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Las siguientes son las definiciones relacionadas con esta guía, que se encuentran en la página

estrategia.gobiernoenlinea.gov.co.

Accesibilidad: Es una característica deseable en las páginas web e interfaces gráficas de los sistemas

de información que consiste en la posibilidad que tiene un usuario de acceder a un sitio web y

navegar en él, sin importar que cuente con algún tipo de discapacidad.

Back Office: Es el conjunto de tareas, actividades, puestos y procedimientos administrativos de la

entidad u organización encaminados a dar apoyo y soporte a la gestión de la misma. Estas

operaciones o procesos no tienen que ver directamente con los ciudadano o grupos de interés

externos. Los servicios de back office son procedimientos internos que se realizan antes o después

de la interacción con el ciudadano o grupo de interés externo. El back office incluye toda la

infraestructura para soportar el front office.

Front office: Son todas las actividades, proceso, puestos y procedimientos de la entidad u

organización que están en contacto y directamente relacionadas con el ciudadano o grupos de

interés externos a ella. Es el lugar donde el usuario entra en contacto con la entidad y se refiere al

conjunto de estructuras que gestionan la interacción con dicho ciudadano o usuario.

Gestión de TI: Es una práctica, que permite operar, innovar, administrar, desarrollar y usar

apropiadamente las tecnologías de la información (TI). A través de la gestión de TI, se opera e

implementa todo lo definido por el gobierno de TI. La gestión de TI permite a una organización

optimizar los recursos, mejorar los procesos de negocio y de comunicación y aplicar las mejores

prácticas.

Gobierno Digital: Uso de las tecnologías digitales, como parte integral de las estrategias de

modernización de los gobiernos, para crear valor público. Esto depende en un ecosistema de actores

gubernamentales, ONG’s, empresas, asociaciones ciudadanas e individuos que dan soporte a la

producción de y acceso a datos, servicios y contenido a través de interacciones con el gobierno”.

Lineamiento: Es una directriz o disposición obligatoria para efecto de este manual que debe ser

implementada por las entidades públicas para el desarrollo de la política de gobierno digital. Los

lineamientos pueden ser a través de estándares, guías, recomendaciones o buenas prácticas.

Servicio digital: Es una facilidad ofrecida a los grupos de interés para satisfacer una necesidad que

se presta de en línea (online) a través de internet u otra red de comunicaciones. Los servicios

digitales solo pueden ser accedidos o utilizados a través de un dispositivo digital (computadora,

teléfono inteligente, tableta, entre otros.). Hacen parte de los servicios digitales, los trámites

digitales, los servicios de información, los servicios de TI.

Definiciones

3

Servicio en línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de

una entidad.

Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los

usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El

trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud

expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste,

aceptando o denegando la solicitud.

Trámite en línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de

una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener

completamente el resultado requerido.

Usabilidad: Es un anglicismo que apareció hace algunos años, que significa facilidad de uso. Una

definición más formal según la ISO, la usabilidad es un atributo de calidad, que identifica el grado

en que un producto puede ser usado por determinados usuarios para lograr sus propósitos con

eficacia, eficiencia y satisfacción en un contexto de uso específico.

Usuario: Persona o máquina delegada por un cliente para utilizar los servicios y/o facilidades de una

red de telecomunicaciones. En el contexto de los servicios de telecomunicación: un ser humano que

utiliza un servicio. En un contexto técnico: un ser humano, una entidad o un proceso. Nota: Un

usuario no será necesariamente un abonado a un servicio de telecomunicación. F.500 (92), H.101.

Valor público: Se relaciona con la garantía de derechos, la satisfacción de necesidades y la

prestación de servicios de calidad. Por ello, somos conscientes que no sólo es hacer uso de las

tecnologías, sino cómo las tecnologías ayudan a resolver problemas reales. Este sería el fin último

del uso de los medios digitales en la relación del Estado y el ciudadano.

4

Para que la prestación de un servicio digital sea de confianza para la sociedad (incluidos en ella

ciudadanos, empresa privada, otras entidades y la academia) se requiere de un trabajo interno de

las entidades de tal forma que los servicios prestados estén bien estructurados, cumplan con

requisitos técnicos mínimos, pero, sobre todo, estén enfocados a cumplir con dos características

principales: seguridad y calidad.

