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ESQUEMA METADATOS Instituciones Productoras Abril 2019 | Versión 01

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ESQUEMA METADATOS Instituciones Productoras

Abril 2019 | Versión 01

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 2

Metadatos Instituciones Productoras

Metadatos para la Gestión Documental

de las Instituciones Públicas

Contenido

Presentación 3

Metadatos 6

Contexto y Definición 6

Listado de metadatos para la gestión documental del Estado 8

Detalle Metadata 16

Formatos de almacenamiento para largo plazo 66

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 3

Presentación

El propósito de este documento es definir la estructura mínima de los metadatos que

deben acompañar a cualquier documento gestionado por una institución del Estado de

Chile.

A través del presente set documental, se está requiriendo a las Instituciones

Productoras (IP) del Estado, definir su estructura base para la política de gestión

documental institucional, la que debe incorporar como elementos básicos:

o Procedimiento formal de digitalización documental

o Definición de la estructura de metadatos para la gestión documental.

o Procedimiento para la codificación de institucional estandarizado.

o Conformación por parte de la IP de:

• Cuadro de Codificación documental

• Tabla de Valoración documental

• Tabla de Retención documental

• Procedimiento para el expurgo documental.

El proceso documental es la actividad asociada a la manipulación de documentos en el

contexto de un proceso institucional, durante el cual pueden experimentar cambios:

creación, captura, clasificación, firma, edición, transporte, transferencia,

almacenamiento, búsqueda, destrucción y otras.

Como se ha indicado en la Guía Practica 2 para la generación del Cuadro de Clasificación,

un expediente es un conjunto de documentos relacionados con un mismo tema, asunto

o persona. Generalmente conformado por la entidad productora en el tratamiento de

un proceso de resolución/análisis, que deberán ser clasificados en series/subseries.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 4

Con la estructuración de un proceso de gestión documental se busca abordar dos

aspectos de mejora en la gestión institucional: mejor eficiencia de los procesos

institucionales y permitir la trazabilidad de los documentos asociados.

A su vez, un sistema de gestión documental integral busca abordar la tarea de permitir

procesos institucionales más eficiente para la fase activa de un documento y proveer de

las condiciones para la correcta preservación documental.

Un sistema de gestión documental constará al menos de:

• Repositorio documental, donde se

alojan los contenidos (documentos,

multimedia, etc.)

• Bases de metadatos, donde se

almacenan los metadatos asociados a

los documentos.

• Un conjunto de servicios

documentales y un sistema de gestión

para el ciclo de vida documental.

• Archivo físico integrado como parte

del sistema.

Los documentos tienen un ciclo de vida que comienza en el momento de su creación, ya

sea a través de un proceso de captura o ingreso al sistema, para luego entrar una fase

de tramitación (o fase activa del ciclo de vida), donde se le realizarán modificaciones,

que también constituyen evidencia de decisiones y actividades del proceso relacionado.

Una vez finalizado el trámite, son archivados. En ocasiones, el trámite puede

“reactivarse”. Por ejemplo, cuando se debe consultar o enmendar una resolución, esta

es la fase semi-activa.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 5

En la fase final del ciclo de vida , se toma la decisión de como proceder para su

disposición final , lo cual dependerá de su valoración , procediendo a su destrucción o

preservación en un archivo histórico o institucional.

El proceso de valoración no tiene lugar al término del ciclo de vida, allí sólo se valida,

este debe ocurrir desde momento de su creación al asociarse a una serie documental

(ver guías)

En la siguiente propuesta de esquema de metadatos para la gestión documental del

Estado se han incorporado los requerimientos de metadatos especificados para la

transferencia de documentos al Archivo Nacional (AN), en base a la versión 1 del

documento “Metadatos Mínimos y Formatos para la Transferencia de Documentos

Electrónicos desde las Instituciones Públicas al Archivo Nacional”

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 6

Metadatos

Contexto y Definición

Asociado a todo documento debe administrarse un set de información que lo identifique

y clasifique, esto es lo que llamamos metadatos. Los Metadatos son datos estructurados

que hacen referencia al documento mismo y a su contexto, abordando las circunstancias

en que fue creado (su autor, fecha, lugar, etc.), su estructura (protocolos de

representación de datos, información que permite reconstruir el documento a partir de

sus partes, etc.), a su contenido o partes de éste, con la finalidad de garantizar su

disponibilidad, accesibilidad, conservación e interoperabilidad con otros sistemas.

Existen diferentes tipos de metadatos que se van incorporando en los documentos de

acuerdo vaya pasando por diferentes etapas. Se deben incorporar al momento de su

creación, durante su gestión, cuando se prepara su transferencia a un archivo y cuando

es recibido para su preservación.

En la gestión documental se pueden usar seis clases genéricas de metadatos:

• Identidad - información para identificarlo

• Descripción - información para determinar su naturaleza

• Uso - Información que facilita el uso inmediato y a largo plazo

• Plan de Eventos - Información usada para gestionar su ciclo de vida

• Historial de eventos - información registrada de eventos pasados tanto respecto

a la entidad como a sus metadatos.

• Relación - Información que describe la relación con otras entidades (personas,

instituciones, documentos).

