

Al Abrir una tabla de la Base de Datos, también se abre la Barra de Menús Hoja de Datos con opciones de Edición y Vista de nuestra Tabla. Entre las opciones: añadir Campos, Columnas, Filas, Registros y podremos decirle el tipo de datos y su formato, además de crear Relaciones entre las diferentes tablas.

VISTAS, CAMPOS Y COLUMNAS

FORMATO Y TIPO DE DATOS

MICROSOFT ACCESS: FUNCIONES Y VENTAJAS

ConceptoÉste programa realiza bases de datos, éste es una recopilación de información relativa a un asunto en particular, como fin de que esté disponible en el momento requerido, por ejemplo, datos de clientes de un videoclub pudiendo descubrir ¿Cuántas películas ha visto durante un período de tiempo, qué cantidad de dinero ha gastado en él?, recopilación de una colección de música, y se mantiene dentro de su ordenador hasta que el usuario desee eliminarla.

Para un novel le será muy complicado quizás realizar una base de datos, al principio, pero con cierta información y dedicación al programa access rápidamente podrá manejarlo.

Funciones y ventajasCon las características de Access puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos, y puede utilizar:

Tablas, lo representa de manera similar que en excel, donde las columnas son campos y las filas son registros.

Formularios, aquí podemos presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas, access incorpora un asistente que genera automáticamente los formularios más comunes.

Informes, es una manera de presentar los datos significativos que queremos que sean distribuidos. Por ejemplo, sacar un informe con todas la películas que ha visto Don Francisco Pérez Santana en el mes de mayo y el dinero total que ha generado dicho mes.

Consultas, los datos que reflejan las tablas pueden proceder de una o un conjunto de ellas, en las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar datos de las tablas y coger aquellos que solo cumplan con el criterio deseado.

Páginas de acceso a internet, realizando hipervínculos. Las ventajas de usar las bases de datos es de evitar la redundancia, la inconsistencia, obligar al cumplimiento de las normas para la adición y eliminación de datos en la base de datos, también es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos y mantener la integridad entre los datos.

Ponte al día con access y descubrirás la multitud de tareas que puede realizar con esta aplicación.

EJEMPLOS DE BASE DE DATOS

Ejemplos de base de datos, contenido

Según su contenido pueden ser muy variables ya que pueden contener datos bibliográficos donde se puede encontrar junto con la publicación, el nombre de su autor, la fecha de esa publicación con su título y la edición. No se encuentra el texto completo sino un extracto, es decir que se encontrará una síntesis del texto completo.

De hecho también podemos hablar de las bases de datos de texto completo donde se guardan las fuentes primarias con el contenido completo de ediciones como por ejemplo una colección científica completa.

De información biológica o química se tratará de las que guardan la información que tiene que ver con la medicina o la química, subdividiéndose en la de:

Medicina, química y biología .Las de datos clínicosLas de estructura conteniendo datos que se experimentan sobre las estructuras biomoleculares.

Las de las rutas metabólicas

Las que guardan las secuencia de las proteínas o los nucleidos

Ejemplos de base de datos, modelos

Si bien son clasificadas de acuerdo a su función también admiten una clasificación según el modelo de la administración.

Los modelos son abstracciones, no objetos físicos pero que a partir de ellos se puede implementar un buen sistema de bases de datos que se refieren a conceptos matemáticos y a algoritmos.

Las jerárquicas son modelos con una forma de árbol invertido donde el nodo padre puede constar de varios hijos. Cuando el nodo carece de padre es llamado raíz y cuando carece de hijos se llaman hojas.

Esta resultan útiles en aplicaciones que necesitan manejar un tipo de información de gran volumen.

No obstante no cuenta con capacidad para poder tener eficacia en la representación redundante de datos.

Es diferente a la anterior, se modifica e nodo como concepto, un nodo puede tener varios padres.

A pesar de haber resultado una mejoría al anterior es utilizada por programadores y no tanto por usuarios comunes.

Las transaccionales funcionan para enviar y recibir datos a una gran velocidad. Son las elegidas para el control de calidad dentro de la industria y producción. Recolecta y recupera datos a alta velocidad. Con lo cual no resulta un problema la duplicación de la información o su redundancia. Se pueden conectar a las bases de datos relacionales.

Las relacionales administran de una forma dinámica los datos y resuelve problemas reales.