Esta iniciativa que está relacionada con los propósitos de servicios digitales de confianza y calidad,

y de procesos internos seguros y eficientes, busca mejorar la experiencia de los usuarios en cuanto

a usabilidad, facilidad en el acceso, análisis web, para que se logre una preferencia por el servicio

prestado por la entidad. Esto, proporcionando elementos a las entidades para mejorar sus

servicios en línea enfocados en las necesidades del ciudadano y a la eficiencia administrativa a

través de la implementación de los habilitadores transversales en los procesos internos que nos

presenta la Política de Gobierno Digital (arquitectura TI, seguridad y privacidad, servicios

ciudadanos digitales).

Pueden existir diferentes formas de lograr habilitar y mejorar la provisión de nuestros servicios

digitales de confianza y calidad, una de las opciones para ello se presenta a continuación, en esta

guía.

Esta guía define los pasos, herramientas disponibles e instrumentos para el desarrollo de la iniciativa

Transformando mis servicios digitales, orientado a mejora de los servicios prestados a ciudadanos

enfocándose en los lineamientos del sello de excelencia en temas específicos: usabilidad,

accesibilidad, seguridad de la información y gestión de TI.

2. Alcance

1.Introducción

5

Cada vez que usted desarrolle un proyecto que tenga componentes de TI en su entidad, aplique

los lineamientos que se muestran a continuación con el objetivo de garantizar el uso eficiente y

efectivo de la tecnología:

Fuente: MINTIC

•Identifiqueelproblemaonecesidadylosactoresrelacionadosconelproyecto•Evalúelaaplicacióndemetodologíasdeinnovación

•Apliquedirectricesdeinversióninteligente

Asegurelageneracióndevalorparalaentidadylosusuarios

“Uselatecnologíapararesolvernecesidadesynoporqueletocacumplir”

•Asegureelrespaldodelaaltadirección•Genereintegraciónycolaboraciónentretodaslasáreasresponsables

•Busquecolaboraciónconotrasentidades•Cuenteconequiposmultidisciplinarios

•Establezcaalianzasentrediferentesactores

Cuenteconlaparticipacióndetodos

“Todosmetidosenelcuento”

•Estructuretodoproyectoconunenfoquedearquitecturaempresarial•Involucrealosusuarioseneldiseñoyejecucióndelproyecto

•Garanticequeelproyectoseaambientalmentesostenible•Incorporelosprincipiosdediseñodeserviciosdigitales

Diseñeintegralmentesuproyecto

“Trabajeconlosdolientesypienseentodoslosdetalles”

•Definayejecuteelciclodegestióndelproyecto•Gestionelainformacióncomounproductooserviciodecalidad

•Desarrolleunesquemadeseguimientoyevaluación•Desarrolleaccionesdemejoracontinua

•Estrategiadegestióndeconocimiento,usoyapropiación

Gestioneelproyectodeprincipioafin

“Ahorasí,todobajocontrol”

3. Tenga en cuenta…

6

Esta cartilla es realizada con el fin que usted y los participantes de su entidad logren avanzar en la

iniciativa elegida, transformando mis servicios digitales.

Recuerde que esta iniciativa tiene unos beneficios específicos que se han venido dando dentro del

acompañamiento:

¿Qué es? Mejorar la forma como mis usuarios pueden usar los servicios digitales ofrecidos y la

calidad de estos.

¿Qué puedo lograr? Transformar la experiencia de los usuarios con los trámites y servicios por

medios electrónicos, asegurando la promoción, la efectividad (verificar si funciona) y la simplicidad.

Esto a través de la mejora de acuerdo con los instrumentos que se han venido diligenciando y

poniendo en práctica estos lineamientos, recuerde que quién realiza las mejoras en su entidad y

que recibirá el apoyo de los expertos del acompañamiento, a lo largo de este proceso.

¿Cómo lo hago? Cumpliendo, dentro del servicio digital de su entidad, con los lineamientos para

lograr calidad del sello de excelencia de Trámites y servicios.

Los pasos que se realizan a lo largo de la construcción del proyecto se muestran a continuación:

Figura 1 Pasos para la iniciativa Transformando mis servicios digitales

Fuente: CINTEL

4. Contexto

7

Estos pasos fueron explicados a lo largo de los talleres 1 2 y 3, de manera presencial o virtual, pero

haremos un barrido general en el avance de este producto, recordemos que el servicio a mejorar

será revisado tanto interna como externamente, en la parte interna se revisara (procesos,

procedimientos, activos de información asociados al servicio, matriz de riesgos y plan de

tratamiento), los pasos involucrados son 2,3, 6, 7 y 8; en la parte externa del servicio ser verificará

(usabilidad, accesibilidad y análisis web), los pasos relacionados son 4,5,6,7 y 8.