Para la definición, de la estructura mínima de los metadatos para la gestión documental

del Estado se deben considerar diversos esquemas existentes.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 7

La norma UNE-ISO 15489-2 indica que la conformación de metadatos para un

documento debería ser tan automática como sea posible y la asignación manual de

metadatos, debe hacerse preferentemente utilizando listas predefinidas.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 8

Listado de metadatos para la gestión documental del Estado

En esta sección se presentan los metadatos mínimos que se deben incorporar a todo

documento que se adicione a la gestión documental institucional. Como base para la

especificación de estos metadatos se consideró el requerimiento de metadatos mínimos

especificado por Archivo Nacional, para el proceso de transferencia documental1, estaos

campos están marcados en la matriz de metadatos con el AN.

Es muy importante recalcar que esta definición es sólo la base mínima requerida para

asegurar la interoperabilidad, pero cada institución podría evaluar la necesidad de

incorporar información adicional asociada a los procesos o clasificaciones internas de su

Institución.

METADATOS GDE 1

ID C

AM

PO

OB

LIG

AR

TOR

IO

MU

LTIP

LE

Req

uer

ido

AN

N

Sub

N

NOMBRE DEFINICION

MD

GD

E1.0

1 O AN 1 Nivel de Agrupación

Nivel de alcance de los metadatos incorporados, puede ser Documento o Expediente.

O OBLIGATORIO

O OBLIGATORIO CONDICIONAL

C COMPLEMENTARIO

M MULTIPLE

AN REQUERIDO PRESERVACION PERMANANTE (AN)

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 9

2 Identificación Información de identificación únivoca del documento

MD

GD

E2.1

2 O AN 2 2.1 Identificador

Número único que se asigna automáticamente a un documento registrado en un Sistema de Gestion Documental (SGD). Este número identificador referencia al documento/expediente.

MD

GD

E2.2

3 O AN 2 2.2 Codigo

Código del documento, se construye teniendo como base el cuadro de clasificación de la institución al SGD. Debe incorporar: .- código del productor .- código de la Función/Unidad Administrativa asignado en el Cuadro de Clasificación .- código de la serie documental a la que pertenece.

MD

GD

E2.3

4 C 2 2.3 Numero del documento

Corresponde al numero de orden interno dentro de una serie documental, este numero de orden se aplica tanto a documento como a expediente.

MD

GD

E2.4

5 C 2 2.4 Estado

Identifica el estado de generación del documento/expediente por parte de la institución productora

MD

GD

E2.5

6 C 2 2.5 Versión

Identificación del número de versión del documento

MD

GD

E2.6

7 O AN 2 2.6 Nombre del documento

Consiste en una palabra, frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar el documento / expediente con el que se esta trabajando. Puede ser formal o atribuido.

MD

GD

E2.7

8 C 2 2.7 Nombre archivo

asociado

Nombre del archivo digital referenciado

3 Característica Técnica Caracterización de documento

MD

GD

E3.1

9 C AN 3 3.1 Tamaño

Volumen del documento/expediente estimado en Kb

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 10

MD

GD

E3.2

10 C AN 3 3.2 Extensión

Extensión o cantidad de páginas o elementos del documento/expediente

MD

GD

E3.3

11 O AN 3 3.3 Formato

Estructura utilizada para la transferencia, la conservacion y la presentación de los datos. Corresponde a la extension del archivo electronico (ejemplo: .pdf .tiff )

4 Descripción Texto referencial asociado al contenido del documento

MD

GD

E4.1

12 O 4 4.1 Resumen

Relato sintético que da cuenta del contenido global del recurso.

MD

GD

E4.2

13 O AN 4 4.2 Asunto/Materia

Materia o tema de que trata una unidad documental y/o expediente, y que es reflejo de los fines u objetivos perseguidos con su redaccion.

MD

GD

E5.0

14 O 5 Idioma

Identificación del idioma en que se encuentra generado el documento.

6 Temporalidad Atributos de temporalidad específicos asociados a la creación del documento

MD

GD

E6.1

15 O AN 6 6.1 Fecha de creacion Fecha en la que es generado el documento.

MD

GD

E6.2

16 O AN 6 6.2 Fecha de finalizacion Fecha ultima modificación del documento/expediente.

MD

GD

E6.3

17 O AN 6 6.3 Fecha de captura

Fecha en la cual el documento ingresa al SGD. Corresponde a aquellos documentos no generados internamente y que ya sean se reciben digitalmente o son digitalizados desde formato físico.

MD

GD

E6.4

18 C 6 6.4 Cobertura temporal

Indica el metadato descriptivo que registra el tiempo (fechas) al que hace referencia el acto del documento.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 11

7 Caraterización

documental Identificación específica por tipo de documento

MD

GD

E7.1

19 O 7 7.1 Tipo Documental oficial

Corresponde al código del tipo documental oficial estandarizado.

MD

GD

E7.2

20 O 7 7.2 Origen Documento

Caracterizacion del origen de adopción del documento.

MD

GD

E7.3

21 O 7 7.3 Medio Documento

Identificación del medio a través del cual se incorporó al sistema de gestión documental institucional.

MD

GD

E7.4

22 O 7 7.4 URI documento externo

Enlace documento residente en repositorio externo

MD

GD

E7.5

23 O 7 7.5 Doc Físico relacionado

Código almacenamiento físico en el archivo institucional, que permita identificar y obtener su ubicación en él.

MD

GD

E7.6

24 O 7 7.6 Disposicion

Destino planificado del documento bajo una normativa o cuerpo legal, resolución u oficio que es consecuencia del proceso de valoracion documental.