En el modelo y en el jerárquico la forma y lugar donde son almacenados los datos es relevante, no así en las relacionales, por ello es de más fácil comprensión y utilización por el usuario. A través de consultas se puede recuperar una información. SQL es el lenguaje habitual para la construcción de las consultas en las relacionales.

Las multidimensionales desarrollan aplicaciones concretas sin demasiada diferencia con respecto a las relacionales, solo en lo conceptual. Sus atributos o campos de una tabla pueden representar dimensiones de la tabla o métricas a estudiar.

Ejemplos de base de datos, variabilidad

Dentro de la variabilidad nos encontramos con:

Estáticas, solo de lectura que se utilizan para guardar datos históricos a utilizar para el estudio del comportamiento de varios datos en un determinado tiempo, para la toma de decisiones, para proyecciones, etc.

Las dinámicas permiten la modificación a pesar del tiempo, la actualización, borrar o agregar datos y operaciones de consultas. Son utilizadas por ejemplo en una empresa, en una farmacia o en un supermercado.

 

La base de datos se compone del hardware que se constituye por un dispositivo que tiene capacidad para almacenar, como puede ser cintas, tambores o discos.El software, un sistema administrador de base de datos o DBMS.Datos que serán almacenados según la estructura externa y serán procesados para transformarse en información

Ejemplos de base de datos, conceptos

 

Ejemplos de base de datos, conceptos

Dentro de los conceptos básicos nos encontramos con:

Los campos como unidad de referenciaLos registros como conjuntos de camposEl archivo como conjuntos de registros.

Ejemplos de base de datos, integridad

La integridad es la seguridad con la que se mantendrán datos correctos.

La fuente de error es originada si no es validado el programa de entrada de datos. Como defectos del programa, error humano, datos que no son válidos, actualizaciones que no son completas o fallas en el hardware.

La validación significa la protección de datos, la validación en la entrada de datos que puede ser:Integridad referencial, el DBMS estará seguro que habrá hijos con registros padres.Los valores clave no nulos que aseguran valores que no son nulos y registros únicos.Valor de dato, que al definir un valor entero podrá especificar un rango y de ese valor no se podrá exceder.Tipo de dato no se permite ingresar números enteros, cuando un campo es definido como char o carácter.References

CREAR UNA TABLA DE DATOS

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio

SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.

Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla,

encontraremos el botón Ver>Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

Los diferentes tipos de datos de Access son:

Texto:

permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

Memo:

se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

Número:

para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo númerola propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Fecha/Hora:

para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda:

para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Auto numérico:

número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No:

valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE:

objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervínculo:

texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección:

ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección:

posición dentro del archivo o página.

Sugerencia:El texto que aparece como información sobre herramientas.

El asistente para búsquedas:

Profundizar en la opción Asistente para búsquedas y describir la pestaña Búsqueda de las propiedades de los campos de una tabla

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.

Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el borónanterior .

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

.

Guardar una tablaPara guardar una tabla, podemos:

Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.

bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Cerrar una tabla

Podemos cerrar una tabla de varias formas:

Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.

Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En algunos ratones el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.

bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.

Tipos de base de datos

Tipos de bases de datos según la organización lógica de los datos

En un principio existían tres tipos de bases de datos según su estructura interna (la manera de organizar la información):             Bases de datos jerárquicas            Bases de datos en red            Bases de datos relacionales.Más recientes son las bases de datos orientadas a objetos y las bases de datos multidimensionales.

1. Las bases de datos jerárquicas

En una base de datos jerárquica se organizan los datos utilizando estructuras arborescentes (en árbol). Un ÁRBOL es una estructura jerárquica en la que los elementos se suelen denominar NODOS y existen dependencias entre los nodos. La dependencia es de 1:M del tipo padre/hijo. Un hijo no puede tener más de un padre, pero un padre varios hijos.

Un ejemplo de base de datos jerárquica es el sistema IMS.