Vamos a realizar este ejercicio de manera detallada por si usted no ha iniciado la iniciativa o tiene

dudas al respecto.

Para avanzar en la iniciativa, recuerde que existe un requisito fundamental: debe tener un trámite

o servicio ya funcionando de manera digital, de tal forma que el ejercicio se pueda realizar.

Adicionalmente, si usted tiene una caracterización de usuarios relacionada con el trámite o servicio,

esta será de gran utilidad.

Fuente: CINTEL

Estos dos requisitos permiten que la iniciativa se desarrolle de manera adecuada.

5. Requisitos

1 trámite o servicio en línea

Caracterización de usuarios (opcional)

Figura 2 Requisitos para la iniciativa Transformando mis servicios digitales

8

Empecemos, por favor diligencie los siguientes datos para tener en cuenta durante el desarrollo de

la iniciativa, defina cuál es el responsable principal para avanzar en el producto dentro de su entidad.

Nombre de entidad:

________________________________________________________

Nombre representante de la entidad:

________________________________________________________

Correo electrónico del representante entidad:

________________________________________________________

¿Qué valor público aporta la implementación de esta iniciativa desde su entidad?

Tómese un tiempo para determinar cuál es el valor público que aporta a su entidad el trabajo que

estamos haciendo con la implementación de la iniciativa transformando mis servicios digitales.

________________________________________________________

6. Información requerida

9

Taller No. 4 Fase 3:

Implementación

Guía práctica para la iniciativa Transformando mis servicios digitales

Actividad 1 SELECCIÓN DEL SERVICIO

DIGITAL A VALIDAR

10

Si usted no tiene una caracterización de usuarios del trámite o servicio, recuerde que puede utilizar la que se encuentra a continuación, de tal forma que pueda entender de forma general a qué tipo de usuario están apuntando el trámite y servicio que usted desea transformar y a su vez las necesidades que tienen estos usuarios. Con ella usted tiene elementos para definir más adelante que tipo de mejoras realizará al servicio dependiendo del tipo de usuario que atiende

Conteste ahora las siguientes preguntas de tal forma que pueda hacer un acercamiento hacia los usuarios que atiende.

Esta información también aparece en la Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales, pestaña caracterización. Responda a continuación, respecto al usuario que utiliza el trámite o servicio, lo siguiente:

¿Quién entra al portal a utilizar el trámite o servicio vive en área rural?

Si

No

¿Quién entra al portal a utilizar el trámite o servicio vive en área urbana?

Si

No

¿Quién entra al portal a utilizar el trámite o servicio tiene el género?

Masculino

Femenino

Otro

¿Cuál es el rango de edades de quién entra al portal a utilizar el trámite o servicio?

0-10 años

10-20 años

20-30 años

30-40 años

40-50 años

50-60 años

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Más de 60 años

¿Cuál es el nivel de escolaridad de quién entra a la página web a utilizar el trámite o servicio?

Analfabeta

Básica primaria

Básica secundaria

Técnicos /Tecnólogos

Universitario

Postgrado

¿Existe algún tipo de vulnerabilidad asociada a quienes entran a utilizar el trámite o servicio dentro de la página?

Adulto mayor

Cabeza de familia

Desplazado

Discapacitado

Mujer embarazada

Víctima de violencia

No aplica

Otro ¿Cuál? _________________

VARIABLES INTRINSECAS

Estas variables hacen referencia a preferencias individuales o estilos de vida dentro de los grupos a identificar, constituyendo de esta manera características para diferenciarlos. Para este apartado, responda:

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¿Cuáles son los intereses que tienen las personas que utilizan el trámite o servicio?

Deportes

Entretenimiento

Actividades familiares

Educación

¿Cuáles son los lugares de encuentro de quienes utilizan el trámite o servicio?

Salones comunales

Parques

Cafés

Clubes

Sitios y portales

Redes sociales

Televisión

Puntos de atención

Ferias de servicio

¿Cuáles son los canales de acceso que tiene quién utiliza el trámite o servicio?