8 Relaciones

Identificación de las relaciones existentes de este documento con otros documentos, instituciones, ciudadanos o empresas. (LAS RELACIONES ESTABLECIDAS PUEDEN SER MULTIPLES)

8 8.1 Institución Pública

Asociada

identificación de relaciónes específicas del documento con Instituciones Públicas

MD

GD

E8.1

.1

25 O M AN 8 8.1.1 Código Institución

Pública

identificación de la institucion que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestion documental y formaran parte de su archivo.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 12

MD

GD

E8.1

.2

26 C M 8 8.1.2 Nombre Institución

Nombre institucional, en caso que sea una institución del Estado

MD

GD

E8.1

.3

27 O M 8 8.1.3 Tipo de relación

Institución Pública

Relación establecida entre el documento referenciado y la Institución Pública

8 8.2 Otros Agentes

Identificación de relaciones del documento con otros agentes

MD

GD

E8.2

.1

28 O M 8 8.2.1 Tipo relación con otros

agentes Identificación del tipo de relación existente con el agente y el documento.

MD

GD

E8.2

.2

29 O M 8.2.2 Tipo Actor relacionado

Identificacion del tipo de agente relacionado que indicará la pertinencia del registro de otro dato identificatorio.

MD

GD

E8.2

.3

30 O M AN 8 8.2.3 RUN/RUT relacionado

RUN (Numero de Cedula de identidad) de la persona o RUT (Rol Unico Tributario) de la institución privada a la que está destinado el presente documento.

MD

GD

E8.2

.4

31 O M AN 8 8.2.4 Nombre del agente

relacionado

Nombre de la persona natural o juridica sobre la que versa el documento/expediente y los actos administrativos que ahi se registran.

8 8.3 Documentos Asociados

Identificación de los Expedientes asociados u otros documentos de los cuales forme parte el presente documento o conforme un tipo de agrupación.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 13

MD

GD

E8.3

.1

32 O M AN 8 8.3.1 Tipo Relacion

Define la relacion entre el expediente y los documentos que lo conforman.

MD

GD

E8.3

.2

33 O M 8 8.3.2 Identificador de

Documento

Identifica el expediente o el documento al cual esta relacionado.

9 Seguridad Tipificación de niveles de seguridad requeridos para la gestión del documento

MD

GD

E9.1

34 O AN 9 9.1 Nivel de Acceso

Indicación relativa al acceso y disposición para consulta de los documentos.

MD

GD

E9.2

35 C 9 9.2 Texto Advertencia

Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información.

MD

GD

E9.3

36 O 9 9.3 Información sensible

Identificación que el documento contiene información de caracter sensible

MD

GD

E9.4

37 C 9 9.4 Derecho de uso /

Reutilización

Identificación de restricción de uso del documento en caso de estar asociado a derecho intelectual restringido.

10 Firma Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento

MD

GD

E10.

1

38 C 10 10.1 Tipo Firma

Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento.

MD

GD

E10.

2

39 C 10 10.2 Proveedor

Identificación del proveedor del servicio de firma electrónica utilizado para el documento

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 14

MD

GD

E10

.3

40 O AN 10 10.3 Firma Electronica

Avanzada

Es aquella firma electronica certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule unicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la deteccion posterior de cualquier modificacion, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoria (Ley 19799).

MD

GD

E10

.4

41 C AN 10 10.4 Nombre y Version del

software

Identificación de la versión del programa informático que se utilizó para la generación del documento.

MD

GD

E10

.5

42 C 10 10.5 Tipo de algoritmo

Es el metadato necesario para validar la integridad del documento, el codigo generado por el resultado del calculo del algoritmo para garantizar que el documento no sera modificado una vez que se conforma el expediente (checksum).

10 10.6 Firmantes Lista de personas que firman el documento electrónicamente

MD

GD

E10

.6.1

43 C M 10 10.6.1 Nombre/Cargo Representación

Identificación del nombre de la persona que firma y cargo asociado.

MD

GD

E10

.6.2

44 C M 10 10.6.2 RUN firmante

identificación de la persona que firma el documento.

11 Trámite asociado Identificación del trámite asociado a la generación del presente documento.

MD

GD

E11.

1

45 O 11 11.1 Código Trámite asociado Identificador del trámite específico

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 15

MD

GD

E11

.2

46 C 11 11.2 Nombre trámite

asociado

Nombre del trámite

12 Ubicación Identificación del origen geográfico del documento.

MD

GD

E12

.1

47 O 12 12.1 Comunas

Identificación geográfica del origen/residencia del documento

MD

GD

E12

.2

48 C AN 12 12.2 Cobertura geografica

Metadato descriptivo que registra el lugar geografico al que hace referencia el acto del documento.

MD

GD

E13

.0

49 O 13 Versión MDGDE

Identificación de la versión de la especificación de Metadata de la GDE utilizada

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 16

Detalle Metadata

MDGDE.1 - Nivel de Agrupación

Nombre MDGDENivelAgrupacion

Definición Nivel de alcance de los metadatos incorporados, puede ser Documento o Expediente.

Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupación No Aplica

Forma de Ingreso

Se completa de forma manual por quien genere el documento (institución productora), estando el valor asociado a un vocabulario controlado/ por el sistema de GD institucional.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada

Tipo dato Numérico

por defecto 4 (Documento)

Comentarios

En principio, los valores pueden ser: Documento – Expediente. Debe quedar abierta la posibilidad de incorporar nuevos niveles, aunque siempre utilizando una lista controlada.

