a.0. adm-cs01-p procedimiento de compras y subcontratacion v1 18-ene-2012-x

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V. 1/ 18 de Enero de 2012

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1. OBJETIVO Y ALCANCE Definir el mecanismo a través del cual se evalúan, seleccionan y reevalúan los proveedores y contratistas de la Empresa y se llevan a cabo las compras y contrataciones. Aplica para todas las compras de bienes y servicios realizados en la oficina central y en cada uno de los proyectos desarrollados por la empresa. 2. DEFINICIONES Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización. Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones. Producto: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Orden de compra: Documento donde se estipula la cantidad solicitada de un producto requerido. Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.



3. RESPONSABLES El Asistente de Gerencia en la oficina administrativa, y el Residente de Obra de cada proyecto son responsables de realizar una adecuada selección de proveedores y subcontratistas que garanticen la calidad de los bienes y servicios comprados, los cuales se deberán realizar bajo los requisitos de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente establecidos por la empresa. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Cotizaciones • Cartas de presentación de proveedores 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 5.1. Selección de proveedores y Subcontratistas Es la actividad que le permite al responsable del proceso escoger uno de los proveedores evaluados para llevar a cabo la compra o contratación de servicio. La Gerencia podrá seleccionar proveedores sin realizar el respectivo registro en casos donde el monto del producto a comprar no supere 1 SMMLV o el producto no sea de relevancia para la calidad del proyecto, se puede utilizar cualquier proveedor sin previa selección. 5.1.1. Criterios para la selección de proveedores Para la selección de proveedores se evaluarán los siguientes aspectos en el formato de REGISTRO DE PROVEEDORES: • Registro Único Tributario y Cámara de Comercio (20%) • Calidad del producto ofrecido (20%) • Precio (20%) • Entrega en el sitio de operación (20%) • Financiación (20%)

Los proveedores que obtengan una calificación mayor o igual a 75 % se incluyen en el FORMATO DE LISTADO PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS. 5.1.2. Criterios para la selección de subcontratistas Para la selección de subcontratistas se evaluarán los siguientes aspectos en el formato de REGISTRO DE SUBCONTRATISTAS:



• Registro Único Tributario y Cámara de Comercio o CC (20%) • Certificado de afiliación a ARP del subcontratista (20%) • Diligenciamiento de ATS (20%) • Precio (20%) • Financiación (20%) Los subcontratistas que obtengan una calificación mayor o igual a 75 % se incluyen en el FORMATO DE LISTADO PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS. 5.2. Solicitud de materiales El Residente de Obra de cada proyecto debe identificar las cantidades necesarias de materiales, insumos y equipos necesarios para la ejecución del proyecto, identificando también las compras que se deben hacer en obra, por características del producto, requisito del cliente, o por compromiso con la comunidad. Cuando no haya proveedores en el sitio de operación el Residente de Obra de cada proyecto definirá las cantidades y características de los materiales necesarios para la prestación del servicio y enviará dicha solicitud a la oficina administrativa. 5.3. Compras y subcontratación Una vez determinada la necesidad de la compra se debe consultar el LISTADO PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS para determinar si alguna de las empresas calificadas suministra el bien o servicio de acuerdo a la necesidad de la compra. De no tener un proveedor en el listado para la compra solicitada se debe iniciar el proceso indicado en el numeral 5.1, siempre y cuando no sea una compra ocasional en cuyo caso se realizará la compra por caja menor lo cual no requeriría el registro de dicho proveedor. Una vez determinado el proveedor con quien se realizará la compra se generará la ORDEN DE COMPRA O SERVICIO y se enviara al proveedor seleccionado. 5.4. Recepción del material Cuando el material es entregado en el proyecto, el Residente de Obra será el responsable de la recepción del material y verificará la calidad y cantidad de la materia prima suministrada, reportando cualquier defecto del producto recibido a la oficina administrativa, quien debe decidir si el producto es recibido, devuelto al proveedor o desechado. 6. PRUEBAS Y CONTROLES Trimestralmente se revisará la base de datos contable con el fin de validar que a los proveedores a quienes se les genero compras, con el fin de proceder con la reevaluación de los proveedores, utilizando el formato de EVALUACIÓN DE PROVEEDOR O SUBCONTRATISTA.



Los criterios de evaluación para los proveedores de materiales son: • Calidad y cumplimiento de las especificaciones del producto (20%) • Mantenimiento del precio (20%) • Cumplimiento de la entrega (20%) • Cumplimiento de la cantidad solicitada (20%) • Calidad del servicio (20%) Para los subcontratistas se evalúan aspectos como: • Calidad y cumplimiento de especificaciones acordadas (20%) • Mantenimiento del precio (20%) • Cumplimiento según el contrato (20%) • Recursos asignados por el subcontratista (20%) • Calidad del servicio (20%) La valoración de Evaluación será la siguiente:

El proveedor no cumple con el requisito 0 El proveedor a veces cumple con el requisito 10 El proveedor siempre cumple con el requisito 20

Resultados de la evaluación: • Mayor de 80 %, El proveedor es altamente confiable • Entre 60 y 80 %, El proveedor es medianamente confiable y tiene aspectos por mejorar • Menor de 60 %, El proveedor no es confiable. Se recomienda cambiar de proveedor 7. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO AMBIENTE La solicitud de compras debe ser realizada en instalaciones que garanticen la mitigación de los riesgos identificados en el panorama de riesgos para los cargos involucrados. 8. RECOMENDACIONES El Residente de Obra del proyecto debe hacer la solicitud de materiales con tiempo y debe garantizar la recepción del documento en la oficina administrativa. Se debe garantizar que los datos de los proveedores estén vigentes en el Listado de Proveedores. Al enviar la orden de compra se debe confirmar su recepción por parte del proveedor y confirmar la disponibilidad de los materiales solicitados así como la fecha de entrega de los mismos.



9. REGISTROS ADM-CS01-F Formato de listado de proveedores y subcontratistas ADM-CS02-F Formato de registro de proveedores ADM-CS03-F Formato de registro de subcontratistas ADM-CS04-F Formato de orden de compra o servicio ADM-CS05-F Formato de evaluación de proveedor o subcontratista 10. HISTORIAL DE VERSIONES. Versión Fecha Descripción de las Modificaciones

0 03/01/2011 Versión inicial. 1 18/01/2012 Actualización de responsabilidades

Cambio de Codificación

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