Internet

Telefonía móvil

Redes sociales

Televisión

Puntos de atención

Ferias de servicio

Ahora, teniendo en cuenta las preguntas que acaba de responder y las necesidades de su entidad, escriba el nombre del servicio en línea a transformar, por favor diligéncielo en la siguiente línea:

____________________________________

13


Implementación Transforma tu entidad

Guía práctica para la implementación de Transformando mis servicios digitales

Actividad 2 IDENTIFICACIÓN DE LOS

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL SERVICIO

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Llegó el momento de revisar temas tecnológicos de la entidad, esto lo hacemos para tener un

inventario de la tecnología que soporta el trámite o servicio y saber dónde hacer mejoras. Para

identificar los procesos, abra el navegador de su computador o celular, busque dentro de la página

web o la intranet de su entidad el mapa de procesos.

Luego que lo haya encontrado, ubique los procesos y procedimientos que tengan algo que ver con

el servicio, por ejemplo:

• Los procesos estratégicos de su entidad que tengan que ver con ello.

• Los procesos misionales que soportan ese trámite o servicio.

• Los procesos de apoyo que están ayudando a que este servicio funcione.

Luego nómbrelos tal cual se llaman en el mapa de procesos. Esta información también aparece en

la Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales, pestaña procesos y procedimientos.

Procesos Estratégicos: _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Procedimientos asociados a los procesos estratégicos: ____________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Procesos Misionales: __________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

15

_________________________________________________________________________

Procedimientos asociados a los procesos misionales: ______________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Procesos de apoyo: _________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Procedimientos asociados a los procesos estratégicos: ____________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

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Actividad 3 IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS

DE TECNOLOGÍA



17

Llegó el momento de revisar temas tecnológicos de la entidad, esto lo hacemos para tener

un inventario de la tecnología que soporta el trámite o servicio y saber dónde hacer

mejoras.

Para esto, por favor diligencie los formatos de catálogo de servicios tecnológicos y catálogo

de sistemas de información relacionados con el servicio que usted está transformando.

Si usted no sabe hacerlo puede revisar desde su entidad, los siguientes videos:

• Proceso de diligenciamiento del catálogo de servicios de TI: https://goo.gl/aNjmYs

• Proceso de diligenciamiento del catálogo de sistemas de información: https://goo.gl/RsvEzL

Los formatos se encuentran en el anexo A y B de esta cartilla.

https://goo.gl/aNjmYs

https://goo.gl/RsvEzL

18


Actividad 4 IDENTIFICACIÓN DE

HERRAMIENTAS



19

Dentro del ejercicio que realizamos, elegimos unas herramientas específicas, usted puede

elegir otras si las conoce y las domina, de todas formas, le proponemos unas específicas por

si no ha elegido unas con anterioridad.

A continuación, seleccione las herramientas que ha elegido para aplicar la evaluación.

1. Accesibilidad: Tawdis Otra: ____________

2. Usabilidad Excel Otra: ____________

3. Análisis web Otra: __________

Para la evaluación de seguridad de la información, puede utilizar el formato anexo,

Instrumento de evaluación del MSPI, elaborado por MINTIC para realizar un diagnóstico

completo del estado de avance de la seguridad en su entidad.

Para la evaluación de Gestión de TI, puede realizar la Hoja de trabajo Transformando mis

servicios digitales, pestaña Gestión de TI.

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Actividad 5 APLICACIÓN DE LAS

HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS



21

Ahora realice los ejercicios de usabilidad, accesibilidad y análisis web, puede consignar los

resultados en el formato del anexo Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales.

Llegó el momento de realizar el ejercicio, para ello siga las instrucciones a continuación:

Ejercicio de Accesibilidad

Para empezar, siga las siguientes instrucciones, utilice para este ejemplo la herramienta

Tawdis, sin embargo, existen otras en el mercado que usted puede utilizar. Ingrese a Tawdis

de la siguiente manera:

1. Abra el navegador de su computador o celular 2. En la barra de navegación escriba la dirección: www.tawdis .net y presione enter. 3. Allí ingresará a la página web de Tawdis donde podrá realizar el ejercicio de

accesibilidad.

Figura 3 Pantalla principal herramienta de Tawdis.net

Fuente: Tawdis.net

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4. Dentro de la caja de texto escriba la url del ejercicio a trabajar, por ejemplo, de una dirección es: www.nombreentidad.gov.co/tramiteX. Usted por favor escriba el link que corresponde al trámite de su entidad.