Ejemplo

1 Serie 2 Expediente 3 Subserie 4 Documento

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 17

2 Identificación

Información de identificación unívoca del documento

MDGDE2.1 - Identificador

Nombre MDGDEIdentificador

Definición

Número único que se asigna automáticamente a un documento registrado en un Sistema de Gestión Documental (SGD). Este número identificador referencia al documento/expediente.

Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupación 2 Identificación

Forma de Ingreso

Se completa de forma automática por el sistema , que debe asignar a cada documento ingresado un numero único que permitirá recuperar el documento específico cuando se requiera.

Valores

Valor de Ingreso Valor SGD

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 18

MDGDE2.2 Código

Nombre MDGDECodigo

Definición Código del documento, se construye teniendo como base el cuadro de clasificación de la institución al SGD.

Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupación 2 Identificación

Forma de Ingreso

Es generado de forma automática por el sistema, al generarse los documentos electrónicos. En los casos donde se ingresen digitalizaciones de documentos cuyo original se encuentra en soporte papel, deben ser incorporados en forma articulada y coherente de acuerdo a la serie donde se incorporen, pudiendo ser esta incorporación automatizada o manual.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Alfanumérico

por defecto

Comentarios

El código podría incorporar criterios.

código del productor código de la Función/Unidad Administrativa asignado

en el Cuadro de Clasificación código de la serie documental a la que pertenece.

Esto depende de los criterios de creación nemotécnico o asociativa de código.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 19

MDGDE2.3 - Número del Documento

Nombre MDGDENumDoc

Definicion

Corresponde al número de orden interno dentro de una serie documental, este número de orden se aplica tanto a documento como a expediente.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 2 Identificación

Forma de Ingreso

Es generado de forma automática por el sistema. Si fuera un documento que forma parte de un expediente, debe tener el número del expediente y un número extra que indica el orden de este documento dentro de ese expediente.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 20

MDGDE2.4 - Estado

Nombre MDGDEEstado

Definicion Identifica el estado de generación del documento/expediente por parte de la institución productora.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 2 Identificación

Forma de Ingreso Generado/actualizado de forma automática en relación con el estado operativo del documento.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (en generación)

Comentarios

Ejemplo

1 - En generación 2 - Recibido 3 - Para Validar 4 - Validado 5 - Almacenado

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 21

MDGDE2.5 - Versión

Nombre MDGDEVersion

Definición Identificación del número de versión del documento

Obligación Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupación 2 Identificación

Forma de Ingreso El SGD debe controlar el versionamiento del documento en caso de ser necesario, por lo cual se obtiene directamente del proceso de generación.

Valores

Valor de Ingreso Formato V##.##

Tipo dato Alfanumérico

por defecto V01.00

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 22

MDGDE2.6 - Nombre del Documento

Nombre MDGDENombreDoc

Definicion

Consiste en una palabra , frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar el documento / expediente con el que se está trabajando. Puede ser formal o atribuido.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupacion 2 Identificación

Forma de Ingreso

El título formal es el título adjudicado por quien genera el documento al momento de su creación. Este título puede ser automatizable, dependiendo del tipo del documento. Cuando esto no es posible, dado que algunos tipos documentales no consideran el uso de un título (por ejemplo, una carta o correo electrónico), existen casos en que la persona responsable debe atribuir un título. Esto se realiza mediante el uso de texto libre.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 23

MDGDE2.7 - Nombre del Archivo asociado

Nombre MDGDENombreArchAsoc

Definicion Nombre del archivo digital referenciado.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 2 Identificación

Forma de Ingreso El sistema debe registrar el nombre del archivo asociado.

El

sistemadebe

registrar el

nombre del

archivo

asociado.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 24

3 Características Técnicas

Caracterización de documento

MDGDE3.1 - Tamaño

Nombre MDGDETamano

Definición Volumen del documento/expediente estimado en Kb

Obligación Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupación 3 Características Técnicas

Forma de Ingreso Este dato se completa en forma automática.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 25

Ejemplo

MDGDE3.2 - Extensión

Nombre MDGDEExtension

Definicion Extensión o cantidad de páginas o elementos del documento/expediente

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupacion 3 Características Técnicas

Forma de Ingreso Este dato se completa en forma automática.

Valores

Valor de Ingreso Validado

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 26

Ejemplo ###.###P (páginas) ###.###E (otros elementos) ###.###D (documentos)

MDGDE3.3 - Formato

Nombre MDGDEFormato

Definicion

Estructura utilizada para la transferencia, la conservación y la presentación de los datos. Corresponde a la extensión del archivo electrónico

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupacion 3 Características Técnicas

Forma de Ingreso Se completa de forma automática.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 27

Ejemplo Ejemplo: .pdf .tiff

4 Descripción

Texto referencial asociado al contenido del documento

MDGDE4.1 - Resumen

Nombre MDGDEResumen

Definición Relato sintético que da cuenta del contenido global del recurso.

Obligación Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupación 4 Descripción

Forma de Ingreso

Se ingresa de forma manual, con un texto proveniente de un vocabulario controlado. Se utiliza cuando la materia sobre la que versa el acto publico es relevante de destacar y esa información no puede ser extraída de los otros metadatos existentes en el registro (ya sea de esta lista o los propios de la gestión documental de cada institución)

Valores Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 28

por defecto

Comentarios

Es un metadato de gran utilidad para la búsqueda directa acerca del contenido. Es altamente recomendable contar con el para potenciar la accesibilidad a la información contenida. Si el archivo que está asociado es de tipo imagen este campo debe ser ingresado.