2. Las bases de datos en red

También en desuso, en una base de datos en red se utiliza la estructura de grafo/red, como en el caso anterior los distintos objetos están relacionados entre sí mediante relaciones del tipo 1:M pero en este caso un objeto puede estar relacionado como hijo con varios elementos que serán sus padres. Un este caso las relaciones que se crean se denominan SET y el equivalente al padre se denomina PROPIETARIO (OWNER) y el equivalente al hijo se denomina MIEMBRO (MEMBER).Un ejemplo de sistema en red es el CODASYL. También existen modelos para realizar el diseño de datos orientado a bases de datos en red.En red podríamos representar lo mismo que la estructura anterior y además lo siguiente:

Los sistemas jerárquico y en red constituyen la primera generación de los SGBD. Pero estos sistemas presentan algunos inconvenientes:

Es necesario escribir complejos programas de aplicación para responder a cualquier tipo de consulta de datos, por simple que ésta sea.

La independencia de datos es mínima. No incluyen controles de integridad.

Por lo que pronto fueron sustituidos por los sistemas relacionales.

3. Las bases de datos relacionales

Esta es la estructura que se ha impuesto para aplicaciones de gestión, consiste en organizar los datos en forma de tablas, las relaciones entre los objetos se consiguen incluyendo en la tabla del hijo, la clave del objeto padre. Como son las que utilizaremos durante todo el módulo hemos reservado un apartado especial para ellas.

4. Las bases de datos orientadas a objetos

Es un modelo más reciente, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). La información que contienen se organiza en atributos y el comportamiento en operaciones.

5. Las bases de datos mutidimensionales

En una base de datos multidimensional los datos se almacenan en tablas de múltiples dimensiones en vez de tablas bidimensionales como las del modelo relacional. Se utilizan para grandes volúmenes de información.

COMO CREAR FORMULARIOS

Saber crear formularios con el asistente y utilizarlos para la introducción, modificación y borrado de datos de una tabla creada con Access 2010.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a crear primero un formulario para la edición de datos de la tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para formularios:

1. Haz clic en la opción Asistente para formularios de la pestaña Crear. 2. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la

tabla Alumnado. 3. Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario. 4. Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5. Deja activada la opción En columnas como distribución del formulario. 6. Haz clic sobre el botón Siguiente. 7. Escribe como título alumnos en columnas. 8. Haz clic sobre el botón Finalizar.

Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer

registro que introdujimos desde la tabla. Al pulsar los botones de la barra de desplazamiento por los registros

podremos cambiar de registro.

11.Pulsa verás como pasas al siguiente registro, púlsalo varias veces.12.Pulsa verás como vuelves a los registros anteriores.13.Pulsa verás que te posicionas en el primer registro. 14.Pulsa verás que te posicionas en el último registro. 15.Cierra el formulario.

 

Ahora crearemos un formulario para la tabla Cursos para que se vean varios cursos en la misma pantalla.

1. Haz clic en la opción Asistente para formularios de la pestaña Crear. 2. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la

tabla Cursos. 3. Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario. 4. Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5. Dejar activada la opción Tabular como distribución del formulario. 6. Haz clic sobre el botón Siguiente. 7. Escribe como título Cursos tabular. 8. Haz clic sobre el botón Finalizar.9. Cierra el formulario.

Ahora vamos a introducir datos en la tabla Cursos utilizando el formulario creado:

1. En el Panel de Navegación busca el formulario Cursos tabular y haz doble clic sobre él, de forma que se abra en Vista Formulario.

2. Una vez abierto el formulario sólo tenemos que introducir los datos cambiando de campo con la tecla INTRO. No hace falta guardar los registros ya que éstos se almacenan automáticamente.

3. Introduce los siguientes registros:

Codigo curso Nombre curso Nº Horas Fecha inicio Fecha final5 Internet 300 15/07/10 20/10/106 Diseño 150 25/07/10 10/09/10

4. Abre la tabla Cursos para comprobar que los cursos añadidos desde el formulario se han incluido correctamente. Luego ciérrala de nuevo.

5. Cierra la base de datos

CONCLUSIONES

Conocí la pantalla principal de Access sus elementos que la conforman. y como crear una tabla o un formulario pero debe tenerse en cuenta que Éste programa realiza bases de datos, éste es una recopilación de información relativa a un asunto en particular, como fin de que esté disponible en el momento requerido, por ejemplo, datos de clientes de un videoclub pudiendo descubrir ¿Cuántas películas ha visto durante un período de tiempo, qué cantidad de dinero ha gastado en él?, recopilación de una colección de música, y se mantiene dentro de su ordenador hasta que el usuario desee eliminarla.

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BIBLIOGRAFIA

www.aulaclic.es

www.wikipedia.com

www.google.com