5. Haga clic en la sección opciones, y allí elija lo siguiente: a. Nivel de análisis: Puede elegir allí entre tres niveles: A, AA y AAA, siendo el

nivel A el más sencillo y el nivel AAA el más complejo. Para un ejercicio estándar utilice el nivel AA, nivel medio. Seleccione entonces el nivel deseado para el ejercicio haciendo clic sobre el circulo a la izquierda del nivel deseado.

Figura 4 Opciones de configuración herramienta Tawdis.net

Fuente: Tawdis.net

b. Tecnologías soportadas: Esta herramienta puede revisar páginas web que contengan lenguaje html (para crear las páginas web), jss (para crear programación dentro de las páginas web) y css (para crear los estilos de tal forma como se ve en la página web). Por favor elija cuál de ellos se utilizan en su página web. Si no lo sabe, no lo indique.

6. Luego de ello, haga clic en el botón analizar, para que la herramienta empiece el ejercicio.

7. Luego de unos momentos, aparecen los resultados en la siguiente figura. En los resultados, usted puede revisar en la parte superior, los consolidados de este ejercicio. Si quiere recibir la información detallada de los resultados del ejercicio, puede escribir su correo electrónico en el campo “email” y hacer clic en el botón recibir informe, por favor hágalo para tener en sus manos el ejercicio. Si desea ver el ejercicio detallado, con la revisión por cada lineamiento, por favor baje en la página y observe el informe.

http://www.nombreentidad.gov.co/tramiteX

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Figura 5 Resultados de la herramienta Tawdis.net

Fuente: Tawdis.net

8. Recuerde que para cada página debe hacer el mismo ejercicio.

Ejercicio de Análisis web

Si usted tiene una página sin permisos de administrador puede utilizar esta, que es una de

muchas herramientas que se pueden utilizar para análisis web. Por favor realice el siguiente

ejercicio:

1. Abra su navegador y escriba en la barra de direcciones: https://www.1and1.es,

luego presione enter.

2. Aparecerá la página web del servicio 1and1, como se muestra en la siguiente Figura.

24

Figura 6 Herramienta de análisis web 1&1

Fuente: www.1and1.es

3. Para realizar el ejercicio, por favor ingrese en el campo donde dice “introduce el

dominio o dirección de internet”, la dirección de su trámite o servicio a transformar.

4. Luego haga clic en el botón “Comprobar página web”.

5. La página web realizará el análisis y este aparecerá tal como se muestra en la

siguiente Figura. Se muestra un resultado final en la parte superior y un resultado

detallado en la parte inferior.

25

Figura 7 Resultados aplicación de la herramienta de análisis web 1&1

Fuente: www.1and1.es

Si usted tiene acceso a la administración del sitio y tiene acceso al código fuente de su

trámite o servicio y además desea hacer el ejercicio con Google Analytics por favor siga las

instrucciones que vienen a continuación.

1. Inicialmente, abra su navegador y escriba la dirección google.com/analytics.

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Figura 8 Herramienta de análisis web Google Analytics

Fuente: https://analytics.google.com

2. Si usted no se ha registrado haga clic en, “cree una cuenta” y siga los pasos que se

indican. (debe tener una cuenta activa de Google para hacer el ejercicio, en caso de no tenerla, puede crear una, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en: https://goo.gl/uWvPZH).

3. Si ya tiene una cuenta activa, haga clic en el link inicie sesión y escriba nombre de usuario y contraseña.

4. Configure una propiedad (sitio web) en su cuenta de Analytics para poder recolectar la información de su sitio.

5. Puede realizar también, una configuración de vista de los informes en su propiedad. 6. Se le muestran las instrucciones para agregar un código fuente de seguimiento

dentro del html de su página. 7. Luego de agregar el código a su página está usted listo para iniciar la visualización

de la información.

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Ejercicio de Accesibilidad

A diferencia de los dos ejercicios anteriores, este de accesibilidad se debe realizar de forma

manual, es decir revisar uno a uno los lineamientos de acuerdo con el campo de descripción.

Para ello haga lo siguiente:

1. Abra en el navegador y escriba la dirección del trámite o servicio a transformar,

luego presione enter.