Ejemplo

MDGDE4.2 – Asunto/Materia

Nombre MDGDEAsunto

Definicion

Materia o tema de que trata una unidad documental y/o expediente, y que es reflejo de los fines u objetivos perseguidos con su redacción.

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Manual

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupacion 4 Descripción

Forma de Ingreso

Se ingresa de forma manual, con un texto proveniente de un vocabulario controlado. Se utiliza cuando la materia sobre la que versa el acto público es relevante de destacar y esa información no puede ser extraída de los otros metadatos existentes en el registro (ya sea de esta lista o los propios de la gestión documental de cada institución)

Valores Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 29

por defecto

Comentarios Este dato es un ámbito más acotado que el resumen. Pudiese ser reemplazo en caso de que se referencie el trámite asociado estandarizado.

Ejemplo

MDGDE5 - Idioma

Nombre MDGDEIdioma

Definicion Identificación del idioma en que se encuentra generado el documento.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion No Aplica

Forma de Ingreso El registro del idioma específico del documento debiese ser registrado por parte del generador o receptor en caso que no sea el defecto especificado.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Idiomas

Tipo dato Numérico

por defecto 1

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 30

Comentarios

Ejemplo

1 Español 2 Inglés 3 Portugués 4 Francés

6 Temporalidad Atributos de temporalidad asociados a la creación del documento

MDGDE6.1 – Fecha de Creación

Nombre MDGDEFechaCreacion

Definicion Fecha en la que es generado el documento.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupacion 6 Temporalidad

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 31

Forma de Ingreso Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)

Valores

Valor de Ingreso Formato Validado

Tipo dato Fecha (Date Time)

por defecto

Comentarios

Ejemplo

MDGDE6.2 – Fecha de Finalización

Nombre MDGDEFechaFinaliza

Definición Fecha última modificación del documento/expediente.

Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 32

Agrupación 6 Temporalidad

Forma de Ingreso Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)

Valores

Valor de Ingreso Formato Validado

Tipo dato Fecha (Date Time)

por defecto

Comentarios

Ejemplo

MDGDE6.3 – Fecha de Captura

Nombre MDGDECaptura

Definicion

Fecha en la cual el documento ingresa al SGD. Corresponde a aquellos documentos no generados internamente y que ya sean se reciben digitalmente o son digitalizados desde formato físico.

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 33

Agrupacion 6 Temporalidad

Forma de Ingreso Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)

Valores

Valor de Ingreso Formato Validado

Tipo dato Fecha (Date Time)

por defecto

Comentarios Debiese ser registrado en caso que el origen del documento sea a través de un proceso de digitalización por la recepción de un documento físico por parte de la institución.

Ejemplo

MDGDE6.4 – Cobertura Temporal

Nombre MDGDECoberturaTemp

Definicion Indica el metadato descriptivo que registra el tiempo (fechas) al que hace referencia el acto del documento.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 6 Temporalidad

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 34

Forma de Ingreso Este dato se completa de forma manual, consignando la o las fechas en el formato aaaa-mm-dd.

Valores

Valor de Ingreso Formato Validado

Tipo dato Fecha

por defecto

Comentarios En caso que se traté de poblamiento histórico de documentos y no se tuviese la información de fechas de proceso original sería un atributo de referencia temporal.

Ejemplo

7 Caraterización documental

Identificación específica por tipo de documento

MDGDE7.1 – Tipo Documental oficial

Nombre MDGDETipoDocOfic

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 35

Definicion Corresponde al código del tipo documental oficial estandarizado.

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 7 Caraterización documental

Forma de Ingreso En caso que corresponda un documento formal especificado en los tipos documentales oficiales

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada/ Microservicio

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 36

MDGDE7.2 – Origen Documento

Nombre MDGDEOrigenDoc

Definicion Caracterización del origen de adopción del documento.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 7 Caraterización documental

Forma de Ingreso

En el SGD se debe registrar el origen del documento diferenciando en caso de ser generado por la misma u otra Institución Pública. Incorporada por el ciudadano o por otra institución de carácter privado.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (ciudadano)

Comentarios

Ejemplo 1 - Ciudadano 2 – Institución Pública 3 – Institución Privada

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 37

MDGDE7.3 - Medio del Documento

Nombre MDGDEMedioDoc

Definicion Identificación del medio a través del cual se incorporó al sistema de gestión documental institucional.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 7 Caraterización documental

Forma de Ingreso El SGD debe registrar el origen del documento y tipificar el medio asociado.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable

Tipo dato Numérico

por defecto 2 (Digital)

Comentarios Se considera el medio físico, ya que un porcentaje importante de los expedientes en operación activa son de índole híbrido.

Ejemplo

1: Físico 2: Digital 3: Digitalizado 3: Federado/repositorio Externo 4: Repositorio Ciudadano

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 38

MDGDE7.4 – URI Documento externo

Nombre MDGDEURIDocExt

Definicion Enlace documento residente en repositorio externo

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 7 Caraterización documental

Forma de Ingreso Link de acceso a documento en repositorio original

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios En caso de que se trate de un documento referenciado o de un repositorio federado este dato es requerido.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 39

MDGDE7.5 – Documento Físico Relacionado

Nombre MDGDEDocFisico

Definicion Código almacenamiento físico en el archivo institucional, que permita identificar y obtener su ubicación en él.

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 7 Caraterización documental

Forma de Ingreso El registro de la ubicación física del documento en el archivo institucional debe ser ingresada al momento de incorporarlo al SGD.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios En caso que se trate de un documento físico, se requiere el registro de su ubicación.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 40

MDGDE7.6 – Disposición

Nombre MDGDEDisposicion

Definicion

Destino planificado del documento bajo una normativa o cuerpo legal, resolución u oficio que es consecuencia del proceso de valoración documental.

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 7 Caraterización documental

Forma de Ingreso

Se ingresa de forma automática al momento que se carga el Cuadro de clasificación y la Tabla de Retención Documental, asociado a la serie específica a la que pertenece. Debiese identificar el criterio y temporalidad específica para el documento.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios

Como el proceso de valoración documental también es dinámico, es de esperar que se maneje en forma paralela los criterios de cada serie y elemento de ella en la política de gestión documental de la institución. Por lo cual su disposición debiese consultarse por el código específico. Tiene importancia para documentos de preservación acotada o institucional, por lo cual se debiese poder consultar al sistema de GD de la Institución el criterio activo.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 41

8 Relaciones

Identificación de las relaciones existentes de este documento con otros documentos, instituciones, ciudadanos o empresas

8.1 Institución Pública Asociada

Identificación de relaciones específicas con Instituciones Publicas

MDGDE8.1.1 - Código Institución Pública

Nombre MDGDECodigoIPub

Definicion

Identificación de la institución que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestión documental y formarán parte de su archivo.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple SI

Agrupacion 8.1 Institución Pública Asociada

Forma de Ingreso

Se genera automáticamente. Cada sistema debe incorporar el código. Este código debe corresponder a la codificación institucional proveída por el micro servicio del organigrama del Estado.

Valores

Valor de Ingreso Micro servicio Instituciones del Estado

Tipo dato Numérico

por defecto 0 (Chile)

Comentarios El tipo de relación "Institución Generadora" asociado a MGDDE8.3 es un valor requerido por AN para el proceso de transferencia a preservación de largo plazo.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 42

MDGDE8.1.2 - Nombre Institución Pública

Nombre MDGDENombreIPub

Definición Se registra el nombre de la institución en caso de que no se realice la validación del código institucional o no se cuente con acceso al servicio.

Obligación Complementario Mod. Ingreso Manual

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupación 8.1 Institución Pública Asociada

Forma de Ingreso Nombre institucional, en caso que sea una institución del Estado

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Alfanumérico

por defecto

Comentarios En caso de utilizar el código estandarizado de instituciones, no es necesario incorporar el nombre de la institución.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 43

MDGDE8.1.3 - Tipo de Relación Institución Pública

Nombre MDGDETipoRelacionIP

Definicion

Identificación de la institución que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestión documental y formarán parte de su archivo.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupacion 8.1 Institución Pública Asociada

Forma de Ingreso Se genera por parte del SGD, dependiendo del tipo de relación establecida en el proceso de gestión.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada ampliable

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (Productor)

Comentarios Al menos debe incorporarse la relación con la institución que lo genera y almacena/resguarda.

Ejemplo

1 - Productor/Generador 2 - Resguardo 3 - Destinatario 4 - Autor institucional

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 44

8.2 Otros Agentes

Identificación de relaciones del documento con otros agentes

MDGDE8.2.1 – Tipo relación con otros agentes

Nombre MDGDERelacionOA

Definición Identificación del tipo de relación existente con el agente y el documento.

Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupación 8.2 Otros Agentes

Forma de Ingreso En el proceso de generación/captura la SGD institucional se irá registrando diversas relaciones de agentes en su calidad de autor, responsable, destinatario o referido/solicitante.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (autor)

Comentarios A lo menos debe incorporarse la relación del autor/responsable del documento.

Ejemplo

1 - Autor 2 - Responsable 3 - Destinatario 4 - Involucrado o referido

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 45

MDGDE8.2.2 – Tipo Actor Relacionado

Nombre MDGDETipoAR

Definición Identificación del tipo de agente relacionado que indicará la pertinencia del registro de otro dato identificatorio.

Obligación Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupacion 8.2 Otros Agentes

Forma de Ingreso La identificación del tipo de agente se realizará en el SGD, asociado al perfil o tipo de usuario asociado.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (Ciudadano)

Comentarios

Ejemplo 1 - Ciudadano 2 - Extranjero 3 - Institución privada

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 46

MDGDE8.2.3 – RUT/RUN Relacionado

Nombre MDGDERUNRelac

Definición

RUN (Número de Cédula de identidad) de la persona o RUT (Rol Único Tributario) de la institución privada a la que está destinado el presente documento.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/manual

Transferencia AN SI Múltiple SI

Agrupacion

Forma de Ingreso

Se completa en forma manual con el número de Rut de la persona natural o jurídica que inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en el expediente.

Valores

Valor de Ingreso Validado

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios A lo menos debe incorporarse el Rut del autor/responsable del documento.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 47

MDGDE8.2.4– Nombre Agente Relacionado

Nombre MDGDEAgenteRelac

Definición Nombre de la persona natural o jurídica sobre la que versa el documento/expediente y los actos administrativos que ahí se registran.

Obligación Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN SI Múltiple SI

Agrupación

Forma de Ingreso

Se completa en forma manual con la identificación y el registro de la persona que inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en el expediente. Debe consignarse Apellido1 Apellido2, Nombre1 Nombre2. En caso de no contar con los nombres completos se consignarán solamente los que se identifiquen en el documento.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios En caso que no se cuente con la identificación por RUT o RUN, del agente relacionado, se requiere el registro de su nombre

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 48

8.3 Documentos Asociados

Identificación de los Expedientes asociados u otros documentos de los cuales forme parte el presente documento o conforme un tipo de

agrupación.