2. Abra el formato del anexo Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales y

revise uno a uno los pasos de la siguiente manera: en el campo Directriz encontrará

el lineamiento a revisar, en el campo Objetivo encontrará específicamente que debe

cumplir esa directriz (lo que debe revisar que contenga el sitio). El campo Cumple le

permite consignar si esta directriz se está cumpliendo o no, por favor escriba una de

las siguientes opciones: Cumple o No Cumple. El campo Ubicación en el portal

escriba la dirección web donde se encuentra esto. En el campo Solución a aplicar se

puede describir el procedimiento que se realizará de acuerdo con lo que usted haya

encontrado y adicionalmente de acuerdo con el acompañamiento que se realizará.

Figura 9 Formato de revisión de usabilidad

Fuente: CINTEL

3. Los siguientes campos: Nombre responsable, área y fecha límite, sirven para

involucrar a los responsables de cada mejora en el sistema.

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4. Consigne estos datos para el ejercicio de usabilidad, accesibilidad y análisis web, téngalos

en cuenta para el avance de la iniciativa y avance con su grupo de trabajo en la mejora de

estos resultados de tal forma que su avance se vea plasmado.

Seguridad de la información

De este tema, podemos tener en cuenta que las entidades pueden realizar un diagnóstico de la

seguridad y privacidad de la información con instrumentos como los siguientes:

Instrumento de evaluación del MSPI

Este instrumento permite a usted calificar la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad

de la Información dentro del contexto de su entidad.

Este instrumento da una calificación de acuerdo con lo implementado de acuerdo con lo contenido

en el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información.

Figura 10 Portada del Instrumento de evaluación del MSPI

Fuente: MINTIC

La información para realizar el diligenciamiento de este instrumento de evaluación se encuentra en

los siguientes links:

-Instructivo Instrumento de Evaluación MSPI:

http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/articles-5482_Instructivo_instrumento_Evaluacion_MSPI.pdf

-Instrumento de Evaluación MSPI:

http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/articles-5482_Instrumento_Evaluacion_MSPI.xlsx

Puede utilizar este instrumento de evaluación teniendo en cuenta que el alcance de este debería

ser el trámite o servicio que usted está transformando.

Luego del diligenciamiento del instrumento de evaluación del MSPI, usted tendrá un plan de trabajo

para avanzar en la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información en su

entidad.

29

Puede contar además con las 21 guías que facilita MINTIC, para el análisis de los activos asociados

al servicio, identificar los riesgos e implementar controles en el plan de tratamiento de riesgos

(pasos 6, 7 y 8 de la iniciativa), estas guías se pueden descargar en:

http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/w3-propertyvalue-7275.html

Arquitectura TI

Dentro de la Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales, se encuentra una pestaña

correspondiente a los requerimientos para que usted avance en la implementación, enfocándose

en su servicio digital.

Esta pestaña contiene 3 niveles específicos de avance de acuerdo con el nivel de madurez de su

entidad. Es importante que tenga en cuenta que cada uno de los niveles de acuerdo con su estado

de avance.

Entre en contacto con su profesional experto en acompañamiento para que lo siga guiando en el

avance de esta iniciativa.

30


Actividad 6 IDENTRIFICACIÓN DE

REQUISITOS MÍNMOS DE CALIDAD



31

Los requisitos mínimos de calidad a tener en cuenta en la transformación del servicio digital se

encuentran consignados dentro del sello de excelencia, este se puede consignar en el anexo Sello

de excelencia trámites y servicios. En este documento en la pestaña sello de excelencia usted puede

encontrar la información asociada a los lineamientos.

Figura 11 Estructura Sello de excelencia Trámites y Servicios

Fuente: MINTIC

Como se observa en la Figura anterior, en este sello de excelencia existen tres niveles de

cumplimiento de los requisitos de calidad: 1, 2 y 3, siendo el 1 el inicial y 3 el más avanzado. Dentro

de cada nivel existen etapas a cumplir: 1. Preparación de la Entidad, 2. Solicitud del trámite o servicio

en línea y 3. Recepción del producto. Adicionalmente, cada nivel tiene unos requisitos asociados a

cumplir y también unos recursos a aprovechar para cumplir con cada requisito.

Debe fijarse una meta mínima que le permita avanzar en sus necesidades específicas y su nivel de

madurez. Para ello, puede observar la siguiente Figura.