MDGDE8.3.1 – Tipo Relación

Nombre MDGDETipoRelacion

Definición Define la relación entre el expediente y los documentos que lo conforman.

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupacion 8.3 Documentos Asociados

Forma de Ingreso Se registra de forma automática, una vez que el documento se ha relacionado con los otros documentos parte de un expediente específico.

Valores

Valor de Ingreso Lista controlada de cuadro de clasificación institucional

Tipo dato Alfanumérico

por defecto

Comentarios Es requerido en caso que el documento forme parte de un expediente o de otro documento.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 49

MDGDE8.3.2 – Identificador Documento

Nombre MDGDEIdentificadorDoc

Definicion Identifica el expediente o el documento al cual esta relacionado.

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupacion 8.3 Documentos Asociados

Forma de Ingreso Se registra de forma automática, una vez que el documento se ha relacionado con los otros documentos parte de un expediente específico.

Valores

Valor de Ingreso Lista controlada de identificadores de documentos/Expedientes existentes en el SGD

Tipo dato Alfanumérico

por defecto

Comentarios Es requerido en caso que el documento forme parte de un expediente o de otro documento.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 50

9 Seguridad

Tipificación de niveles de seguridad requeridos para la gestión del documento

MDGDE9.1 – Nivel de Acceso

Nombre MDGDENivelAcceso

Definición Indicación relativa al acceso y disposición para consulta de los documentos.

Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 9 Seguridad

Forma de Ingreso

Se ingresa manualmente, aunque el valor esta basado en vocabulario controlado. Debe quedar abierta la posibilidad de incorporar nuevos niveles, aunque siempre utilizando un vocabulario controlado.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (público)

Comentarios

Ejemplo

1 - Público 2 - Restringido 3 - Reservado

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 51

MDGDE9.2 – Texto Advertencia

Nombre MDGDETextoAdv

Definicion Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 9 Seguridad

Forma de Ingreso En caso de tratarse de información con algún nivel de restricción de acceso o difusión, el sistema debiese manejar mensajes específicos para cada situación.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 52

MDGDE9.3 – Información Sensible

Nombre MDGDEInfoSensible

Definición Identificación que el documento contiene información de carácter sensible.

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 9 Seguridad

Forma de Ingreso El SGD debe manejar un registro de marca de tipo de información sensible.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada

Tipo dato Numérico

por defecto 2 (NO)

Comentarios

Ejemplo

1 - SI 2 - No

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 53

MDGDE9.4 – Derecho de Uso

Nombre MDGDEDerechoUso

Definicion Identificación de restricción de uso del documento en caso de estar asociado a derecho intelectual restringido.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/manual

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 9 Seguridad

Forma de Ingreso Se requiere una marca en SGD para casos en que el documento incorporado este asociado a restricción de uso.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (SI)

Comentarios

Ejemplo 1 - SI 2 - No

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 54

10 Firma

Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento

MDGDE10.1 – Tipo Firma

Nombre MDGDETipoFirma

Definición Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento.

Obligación Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupación 10 Firma

Forma de Ingreso Se completa de forma automática.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable

Tipo dato

por defecto 1 (FEA)

Comentarios

Ejemplo

1 - FEA 2 - FED 3 - ClaveÚnica 4 - Sello de Tiempo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 55

MDGDE10.2 – Proveedor

Nombre MDGDEProveedorFEA

Definicion Identificación del proveedor del servicio de firma electrónica utilizado para el documento

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 10 Firma

Forma de Ingreso

Se completa de forma automática.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada MINECON

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 56

MDGDE10.3 –Firma Electrónica Avanzada

Nombre MDGDEFEA

Definicion

Es aquella firma electrónica certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría (Ley 19799).

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupacion 10 Firma

Forma de Ingreso Se completa en forma automática.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada

Tipo dato Numérico

por defecto 2

Comentarios

Ejemplo

1 - SI 2 - No

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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 57

MDGDE10.4 –Nombre y versión del software

Nombre MDGDENomVersionSoft

Definicion Identificación de la versión del programa informático que se utilizó para la generación del documento.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupacion 10 Firma

Forma de Ingreso Se completa en forma automática capturando la versión del software y el año del programa utilizado para generar el documento.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios Es factible identificar automáticamente. En caso de preservación a largo plazo es relevante al pensar en cambio de versiones o discontinuidad del software utilizado.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 58

MDGDE10.5 – Tipo de Algoritmo

Nombre MDGDETipoAlgoritmo

Definición

Es el metadato necesario para validar la integridad del documento, el código generado por el resultado del cálculo del algoritmo para garantizar que el documento no será modificado una vez que se conforma el expediente (checksum).

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 10 Firma

Forma de Ingreso Este dato se completa de forma automática.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

El proceso de validación de la integridad debiese ser parte de una consulta al órgano certificador. Para la preservación a largo plazo, podría ser de utilidad si el certificador ya no estuviese vigente y el registro de certificación no fuese almacenado por otra institución.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 59

10.6 Firmantes

Lista de personas que firman el documento electrónicamente

MDGDE10.6.1 – Nombre/cargo representación

Nombre MDGDENombreCargo

Definicion Identificación del nombre de la persona que firma y cargo asociado.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupacion 10 Firma

Forma de Ingreso Este dato se completa de forma automática.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Alfanumérico

por defecto

Comentarios Es posible obtener para los documentos firmados con FEA esta información directamente desde el documento.

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 60

MDGDE10.6.2 –RUN firmante

Nombre MDGDERUNFirma

Definicion Identificación de la persona que firma el documento.

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/Manual

Transferencia AN NO Múltiple SI

Agrupacion 10 Firma

Forma de Ingreso Este dato se completa de forma automática.

Valores

Valor de Ingreso Validado

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 61

11 Trámite Asociado

Identificación del trámite asociado a la generación del presente documento.

MDGDE11.1 – Código trámite asociado

Nombre MDGDECODTramite

Definicion Identificador del trámite específico

Obligacion Obligatorio Condicional

Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 11 Tramite Asociado

Forma de Ingreso Código del trámite existente en el catálogo de tramites del Estado

Valores

Valor de Ingreso Micro servicio trámites del Estado

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

Ejemplo

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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 62

MDGDE11.2 –Nombre trámite asociado

Nombre MDGDENomTramite

Definicion Nombre del trámite

Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion 11 Tramite Asociado

Forma de Ingreso

En caso que se trate un trámite incorporado a al catálogo de tramites del estado el nombre será obtenido automáticamente de la asociación del código respectivo por el servicio de catalogo de tramites del Estado.

Valores

Valor de Ingreso Lista controlada o validada

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios

Ejemplo

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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 63

12 Ubicación

Identificación del origen geográfico del documento

MDGDE12.1 – Comuna

Nombre MDGDEComuna

Definicion Identificación geográfica del origen/residencia del documento

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupación 12 Ubicación

Forma de Ingreso

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada/ Micro servicio de Comunas de Chile

Tipo dato Numérico

por defecto

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 64

MDGDE12.2 – Cobertura Geográfica

Nombre MDGDECobGeo

Definición Metadato descriptivo que registra el lugar geográfico al que hace referencia el acto del documento.

Obligación Complementario Mod. Ingreso Manual/automático

Transferencia AN SI Múltiple NO

Agrupación 12 Ubicación

Forma de Ingreso Este dato se completa de forma manual, basado en un vocabulario controlado con las regiones y comunas del país. Si se utiliza el servicio de códigos comunales se puede obtener directamente.

Valores

Valor de Ingreso Lista Controlada

Tipo dato Texto

por defecto

Comentarios Con la identificación de la institución normalizada, debiese accederse a la ubicación geográfica

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 65

MDGDE13 – Versión MDGDE

Nombre MDGDEVersion

Definicion

Identificación de la versión de la especificación de Metadato de la GDE utilizada

Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático

Transferencia AN NO Múltiple NO

Agrupacion No Aplica

Forma de Ingreso Registro automático de la versión del Metadata utilizada para su creación.

Valores

Valor de Ingreso

Tipo dato Numérico

por defecto 1 (versión 1)

Comentarios

Ejemplo

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 66

Formatos de almacenamiento para largo plazo2

A continuación, se presentan los formatos que ha propuesto Archivo Nacional para el

proceso de transferencia, que aseguran una conservación a largo plazo, para aquellos

documentos pertenecientes a series requeridas para el proceso de transferencia. Estos

formatos se organizan según el tipo de documento, diferenciando entre documentos

textuales y documentos gráficos (imágenes o fotografías).

Los formatos preferidos corresponden a aquellos que, de acuerdo con los parámetros

mencionados en la sección anterior, cuentan con las características necesarias para ser

preservados en el largo plazo.

Los formatos aceptables son aquellos que, a pesar de ser ampliamente utilizados, no

necesariamente cuentan con las características necesarias para ser preservados en el

largo plazo. Por este motivo, podrían requerir de un proceso de conversión a formatos

normalizados en caso de producirse discontinuidad de lectura o interpretación.

Este listado para efectos de la gestión documental no es restrictivo, pero se debe

considerar como una buena práctica su incorporación a los procesos institucionales, ya

que con su uso se asegura la preservación institucional de dichos documentos. Además,

cada institución productora debe evaluar sus necesidades específicas para su

ampliación, tanto desde el punto de vista de la incorporación de nuevos tipos de

documentos (audiovisuales, sonoros, datos, etcétera), para lo cual debiesen formalizar

la ampliación de dichos formatos preferidos y aceptables.

___________

Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 67

Documentos textuales

Formatos preferidos Especificación

Portable Document Format/Archival (PDF/A-1) ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic document file

format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Portable Document Format/Archival (PDF/A-2)

ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

OpenDocument Text Format (ODF)

ISO/IEC 26300:2006 Information technology -- OpenDocument Format for Office

Formatos aceptables Especificación

Portable Document Format (PDF)

ISO 32000-1:2008, Document management - Portable document format - Part 1: PDF 1.7

Documentos gráficos

Formatos preferidos Especificación

JPEG 2000 ISO/IEC 15444-1:2004, Information technology – JPEG 2000 image coding system:

Tagged image file format TIFF Revision 6.0 Final — June 3, 1992, Adobe Systems Incorporated

Portable Document Format/Archival (PDF/A-1)

ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Portable Document Format/Archival (PDF/A-2)

ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

Formatos aceptables Especificación

JPEG File Interchange Format ISO/IEC 10918-1:1994, Information technology – Digital compression and coding of continuous-tone still images: Requirements and guidelines

Portable Network Graphics (PNG)

ISO/IEC 15948:2004 Information technology - Computer graphics and image