32

Figura 12 Sello de excelencia Trámites y Servicios

Fuente: MINTIC

En la Figura anterior usted encuentra un resumen general de los niveles a cumplir dentro del sello

de excelencia. Usted debería como mínimo cumplir con los requisitos del nivel 1, céntrese en ellos

para que pueda avanzar.

Dentro del alcance de esta guía, para nivel básico, nos enfocamos en Usabilidad, caracterización de

usuarios y protección de datos personales.

Para nivel intermedio nos enfocamos en Accesibilidad, tenga en cuenta que el sello de excelencia

pide al menos cumplir con los requisitos del nivel A de accesibilidad.

Cada uno de estos requisitos se encuentran a continuación en la Hoja de trabajo Transformando mis

servicios digitales.

33

Para cada uno de los requisitos se debe cumplir una mejora específica, cada una de esas acciones

se encuentran detalladas dentro de los siguientes anexos:

Figura 13 Pasos a seguir para avanzar en la iniciativa Transformando mis servicios digitales

Tema Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales

Instrumento de evaluación del MSPI

Sello de excelencia de trámites y servicios

Caracterización de usuarios

Pestaña Caracterización de usuarios

Requisitos mínimos descritos

Accesibilidad Pestaña accesibilidad Requisitos mínimos descritos

Usabilidad Pestaña usabilidad Requisitos mínimos descritos

Seguridad de la información

Pestaña seguridad Pestañas Técnicas y Administrativas

Requisitos mínimos descritos

Arquitectura de TI Pestaña Arquitectura TI

Fuente: CINTEL

En esta tabla usted puede ubicar el tema que esté trabajando y donde debe buscar lineamientos

específicos a cumplir, adicionalmente, puede consultar en el anexo de sello de excelencia la calidad

esperada por cada avance.

De aquí en adelante inicia el trabajo de cada una de las soluciones que se encuentran en el archivo

anexo. El avance a cada lineamiento incluye una solución específica en la que se deberá trabajar.

Cada solución estará titulada para que usted la detecte fácilmente.

7. Pasos a seguir

34


Actividad 7 INVOLUCRAMIENTO Y

COMPROMISO



35

La entidad debe involucrar a las personas adecuadas para realizar cada mejora dentro de la entidad.

Para ello existe, dentro de la Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales, en las pestañas

usabilidad, accesibilidad, Arquitectura TI y Seguridad, las columnas Nombre de responsable, área y

fecha de entrega, como se muestra en la siguiente Figura.

Figura 14 Involucramiento y compromiso

Fuente: CINTEL

Estos campos permiten asignar responsables de tal manera que exista el compromiso y se pueda

hacer el seguimiento apropiado a este tipo de tareas.

36


Actividad 8 MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE

RESULTADOS



37

La medición y análisis de resultados es el balance que se hace luego de haber avanzado en la

transformación de la iniciativa. Se debe conocer en que se ha avanzado de tal forma que se tenga

en cuenta que dichos avances sean medibles a futuro.

Esta medición de los avances se puede realizar de acuerdo con los requisitos de calidad que presenta

el sello de excelencia en la categoría de trámites y servicios.

En el anexo Sello de excelencia de trámites y servicios, identifique aquellas mejoras en las que haya

trabajado.

38

Anexo A: Catálogo de servicios TI

Anexo B: Catálogo de sistemas de Información

Anexo C: Hoja de trabajo Transformando mis servicios digitales

Anexo D: Instrumento de evaluación MSPI

Anexo E: Sello de excelencia de trámites y servicios

8. Anexos

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Nombre Entidad:________________________________________________________________

Nombre responsable Entidad:______________________________________________

Correo electrónico:_________________________________________________________ Telefono o celular:___________________________

ACTIVIDAD DESCRIPCION

S/N

1.0 Selección de servicio digital a validar

1,1 Documento de registro en google forms u hoja de trabajo transformando

mis servicios digitales

2.0 Identificación de los procesos y procedimientos internos relacionados al servicio a transformar



3.0 Identificación de los recursos de tecnología y grupos



4.0 Identificación de herramientas para la evaluación



5.0 Aplicación de herramientas para el análisis de un servicio digital



6.0 Identificación de los requerimientos mínimos de calidad del servicio (seguridad, interoperabilidad, eficiencia)



7.0 Involucramiento y compromiso por parte de los responsables del servicio



8.0 Medición y análisis de los resultados (sobre los parámetros generados por las herramientas)



Lista de Chequeo

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